Tài liệu CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU CÔNG TÁC KĨ SƯ pdf

sĩ, nhạc sĩ, nhà văn, nhà thơ v v… và là một trong các nhà khoa học đương thời.Do đó chúng ta cần phải nghiên cứu để biết rõ: chức năng, vai trò, nhiệm vụ,quyền hạn và năng lực của người

sĩ, nhạc sĩ, nhà văn, nhà thơ v v… và là một trong các nhà khoa học đương thời.

Do đó chúng ta cần phải nghiên cứu để biết rõ: chức năng, vai trò, nhiệm vụ,quyền hạn và năng lực của người kỹ sư v v… Từ đó xác định trách nhiệm đónggóp của mình đối với đất nước, đối với xã hội

II – Chức năng, nhiệm vụ và năng lực của người kỹ sư:

1/ Chức năng của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật.

a/ Người kỹ sư giữ một vai trò quan trọng trong hệ thống lao động kỹ thuật,

là người đóng góp trí tuệ, sự sáng tạo và là người chủ chốt quyết định mọi thànhcông trong các ngành nghề của mọi lĩnh vực trong nền kinh tế của đất nước

b/ Người kỹ sư có thể đứng ở vị trí đảm nhiệm thực hiện công tác theochuyên ngành được đào tạo, có thể giữ vai trò kỹ sư trưởng (chỉ huy 1 nhóm kỹsư) để thực hiện:

- Chức năng điều hành trong các đơn vị sản xuất gia công

- Chức năng điều hành các đơn vị thiết kế hoặc thi công

- Chức năng điều hành trong các đơn vị kinh doanh, dịch vụ kỹ thuật

- Chức năng nghiên cứu và đào tạo

c/ Người kỹ sư có thể đảm nhiệm các chức vụ lãnh đao từ tổ trưởng kỹ thuật,trưởng phòng (Kế hoạch, Thiết kế, Công nghệ, KCS, Cung tiêu, Vật tư v v…) hoặcPhó giám đốc, Giám đốc Xí nghiệp, Công ty, Tổng Công ty v v… với chức năngđiều hành hoạt động của hệ thống kỹ thuật hoặc hệ thống tổ chức kinh doanh v v…của nhà nước hoặc tư nhân Khi đó chức năng của người kỹ sư thể hiện trong việc:

- Tổ chức quản lý xây dựng đơn vị

- Tổ chức và phân công lao động kỹ thuật trong các đơn vị

- Thực hiện chức năng giám sát, kiểm tra đánh giá các hoạt động của hệthống lao động kỹ thuật

- Thực hiện chức năng phân phối thành quả lao động, tham gia các hoạtđộng kỹ thuật quảng bá giới thiệu sản phẩm của ngành mình

2/ Nhiệm vụ của người kỹ sư.

a/ Người kỹ sư là một công dân gương mẫu

- Phải được thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của người công dân

- Người công dân với tinh thần dân tộc cao

- Luôn có tinh thần tự lực cao và “ Đừng đoi hỏi Tổ quốc phải làm gìcho

mình ?” và ngược lại phải suy nghĩ “ Mình đã làm được gì cho Tổquốc”

- Luôn nêu cao tinh thần vì nghĩa lớn, đoàn kết và hợp tác

- Là con người làm việc với tinh thần tự giác

b/ Phẩm chất của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật.

- Kỹ sư là thành viên của tập thể lao động

- Tự lực, tự giác nhưng luôn trong tinh thần hợp tác “ Một cây làm chẳng lên non”

- Ý thức trách nhiệm trước nhiệm vụ đựơc giao, đó là phẩm chất cao quí củangười kỹ sư

- Trung thực và có tinh thần trách nhiệm trước tập thể và xã hội

c/ Nhiệm vụ của người kỹ sư

Nhiệm vụ cơ bản của người kỹ sư phải thực hiện tốt công tác chuyênmôn đã được đào tạo :

- Nhiệm vụ của người kỹ sư trong đơn vị sản xuất

+ Biết khai thác, vận hành các thiết bị, hệ thống thiết bị v v… trongcác nhà máy, Xí nghiệp, Công ty v v…

+ Biết cách tổ chức quản lý bảo trì sửa chữa từ các thiết bị đến các hệthống thiết bị của xí nghiệp

+ Biết tính toán thiết kế các gá lắp cho thiết bị các cụm máy và cácmáy móc v v… phục vụ cho công tác sản xuất

+ Biết triển khai các biện pháp công nghệ phục vụ cho công tác chếtạo nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm

+ Biết kiểm tra, đánh giá các chất lượng cơ bản của sản phẩm củangành nghề

+ Có khả năng tổ chức quản lý, sản xuất của đơn vị

+ Đề xuất tham gia cải tiến thiết bị nâng cao năng suất lao động ứngdụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất hoặc các chuyển giaocông nghệ của đơn vị bạn

- Nhiệm vụ của người kỹ sư với công tác thiết kế và chỉ đạo thi công

+ Tham gia hoặc chỉ đạo tổ chức, quản lý thiết kế , thi công “sảnphẩm”

+ Bảo đảm tính chính xác, tính thực tiễn của bản thiết kế

+ Xây dựng hệ thống an toàn, ổn định và độ tin cậy trong quá trìnhvận hành điều khiển các trang thiết bị phục vụ cho thi công

+ Tổ chức ghi chép nhật ký theo dõi công trình, giám sát, kiểm tra quátrình thi công

+ Tham gia và đề xuất cải tiến qui trình thi công cải tiến trang thiết bị

kỹ thuật, cải tiến công nghệ để giảm chi phí nhân công máy móc,nâng cao năng suất lao động và chất lượng công trình

+ Tích cực tham gia các hoạt động quảng bá các thành quả lao độngcủa đơn vị

- Nhiệm vụ của người kỹ sư với công tác kinh doanh, dịch vụ kỹ thuật

+ Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh thiết bị, máy móc … quản

lý dịch vụ kỹ thuật (chuyển giao công nghệ) và công tác hậu mãi.+ Đẩy mạnh công tác giới thiệu sản phẩm và tư vấn khách hàng

+ Tích cực tham gia vào các hoạt động quảng bá thương hiệu

- Người kỹ sư với công tác nghiên cứu khoa học

+ Tham gia tổ chức, xây dựng kế hoạch: cải tiến sản phẩm cải tiến cáctrang thiết bị để nâng cao năng xuất và chất lượng sản phẩm.

+ Tổ chức thiết bị nhiều gá lắp chung và chuyên dùng phục vụ chosản xuất

+ Đưa các phương pháp công nghệ mới có tiến bộ về khoa học kỹthuật áp dụng cho đơn vị

+ Hình thành và xây dựng các đề tài nghiên cứu có tính chất chiếnlược để phát triển đơn vị

- Người kỹ sư với công tác bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kỹ thuật trẻ

+ Tổ chức các lớp để bổ túc kiến thức chuyên môn của ngành cho độingũ cán bộ kỹ thuật dưới mình: Cao đẳng, Trung cấp và công nhân.+ Tổ chức thi kiểm tra tay nghề và nâng bậc thợ

+ Xây dựng kế hoạch nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuật thông quacác đợt cử cán bộ đi học ngắn hạn dài hạn tại các Trung tâm,Trường, Viện v v…

- Ngoài ra người kỹ sư còn tham gia nhiều công táckhác: quản lý vật tư,kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS), tham gia giảng dạy ở các trườngĐại học, Cao đẳng, Trung học dạy nghề và các Trung tâm đào tạo v v … d/ Quá trình “ Tự đào tạo”, vươn lên không ngừng và không ngừng sáng tạo

- Người kỹ sư cần xây dựng cho mình một kế hoạch làm việc và phấn đấuvươn lên không ngừng

- Không ngừng trao dồi kỹ năng nghề nghiệp: học hỏi, trao đổi tiếp thu kinhnghiệm từ thực tế

- Luôn suy nghĩ, tìm tòi cải tiến, sáng tạo nhằm nâng cao năng suất lao động

và chất lượng sản phẩm

đ/ Người kỹ sư tham gia lãnh đạo đơn vị

- Người kỹ sư luôn là người “lãnh dạo” về mặt kỹ thuật ở đơn vị

- Người kỹ sư là người có đầu óc tổ chức, đoàn kết, lãnh đạo tập hợp quầnchúng

- Người kỹ sư giữ các vị trí quan trọng của các đơn vị (từ thấp đến cao)

3/ Năng lực cần có của người kỹ sư.

Để hoàn thành nhiệm vụ và chức năng của người kỹ sư đòi hỏi người

kỹ sư phải có năng lực cao về các mặt :

a/ Kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp và kinh nghiệm thực tiễn làyếu tố hàng đầu cần có đối với người kỹ sư

- Nắm vững kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của ngành nghềmình được đào tạo trong các lãnh vực: thiết bị, vận hành thiết bị, giám sát,kiểm tra đánh giá sản phẩm, biết tổ chức và điều hành sản xuất v v…

- Tổ chức đào tạo, phổ biến kiến thức kỹ thuật công nghệ

- Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa thiết bị

- Lập kế hoạch đẩy mạnh và phát triển đơn vị qua các hình thức quảng cáo,tiếp thị, kinh doanh v v…

- Thành thạo một đến hai ngoại ngữ chính và tin học cơ bản

b/ Sự cần mẫn và tính kỷ luật trong công việc

- Người kỹ sư phải xây dựng tính kiên trì, cần mẫn.

- Thực hiện và điều hành công việc thông qua hệ thống qui định kỹ thuậtchặt chẽ, đảm bảo tính chính xác theo qui ước

c/ Khả năng dự đoán và tính sáng tạo trong lao động kỹ thuật

- Người kỹ sư cần xây dựng cho mình khả năng dự đoán và quyết đoán để cóthể làm chủ thời gian và nhân lực

- Trong lao động cần ứng dụng một cách khoa học và sáng tạo lý thuyết vàthực tế để rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả công việc

đ/ Có khả năng giao tiếp tốt

- Phải có khả năng giao tiếp bằng diễn đạt qua nói (thuyết trình, đối thoại,tham gia và điều hành tốt các cuộc họp, các dự án v v…)

- Phải có khả năng diễn đạt bằng viết (ghi chép nhật ký kỹ thuật, xây dựngbáo cáo kỹ thuật, viết lý thuyết luận án tốt nghiệp, lập thuyết minh côngtrình, dự án v v…)

- Phải có khả năng sư phạm tốt: Truyền đạt cho đồng nghiệp hiểu, đặt mìnhvào vị trí người khác

- Có khả năng làm việc theo nhóm

e/ Kiến thức tâm lý xã hội và khả năng tập hợp quần chúng

- Cần nắm bắt và hiểu biết về tâm sinh lý con người

- Có quan điểm đối nhân xử thế đúng đắn, có mối quan hệ mật thiết, vớiđồng nghiệp: công nhân, cán bộ kỹ thuật v v …

- Có khả năng đoàn kết tập hợp, lãnh đạo, chỉ đạo tổ chức điều hành mọihoạt động của đơn vị

III- Quá trình đào tạo của người kỹ sư:

Để được vào học tại các trường Đại học, thí sinh phải trải qua 1 kỳ thiTuyển Quốc gia hàng năm vào tháng 7

Sinh viên sẽ nhập học vào tháng 9 hàng năm, và phải trải qua ít nhất

là 4 năm học (8 học kỳ), Tuỳ theo ngành nghề và qui định của mỗi TrườngĐại học, thời gian học của sinh viên có thể kéo dài 4, 5 năm, 5 năm hoặc 6năm (như Đại học Y Khoa vì phải có thời gian thực tập nhiều hơn)

1/ Quá trình đào tạo chung.

Thông thường khối kiến thức được trang bị cho sinh viên trong quátrình học bao gồm:

- Khối kiến thức cơ bản (25-30%)

- Khối kiến thức cơ sở (40-50%)

- Khối kiến thức chuyên ngành (25-30%)

Tùy theo chuyên môn ngành nghề tỉ lệ của các khối kiến thức có thểthay đổi cho phù hợp với quá trình đào tạo và sử dụng cán bộ thích hợp

Về mặt thực tế sinh viên cần được tiến hành làm các bài tập, bài

tập lớn, đồ án môn học, thí nghiệm, thực hành, thực tập, tham quan xínghiệp, nhà máy v v… chiếm 20-25% thời gian đào tạo: Tùy theo ngànhnghề đào tạo, thời gian này có thể điều tiết cho phù hợp.

Học kỳ cuối của quá trình đào tạo, sinh viên phải trải qua 1 đợt thựctập tốt nghiệp từ 7-9 tuần và sau đó thực hiện 1 luận án tốt nghiệp với các

đề tài lý thuyết hoặc thực tế do Thầy hướng dẫn đưa ra được Chủ nhiệm

bộ môn chấp nhận

Tuy nhiên, có trường thực hiện theo phương án: chỉ định 1 số môn thi

và làm 1 báo cáo chuyên đề vào học kỳ cuối của quá trình học

Khi sinh viên đã hoàn thành tốt các môn thi, bảo vệ các báo cáo chuyên

đề đạt kết quả tốt , hoặc bảo vệ tốt luận án tốt nghiệp cùng với điểm thicác môn học trong các học kỳ đều đạt thì sinh viên sẽ được công nhận tốtnghiệp và được nhận bằng kỹ sư của ngành đào tạo

Sau khi sinh viên có bằng kỹ sư, người kỹ sư có thể học tiếp cácngành khác để nhận bằng kỹ sư 2 hoặc trên đại học (Thạc sĩ, Tiến sĩ )

2/ Quá trình đào tạo kỹ sư tại một số trường kỹ thuật.

a/ Đào tạo kỹ sư tại trường đại học Dân Lập công Nghệ Sài Gòn

- Từ năm 1997 trường Cao Đẳng kỹ nghệ Dân Lập TP.Hồ Chí Minhđược thành lập ,sau bảy năm hoạt động trường được bộ Giáo Dục vàĐào Tạo cho phép nâng cấp đào tạo hệ đại học

- Tháng tư năm 2000 Trường được chính thức nâng cấp “ Trường Đại học

+ Giáo dục đại cương : 85ĐVHT

+ Giáo dục chuyên nghiệp :116ĐVHT trong đó gồm các khối kiếnthức cơ sở và khối kiến thức chuyên môn

- Qúa trình đào tạo chương trình dành :

+ Thí nghiệm và thực hành : 25 ĐVHT

+ Thực tập và làm luận án tốt nghiệp án :15ĐVHT( 4ĐVHT cho thựctập )

- Khoa Quản Lý Kinh Doanh được học 165 ĐVHT

Đồng thời Trường vẫn tiếp tục đào tạo hệ Cao Đẳng và bậc THCN.b/ Đào tạo kỹ sư tại trường đại học Bách Khoa TP.Hồ Chí Minh

Trường Đại học Bách Khoa đào tạo kỹ sư hệ chính qui 4,5 năm vàđào tạo theo hệ tín chỉ Tùy theo ngành nghề ở các Khoa, số tín chỉ chokhóa học có thể dao động đôi chút

Ví dụ: Ngành kỹ thuật chế tạo khoá 2002

Tổng số tín chỉ của khóa là 151 Tín chỉ

Phân bố: - Các môn cơ bản 44 Tín chỉ

- Các môn cơ sở 77 Tín chi

- Các môn chuyên ngành 20 Tín chỉ (có 14 tín chỉ bắt buộc – 06 tín chỉ tự chọn)

- Luận án tốt nghiệp 10 Tín chỉ

Phương thức đào tạo theo hệ tín chỉ so với đào tạo theo đơn vị họctrình có nhiều ưu điểm; tạo điều kiện cho sinh viên có thể học vượt, học theothời khóa biểu của riêng mình, hoặc thuận tiện cho việc sinh viên có thể lấyđược nhiều bằng kỹ sư về sau này

Tuy nhiên quá trình thực hiện nó cũng bộc lộ một số điều cần quantâm như : việc gíup đỡ và hiểu biết lẫn nhau của sinh viên bị hạn chế , thờigian tự học của sinh viên chưa được thực hiện tốt, thư viện , giáo trình ,sách tham khảo , phòng thí nghiệm , xưởng thực tập chưa đáp ứng v.v…

Do vậy hiệu quả đào tạo chưa cao

+ Ghi chép từ bài nói của một diễn giả

+ Ghi chép từ các tài liệu, các bài viết, sách tham khảo

Đây là một công việc mang tính trí tuệ, thuộc về tinh thần, nhằm biên soạnmột sản phẩm sẽ được sử dụng lại, xuất phát từ chất liệu (thông qua nói, viết, ýtưởng) ban đầu

Chất lượng của bài ghi chép phụ thuộc vào việc sử dụng nó có phù hợpnhững gì mà ta mong muốn hay không

Ghi chú: Đây là một công việc trí óc và không phải là việc cơ bắp

II - Ghi chép từ một bài nói:

Mọi khó khăn trong khi nắm bắt và xác định ý tưởng trình bày là nó không

để lại dấu vết của mình (lời nói gió bay)

1/ Những khó khăn

a/ Thời gian cần để nói và cần để viết khác nhau

Nói: trung bình 125 – 150 từ/phút

Viết: 27 – 30 từ/phút hay có thể nhanh hơn chút ít tuỳ theo phương pháp

và tốc độ của mỗi người  Khi ghi cần thực hiện một sự lựa chọn (các ý chính)

b/ Cần kết hợp nhiều hoạt động trí tuệ cùng một lúc

Nghe

Hiểu

Phân tích

Chọn lựa

Ghi nhớ bằng việc ghi chép lại

c/ Không tồn tại các thủ thuật chung:

Mỗi người có một cách ghi chép theo phương pháp riêng

2/ Các bước chuẩn bị cần thiết cho việc ghi chép:

a/ Chuẩn bị phương tiện vật chất:

Bàn tựa, bút viết, viết màu, bút chì, compa, giấy, tập, sổ…

b/ Chuẩn bị tinh thần:

- Đừng bao giờ nghĩ về điều gì khác hay lo ra (khi đó ý tưởng ghi chép sẽ rờirạc hay không sử dụng được)

- Phải có thái độ chăm chú lắng nghe (luôn chú ý và tập trung tư tưởng)

- Cần tham khảo trước tài liệu liên quan, nếu có biết trước thì sẽ dễ hiểu vàtheo dõi vấn đề thuận tiện hơn

- Lưu ý các yếu tố cho phép xác định cấu trúc và bố cục của bài nói

- Lời mở đầu

- Các đoạn chuyển tiếp

- Báo hiệu khối mở đầu và kết thúc một đoạn hay tiểu đoạn

Ví dụ: dữ liệu bằng số, các công thức, tên riêng, quy tắc

- Ghi nhận những điều nghi ngờ và không hiểu

Trong trường hợp bạn không theo kịp, cứ tiếp tục theo dõi và gạch dướinhững gì bạn cảm thấy hiểu nhầm và đánh dấu hỏi các câu này bên lề tranggiấy, sau đó sẽ giải quyết vấn đề bằng cách hỏi các người nghe khác

- Ghi chép tối đa các thông tin bằng chữ càng ít càng tốt

Dùng các chữ viết tắt và loại bỏ các phần thừa chỉ để giữ lại các từ ngữ cónghĩa

- Bỏ cách ghi chép từng từ một

Ta không thể ghi tất cả những gì mà diễn giả trình bày Cần có một thái độchủ động  tóm tắt và tổng hợp Cần có khả năng tóm tắt “nóng” những vấn đềđược nghe, theo kiểu ghi chép tốc ký Muốn vậy cần một sự chú ý cao độ vàphải có sự luyện tập tốt để ghi ngắn gọn và đủ ý

3/ Biết thích ứng với diễn giả khác nhau:

Ghi chép dễ hay khó là còn tuỳ thuộc vào khả năng của diễn giả và nhữngquan tâm của diễn giả trong việc nắm bắt thông tin của người nghe

Những khả năng của diễn giả làm cho việc ghi chép được dễ dàng:

- Giọng nói lớn và rõ, có chuyển giọng lên xuống

- Bài nói có dàn bài mạch lạc, sử dụng bảng biểu tốt

- Ngôn ngữ rõ ràng, các từ mới được giải thích có hệ thống

Nếu diễn giả không có ba khả năng này thì phải :

- Lắng nghe một cách chăm chú nhiều hơn

- Cố hiểu cho được lôgic bài được trình bày.

- Hãy chú ý vào tất cả các yếu tố của bài diễn văn có khả năng giúp ta hiểu rõ(thông báo đề tài, các đoạn chuyển mạch…)

- Ghi những từ không biết, với các dấu chấm hỏi ở lề và cố làm rõ những điềukhông hiểu sau khi kết thúc bằng cách tham khảo từ bạn bè hay những sách

vở, tài liệu liên quan

4/ Các yếu tố giúp cho việc ghi chép:

Các chuẩn , giúp ta hiểu và ghi nhớ được dễ dàng hơn

a/ Cấu trúc của bài giảng:

Cần nhận thấy những phần khác nhau trong bản ghi chép Điều này càng dễkhi diễn giả báo trước dàn bài và viết nó lên bảng

Tầm quan trọng của dạng này:

- Trong khi ghi chép người ghi có phong cách tích cực (phản xạ thuận lợi choviệc ghi nhớ)

- Lúc đọc lại, bài ghi thể hiện được sự rõ ràng của nó

c/ Các chữ then chốt và các từ hữu ích:

Các chữ then chốt truyền đạt hay diễn tả những ý tưởng hay nhữngthông tin quan trọng.Những từ hữu ích là các chuẩn, nó làm căn cứ cho cácsuy luận và là sườn của bài văn: nhập đề, chuyển mạch, nhắc lại, kết thúc.Sau đây là danh sách chỉ dẫn các cụm từ :

- Đoạn mở đầu (nhập đề): thông báo rằng những gì được nói chỉ là một thoáng

+ Báo trước điều gì: biết rằng, còn một điều là, tôi xin nói rõ rằng…

- Đoạn chuyển mạch là chỉ ra mối liên hệ giữa những gì đã nói trước đây vànhững gì sắp đề cập đến

Ví dụ:

- Khi cần phải thêm vào, ta nói: và, kế đến, cũng vậy, thứ hai là, tiếp đến, mặtkhác…

- Khi cần nhấn mạnh: ngay cả, càng, hơn nữa, không chỉ … mà còn …

- Khi cần nói về nguyên nhân (lý do): bởi vì, thật vậy

- Khi cần nói về hệ quả: vì thế mà, do đó …

- Khi cần nói về sự nghịch lý: nhưng, trong khi mà, tuy nhiên, ngược lại

- Hoặc khi khẳng định cùng với sự thay đổi quan điểm: mặt khác, cũng như, vảlại

- Đoạn nhắc lại: nó nêu lên những gì đã được trình bày trước đây mà ta khôngmuốn nhắc lại nhưng ta khẳng định và ta có thể nói: như thế, từ đó, do đó,

đó chỉ là một khởi điểm …

- Đoạn kết thúc: biểu thị kết thúc của một sự triển khai, chấm dứt của một liệt

kê, kết luận: sau cùng, tóm lại, để kết luận, thật ra …

5/ Biết cách khai thác các điều đã ghi chép:

Ngay tối đầu tiên cần phải xem lại các điều đã ghi chép để hồi tưởngchúng, làm sáng tỏ chúng, bổ sung đầy đủ chúng, làm rõ các điểm chủ yếu Bàinghe còn nóng hổi trong trí nhớ giúp ta bổ khuyết những thiếu sót và tạo nêncác liên hệ logic Nếu không làm thế các điều ghi chép có nguy cơ không đọcđược và không hiểu khi ta bắt đầu cần đến nó

III- Ghi chép từ các văn bản (các bài viết):

1 Thuận lợi và khó khăn:

- Tốn nhiều thời gian để đọc các tài liệu

+ Đôi khi tham lam viết quá dài

+ Đôi lúc tìm chưa hết hoặc chưa đủ tài liệu cần thiết để tham khảo

+ Khi nghe báo cáo thì diễn giả đã định hướng và xác định các vấn đề cần truyền

Rõ ràng - mạch lạc – dễ đọc – sử dụng nhanh chóng.

3 Kỹ thuật ghi chép

a/ Chuẩn bị phương tiện

- Giấy viết , bút , thước v.v…

- Bàn ghế

- Các tài liệu cần thiết

- Tinh thần tập trungChú ý : Khi ghi chép mỗi thông tin để riêng một trang giấy để quá trình viết

không bị xáo trộn các ý tưởng

b) Những yếu tố quan trọng cần ghi chép

- Ghi chép cho bài nói :

+ Không cần phải viết thành bài để đọc mà viết ý chính + Cần phải chọn những vấn đề người ta chưa biết hoặc không biết màngười ta muốn tiếp nhận

+ Xây dựng một dàn bài rõ ràng và lôgic

+ Viết ngắn gọn dễ đọc ( kiểu tốc ký , gạch đầu dòng )

+ Xắp xếp thứ tự cho dễ nhìn , dễ hiểu theo chủ đề đặc biệt các phần

sẽ được minh hoạ bằng hình ảnh hay đèn chiếu

+ Viết trên giấy một mặt rộng rãi , + Các dữ liệu không thể nhớ được (như số liệu, hình ảnh, đường biểudiễn, sơ đồ) nên được ghi chú một cách có hệ thống Nó có thể được chép lạitrên những tài liệu riêng biệt, được sắp xếp theo thứ tự sao cho dễ trông thấy(trong trường sử dụng giấy trong, đèn chiếu)

+ Khoảng không gian sử dụng của bài viết phải hợp lý:

+ Sử dụng gạch dưới và kiểu in hoa (nếu cần)

+ Chọn các điểm quan trọng mà mục tiêu yêu cầu

Ví dụ : Vấn đề MA TUÝ bao gồm : tác hại , lợi nhuận , tình hình buôn lậu , chế

biến , tình hình cai nghiện v.v…

- Ghi chép để làm tư liệu (một báo cáo hay một công trình, một dự án hay

một bài giảng …) phải tóm tắt hay viết những điểm chính theo mục tiêu đã đề

ra và tạo thành một bài hoàn chỉnh

+ Chuẩn bị một dàn bài đầy đủ và logic ,lấy tư liệu từ các tài liệu đã đọc theonội dung và mục tiêu , yêu cầu :Các số liệu,dữ liệu,công thức , bảng

biểuv.v

+ Chọn ý chính và quan trọng trong tài liệu theo mục tiêu của bài viết,trong các tài liệu có nhiều vấn đề tuỳ theo mục tiêu và chủ đề mà người viết cần, thì phải đi sâu và trích ra

+ Viết thành các chương mục theo dàn bài đã có :từ đó hình thành các vănbản mạch lạc , câu văn hoàn chỉnh, chú ý tránh các lỗi chính tả , viết hoa lung tung , dấu chấm , dấu phẩy ,chấm xuống dòng v.v… không đúng, viết rõ ràng không viết ẩu viết tắt khó đọc

- Người viết cần phải biết trước nội dung tài liệu để ghi chép do vậy cần phải :

+ Với bài văn ngắn : đọc toàn bài văn

+ Tài liệu dài : đọc lời nói đầu , lời giới thiệu tóm tắt , đọc một vài chương quan trọng , đọc kết luận của tài liệu…dựa vào mục tiêu đặt ra đểtìm nội dung đáp ứng theo yêu cầu của bài viết và tiến hành tóm tắt đưa vào bài việt theo từng đoạn.

Ví dụ :

* Ghi chép với chủ đề nhân đạo trong tác phẩm “ Những Người Khốn Khổ

“của nhà đại văn hào Pháp VICHTOHUYGO

* Ghi chép với chủ đề tình yêu và tính cách người cộng sản PAVEN

CÔSGHIN trong “Thép Đã Tôi Thế Đấy” của nhà văn NICÔLAI

ÔSTÔTSKI

* Vấn đề ma tuý có nhiều lĩnh vực cần đề cập một trong vài nội dung của chủ

đề như : lợi nhuận , tác dụng , tác hại , quá trình cai nghiện v.v…

- Khi đọc : cũng trích từng phần theo dàn bài

+ Từ đoạn nhập đề + Đoạn giới thiệu+ Đoạn chuyển mạch + Đoạn kết luận

- Cần chú ý các câu then chốt , các chữ hữu ích

- Chọn các ý tưởng cơ bản của đoạn văn cần tóm tắt các đoạn quan trọng : trích

từ văn bản nghị quyết , nghị định , chỉ thị v.v…

- Các yêu cầu thực tế cho bài viết

+ Các văn bản và tài liệu soạn ra phải phù hợp với yêu cầu hoàn cảnh thực

tế (nếu là các giải pháp , các nghị quyết , các nghị định , chỉ thị v.v…)+ Trong văn bản phải ghi rõ các tài liệu tham khảo , trích dẫn từ đâu ,trong sách nào , trang nào ( như các số liệu , công thức , các định lý ,định luật , các câu nói nổi tiếng v.v…)

+ Ghi nhận tình huống và môi trường của vấn đề được đề cập khi tài liệuđược tóm tắt

+ Các phiếu thông tin đừng để lẫn lộn các ý tưởng với nhau mà cần để

riêng mỗi ý tưởng một phiếu

+ Các tư liệu đôi khi không cần chép ra, lúc tham khảo cần ghi nhận trang ,

tên tài liệu v.v…Khi nào viết thành văn bản lúc đó ta lật lại các tài liệu

đó để sử dụng

+ Ta có thể ghi chú bên lề văn bản bài viết để tiện tra cứu khi cần

IV- Thực hiện báo cáo (Tiểu luận, Luận văn tốt nghiệp, Bài phát biểu …)

1/ Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ ràng:

- Lời nói đầu: Đặt vấn đề cần phải giải quyết

- Lời giới thiệu

- Các phần cần được giải quyết ( Các chương của báo cáo )

- Kết luận: Vấn đề đặt ra đã được giải quyết kết quả đưa vào sử dụng, lờikhuyên và những giải pháp tiếp theo (nếu có)

- Tài liệu tham khảo:

+ Tên tác giả

+ Năm xuất bản

+ Số series xuất bản (nếu có)

+ Ghi theo thứ tự vần

- Mục lục

2/ Những điều yêu cầu thực hiện trong báo cáo (hoặc thuyết minh):

- Phải viết chữ rõ ràng, cẩn thận, không được viết tắt, viết ẩu làm người kháckhông đọc được hoặc không hiểu; chữ không được viết hoa lung tung, khô

ng được tẩy xóa tùy tiện

- Câu văn gọn, không dài lê thê

- Các đề mục, chương phải rõ ràng nhằm chia các khối lượng công việc rànhmạch

- Việc chia các phần trong các chương cần thống nhất từ đầu đến cuối

- Các hình vẽ cần phải có chú giải tên hình rõ ràng

- Các hình vẽ và công thức không phải của mình sáng tác thì cần phải làm các

ký hiệu tham khảo [ ]

Ví dụ: Công thức (5) hay hình (6) có thêm [1] & [2] ý nói lấy từ tài liệutham khảo 1 và 2 ghi ở phần cuối báo cáo trong mục tài liệu tham khảo

Tóm lại: Các phần trích dẫn kể cả lời nói cần phải ghi rõ ràng, đầy đủ

Trong mọi tổ chức, thực hiện đều đặn các buổi đối thoại là một cách hữu hiệu

để luân chuyển thông tin và giải quyết vấn đề, không có sự trao đổi trực tiếp, hệthống sẽ nhanh chóng đi đến chỗ bế tắc Đối thoại còn giúp giải quyết nhu cầu củacon người, vì sự thất vọng bực bội tích tụ hàng ngày sẽ dần dần tạo thành một sựkhó chịu căng thẳng sẵn sàng bùng nổ bất cứ lúc nào

Một tình huống được hình thành dựa trên những hành động liên tiếp chủ yếubằng lời nói giữa hai cá nhân nhờ vào tiếp xúc trực tiếp và với một mục tiêu đã

được ít nhất là một trong hai người đề xướng từ trước – đó là đối thoại.

II – Các kiểu đối thoại chính:

1/ Theo mục tiêu:

a/ Điều tra: yêu cầu ai cung cấp thông tin Đối thoại tìm thông tin từ cấp thấpnhất lên cấp cao nhất.

b/ Thông báo: cung cấp thông tin hay giải thích cho ai (theo yêu cầu của họ hay

do ta thấy điều đó là cần thiết) Thông tin từ cấp cao nhất xuống cấp thấpnhất

c/ Động viên: thúc đẩy ai làm một việc gì, làm cho họ thay đổi cách làm việc,thay đổi thái độ làm việc

d/ Lựa chọn, đánh giá, định hướng

e/ Giải quyết vấn đề với một người nào đó

2/ Theo vai trò của người tham gia trong cuộc đối thoại

a/ Đối thoại tập trung vào vấn đề do người khởi xướng cuộc đối thoại đề ra.b/ Đối thoại tập trung vào vấn đề riêng của một thành viên trong cuộc đối thoạicòn gọi là đối thoại cố vấn

Đây là trường hợp một hay nhiều người tìm đến một người khác để xinlời khuyên giải quyết tình huống khó xử của mình

c/ Đối thoại tập trung vào vấn đề liên quan đến cả hai bên đối tác và nhiều đốitác

Đây là trường hợp xảy ra thường xuyên nhất trong một xí nghiệp, ví dụnhư: Hai kỹ thuật viên của hai bộ phận khác nhau phải cùng giải quyết một vấn

đề Trường hợp điển hình của quan hệ C.Ư – K.H quan hệ cung ứng – kháchhành trong khuôn khổ của một dự án chất lượng toàn bộ

Người phỏng vấn đưa ra vấn đề rồi sau đó nghe đối tượng trình bày.Nhười phỏng vấn cần thể hiện sự thông cảm, đồng tình, đặc biệt là thái độ củamình, người phỏng vấn trở thành thính giả nhằm tạo sự thoải mái cho ngườinói Thỉnh thoảng, người phỏng vấn cần diễn đạt lại một vài ý của người trìnhbày nhằm khuyến khích họ đi sâu hơn vào vấn đề Đây là kiểu đối thoại phùhợp trong tình huống giúp đỡ hoặc khuyên người nào đó Cần luyện tập nhiềucác kiểu đối thoại kể trên

III - Can thiệp của người phỏng vấn:

1 Câu hỏi:

a/ Câu hỏi trực tiếp:

Sử dụng để bắt đầu cuộc đối thoại Trên nguyên tắc, sử dụng lại mỗi khi đề cậpđến một đề tài mới

b/ Câu hỏi truyền:

Thường được sử dụng trong đối thoại kiểu bán dẫn dắt Nó dựa trên những điềungười được phỏng vấn vừa nói để tiếp tục phát triển, chi tiết hóa và đào sâuthêm vấn đề

Ví dụ : Anh nghe được qua ….?

Trên quan điểm nào ….?

Nó khiến người nói có trách nhiệm về những điều mình nói, đồng thờikhuyến khích họ đi sâu hơn vào vấn đề Nó còn giúp hai bên không bị mất thờigian vì những hiểu lầm đáng tiếc

a/ Định nghĩa

Trình bày lại, là ngắt lời người nói tại một thời điểm để nghe tóm tắt lạinhững điều họ hiểu về nội dung mà người nói vừa trình bày và sau đó lại để chongười nói trình bày tiếp

b/ Ba mức độ trình bày lại :

- Trình bày lại một cách đơn giản :

+ Là dạng tổng hợp lại những điểm chính vừa được nghe trình bày, tùy theocách hiểu riêng của người nghe :

“Ông vừa bảo rằng ”

“Nếu tôi không nhầm …”

+ Giúp kiểm chứng và bày tỏ với người nói về mức độ hiểu của người nghe

về những gì mà người nói muốn truyền đạt: phát hiện được những điều

đã hiểu nhầm, hiểu sai

+ Người trình bày lại không dùng cách này để khẳng định địa vị, quan điểmhay đánh giá của mình

- Trình bày lại có diễn giải:

+ Làm nổi bật một điểm then chốt chưa được trình bày rõ ràng hay tổng hợptoàn bộ các đề nghị

+ Người trình bày lại làm sáng tỏ bài phát biểu của người nói bằng cách diễngiải hay thay đổi một chút ít nội dung vừa được nghe

- Trình bày lại theo kiểu ngược lại:

+ Tổng hợp một cách nghịch lý, thậm chí trái với điều thường nghe (đượcnghe một cách đúng đắn)

+ Có thể làm nổi bật điểm chính dễ gây tranh luận

Lưu y: Kiểu này có thể kéo theo một số khó khăn về mặt quan hệ về sau

IV/ Thái độ của người phỏng vấn (người hướng dẫn đối thoại).

Thường được biểu hiện qua:

- Lời nói: các từ, giọng nói

- Tư thế, cách nhìn …

Ta có thể chia làm hai kiểu thái độ:

- Kiểu thái độ chung: người điều hành đối thoại dẫn dắt cuộc đối thoại theomục đích đã định của mình và thường phụ thuộc vào tính cách của anh ta

- Kiểu thái độ từng phần: do người dẫn dắt đối thoại can thiệp theo các giaiđoạn trong suốt quá trình đối thoại, tuỳ thuộc từ các phản ứng của ngườiđược đối thoại

1 Các kiểu thái độ chung:

a/ Thái độ chuyên quyền, độc đoán:

Đây là thái độ ảnh hưởng từ bên ngoài và một cách trực tiếp đến ngườikhác nhằm áp đặt ý muốn hay quan niệm của mình Có thể phân thành haidạng:

- Thái độ chuyên chế:

Người chuyên chế luôn tìm cách áp đặt ý kiến, quyết định, quyền hạn củamình lên người khác mà không cần quan tâm đến phản ứng của họ, kiểu này sửdụng việc răn đe, hăm doạ là chính

- Thái độ gia trưởng:

Người có thái độ gia trưởng:

+ Luôn tìm cách ảnh hưởng lên người khác theo kiểu “vì muốn tốt cho anh”,hay quan tâm theo kiểu “của một người cha tốt trong gia đình”

+ Mong muốn khống chế người khác nhưng lại muốn được người khácthương yêu

d/ Thái độ hợp tác:

Luôn giúp đỡ người khác đưa ra quyết định bằng cách cùng nhau tìm kiếmgiải pháp Đây là kiểu giao tiếp tương hỗ , ở đây không có sự áp đặt

2 Các kiểu thái độ diễn tiến:

Nó thể hiện theo các giai đoạn khác nhau của buổi đối thoại và trong khuônkhổ của một kiểu thái độ chung, ví dụ: một người trình bày vấn đề của họ nhưsau:

“Tôi chẳng còn thích thú gì công việc này nữa Nó quá ư đơn điệu, tôi chỉ làm theo trách nhiệm không hơn không kém, tôi muốn thay đổi công việc, thậm chí chuyển sang xí nghiệp khác, bởi vì nơi làm mới có thể tạo cho tôi động lực mới … tóm lại, tôi hy vọng như thế”.

Bây giờ chúng ta hãy tưởng tượng những thái độ có thể xảy ra trong trườnghợp này

a/ Thái độ ra lệnh hay quyết đoán:

Nhằm chỉ cho người khác những gì họ phải làm hay không được làm:

“Anh phải thay đổi nơi làm !”

“Anh phải xin đổi sang bộ phận khác !”

b/ Thái độ lẩn tránh:

Nhằm trốn tránh đáp ứng những yêu cầu của người khác bằng cách đưa ranhững quan điểm chung chung hay tìm cách kết thúc buổi trao đổi:

“Anh cứ yên tâm đi, rồi mọi việc sẽ qua thôi”

“Sau một tháng nghỉ hè, anh sẽ thấy đỡ ngay mà”

“Xin lỗi, tôi có buổi họp quan trọng”

c/ Thái độ mê hoặc dụ dỗ:

Nó chủ yếu dựa trên các phương pháp mị dân cốt làm cho người khác hiểurằng họ đang có may mắn được nói chuyện với một người thông minh và thú vị:

“Bạn phân tích sự việc thật là tinh tế, tuyệt vời !”

“Thế bây giờ anh thích làm loại công việc gì”

”Anh cảm thấy chán công việc mình làm từ khi nào vậy” f/ Thái độ diễn giải:

Người phỏng vấn diễn giải lại ý tưởng do người khác vừa trình bày và cốgắng làm nổi bật những nguyên nhân sâu xa:

“Tôi cho rằng chính sự mệt mỏi trong công việc đã dẫn đến những bực bội,khó chịu trong con người anh, nói sâu xa hơn là nó ảnh hưởng đến toàn bộcuộc sống của anh”

g/ Thái độ đề xuất hay khuyên bảo:

Nó cũng giống thái độ trên, nhưng diễn ra một cách kín đáo hơn, nhẹ nhànghơn:

“Anh đã nghĩ đến việc xin chuyển sang bộ phận khác chưa?”

“Sao không bắt đầu bằng việc tìm hiểu nguyên nhân về sự bực bội củabạn có hơn không”

h/ Thái độ giúp đỡ hay hỗ trợ:

Nó nhằm trấn an người khác, giúp đỡ họ về mặt tâm lý:

“Anh có muốn chúng ta bàn thêm về điều đó nữa không”

“Vấn đề của anh thật khó, nhưng không sao chúng ta sẽ cùng xem xét nó

rõ ràng hơn và sẽ tìm ra giải pháp thôi”

“Anh có muốn tôi giới thiệu anh với một người bạn là chuyên gia đánhgiá năng lực hay không”

“Anh chẳng phải là người duy nhất gặp rắc rối kiểu này khi làm cùng mộtcông việc trong vài năm đâu, chúng tôi biết hết mọi kiểu khủng hoảng nhưthế này …”.

V- Chuẩn bị một cuộc đối thoại :

Đối thoại sẽ càng có hiệu quả khi mà hai người đối thoại có chuẩn bị trước

1/ Đề tài:

- Về vấn đề gì?

- Việc trình bày đề tài có rõ ràng chưa?

- Làm thế nào trình bày một cách chính xác đề tài?

- Người đối tác đã có trước những thông tin nào về đề tài?

2/ Bối cảnh :

- Đề tài hôm nay được đề cập đến trong hoàn cảnh nào?

- Ai (những ai) sẽ là người đối thoại với ta? Họ có quyền quyết định không ?

- Liệu họ có nắm được bối cảnh không?

3/ Mục tiêu :

- Mục tiêu của ta trong đối thoại này là gì?

+ Đối thoại quan tâm đền công việc, nghiệp vụ

+ Đối thoại quan tâm đến vấn đề xã giao, tìm hiểu điều tra …

- Làm sao nêu bật các kết quả đạt được

4/ Các thông tin, lập luận cho đề tài:

- Tùy theo mục tiêu đề ra, những thông tin nào cần chú trọng để đưa ra?

- Cần tìm hiểu và hiểu rõ đối tác

- Ưu tiên cho những ví dụ cụ thể nào?

- Phải tập hợp những tài liệu nào?

- Ta sẽ gặp những trở lực nào hay chống đối nào trong buổi đối thoại?

Những lập luận nào sẽ chống lại ta? Ta cần chuẩn bị phản biện nào và làmthề nào để trình bày chúng?

5/ Kế hoạch và trình tự đối thoại:

- Ta đề ra kế hoạch để chuẩn bị cuộc đối thoại ra sao?

- Trình tự các phần lần lượt sẽ trình bày ra sao?

- Cái nào phải nói trước Cái nào phải nói sau?

 Những người đi đàm phán, các ứng cử viên hay các thí sinh đi dự phỏng vấn tìm việc làm nào mà không sử dụng 5 bước chuẩn bị cơ bản này thì khả năng thành công sẽ bị hạn chế

VI- Đối thoại qua điện thoại:

Điện thoại đã trở thành một phương tiện giao tiếp rất phổ biến và thông

dụng tuy nhiên nhiều người vẫn bị “khớp” khi phải sử dụng thiết bị này.

1 Những khó khăn đặc thù trong đối thoại qua điện thoại :

- Phải kể đến thời gian, chi phí Cần phải trình bày một cách rõ ràng, cụ thể vàchính xác

- Không nhìn thấy người giao tiếp Tất cả những gì không liên quan đến lời

nói đều không trông thấy Ta không thể “thấy” đựợc phản ứng của nhau Ta

luôn băn khoăn : không biết người kia có hiểu không? Có đồng ý không? Cóphản đối không? Có bị đụng chạm không? …

- Việc mô tả bị hạn chế Người đối thoại không thể cảm nhận bằng các giác

quan của mình : sờ mó, nếm, nhìn … Do đó cần diễn đạt bằng ngôn ngữ giàu chất tượng hình.

2 Những con số gây kinh ngạc :

58% các lần chờ chuyển máy có thời gian trên 3 phút

82% những người gọi đến không tự giới thiệu (không cho biết tên, cơ quan

mà dọ đang làm việc)

39% nhấc máy sau 2 phút chuông reo

77% không ghi nhận lại những thông tin do người đối thoại cung cấp

3 Làm thế nào để có được sự tiếp xúc :

a/ Chuẩn bị về thể lực :

- Hít thở sâu để giữ bình tĩnh

- Mỉm cười : để tạo giọng nói vui vẻ và tạo bầu không khí nhiệt tình.b/ Tự giới thiệu :

- Bắt đầu lời chào

- Giới thiệu tên, họ một cách rõ ràng rành mạch : điều này rất quantrọng, bởi vì người đối thoại biết được mình đang nói chuyện với ai và cócảm giác an tâm

c/ Trình bày lý do của cuộc gọi :

Đi thẳng vào vấn đề sẽ giúp ta tiết kiệm thời gian, xác định được đốitượng tạo sự quan tâm, chú ý của người nghe

4 Duy trì sự chú ý :

a/ Nêu một vài quan điểm chung mang ý nghĩa tích cực trong quá khứ

Điều này sẽ đánh thức những kỷ niệm tốt đẹp và làm cho người đối thoại tựnhiên hơn Cuộc đối thoại vì thế mà tiến triển tốt hơn

b/ Tìm một điểm chung mang ý nghĩa tích cực

Điều này tạo mối dây liên hệ Người đối thoại sẽ tích cực hơn khi tiếp tụclắng nghe ta trình bày

c/ Tìm cách diễn đạt mang tính động viên, khích lệ hành động :

Nhằm mục đích nhận được những câu trả lời tích cực

Nhằm khuyến khích tìm ra giải pháp

d/ Nói những điều mà người đối thoại quan tâm :

Nhấn mạnh đến những điều sẽ đáp ứng được những mong mỏi của ngườiđối thoại và động viên, khuyến khích họ.

e/ Đặt câu hỏi :

Bằng cách đưa ra nhiều dạng câu hỏi đóng và mở xen kẽ nhau

Bằng cách yêu cầu nói rõ hơn

Bằng cách phân biệt giữa sự việc và quan điểm

f/ Trình bày lại :

Như ta đã biết, việc trình bày lại đóng vai trò chủ đạo trong mọi cuộc đốithoại, đặc biệt là đối thoại qua điện thoại Nó giúp người đối thoại biết đượcngười nghe đã hiểu (hoặc chưa hiểu), giúp khuyến khích cuộc đối thoại tiếpđiễn, nhất là khi cuộc đối thoại đang bị bế tắc tại một câu hỏi dạng truyền.Trình bày lại chính là cách giúp cho ta nghe lại một cách rõ ràng hơn và là cáchchứng tỏ thái độ cởi mở của mình

5 Kết thúc cuộc đối thoại qua điện thoại :

a/ Phát biểu tóm tắt nội dung :

Giúp mỗi bên đối thoại kiểm tra xem người kia đã hiểu rõ quan điểm củamình chưa

b/ Đưa ra một giải pháp :

Để người đối thoại biết rằng vấn đề của mình đã giải quuyết xong hay chỉđược một phần

c/ Xác định thỏa thuận mối quan hệ :

Ta không nên cúp máy trước khi xác lập được những bước tiếp theo của mốiquan hệ (ai làm việc gì?) và ai sẽ là người khởi xướng những bước tiếp theo (ai

sẽ khởi xướng lại mối quan hệ và trong thời hạn bao lâu?)

6 Một vài lời khuyên để một cuộc đối thoại qua điện thoại có hiệu quả :

a/ Tư thế:

Ngồi thẳng lưng, hay hơi nghiêng về phía sau để hít thở sâu hơn

Hít thở đều trong khi nói để tránh việc hít mạnh gây tiếng động lớn khi cảmthấy

hụt hơi

b/ Tiếng nói:

- Am lượng:

+ Cần phải nói tự nhiên xem người đối thoại như không có, cần tránh la lớn

và làm người nghe sợ hãi

+ Cần thay đổi âm lượng lời nói : nói lớn hơn nhẳm đánh thức và gây ấntượng nói nhỏ lại làm an tâm người nghe hoặc nói giọng nhẹ nhàng nhưđang tâm sự

- Cách phát âm:

Phải phát âm rõ ràng, bằng cách phát âm rõ các vần, bởi vì khi nói người

đối thoại không nhìn thấy môi bạn chuyển động : kiểu “Nói lúng búng trong miệng” chắc chắn sẽ dẫn bạn đến thất bại.

- Dung lượng:

+ Đừng nói quá nhanh : không hơn 140 từ / phút Cần có thời gian nghỉ,dừng câu.

+ Nên nói thay đổi tốc độ nhằm duy trì sự chú ý Khi muốn giải thích hay an

ủi, cần nói chậm lại Ngược lại, tăng tốc độ (nhưng đừng nhanh quá) khimuốn thuyết phục hay gây ấn tượng với người đối thoại

- Giọng:

Giọng nói cần phản ánh tâm trạng của người trình bày Đặc biệt cần diễn đạtmột cách trung thực và gây thiện cảm

c/ Dạng câu hỏi sử dụng:

- Dùng câu ngắn gọn nếu muốn người khác hiểu và ta hít thở được dễ dàng

- Đừng ngắt lời người đang nói

- Tránh tối đa các từ trừu tượng, tối nghĩa

- Dùng từ ngôi thứ nhất : Tôi.

VII- Kết thúc buổi đối thoại:

Từ đầu chúng ta đã biết rằng đối thoại là một phương tiện cho cả hai phíahay ít nhất là một phía đạt đến mục tiêu đã được đặt ra trước

Cuối buổi tranh luận, trước khi chia tay, cần tóm tắt nội dung, để xác nhậnmục tiêu đã đạt được, hoặc con đường dẫn đến mục tiêu cần đạt Đối với mọihình thức đối thoại ta đặc biệt lưu ý đến :

- Cách trình bày lại những điểm chính đã thảo luận và trình bày lại kết quảcủa cuộc đối thoại

- Xác định rõ tình trạng vấn đề vào cuối buổi đối thoại, vấn đề còn tồn tạikhông?

Trong trường hợp đàm phán thương lượng, ta cần nhắc lại :

- Những điểm then chốt trong các thỏa thuận

- Những điểm thống nhất chưa giải quyết được (ai, cái gì)

Nều cuộc đối thoại mục đích vì công việc, ta sẽ trinh bày lại các điểm chínhxoay quanh hành động bằng cách trả lời những câu hỏi mở Đặc biệt có thể sửdụng phương pháp thông dụng của hệ thống chất lượng :

AI LÀM, VẤN ĐỀ GÌ, Ở ĐÂU, NHƯ THẾ NÀO, KHI NÀO, TẠI SAO

Bằng cách phân định vai trò và hành động, bằng cách xác định mối quan hệgiữa chúng, bằng cách xác định kỳ hạn và bằng cách tạo các dấu hiệu khuyếncáo nhằm tránh mọi việc đi trật quỹ đạo

Nếu buổi đối thoại cần phải tiếp tục ta phải thỏa thuận thời gian, địa điểm,giờ giấc của buổi gặp gỡ tới và dĩ nhiên cả những tài liệu cần thiết Nếu khôngtìm ngay được thời gian phù hợp, cần phải xác định rõ ai sẽ là người khởixướng lại việc tiếp xúc lần sau

CHƯƠNG IV

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH và ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP

I- Đặt vấn đề:

- Ngày nay kỹ năng thuyết trình và điều khiển cuộc họp là các kỹ năng

cần thiết cho một cán bộ kỹ thuật

- Thuyết trình đã đạt đến mức nghệ thuật , nó là vũ khi quan trọng và lợi hạigiúp cho bạn thành công trong các cuộc đàm phán , thương lượng v.v…Không những giúp bạn truyền đạt một cách hòan hảo các ý tưởng cho ngườinghe mà trong nhiều trường hợp còn kích thích khơi dậy những phần tốtđẹp sâu lắng trong mỗi thính giả đang lắng nghe bạn.

- Nếu bản thân bạn không diễn đạt được ý của mình bằng lời lẽ suôn sẻ thì dù có

kiến thức cao đến đâu cũng không làm cho người khác hiểu và thuyết phụcđược người khác

- Bạn sẽ là nhà quản lý kinh doanh , nhà điều hành , nhà khoa học hay mộtchuyên gia v.v…Bạn phải thường xuyên tham dự các cuộc họp , hội nghị ,hội thảo và bạn phải trình bày báo cáo trước đám đông Đừng bao giờ bạnlúng túng khi bị “Đột kích “ bất ngờ Nếu bạn nói năng tốt bạn sẽ tô đẹphình ảnh nâng cao uy tín và vị thế của mình đồng thời cũng giành đượcniềm tin và sự kính trọng của mọi người

- Giống với thuyết trình , để điều khiển cuộc họp thì người tổ chức trước

tiên cũng phải trình bày báo cáo một vấn đề trước tập thể để mọingười nắm bắt vấn đề.Chính các cuộc họp này là một trong các cáchđiều hành cơ quan hay đơn vị trong quá trình hoạt động hiện nay

- Điều khiển cuộc họp còn đòi hỏi người chủ trì phải luôn theo sát , nắmbắt sự dĩen biến các tình huống ,phải có kỹ thuật điều hành,nhạy bén,sáng tạo và luôn tính trung lập với mọi người

- Buổi họp phải tạo cho người tham dự nắm bắt được nội dung , nhận biếtcác thông tin cần thiết Người tham dự cần được bàn bạc trao đổi,tham gia đóng góp ý kiến của mình để tìm giải pháp tạo niềm tin vàthuận lợi trong công tác

- Việc điều hành các cuộc họp không phải do tuỳ hứng, nếu không chuẩn bịtốt sẽ tạo cho người tham dự sự thất vọng, gia tăng sự bực bội, ảnhhưởng đến tâm lý và tình cảm

Do vậy vai trò của người hướng dẫn và chủ trì buổi họp hết sức quan trọng,phải làm cho người tham dự hào hứng và thấy hiệu quả trong cuộc họp

II- Kỹ năng thuyết trình

1/ Các bước chuẩn bị thuyết trình

- Để chuẩn bị thuyết trình , đòi hỏi người thuyết trình phải có và nắm vữngmột vốn kiến thức sâu rộng , một lượng thông tin phong phú vì chủ đề sẽtrình bày

Các nhà sư phạm thường nói :” Phải biết biển mới nói đến sông “.

- Rõ ràng là người thuyết trình phải xác định rõ mục tiêu của đề tài, đó làđiều cốt lõi mà diễn giả phải thuyết trình cho mọi người, đừng say xưahoặc bị lôi cuốn khỏi dòng chủ đạo và bị lạc đề

- Để tránh điều này người thuyết trình cần viết ra giấy những nội dungchính của bài nói dưới dạng các ghi chú để dẫn dắt các bước trình bày, cónhững diễn giả viết ra nguyên văn bài nói của mình , song không đọcnguyên bản đã viết , mà chỉ để trích dẫn

Đây là bước chuẩn bị rất quan trọng vì nó giúp bạn sẽ đạt đến trình độ lưulóat sau này

Phải rèn luyện ,“ Chỉ có rèn luyện nhiều mới trở thành thợ rèn giỏi “ngạn ngữ

Pháp đã nói

Việt Nam có câu “ Có công mài sắt có ngày nên kim”.

- Người thuyết trình phải nhấn mạnh cốt lõi của chủ đề mà mình trình bày

và làm nổi bật những điều quan trọng mà mình muốn truyền tải đến ngườinghe

- Bài thuyết trình của mình phải chứa đựng nhiều thông tin mới và đặc biệt

có những ý tưởng độc đáo vì chủ đề dễ lôi kéo thính giả làm họ say mê vàhứng thú khi tiếp nhận thông tin

Muốn như vậy người thuyết trình phải lao động cần cù , tìm hiểu động não ,tưởng tượng , sáng tạo trong quá trình lao động chuẩn bị thuyết trình , chính sựchuẩn bị tốt sẽ đảm bảo thành công 50%khi đứng trước đám đông

2/ Thuyết trình

Đứng trước diễn đàn đòi hỏi người thuyết trình phải bình tĩnh , tự tin , chủ

động và sáng tạo trong ứng xử Khi thuyết trình cần chú ý một số vấn đề :a/ Ngôn ngữ – ngọai hình

Với diên mạo và vóc dáng của người thuyết trình là yếu tố đầu tiên tạo ấntượng sâu sắc cho thính giả , trang phục gọn gàng , lịch sự , nét mặt tươi vui

và hơi mỉm cười cùng với tư thế và cử chỉ mạnh dạn sẽ tạo mối thiện cảm vàquan hệ thân tình với mọi người Nếu ăn mặc chểnh mảng , tóc tai không gọngàng …thì chỉ làm cho mọi người khó chịu , người nghe sẽ cho là bạn coithường họ

Khi bạn đã thu hút được sự chú ý và gây được thiện cảm của thính giả thì sựthành công đã nằm trong tầm tay của bạn

- Tư thế

+ Khi được mời lên thuyết trình , bạn nên bước ra chững chạc , khôngquá nhanh hoặc quá chậm và đứng trước bục thuyết trình một cáchthỏai mái Đừng nhìn xuống sàn và cũng không ngó lên trần mà nênđưa mắt quan sát vòng một lượt qua thính giả tạo ra sự giao lưu tìnhcảm đầu tiên đối với họ

+ Đặt bài chẩn bị thuyết trình lên bàn ,hai tay buông xuôi thanh thản tựnhiên Không bồn chồn , hồi hộp hãy cố gắng thở đều đặn , thở sâunhưng nhẹ nhàng

+ Điều chỉnh khỏang cách MICRÔ không gần hoặc không quá xa( khỏang 20 – 25 mm ) để bảo đảm âm phát ra vừa đủ Bạn có thểhồi hộp thậm chí tim đập mạnh nhưng không sao , đó là chuyên bìnhthường

+ Khi thuyết trình ( khi nói ) thỉnh thỏang dùng tay làm các cử chỉnhằm minh họa diễn đạt các ý của mình nhưng lưu ý không vungmạnh hoặc múa may thái quá khiến mình trở thành “ Anh hề vụngdại “

Sau vài phút thuyết trình bạn sẽ thấy tự tin , hòa nhập được vớikhung cảnh và buổi thuyết trình sẽ diễn ra thuận lợi.

- Nhịp cầu của mắt

“ Đôi mắt là cửa sổ của tâm hồn “, đúng như vậy , giao tiếp qua ánh

mắt là một trong những phương tiện quan trọng , trực tiếp và hiệu quảnhất để thiết lập quan hệ với thính giả như một nhịp cầu nối liền ngườinói với người nghe

Qua sự quan sát cặp mắt của thính giả người thuyết trình có thể nhậnbiết sự chuyển tải của mình đến họ như là một thông điệp đầy ý nghĩa vàngược lại cũng nhận được từ nơi ấy sự đồng tình , khuyến khích và sựđánh giá qua truyền đạt

Sự lảng tránh của cử tọa không nhìn bạn hoặc chỉ nhìn mơ hồ đâu đó ,chắc chắn là họ không chú ý lắng nghe , tín hiệu cho thấy kênh giao tiếpchưa được mở Qua đó bạn cần thay đổi cách tiếp cận và phương pháptruyền đạt để họ tập trung quan tâm đến vấn đề bạn đang trình bày

b/ Ngữ điệu của giọng nói

- Giọng nói là công cụ giao tiếp chính , có người có giọng nói tốt dobẩm sinh

- Thanh quản là bộ phận cố định , còn các bộ phận linh họat trong phát

âm là : môi , hàm và lưỡi , nếu một trong ba bộ phận này không họatbát thì người nghe rất vất vả vì các âm phát ra không chích xác , khôngchuẩn Do vậy để có giọng nói tốt đòi hỏi người thuyết trình cần phảirèn luyện giọng nói vào mỗi buổi sáng, đọc vừa đủ to để nghe trongkhoảng 10 phút

- Lúc thuyết trình cần ngắt thành đọan ngắn để lấy hơi và chia ý bài nóinhằm làm cho người nghe dễ tiếp thu

- Khi nói cần chú ý :

+ Phát âm chuẩn xác , tránh nói luyên thuyên , phát âm sai ( nóingọng ) …dễ làm thính giả hiểu lầm và coi thường bạn

+ Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ ràng

+ Không nói quá nhanh hoặc quá chậm , tốc độ trung bình từ 125 –

140 từ/phút

+ Thay đổi âm lượng , nhịp độ , âm điệu của giọng nói cho phù hợp vớibối cảnh đây là điều cần thiết để truyền tải thông điệp của bạn đếnthính giả Nói đều đều dễ làm cho thính giả buồn chán và dễ ngủ gật.+ Tránh nói giọng ồm ồm , ề à , nên lấy hơi trong cổ họng để có giọngnói trầm mà vang xa

+ Cố gắng không dùng những từ đệm ,những mẫu từ vô nghĩa như :”cái “; “ ấy thế là “; “ đâm ra là “; “hóa ra là “; “ coi như là “; “ nóithật chứ “ v.v…Đây là một cố tật khó chữa cần rèn luyện và vứt bỏchúng

c/ Sự đồng cảm của thính giả

- Người thuyết trình cần nhìn khắp hội trường quan sát để ước lượngtuổi tác , giới tính cách trang phục và mối quan tâm của thính giả, xem

dây có phải là một tập thể hăng say chờ đợi nghe và tiếp thu bài nóihay chỉ là tốp người không mấy thân thiện , rầu rĩ , ủ dột vì phải cưỡngbách đến ngồi đây Ta cần phải phá vỡ hàng rào ngăn cách.

- Trực giác nhạy bén , lương tri sáng suốt là hai điều cần thiết để trởthành diễn giả thông minh ,bạn cần vận dụng để chọn cách tiếp cậnthích hợp với cử tọa Cần truyền đạt những điều mà cử tọa quan tâm ,đôi lúc cần thức tỉnh họ bằng những chuyện vui , chuyên vui này cóliên quan đến nội dung bạn đang đề cập là tuyệt vời nhất vì nó giúpcho cử tọa mau chóng đồng tình với bạn khi họ đã từng được nghe kểchuyện đó

- Một điều cũng không kém phần quan trọng là người thuyết trình phải

có niềm say mê với bài nói của mình, từ đó họ có khả năng sáng tạo ,cảm hóa và quyến rũ người nghe

Một quy luật của đạo lý thuyết phục nêu lên rằng :” Con đường tiến vào trí não một người đi qua trái tim họ “.

d/ Kế họach trình bày

- Để tiến hành thuyết trình , người thuyết trình cần chuẩn bị bài trình bàyđược viết hòan chỉnh và làm chủ kỹ năng cũng như nghệ thuật “Viết vàNói “( sử dụng từ ngữ hợp lý , câu văn hay , diễn đạt rõ ràng )

- Lập kế họach phù hợp và chuẩn bị chu đáo là điều kiện cốt lõi cho buổithuyết trình thành công ; Chuẩn bị đầy đủ giúp người thuyết trình vữngvàng , tự chủ, không bị hồi hộp, lúng túng

- Ngòai bài viết người thuyết trình cần có một dàn bài của bài nói, trên

đó ,ghi thời gian diễn biến từng phần , các mục cần ghi chú như : cáctài liệu , hình ảnh cần minh họa được ghi trên phiếu giấy cứng 6cm X10cm ( không ghi trên giấy khổ A4 hoặc sổ tay dễ làm người nghethiếu tập trung chú ý nghe khi diễn giả tìm kiếm nhất là lại gây ra tiếngđộng sột soạt )

- Người thuyết trình không nên đọc bài viết sẵn mà chỉ tham khảo nhấnmạnh , hoặc chỉ đọc một vài đọan như : kết luận , trong khi đọc thỉnhthỏang phải ngẩng đầu lên nhìn cử tọa để sự giao tiếp không bị giánđọan

- Người thuyết trình cần thường xuyên kiểm sóat thời gian , nội dungbài nói không thừa , không thiếu và đi đúng trọng tâm vấn đề cần trìnhbày

- Người thuyết trình cần tận dụng các phương tiện nghe nhìn để bàithuyết trình của mình thêm phong phú và hấp dẫn

III- Những hình thức hội họp cơ bản:

Khi tham dự một buổi họp ta cần nên biết trước buổi họp thuộc loạihình nào Cần biết loại hình hội họp mà ta sẽ được mời trước khi tham dự

nó Tiêu chí tốt nhất của việc phân loại buổi họp là mục tiêu của cuộc họp Một buổi họp, dù với mục đích gì đi nữa chúng cũng sẽ thuộc loại:

- Họp hoạt vụ: trong trường hợp họp được tổ chức với thời gian và mụcđích hạn chế, nó sẽ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu đề ra

- Họp chức năng: trong trường hợp cuộc họp dự định xảy ra bình thường

và thường xuyên của một cơ quan Ví dụ: họp Quốc hội, Hội đồng quảntrị, họp giao ban của Ban giám đốc v.v…

Ta có các hình thức họp sau :

1/ Cung cấp thông tin:

Họp để phổ biến thông tin từ trên xuống : Một người truyền đạtcác thông tin cho một nhóm người

2/ Họp thu nhận thông tin:

Tập hợp thông tin từ dưới lên : Người điều hành sẽ tiếp nhậnthông tin đối với những người đã tiếp xúc thực tế Do vậy họ có thể nắmbắt những gì xảy ra trên hiện trường trước khi đi đến một quyết định

3/ Họp tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề

Những cuộc họp loại này rất đa dạng Ta có thể kể ra các trườnghợp hay gặp nhất trong các tổ chức:

a/ Họp – bàn luận (hội họp bàn luận):

Tập thể tranh luận về một đề tài đặc biệt ,nhằm đưa ra một hay nhiềugiải pháp

b/ Họp nghiên cứu tình huống:

Từ một trường hợp đã được nghiên cứu trước, căn cứ trên hồsơ,tài liệu người hướng dẫn sẽ tổ chức buổi họp Trong buổi họp chophép mỗi người trình bày các phân tích , các suy nghĩ của mình và từ đótập thể sẽ suy tính tìm một giải pháp hợp lý

c/ Động não:

Kỹ thuật này cần có óc sáng tạo Nó thường được sử dụng bởi các

tổ chức quảng cáo, các câu lạc bộ chất lượng, các đội nhóm chịu tráchnhiệm thiết kế các sản phẩm mới hay xem xét lại các sản phẩm đang có.Thường khi sử dụng kỹ thuật này, nó liên kết ba giai đoạn:

- Sáng tạo: một tham dự viên đưa ra các đề nghị, mà không có sự kiểmduyệt

- Phân tích: tập thể nhóm sẽ bình phẩm các đề nghị

- Ra quyết định: toàn nhóm chọn một giải pháp tuỳ vào mục tiêu đã đưa

ra hay bằng sự thoả thuận của tập thể

d/ Nhóm Balint:

Những người làm cùng một chuyên môn sẽ họp nhau lại định kỳ.Mục đích là giúp đỡ mỗi thành viên của nhóm giải quyết những khókhăn mà họ gặp phải trong quá trình làm việc Mỗi thành viên của nhómtrình bày vấn đề mà họ gặp và mong chờ sự giúp đỡ của tập thể Dưới

sự hướng dẫn của người chủ trì buổi họp, nhóm sẽ suy nghĩ về các giảipháp Việc phân tích vấn đề rất có ích cho cả nhóm, nhờ đó mỗi thànhviên sẽ thích ứng được khi gặp đúng vấn đề này trong một ngày nào đó

e/ Phillips 66:

Kỹ thuật này là đặc biệt hiệu quả khi người ta muốn nhận được

sự tham gia tích cực của một nhóm đông người hay khi có sự đốinghịch giữa các ý tưởng hoặc sự đối nghịch của các cá nhân, nó làm cảntrở sự tiến triển của tập thể khi đối đầu với một vấn đề có giới hạn rõràng

Người chủ trì trình bày vấn đề cần giải quyết, kế đó đề nghị cửtoạ chia thành các nhóm nhỏ (6 người) Mỗi tiểu nhóm này sẽ bàn bạcvới nhau dưới sự hướng dẫn của một người chủ trì (trong vòng 6 phúthay nhiều hơn )và chỉ định một báo cáo viên trình bày những giải pháp

mà tiểu nhóm đã tìm ra trước tập thể hội nghị

4/ Họp ra quyết định tiến đến hành động:

a/ Họp để lấy quyết định:

Việc này tiến hành qua bốn giai đoạn:

- Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin)

- Thu thập các ý kiến dựa trên các sự kiện (giai đoạn bàn bạc)

- Tìm kiếm các giải pháp (giai đoạn sáng tạo)

- Ra quyết định (giai đoạn lựa chọn)

b/ Họp có tính chất chiến lược:

Đây là loại họp trong đó các nhóm có quyền lợi và ý tưởng trái ngượcnhau Mỗi nhóm tìm cách chiếm được ưu thế tối đa đối với các nhóm khác.Mỗi nhóm do một người lãnh đạo có nhiệm vụ bảo tồn, duy trì được sựnhất quán của nhóm mình và tìm cách chia rẽ nội bộ phía đối thủ

5 Họp để hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm:

Các nhà tâm lý và xã hội hay những người có kinh nghiệm khuyếnkhích họp các nhóm gặp cùng vấn đề để thông cảm và giúp đỡ nhau.Muốn vậyngay trong nhóm cần có :

a Động lực của nhóm:

Mục đích là làm cho tham dự viên nhạy cảm với hoạt động của tập thể

và tìm các biện pháp để giải quyết các vấn đề được đặt ra cho tập thể Mỗingười cần phải biết mình làm thế nào để mọi người hiểu mình và mình hiểungười khác Buổi họp có thể kéo dài nhiều ngày, mà nội dung là hoàn toàn tự

do với mục đích là làm rõ những hiện tượng, những vấn đề của nhóm

b Phân tích cơ chế: