Giáo trình Bảng tính Excel nâng cao - Nghề Công nghệ thông tin (Cao đẳng)

Ngoài ra định dạng theo điều kiện Conditional Formating là công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng cho một ô cell hay nhiều ô rangeof cells trong bảng tính và sẽ thay đổi định dạng tùy t

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BR – VT

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ

GIÁO TRÌNH

MÔ ĐUN: BẢNG TÍNH EXCEL NÂNG CAO

NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG NGHỀ

Ban hành kèm theo Quyết định số:01 /QĐ-CĐN ngày 04 tháng 01 năm 2016

của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề tỉnh BR - VT

Bà Rịa – Vũng Tàu, năm 2016

1

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

2

LỜI GIỚI THIỆU

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và thậm nhập vào nhiều lĩnh vực trong cuộc sống Hiện nay, phần mềm Excel đã trở nên thân thuộc đối với những người thường xuyên làm việc với bảng tính và biểu đồ Công việc văn phòng, đặc biệt với các bộ phận như kế toán, kho, quản lý công cụ, dụng cụ… những kỹ năng excel cơ bản chưa đủ để giúp quản lý và xử lý các số liệu một cách triệt để Giáo trình Excel nâng cao thích hợp cho sinh viên cần tích lũy kiến thức các công cụ nâng cao của Excel hoặc cho nhân viên văn phòng cần nâng cao kĩ năng sử dụng bảng tính Excel

Mặc dù bản thân đã tham khảo các tài liệu và các ý kiến tham gia của các đồng nghiệp, song cuốn giáo trình vẫn không tránh khỏi những thiếu sót Mong các bạn đóng góp ý kiến

Tôi xin cảm ơn các thầy cô khoa CNTT–Trường Cao đẳng nghề đã cho tôi các ý kiến đóng góp quý báu để tôi hoàn thiện giáo trình này

Bà Rịa – Vũng Tàu, ngày 02 tháng 01 năm 2016

Biên soạn Trần Lệ Thủy

3

M ỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU 2

BÀI 1: SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM TOÁN HỌC 9

1 Hàm Roundup 42

2 Hàm Rounddown 42

3 Hàm Sumifs 43

4 Hàm Sumproduct 43

5 Hàm SumQ 44

6 Hàm Trunc 44

BÀI 2: SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM THỐNG KÊ 45

1 Hàm Countblank 45

2 Hàm Countifs 45

3 Hàm AverageA 46

4 Hàm AverageIF 46

5 Hàm AverageIFS 47

6 Hàm MaxA 47

7 Hàm MinA 48

8 Hàm Small 48

9 Hàm Large 48

BÀI 3: SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM TÌM KIẾM 49

1 Hàm Choose 49

2 Hàm Index 50

Dạng mảng 50

Biểu mẫu tham chiếu 51

3 Hàm Match 52

BÀI 4: SỬ DỤNG HÀM TÍNH KHẤU HAO TÀI SẢN 54

1 Hàm DB 55

4

2 Hàm DDB 55

3 Hàm SLN 56

BÀI 5: SỬ DỤNG HÀM TÍNH LÃI SUẤT 57

1 Hàm PMT(): 58

2 Hàm NPER(): 59

3 Hàm FV(): 59

4.Hàm PV(): 60

5 Hàm RATE(): 60

BÀI 6: SỬ DỤNG SUBTOTAL TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU 62

1 Đặt vấn đề 62

2 Tạo SubTotal 62

3 Xóa SubTotal 63

4 Ví dụ 63

BÀI 7: SỬ DỤNG PIVOT TABLE TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU 67

1 Đặt vấn đề 67

2 Tạo Pivot Table 67

3 Tạo biểu đồ từ Pivot Table 71

4 Ví dụ 74

BÀI 8: SỬ DỤNG CONSOLIDATE TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU 75

1 Đặt vấn đề 75

2 Tạo Consolidate 76

3 Chỉnh sửa Consolidate 76

4 Ví dụ 76

BÀI 09: ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG GOAL SEEK ĐỂ GIẢI BÀI TOÁN KINH TẾ 76

1 Khái niệm Goal seek 77

2 Cách dùng Goal seek 77

3 Thiết lập bài toán Tìm giá trị thanh toán của khoản tiền trong tương lai 77

4 Các bước tạo Goal seek để giải bài toán 78

5 Các dạng thay đổi bài toán trên 80

5

6 Thiết lập mô hình bài toán định giá 82

7 Các bước tạo Goal seek để giải bài toán định giá 82

BÀI 10: ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG SOLVER ĐỂ GIẢI BÀI TOÁN TRONG KINH TẾ 86

1 Thiết lập mô hình bài toán hai giá 86

2 Các bước tạo Solver để giải bài toán 87

3 Các dạng thay đổi bài toán trên 91

4 Thiết lập mô hình bài toán với các ràng buộc 91

6 Các bước tạo Solver để giải bài toán 95

7 Các dạng thay đổi bài toán trên 95

BÀI 11: CHIA SẺ BẢNG TÍNH VỚI WORD 96

1 Tạo một bảng tính mới Excel từ Word 97

2 Chèn một bảng tính Excel có sẵn vào Word 97

3 Liên kết một phần của bảng tính Excel có sẵn vào trong Word 97

4 Hòa trộn một tài liệu Word vào Excel 98

BÀI 12: CHIA SẺ BẢNG TÍNH VỚI ACCESS 98

1 Chèn một bảng tính Excel có sẵn vào Access 98

2 Liên kết được một phần của bảng tính Excel có sẵn vào trong Access 99

BÀI 13: TẠO VÀ THỰC THI MACRO THEO KỊCH BẢN 101

1 Định nghĩa Macro 101

2 Tạo Macro theo kịch bản 101

3 Quản lý Macro 102

4 Thực thi Macro 102

5 Xóa Macro 103

BÀI 14: TẠO VÀ THỰC THI MACRO SỬ DỤNG VBA 103

1 Tạo Macro sử dụng VBA 104

2 Chỉnh sửa Macro 104

3 Thực thi Macro bằng phím tắt 104

4 Thực thi Macro thông qua trình quản lý Macro 105

5 Thực thi Macro trực tiếp từ VIBAIDE 105

6

BÀI 15: TẠO HÀM MỚI TRONG EXCEL BẰNG VBA 106

1 Khái niệm Hàm trong Excel 106

2 Các bước để tạo hàm mới trong Excel 106

3 Ví dụ 107

7

CHƯƠNG TRÌNH MÔ ĐUN EXCEL NÂNG CAO

Mã số của mô đun: MĐ 12;

Thời gian của mô đun: 120 giờ; (Lý thuyết: 45 giờ, Thực hành: 75 giờ)

I VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MÔ ĐUN:

Là mô đun bổ trợ các kiến thức chuyên sâu về phần mềm excel của chương trình đào tạo Cao đẳng nghề Công nghệ thông tin (ứng dụng phần mềm), mô đun được học sau Tin học văn phòng

II MỤC TIÊU CỦA MÔ ĐUN: Sau khi học xong mô đun này, học sinh – sinh

viên có năng lực:

- Trình bày được công dụng, cú pháp và vận dụng được các hàm Toán học: Roundup, Roundown, Sumifs, Sumproduct, Sumq, Trunc , hàm thống kê: Countblank, Countifs, AverageA, AverageIF, AverageIFS, MaxA, MinA, Small, Large , hàm tìm kiếm: Choose, Index, Match

- Trình bày công dụng, phương pháp của Conditional Formatting, Data Validation

- Trình bày được công dụng, phương pháp sử dụng công thức mảng

- Trình bày được phương pháp Tính tổng theo nhóm subtotals; Lập bảng PivotTable; Kỹ thuật liên kết các bảng tính Consolidate;

- Trình bày được cách chia sẻ Excel với Word và Access;

- Trình bày được các khái niệm, cách tạo và sử dụng Macro

- Trình bày được phương pháp Kỹ thuật lập trình VBA trên Excel để tạo ra các hàm người dùng

- Giải các bài toán vận dụng các hàm Toán học, thống kê, Tìm kiếm trên

- Tạo được các bảng thống kê sử dụng Subtotal, Pivot Table

- Liên kết các bảng tính đã có thành 1 bảng kết quả theo yêu cầu;

- Chia sẻ được Excel với Word và Access;

- Tạo được và sử dụng thành thạo macro

8

- Rèn luyện cho học sinh thái độ nghiêm túc, tỉ mỉ, chính xác trong học tập và trong thực hiện công việc thực tế

III NỘI DUNG MÔ ĐUN:

1 N ội dung tổng quát và phân bổ thời gian:

Số

TT Tên các bài trong mô đun

Thời gian

Hình thức dạy

6 Sử dụng chức năng Conditional Formatting 5 Tích hợp

14 Chia sẻ bảng tính Excel với Word, Access 5 Tích hợp

15 Tạo và thực thi Macro theo kịch bản 5 Tích hợp

16 Tạo và thực thi Macro bằng VBA 10 Tích hợp

9

Mã bài: 01

Gi ới thiệu

Khi xây dựng bảng tính trong Excel, một số trường hợp yêu cầu nhập liệu

là giá trị cụ thể hoặc trong danh sách sẵn có Làm thế nào bạn có thể kiểm soát được dữ liệu đầu vào đó theo đúng yêu cầu? Làm thế nào Excel tự thông báo lỗi

nhập không đúng? Chức năng Data validation (xác nhận tính hợp lệ của dữ liệu)

sẽ giúp bạn thực hiện công việc đó một cách khá trọn vẹn những đòi hỏi trên Ngoài ra định dạng theo điều kiện ( Conditional Formating) là công cụ cho phép

bạn áp dụng định dạng cho một ô (cell) hay nhiều ô (rangeof cells) trong bảng tính và sẽ thay đổi định dạng tùy theo giá trị của ô hay giá trị của công thức

Mục tiêu:

- Trình bày được chức năng của Conditional Formating và Data validation

- Vận dụng được các tiện ích trên vào bài tập cụ thể

- Nghiêm túc, tự giác trong học tập

10

Hình 1.1 Các loại định dạng theo điều kiện

Hoặc người dùng có thể tạo qui luật định dạng mới tại New rules và quản lý các qui luật định dạng bằng công cụ Manage Rules…

Hình 1.2 H ộp hội thoại New Formatting Rule

11

Để áp dụng một qui luật Conditional Formating (CF) cho cell (ô) hoặc range (vùng), trước tiên hãy chọn các ô sau đó vào Home |Styles | Conditional Formatting | chọn lệnh CF Có một số lựa chọn như:

 Highlight Cell Rules: Chứa các qui luật định dạng làm nổi các ô chứa giá trị lớn hơn một giá trị xác định, nằm giữa hai giá trị, chứa một chuỗi xác định hoặc các giá trị trùng nhau,…

 Top Bottom Rules: Chứa các qui luật định dạng làm nổi các ô chứa nhóm giá trị lớn nhất, nhóm 10% các giá trị lớn nhất và nhóm các giá trị trên trung bình

của tập số liệu,

 Data Bars: Áp dụng các đồ thị hình thanh trực tiếp trong các ô tương ứng với giá trị đang chứa trong ô

 Color Scales: Áp dụng màu nều tương ứng với giá trị chứa trong ô

 Icon Sets: Hiển thị các icon trực tiếp trong các ô Các icon hiển thị phụ thuộc vào giá trị chứa trong ô

 New Rule: Cho phép bạn chọn lựa các qui luật CF khác, bao gồm cả qui luật

CF dựa vào kết quả luận lý của công thức

 Clear Rules: Xoá tất cả các CF đang áp dụng cho các ô được chọn

 Manage Rules: Hiển thị hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, tại

đó có thể tạo mới, chỉnh sửa hoặc xoá các qui luật CF

* Các quy lu ật được áp dụng khi tạo một CF mới trong khung Select a Rule Type:

Format all cells based on their values: Định dạng theo điều kiện căn cứ vào giá trị dạng số chứa trong các ô bảng tính Hiển thị các kiểu định dạng như là data bars, color scales, hoặc icon sets

 Format only cells that contain: Định dạng theo điều kiện căn cứ vào nội dung chứa trong các ô Chúng ta có thể áp dụng các phép so sánh (lớn hơn, nhỏ hơn,

lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn hoặc bằng, bằng, không bằng, khoảng, ngoài

khỏang) Các qui luật có thể áp dụng cho kiểu dữ liệu chuỗi, ngày tháng, ô

 Format only unique or duplicate values: Qui luật này áp dụng cho các ô chứa giá trị số là duy nhất hoặc trùng lặp

 Use a formula to determine which cells to format: Qui luật này áp dụng định

dạng dựa trên kết quả luận lý của các công thức

1.2 Định dạng theo điều kiện sử dụng hình ảnh

1.2.1 Sử dụng Data Bars

Định dạng theo điều kiện này hiển thị đồ thị hình thanh trực tiếp trong ô bảng tính Chiều dài của thanh đồ thị dựa trên giá trị số đang chứa trong ô với sự so sánh tương đối với các giá trị khác trong vùng định dạng

Ví d ụ: Sử dụng Data Bars để vẽ đồ thị hình thanh trực tiếp trong các ô để so

sánh GPD dự tính của các nước Châu Á năm 2009

Cách làm:

1 Chọn vùng B5:B59

2 Vào Home | Styles | Conditional Formatting | Data Bars | ch ọn Orange Data Bars

13

Hình 1.3 B ảng dữ liệu

Data Bars chỉ cung cấp 6 màu cơ bản, để có nhiều lựa chọn hơn ta nhấn vào

More Rules… Hộp thoại

New Formatting Rule cung cấp cho bạn thêm một số tùy chọn như:

 Show bar only: ẩn các giá trị trong ô

 Sử dụng các hộp Type và Value để điều chỉnh cách hiển thị của các thanh đồ

thị theo giá trị trong các

 Bar Color: Danh mục các màu cho thanh đồ thị

Hình 1.4 Các tùy chọn bổ sung cho Data Bars

1.2.2 S ử dụng Color Scales

Áp dụng color scale trong định dạng theo điều kiện để tô màu nền các ô dựa trên

Hình 1.5 Bảng dữ liệu thống kê

Để minh hoạ các số liệu thống kê được trực quan hơn thì chúng ta có thể vẽ đồ thị hoặc dùng CF của Excel 2010 Ví dụ như chúng ta sẽ dùng CF bằng Color Scales Các bước thực hiện:

15

Hình 1.7 B ảng dữ liệu sau khi chọn màu

Hình 1.8 B ảng thông số mặc định cho kiểu Conditional Formatting vừa chọn

3 Có thể tùy chỉnh thêm cho CF trên bằng cách vào Home | Styles |

Conditional Formatting | Manage Rules

Hình 1.9 H ộp hội thoại Conditional Formatting Rules Manager

4 Chọn Rule cần hiệu chỉnh và nhấn nút Edit Rule Ví dụ điều chỉnh lại như sau:

- Format Style: chọn kiểu 3 màu là 3-Color Scale

- Minimun: Lowest Value – giá trị thấp nhất trong vùng số liệu đang chọn

- Maximun: Highest Value – giá trị cao nhất trong vùng số liệu đang chọn

16

- Midpoint: chọn Percent là 5%

Hình 1.10 H ộp hội thoại Edit Formatting Rule

Hình 1.11 Bảng kết quả sau khi hiệu chỉnh

1.2.3 S ử dụng Icon sets

Một kiểu định dạng theo điều kiện khác đó là dùng các bộ icon để minh họa cho các giá trị đang chứa trong ô Excel 2010 dựng sẵn 17 bộ icon với số lượng icon trong mỗi bộ là từ 3 đến 5

Ví d ụ:

Xét bảng số liệu về giá cổ phiếu REE trong một tháng qua như bảng sau

Sử dụng Icon Set để định dạng sự thay đổi của giá tại cột E

17

Hình 1 12 B ảng giá cổ phiếu REE

Định dạng sao cho khi % thay đổi tăng thì thêm vào phía trước của ô

hình mũi tên hướng lên màu xanh Khi % thay đổi không đổi (0) thì thêm vào phía trước của ô hình mũi tên nằm ngang mà vàng và nếu thay đổi giảm thì thêm vào hình mũi tên hướng xuống màu đỏ Các bước thực hiện:

1 Chọn vùng địa chỉ E3:E22

2 Vào Home | nhóm Styles | ch ọn Conditional Formatting | chọn Icon Sets |

chọn kiểu 3 Arrows (Colored)

Hình 1.13 H ộp hội thoại Icon set để chọn 3 kiểu Arrows

3 Vào Home | nhóm Styles | ch ọn Conditional Formatting | chọn Manage Rules … để mở hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager | chọn Rule Icon Set và nhấn nút Edit Rule… để tiến hành hiệu chỉnh

18

Hình 1.14 Danh sách các Rule trong Conditional Formatting Rules Manager

4 Hiệu chỉnh lại các thông số như hình sau Nhấn nút OK để đóng hộp thoại Edit Formatting sau khi hiệu chỉnh xong

Hình 1.15 H ộp hội thoại Edit Formatting Rule để hiệu chỉnh các giá trị định

d ạng

5 Nhấn OK hoàn tất

19

Hình 1.16 B ảng kết quả sau khi sử dụng Icon set

1.3 Định dạng theo điều kiện với công thức là điều kiện

Ngoài việc sử dụng các định dạng theo điều kiện dựng sẵn của Excel, chúng ta

có thể sử dụng linh hoạt các kết quả của các công thức và hàm để làm điều kiện định dạng

Tương tự như việc sử dụng các công thức hay hàm làm điều kiện trong các phiên bản Excel 2003 trở về trước, các công thức làm điều kiện trong phiên bản Excel 2007 & 2010 cũng phải trả về các kết quả luận lý True hoặc False Nếu công thức trả về True có nghĩa là điều kiện được thỏa mãn và định dạng theo điều kiện được áp dụng Nếu công thức trả về False thì định dạng theo điều kiện không áp dụng

Truy cập vào hộp nhập công thức điều kiện như sau:

1 Vào Home | Styles | Conditional Formatting | New Rule

Hình 1.17 Hộp hội thoại nhập công thức làm điều kiện định dạng

2 Vào Home | Styles | Conditional Formatting | New Rule

3 Trong hộp thoại New Formatting Rule | chọn Use A Formula To

Determine Which Cells To Format

4 Nhập công thức vào hộp Format values where this formula is true như sau: =MOD(ROW(),2)=0

Hình 1.18 Nh ập công thức vào hộp Format values where this formula is true

5 Nhấn nút Format | chọn ngăn Fill và chọn màu xanh nhạt trong hộp Format

Cells

6 Nhấn OK hai lần để áp dụng định dạng

21

Hình 1.19 B ảng dữ liệu kết quả

1.3.2 Tô màu n ền theo kiểu caro

Xét ví dụ tô màu nền trắng đen kiểu carô cho các ô trong vùng A1:H8 Các bước thực hiện:

1 Chọn vùng A1:H8

2 Vào Home | Styles | Conditional Formatting | New Rule

3 Trong hộp thoại New Formatting Rule | chọn Use A Formula To

Determine Which Cells To Format

4 Nhập công thức vào hộp Format values where this formula is true như sau: =MOD(ROW(),2)=MOD(COLUMN(),2)

Hình 1.20 Nh ập công thức vào hộp Format values where this formula is true

5 Nhấn nút Format | chọn ngăn Fill và chọn màu đen trong hộp Format Cells

6 Nhấn OK hai lần để áp dụng định dạng

22

Hình 1.21 B ảng dữ liệu kết quả

1.3.3 Hiển thị giá trị tổng khi tất cả số liệu đƣợc nhập đầy đủ

Xét ví dụ dùng định dạng theo điều kiện cho hiển thị dòng tổng cộng trong bảng

số liệu B2:C6, khi số liệu các quý chưa nhập vào đầy đủ thì sẽ ẩn các giá trị trong B6:C6 Các bước thực hiện:

1 Chọn vùng B6:C6

2 Vào Home | Styles | Conditional Formatting | New Rule

3 Trong hộp thoại New Formatting Rule | chọn Use A Formula To

Determine Which Cells To Format

4 Nhập công thức vào hộp Format values where this formula is true như sau: =COUNT($C$2:$C$5)=4

Hình 1.22 Nhập công thức vào hộp Format values where this formula is true

1.4 Một số thao tác cần thiết khi sử dụng định dạng theo điều kiện

1.4.1 Thêm m ới Conditional Formatting

Truy cập hộp thoại này theo các bước sau: chọn Home |Styles | Conditional Formatting | Manage Rules | hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager xuất hiện:

Hình 1.24 H ộp hội thoại Conditional Formatting Rules Manager

Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager:

Hình 1.25 H ộp thoại Conditional Formatting Rules Manager

24

1 Nhấn nút New Rule… hộp thoại New Formatting Rule xuất hiện

Hình 1 26 H ộp thoại New Formatting Rule

2 Chọn loại qui luật từ danh sách Select a Rule Type

3 Tuỳ theo tuỳ chọn ở bước 2 thì phần Edit the Rule Description tương ứng

sẽ xuất hiện

4 Khai báo các thông số làm điều kiện định dạng

5 Nhấn nút Format… (nếu có) để định dạng

6 Nhấn OK hoàn tất

1.4.2 Hi ệu chỉnh Conditional Formatting

Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager:

Hình 1.27 H ộp thoại Conditional Formatting Rules Manager

1 Nhấn nút Edit Rule… hộp thoại Edit Formatting Rule xuất hiện

25

Hình 1 28 H ộp thoại Edit Formatting Rules

2 Thực hiện các thay đổi điều kiện định dạng trong Edit the Rule Description

3 Nhấn nút Format… (nếu có) để thay đổi định dạng

4 Nhấn OK hoàn tất

1.4.3 S ắp xếp thứ tự các Conditional Formatting

Khi có nhiều qui tắc định dạng trong hộp thoại Conditional Formatting Rules

Manager thì những qui tắc được xếp bên trên sẽ có độ ưu tiên cao hơn những qui tắc xếp bên dưới

Chọn qui tắc định dạng cần sắp xếp độ ưu tiên và nhấn vào nút Move Up để tăng mức ưu tiên hoặc Move Down để giảm mức ưu tiên

1.4.4 Sao chép Conditinal Formatting

Các thiết lập định dạng theo điều kiện được lưu trong ô (cell) giống như các thiết lập định dạng thông thường của các ô Do vậy, khi sao chép một ô đang có

áp dụng định dạng theo điều kiện thì đồng thời cũng đã sao chép các thiết lập định dạng theo điều của ô đó Các bước thực hiện:

26

1 Chọn ô chứa định dạng theo điều kiện cần sao chép

2 Vào Home | nhóm Clipboard | chọn Copy

3 Chọn các ô cần áp dụng định dạng theo điều kiện

4 Vào Home | nhóm Clipboard | nhóm Paste | ch ọn Paste Special… | chọn

kiểu Formats

5 Nhấp nút OK hoàn tất

Nếu chèn thêm các dòng hoặc cột trong vùng (range) đang có định dạng theo điều kiện thì các ô mới chèn vào trong vùng này sẽ được áp dụng cùng loại định

dạng theo điều kiện đó

1.4.5 Xóa Conditional Formatting

Khi xoá nội dung/ giá trị đang chứa trong các ô của bảng tính thì các định dạng theo điều điều của các ô này không được xoá đi Bạn muốn xoá luôn các định

dạng theo điều kiện của các ô này thì làm như sau:

Cách 1:

1 Chọn vùng đang chứa định dạng theo điều kiện

2 Vào Home | Styles | Conditional Formatting | Manage Rules…

3 Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn qui luật

định dạng theo điều kiện muốn xoá

4 Nhấn nút Delete Rule

27

5 Nhấn OK để đóng hộp thoại

Hình 1.29 Ch ọn mục Delete Rule để xóa các Conditional Formatting Cách 2:

1 Chọn vùng đang chứa định dạng theo điều kiện

2 Vào Home | Editing | Clear | Clear Formats

Hình 1.30 Ch ọn Clear Format để xóa các Conditional Formatting

1.4.5 Tìm ki ếm các ô có sử dụng Conditinal Formatting trong bảng tính

Hộp thoại tìm kiếm và thay thế trong Excel có bao gồm tính năng tìm kiếm các

ô đang áp dụng định dạng theo điều kiện Các bước thực hiện:

Cách 1:

1 Mở bảng tính cần tìm các ô đang chứa định dạng theo điều kiện

2 Vào Home | nhóm Editing | ch ọn Find and Select

1 Mở bảng tính cần tìm các ô đang chứa định dạng theo điều kiện

2 Vào Home | nhóm Editing | chọn Find and Select

cách chính xác theo yêu cầu, hạn chế sai sót tối thiểu

Đầu tiên trong cửa sổ Excel (tôi thực hiện trong Excel 2007), chúng ta cần chọn vùng dữ liệu

cần kiểm soát và vào menu Data, chọn Data validation (hình 1) Cửa sổ Data

ta chọn vùng dữ liệu cần thiết lập chức năng Validation

Hình 3: Các chức năng về điều kiện nhập liệu

Trong danh sách thả xuống của Validation criteria (hình 3), có các lựa chọn

a Between (not between):

Chỉ cho phép nhập giá trị trong một vùng xác định (hoặc ngoài một vùng xác định) Ví dụ

điểm thi phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 10, ngày trong tháng từ 1 đến 31, các thứ trong

tuần,

- Minimum: giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu

- Maximum: giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu

- Ingnore blank: bỏ qua ô trống, tức là không xét điều kiện nhập liệu khi ô trống

Hình 6: Th ông báo lỗi nh ập liệu mặc định trong Excel

33

- Giới hạn không cố định: giá trị trong ô giới hạn phụ thuộc quá trình tính toán

năng kiểm soát số liệu sẽ tốt hơn, linh hoạt hơn Điều đó thể hiện ở phần ví dụ

b Equal to (not equal to):

Chỉ cho phép nhập một giá trị xác định (hoặc ngoài giá trị xác định) Giá trị xác định đó được

khai báo trong Value Giá trị xác định có thể cố định bằng cách nhập trực tiếp

hoặc có thể thay

đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức (cách thực hiện tương tự như ở

mục a ở

trên)

34

c Greater than (Greater than or equal to):

Chỉ cho phép nhập giá trị lớn hơn (hoặc lớn hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào

d Less than (less than or equal to):

Chỉ cho phép nhập giá trị nhỏ hơn (hoặc nhỏ hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào

như trường hợp đầu tiên

Trong kiểu khai báo này, vùng danh sách phải cùng nằm trong cùng một sheet

38

Bên cạnh những ưu điểm trên, hạn chế của chức năng List là không tự động dò đến phần

tử cần tìm trong danh sách khi gõ ký tự đầu tiên Vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng việc dò

tìm sẽ mất nhiều thời gian

trong hình 16, chỉ cho phép nhập mã hàng có chiều dài 6 ký tự