Tài liệu Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán docx

T NG QUAN V H TH NG THÔNG TIN K TOÁN

Accounting Information Systems

AIS

2

N I DUNG

¬ Các thành ph n c a H th ng Thông tin K toán

¬ Vai trò c a AIS

¬ Các mô hình AIS

¬ Phát tri n AIS

¬ Các công c mô t AIS

3

H th ng

Là m t t ng th bao g m các b ph n, thành ph n

có m i quan h v i nhau đ th c hi n nh ng

m c tiêu chung nh t đ nh

B

A C

D

M c tiêu

4

H th ng thông tin

¬Là h th ng thu nh n các d li u đ u vào, x

lý các d li u và cung c p thông tin cho ng i

s d ng

¬Thông th ng, khái ni m HTTT g n li n v i môi tr ng x lý h tr b i CNTT

D li u

đ u vào X lý Thông tin đ u ra

Ki m soát - ph n h i

L u tr

H th ng thông tin qu n lý

¬Là h th ng thông tin ghi nh n, l u tr , x lý

d li u c a các quá trình s n xu t kinh doanh

nh m cung c p các thông tin h u ích cho các

nhà qu n tr DN

Quá

trình

SXKD

D li u

đ u vào X lý Thông tin đ u ra

Ki m soát - ph n h i

L u tr

6

Các h th ng con c a HTTT qu n lý

Các y u t

đ u vào giá t ng giá tr S n xu t,

Cung c p

SP, DV

HTTT

K toán HTTT

Nhân s

HTTT

S n xu t

HTTT Bán hàng

7

H th ng thông tin k toán

M c tiêu

DN

Th c hi n các

ho tđ ng

cung c p hàng

hóa d ch v có

giá tr cho

khách hàng

Ch c n ng

K toán

Cung c p các thông tin h tr

ho chđ nh,

th c hi n, ki m soát, đánh giá các ho tđ ng

c a DN

AIS

Là 1 h th ng

đ c thi t l p

nh m thu th p,

l u tr và cung

c p thông tin k toán cho ng i

s d ng

8

H th ng thông tin k toán

D li u

X lý

Thông tin

L u tr

XCh ng t XTài kho n

X i t ng chi ti t

XB máy XQuy trình XPh ng th c

XBáo cáo tài chính

XS k toán XBáo cáo qu n tr

S n Xu t Bán Hàng K toán Tài chính Nhân s

x lý

nghi p v

h tr ra

quy t đ nh

h tr d báo

Chi n l c

Qu n lý, đi u hành

Ho t đ ng

Ng i

th c hi n

Nhà qu n lý

b c trung

Nhà qu n

lý c p cao

Các c p đ thông tin cung c p

10

AIS và Qu n Tr Doanh Nghi p

Ho ch

đ nh th c hi n T ch c,

Ki m soát, đánh giá

Ho t đ ng kinh doanh li uD AIS

Xác l p i u khi n

xu t thayđ i

Qu n tr doanh nghi p

Thông tin

đo l ng

11

CHU I GIÁ TR C A K TOÁN

Ghi nh n các ho t đ ng Phân tích thông tin

Chi n l c kinh doanh Thi t l p, ki m soát các giao d ch bên ngoài

Thi t k , cung c p thông tin tin c y Chu i giá tr c a doanh nghi p

12

Vai trò c a AIS trong qu n tr DN

¬Ghi nh n, l u tr d li u c a các ho t

đ ng kinh doanh

¬Cung c p thông tin

̌Các báo cáo cho đ i t ng bên ngoài

̌Các báo cáo cho qu n tr DN

¬Ki m soát các ho t đ ng c a DN

¬H tr ho ch đ nh

AIS hi n t i c a Pacioli’s

Ch ng t

S ki n nh

h ng đ n báo cáo tài chính

Ghi s

nh t ký

S nh t ký

Chuy n s

S cái,

S chi

ti t

L p báo cáo

Báo

cáo tài

chính

Quá

trình

SXKD

14

H n ch c a AIS

hi n t i

AIS

Thông tin

N i dung c a ho t

đ ng kinh doanh

X Ch n l c nghi p v

X Không k p th i

X Gi i h n n i dung

X Trùng l p

X Thông tin h n ch

X Tách r i ho t đ ng

c a DN

15

Mô hình t ch c AIS theo s ki n-REAL

S ki n

c a quá

trình kinh

xu t báo cáo

Kho d

li u

Ng i s

d ng thông tin

X Thu th p d li u theo s

ki n DN quan tâm

X H p nh t d li u toàn DN

X G n AIS v i các ho t đ ng kinh doanh c a DN

S ki n (Event)

Ngu n l c (Resources)

i t ng (Agent)

Mô hình REAL

D li u thu th p

N i ch n (Location)

Phân lo i

nh th nào

Chu trình kinh doanh

¬ M i chu i các s ki n cùng liên quan đ n 1

n i dung c a quá trình SXKD å Chu trình kinh

doanh hay còn g i là chu trình k toán

Bao g m:

̌ Chu trình doanh thu

̌ Chu trình chi phí

̌ Chu trình s n xu t

̌ Chu trình nhân s

̌ Chu trình tài chính

18

M i liên h gi a các chu trình k toán

H th ng ghi s

-l p báo cáo

Chu trình doanh thu Bán hàng –> Thu ti n

Chu trình chi phí Mua hàng – tr ti n

Chu trình s n xu t NVL, NC -> SP hoàn thành

Chu trình tài chính

Nh n ti n – Chi ti n

Chu trình nhân s Tuy n d ng – Tr l ng

S n ph m

Ti n

Ti n

Ti n

Nhân công

NVL

D li u

D li u

D li u

19

Phát tri n h th ng thông tin k toán

¬Là quá trình thi t l p t t c các thành ph n

c a 1 h th ng thông tin k toán

¬Là 1 quá trình bao g m các công vi c đ c

th c hi n theo 1 trình t và theo 1 chu kì nh t

đ nh -> Chu kì phát tri n c a HTTT k toán

¬Vi c t ch c HTTT k toán ph i đ c th c hi n

trên c s các m c tiêu đ ra

¬Vi c t ch c 1 h th ng thông tin k toán

không ph i là công vi c n i b c a b ph n k

u

h

n h

V

V n đ đ t ra đ i v i AIS

¬Mô hình, quá trình t ch c

AIS

¬Vai trò c a AIS trong ho t

đ ng c a DN

¬ ng d ng công ngh thông

tin vào AIS

22

Các công c mô t AIS

¬ Ph m vi c a h th ng

¬ Mô t các thành ph n c a AIS – D li u

– Ho t đ ng x lý – L u tr

– Thông tin

¬ i t ng tham gia vào AIS

Mô t ?

23

Ví d minh h a: Quá trình thu ti n bán ch u

¬ KH g p KT thanh toán kèm theo thông báo tr ti n c a cty NV này

l p Pthu 2 liên và ghi s ti n thanh toán, s Pthu vào thông báo tr

ti n kèm theo Sauđó chuy n Pthu cho th qu , chuy n thông báo

tr ti n cho KT ph i thu Th qu nh n ti n, ki m tra s ti n trên

Pthu vàđóng d u xác nh n Sau đó chuy n 1 Pthu cho k toán ph i

thu, phi u còn l i dùngđ ghi vào s qu và l u theo s th t

¬ KT ph i thu nh n gi y báo tr ti n do KT thanh toán chuy nđ n l u

l i theo h s KH Sau khi nh n Pthu t th qu , KT ph i thu ki m

tra, đ i chi u v i gi y báo tr ti n, sau đó nh p vào ph n m m k

toán PMKT ki m tra mã KH, s hóađ n còn ch a tr N u đúng, PM

s cho phép ghi nh n nghi p v thanh toán làm gi m n ph i thu c a

KH theo t ng hóađ n nh kì, PM s in s cái TK ti n, ph i thu, s

chi ti t KH, b ng t ng h p thanh toán và chuy n cho KT t ng h p

24

(Data Flow Diagram - DFD)

¬DFD mô t b ng hình nh các thành ph n; các dòng l u chuy n d li u gi a các thành ph n,

đi m kh i đ u, đi m đ n và n i l u tr d li u

c a m t h th ng thông tin

¬DFD có nhi u c p ÆDFD khái quát (c p 0) ÆDFD c p 1

ÆDFD c p 2 Æ….

S DÒNG D LI U

¬Phân c p DFD

i m đ u

1.0

2.0

3.0

i m cu i

D

L u tr

B

C p 1

i m đ u

H th ng

i m cu i

A

B

C p 0

3.1

3.2

H I

B

D

L u tr

C p 2

26

S DÒNG D LI U

¬Các kí hi u:

– Có 4 kí hi u bi u di n

Ho tđ ng

x lý

Dòng d

li u

i t ng bên ngoài

h th ng (đi m đ u,

k t thúc)

L u tr d

li u

27

¬ Là s đ c p cao nh t mô t 1 cách khái quát n i

dung c a h th ng b i 1 hình tròn, bi u di n

dòng d li u đi vào (inflow) và đi ra (outflow)

gi a h th ng và các đ i t ng bên ngoài h

th ng.

¬ i t ng: Ng i ho c v t (máy tính) th c hi n

ho c đi u khi n các ho t đ ng

¬ i t ng bên ngoài h th ng: ch cho ho c

nh n d li u c a h th ng (ko x lý d li u) å Có

vai trò là các đi m đ u, đi m cu i c a h th ng

28

¬ DFD khái quát cho bi t:

– Ch c n ng c a h th ng – Ph m vi c a h th ng

Khách hàng H th ng

thu ti n bán ch u Thanh toán

K toán

t ng h p

T ng h p thanh toán

¬Bi u di n h th ng b ng hình v các c p ho t

đ ng x lý, dòng d li u đi vào, đi ra các c p

ho t đ ng x lý đó.

¬Mô t ch c n ng c a các ho t đ ng x lý

¬N i dung c a các dòng d li u

¬Không quan tâm đ n đ i t ng, BP th c hi n,

hình th c mang d li u

30

Ghi nh n thông tin 1.0

Khách hàng

Xác nh n thanh toán 2.0

Ghi nh n thanh toán 3.0

Thông tin thanh toán

Ti n s thu

S ti n đã xác nh n

Phi u thu

đã xác nh n

S qu Thông tin

thanh toán

K toán

t ng h p

Thông tin

t ng h p

31

V S DÒNG D LI U c p 0

¬B c 1: Mô t h th ng hi n hành b ng các

đo n v n mô t

¬B c 2: L p b ng đ i t ng và các ho t đ ng

liên quan đ n các đ i t ng đó

…

……

……

Ghi s ti n, s hóađ n, s phi u thu vào TB tr ti n

L p phi u thu

K toán thanh toán

Chuy n TB tr ti n Khách hàng

Ho tđ ng

i t ng

32

V S DÒNG D LI U c p 0

¬B c 3: ánh d u các ho t đ ng x lý d li u

trong các ho t đ ng trong b ng mô t b c 2

¬Ho t đ ng x lý d li u bao g m: truy xu t, chuy n hóa Các ho t đ ng nh p li u, s p x p, xác nh n, tính toán, t ng h p…

¬Các ho t đ ng chuy n và nh n d li u gi a các

đ i t ng không ph i là ho t x lý d li u

V S DÒNG D LI U c p 0

¬B c 4: Nh n di n các đ i t ng bên ngoài h th ng

– Là cácđ i t ng không th c hi n các ho t đ ng x lý d

li u nào trong h th ng

– V các hình ch nh t bi u di n cácđ i t ng bên ngoài

– V 1 vòng tròn bi u di n n i dung chính trong ho tđ ng x

lý c a h th ng hi n hành

– V các dòng d li u n i vòng tròn và cácđ i t ng bên

ngoài h th ng

– t tên cho các dòng d li u theo cácđ ng t ch hành

đ ng nh n và g i d li u

34

V S DÒNG D LI U c p 1

¬ B c 6: li t kê các ho tđ ng x lý d li u theo trình t

di n ra các ho tđ ng đó

¬ B c 7: Nhóm các ho tđ ng x lý d li u trên theo các cách sau:

– Nhóm các ho tđ ng x y ra cùng 1 n i và cùng th i đi m – Nhóm các ho tđ ng x y ra cùng th i đi m nh ng khác

n i x y ra

¬ cho DFD d đ c, ch nên s d ng t 5 đ n 7 hình tròn trong m i s đ , m i c p

¬ B c 8: V hình tròn vàđ t tên chung cho m i nhóm ho t

đ ng theo 1 đ ng t nêu b t n i dung chính các ho t đ ng trong nhóm

35

V S DÒNG D LI U c p 1

¬ B c 9:. c l i b ng mô t h th ng và n i các hình tròn

v i nhau theo m i liên h h p lý

¬ B c 10: B sung các n i l u tr d li u n u th y h p lý

Phân c p DFD

¬ B c 11:

ÆTi p t c nhóm nh các ho t trong m i nhóm b c

7 M i nhóm nh trong 1 nhóm l n là các hình tròn

x lý c p con cho hình tròn l n

ÆTh c hi n các b c 8,9,10

36

L U (Flowchart)

¬L u đ mô t h th ng b ng hình v các quá trình x lý d li u (các ho t đ ng, đ u vào, đ u

ra, l u tr )

¬ ng th i mô t – Ph ng th c truy n d li u – Các đ i t ng, BP liên quan – Ph ng th c x lý

– Ph ng th c và tính ch t l u tr

¬ L u đ ch ng t mô t trình t luân chuy n

c a ch ng t , s liên ch ng t , ng i l p,

ng i nh n, n i l u tr , tính ch t l u

tr …trong x lý th công

¬ L u đ h th ng mô t trình t x lý d li u,

cách th c x lý, cách th c l u tr trong ho t

đ ng x lý c a máy tính

¬ K t h p l u đ ch ng t và l u đ h th ng

trong mô t h th ng s th y đ c các ho t

đ ng x lý h u hình và vô hình trong h th ng.

38

KH

L p phi u thu

Phi u thu

Xác nh n ghi s

Phi u thu

Phi u thu A

A

S qu

Phi u thu

N

K toán công n

K toán ti n

Ghi

nh t kí

NK Thu ti n

Phi u thu

KH

Th qu

Quá trình thu ti n

39

Hoáđ n BH

Nh p vào PM Hi n th

khi nh p

C p nh t hóađ n

T p tin

KH

T p tin

HTKho

Hoáđ n

N

Nh p hóa đ n c a khách hàng

T p tin bán hàng

40

KÍ HI U C A L U

¬Kí hi u đ u vào

Phi u thu

Hóađ n BH

Ch ng t đ u vào (ho c ch ng t , báo cáođ u ra) b ng gi y

Nh p li u

Nh p ch ng t vào máy tính (nh p b ng tay)

Th l u tr

a d li u vào h

th ng b ng th l u tr

KÍ HI U C A L U

¬Kí hi u x lý

¬Kí hi u đ u ra

X lý b ng máy tính

X lý th cơng

Tính giá HTK

L p phi u thu

Báo cáo bán

hàng Hi n th trên màn hình

S , báo

cáo

D li uđ u vào/ra

42

KÍ HI U C A L U

¬ Kí hi u l u tr

¬ Kí hi u k t n i

L u tr trong máy tính

L u tr th cơng N: L u tr theo s th t A: L u tr theo Alphabet D: L u tr theo ngày

T p tin hàng

t n kho

N

B tđ u

B tđ u/k t thúc

A

i m n i trong cùng

1 trang (A, B, C…)

2

i m n i sang trang sau (S trang: 1,2,3…)

43

V L U

¬ B c 1: Xácđ nh các đ i t ng bên trong và bên

ngồi c a h th ng (xem l i ph n DFD)

¬ B c 2: Chia l uđ thành các c t

– M iđ i t ng bên trong là m t c t trên l u đ

– Các c tđ c s p x p sao cho dịng l u chuy n c a

các ho tđ ng t trái sang ph i

¬ B c 3: Xácđ nh các thành ph n c a t ng c t

– Mơ t các ho tđ ng x lý

– Dịng d li u vào, ra c a t ng ho tđ ng

¬ Nguyên t c Sandwich: B t kì kí hi u x lý nàođ u b

k p gi a 2 kí hi uđ u vào và đ u ra

44

V L U

¬ B c 4: Hồn thành l uđ : – N i các kí hi u thành ph n b ng các dịng thơng tin – S d ng các d u n i khi dịng thơng tin chuy n qua c t khácđ tránh v nhi u các đ ng k ngang/d c – Các ho tđ ng x lý liên ti p nhau cĩ th g p chung thành 1 ho tđ ng x lý (n u c n)

– Ch ng t đi vào ph i đi ra ho t đ ng x lý – Các ch ng t khơng th làđi m b t đ u và đi m k t thúc

– Cách duy nh tđ cĩ l y d li u ho c l u tr d li u trong thi t b máy tính là thơng qua ho tđ ng x lý máy (hình ch nh t)

Ý NGH A

¬Mô t h th ng b ng DFD s giúp:

– Xácđ nh n i dung, ch c n ng, trình t c a các ho t

đ ng x lý trong h th ng

– Nh n bi tđ c n i dung các dòng d li u c n thi t

cho các ho tđ ng x lý

¬Mô t h th ng b ng l u đ s giúp:

– Nh n bi t và phân tíchđ c các ho t đ ng x lý

theo cácđ i t ng, b ph n liên quan

– Ph ng th c th c hi n các ho tđ ng x lý

– Ph ng th c chuy n d li u

46

V n d ng s đ và l u đ

¬ ánh giá ho t đ ng c a h th ng hi n hành

– ánh giá dòng d li uđi vào các ho t đ ng -> ánh giá c s th c hi n các ho tđ ng

– ánh giá dòng d li uđi ra -> ánh giá vi c th c

hi n ch c n ng c a ho tđ ng

¬ T ch c th c hi n các ho t đ ng cho h th ng

m i

– Phác th o quy trình x lý các ho tđ ng c p chi ti t

nh t b ng s đ – Xácđ nh các b ph n và ph ng th c x lý – V l uđ mô t h th ng m i