Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao.. Ngoài ra, văn phòng
Trang 11 Chức năng tổ chức của văn phòng và của quản trị văn phòng khác nhau như thế nào?
Trong nhiều năm trở lại đây, văn phòng phòng được dần trở thành một khái niệm được sử dụng khá phổ biến và rộng rãi trong cả nghiên cứu lẫn thực tiễn đời thường Khi nhắc đến văn phòng thì ai cũng sẽ nghĩ ngay đến một nơi làm việc với đủ thứ hồ sơ, giấy tờ Văn phòng tồn tại là một điều tất yếu, liên quan đến nhu cầu của các nhà quản trị cũng như nhu cầu của chính xã hội Tùy theo tính chất quy mô trình độ tồn tại hoạt động của tổ chức và văn phòng được thành lập theo nhiều hình thức phù hợp
Khái niệm văn phòng có thể hiểu trên nhiều phương diện khác nhau Trong bài này, ta có thể hiểu văn phòng theo hai cách Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành trong
cơ cấu tổ chức chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Ngoài ra, văn phòng
là một loại hoạt động tổ chức bao gồm các nhiệm vụ được thực hiện theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó, đảm bảo điều kiện làm việc cho tổ chức và thực hiện các loại thủ tục, phối hợp, kiểm soát hoạt động các bộ phận trong toàn bộ tổ chức
Quản trị được hiểu là việc tạo ra khuôn khổ (định hướng, mục tiêu, nguyên tắc) cho cơ quan, tổ chức và áp dụng các biện pháp, phương pháp cụ thể để kiểm soát, điều hành, điền khiển sao cho con người, công việc và mọi hoạt động đi đúng hướng, đạt được mục tiêu với hiệu quả cao Quản trị văn phòng là tư duy và các biện pháp của người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp (hoặc người được giao quyền) nhằm tổ chức, điều khiển, kiểm soát hoạt động của văn phòng một cách khoa học và hiệu quả Quản trị văn phòng còn có thể hiểu là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn biến động
Điểm khác biệt lớn nhất của chức năng tổ chức của văn phòng và của quản trị văn phòng là ở chức năng tổ chức của văn phòng được thực hiện trên quy
mô toàn bộ các cơ quan toàn bộ công ty doanh nghiệp, còn chức năng tổ chức của quản trị văn phòng phòng thường tập trung vào bộ máy cũng như công việc của chính văn phòng đó Văn phòng là một tổ chức bao gồm nhà quản trị văn phòng cùng các nhân viên dưới quyền Do vậy văn phòng cũng được quản trị giống như quản trị một tổ chức Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng được thực hiện bởi nhà quản trị văn phòng Đầu tiên là tổ chức công việc Văn phòng chịu trách nhiệm xây dựng, phân bổ công việc có tính chất hành chính cho toàn bộ cơ quan, còn trong quản trị văn phòng, nhà quản trị chỉ tổ chức
Trang 2công việc cho chính văn phòng mình Văn phòng sẽ hoạch định và phân chia cụ thể công việc, mục tiêu cần đạt tới mỗi phòng ban khác nhau Đồng thời văn phòng còn trực tiếp triển khai, thực hiện, tổ chức các nhiệm vụ được giao, tổ chức các sự kiện của cơ quan như các cuộc họp, hội nghị trên phạm vi toàn cơ quan Qua những hội nghị, cuộc họp, những khó khăn, thách thức được bàn bạc, tháo gỡ, tư tưởng quan điểm mới được đưa ra sẽ giúp công việc được triển khai nhanh chóng, mang lại hiệu quả tốt hơn Chức năng tổ chức còn được thể hiện ở việc xây dựng, tổ chức bộ máy và nhân sự Văn phòng thiết lập hệ thống
tổ chức, xây dựng quy chế làm việc để quản lý đội ngũ nhân viên Quy chế làm việc của cơ quan tổ chức được cụ thể hóa bằng hệ thống văn bản và được tạo
ra, ban hành thông qua hoạt động của văn phòng Chức năng này cũng được thể hiện trong quản trị nhân sự với việc thiết lập cơ cấu bộ máy nhưng ở quy mô nhỏ hơn, chính là văn phòng Chức năng tổ chức của quản trị văn phòng thể hiện ở việc phân chia và điều hành công việc văn phòng Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dưới quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao, đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chính xác và kịp thời triển khai công việc Nhà quản trị văn phòng sẽ thiết lập quy định cũng như hoạch định quá trình hình hoạt động của từng công việc để đạt mục tiêu nhanh nhất và đem lại hiệu quả cao Văn phòng còn tổ chức không gian làm việc của cơ quan Văn phòng sẽ quản lý và chịu trách nhiệm về cơ sở vật chất cũng như xây dựng, sử dụng không gian làm việc phù hợp với các phòng ban, quy trình làm việc khác nhau để đạt được năng suất, hiệu quả làm việc cao nhất
Về cơ bản, chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng giống như một bản thu nhỏ chức năng tổ chức của văn phòng Văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức cho toàn bộ công ty, vì thế để hoạt động tổ chức đạt được hiệu quả cao nhất, nhà quản trị văn phòng phải tổ chức bộ máy nhân sự và hoạt động của văn phòng một cách phù hợp, hiệu quả
2 Chọn 1 trong 3 cách tiếp cận tổ chức văn phòng theo hệ thống: cơ học,
tự nhiên, hệ sinh thái và phân tích đặc điểm của văn phòng theo cách tiếp cận đó.
Xét theo hệ thống cơ học, tổ chức là những tập hợp có khuynh hướng theo đuổi những mục tiêu cụ thể có liên quan đến nhau và thể hiện cấu trúc xã hội được chính thức hóa ở mức độ cao Tổ chức văn phòng là những văn phòng mang định hướng, mục tiêu cụ thể, trong đó nhà quản trị và các nhân viên có liên quan đến nhau và cấu trúc xã hội được chính thức hóa ở mức độ cao
Trang 3Hệ thống cơ học được đưa ra bởi M.Weber, W.Taylor và được thể hiện dưới dạng mô hình là tổ chức như một cỗ máy Hệ thống cơ học mang tính khách quan, duy lý, xơ cứng, nó không thể thay đổi hoặc rất khó thay đổi Cơ cấu cơ học tạo nên mối quan hệ ràng buộc, mỗi người, nhóm người được đặt vào vị trí với những nhiệm vụ, vai trò, quyền hạn, lợi ích khác nhau, mối quan
hệ này làm thay đổi một số yếu tố lợi ích của một số cá nhân Đặt văn phòng trong hệ thống cơ học, văn phòng mang những đặc điểm khá duy lý và thiếu tính linh hoạt, đổi mới Người lãnh đạo đảm nhận tất cả trách nhiệm tổ chức công việc, nhân viên chỉ thực hiện nhiệm vụ được giao Trong hệ thống cơ học, nhà quản trị văn phòng phòng là lãnh đạo duy nhất, mọi công việc đều được thực hiện một chiều nên sẽ đảm bảo được tính khoa học Tuy nhiên, vì quá duy
lý và thiếu tính linh hoạt, nhà quản trị có thể trở nên quan liêu, thiển cận, cứng nhắc, đồng thời khả năng sáng tạo thấp cũng khiến nhân viên trở nên thụ động, chỉ thực hiện nhiệm vụ như những cỗ máy hoạt động tuân theo một quy trình được lập trình sẵn, từ đó hình thành một lối tư duy máy móc khi xử lý công việc Hệ thống cơ học coi văn phòng chỉ như là một công cụ giải quyết các nhiệm vụ Nhân viên và nhà quản trị sẽ có những nhiệm vụ và quyền hạn riêng
và không thể để trao đổi những nhiệm vụ, quyền hạn, lợi ích cho nhau Trong
cơ cấu cơ học, khi nhân viên không đạt được hiệu quả công việc hay tri thức,
kỹ năng yếu kém thì sẽ lập tức bị đào thải Tuy nhiên hiện nay, hệ thống cơ học được áp dụng một cách linh hoạt hơn, nhân viên sẽ được đào tạo về kỹ năng tri thức để có thể đáp ứng được công việc chứ không còn quá khắt khe như trước
Hệ thống cơ học khi áp dụng vào văn phòng thì sẽ rất khó thích nghi với hoàn cảnh, môi trường này chỉ thích hợp trong điều kiện sản xuất và môi trường không đổi, vì lãnh đạo cũng như nhân viên chỉ tuân theo một quy trình đã định chứ không đề cao sự sáng tạo, đổi mới Bên cạnh những nhược điểm đã nêu ra
ở trên, hệ thống cơ học khi áp dụng vào văn phòng cũng giúp tăng năng suất lao động, công việc được thực hiện một cách khoa học, logic hơn Đồng thời,
hệ thống này cũng giúp thúc đẩy thay thế những nhân viên không lành nghề bằng những lao động có trình độ chuyên môn cao
Hiện nay, các cơ quan, tổ chức nói chung và văn phòng nói riêng dần ít sử dụng hệ thống cơ học trong quản lý tổ chức vì những ưu điểm của nó Tuy nhiên, để có thể vận hành một cách hiệu quả, các cơ quan, tổ chức nên áp dụng kết hợp cả hệ thống cơ học và tự nhiên để đem lại hiệu quả cao nhất, giúp cho nhà quản trị và nhân viên gắn bó chặt chẽ hơn
Trang 4TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Phạm Thị Diệu Linh (2015), Quản trị văn phòng: Khái niệm và các mô hình
tổ chức, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN
2 Nguyễn Hữu Tri (2013), Lý thuyết tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia sự thật.
3 Nguyễn Bá Dương (chủ biên) (2004), Những vấn đề cơ bản của khoa học tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia.