Tài liệu Tiến hành hội họp và lễ hội doc

Các cuộc họp:1/ Các cuộc họp của cơ quan, đơn vị thuộc về hành chính và sự nghiệp: -Họp để thông qua quyết định quản lý -Họp để bàn việc tổ chức thực hiện một quyết định, một chủ trương

Tiến hành các cuộc họp hội thảo và lễ hội

By: KT07-QT02

I Các cuộc họp:

1/ Các cuộc họp của cơ quan, đơn vị thuộc về hành chính và sự nghiệp:

-Họp để thông qua quyết định quản lý

-Họp để bàn việc tổ chức thực hiện một quyết định,

một chủ trương chính sách của cấp trên

-Họp để truyền đạt, thông tin, thông báo, chính sách, một vấn đề nảy sinh trong hoạt động quản lý

-Họp kiểm điểm đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, chương trình công tác hoặc thực hiện một quyết định,

dự án…

I Các cuộc họp:

2/ Các cuộc họp của công ty, xí nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh:

-Họp kiểm tra, đánh giá tất cả các mặt có liên quan đến việc thành lập công ty, xí nghiệp

-Họp với tính chất là một đại hội thường kỳ hàng năm nhằm đánh giá hoạt động của công ty, xí nghiệp sau một năm hoạt động

-Họp bất thường khi có đại diện của các cổ đông có

quyền bầu cử đòi hỏi nhắm giải quyết những vấn đề mới nãy sinh

I Các cuộc họp:

3/ Các công việc của thư ký trước các cuộc họp:

- Chuẩn bị phòng họp

- Lập danh sách những người dự họp

- Lập chương trình nghị sự trình chủ tọa thông qua.

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài liệu đưa ra trình bày ở cuộc họp.

I Các cuộc họp:

- Các cuộc họp của Ủy ban được thành lập để thực hiện một nhiệm vụ riêng

- Các cuộc họp của các

bộ phận để triển khai quyết định của lãnh

đạo, để truyền đạt

thông tin từ cấp lãnh đạo xuống cơ sở

I Các cuộc họp:

cuộc họp nên có một bản báo cáo,

thuyết trình riêng.

cho các thành viên được mời dự họp.

phận khác.

I Các cuộc họp:

4/ Các hoạt động vào ngày họp:

- Kiểm tra địa điểm họp trước giờ họp.

- Xem xét lại việc chuẩn bị, định giờ nghỉ thích hợp.

- Chuẩn bị sẵn các tờ chương trình, tài liệu khác phòng khi cần thiết

- Ghi lại những lời báo, lời

nhắn qua điện thoại để báo cáo với chủ tọa phiên họp.

I Các cuộc họp:

- Chuẩn bị sẵn giấy viết để ghi biên bản và

chọn chỗ ngồi có thể nghe được đầy đủ ý

kiến phát biểu của các thành viên và thuận tiện cho việc ra vào khi cần thiết.

- Ghi biên bản cuộc họp: ghi một cách chính xác, chân thật, các quyết định đã được thông qua, ghi đầy đủ tên người đưa ra ý kiến và người ủng hộ đề nghị mới.

I Các cuộc họp:

5/ Các nhiệm vụ của người thư ký sau cuộc họp:

- Thu thập hồ sơ, tài liệu

- Thảo một số công văn, thư từ theo lệnh của lãnh đạo gửi cho các cơ quan có liên quan.

- Gửi lời cảm ơn đến một số người tham dự cuộc họp.

- Lập hồ sơ cuộc họp.

II Hội thảo:

1/ Mục đích:

- Nhằm tăng cường sự hiểu biết về các mục tiêu hoạt động của các công ty và qua đó nắm thông tin cần thiết phục

vụ cho việc xây dựng mục tiêu kế hoạch hoạt động của công ty

II Hội thảo:

2/ Công việc chuẩn bị cho một cuộc hội thảo:

- Chuẩn bị sẵn sàng các băng ghi âm và các thiết bị nghe nhìn khác

- Tổ chức một kịp phục vụ đảm bảo cho hội nghị tiến triển tốt

- Chuẩn bị giấy mời và chương trình đảm bảo ghi

chính xác và đầy đủ các chi tiết

- Cung cấp cho các đại biểu các tài liệu liên quan

II Hội thảo:

- Lập văn phòng hội thảo dành cho ban tổ chức, kinh phí hoạt động cho hội thảo

- Sắp xếp phương tiện giao thông theo yêu

cầu của hội thảo

- Tính toán tổng kinh phí cho cuộc hội thảo so với dự kiến ban đầu

II Hội thảo:

3/ Các hoạt động của thư ký khi hội thảo

được tiến hành:

- Sẵn sàng tiếp nhận và xử lý tình huống xảy ra.

- Chuẩn bị một kíp am hiểu công việc đứng ra tiếp đón và xử lý

- Ghi chép lại những xử lý khi có khó khăn

diễn ra để rút kinh nghiệm sau này.

II Hội thảo:

- Lập bảng danh mục những công việc cần phục vụ trong ngày.

tránh việc lơ là, bỏ bê công việc; tránh thất lạc tài sản, hoặc bị phân tán;

1/ Những công việc chính để hình

thành hồ sơ các công việc một lễ hội:

- Xác định hình thức lễ hội,

ngày giờ khai mạc

- Danh sách khách mời

- Đăng ký chỗ ăn ở đối với

lễ hội

- Xác định khách danh dự,

người phát ngôn chính và

bảo đảm họ đến dự

- Viết thư mời và đưa thông

qua

III Các lễ hội xã hội:

- Dự trù kinh phí, bảo đảm một ngân khoản

cần thiết.

- In phát hành giấy mời, tiếp nhận thư trả lời

và chuẩn bị sơ đồ chỗ ngồi nếu thấy cần

thiết.

- Những công việc cần có sự quan tâm chi tiết: tiếp khách, chuẩn bị các thức uống, phương tiện, đăng báo chí, liên lạc với chủ tọa

III Các lễ hội xã hội:

2/ Các nhiệm vụ của thư ký:

- Đối với những lễ hội có quy mô lớn, người thư ký ít

có trách nhiệm

- Đối với các lễ hội nhỏ hơn thì người thư ký có vai trò như người “chủ nhà” Những công việc chính của

người “chủ nhà”:

+ Chuẩn bị kíp phục vụ

+ Chuẩn bị bài phát biểu cho lãnh đạo

+ Tiếp khách tại văn phòng

+ Kiểm tra lại phòng họp lần cuối

III Các lễ hội xã hội:

- Các nhiệm vụ khi khách đến:

+ Tiếp đón khách quan trọng trước khi gặp lãnh đạo

+ Sẵn sàng ứng phó với những câu hỏi và xử lý những tình huống bất ngờ không được chuẩn bị trước

- Các nhiệm vụ khi kết thúc:

+ Kết thúc lễ hội cũng có một vị trí quan trọng để tạo ấn tượng về một lễ hội hoàn hảo bao gồm lời chào và

sự sắp xếp xe cộ chu đáo

+ Gặp gỡ cảm ơn kíp phục vụ đã giúp cho lễ hội được

tổ chức tốt đẹp