Mẫu Tìm hiểu chu trình Bán hàng, Phải thu, Thu tiền.doc

Mẫu Tìm hiểu chu trình Bán hàng, Phải thu, Thu tiền.doc

CÔNG TY

Tên khách hàng:

Ngày khóa sổ:

Nội dung: TÌM HIỂU CHU TRÌNH BÁN HÀNG, PHẢI THU, THU TIỀN

A410 1/8

Người thực hiện Người soát xét 1 Người soát xét 2

A MỤC TIÊU:

(1) Xác định và hiểu được các giao dịch và sự kiện liên quan tới chu trình KD quan trọng;

(2) Đánh giá về mặt thiết kế và thực hiện đối với các thủ tục kiểm soát chính của chu trình KD này;

(3) Quyết định xem liệu có thực hiện kiểm tra hệ thống KSNB;

(4) Thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản phù hợp và có hiệu quả

B CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC THỰC HIỆN:

1 Hiểu biết về các khía cạnh kinh doanh chủ yếu liên quan tới bán hàng, phải thu và thu tiền

Các thông tin về khía cạnh kinh doanh liên quan chủ yếu tới bán hàng, phải thu và thu tiền bao gồm, nhưng không giới hạn, các thông tin sau: Sản phẩm và dịch vụ chính của DN; cơ cấu các loại doanh thu trong tổng doanh thu; cách thức bán hàng của DN áp

dụng chủ yếu (Bán buôn, bán lẻ, trả chậm, trả góp, trao đổi hàng, bán hàng thu tiền ngay, bán qua đại lý); thị phần của sản phẩm và dịch vụ; loại KH; mức độ phụ thuộc vào KH lớn; phát triển sản phẩm mới; tính thời vụ của hàng hóa và dịch vụ; mức độ cạnh tranh; chính sách giá bán hàng hoặc dịch vụ; kênh phân phối; các vấn đề pháp luật quy định hoạt động của ngành; quy mô của KH; chính sách hóa đơn, chiết khấu, giảm giá và khuyến mại; các điều khoản bán hàng thông thường; điều khoản thanh toán, hoa hồng bán hàng; bán hàng cho các bên có liên quan; quản lý nợ phải thu; các rủi ro liên quan tới quá trình thu tiền bán hàng…

Tên khách hàng:

Ngày khóa sổ:

Nội dung: TÌM HIỂU CHU TRÌNH BÁN HÀNG, PHẢI THU, THU TIỀN

Người thực hiện Người soát xét 1 Người soát xét 2

A410 3/8

2 Hiểu biết về chính sách kế toán áp dụng

Chính sách kế toán áp dụng đối với bán hàng, phải thu và thu tiền cần tìm hiểu cho từng sản phẩm và dịch vụ chính, cụ thể như sau: thời điểm ghi nhận doanh thu, cơ sở cho việc ghi nhận doanh thu, phải thu; các ước tính kế toán và xét đoán sử dụng như

tỷ lệ hoàn thành, ước tính dự phòng phải thu khó đòi; chính sách thủ tục gửi hàng hoặc bán hàng đại lý; so sánh chính sách kế toán

áp dụng có phù hợp với quy định của chuẩn mực, chế độ kế toán; chính sách kế toán có được áp dụng nhất quán; các thay đổi chính sách kế toán và ước tính kế toán có được trình bày phù hợp…

3 Mô tả chu trình “bán hàng, phải thu và thu tiền”

Chu trình “ bán hàng, phải thu và thu tiền” được mô tả như sau: sử dụng phương pháp trần thuật (narrative) hoặc sơ đồ

(flowchart) để mô tả lại chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền của DN Khi mô tả chu trình, cần lưu ý các thông tin sau: (1) các loại nghiệp vụ trọng yếu của chu trình từ giai đoạn thực hiện nghiệp vụ, ghi chép nghiệp vụ và bảo vệ các tài sản liên quan, (2) các thủ tục kiểm soát chính của DN đối với chu trình này; (3) thẩm quyền phê duyệt của các bộ phận, phòng ban đối với các khâu trong chu trình; (4) các tài liệu và báo cáo chính được sử dụng cho mục đích kiểm soát trong chu trình (5) lưu ý về việc phân công phân nhiệm trong chu trình, đảm bảo ghi nhận việc một người đảm nhiệm nhiều khâu trong một chu trình (nếu có).

4 Soát xét về thiết kế và triển khai các thủ tục kiểm soát chính

Các sai sót có thể

xảy ra (What can go

wrong?)

Lựa chọn hoặc mô tả một hoặc một số thủ tục kiểm soát chính áp dụng để ngăn ngừa và phát hiện kịp thời sai sót

có thể xảy ra (Key controls)

Đánh giá

về mặt thiết kế

Kết luận xem thủ tục kiểm soát chính có được thực hiện

Tham chiếu tới tài liệu thủ tục kiểm tra bằng quan sát hoặc điều tra

1 Mục tiêu kiểm soát: Doanh thu và phải thu đã ghi sổ là có thật.

1.1 Doanh thu và phải

thu là giả; được ghi

nhận nhưng chưa

giao hàng/ cung cấp

dịch vụ; hóa đơn bán

hàng được ghi nhận

nhiều hơn một lần

 Hóa đơn bán hàng chỉ được lập cho các đơn hàng và lệnh xuất kho đã được phê duyệt

 Trong vòng … ngày sau ngày kết thúc năm, đơn đặt hàng và các tài liệu xuất hàng phải được soát xét và thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với các hóa đơn đã viết nhưng cuối năm hàng vẫn chưa xuất kho

 Đối chiếu phiếu xuất kho với hóa đơn

để đảm bảo rằng một khoản doanh thu không bị xuất hóa đơn và ghi sổ

kế toán nhiều lần

 Các thủ tục khác (mô tả):………

………

………

(1) Thủ tục kiểm soát được thiết

kế phù hợp để đạt mục tiêu kiểm soát (2) Thủ tục kiểm soát chưa được thiết kế phù hợp

để đạt mục tiêu kiểm soát

(1) Thủ tục kiểm soát

đã được thực hiện

(2) Thủ tục kiểm soát chưa được thực hiện

1.2 Giá bán trên hóa

đơn bị ghi cao hơn so

với biểu giá quy định

 Giá bán trên hóa đơn được kiểm tra, đối chiếu với bảng giá và được cộng lại trước khi chuyển cho KH

 Các thay đổi về giá bán và khuyến mại phải được người có thẩm quyền phê chuẩn

 Chỉ có người có thẩm quyền mới được thay đổi giá cả, hạn mức tín dụng, bổ sung KH mới vào hệ thống

 Các thủ tục khác (mô tả):………

………

………

2 Mục tiêu kiểm soát : Các khoản thu tiền và giảm trừ cho KH phải được ghi chép kịp thời và đúng đắn,

và ghi giảm vào tài khoản phải thu KH

2.1 Các khoản KH

thanh toán không

được ghi chép khi

nhận được, hoặc các

khoản giảm trừ

 Bộ phận nhận tiền bán hàng bằng tiền mặt phải độc lập với kế toán theo dõi các khoản phải thu

 Các khoản ứng trước tiền của KH phải

A410 5/8

Các sai sót có thể

xảy ra (What can go

wrong?)

Lựa chọn hoặc mô tả một hoặc một số thủ tục kiểm soát chính áp dụng để ngăn ngừa và phát hiện kịp thời sai sót

có thể xảy ra (Key controls)

Đánh giá

về mặt thiết kế

Kết luận xem thủ tục kiểm soát chính có được thực hiện

Tham chiếu tới tài liệu thủ tục kiểm tra bằng quan sát hoặc điều tra

không được đưa ra

và ghi chép kịp thời,

hoặc các khoản

thanh toán không

được ghi chép đúng

đối tượng của khoản

phải thu KH

được theo dõi và đối chiếu bởi một cá nhân độc lập với kế toán phải thu

 Các khoản hàng bán trả lại phải được ghi chép và phản ánh trong báo cáo nhận hàng trả lại, hàng trả lại phải được đối chiếu khớp với việc giảm trừ tiền của KH Các chênh lệch phải được điều tra

 Bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng được lập hàng tháng bởi một người độc lập với kế toán ngân hàng

 Định kì phải tiến hành đối chiếu công

nợ với KH Các chênh lệch phải được điều tra, xử lý

 Các thủ tục khác (mô tả):………

………

………

3 Mục tiêu kiểm soát: Tất cả các khoản doanh thu, phải thu của DN trong kỳ đã được ghi nhận

3.1 Hàng hóa đã giao

cho KH nhưng chưa

xuất hóa đơn

_

3.2 Tiền thu từ hoạt

động bán hàng có thể

bị mất hoặc biển thủ

trước khi được ghi

nhận

 Phải lập chứng từ vận chuyển và chỉ xuất hàng hóa theo đơn đặt hàng đã phê chuẩn và chuyển kịp thời để lập hóa đơn

 Chứng từ vận chuyển và sổ theo dõi xuất hàng phải được đánh số thứ tự

để kiểm soát, so sánh với hóa đơn về

số lượng đã xuất Các hàng đã xuất bán nhưng chưa ghi hóa đơn phải được kiểm tra kịp thời

 Các thủ tục khác (mô tả):………

………

………

 Phải sử dụng sổ quỹ để ghi chép tiền thu bán hàng

 KH được khuyến khích đòi phiếu thu

từ nhân viên nhận tiền

 Các nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt, chuyển khoản và giao dịch bằng tiền

Các sai sót có thể

xảy ra (What can go

wrong?)

Lựa chọn hoặc mô tả một hoặc một số thủ tục kiểm soát chính áp dụng để ngăn ngừa và phát hiện kịp thời sai sót

có thể xảy ra (Key controls)

Đánh giá

về mặt thiết kế

Kết luận xem thủ tục kiểm soát chính có được thực hiện

Tham chiếu tới tài liệu thủ tục kiểm tra bằng quan sát hoặc điều tra

khác được giám sát chặt chẽ

 Các thủ tục khác (mô tả):………

………

………

A410 7/8

Các sai sót có thể

xảy ra (What can go

wrong?)

Lựa chọn hoặc mô tả một hoặc một số thủ tục kiểm soát chính áp dụng để ngăn ngừa và phát hiện kịp thời sai sót

có thể xảy ra (Key controls)

Đánh giá

về mặt thiết kế

Kết luận xem thủ tục kiểm soát chính có được thực hiện

Tham chiếu tới tài liệu thủ tục kiểm tra bằng quan sát hoặc điều tra

4 Mục tiêu kiểm soát: các khoản phải thu KH (trừ các khoản dự phòng) là các khoản có thể thu lại bằng

tiền.

4.1 Các khoản phải

thu KH thuần bị ghi

quá do các khoản dự

phòng bị ghi thiếu, do

không có hoặc không

tuân thủ chính sách

tín dụng cho KH

(thiếu việc xem xét

tuổi nợ, báo cáo đánh

giá tín dụng độc lập,

đối chiếu hạn mức)

_

4.2 Các khoản dự

phòng bị ghi thiếu do

không cân nhắc đầy

đủ ảnh hưởng của

các tranh chấp với

KH

 Chính sách bán hàng và tín dụng phải được thiết lập bởi các nhà quản lý và thực hiện bởi các nhà quản lý phòng tín dụng hoặc khác độc lập với bộ phận bán hàng và thu tiền

 Báo cáo tuổi nợ phải được lập hàng tháng phù hợp với chính sách của công ty

 Các thủ tục khác (mô tả):………

………

………

 Báo cáo hàng tháng được lập và gửi kịp thời tới KH Tiến hành đối chiếu công

nợ định kì với KH, mọi chênh lệch phải được phát hiện và xử lí kịp thời bởi một

bộ phận độc lập với bộ phận thu tiền

 Các thủ tục khác (mô tả):………

………

………

C TỔNG HỢP VÀ KẾT LUẬN

1 Các rủi ro phát hiện

KTV cần tổng hợp các rủi ro trọng yếu phát hiện trong quá trình thực hiện các bước công việc từ 1-4 ở trên vào bảng dưới đây:

Mô tả rủi ro Cơ sở dẫn liệu TK ảnh hưởng Thủ tục kiểm toán cần thực hiện

2 Kết luận về KSNB của chu trình

(1) Hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền nhìn chung đã được thiết kế phù hợp với mục tiêu kiểm soát và đã được triển khai thực hiện?

 Không

(2) Có thực hiện kiểm tra tính hoạt động hữu hiệu (kiểm tra hệ thống KSNB) đối với chu trình này không?

 Có [trình bày việc kiểm tra vào Mẫu C110]

 Không [thực hiện kiểm tra cơ bản ở mức cao]

Lý do của việc Có/Không kiểm tra hệ thống KSNB: