TIỂU LUẬN đề tài CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG DOANH NGHIỆP

Khái niệm về kiểm tra Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm pháthiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch trên cơ sở đó đưa ra biện pháp đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM KHOA MARKETING - KINH DOANH QUỐC TẾ

BÀI TIỂU LUẬN Tên đê tài: CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG DOANH NGHIỆP SVTH : Phan Lê Cấm Vân

TP.HCM, T 11/2021

MỤC LỤC

Trang

Trang bìa

Mục lục

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NỀN TẢNG 2

1.1 Khái niệm về kiểm tra 2

1.2 Phân loại kiểm tra 2

1.3 Vai trò và mục đích kiểm tra 3

1.3.1 Vai trò 3

1.3.2 Mục đích 4

1.4 Quy định kiểm tra 4

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC KIỂM TRA 5

2.1 Chức năng kiểm tra trong doanh nghiệp có cần thiết không? 5

2.2 Vận dụng kiểm tra trong quản lý của các doanh nghiệp tạiViệt Nam 5

2.3 Hạn chế công tác kiểm tra ở các doanh nghiệp tại Việt Nam 6

2.4 Nguyên tắc khi tổ chức công tác kiểm tra 7

2.5 Bảy nguyên tắc quản trị của giáo sư Koontz và O’Donnell 7

2.6 Công tác kiểm tra ở các siêu thị Big C 9

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP - HƯỚNG KHẮC PHỤC CÔNG TÁC KIỂM TRA Ở CÁC DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM 11

3.1 Các giải pháp 12

3.2 Hướng khắc phục 12

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO 14 PHỤ LỤC 15

- Tìm hiểu về chức năng kiểm tra trong doanh nghiệp

- Đảm bảo kế hoạch hoàn thành đúng mục tiêu

- Tìm ra những nguyên nhân sai lệch và khắc phục

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu những thông tin liên quan đến chức năng kiểm tra

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Các doanh nghiệp (Big C)

- Phạm vi nghiên cứu: Chức năng kiểm tra trong doanh nghiệp

5 Phương pháp nghiên cứu

- Tìm hiểu và phân tích chức năng kiểm tra trong doanh nghiệp

6 Bố cục tiểu luận

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NỀN TẢNG

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC KIỂM TRA

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP - HƯỚNG KHẮC PHỤC CÔNG TÁC KIỂM TRA Ở CÁCDOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NỀN TẢNG

3.1 Khái niệm về kiểm tra

Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm pháthiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thờinhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mụctiêu đã định

Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cấp cao đến các nhà quản trị cấp

cơ sở trong doanh nghiệp Mặc dù quy mô của đối tượng kiểm tra vad tầm quan trọng của sựkiểm tra thay đổi theo tuỳ cấp bậc của nhà quản trị, tất cả nhà quản trị đều có trách nhiệmthực hiện các mục tiêu đề ra, do đó chức năng kiểm tra là chức năng cơ bản đối với mọi nhàquản trị

3.2 Phân loại kiểm tra

-Kiểm tra có vai trò quan trọng bao trùm toàn bộ quá trình quản lý nên thường được triển khaitrước quá trình (kiểm tra lường trước), trong quá trình (kiểm tra đồng thời), và sau khi thựchiện kế hoạch (kiểm tra phản hồi)

- Có 3 loại hình thức kiểm tra:

+ Kiểm tra lường trước: thực hiện trước khi hoạt động xảy ra, là loại hình kiểm tra nhằm đềphòng những sai lầm có thể xảy ra về một nội dung hoặc tổng thể chương trình hoạt động của

tổ chức (mục tiêu, phương án, các nguồn lực )

+ Kiểm tra đồng thời: là loại hình kiểm tra được tiến hành đồng thời với quá trình đnag diễn

ra các hoạt động của kế hoạch trong thực tế Mục đích của loại kiểm tra này là xử lý kịp thờinhững sai lệch để đảm bảo chắc chắn mọi cái đều diễn ra theo đúng mục tiêu Được thực hiệnchủ yếu bằng những hoạt động giám sát của các nhà quản lý Thông qua các hình thức thunhập thông tin tại chỗ, họ sẽ xác định xem việc làm của những người khác có diễn ra theođúng yêu cầu hay không Việc trao đổi quyền hạn cho các nhà quản lý là một nhân tố đảmbảo cho việc kiểm tra đồng thời được hiệu quả

+ Kiểm tra phản hồi: là hình thức kiểm tra tập trung vào các kết quả cuối cùng Biện phápchấn chỉnh nhằm cải thiện quá trình ích lũy nguồn tài nguyên hay các hoạt động thực tế Việckiểm tra này phụ thuộc nhiều vào thông tin báo cáo Vì thế, đôi khi nó không có những xétđoán về nguyên nhân sai lệch chính xác Thông thường, việc kiểm tra cuối cùng áp dụng chocác đối tượng kiểm tra như tài chính, chất lượng, kết quả thực hiện các mục tiêu phức tạp,

3.3 Vai trò và mục đích kiểm tra

3.3.1 Vai trò

- Giúp các nhà quản lý đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao thông quaviệc xác định các nguồn lực của tổ chức để từ đó sử dụng hiệu quả hơn những nguồn lựcnày

- Giúp các nhà quản lý đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân và biệnpháp khắc phục

- Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời đưa ra các quyết định cần thiết để đảm bảo thưucjthi quyền lực quản lý và hoàn thành các mục tiêu đề ra Ngoài ra chức năng kiểm tra còngiúp các tổ chức theo sát và ứng phó với sự thay đổi của môi trường

3.3.2 Mục đích

- Công tác kiểm tra phải đạt được những mục đích sau:

+ Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu tổ chức

+ Bảo đảm các nguồn lực sử dụng một cách hữu hiệu

+ Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng

+ Xác định và dự đoán những chiều hướng và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như:thị trường, sản phẩm, tài nguyên, cơ sở vật chất,

+ Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai

+ Làm đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm

+ Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo heo những biểu mẫu thích hợp

+ Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì quan trọng hay không cầnthiết

+ Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc,tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người

3.4 Quy trình kiểm tra

- Gồm có 6 bước:

+ Xác định đối tượng kiểm tra

+ Đề ra các tiêu chuẩn kiểm tra

+ Định lượng kết quả đạt được

+ So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm tra

+ Làm rõ những sai lệch

+ Các biện pháp khắc phục

Bước 1: Xác định đối tượng kiểm tra

Được thể hiện qua nhiều hình thức:

J Kiểm tra chiến lược: đánh giá mức độ hiệu quả của chiến lược thường được thực

hiện trong quá trình xây dựng và thực hiện chiến lược

J Kiểm tra quản lý: là quá trình kiểm tra hoạt động của các bộ phận chức năng,

nghiệp vụ, nhằm thúc đẩy các bộ phận này hoàn thành các mục tiêu chiến lược vàmục tiêu bộ phận Loại kiểm tra này phổ biến nhất là việc kiểm kê sổ sách, thu chi,các phòng ban,

J Kiểm tra tác nghiệp: là việc kiểm tra mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các nhân

viên, thuộc cấp nhằm xác định những thành tích các nhân, tìm ra những người mẫuđiển hình cho doanh nghiệp

Bước 2: Đề ra các tiêu chuẩn kiểm tra

Tiêu chuẩn là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch có thể biểu thị dưới dạng định tính hayđịnh hình, là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện Trong hoạt động của một tổchức, có thể có nhiều loại tiêu chuẩn Do đó để hiệu quả cho việc kiểm tra, các tiêu chuẩn

đề ra phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế Các phương pháp đo lườngviệc thực hiện cần phải chính xác, dù là tương đối Một tổ chức tự đặt ra mục tiêu “phải là

hàng đầu” nhưng không hề chọn một phương pháp đo lường việc thực

Bước 3: Định lượng kết quả đạt được

Trong việc định lượng kết quả hoạt động, vấn đề hết sức quan trọng là phải kịp thờinắm bắt được các thông tin thích hợp Do đó, nhiệm vụ của nhà quản trị là phải xác định

cụ thể những thông tin nào thực sự cần thiết để định lượng và đánh giá kết quả cao

Bước 4: So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm tra

So sánh kết quả và tiêu chuẩn cùng nhấn mạnh sự đo lường thành tích bằng những điềukiện được sử dụng để đạt những tiêu chuẩn Khi thành tích thực sự nằm trong giới hạnkiểm soát trên và dưới, những xu hướng tiêu cực chưa hiện rõ, quản lý phải có hành động

Bước 5: Làm rõ những sai lệch

Là đi tìm những nguyên nhân gây ra những sai lệch Nếu không tìm được nhữngnguyên nhân gây ra sai lệch, nhà quản trị phải tiến hành khảo sát sâu hơn, bằng cách đặtthêm các câu hỏi liên quan

Bước 6: Các biện pháp khắc phục

Sau khi tìm ra nguyên nhân gây ra sai lệch thì nhà quản trị cần đưa ra những biện phápkhắc phục đó là:

• Xét lại những tiêu chuẩn

• Xét lại những chiến lược

• Xem lại cấu trúc hệ thống, sự trợ lực

• Xét lại những hoạt động

• Sự tương quan

• Kiểm soát tiến trình thiết kế chiến lược

• Nhận định, đánh giá và rút kinh nghiệm

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC KIỂM TRA

2.1 Chức năng kiểm tra trong doanh nghiệp có cần thiết hay không?

- Nhiều người cho rằng, kiểm tra là sự không tin tưởng lẫn nhau, kiểm tra ngăn cảnquyền tự do hành động của mỗi con người và gây tốn kém cho hệ thống Vào thờiđại mà tính hợp pháp của quyền lực bị đặt nhiều câu hỏi và xu thế hướng tới quyền

tự do sáng tạo cho các cá nhân đang được đẩy mạnh, khái niệm kiểm tra làm chonhiều người khó chịu, mặc dù vậy kiểm tra là cần thiết vì một công việc nếu không

có kiểm tra, giám sát chắc chắn sẽ nảy sinh nhiều sai sót Kiểm tra là chức năngquan trọng của nhà quản trị Tính chất quan trọng của kiểm tra được thể hiện ở cảhai mặt Một mặt, kiểm tra là công cụ quan trọng để nhà quản trị phát hiện ranhững sai sót và có biện pháp điều chỉnh Mặt khác, thông qua kiểm tra, các hoạtđộng sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh

- Những biện pháp kiểm tra hiệu quả phải đơn giản (càng ít đầu mối kiểm tra càngtốt) cần tạo sự tự do và cơ hội tối đa cho người dưới quyền chủ động sử dụng kinhnghiệm, khả năng và tài năng quản trị của mình để đạt kết quả cuối cùng mongmuốn về những công việc được giao

2.2 Vận dụng kiểm tra trong quản lý của các doanh nghiệp tại Việt Nam

- Qua nghiên cứu ta thấy kiểm tra rất quan trọng và cần thiết trong quá trình hoạtđộng kinh doanh Nhưng trên thực tế, thuật ngữ kiểm tra thường làm cho người takhông thoải mái vì nó dường như liên quan đến quyền tự do của mỗi cá nhân

- Khái niệm kiểm tra làm cho nhiều người thấy khó chịu, dù vậy kiểm tra rất cầnthiết đối với mọi hệ thống Nhưng kiểm tra phải tùy thuộc vào tình huống, hoàncảnh, giai đoạn mà áp dụng các phương pháp và mức độ kiểm tra phù hợp Nếukiểm tra quá mức sẽ có hại tới doanh nghiệp cũng như với các cá nhân vì nó làmcho bầu không khí căng thẳng, thiếu sự tin tưởng nhau trong tập thể, hạn chế vàthậm chí làm mất đi khả năng sáng tạo của con người Nhưng nếu kiểm tra khôngđảm bảo sẽ làm cho doanh nghiệp rơi vào trạng thái khủng hoảng như vậy sẽ làmviệc không hiệu quả Do vậy, ta cần phải có mức độ kiểm tra phù hợp

2.3 Hạn chế công tác kiểm tra ở các doanh nghiệp Việt Nam

- Việc kiểm soát của Nhà nước đối với doanh nghiệp hiện nay được thực hiện thôngqua nhiều phương thức khác nhau, trong đó thanh tra, kiểm tra là phương thứckiểm soát chủ yếu, quan trọng của các cơ quan quản lý Nhà nước Phương thức này

- mang lại nhiều kết quả tích cực, nhưng đồng thời cũng tồn tại nhiều hạn

cập cần được khắc phục ngay

- Có thể hiểu “thanh tra, kiểm tra doanh nghiệp là hoạt động của cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền, nhằm xem xét, đánh giá việc chấp hành pháp luật và xử

lý các hành vi vi phạm của doanh nghiệp trong các lĩnh vực quản lý Nhà nước ”.

- Kiểm tra doanh nghiệp là hoạt động thường xuyên của cơ quan quản lý Nhà nước

có thẩm quyền nhằm xem xét việc chấp hành pháp luật và xử lý hành vi vi phạm của doanh nghiệp trong các lĩnh vực quản lý Nhà nước.

- Mặc dù các doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra rất chặt chẽ, nghiêm ngặt, nhưngđôi khi vẫn còn nhiều thiếu sót, sai phạm trong công tác kiểm tra

2.4 Nguyên tắc khi tổ chức công tác kiểm tra

- Để thực hiện chức năng kiểm tra có hiệu quả, đảm bảo phát huy tác dụng thực sựcủa kiểm tra, khi tiến hành công tác kiểm tra cần tuân theo những nguyên tắc sauđây:

> Kiểm tra phải được tiến hành căn cứ trên hoạch định của tổ chức và căn cứ theo cấpbậc của đối tượng được kiểm tra

> Công việc kiểm tra phải phục vụ cho yêu cầu của nhà quản trị

> Việc kiểm tra phải được thục hiện thường xuyên, tại những khâu quan trọng, nhữngvấn đề cơ bản cần phải kiểm tra nhà quản trị cần có sự lưu tâm thỏa đáng

> Kiểm tra phải khách quản

> Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tếViệc kiểm tra phảiđưa đến hành động và hiệu quả thiết thực

> Xây dựng mối quản hệ tốt dựa trên sự hiểu biết và châp nhận lẫn nhau giữa ngưòikiểm tra và đối tượng kiểm tra

2.5 Bảy nguyên tắc quản trị của giáo sư Koontz và O’Donnell

- - Theo giáo sư Koontz và O'Donnell đã liệt kê 7 nguyên tắc mà các nhà quản trị phải tuântheo khi xây dựng cơ chế kiểm tra Đó là:

- + Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và

theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là

- dựa vào kế hoạch Do vậy, nó phải được thiết kế theo kế hoạch

- + Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị

Điều này sẽ giúp nhà quản trị nắm được những gì đang xảy ra, cho nên việc quantrọng là những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quảntrị thông hiểu Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhàquản trị không hiểu được, thì họ sẽ không thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽkhông còn ý nghĩa

- + Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu

- + Khi xác định rõ được mục đích của sự kiểm tra, chúng ta cần phải xác địnhnên

kiểm tra ở đâu? Trên thực tế các nhà quản trị phải lựa chọn và xác định phạm vicần kiểm tra Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểmtra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí về vật chất việckiểm tra không đạt được hiệu quả cao Tuy nhiên, nếu chỉ đơn thuần dựa vào nhữngchỗ khác biệt thì chưa đủ Một số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đốinhỏ, và một số khác có tầm quan trọng lớn hơn Chẳng hạn, nhà quản trị cần phảilưu tâm nếu chi phí về lao động trong doanh nghiệp tăng 5% so với kế hoạch

nhưng sẽ không đáng quan tâm lắm nếu chi phí về tiền điện thoại tăng 20% so vớimức dự trù Hậu quả là trong việc kiểm tra, nhà quản trị nên quan tâm đến nhữngyếu tố có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, và những yếu tố

- + Kiểm tra phải khách quan

- + Quá trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quảntrị,

- nhưng việc xem xét các bộ phận cấp dưới có đang làm tốt công việc hay không, thì

không phải là sự phán đoán chủ quan Nếu như thực hiện kiểm tra với những định

kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta được những nhận xét và đánh giá đúng mức về

đối tượng được kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổchức gặp

phải những tổn thất lớn Vì vậy, kiểm tra cần phải được thực hiện với thái độ khách

quan trong quá trình thực hiện nó Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo kết

quả và các kết luận kiểm tra được chính xác

- + Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp

- + Để cho việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một qui trình và các nguyên

tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hóa của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp phongcách lãnh đạo dân chủ, nhân viên được độc lập trong công việc, được phát huy sựsáng tạo của mình thì việc kiểm tra không nên thiết lập một cách trực tiếp và quáchặt chẽ Ngược lại, nếu các nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quản trị

có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viên cấpdưới có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra,trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người

- + Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế

- + Mặc dù nguyên tắc này là đơn giản nhưng thường khó trong thực hành Thông

thường các nhà quản trị tốn kém rất nhiều cho công tác kiểm tra, nhưng kết quả thuhoạch được do việc kiểm tra lại không tương xứng

- + Việc kiểm tra chỉ được coi là đúng đắn nếu những sai lệch so với kế hoạch được

tiến hành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, sắp xếp lại tổ chức; điềuđộng và đào tạo lại nhân viên, hoặc thay đổi phong cách lãnh đạo Nếu tiến hànhkiểm tra, nhận ra cái sai lệch mà không thực hiện việc điều chỉnh, thì việc kiểm tra

là hoàn toàn vô ích Kiểm tra là chức năng quản trị rất quan trọng, có liên quan mật