Mục tiêu Sau khi học xong bài này, học viên sẽ có thể: • Hiểu rõ được công tác lập kế hoạch và vai trò của công tác lập kế hoạch; • Phân biệt được các loại kế hoạch; • Miêu tả các că
Trang 147
BÀI 4: CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
Nội dung
Bài học này sẽ đề cập đến các nội dung sau:
• Lập kế hoạch và vai trò của công tác lập kế hoạch;
• Các loại kế hoạch;
• Các căn cứ, nguyên tắc và quy trình lập kế hoạch;
• Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch
Mục tiêu
Sau khi học xong bài này, học viên sẽ có thể:
• Hiểu rõ được công tác lập kế hoạch và vai trò của công tác lập kế hoạch;
• Phân biệt được các loại kế hoạch;
• Miêu tả các căn cứ, nguyên tắc và quy trình lập kế hoạch;
• Xác định được các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch
Hướng dẫn học
Học viên cần trang bị thêm kiến thức về công tác lập kế hoạch bằng cách:
• Ôn lại Bài 3 – Môi trường hoạt động của tổ chức để hiểu hơn về các thành phần cấu thành nên môi trường kinh tế vĩ mô và môi trường kinh doanh ngành; ảnh hưởng của các môi trường này lên hoạt động của tổ chức;
• Tìm đọc một số tài liệu về lập kế hoạch: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bản thống
kê, 1998: Chương 4; Những vấn đề cốt yếu của quản lý, Vũ Thiếu, Nhà xuất bản khoa học, 1999: Chương 4 đến chương 8 để có thêm các kiến thức về lập kế hoạch và để có thể hoàn thành bài tập thực hành và trả lời các câu hỏi ôn tập của bài;
• Thảo luận với giáo viên và học viên về các vấn đề chưa nắm rõ
Thời lượng
• 10 tiết
Trang 2TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Tình huống: Thay đổi hay không nên thay đổi kế hoạch trong kinh doanh
NH là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối các
sản phẩm điện tử và linh kiện máy tính Tiền thân của Công ty
là một Trung tâm thuộc Hội Tin học Việt Nam được thành lập
năm 1988 Sau một thời gian hoạt động Công ty NH cũng có
những sự tiến bộ đáng kể:
• Vốn điều lệ: 6,5 tỷ VNĐ
• Số nhân viên: 30 người
• Có trụ sở tại Hà Nội và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng
Cách làm việc lâu nay của Công ty NH là làm ăn theo kiểu “phi vụ” – Công ty chỉ tập trung vào những dự án, những hợp đồng cung cấp thiết bị có giá trị lớn mà chưa chú ý xây dựng các
kế hoạch, tổ chức phát triển hệ thống bán hàng,… Có ý kiến cho rằng Công ty nên thay đổi cách làm, xây dựng các kế hoạch kinh doanh một cách bài bản hơn Tuy nhiên, cũng có nhiều ý kiến phản đối, lý do họ đưa ra là: Công ty NH vẫn phát triển thì không nên thay đổi Hơn nữa môi trường kinh doanh ở Việt Nam chưa ổn định nên làm theo kiểu phi vụ sẽ thuận tiện hơn
Câu hỏi
Là trưởng phòng kế hoạch kinh doanh của Công ty NH, theo bạn Công ty NH có nên thay đổi cách làm hay nên giữ nguyên như cũ? Tại sao? Nếu cần thay đổi thì nên thay đổi như thế nào?
Bài học này sẽ giúp bạn hiểu được rõ hơn công tác lập kế hoạch và vai trò của công tác lập kế hoạch, đồng thời cung cấp những căn cứ, nguyên tắc, phương pháp và quy trình lập kế hoạch có
hiệu quả cho công ty
Trang 349
Chức năng lập kế hoạch hay còn gọi là chức năng hoạch định là một chức năng quan trọng trong các hoạt động quản trị Tương lai của bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào là sự thay đổi và thích ứng với thay đổi của môi trường Việc lập kế hoạch là cầu nối cơ bản giữa hiện tại và tương lai, làm tăng khả năng đạt được những kết quả mong muốn Nó cũng là nền tảng của việc hình thành chiến lược có hiệu quả Kế hoạch cần thiết cho việc thực hiện thành công chiến lược
và đánh giá chiến lược do phần lớn các hoạt động tổ chức, điều khiển và kiểm soát là phụ thuộc vào việc lập kế hoạch tốt hay không
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong quá trình quản lý Nó là chức năng cơ bản nhất trong các chức năng quản trị tổ chức bởi vì nó liên quan đến việc triển khai thực hiện tất cả các chức năng quản lý khác
Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu của tổ chức, hình thành các chiến lược chung để đạt được những mục tiêu đó, và xây dựng các phương pháp chi tiết để kết hợp và điều phối công việc của tổ chức Lập
kế hoạch đề cập tới cả kết quả (những gì sẽ được thực hiện?) và phương tiện (những công việc đó được thực hiện như thế nào?) Hay nói một cách khác, lập kế hoạch được hiểu là việc lựa chọn trước một phương án hành động trong tương lai cho tổ chức, bộ phận hay cá nhân trên cơ sở xác định các mục tiêu cần đạt được và phương pháp để đạt được mục tiêu đó
Do phải xác định các yếu tố trong tương lai nên đối với việc lập kế hoạch, công tác dự báo đóng vai trò rất quan trọng và phương pháp dự báo phân tích là phương pháp cơ bản đối với việc lập kế hoạch
Lập kế hoạch đòi hỏi người quản lý phải xác định trước xem tổ chức cần phải làm những việc gì, làm như thế nào, ai làm, khi nào và ở đâu Hay nói cách khác quá trình lập kế hoạch phải liên quan đến tất cả các nhà quản lý cũng như thành viên trong toàn
bộ tổ chức Do đó cũng thông qua việc lập kế hoạch thì người quản lý mới có cơ sở để
tổ chức các hoạt động cần thiết trong một tổ chức
• Lập kế hoạch có thể được thực hiện chính tắc hoặc không chính tắc
Khi lập kế hoạch không chính tắc, các mục đích, chiến lược, kế hoạch không được ghi chép và các mục tiêu hầu như không được chia sẻ với các thành viên khác trong tổ chức Cách lập kế hoạch này thường được thực hiện tại các doanh nghiệp nhỏ, nơi những người quản lý đồng thời là những người chủ doanh nghiệp biết được họ muốn doanh nghiệp của mình đi đến đâu và làm cách nào để đạt được điều đó Do vậy, lập kế hoạch không chính tắc thường mang tính chung chung và không liên tục
Trong môn học này, khi chúng ta nói đến lập kế hoạch, nghĩa là lập kế hoạch chính tắc, trong đó các mục tiêu cụ thể trong một thời gian nhất định được xác định Những mục tiêu này được ghi thành văn bản và chia sẻ với các thành viên của tổ chức Đồng thời, những chương trình hành động cụ thể để đạt được những mục tiêu cũng được xây dựng
Trang 4Tuy vậy, hình thức lập kế hoạch không chính thức này cũng xuất hiện ở cả những doanh nghiệp lớn, và một số những doanh nghiệp nhỏ cũng lập những kế hoạch khá qui mô và phức tạp
• Các thành phần chính của chức năng lập kế hoạch
(Nguồn: Bartil; Tein; Matthews and Martin, 2003; Management)
o Sứ mệnh và bản tuyên bố về sứ mệnh:
Sứ mệnh của một tổ chức là mục đích của tổ chức hoặc lý do và ý nghĩa của sự ra đời và tồn tại của nó
Bản tuyên bố về sứ mệnh của một tổ chức là một tuyên bố tổng thể về mục đích cơ bản và đặc thù và lĩnh vực hoạt động nhằm phân biệt tổ chức với các tổ chức khác cùng trong lĩnh vực hoạt động Bản tuyên bố về sứ mệnh của một tổ chức có nhiều mục đích khác nhau:
Đối với các nhà quản lý: là tiêu chuẩn để đánh giá sự thành công hay thất bại;
Đối với các nhân viên: là mục đích chung, hỗ trợ lòng trung thành của tổ chức và đẩy mạnh tính cộng đồng của nhân viên;
Đối với các đối tác bên ngoài: cung cấp sự hiểu biết thấu đáo về giá trị và định hướng tương lai của tổ chức;
o Mục tiêu là kết quả cụ thể mà tổ chức hay cá nhân mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian xác định, thường là dưới một năm, là phương tiện để đạt mục đích
o Mục đích, còn gọi là mục tiêu dài hạn, đưa ra những định hướng cho tất cả các
quyết định quản lý và những tiêu chí được dùng để so sánh, đối chiếu đánh giá các kết quả đạt được Chính vì vậy, mục tiêu chính là cơ sở của quá trình lập kế hoạch Một mục tiêu tốt phải thỏa mãn nguyên tắc SMART:
Cụ thể (Specific): Chỉ ra kết quả cuối cùng một cách rõ ràng, không được mơ hồ
Đo lường được (Measurable): Kết quả thực hiện có thể đo lường được về mặt định tính và định lượng (chất lượng, số lượng, chi phí)
Thách thức, nhưng có thể đạt được với nguồn lực của doanh nghiệp (Achievable): Thực tế, phù hợp với khả năng của tổ chức
Thực tiễn (Realistic): Thích đáng, thích hợp với hoàn cảnh và nhu cầu của
tổ chức
Được hoàn thành trong một thời hạn xác định (Time-bound)
o Các bản kế hoạch là các phương pháp để đạt được mục tiêu đã đề ra
mục tiêu
Các bản
kế hoạch
Đạt được mục tiêu của tổ chức (một cách hiệu quả nhất)
Trang 551
Các công việc xây dựng mục tiêu, hình thành các chiến lược để đạt được những mục tiêu đó, và xây dựng các
kế hoạch cụ thể để kết hợp và điều phối các hoạt động
có vẻ rất phức tạp Vậy tại sao những người quản trị phải lập kế hoạch?
• Trước tiên, xuất phát từ vai trò của công tác lập
kế hoạch
o Lập kế hoạch giúp cho tổ chức ứng phó tốt hơn với những tình huống bất định
Do việc lập kế hoạch đòi hỏi người quản lý phải
có các dự báo về tương lai nên bản thân quy trình lập kế hoạch đã giúp cho người quản lý thấy được các tình huống bất định có thể xảy ra trong tương lai và dự báo trước phương hướng khắc phục nếu các tình huống đó xảy ra
Nếu như hệ thống kế hoạch được xây dựng một cách linh hoạt thì trước sự thay đổi trong tương lai, người quản lý cũng có cơ sở để tìm biện pháp phù hợp nhất nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra (kiểm soát quản trị)
o Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên trong
tổ chức
Bản thân việc lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu cho doanh nghiệp Để đạt được mục tiêu đó thì cần phải có sự tham gia của nhiều bộ phận, nhiều cá nhân khác nhau, mà mỗi bộ phận, mỗi cá nhân này phải đảm nhận các chức năng khác nhau cho mỗi bộ phận và cá nhân mình Khi nhân viên biết được tổ chức
sẽ đi về đâu và họ sẽ phải làm những gì để đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu, họ có thể điều phối công việc của mình, hợp tác với nhau, và thực hiện những công việc cần thiết Nếu không lập kế hoạch, các bộ phận phòng ban và các cá nhân có thể làm việc cho những mục đích khác nhau làm cho không đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu năng
o Lập kế hoạch giúp giảm thiểu những trùng lặp và lãng phí trong tổ chức
Gắn với hệ thống mục tiêu nói trên, các bộ phận, các cá nhân khác nhau trong doanh nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ khác nhau nhằm hoàn thiện quá trình quản lý cho hoạt động sản xuất kinh doanh (các hoạt động tác nghiệp như kế toán, tiền lương, thống kê,…) Khi các hoạt động công việc được điều phối thì thời gian, các nguồn lực không cần thiết và sự trùng lặp giữa các bộ phận được giảm tối đa Hơn nữa, khi các phương thức thực hiện và kết quả được làm rõ, sẽ dễ nhận thấy những bất hợp lý để khắc phục và loại bỏ
o Lập kế hoạch xây dựng các mục tiêu và các tiêu chuẩn được sử dụng trong quá trình kiểm tra
Trang 6BÀI TẬP THỰC HÀNH
1 Đề nghị các học viên
• Đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân
• Xác định các cơ hội và nguy cơ về nghề nghiệp
• Phác thảo các mục đích về nghề nghiệp trong 5 năm tới
• Phác thảo bản kế hoạch nghề nghiệp trong 5 năm tới
2 Hãy phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, những cơ hội và nguy cơ đối với một sinh viên
ngành QTKD khi tốt nghiệp
Cơ hội
1
2
3
4
5
Nguy cơ
1
2
3
4
5
Điểm mạnh
1
2
3
4
5
Điểm yếu
1
2
3
4
5
3 Chia thành 5 nhóm, mỗi nhóm 8 người (có thể thay đổi số người trong nhóm tùy theo số
lượng học viên.) Hưởng ứng hoạt động phong trào của BCH Đoàn trường, chi đoàn của các bạn tổ chức đi chơi dã ngoại hai ngày tại Hòa Bình nhân dịp kỷ niệm ngày thành lập đoàn 26/3 Hãy lập kế hoạch cho hoạt động này
4 Chia thành 5 nhóm, mỗi nhóm 8 người (có thể thay đổi số người trong nhóm tùy theo số
lượng học viên) Lớp của bạn sẽ tổ chức lễ hội ẩm thực toàn trường nhân dịp 8/3 Hãy lập kế hoạch để kêu gọi tài trợ cho lễ hội này?
5 Chia thành 5 nhóm, mỗi nhóm 8 người (có thể thay đổi số người trong nhóm tùy theo số
lượng học viên) Một công ty HM chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm hóa mỹ phẩm Công ty chuẩn bị ra một sản phẩm dầu gội đầu Trà xanh mới vào cuối năm 2009 Hãy lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm này cho công ty HM trong năm 20XX
CÂU HỎI ÔN TẬP
1 Định nghĩa chức năng lập kế hoạch
2 Vai trò của chức năng lập kế hoạch
3 Hãy phân biệt giữa mục tiêu và kế hoạch
Trang 768
4 Có những loại mục tiêu nào?
5 Thế nào là một bản kế hoạch? Mô tả từng loại kế hoạch
6 Những đặc điểm của một mục tiêu được thiết kế tốt là gì?
7 Quá trình xác định mục tiêu mà người quản trị nên thực hiện
8 Quá trình lập kế hoạch chính tắc có những nhược điểm gì?
9 Để lập kế hoạch trong môi trường biến động, người quản trị nên làm gì?
10 Trình bày quá trình lập kế hoạch
11 Những thông tin người quản lý cần thu thập khi phân tích môi trường, nguồn lực và năng lực
của tổ chức là gì?
12 Hãy nêu các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của một bản kế hoạch
13 Tại sao nói chức năng lập kế hoạch là chức năng quan trọng nhất trong các chức năng
quản trị?
