Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ

Đặc biệt với sự tâm huyết nghề nghiệp của các thành viên Hội đồng thẩm định nên giáo trình lần này được biên soạn mới một số chương, bổ sung, cập nhật mới các văn bản quy phạm, văn bản h

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Chủ biên: GVC.TS Chu Thị Hậu

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác lưu trữ là một hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức

kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi

chung là cơ quan, tổ chức) và các cá nhân trong quá trình thực hiện

việc tổ chức, quản lý và tiến hành các quy trình nghiệp vụ lưu trữ

Để thực hiện tốt công tác này, đòi hỏi phải có kiến thức lý luận và phương pháp thực sự khoa học, hợp lý

Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ được

biên soạn với mục đích chính là làm giáo trình giảng dạy dùng chung cho sinh viên đại học hệ chính quy, vừa làm vừa học của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đồng thời đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cũng như công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức có liên quan đến công tác lưu trữ

Để đạt được mục đích trên, giáo trình được các tác giả dày công nghiên cứu khoa học về lưu trữ ở trong nước và trên thế giới đã có

sự kế thừa, chọn lọc một số nội dung của Giáo trình lưu trữ được

PGS-TS Dương Văn Khảm và TS Triệu Văn Cường biên soạn và xuất bản vào năm 2009 Đặc biệt với sự tâm huyết nghề nghiệp của các thành viên Hội đồng thẩm định nên giáo trình lần này được biên soạn mới một số chương, bổ sung, cập nhật mới các văn bản quy phạm, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, nhất là giáo trình được cấu trúc theo một bố cục mới, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu một cách toàn diện về công tác lưu trữ trong tình hình hiện nay

Về bố cục, giáo trình được cấu trúc theo quy định, gồm lời nói đầu, mục lục, quan trọng nhất là nội dung gồm có 3 phần lớn, trong mỗi phần có các chương Cuối mỗi chương có câu hỏi ôn tập, thực

hành, thảo luận và danh mục tài liệu tham khảo Ngoài ra, giáo trình còn tập hợp các văn bản quan trọng về Luật, Nghị định, Thông tư và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ trong phần phụ lục Phần cuối giáo trình là Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình lý luận và phương

pháp công tác lưu trữ được tập thể giảng viên Tổ bộ môn Lưu trữ

thuộc Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội biên soạn, cụ thể như sau:

Phần A: Những vấn đề lý luận chung, gồm chương 1 và chương

2 - do GVC.TS Nguyễn Cảnh Đương biên soạn Nội dung đề cập

đến những vấn đề lý luận về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học

Phần B: Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ, gồm chương 3 và

chương 4 - do GV ThS Trịnh Thị Kim Oanh và GVC ThS Dương Mạnh Hùng biên soạn Nội dung đề cập đến công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

Phần C: Quy trình nghiệp vụ lưu trữ, gồm các chương

Chương 5: Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ - do GVC

ThS Trần Thị Loan biên soạn

Chương 6: Phân loại tài liệu trong lưu trữ - do GVC TS Chu

Thị Hậu biên soạn

Chương 7: Xác định giá trị tài liệu - do GVC.ThS Trần Thị

Loan biên soạn

Chương 8: Thống kê tài liệu lưu trữ - do GVC TS Chu Thị

Hậu biên soạn

Chương 9: Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ - do GVC

TS Chu Thị Hậu biên soạn

Chương 10: Bảo quản tài liệu lưu trữ - do GV ThS Phạm Thị

Hồng Quyên biên soạn

Chương 11: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - do GV

ThS Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn

Nội dung phần C đề cập đến tất cả quy trình nghiệp vụ của công

tác lưu trữ được thực hiện trong Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử Nội dung kiến thức trong giáo trình gồm những vấn đề về lý luận nói chung và chủ yếu vận dụng thực tiễn cho loại hình tài liệu lưu trữ hành chính, bởi đây là loại hình tài liệu phổ biến, có ý nghĩa quan trọng mang tính pháp lý được sản sinh ra ở các cơ quan, tổ chức Các loại hình tài liệu khác như: tài liệu khoa học - công nghệ; tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử được tách ra để biên soạn thành giáo trình riêng

Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ được giảng

dạy cho sinh viên trong thời lượng khoảng từ 3 - 4 tín chỉ, gồm cả lý thuyết và thực hành nghiệp vụ Riêng đối với sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học chỉ có thể dùng đây là giáo trình tham khảo, vì nội dung mỗi phần hoặc chương sẽ được biên soạn thành một học phần riêng, đòi hỏi chuyên sâu về lý luận và kỹ năng nghiệp vụ cho chuyên ngành

Thực tiễn công tác lưu trữ rất phong phú, sinh động và luôn phát triển, nhất là với sự hội nhập quốc tế ngày một mở rộng đa phương

về mọi lĩnh vực, trong đó có công tác lưu trữ Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ xuất bản lần đầu tiên dành cho trình

độ đại học của Trường, vì vậy có thể chưa đáp ứng hết nhu cầu thực tiễn Các tác giả mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của độc giả Xin chân thành cảm ơn!

T/M NHÓM TÁC GIẢ

Chủ biên

GVC.TS Chu Thị Hậu

MỤC LỤC

Chương 1: Tài liệu lưu trữ

Chương 2: Công tác lưu trữ và lưu trữ học

2.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 39

2.1.2 Chức năng của công tác lưu trữ 48

2.1.3 Tính chất của công tác lưu trữ 48

2.2.1 Khái niệm lưu trữ học 49

2.2.2 Đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học 51

2.2.3 Nguyên tắc nghiên cứu của lưu trữ học 52

2.2.4 Phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học 54

2.2.5 Mối quan hệ giữa lưu trữ học với các

Chương 3: Tổ chức công tác lưu trữ

3.1 Hệ thống cơ quan, tổ chức quản lý công tác lưu trữ 64

3.1.1 Hệ thống cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức

chính trị - xã hội 64

3.1.2 Hệ thống các cơ quan, tổ chức Nhà nước 66

3.2.1 Lưu trữ cơ quan 68 3.2.2 Lưu trữ lịch sử 68

Chương 4: QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

4.3.1 Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 77 4.3.2 Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 88

4.4.1 Khái niệm, mục đích, đối tượng tiêu chuẩn hóa

trong công tác lưu trữ 92

4.4.2 Tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ 94

4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 100

4.5.1 Vị trí vai trò của công nghệ thông tin 100

4.5.2 Những yêu cầu để ứng dụng công nghệ thông tin

5.1.1 Khái niệm thu thập bổ sung tài liệu 114

5.1.2 Mục đích, ý nghĩa của việc thu thập bổ sung tài liệu 114 5.2 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 115

5.2.1 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo thời đại

5.2.2 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo

5.2.3 Nguyên tắc xuất xứ 116 5.3 Nội dung thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 116

5.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 116

5.3.2 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử 118

Chương 6: Phân loại tài liệu trong lưu trữ

6.1 Phân loại tài liệu trong phạm vi kho (trung tâm)

6.1.1 Khái niệm phông lưu trữ 127

6.1.2 Các loại phông lưu trữ 128 6.2 Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ

6.2.1 Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan 137

6.2.2 Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân 147

6.2.3 Phân loại tài liệu trong các sưu tập tài liệu lưu trữ 149

Chương 7: Xác định giá trị tài liệu

7.2 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa xác định giá trị tài liệu 153

7.2.1 Khái niệm xác định giá trị tài liệu 153

7.2.2 Mục đích, ý nghĩa xác định giá trị tài liệu 154 7.3 Các nguyên tắc phương pháp luận xác định giá trị

7.3.1 Nguyên tắc chính trị 155

7.3.2 Nguyên tắc lịch sử 156

7.3.3 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp 156

7.4.1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu 157

7.4.2 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu 158

7.4.3 Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông 159

7.4.4 Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu 159

7.4.5 Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu 162

7.4.6 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của

7.4.7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu 163

7.4.8 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm

bên ngoài tài liệu 164 7.5 Các phương pháp xác định giá trị tài liệu 164

7.5.1 phương pháp hệ thống 164

7.5.2 Phương pháp phân tích chức năng 165

7.5.3 Phương pháp thông tin 166

7.5.4 Phương pháp phân tích lịch sử 166

7.6.2 Cấu tạo của bảng thời hạn bảo quản 167

7.6.3 Các loại bảng thời hạn bảo quản 168 7.7 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu 168

7.7.1 Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu 168

7.7.2 Hội đồng xác định giá trị tài liệu 171

7.7.3 Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu 172

7.7.4 Quy trình hủy tài liệu hết giá trị 173

7.7.5 Lập và lưu hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị 175

Chương 8: Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ

8.1.1 Khái niệm, mục đích, nguyên tắc của công cụ

8.1.2 Nội dung và phương pháp thống kê 179 8.2 Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê tài liệu lưu trữ 188

Chương 9: Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ

9.1 Khái niệm, tác dụng, nguyên tắc, phương pháp và yêu

cầu của công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 190

9.1.1 Khái niệm công cụ tra cứu khoa học tài liệu

9.2.2 Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ 197

9.2.3 Sách chỉ dẫn phông và sách hướng dẫn kho lưu trữ 199 9.3 Các loại công cụ hiện đại dùng tra cứu khoa học tài liệu

9.3.1 Thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu lưu trữ 203

9.3.2 Thiết kế phiếu tin và biên mục phiếu tin 204

9.3.3 Thông tin đầu ra của cơ sở dữ liệu 206

9.3.4 Yêu cầu tính năng kỹ thuật 206

9.3.5 Xây dựng và cài đặt phần mềm ứng dụng 207

Chương 10: Bảo quản tài liệu lưu trữ

10.1 Khái niệm, ý nghĩa và nội dung của bảo quản

10.1.1 Khái niệm 211

10.1.2 Ý nghĩa 211

10.1.3 Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 212 10.2 Chính sách của Nhà nước đối với bảo quản tài

10.3.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ 213

10.3.2 Đối với người đứng đầu cơ quan, tổ chức 213

10.3.3 Trách nhiệm của cán bộ, viên chức trong cơ quan 214

10.3.4 Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ 214 10.4 Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 214

10.4.1 Do vật liệu và quá trình chế tác tài liệu lưu trữ 214

10.4.2 Do điều kiện tự nhiên 216

10.5.1 Quy định các chế độ bảo quản trong kho lưu trữ 218

10.5.2 Sắp xếp tài liệu trong kho 219

10.5.3 Phòng, chống các nguyên nhân gây hư hại tài liệu

10.5.7 Lập bản sao bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ 236

10.5.8 Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ 236

Chương 11: Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

11.1 Khái niệm, mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác

11.1.1 Khái niệm 239

11.2 Quyền, nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và cơ

quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ trong việc sử dụng tài

11.3 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 241

11.3.1 Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ 242

11.3.2 Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông

tin đại chúng, trang thông tin điện tử 246

11.3.3 Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực

11.3.4 Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ 250

11.3.5 Sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo 253

11.3.6 Công bố tài liệu lưu trữ 254 11.4 Quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 256

Phần A NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG

Chương 1: TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Khái niệm về tài liệu lưu trữ

Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” - một trong những khái niệm làm

nền tảng chung cho công tác lưu trữ, lưu trữ học và tất cả các hoạt động lưu trữ Hiện nay tồn tại ba trường phái cơ bản có quan niệm khác nhau về thuật ngữ này

Trường phái thứ nhất: Trường phái đã định nghĩa về tài liệu lưu

trữ căn cứ vào giá trị tiềm năng của tài liệu sau khi chúng hết giá trị hiện hành Định nghĩa do trường phái này đề xuất được Hội đồng Lưu trữ Quốc tế chính thức đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp Theo định nghĩa

của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (nghĩa thứ nhất), “Tài liệu lưu trữ là

những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”

Trường phái thứ hai: Trường phái đã định nghĩa tài liệu lưu trữ

căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ của tài liệu Trường phái này do các nước Châu Âu đại diện, coi tài liệu lưu trữ là “toàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thời gian, hình thức và vật mang tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó” Cách định nghĩa này phỏng theo định nghĩa được nêu trong cuốn “Thực tiễn lưu trữ Pháp” do ông Jean Favier-Tổng giám đốc Lưu trữ Pháp chủ biên năm 1993 và cũng là định nghĩa được qui

định trong Luật Lưu trữ Pháp 1979: “Tài liệu lưu trữ là tập hợp

những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào”

Trường phái thứ ba: Trường phái định nghĩa về khái niệm tài

liệu lưu trữ thiên về nơi bảo quản Đại diện cho trường phái này là Liên Xô và hầu hết các nước xã hội chủ nghĩa trước đây Định nghĩa này được trình bày chính thức trong Từ điển Thuật ngữ xuất bản năm 1982 tại Maxcơva: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ” Tuy nhiên, trong công tác lưu trữ của Liên bang Nga hiện nay đã có một số điểm mới về khái niệm tài liệu lưu trữ Nét đổi mới này được thể hiện trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” có hiệu lực từ năm 2004 Trong Luật

này tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Là vật mang vật chất

với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và nhà nước” (Điều 3 mục 2 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz về

“Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004)

Ngoài ba trường phái tiêu biểu nêu trên còn có trường phái dung hòa giữa ba trường phái Việt Nam là một trong các nước có quan điểm dung hòa giữa ba trường phái trên Thật vậy, hầu hết các định nghĩa trước đây ở nước ta về tài liệu lưu trữ đều căn cứ vào bốn đặc điểm cơ bản như: vật mang tin, nguồn gốc xuất xứ, giá trị của tài liệu và nơi bảo quản Ví dụ điển hình là định nghĩa chính thức về tài liệu lưu trữ được đưa vào Từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam”:

“Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong

khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của

xã hội” Định nghĩa này được nêu ra trong những năm 90 thế kỷ XX

Đến nay, định nghĩa về tài liệu lưu trữ ở nước ta đã có một số điểm đổi mới Điểm mới này được thể hiện trong định nghĩa nêu tại khoản

3 Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài

liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc,

bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”

Phân tích và tổng hợp các định nghĩa nêu trong các văn bản nước ta cũng như trong các công trình của các tác giả nước nhà cho phép đi đến nhận xét chung là: các định nghĩa kể trên, mặc dù có

sự khác nhau nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản của khái niệm này Thứ nhất, tài liệu lưu trữ phải có “nguồn gốc xuất xứ -

do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc theo qui định hợp pháp”; thứ hai, phải “là bản chính, bản gốc, và chỉ được phép thay thế bằng bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc của tài liệu

Như vậy định nghĩa về tài liệu được nêu tại khoản 3 Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 là định nghĩa chính thức được sử dụng trong

giáo trình này.“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động

thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”

1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

Trong quá trình phân tích để thống nhất định nghĩa khái niệm

“Tài liệu lưu trữ”, đã nêu các đặc điểm của tài liệu lưu trữ, trong đó

có các đặc điểm cơ bản sau đây:

- Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị cần tiếp tục bảo quản Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của một nhà nước, một cơ quan hoặc một nhân vật tiêu biểu trong quá trình vận động không ngừng của tự nhiên và xã hội đã xảy ra trong quá khứ, gọi chung là chứa đựng thông tin tài liệu hồi cố hay còn gọi là thông tin tài liệu quá khứ Ở đây cần lưu ý rằng rất khó xác định thời điểm để phân biệt giữa thông tin hiện hành và thông tin hồi cố Tuy nhiên, xuất phát từ thực tiễn hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có thể xác định một cách tương đối về thời điểm để phân biệt giữa thông tin hiện hành và thông tin hồi cố Thời điểm để phân biệt giữa hai loại thông

tin này trong công tác văn thư và công tác lưu trữ được qui ước là thời điểm văn bản, tài liệu đã kết thúc giai đoạn văn thư kế tiếp được chuyển sang giai đoạn lưu trữ Trong lý luận và thực tiễn công tác văn thư và công tác lưu trữ Việt Nam, giai đoạn lưu trữ được phân thành Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử Chính vì vậy đã có sự khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ là tài liệu vừa có giá trị lịch sử và vừa có cả giá trị bán hiện hành

- Tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp của văn bản, tài liệu Để được gọi là bản chính, bản gốc hoặc bản sao, văn bản phải đảm bảo các yêu cầu theo luật định về thể thức và hình thức trình bày Hơn nữa, trong quá trình giải quyết văn bản, văn bản còn có thể có thêm những đặc điểm khác, ví dụ, ngoài các thể thức theo qui định như: chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm ra, văn bản có thể có thêm bút phê, các ghi chú của người có thẩm quyền trong quá trình xử lý Trong thực tiễn, người ta gọi chúng là những tài liệu gốc, tư liệu gốc hoặc sử liệu gốc

- Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ: Chúng là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, là những tài liệu gốc - những văn bản hình thành do chính hoạt động của các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp và cá nhân trong quá trình thực thi những chức năng, nhiệm vụ hoặc chức trách được luật pháp qui định Do đặc điểm này

mà chúng chứa đựng nhiều bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh và bí mật đời tư, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không thể thay thế được, không thể làm lại được và có thể gây nên những tổn thất khó lường Bởi vậy, chúng cần được bảo quản theo qui định và việc nghiên cứu và sử dụng chúng cũng phải tuân theo những điều khoản

do luật pháp qui định Tài liệu lưu trữ không thể đem ra trao đổi, mua bán hoặc sử dụng tùy tiện Do đặc điểm này, mà tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về nhiều phương diện khác nhau, được quan tâm, trân trọng và bảo quản vẹn toàn để sử dụng trong quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và vào các mục đích khác

- Tài liệu lưu trữ được nhà nước quản lý tập trung thống nhất: Tài liệu lưu trữ do có những đặc điểm nêu trên cho nên chúng được

quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất Theo nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ là đối tượng thuộc diện được nhà nước thống kê, được thu thập, bảo quản và sử dụng theo một chế độ thống nhất do luật định Ví dụ, tài liệu lưu trữ, tùy theo mức độ giá trị của chúng,

sẽ được bảo quản trong hệ thống các trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ cấp tỉnh hoặc tại các lưu trữ cấp huyện và cấp xã đều thuộc diện thống kê nhà nước Nghĩa là chúng được bảo quản trong một hệ thống lưu trữ thống nhất Các chế độ nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất Những chế độ đó được qui định bởi một hệ thống các cơ quan quản lý thống nhất từ trung ương đến địa phương trong toàn quốc

1.3 Các loại tài liệu lưu trữ

Căn cứ vào đặc điểm ghi tin của tài liệu, chất liệu thể hiện của tài liệu các nhà lưu trữ phân chia tài liệu lưu trữ thành các loại như: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học - công nghệ (bao gồm cả tài liệu kỹ thuật, chuyên môn đặc thù), tài liệu văn học - nghệ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm, ghi hình (gọi chung là tài liệu nghe - nhìn) và tài liệu lưu trữ điện tử Theo hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ có thể phân thành tài liệu lưu trữ công và tài liệu lưu trữ thuộc các hình thức sở hữu khác nhau, gọi chung là tài liệu lưu trữ tư

- Tài liệu lưu trữ hành chính: Là loại tài liệu phổ biến nhất, phản

ánh hoạt động quản lý, chủ yếu là của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác để quản lý các lĩnh vực khác nhau của xã hội theo chức năng, nhiệm vụ được luật pháp qui định Trước đây và hiện nay, mặc dù công nghệ thông tin được áp dụng rộng rãi vào các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội bao gồm cả quản lý nhà nước Trong thực tiễn công tác văn thư và công tác lưu trữ ở nước ta, tài liệu quản lý (bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật) vẫn được gọi chung là tài liệu hành chính.Theo xu thế hiện đại, tài liệu hành chính được chuẩn xác hóa

về nội hàm sẽ không bao hàm trong nó tài liệu quy phạm pháp luật,

đồng thời tài liệu truyền thống- tài liệu quản lý được hình thành chủ yếu trên vật mang tin bằng giấy, bằng các phương pháp đánh máy, in rônêô, máy tính, viết tay - sẽ dần dần thay thế bởi tài liệu quản lý hiện đại - tài liệu điện tử Vì vậy xuất hiện khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử

Bằng của Bộ Lại cấp cho Phạm Nam giữ chức thí quan Phòng ngự thiêm sự ty Phòng ngự sứ, niên đại năm Hồng Đức 19 (1488)

Nguồn: Sưu tập tài liệu Hán Nôm rời lẻ, Trung tâm lưu trữ quốc gia I

- Tài liệu lưu trữ khoa học - công nghệ (trước đây thường gọi là tài liệu khoa học - kỹ thuật): Là loại tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên cứu và ứng dụng các qui luật tồn tại trong tự nhiên,

xã hội và tư duy của con người, bao gồm nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu triển khai - ứng dụng, nghiên cứu phát triển, thiết kế, thi công

các công tŕnh xây dựng cơ bản, thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp, điều tra, thăm dò địa chất khoáng sản, điều kiện khí tượng thủy văn, đo vẽ địa hình các khu vực lãnh thổ, địa giới hành chính quốc gia, vùng trời, vùng biển và hải đảo, vỏ trái đất

(Bản vẽ mặt trước Nhà hát lớn Hà Nội do Françoise Lagisquet

và Harlay lập năm 1909 Nguồn KT566-2, Trung tâm lưu trữ quốc

gia I)

Về thể loại, tài liệu này thường có các báo cáo khoa học, thuyết minh, sơ đồ, bình đồ, bản đồ, bản vẽ, quy trình, qui phạm Về phương thức chế tác, tài liệu này chủ yếu được thể hiện bằng hình vẽ trên các loại giấy vẽ Tuy nhiên, bên cạnh đó, có một số tài liệu nội dung được thể hiện bằng chữ viết có tính mô tả phản ánh quá trình nghiên cứu, khảo sát và những kết luận về kết quả công trình nghiên cứu khoa học Tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ được hình thành chủ yếu ở các cơ quan, đơn vị có chức năng nghiên cứu khoa học -

công nghệ, thăm dò khai thác tài nguyên khoáng sản, điều tra, nghiên cứu các hiện tượng thiên nhiên, các cơ quan thiết kế các công trình xây dựng cơ bản, thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp

- Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: Là những tài liệu phim, ảnh, phim

điện ảnh, ghi âm, ghi hình Đặc điểm sử dụng những tài liệu này là trực tiếp nghe, nhìn thấy hình ảnh Đó là các âm bản và dương bản của những cuộn phim điện ảnh, bức ảnh, băng ghi âm, ghi hình và những tài liệu dùng cho máy tính Tài liệu được hình thành phần lớn

ở các cơ quan kinh tế, quân sự, ngoại giao, cơ quan phát thanh, truyền hình, các nhà nhiếp ảnh, nhạc sĩ, các cơ sở sản xuất phim Hiện nay tài liệu này được sử dụng rất phổ biến

(Khu phố Khâm Thiên - Thành phố Hà Nội bị bom B52 của Mỹ phá hủy đêm 26/12/1972 - Nguồn Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, tài

liệu ảnh giai đoạn 1954-1985 (LIV) quyển 1, SLT)

(Kho tài liệu ảnh tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III)

- Tài liệu lưu trữ văn học - nghệ thuật: Là tài liệu ghi lại quá

trình và kết quả lao động sáng tạo trong các lĩnh vực văn học, nghệ thuật như: kịch, tuồng, chèo, nhạc, họa, văn, thơ, ca

(Lễ giao nhận tài liệu của Nhà viết kịch Lưu Quang Vũ - Nhà thơ Xuân Quỳnh tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III, ngày 06-12-

2012)

Thông thường, tài liệu này bao gồm bản thảo của các tác phẩm văn học - nghệ thuật và những tài liệu có giá trị về văn học - nghệ thuật được hình thành trong quá trình hoạt động của các nhà văn, nhà thơ, nhà hoạt động nghệ thuật

- Tài liệu lưu trữ điện tử: Theo Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu

lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác Đây là định nghĩa chính thức được sử dụng

trong cuốn giáo trình này Định nghĩa đó có một điểm cần chú trọng là: văn bản điện tử chỉ trở thành tài liệu lưu trữ điện tử khi nó có giá trị lưu trữ Có nghĩa là nó phải :

+ Đảm bảo độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;

+ Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập,

sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh Chỉ khi tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện nêu trên nó mới có giá trị như bản gốc Ngoài

ra, cần lưu ý thêm rằng theo Luật Lưu trữ Việt Nam hiện hành, tài liệu lưu trữ điện tử có hai dạng:

Dạng thứ nhất: Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Đối với dạng này, tài liệu lưu trữ điện tử phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Dạng thứ hai: Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác Đối với dạng này, tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá Đồng thời phải sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá và chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử

Ở Việt Nam Nghị định đầu tiên trong năm 2013 của Chính phủ

về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ là văn bản pháp luật đầu tiên chính thức quy định việc quản lý hoạt động lưu trữ điện tử

Theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP được Chính phủ ban hành

có hiệu lực từ ngày 1/3/2013, tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị như bản gốc nếu bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn, xác thực của thông tin trong tài liệu điện tử, và cho phép truy cập, sử dụng thông tin trong tài liệu điện tử dưới dạng hoàn chỉnh

Tài liệu lưu trữ điện tử phải được lập hồ sơ, bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử (lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc)

Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp Phương tiện lưu trữ thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng

Nghiêm cấm các hành vi: Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử; Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Nghị định số 01/2013 cũng tạo điều kiện để phát triển mạnh mẽ hơn 2 loại hình dịch vụ là chứng thực - chữ ký số và số hóa tài liệu Bởi theo Nghị định này, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phải dùng chữ ký số đối với tài liệu số hóa; mặt khác, khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang thông tin điện tử của mình

(TS.Trần Anh Tuấn, Thứ trưởng Bộ Nội vụ, Chủ tịch Hội đồng Khoa học Bộ chủ trì Hội thảo)

Chính phủ đã giao Bộ Nội vụ và Bộ Thông tin &Truyền thông quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử Bộ Nội vụ còn chịu trách nhiệm quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

Các đơn vị, bộ phận chuyên trách công nghệ thông tin của các

cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo về ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động hệ thống quản lý tài liệu điện tử

(NAS - Network - attached storage, thiết bị lưu trữ mạng, lưu trữ nhiều dữ liệu, phim ảnh với dung lượng lớn)

1.4 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ là giá trị chứng cứ hoặc giá trị thông tin chứa trong đó có thể cung cấp bằng chứng hoặc cung cấp thông tin có ảnh hưởng ở mức độ nhất định nào đó tới quá trình và kết quả hoạt động xã hội trong các lĩnh vực như: chính trị, khoa học, kinh tế

và các lĩnh vực khác

- Về chính trị: Nếu xét một cách tổng quát thì tài liệu lưu trữ có

ý nghĩa chính trị sâu sắc Lịch sử đã chứng minh ở bất kỳ thời đại nào và ở bất cứ quốc gia nào các giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như một thứ vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ quyền lợi và củng cố địa vị cho mình Ngay từ thời

cổ đại, giới chủ Hy Lạp và La Ma đã tổ chức nhiều kho lưu trữ tài liệu, coi các kho lưu trữ đó là nơi bảo quản các phương tiện để áp bức nô lệ và duy trì địa vị thống trị của chúng Xi-xê-rô, một nhà triết học tiêu biểu cho tư tưởng bảo thủ và phản động của quý tộc chủ nô La Mã (năm 106-43 trước Công nguyên) đã ví các sắc lệnh của Viện nguyên lão như là “thanh kiếm tra vào vỏ” Đối với văn kiện của các viên thống đốc thì ông nói: “Tất cả các mệnh lệnh và pháp lệnh của các quan thống đốc đều có ngụ ý phải tước hết vũ khí của người nô lệ”

Chính vì vậy, trong các cuộc khởi nghĩa của nô lệ và nông dân dưới chế độ nô lệ và chế độ phong kiến ở nhiều nước, trong đó có Việt Nam, các kho chứa tài liệu lưu trữ đã trở thành đối tượng mà quần chúng khởi nghĩa đốt phá không thương tiếc nhằm xóa sạch mọi dấu tích của tài liệu- thứ vũ khí lợi hại đã gieo tai họa cho họ Trong lịch sử dân tộc Việt Nam, kẻ thù xâm lược phương Bắc đã không trừ thủ đoạn nào để “đốt”, “phá” hoặc vơ vét những tài liệu

do dân tộc ta tạo nên và gìn giữ nhằm mục đích đồng hóa và áp đặt văn hóa phi bản sắc dân tộc Việt Nam

Dưới chế độ tư bản chủ nghĩa, giai cấp tư bản cầm quyền đã sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích áp bức bóc lột giai cấp công nhân, đàn áp các cuộc chiến tranh của quần chúng, gây chiến tranh xâm lược… Ngược lại, giai cấp vô sản và những người lãnh đạo của họ cũng bằng mọi cách sử dụng các nguồn tài liệu lưu trữ để làm chứng

cứ vạch trần bản chất thối nát của chế độ tư bản, bảo vệ lợi ích giai cấp, thức tỉnh và nâng cao ý chí đấu tranh cách mạng của công nhân

và nhân dân lao động

Ở Việt Nam, trong thời kỳ thực dân Pháp thống trị, tài liệu lưu trữ đã bị chúng độc chiếm làm công cụ áp bức, bóc lột nhân dân ta

Từ sau cách mạng tháng Tám năm 1945, Đảng và Nhà nước ta đã chủ trương sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất để phục

vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hóa, củng cố quốc phòng, bảo vệ đất nước, đấu tranh chính trị, ngoại giao Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước ban hành

ngày 30 tháng 11 năm 1982 đã nhấn mạnh: “Tài liệu lưu trữ quốc

gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với các công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước” Nhiều văn bản khác của Đảng và Nhà

nước cũng đã nói lên ý nghĩa chính trị sâu sắc của tài liệu lưu trữ Ngày nay trong bối cảnh hội nhập khu vực và quốc tế, tài liệu lưu trữ trở thành những công cụ sắc bén để vừa hợp tác, để vừa đấu tranh với đối tác nhằm xây dựng, bảo vệ và phát triển bền vững đất nước, đấu tranh cho hòa bình và phát triển toàn nhân loại

- Về kinh tế: Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh

tế quốc dân, sử dụng tài liệu lưu trữ có thể mang lại hiệu quả kinh tế

to lớn, bởi tài liệu lưu trữ chứa nhiều thông tin về kinh tế, kỹ thuật rất cần thiết đối với nhiều ngành kinh tế của đất nước Đó là những tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển kinh tế từng vùng, từng địa phương, từng ngành cụ thể, các đồ án thiết kế các công trình công nghiệp, giao thông vận tải, tài liệu về điều tra tài nguyên của đất nước, tài liệu khí tượng, thủy văn, các báo cáo và công trình nghiên cứu khoa học - kỹ thuật… Các nguồn tài liệu này

có thể giúp cho việc xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, kế hoạch kinh tế được hoàn chỉnh, sát thực và có cơ sở khoa học giúp nhà các thiết kế và chế tạo lựa chọn được những phương án tối ưu cho công trình của mình, chắp cánh cho những sáng chế và phát minh mới có giá trị Sử dụng tài liệu lưu trữ trong xây dựng cơ bản, khôi phục, sửa chữa nhanh chóng và đảm bảo chất lượng các công trình bị hư hỏng hoặc bị chiến tranh tàn phá Do đó mà giảm nhiều công sức của cán bộ, công nhân viên, tiết kiệm được nhiều vật

tư và các chi phí khác của nhà nước

- Về khoa học: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa khoa học rất rõ nét

Trong nghiên cứu khoa học tự nhiên cũng như khoa học xã hội, nói chung đều cần sử dụng tài liệu lưu trữ, đặc biệt đối với việc nghiên cứu lịch sử Có thể khẳng định, bất cứ tài liệu lưu trữ nào cũng mang những thông tin chân thực về xã hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh

ra nó Nghiên cứu tài liệu lưu trữ, của một thời kỳ hoặc của một giai đoạn lịch sử, (nếu lưu trữ giữ được hoàn chỉnh) sẽ cho phép các nhà

sử học vẽ lại được bức tranh của xă hội thuộc thời kỳ hoặc giai đoạn lịch sử đó một cách chính xác Do vậy, tài liệu lưu trữ là cơ sở sử liệu quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử kinh tế, văn hóa, tư tưởng và lịch sử của từng địa phương, từng ngành và từng cơ quan nói riêng Nguồn sử liệu này nếu được sử dụng một cách triệt để, sẽ tạo cho khoa học lịch sử nước ta khả năng làm sáng tỏ nhiều vấn đề của lịch sử dân tộc, đặc biệt là lịch sử của các thời kỳ cận đại và hiện đại Việt Nam, do tài liệu của hai thời kỳ lịch sử này còn lưu giữ được khá nhiều Tài liệu lưu trữ có thể giúp các nhà sử học nhận thức lịch sử một cách đúng đắn và khách quan nhất, tránh được những sai sót trong việc đánh giá các sự kiện, hiện tượng và con người trong lịch sử Tuy nhiên, khi sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử, chúng ta không thể tùy tiện, mà phải biết chọn lọc, phân tích phê phán đối với chúng Thực tiễn đã chứng minh rằng, bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ hoặc dùng làm căn cứ để giải quyết những công

việc cụ thể hoặc tìm ở đấy những thông tin cần thiết và đáng tin cậy

để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương, chính sách, đề ra các quyết định

về quản lý, giáo dục truyền thống yêu nước, chủ nghĩa anh hùng cách mạng

(Xe tăng quân giải phóng húc đổ cổng sắt, tiến vào Dinh Độc lập, Sài Gòn trưa ngày 30/4/1975 Nguồn Trung tâm Lưu trữ quốc

gia III - Tài liệu Ảnh giai đoạn 1954 - 1985 (LIV), SLT 468)

- Về văn hóa - xã hội: Trong kho tàng văn hóa của dân tộc Việt

nam, tài liệu lưu trữ là một di sản quý báu, di sản này phản ánh một cách trực tiếp thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử Có thể xem đây là tấm gương phản chiếu trình độ tiến hóa của dân tộc trên nhiều mặt Di sản này có vai trò rất quan trọng đối với việc nghiên cứu tiến trình phát triển về kinh tế, chính trị, xã hội, khoa học- kỹ thuật, văn hóa nghệ thuật của đất nước Việt Nam, tức nền văn hóa Việt Nam Trong quá trình xây dựng nền văn hóa mới của dân tộc, tài liệu lưu trữ cũng có ý nghĩa to lớn Bởi trong quá trình này, việc kế thừa những tinh hoa văn hóa mà cha ông ta trải qua bao thế hệ đã hun đúc nên một tất yếu khách quan

Đảng Cộng sản Việt Nam đã coi trọng việc kế thừa những tinh hoa văn hóa của dân tộc và của thế giới Đảng chủ trương sự nghiệp văn hóa phải phục vụ lợi ích của nhân dân lao động, phục vụ Tổ Quốc, phục vụ công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội, thừa kế có chọn lọc, có phê phán sáng tạo những giá trị tinh thần và văn hóa của dân tộc cũng như của văn hóa loài người, kết hợp xây dựng với cải tạo, áp dụng rộng rãi phương pháp phê bình và tự phê bình Từ tài liệu lưu trữ, có thể rút ra được nhiều thông tin bổ ích trong việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con người mới xã hội chủ nghĩa, nền khoa học - kỹ thuật tiên tiến, nền văn hóa nghệ thuật cách mạng giàu tính dân tộc Tài liệu lưu trữ đã trở thành di sản văn hóa không chỉ của dân tộc ta mà của

cả nhân loại như: Bia Tiến sỹ ở Quốc Tử Giám (Hà Nội), Mộc bản, Châu bản triều Nguyễn

Với những giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học và thẩm mỹ đặc sắc, Ủy ban Chương trình Ký ức thế giới Khu vực Châu Á - Thái Bình Dương của UNESCO đã ghi danh 82 bia đá các khoa thi tiến

sĩ triều Lê sơ - Mạc - Lê Trung Hưng tại Văn Miếu - Quốc Tử Giám (Hà Nội) vào Danh mục Ký ức thế giới Khu vực Châu Á - Thái Bình Dương

Mộc bản triều Nguyễn là những văn bản chữ Hán - Nôm được khắc ngược trên gỗ để in ra các sách tại Việt Nam vào thế kỷ XIX - đầu thế kỷ XX, được hình thành chủ yếu trong quá trình hoạt động của Quốc sử quán triều Nguyễn - là cơ quan biên soạn quốc sử, các sách chuyên khảo về giáo dục, địa chí được thành lập năm 1820 dưới thời vua Minh Mạng tại Huế

Nội dung mộc bản triều Nguyễn rất phong phú và đa dạng, phản ánh mọi mặt về xã hội Việt Nam dưới triều Nguyễn Tất cả nội dung các bản thảo được khắc trên mộc bản đều được hoàng đế trực tiếp ngự lãm, phê duyệt bằng bút tích trước khi chính thức khắc lên gỗ

(Ảnh bản gốc Chiếu dời đô và bản dập bìa sách “Đại Việt sử ký toàn thư” trong khối Mộc bản triều Nguyễn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV)

Các bản khắc mộc bản triều Nguyễn ngoài giá trị về mặt sử liệu, còn có giá trị về nghệ thuật, kỹ thuật chế tác Vì vậy, những tài liệu này được coi là quốc bảo Ngày 31/7/2009, mộc bản triều Nguyễn được UNESCO công nhận là di sản tư liệu thế giới Hiện 34.555 tấm mộc bản đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia 4 (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

(Kho tài liệu Mộc bản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia IV-

Thành phố Đà Lạt)

Châu bản là các văn bản hành chính của triều Nguyễn do các cơ quan hành chính triều Nguyễn từ Trung ương đến địa phương soạn thảo thông qua nhà Vua “ngự lãm” hay “ngự phê” bằng mực màu son để truyền đạt ý chỉ hoặc giải quyết các vấn đề chính trị, quân sự, ngoại giao, kinh tế, văn hóa, xã hội… dưới thời nhà Nguyễn Châu bản thường có các hình thức châu điểm, châu phê, châu khuyên, châu mạt, châu sổ, châu cải Châu bản triều Nguyễn là các bản tấu

sớ, sắc, dụ, chiếu, chỉ, tờ trình, sổ sách kê khai, văn bản ngoại giao

thuộc kho lưu trữ của triều đình Nguyễn được vua ngự lãm hoặc ngự phê Những lời phê của vua đều bằng chữ son nên gọi là châu phê hoặc châu bút Văn bản đã có châu phê thì gọi là châu bản Châu phê tượng trưng cho quyền lực tối cao trong nước nên những văn bản đã

có châu phê thì không được sửa chữa nữa Châu bản là cơ sở khoa học quan trọng để nghiên cứu khoa học, xã hội, lịch sử, địa lý, văn hóa, văn bản học… của Việt Nam

Ngày 14/5/2014, tại Hội nghị toàn thể lần thứ 6 Chương trình

Ký ức thế giới khu vực Châu Á - Thái Bình Dương, hồ sơ “Châu bản triều Nguyễn” chính thức được ghi danh vào danh mục Di sản tư liệu Chương trình Ký ức thế giới khu vực Châu Á - Thái Bình Dương của UNESCO

(Kho bảo quản tài liệu Hán Nôm - Tại TT Lưu trữ quốc gia I)

Quần chúng nhân dân có thể tìm thấy ở tài liệu lưu trữ nhiều điều bổ ích cho bản thân Đó là các bằng chứng về cuộc sống và hoạt động của họ, như các bản kê khai lý lịch, giấy khai sinh, các quyết định cấp văn bằng, tuyển dụng, điều động, đề bạt, nâng lương, khen thưởng Ở đây, tài liệu lưu trữ đã phục vụ hiệu quả cho chủ trương

đền ơn đáp nghĩa hiện nay ở nước ta cũng như thực hiện chương

trình “Như không hề có cuộc chia ly” do Đài truyền hình Việt Nam

đề xướng và thực hiện

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN

1 Phân tích khái niệm “Tài liệu lưu trữ”, phân biệt sự khác nhau giữa khái niệm đó với khái niệm “Tài liệu”, “Văn bản” và “Tư liệu”, lấy ví dụ minh họa

2 Phân tích các đặc điểm cơ bản của tài liệu lưu trữ

3 Chứng minh ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ trên mọi phương diện

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Nguyễn Cảnh Đương (2013), Bàn về khái niệm “Tài liệu”,

“Văn bản”, “Tài liệu lưu trữ”, “Tài liệu điện tử”, “Văn bản điện tử”

và “Tài liệu lưu trữ điện tử”, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quốc tế

“Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử -Thực tiễn Việt

Nam và kinh nghiệm thế giới” NXB Lao động, Hà Nội

2 Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011

Luật Lưu trữ

3 Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ”, năm 1988 (tiếng Anh và tiếng

Pháp)

4 Nguyễn Văn Thâm (2011), Một số vấn đề về văn bản quản lý

nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính (tuyển chọn các bài viết), NXB Chính trị - Hành chính

5 Vương Đình Quyền (2006), Tài liệu lưu trữ - một thuật ngữ

lưu trữ cần được hiểu và định nghĩa chính xác hơn, Tạp chí Dấu ấn

thời gian số (3)

6 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,

Nguyễn Văn Thâm (1990) Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ,

NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội

Chương 2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC

2.1 Công tác lưu trữ

2.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ

Về khái niệm “công tác lưu trữ” hiện đang tồn tại nhiều cách

định nghĩa khác nhau

Về khái niệm “Công tác lưu trữ” hiện ở Việt Nam và nước

ngoài (ở Liên xô trước đây và ở Liên bang Nga hiện nay) có một số định nghĩa khác nhau Dưới đây là sự phân tích của chúng tôi về một

số định nghĩa đó

Trước hết, ở Việt Nam, chúng tôi đề cập đến 04 định nghĩa cơ bản được công bố chính thức trong các giáo trình giảng dạy bậc đại học về lưu trữ học và Từ điển chuyên ngành về văn thư-lưu trữ Đó

là các định nghĩa sau đây:

Định nghĩa thứ nhất - Theo cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” dùng cho sinh viên đại học lưu trữ do nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp (nay là nhà xuất bản Giáo dục) xuất bản 1990, Công tác lưu trữ được định nghĩa là: “một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề

lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ

chức sử dụng tài liệu lưu trữ” (trang 15)

Định nghĩa này có nội hàm cơ bản sau đây:

- Công tác lưu trữ không chỉ là hoạt động của Nhà nước mà còn của xã hội

- Nội dung hoạt động đó bao gồm các vấn đề lý luận, pháp chế

và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Định nghĩa thứ hai: Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) xuất bản năm 1992, công tác lưu trữ được định nghĩa theo hai nghĩa như sau:

- Hoạt động nghiệp vụ khoa học về tổ chức khoa học, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã hội

- Ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Định nghĩa này (nghĩa thứ hai) có nội hàm cơ bản tương tự với nội hàm của khái niệm nêu trong cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” dùng cho sinh viên đại học lưu trữ do nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp (nay là Nhà xuất bản Giáo dục) xuất bản 1990 Đó là:

- Công tác lưu trữ không chỉ là hoạt động của Nhà nước mà còn của xã hội

- Nội dung hoạt động đó bao gồm các vấn đề lý luận, pháp chế

và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Song, ở nghĩa thứ hai của định nghĩa hai nội hàm rộng hơn so với định nghĩa thứ nhất ở chỗ là nó bao gồm cả mặt chính trị có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Điểm cần nhấn mạnh ở đây là định nghĩa hai này đã bắt đầu có

sự phân biệt giữa hai phương diện thuộc nội hàm của khái niệm công tác lưu trữ Phương diện thứ nhất là hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và phương diện thứ hai là hoạt động quản lý của Nhà nước về lưu trữ

Định nghĩa thứ ba: Theo cuốn từ điển “Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam” do Nhà xuất bản Thông

tin và Truyền thông ấn hành năm 2015, công tác lưu trữ là “Toàn bộ

các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm