Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao thông 8.doc

Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao thông 8.doc

Lời mở đầu

Đất nớc ta đang chuyển sang một thời kỳ phát triển mới-Thời kỳ công nghiệp hoá và hiện đại hoá Các cơ quan doanh nghiệp đang hoạt động trong nền kinh tế thị trờng với sự quản lý cuả Nhà nớc đều cần tiến hành đổi mới nâng cao

về mọi mặt nhằm đáp ứng yêu cầu công tác hiện nay Đây là một việc làm cấp thiết,liên quan đến nhiều việc cần giải quyết cụ thể nh cách tổ chức bộ máy, vấn

đề nhân sự, nâng cao nghiệp vụ, trang thiết bị, phơng tiện làm việc

Văn phòng của cơ quan có chức năng vị trí đặc biệt trong cơ quan đối với bất kì cơ quan nào trong thời đại ngày nay Hoạt động của văn phòng góp phần không nhỏ vào hoạt động của cơ quan Nhận thức đợc tầm quan trọng của văn phòng đối với sự nghiệp phát triển của đất nớc, tôi đã có dịp tiếp cận và tìm hiểu thực tế

Báo cáo tổng hợp của em ngoài phần mở đầu và phần kết luận gồm 3 phần chính:

Phần I: Khái quát chung về sự ra đời và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

Phần II: Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao thông 8

Phần III: Nhận xét chung

Phần I

Khái quát chung về sự ra đời

và hoạt động của tổng công ty xây dựng

công trình giao thông 8

i Quá trình ra đời của tổng công ty:

I.1 Sự thành lập tổng công ty:

Tổng công ty XDCTGT8 hình thành và đợc thành lập từ năm 1965 đến nay

là :

Bằng quyết định số:597/QDTC ngày 23/6/1965 Bộ Giao thông vận tải đã chính thức thành lập ban xây dựng 64 trực thuộc Bộ Giao thông vận tải

Bằng quyết định số: 1916/QĐ/TCCB ngày 30/11/1982 của bộ Giao thông vận tải đã chuyển ban xây dựng 64 thành: Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8

Bằng quyết định số: 813/TCCB-LĐ ngày 28/4/1989 của bộ Giao thông vận tải về việc đổi tên Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8 thành Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng công trình 8 thuộc bộ GTVT

Bằng quyết định số: 4897/QĐ-TCCB_LĐ ngày 27/11/1995 của bộ Giao thông vận tải thành lập lại là: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 tên giao dịch quốc tế là: civil gineering construction corporation8,viết tắt là: cienco8

I.2 Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập:

Theo quyết định thành lập, Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

là doanh nghiệp Nhà nớc chịu sự quản lý của Nhà nớc của bộ Giao thông vận tải

và của cơ quan Nhà nớc khác theo quy định của pháp luật đợc quan hệ với cơ quan nhà nớc ở trung ơng vã địa phơng để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh trên lĩnh vực của mình

Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có các nhiệm vụ chủ yếu sau

- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nớc

- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng

- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn

- Sửa chữa phơng tiện thiết bị thi công

- Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật t thiết bị giao thông vận tải, thiết bi công nghệ tin học

- T vấn đầu t xây dựng công trình giao thông

- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn,dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc

- Kinh doanh tièn tệ

- Xây dựng các công trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện )

2

- Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ :khám chữa bệnh và điều dỡng.

I.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty:

1 Tổ chức hội đồng quản trị

2 Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc

3 Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ giúp việc giám đốc

4 Các đơn vị thành viên của tổng công ty

- Hội đồng quản trị là: cơ quan quản lý doanh nghiệp có quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Doanh nghiệp

- Chủ tịch và các thành viên khác của hội đồng quản trị do bộ trởng bộ GTVT

bổ nhiệm,sau khi thống nhất ý kiến của bộ trởng – Trởng ban tổ chức cán bộ chính phủ

- Tổng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công ty theo chế độ thủ trởng, là đậi diện pháp nhân của tổng công ty trong quan hệ kinh doanh và chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc hội đồng quản trị về hoạt động của Tổng công ty.Tổng giám đốc do bộ trởng bộ GTVT bổ nhiệm theo đề nghị của hội đồng bộ trởng, sau khi thống nhất ý kiến với bộ trởng Trởng ban

tổ chức cán bộ chính phủ

- Phó tổng giám đốc, kế toán trởng do bộ trởng bộ giao thông vận tải bổ nhiệm theo đề nghị của hôi đồng quả trị, trên cơ sở đề xuất của Tổng giám đốc

- Tổ chức doanh nghiệp Tổng công ty theo hình thức : Quốc doanh

- Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục về đăng ký kinh doanhvà hoạt động theo đúng pháp luật

sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lí hoạt động của tổng

công ty xây dựng công trình giao thông 8.

(Xem trang sau)

hội đồng quản trị

tổng giám đốc

các phó tổng giám đốc

Phòng

Tài chính

kế toán

Phòng

Kế hoạch tiếp thị

Phòng

Tổ chức lao động

Phòng Vật t thiết bị

Phòng

Dự án công nghệ Văn phòng

Công ty

XDCTGT

810

Công ty XDCTGT 874

Công ty XDCTGT 873

Công ty XDCTGT 829

Công ty XDCTGT 875

Công ty XDCTGT 838

Công ty

XDCTGT

842

Công ty XDGT Việt-Lào

Công ty xây dựng miền tây

Công ty t vấn XDGT 8

Công ty

XD cầu 75

Công ty vật

t và xây công trình

Công ty

XDCTGT

872

Công ty XDCTGT 889

Công ty XDCTGT 892

Công ty XDCTGT 820

Trung tâm QHQT và

đầu t

Công ty VCKDL và TAXI

Trung tâm

ĐTKTNV

8

Trung tâm

y tế giao thông 8

Chi nhánh miền tây Chi nhánh phía Nam Chi nhánh tại Lào Chi nhánh Tây Bắc

Các ban điều hành dự án

Các đơn vị thành viên:

STT Tên đơn vị Chức năng nhiêm vụ Hạng

DN

Trụ sở

I đơn vị hạch toán độc

1 Công ty XDCTGT 810 XD đờng bộ và các công

trình khác ngoài nh: XD các công trình dân dụng, điện, thuỷ lợi, quốc phòng, sân bay, cảng biển.

Hạng 1 Hà nội

15 Công ty xây dựng cầu 75 Xây dựng cầu, đờng bộ Hạng 2 Nghệ An

II Đơn vị hạch toán phụ thuộc

1 Công ty vận chuyển khách du

lịch và taxi

Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi

Hà nội

2 Trung tâm quan hệ quốc tế và

đầu t

kinh doanh thơng mại t vấn

đầu t XDCT

Hà nội

4 Trung tam đào tạo kĩ thuật và

nghiệp vụ 8

Đào tạo kĩ thuật nghiệp vụ

và thực nghiệm XDCT

Hà nội

IV Liên doanh

1 Tổng công ty xây dựng công

trình GT8

2 Công ty liên doanh Hữu Nghị Sản xuất vật liệu và XDCT Hải Dơng

Ii bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao thông 8:

II.1 Cơ cấu nhân sự:

Lao động hiện có của tổng công ty đến ngày 31/12/2000 là:7548 ngời

Trong đó: Lao động trong dài hạn :4598 ngời

- Hợp động ngắn hạn :2958 ngời

Chất lợng lao động trong dài hạn:

- Trình độ đại học, cao đẳng chiếm :20,83%

- Trình độ trung học chiếm :11,68%

- Công nhân kỹ thuật chiếm :44,5%

Lao động phổ thông và lao động khác chiếm:22.99%

Nh vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công ty chiếm:77,01%

- Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá đợc phân bổ tơng đối đồng đều và hợp lý từ cơ quan văn phòng Tổng công ty đến các công ty thành viên và trực tiếp đến các tổ đôi sản xuất kinh doanh tạo ra sức mạnh tổng hợp

II.2 Sắp xếp bố trí lao động:

 wu điểm nổi bật trong công tác lao động những năm qua đã quan tâm đến lực lợng cán bộ khoa học kỹ thuật đợc đào tạo chính quy qua các trờng đâi học chuyên ngành

- Việc thực hiện đào tạo và đầo tao lại đợc quan tâm sâu sắc và đạt đợc những kết quả to lớn,đã tổ chức đợc nhiều khoá đào tạo tại chức tai trờng Đại học GTVTvới số học viên đáp ứng đợc yeeu cầu và nhiệm vụ trớc mắt và lâu dài của tổng công ty

- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có công hiến lâu năm, có nhiều kinh nghiệm nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trìng

độ năng lực phù hợp và đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt chẽ lực lợng cán bộ đợc đào tạo đầu đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để năng cao hiệu quả của cán bộ

 Bên cạnh u điểm trong công tác cán bộ của tổng công ty còn có mặt yếu

điểm là:

Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung, cao cấp nhiều nhng cha đáp ứng

đ-ợc yêu cầu Hiện nay tổng công ty còn thiếu những chuyên gia đầu ngành giỏi về lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môm kỹ thuật nghiệp vụ

6

iii Hoạt động cuả tổng công ty:

III.1 Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị:

- Công nghiệp dân dụng

- T vấn đầu t xây dựng các công trình giao thông và đầu t phát triển sản xuất

- Xây dựng các công trình giao thông

- Sản xuất vật liệu xây dựng, đồ mộc, cấu kiện bê tông

- Xuất nhập khẩu và kinh doanh đầu t thiết bị GTVT, tin học

- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, phòng làm việc

- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, quốc phòng, điện

- Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi

- Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị chuyên dùng và lao động

III.2 Kết quả hoạt động của Tổng công ty:

Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

Theo số liệu tổng hợp báo cáo của các công ty thành viên thí kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt đợc là:

Năm Giá trị tổng sản lợng

(Đơn vị tính:tỷ đồng)

TH/KH (%)

Kế hoạch Thực hiện

Nhìn chung về sản lợng trong hai năm gần đây Tổng công ty đều hoàn thành vợt mức kế hoạch của Nhà nớc giao theo kế hoạch của năm 1999 là: 850 tỷ

đồng, đạt 1001,412 tỷ đồng, tăng17,81%và kế hoạch của năm 2000là: 1100 tỷ

đồng, đạt 1234,983 tỷ đồng, tăng12,271%

Do giá trị sản lợng thực tế của tổng công ty tăng lên dẫn đến năng xuất lao

động của tổng công ty cũng tăng lên đồng thời thu nhập bình quân đầu ngời đợc nâng lên năm sau cao hơn năm trớc

- Năm 1999 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:960.000đồng

- Năm 2000 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:1100.000 đồng

Đây là kết quả to lớn mà tổng công ty đã hoàn thành mục tiêu hàng năm, sản lợng hàng năm ngày càng tăng so với kế hoạch là do Tổng công ty đã thắng

đợc nhiều thầu công trình mang tầm cỡ quốc tế và công trình trọng điểm của đất nớc

Phần II

Tổ chức và hoạt động của văn phòng

tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

Văn phòng là một bộ phận của hành chính học.Nó nghiên cứ về tổ chức hoạt động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở nhà nớc và các cơ quan nhà nớc.Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo đợc trình độ, năng lực của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức

Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trởng, ban lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị

I Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8:

I.1 Sơ đồ hoạt động của Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8:

Văn phòng tổng công ty hiện đợc tổ chức gồm 9 bộ phận với 21 cán bộ công nhân viên, trực tiếp lãnh đạo là một Chánh văn phòng và một phó văn phòng giúp việc

Tổ chức văn phòng tổng công ty xây dựng giao thông 8 đợc khái quát theo sơ đồ sau:

8

I.2 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8:

Căn cứ thông t số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998 của

Bộ Lao động Thơng binh và Xã hội hớng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nớc kèm theo bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng tiêu chuẩn các chức danh viên chức

Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt đọng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10 năm 1996 của bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải và hớng dẫn số 277VB/TCCB-LĐ ngày 9 tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây dựng chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám đốc duyệt nh sau:

1 Chức năng:

Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức năng tham mu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau:

1 Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh

đạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng công ty

2 Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổng công ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài nớc, tổ chức các lễ khởi công, đọng thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách trong nớc và

Phó văn phòng

Tổng

hợp th l u Văn

trữ

Thông tin liên lạc.

Quản trị Tổ bảo vệ th

ờng trực

khách camera và Quay côngTạp

photocopy

Chánh văn phòng

ngoài nớc dự các hội nghị và ngày lễ trên của Tổng công ty Giải quyết công việc

đối nội và đối ngoại của Tổng công ty

3 Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng công ty đến các công ty đơn vị trực thuộc

- Quản lý công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lu trữ tài liệu theo chức năng ngành dọc căn cứ theo điều lệ văn th lu trữ của nhà nớc và pháp lệnh lu trữ quốc gia

- Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà nớc có liên quan đến việc điều hành công việc của Tổng công ty, giải quyết cấp giấy tờ nối trên

4 Tổ chức, quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty

5 Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty, phòng bệnh chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế

Tham mu cho lãnh đạo Tổng công ty và thủ trởng cơ quan để giải quyết công tác trong cơ quan nh sau:

6 Tổ chức thờng trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh trong cơ quan Đảm bảo cho cơ quan làm việc đợc duy trì

- Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tố công tác cho lãnh đạo

và các phòng đi công tác

- Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan

2 Nhiệm vụ:

Nhiệm vụ chính của văn phòng tổng công ty gồm:

1 Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty hàng tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các công

ty, đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực :

- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

- Tình hình hoạt động chung của đơn vị

- Những vớng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải quyết

Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tang giám

đốc giải quyết

2 Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tang giám đốc

3 Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết,các cuộc giao ban và họp đột xuất của lãnh đạo tổng công ty.Tham gia và nghi chép biên bản các cuộc họp

10

gioa ban của HĐQT, của Tổng giám đốc Thông báo kết luận những vấn đè quan trọng của HĐQT,của Tổng giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện

- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức phải đợc lãnhđạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời các thành phần dự họp

4 Lập dự toán và thuê mớn hộ trờng,địa điểm để tổ chức các cụôc hội nghị, các ngày lễ lớn của tổng công ty,và ký kết hợp đồng dự án,lễ khởi công

độnthổ và lễ khánh thành dự án

5 Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các loại công văn trình lãnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giải quyết của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác, kịp thời, nhanh chóng

6 Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp lãnh đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tpốt công văn giấy tờ

đảm bảo tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc hành chính Phát hiện và có biện pháp uốn nắn kịp thời những trờng hợp sai sót “Tất cả công văn

đi do thủ trởng, phó thủ trởng cơ quan ký đều phải đợc chánh, phó văn phòng xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trớc khi đa ký và đa gửi” (Điều 11 - Điều lệ

về công văn giấy tờ, công tác lu trữ)

7 Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh máy và photocopy Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo có chữ ký mũi của các đồng chí lãnh đạo phòng và đã đợc lãnh đạo Tổng công ty duyệt phê chuẩn

8 Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công ty Hớng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ văn th lu trữ

9 Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đờng và các giấy tờ công văn khác thuộc phạm vi văn bản pháp qui của nhà nớc

- Quản lý sử dụng các loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ và

điều lệ của văn th lu trữ và nhị định 62 của chính phủ

10 Sao lại các văn bản pháp qui của nhà nớc có liên quan đến Tổng công ty

để hớng dẫn các công ty đơn vị thực hiện

11 Quản lý nhà nớc, tài sản của cơ quan bao gồm nhng trang thiết bị phục

vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan

- Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe

ô tô, nớc trong cơ quan Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã h hỏng