TIỂU LUẬN HỌC PHẦN KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CÁC YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ HÌNH THỨC CỦA MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (THÔNG BÁO, QUYẾT ĐỊNH, CÔNG VĂN)

MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 2 1.1.Khái quát chung về các loại văn bản 2 1.2.Phân loại văn bản 2 1.2.1. Phân loại theo loại hình quản lý 2 1.2.2. Theo đặc trưng nội dung 4 1.2.3. Phân loại theo kỹ thuật chế tác 4 1.3.Vai trò văn bản 5 1.3.1.Văn bản là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan 5 1.3.2.Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý 5 1.3.3. Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý 5 1.3.4. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 6

TRƯỜNG ……….

KHOA ………

- -TIỂU LUẬN HỌC PHẦN KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CÁC YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ HÌNH THỨC CỦA MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (THÔNG BÁO,

QUYẾT ĐỊNH, CÔNG VĂN)

GV hướng dẫn:

Họ và tên:

Hà Nội MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 2

1.1.Khái quát chung về các loại văn bản 2

1.2.Phân loại văn bản 2

1.2.1 Phân loại theo loại hình quản lý 2

1.2.2 Theo đặc trưng nội dung 4

1.2.3 Phân loại theo kỹ thuật chế tác 4

1.3.Vai trò văn bản 5

1.3.1.Văn bản là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan 5

1.3.2.Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý 5

1.3.3 Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý 5

1.3.4 Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 6

KẾT LUẬN 7

TÀI LIỆU THAM KHẢO 7

MỞ ĐẦU

Kỹ năng soạn thảo văn bản là một phần không thể thiếu trong nhiều vị trí ở hầu hết các ngành nghề cũng như trong cuộc sống Văn bản trong hoạt động giao tiếp, là một trong những phương tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản

lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm

vi quản lý hành chính Nhà nước Vì vây, công tác soạn thảo văn bản nói chung

và văn bản hành chính nói riêng là một mảng không thể thiếu trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay

Hình thức văn bản được tập hợp nhiều yếu tố thể thức cấu thành Chính các yếu tố thể thức văn bản được trình bày theo đúng quy định của nhà nước tạo nên hình thức văn bản, phản ánh đúng tính chất và đặc điểm của văn bản nhà nước

và nó sẽ góp phần đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều văn bản hành chính bộc lộ nhiều khiếm khuyết về cả nội dung lẫn thể thức Chỉ riêng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và văn phong cũng đã có nhiều sai phạm cần xem xét

Nhằm nắm rõ các hình thức và yêu cầu về nội dung của văn bản hành chính

em xin lựa chọn thực hiện chủ đề:” Phân tích các yêu cầu về nội dung và hình thức của một số loại văn bản hành chính (thông báo, quyết định, công văn)” làm

đề tài cho bài tiểu luận của em

1

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1.1.Khái quát chung về các loại văn bản

Theo nghĩa chung nhất, văn bản là chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung, ý nghĩa trọn vẹn Theo cách hiểu này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền chùa; chúc thư, văn khế; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu ở cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản

Văn bản hành chính là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết Văn bản hành chính mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý Văn bản hành chính có nhiều vài trò khác nhau, có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác

1.2.Phân loại văn bản

1.2.1 Phân loại theo loại hình quản lý

-Văn bản quy phạm pháp luật:

Văn bản pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:

a) Văn bản luật:

-Hiến pháp: (bao gồm Hiến pháp và các đạo luật có bổ sung hay sửa đổi Hiếp pháp): là loại văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định những vấn đề cơ bản của Nhà nước như: hình thức và bản chất của nhà nước; chế độ chính trị, chế độ kinh tế; chế độ văn hóa và xã hội; quyền và nghĩa

vụ cơ bản của công dân; hệ thống tổ chức, nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền của các cơ quan nhà nước Hiến pháp là bộ luật cơ bản của Nhà nước, là cơ sở, căn cứ để hình thành hệ thống pháp luật hoàn chỉnh

+Luật, bộ luật: Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội ban hành nhằm

cụ thể hóa Hiến pháp, điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của Nhà nước

b) Văn bản dưới luật mang tính chất luật:

+Nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội: Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội,UBTVQH ban hành để ghi lại và truyền đạt những kết uận và quyết định tại các kỳ họp của mình về những vấn đề thuộc chủ trương, chính sách, kế hoạch, biện pháp

+Pháp lệnh: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật, sau luật do UBTVQH ban hành để đặt ra các quy phạm pháp luật điều chỉnh những quan hệ xãhội quan trọng tương đối ổn định nhưng chưa có luật điều chỉnh;

+Lệnh của Chủ tịch nước: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật do Chủ tịch nước ban hành để thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo luật định

c) Văn bản dưới luật lập quy ( văn bản pháp quy);

+Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, HĐND các cấp;

+Nghị định của Chính phủ;

+Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởngcơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp;

+Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp;

+Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, văn bản liên tịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị -xã hội

-Văn bản quản lý hành chính:

Văn bản quản lý hành chính là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và thường có tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản được ban hành Loại văn bản này thường không mang tính quyền lực, không đảm bảo bằng sự cưỡng chế nhà nước, mà chỉ nhằm mục đích quản lý, giảiquyết các công việc cụ thể, thông tin, phản ánh tình hình hay ghi chép công việc phát sinh Văn bản quản lý hành chính gồm những loại chủ yếu sau:

+Công văn

+Thông báo

+Thông cáo

3

+Báo cáo

+Biên bản

+Tờ trình

+Công điện

+Phiếu gửi

+Giấy giới thiệu

+Giấy đi đường

-Văn bản phải chuyển đổi:

Đó là những loại văn bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban hành một văn bản khác Thí dụ như quy chế, nội quy, quy định, điều lệ

1.2.2 Theo đặc trưng nội dung

-Văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội: là các văn bản của các tổ chứcđảng, đoàn thể: thanh niên, phụ nữ, các hội

-Văn bản kinh tế: là những văn bản mà trong đó có chứa đựng những nội dung về kinh tế, kinh doanh như: hợp đồng kinh tế, luận kinh tế, dự án đầu tư 2.3 Văn bản kỹ thuật: là những văn bản có tính kỹ thuật thuần túy như: Luận chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật

-Văn bản ngoại giao:

Đó là những văn bản dùng trong lĩnh vực ngoại giao như: công ước quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định, tối huệ thư Ngoài ra còn có các văn bản khác như: Văn bản pháp luật, văn bản an ninh, quốc phòng

1.2.3 Phân loại theo kỹ thuật chế tác

-Văn bản giấy:

Đó là những văn bản được soạn thảo trên chất liệu giấy thông thường Đây

là loại văn bản cơ bản trong lịch sử của nhân loại, gắn liền với kỹ nghệ giấy và

in ấn

-Văn bản điện tử:

Đó là loại văn bản được soạn thảo trên các phương tiện kỹ thuật thông tin viễn thông mới gắn liền với công nghệ điện tử Loại văn bản này xuất hiện trong những năm gần đây khi mà tin học, chế bản điện tử, sách điện tử được sử dụng Loại văn bản này có ưu điểm gọn, nhẹ và thuận tiện trong cả soạn thảo, chuyển phát và khai thác sử dụng

1.3.Vai trò văn bản

1.3.1.Văn bản là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan

Trước hết thông qua văn bản có thể thu nhập được rất nhiều loại thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đó là các thông tin về:

-Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan và đơn vị

-Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị

-Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với nhau

-Tình hình đối tượng bị quản lý; sự biến động của các cơ quan, đơn vị; chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị

-Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý, v.v

1.3.2.Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý

Thông thường, các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hóa hình thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo

để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện Hơn thế nữa các đối tượng bị quản lý cũng phải nhận thấy được khả năng và có thể phát huy sáng tạo khi thực hiện các quyết định quản lý

1.3.3 Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý

Kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện công tác điều hành và quản lý nhà nước là một phương tiện có hiệu lực thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả Công tác này

sử dụng một phương tiện quan trọng hàng đầu là hệ thống văn bản Phương tiện này muốn phát huy hết vai trò to lớn đó của mình thì cần phải có tổ chức một cách khoa học Có thể thông qua việc kiểm tra, việc giải quyết văn bản mà theo dõi hoạt động cụ thể của các cơ quan quản lý Nếu được tổ chức tốt, biện pháp kiểm tra công việc qua văn bản sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực

Để kiểm tra có hiệu quả và cũng cần chú ý đúng mức cả hai phương tiện của quá trình hình thành và giải quyết văn bản: một là, tình hình xuất hiện các văn bản trong hoạt động của cơ quan và các đơn vị trực thuộc; hai là, nội dung các văn bản và sự hoàn thiện trên thực tế nội dung đó Ở những mức độ khác

5

nhau, cả hai phương tiện đều có thể cho thấy chất lượng thực tế trong hoạt động của cơ quan

Kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thông qua hệ thống văn bản không thể tách rời với việc phân công trách nhiệm chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị quản lý Nếu sự phân công không rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành kiểm tra có hiệu quả

1.3.4 Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước

Các hệ thống văn bản một mặt phản ánh sự phân chia quyền hành trong quản lý hành chính nhà nước, mặt khác là sự cụ thể hóa các luật lệ hiện hành, hướng dẫn thực hiện các luật lệ đó Đó là công cụ tất yếu của việc xây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng

Khi xây dựng và ban hành các văn bản cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan do luật định sao cho các văn bản ban hành ra có giá trị điều hành thực tế, chứ không thể mang tính hình thức, và về nguyên tắc, chỉ khi đó các văn bản mới có hiệu lực pháp lý và mới đảm bảo được quyền uy của cơ quan nhà nước

KẾT LUẬN

Dù đang làm công việc gì, ở bất cứ vị trí nào, cấp quản lý hay nhân viên, trong doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước thì mỗi người đều phải tiếp xúc, xử lý với các loại văn bản Vì vậy công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong công việc và hoạt động quản lý Có thể nói soạn thảo văn bản có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, đơn vị tổ chức nào Văn bản được ví như bốn bánh xe giúp cho xe có thể chuyển động được Một văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện phương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt Ngược lại, sẽ là một lực cản rất lớn đến hiệu quả công việc cũng như hiệu suất kinh doanh Văn bản hành chính cần được đảm bảo soạn thảo đúng hình thức và nội dung thì mới mang lại đầy đủ chức năng vốn có của nó Chính vì thế khi thực hiện soạn thảo một văn bản hành chính thì người soạn thảo cần nắm rõ và tuân thủ theo các quy định và chuẩn mực chung về hình thức và nội dung của từng loại văn bản đó

Bản thân là sinh viên sẽ dần phải có thêm nhiều lần tự soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho chính công việc, học tập hay trong cuộc sống sinh hoạt hằng ngày, vì vậy em sẽ ý thức học tập môn “Kỹ năng soạn thảo văn bản” thật tốt Sau môn học này, ngoài nẵm vững những nguyên tắc chúng được thầy

cô truyền đạt và tìm hiểu qua giáo trình thì em cũng nắm vững hơn về việc soạn thảo một văn bản theo đúng bài bản hơn thông qua thực hành làm tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn thầy cô hướng dẫn môn học “Kỹ năng soạn thảo văn bản” của chúng em!

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.Tổ bộ môn Kế toán, Giáo trình Soạn thảo văn bản, Nhà xuất bản Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

7