Phân tích bản chất, nội dung của quản lý thực hiện dự án? Các đặc trưng cáclĩnh vực? Tổ chức?

C = f P,T,S Trong đó: C: chi phí P: mức độ hoàn thành công việc kết quả T: Yếu tố thời gian S: Phạm vi dự án Thực hiện Hoạch định kế hoạch Thiết lập mục tiêu Dự tính nguồn lực Xây dựng k

lĩnh vực? Tổ chức?

1.1 Bản chất của quản lý dự án:

Quản lý dự án là tác động quản lý của chủ thể quản lý thông qua quá trình lập kếhoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảmbảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt đượccác yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp

và điều kiện tốt nhất cho phép

C = f (P,T,S)

Trong đó:

C: chi phí

P: mức độ hoàn thành công việc (kết quả)

T: Yếu tố thời gian

S: Phạm vi dự án

Thực hiện

Hoạch định kế hoạch

Thiết lập mục tiêu

Dự tính nguồn lực Xây dựng kế hoạch

Giám sát, kiểm tra, đánh giá

Đo lường kết quả

So sánh với mục tiêu Báo cáo

Quản trị

Lãnh đạo giao tiếp thúc đẩy đàm phán

Điều phối thực hiện

Bố trí tiến độ thời gian Phân phối nguồn lực Phối hợp các hoạt động Khuyến khích động viên

1.2.3 Chức năng của quản lý dự án:

1.3 Các đặc trưng của các lĩnh vực quản lý dự án:

a Theo phạm vi quản lý:

 Quản lý vĩ mô (hay quản lý nhà nước): bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác

động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án

 Quản lý vi mô: là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án Nó bao gồm nhiều khâu

công việc như lập kế hoạch , điều phối, kiểm soát bao gồm nhiều nội dung như quản lý thờigian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán

b. Theo đối tượng quản lý:

Theo viện nghiên cứu của quản lý dự án quốc tế PMI bao gồm 9 đối tượng:

 Quản lý thông tin

 Quản lý hoạt động cung ứng, mua bán

 Quản lý rủi ro dự án

Theo điều 66, bộ luật Xây dựng bao gồm 10 đối tượng:

 Quản lý phạm vi, kế hoạch

 Quản lý khối lượng

 Quản lý chất lượng

 Quản lý tiến độ

 Quản lý chi phí đầu tư xây dựng

 Quản lý an toàn

 Quản lý bảo vệ môi trường trong xây dựng

 Quản lý lựa chọn nhà thầu và hợp đồng xây dựng

 Quản lý rủi ro dự án

 Quản lý hệ thống thông tin

c. Theo chu kỳ dự án:

Nghiệm thu bàn giao Lập dự án

Điều hành kiểm soát Triển khai chu trình

d. Theo các phương pháp quản lý ứng dụng:

 Phân tích hệ thống (hay phân tích mạng)

 Quản lý theo mục tiêu

 Phương pháp tối thiểu hóa chi phí

 Phương pháp phân bố đều nguồn lực

dự án

Những đối tượng và hoạt động chủ yếu mà tổ chức dự án cần tập hợp, liên kết baogồm:

 Thông tin: về kết quả, thời hạn, chi phí và chất lượng dự án; về khách hàng

 Con người: có kỹ năng, sáng tạo, nhu cầu, kinh nghiệm và khả năng

 Nguồn lực: như vật liệu, thiết bị, tiền của và thời gian

Tổ chức đúng làm cho hoạt động quản lý dự án có nền tảng mạnh và vững chắc

1.4.2 Hình thức tổ chức quản lý dự án:

 Tổ chức theo cơ cấu: - Bộ máy dự án (hình thức tổ chức dự án)

- Vốn (quy mô tổ chức dự án)

 Tổ chức theo quá trình: - Quá trình hoạt động tổ chức dự án

- Quá trình tổ chức triển khai

1.5 Liên hệ thực tế công trình cầu Bình Lợi:

Căn cứ quy mô, tính chất, nguồn vốn sử dụng và điều kiện thực hiện công trình cầuBình Lợi, người quyết định đầu tư đã áp dụng hình thức tổ chức quản lý dự án của Ban quản

lý dự án đầu tư xây dựng khu vực, cụ thể là Ban quản lý giao thông đô thị quận Thủ Đức

Ban Quản lý dự án cầu Bình Lợi đã thực hiện các công việc sau: lập kế hoạch, điềuphối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án

Công trình cầu Bình Lợi được quản lý theo chu kỳ của dự án, được chia làm 4 giaiđoạn lớn:

 Giai đoạn hình thành dự án (nghiên cứu tiền khả thi, nghiên cứu khả thi, )

 Giai đoạn phát triển dự án (lựa chọn tư vấn thiết kế, giám sát, nhà thầu thi công, )

 Giai đoạn thực hiện dự án (điều hành, kiểm soát, thi công xây dựng, )

 Giai đoạn kết thúc dự án (nghiệm thu, bàn giao, đưa vào sử dụng, …)

 Giúp phát hiện sớm những khó khăn, vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời

 Đảm bảo cho dự án được thực hiện đúng mục tiêu

Bình Lợi đã hoàn thiện dự án đúng tiến độ, không vượt chi phí, đảm bảo chất lượng, hoànthành các mục tiêu đề ra.

Câu 2: Từ chu trình quản lý dự án, hãy phân tích vai trò, tác dụng và nội dung của kế hoạch dự án? Nêu thực tiễn bản thân

2.1 Vai trò của lập kế hoạch

Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành cáccông việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện pháp để thực hiện các công việc đó

Chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trìnhquản lý Bất kể là cấp quản lý cao hay thấp, việc lập ra được những kế hoạch có hiệu quả sẽ

là chiếc chìa khoá cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của doanhnghiệp

Là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sảnxuất kinh doanh có hiêụ quả cao, đạt được mục tiêu đề ra

Cho biết phương hướng hoạt động trong tương lai , làm giảm sự tác động của nhữngthay đổi từ môi trường , tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực , và thiết lập nênnhững tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra

Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hay tổchức.Lập kế hoạch buộc những nhà quản lý phải nhìn về phía trước, dự đoán được nhữngthay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như môi trường bên ngoài và cân nhắc các ảnhhưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp

Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồnlực của doanh nghiệp Khi lập kế hoạch thì những mục tiêu đã được xác định , nhữngphương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã được lựa chọn nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách

có hiệu quả , cực tiểu hoá chi phí bởi vì nó chủ động vào các hoạt động hiệu quả và phùhợp

Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm trađạt hiệu quả cao

Như vậy, lập kế hoạch quả thật là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhàquản lý Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ chức, khai thác conngười và các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách có hiệu quả, thậm chí sẽ không có

được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác Không có kế hoạch, nhà quản

lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình, họ không biết khi nào và

ở đâu cần phải làm gì

2.2 Tác dụng của kế hoạch dự án

- Là cơ sở tuyển dụng , đào tạo , bố trí nhân lực cho dự án

- Là căn cứ để dự toán tổng ngân sách cũn như chi phí cho tưng công việc của dự án

- Là cơ sở để các nhà quản lý điều phối nguồn lực và quản lý tiến độ các công việccủa dự án

- Giúp giảm thiểu mức độ rủi ro tiêu cực của dự án, tránh được tính trạng không khảthi , lãng phí nguồn lực và những hiện tượng tiêu cực

- Là căn cứ để kiểm tra giám sát, đánh giá tiến trình thực hiện dự án về các mặt: thờigian, chi phí, chất lượng, tiến độ, nhân lực…

2.3 Nội dung của kế hoạch dự án

- Giới thiệu tổng quan về dự án

Giới thiệu tổng quan về dự án là giới thiệu những nét khái quát nhất về dự án địnhthực hiện Phần này trình bày những nội dung sau đây: Mục tiêu cần đạt của dự án (trìnhbày mục tiêu của dự án trong mối quan hệ với mục tiêu chung của doanh nghiệp), lý do rađời của dự án, phạm vi, cơ cấu tổ chức quản lý dự án

- Mục tiêu của dự án

Lập kế hoạch dự án, trước tiên phải xác định rõ mục tiêu cần đạt Phần này cụ thểhóa những mục tiêu có tính chất định tính đã nêu ở trên Một số mục tiêu cụ thể như: Mứclợi nhuận do dự án tạo ra, thị phần dự kiến tăng thêm nếu thực hiện dự án, năng lực cạnhtranh của doanh nghiệp và các mục tiêu kinh tế - xã hội khác

- Thời gian và tiến độ

Kế hoạch tiến độ phải làm rõ được lịch trình thực hiện dự án, là căn cứ để ban quản

lý dự án quản lý điều hành, cho phép xác định dễ dàng các công việc then chốt, xác địnhngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian thực hiện từng công việc, xác định các mốc thời gianquan trọng… Kế hoạch tiến độ phải được lập gắn chặt chẽ, đồng thời cũng là cơ sở để lậpcác bộ phận kế hoạch khác Một số nội dung chính cần được làm rõ như: xác định trình tựcác công việc, so sánh đánh giá sự phù hợp của tiến độ thời gian với chi phí, nguồn lực phân

các phương án đẩy nhanh, điều kiện thực hiện và tính khả thi của chúng…

- Khía cạnh kỹ thuật và quản lý dự án

 Về kỹ thuật: so sánh kỹ thuật dự án với khả năng kỹVề kỹ thuật: so sánh kỹ thuật

dự án với khả năng kỹ thuật hiện có

 Về quản lý: cho biết những điểm khác biệt cần chú ý trong quản lý Ví dụ, sử dụnghợp đồng thầu phụ

- Kế hoạch phân phối nguồn lực

Trên cơ sở các định mức kinh tế kỹ thuật, các quy định của nhà nước, đặc điểm riêngcủa mỗi dự án…để lập kế hoạch phân phối các nguồn lực hợp lý Trong phần kế hoạch phânphối nguồn lực cần làm rõ: loại nguồn lực sử dụng, xác định tổng nhu cầu từng loại nguồnlực dành cho dự án, xác định thứ tự ưu tiên phân phối nguồn lực cho dự án và từng côngviệc dự án, xây dựng sơ bộ phương án phân phối nguồn lực, đánh giá mức độ đáp ứng nhucầu, tìm kiếm các khả năng giải quyết thiếu hụt…

- Ngân sách và dự toán kinh phí dự án

Ngân sách của dự án phản ánh toàn bộ các họa động của dự án, bao gồm các hoạtđộng thu và chi Ngân sách dự án có nhiều loại như ngân sách dài hạn, trung hạn và ngắnhạn, ngân sách của các đơn vị, kế hoạch ngân sách theo các hạng mục đầu tư… kế hoạchngân sách là một tập hợp nhiều loại kế hoạch xác định tổng nhu cầu về vốn, kế hoạch huyđộng vốn, kế hoạch phân bố ngân sách trong các thời kỳ, theo các đơn vị thi công, theo hạngmục công việc và công việc, theo các khoản mục chi phí…

- Nhân sự

Trình bày những yêu cầu riêng về công tác nhân sự dự án, nhu cầu tuyển dụng, đào tạo cho

dự án, những hạn chế của lực lượng lao động, kế hoạch về qui mô lao động, tiền lương

- Hợp đồng của dự án

Mô tả và liệt kê tất cả các loại hợp đồng liên quan như: hợp đồng cung cấp chính vềmáy móc thiết bị, nguyên liệu, hợp đồng thầu phụ, hợp đồng phân phối sản phẩm, hợp đồng

tư vấn

- Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án

Trình bày những phương pháp thu thập số liệu, phương pháp đánh giá và giám sátquá trình thực hiện dự án

- Những khó khăn tiềm tàng

Khi lập kế hoạch dự án cũng cần xác định những khó khăn tiềm ẩn, nguyên nhân cóthể ảnh hưởng đến tiến độ, thậm chí làm dự án thất bại Những nguyên nhân có thể xảy ralà: tình trạng vi phạm hợp đồng, thất bại về kỹ thuật , do ảnh hưởng của thời tiết, hạn chếnguồn lực, do quyền lực của các bộ dự án không đầy đủ, do nhiều công việc của dự án khámới mẻ hoặc rất phức tạp… Tuy nhiên, thời điểm xảy ra các rủi ro không phải cùng một lúc

Do đó, cần xác định mức độ rủi ro của từng nhân tố và xây dựng kế hoạch đối phó với từngloại rủi ro trong suốt vòng đời của dự án

2.4 Liên hệ thực tiễn

Mô tả: Lên kế hoạch cho dự án xây dựng nhà máy sản xuất thép của Công ty TNHH Thép Việt

Kế hoạch bắt đầu với cuộc họp của phòng đấu thầu, phòng kỹ thuật, phòng quản lý

dự án, phòng tài chính và ban giám đốc của công ty Sau khi nghe giới thiệu về dự án với sốliệu sau:

- Tên công trình : Nhà máy sản xuất thép

- Qui mô diện tích : 5 ha

- Diện tích xây dựng nhà máy: 900m2

- Diện tích xây dựng các hạng mục phụ trợ : 4500m2

- Tổng mức đầu tư : 150 tỷ VNĐ

- Chủ đầu tư : Công ty TNHH Thép Việt

- Đơn vị thi công : Công ty TNHH Bền Vững

- Đơn vị tư vấn giám sát: Công ty TNHH Tư Vấn Chất lượng

Ban giám đốc lập đề ra mục tiêu của dự án như sau:

- Xây dựng phần thô và hoàn thiện nhà máy

- Thi công đúng tiến độ, kỹ thuật, lợi nhuận 20% trên giá trị hợp đồng

- Sau khi nghe mục tiêu của dự án do ban giám đốc đề ra, các phòng tiến hành cáccông việc được giao cụ thể là :

- Phòng đấu thầu: Lập hồ sơ đấu thầu, lên dự toán

- Phòng kỹ thuật: Cung cấp bản vẽ, thuyết minh biện pháp thi công, vạch ra tiến độthi công và hoàn thành dự án

đủ khả năng để nhận dự án này hay không, phân phối nguồn kinh phí dựa trên bảng dự toáncủa phòng đấu thầu.

- Sau đó sẽ trình lên ban quản lý dự án và ban giám đốc xét duyệt

- Cuộc họp thứ 2 diễn ra tập trung để xét duyệt tính khả thi của dự án dựa trên cácphần việc đã giao cho các phòng ban Sau khi ban giám đốc xét thấy tính khả thi của dự ánnày cao Tiến hành công tác đấu thầu ,

- Sau khi trúng thầu , ký kết hợp đồng cuộc hợp thứ 3 diễn ra tập trung vào việc bangiám đốc lên kế hoạch phân bổ công việc cho các phòng ban có liên quan

- Và các phòng ban có nhiệm vụ phân bổ các công việc cho thành viên trong phòng

cụ thể là :

- Phòng kỹ thuật : Lên kế hoạch tiến độ, biện pháp thi công,nhân lực thi công

- Phòng tài chính : Lên kế hoạch tài chính( thu và chi)Dựa theo kế hoạch thanh toántrong hợp đồng tiến hành thu tiền

- Phòng vật tư : Lên kế hoạch vật tư, máy móc , thiết bị Dựa theo tiến độ để cungcấp vật tư, máy móc , thiết bị theo đúng từng thời đoạn thi công

- Các phòng ban này đều chịu sự quản lý của ban quản lý dự án Ban quản lý dự án

có nhiệm vụ lập ra các phương pháp kiểm tra ( chất lượng, tài chính… ) khi các kế hoạchcủa từng phòng ban lập ra không theo đúng thực tế và đánh giá dự án dự đoán những rủi roxảy ra về chi phí, tiến độ, nhân lực…để đề ra biện pháp kịp thời

- Cuộc họp thứ 3 diễn ra tập trung vào việc lên kế hoạch của từng phòng ban Các

kế hoạch này phải phối hợp, có tính logic để tránh sự chồng chéo lên nhau Và cuối cùngtiến hành báo cáo với ban giám đốc

Câu 3 : Phương pháp phân tách công việc? Mô tả phương pháp biểu diễn mạng công việc? Cho ví dụ

3.1 Phân tách công việc:

Trong lĩnh vực kế hoạch dự án có 3 công cụ được dùng để trình bày hữu hiệu kếhoạch dự án là phương pháp phân tách công việc WBS, sơ đồ mạng PERT, CPM và biểu đồGANTT

Cơ cấu phân tách công việc (PTCV) là việc phân chia theo cấp bậc của một dự án(DA) thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lậpbảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của DA

Về hình thức, sơ đồ phân tách công việc DA giống như hình cây đa hệ, phản ánh theocấp bậc các công việc cần thực hiện của DA

Bảng phân tách công việc theo 3 phương pháp

Toàn bộ dự án (nhóm dự án)

3. Các nhóm nhiệm vụ

chính Các phân hệ Các hệ thống lớn

Các phòng ban các đơn

vị thành viên

4 Nhiệm vụ bộ phận Nhiệm vụ bộ phận Các phân hệ Tổ đội

5 Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc

6 Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể

 Từ sơ đồ phân tách công việc, có thể giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể củatừng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án PTCV làm cho mọi người đều quan tâmhơn đến dự án, làm các nhóm DA hiểu được yêu cầu của nhau

 Là cơ sở phát triển thứ tự quan hệ trước sau giữa các công việc, là cơ sở lập sơ đồmạng PERT/CPM, là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh kế hoạch tiến độ,phân bổ các nguồn lực cho từng công việc DA

 Là cơ sở đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc DA trong từng thời

kỳ, giúp các nhà quản lý DA tránh được những sai sót hoặc bỏ quên một số việc nào đótrong quá trình điền phối kế hoạch tiến độ, nguồn lực và chi phí

Bảng lập PTCN theo trật tự:

Trong các bước trên, bước lập ma trận trách nhiệm có ý nghĩa đặc biệt quan trọngtrong việc phối hợp các công việc thực hiện DA

3.2 Phương pháp biểu diễn mạng công việc:

Mạng công việc là kỹ thuật bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệliên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau

Mạng công việc là sự kết nối các công việc và các sự kiện

Tác dụng của mạng công việc:

 Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm, các công việc của DA

 Là cơ sở xác định các công việc găng và đường găng của DA

 Là cơ sở để tính toán thời gian dự trữ của các sự kiện, các công việc

 Là cơ sở lập kế hoạch kiểm soát, theo dõi kế hoạch tiến độ và điều hành DA

Có hai phương pháp chính để biểu diễn mạng công việc

 Phương pháp ‘Đặt công việc trên mũi tên’ (AOA - Activities on Arrow)

 Phương pháp ‘Đặt công việc trong các nút’ (AON - Activities on Node)

Cả hai phương pháp này đều chung nguyên tắc là: Trước khi một công việc có thểbắt đầu thì tất cả các công việc trước nó phải được hoàn thành và các mũi tên được vẽ theo

Phân tách DA thành các phạm vi công việc hoặc gói công

việc và các công việc theo tiêu chí đã chọn

Lập danh mục và mã hóa các công việc đã phân tách

Xác định các dữ liệu liên quan đến công việc (khối lượng công việc, người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện,

ngân sách …)

Lập ma trận trách nhiệm

Trao trách nhiệm, xác định rõ nghĩa vụ, quyền lợi của

người chịu trách nhiệm

chiều từ trái sang phải, phản ánh quan hệ lôgic trước sau giữa các công việc nhưng độ dàimũi tên lại không có ý nghĩa.

Ví dụ: Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA cho dự án đầu tư baogồm những công việc như trong bảng:

Xây dựng mạng công việc theo AOA

Phương pháp AON: Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AON cần đảmbảo nguyên tắc:

Các công việc được trình bày trên một nút (hình chữ nhật) Những thông tintrong hình chữ nhật gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và độ dài thời gian thựchiện công việc

Các mũi tên chỉ thuần túy xác định thứ tự trước sau của các công việc

Tất cả các điểm trừ điểm cuối đều có ít nhất một điểm đứng sau Tất cả các điểmtrừ điểm đầu đều có ít nhất một điểm đứng trước

Trong mạng chỉ có một điểm đầu tiên và một điểm cuối cùng

Câu 4: Ứng dụng các phương pháp biểu đồ GANTT, PERT, CPM trong quản lý tiến

độ dự án: Cho ví dụ

4.1 Ứng dụng biểu đồ GANTT

Biểu đồ GANTT là phương pháp trình bày tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thựchiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian Mục đích của GANTT là xác định mộttiến độ hợp lý nhất để thực hiện công việc khác nhau của dự án

Cấu trúc của biểu đồ:

- Cột dọc trình bày thứ tự danh sách các công việc

- Trục hoành trình bày thời gian thực hiện từng công việc

- Các công việc được biểu diễn trên biểu đồ bằng các đoạn thẳng Độ dài đoạn thẳng

là độ dài công việc Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau các công việc

Biểu đồ GANTT cho ta biết:

- Khi nào các công việc bắt đầu và kết thúc

- Chúng có được hoàn thành không

- Tình trạng dự án tại thời điểm lập biểu đồ

- Những công việc nào là những công việc “song song” và có thể thực hiện đồngthời với những công việc khác

Mô tả hoạt động công

việc

Số công việc

Thời gian (Ngày, tháng, năm…)

4.2 Ứng dụng phương pháp kỹ thuật tổng quan đánh giá dự án (PERT) và phương pháp đường găng (CPM) trong quản lý tiến độ dự án:

Phương pháp tổng quan và đánh giá dự án PERT (Progrram evaluation and reviewtechnique) và phương pháp đường găng CPM (Critical path method) là hai phương pháp cónhiều ứng dụng trong quản lý thời gian và phân phối nguồn lực dự án

Các phương pháp này là những phương pháp quan trogn trong tổ chức sảnxuất xây dựng và sửa chữa công trình giao thông Tại đây chỉ giới thiệu khái quát về 2phương pháp này trên góc độ quản lý thực hiện dự án

4.2.1 Các bước lập tiến độ bằng sơ đồ mạng

Phương pháp lập tiến độ chung cho cả PERT và CPM được thực hiện theo các bướcsau:

- Xác định các công việc (nhiệm vụ) cần thực hiện của dự án:

- Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc

- Lập và hoàn thiện sơ đồ mạng công việc ( có thể áp dụng một trong 3 phương pháp,

từ đầu đến cuối dự án, từ cuối lên đầu dự án hoặc làm từng cụm)

- Tính toán các chỉ tiêu về thời gian và chi phí ước tính cho từng công việc dự án

- Tính toán chỉ tiêu thời gian dự trữ của các công việc và sự kiện

- Xác định đường găng

- Tối ưu hóa sơ đồ mạng (gắn với sử dụng nguồn lực)

4.2.2 Nội dung quản lý tiến độ dự án bằng sơ đồ mạng

Quản lý tiến độ, tìm cách thực hiện các công việc đã tính toán trên sơ đồ mạng đểhoàn thành dự án đúng thời hạn đã vạch ra là công việc quan trong của quản lý thực hiện dựán

Các công việc cần làm để quản lý tiến độ trong quá trình thực hiện dự án bao gồm:

- Tổ chức phổ biến rộng rãi cho cán bộ, công nhân và kế hoạch tổ chức thực hiện dự án

- Giao nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị bằng “phiếu công việc”

- Tổ chức mạng lưới theo dõi, đôn đốc và nắm tình hình sản xuất thông qua việc nắm thông tin các “báo cáo tình hình thực hiện công việc” và kiểm tra thực tế tại công trình

- Nhận định tình hình, đề ra biện pháp xử lý khi có thay đổi trên cơ sở “báo cáo định kỳ” của nhóm sơ đồ mạng

Người quản lý cần tập trung chỉ đạo các công việc sau:

- Tập trung chỉ đạo các công việc găng Ưu tiên các nguồn lực cho công việc này

- Lương trước các rủi ro để có biện pháp điều chỉnh

- Thường xuyên kiểm tra thực tế

đạo của Ban quản lý dự án.

Ví dụ:

Hãy xây dựng sơ đồ mạng PERT và xác định tiến trình tới hạn (đường găn) để thực hiện thi công công trình theo số liệu sau:

Tên công việc Công việc trước Độ dài thời gian (tháng)

Giải:

Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng PERT theo mối quan hệ trình tự giữa các công việc của quá

trình thi công theo nguyên tắc: Vẽ công việc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới Ta có sơ

đồ như sau:

5 2 3 4 4

1 4 6

6 2 3

3 3 5

Bước 2: Xác định số lượng tiến trình (đường) và tính thời gian thực hiện từng tiến

trình, ta có kết quả như sau:

- Đường 1: 1 – 2 – 4 – 6 = 12 tháng;

- Đường 2: 1 – 2 – 4 – 5 – 6 = 11 tháng;

- Đường 3: 1 – 2 – 5 – 6 = 12 tháng;

- Đường 4: 1 – 2 – 3 – 5 – 6 = 13 tháng;

- Đường 5: 1 – 3 – 5 – 6 = 12 tháng

Bước 3: Xác định tiến trình tới hạn (đường găng):

Đường găng là đường: 1 – 2 – 3 – 5 – 6 có thời gian thực hiện lớn nhất là: 13 tháng;

Bước 4: Xác định các công việc trên đường găng:

Các công việc trên đường găng bao gồm: 1 – 2; 2 – 3; 3 – 5; 5 - 6

Phương pháp này đơn giản, tính toán nhanh nhưng chỉ áp dụng trong trường hợp sốlượng các công việc trong sơ đồ mạng không lớn Trong trường hợp số lượng các công việctrong sơ đồ mạng quá lớn thì được tiến hành như sau:

Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng PERT theo mối quan hệ trình tự giữa các công việc của quá

trình thi công theo những nguyên tác xây dựng sơ đồ mạng đã trình bày ở trên

Các đỉnh (nút) của sơ đồ mạng được chia làm 4 phần Góc trên cùng ghi số thứ tự của

sự kiện (i); góc trái ghi thời điểm sớm nhất của sự kiện (Ts

i), góc phải ghi thời điểm muộncủa sự kiện (TM

i)

Bước 2: Xác định thời gian thực hiện dự tính của từng công việc theo công thức:

Ti = Qi / WBQ

Trong đó:

Ti: Thời gian thực hiện công việc thứ i

Qi: Khối lượng công tác thứ i cần thực hiện

WBQ: Năng suất lao động bình quân của tổ chuyên nghiệp trong một đơn vị thời gian (ca, ngày, tháng…)

Ở đề bài này ta đã có thời gian thực hiện dự tính của từng công việc rồi

Bước 3: Tính thời điểm sớm nhất (Ts

i) của các sự kiện theo thứ tự từ sự kiện khởicông đến sự kiện hoàn thành theo công thức:

i = max { Tkh + thi}Trong đó:

N: Sự kiện hoàn thành của quá trình thi công

h: Là bất kỳ đỉnh (sự kiện) nào trước (i) và có mối liên hệ trực tiếp với (i);

thi: Thời gian thực hiện công việc (hi);

Tkh: Thời gian của các tiến trình (k) kể từ khi bắt đầu thực hiện quá trình thi công cho đến khi đạt tới sự kiện (h)

thành thi công công trình đến sự kiện khởi công theo công thức:

TM

j = TS

j khi j = N

TM

j = min (TM

n – tjn) khi 1<j<n Trong đó:

tjn: Thời gian thực hiện công việc (jn)

N: Sự kiện kết thúc quá trình thi công công trình

Để xác định thời điểm muộn nhất của sự kiện (j) cũng có thể xác định như sau: Trước hết cần phải xác định giới hạn thời điểm hoàn thành của quá trình thi công và xuất phát từ đó ta sẽ tính toán theo chiều ngược lại theo công thức:

TM

j = min (TM

N – Tkj) Trong đó:

TM

N : Thời điểm giới hạn kết thúc muộn của quá trình thi công

Tkj: Chiều dài của tiến trình (k) tính từ thời điểm hoàn thành thi công công trình đến sự kiện (j) đang xét

Chú ý:

- Với (i) là sự kiện bắt đầu, ta có TS

i = 0

- Với (i) là sự kiện kết thúc ta có TS

i = TM i

- Đường găng là đường chứa các công việc đi qua các đỉnh có: TS

i = TM i

Ta có sơ đồ đường đồ đường găng như hình:

2 3 4

5 5 5 8 9 4

1 6

0 0 2 4 13 13

6

3 3 5 3

7 7 10 10

Bước 5: Xác định đường găng bằng cách nối các sự kiện (nút) có TS

i = TM

i Trên hình trên ta có đường găng qua cá đỉnh 1 - 2 - 3 - 5 – 6 Có tổng thời gian là 13 tháng

Câu 5: Phân tích vai trò, mục đích, yêu cầu phân phối nguồn lực dự án trong việc đảm bảo các mục tiêu quản lý thực hiện dự án? Cho ví dụ phân phối nguồn lực cho một dự án?

5.1 Khái niệm, vai trò nguồn lực dự án:

Nguồn lực sử dụng cho dự án bao gồm tiền vốn, lao động, máy móc thiết bị, nguyênvật liệu Trong quản lý dự án, yếu tố thời gian cũng được xem là một loại nguồn lực đặcbiệt khi xem xét mối quan hệ của thời gian với các yếu tố nguồn lực khác

Có 5 loại nguồn lực:

 Nguồn lực có thể thu hồi : máy móc thiết bị thi công, loại nguồn lực này íthoặc không thay đổi khối lượng của nó trong quá trình sử dụng Yêu cầu sử dụng các nguồnlực này là cường độ sử dụng chúng không được vượt quá mức hiện có hoặc có thể huyđộng

 Nguồn lực không thể thu hồi : nguyên vật liệu, bán thành phẩm, tiềnvốn Khối lượng của các nguồn lực loại này biến đổi tỷ lệ thuận với khối lượng công việc(sản phẩm) hoàn thành Yêu cầu sử dụng của các nguồn lực này là cường độ sử dụng chúngkhông được vượt mức độ cung cấp có xét đến dự trữ

 Nguồn lực có thể thay thế:

 Nguồn lực có thể lưu lại:

 Nguồn lực mất đi (đã đưa vào sử dụng mà không dùng)

=>> Trong các nguồn lực trên thì quan trọng nhất là nguồn lực con người Chính vì thếtrọng tâm của bài toán phân phối nguồn lực là phân phối nguồn nhân lực

5.2 Mục đích của việc phân phối nguồn lực dự án:

Tối đa số công việc được thực hiện trong một thời kỳ Sao cho kết quả thực hiệncông tác quản lý dự án là hiệu quả nhất

Nhằm đảm bảo sao cho các nguồn lực và phân bổ hợp lý để phục vụ cho việc thựchiện các chiến lược của doanh nghiệp; lấy ví dụ: Các doanh nghiệp thường mắc sai lầmtrong việc phân bổ các nguồn lực không phù hợp cho từng chiến lược, mục tiêu thực hiện dự

án cụ thể, có thể do sự cố gắng nửa vời trong tổ chức thực hiện chiến lược triển khai dự ándẫn đến việc không đảm bảo cho sự thành công của dự án ngay cả khi chúng ta có khái quát

rõ chủ trương về chiến lược

mạnh mẽ mục tiêu quản lý thực hiện dự án đạt giá trị cao hơn; lấy ví dụ: Đơn vị quản lý dự

án thực hiện phân bổ nguồn lực đảm bảo mục tiêu quản lý thực hiện dự án không gặp phải

sự cố trong việc triển khai Từ kết quả của từng đợt hoàn thành theo tiến độ dự án, qua đó sẽđánh giá hoặc bổ sung, điều chỉnh việc tiết kiệm được những giá trị tận dụng lại về nguồnlực để tái sử dụng trong kế hoạch phân bổ, từ đó đánh giá hiểu quả quản lý dự án đang thựchiện trên cơ sở kế hoạch phân bổ nguồn lực ban đầu để phát triển các chính sách và thể chếmới nhằm tiết kiệm và tránh lãng phí trong thực hiện quản lý dự án đầu tư

5.3 Yêu cầu của việc phân phối nguồn lực dự án trong việc đảm bảo các mục tiêu quản lý thực hiện dự án là phải điều hòa các nguồn lực thực hiện dự án:

Là việc quản trị gia đề ra các quyết định huy động nguồn lực hợp lý, trên cơ sở sửdụng thời gian dự trữ của các công việc trên, các tiến trình không phải là tiến trình tới hạnnhằm đạt mục tiêu cân bằng nguồn lực thực hiện dự án

Có 2 dạng cân bằng nguồn lực:

 Cân bằng tuyệt đối: là phương pháp cân bằng nguồn lực nhằm đạt mức huyđộng nguồn lực trong suốt quá trình thực hiện dự án là bằng nhau, khi đó biểu đồ nhu cầunguồn lực có dạng hình chữ nhật

 Cân bằng tương đối : là phương pháp cân bằng nguồn lực sao cho mức huyđộng nguồn lực theo thời gian được tăng dần đến cực đại vào giữa (hoặc gần giữa) khoảngthời gian thực hiện dự án và giảm dần khi kết thúc dự án Cân bằng nguồn lực tương đối làkhả thi và thường xuyên được sử dụng

Trong thực tế quản lý thực hiện dự án thường nảy sinh nhiều vấn đề về sử dụng

và điều hòa nguồn lực mà người quản lý phải xử lý như:

a Vấn đề thiếu hụt nguồn lực.

Phương hướng giải quyết:

 Thực hiện các công việc với mức sử dụng nguồn lực thấp hơn dự kiến

 Chia nhỏ các công việc

 Sửa đổi sơ đồ mạng

 Sử dụng nguồn lực khác

b Vấn đề ưu tiên trong phân phối nguồn lực.

Nguyên tắc giải quyết:

 Ưu tiên cho công việc phải thực hiện trước

 Ưu tiên cho công việc có nhiều công việc găng theo sau

 Ưu tiên cho công việc có số công việc theo sau nhiều nhất (không chỉ côngviệc găng)

 Ưu tiên cho những công việc cần thời gian thực hiện ngắn nhất Mục đích làtối đa số công việc được thực hiện trong cùng thời kỳ

 Ưu tiên cho công việc có thời gian dự trữ tối thiểu

 Ưu tiên cho những công việc đòi hỏi mức độ nguồn lực lớn nhất

c Phân phối nhiều nguồn lực cho 1 dự án.

Sơ đồ tổng quát phân phối nhiều nguồn lực cho các công việc của một dự án:

Bước 1: Vẽ sơ đồ Pert và xác định đường găng các công việc dự án

Bước 2: Xác định thời gian bắt đầu sớm và bắt đầu muộn thực hiện các công việc dựán

Bước 3: Phân bố nguồn lực theo kế hoạch triển khai sớm và kế hoạch triển khaimuộn

Bước 4: xác định số lượng từng loại nguồn lực cần thiết trong mỗi thời kỳ theo từng

kế hoạch triển khai sớm và muộn So sánh nhu cầu nguồn lực từng loại với mức được phép

sử dụng Xác định mức nguồn lực tăng thêm theo từng kế hoạch triển khai sớm và muộn

Bước 5: lựa chọn phương pháp bố trí nguồn lực hiệu quả nhất, là phương pháp bố trínguồn lực làm tối thiểu quy mô từng loại nguồn lực tăng thêm trong khi vẫn đảm bảo đúngtiến độ thực hiện dự án và logic các công việc

d Phân phối nhiều nguồn lực cho một tập hợp nhiều dự án.

Phương pháp giải quyết phổ biến nhất là xem mỗi dự án như là một phân hệ nhỏ củamột dự án lớn (tập hợp) Quan hệ giữa các dự án này tùy thuộc vào mối quan hệ công nghệ -

kỹ thuật, hoặc chỉ đơn thuần chúng cùng chung nhau một nguồn lực của tổ chức Việc phânphối nguồn lực cho các công việc cần tuân theo trật tự thời gian bắt đầu sớm và theo nhữngnguyên tắc ưu tiên trình bày ở trên; cần liệt kê và sắp xếp các công việc theo mức độ dự trữthời gian, rồi tiến hành phân phối nguồn lực theo thứ tự từ công việc có thời gian dự trữ ítnhất đến nhiều nhất

Có thể thực hiện một số biện pháp khác như: rút ngắn thời gian thực hiện các côngviệc trên đường găng; giảm thời gian thực hiện công việc dài nhất, rút ngắn thời gian thực

2 Lập sơ đồ ngang trên cơ sở sơ đồ mạng

3 Lập biểu đồ nhân lực cho công trình

Đường găng là 1-2-3-5-6-7 = 6+6+8+7+8 = 35 ngày

SƠ ĐỒ MẠNG PERT

Côngviệc

gian dựtrữ(ngày)

02 06 01 06

03 12 02 12

04 22 02 15

05 20 03 20

06 27 05 27

07 35 06 35 6/8

BIỂU ĐỒ GANTT

BIỂU ĐỒ NHÂN LỰC

Ví dụ 2 :

Ví dụ về phân phối nguồn lực cho một dự án:

Lấy ví dụ lập phân phối nguồn lực theo phương pháp rút dần các công việc Găng nhưsau: Đối với dự án của công ty A đang chịu đề nghị của UB bảo về mội trường yêu cầu thời gian hoàn thành là TN = 12 tuần Yêu cầu rút ngắn thời gian hoàn thành dự án cho phù hợp Các thông số về thời gian và khả năng rút ngắn các công việc như bảng sau: