Bài giảng tin học đại cương (phần 2) chương 4 phần mềm bảng tính điện tử MS excel 2010

1 › Tổng quan bố cục giao diện trong Excel › Định dạng trong sổ tính excel 2010 › Tổ chức trang tính và bảng › Các đối tượng đồ họa trong excel › Tùy chỉnh và nâng cao môi trường excel

GV: Nguyễn Thị Thùy Liên Email: lien.nguyenthithuy@phenikaa-uni.edu.vn

1

› Tổng quan bố cục giao diện trong Excel

› Định dạng trong sổ tính excel 2010

› Tổ chức trang tính và bảng

› Các đối tượng đồ họa trong excel

› Tùy chỉnh và nâng cao môi trường excel 2010

The Ribbon Phần chứa các thẻ, nhóm lệnh, lệnh thực thi các tác vụ

khác nhau

The Formula Bar Chứa dữ liệu của một ô (có thể là công thức hay hàm)

The task pane Vùng xuất hiện khi sử dụng một số tính năng xác định của

Excel (clipboard, recovery…)

The status bar Là vùng hiển thị một số thông tin hữu ích cho bạn như

thanh trượt phóng to/thu nhỏ hay các trạng thái tùy

2 - Các thành phần giao diện trong Excel

5

Sổ/bảng tính

Các trang tính

Bộ công cụ Ribbon gồm các nhóm chức năng chính của EXCEL Customize Quick Access Toolbar

là một thanh công cụ tùy chỉnh

Các trang tính có cấu trúc giống nhau.

Mỗi trang tính đều:

- Có 16 384 cột: từ A đến XFD (Ctrl + ↑)

- Có 1 048 576 dòng: từ 1 đến 1 048 576 (Ctrl + →)

Khu vực Zoom

Thanh công thức: hiện nội dung ô hiện thời

Hủy bỏ nội dung

- Tab ribbon: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View,…

• Thẻ ngữ cảnh (Contextual tab)

- Nhóm ribbon: Font, Alignment, Number, …

- Command: Paste, Conditional Formating, Format as

table, Sort & Filter, …

Các thẻ trên thanh Ribbon

Dùng để hiển thị Backstage, chứa các câu lệnh thông dụng nhất trong

Excel như in ấn, lưu, tạo mới hay chia sẻ sổ tính.

9

bảng, thêm/sửa style, thêm các định dạng căn bản cho ô dữ liệu.

Các thẻ trên thanh Ribbon

Thẻ Insert: Thêm các đối tượng vào trong sổ tính

như bảng, biểu đồ, ký hiệu, các hình minh họa, văn

bản, liên kết, …

11

hướng của trang tính và các tùy chọn liên quan.

Các thẻ trên thanh Ribbon

Thẻ Formulas: Tạo các công thức sử dụng các hàm có sẵn trong

Excel 2010 và được phân loại thành các nhóm công thức.

13

và tải dữ liệu từ các nguồn đó vào bảng tính Excel.

Các thẻ trên thanh Ribbon

Thẻ Review: Cho phép xem lại các trang tính Excel,

cung cấp các công cụ như kiểm tra chính tả, dịch,…

15

(gridlines) các ô trong trang tính, cung cấp các công cụ

để hiển thị cửa sổ trang tính và cửa sổ ứng dụng Excel.

Các thẻ trên thanh Ribbon

Thẻ Xuất hiện theo ngữ cảnh:

 Đây là các thẻ không xuất hiện mặc định trong Excel 2010, nó sẽ

xuất hiện khi bạn chọn một đối tượng xác định như bảng, biểu đồ, các đối tượng đồ họa,…

 Tùy vào loại đối tượng bạn chọn thì các thẻ theo ngữ cảnh sẽ hiển thị tương ứng.

17

2.2 - Backstage View

Info: hiển thị các thông tin liên quan đến các thuộc tính của sổ tính và các công cụ tra soát thông tin, bảo mật.

19

Recent: hiển thị thông tin về lịch sử mở file của Excel.

2.2 - Backstage View

New: Tạo mới một sổ tính từ các mẫu (template) có sẵn trong máy hoặc tải về online từ thư viện của Microsoft.

21

Print: Hiển thị tùy chọn ở chế độ xem trước hoặc

Help: Hiển thị thông tin liên quan đến trợ giúp trong

2.2 - Backstage View

Lưu lại file đang sử dụng (lưu thành file mới nếu chưa tồn tại)

Lưu lại file đang sử dụng dưới tên

mới, đường dẫn mới Lưu lại file dưới định dạng PDF

Mở một sổ tính đã tồn tại Đóng sổ tính hiện hành

25

Option: Hiển thị hộp thoại Excel Options, cho phép

- Chọn thẻ Number để định dạng cho từng kiểu dữ liệu tương ứng

Dạng ban đầu

3.1 – Định dạng ô tính, miền ô tính

 Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng

 Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells:

- Chọn thẻ Number để định dạng cho từng kiểu dữ liệu tương ứng

29

Dạng ban đầu Định dạng dữ liệu kiểu số Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ Định dạng dữ liệu kiểu ngày/tháng/năm

Định dạng dữ liệu kiểu giờ/phút/giây

Định dạng dữ liệu kiểu % Định dạng dữ liệu kiểu chuỗi

- Chọn thẻ Aligment để thiết lập căn bám lề.

3.1- Định dạng ô tính/miền ô tính:

 Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng

 Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells:

- Chọn thẻ Font để thiết lập phông chữ/cỡ chữ/kiểu chữ.

31

Chọn màu chữ

Không kẻ khung

Khung bao ngoài

Khung bên trong

3.1 - Định dạng ô tính/miền ô tính:

 Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng

 Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells:

- Chọn thẻ Fill để tô màu nền cho ô tính/miền ô tính đã chọn.

độ cao dòng



3.1 - Định dạng ô tính/miền ô tính:

35

 Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng

 Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Column Width để cân chỉnh

độ rộng cột

Chú ý: có thể đưa chuột đến vạch ranh giới giữa 2 cột để xuất hiện 

rồi nhấn rê chuột để nới rộng/thu hẹp kích thước.



cần in rồi vào Page Layout- Print Area- Set Print Area.

 Thiết lập trang in: nhấn chọn Page Layout – Page Setup

 Thẻ Page: Thẻ Page cho phép người dùng thiết lập điều hướng trang in (in

dọc hay in ngang), khổ giấy in.

3.2 - Thiết lập trang in

 Thẻ Margin: cho phép thiết lập lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới,

khoảng cách từ mép giấy đến tiêu đề trang (Header) và chân trang (Footer).

37

3.2 - Thiết lập trang in

chọn in.

39

Xem trước bản in

Số lượng bản in Chọn máy in Chọn trang in

 Người dùng có thể chỉnh sửa các Theme theo ý muốn bằng cách lựa chọn tập hợp màu sắc, font chữ và các hiệu ứng sử dụng trong Theme Sau đó người dùng có thể lưu lại Theme này bằng tên mới và sử dụng lại cho sổ tính khác

41

Chọn ô/miền ô/cột/dòng/trang tính

 Chọn dòng/cột: nhấn tại ô chứa số hiệu dòng/số hiệu cột thì toàn bộ dòng/cột đó

sẽ được chọn.

 Chọn miền ô: nhấn rê trên miền ô tính từ ô đầu

nằm ở góc trái trên đến ô cuối nằm ở góc phải

dưới, nếu các ô đó là liền kề nhau; hoặc nhấn

giữ phím CTRL rồi nhấn trên từng ô chọn ,

nếu các ô đó là không nằm liền kề nhau.

 Chọn toàn trang tính: nhấn vào ô nằm góc

trái trên trang tính tức ô là giao của cột và

dòng chứa số hiệu cột/dòng thì toàn bộ

 Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.

 Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.

 Ctrl +  về cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.

 Ctrl +  về cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.

 Ctrl +  về dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.

 Ctrl +  về dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.

 Ctrl +  +  về ô trái trên cùng (ô A1).

 Ctrl +  +  về ô phải trên cùng (ô IV1).

 Ctrl +  +  về ô trái dưới cùng (ô A65536).

Nhập/Sửa dữ liệu

 Nhập dữ liệu: nhấn chuột tại

ô tính cần nhập rồi nhập vào

nội dung dữ liệu Nếu độ dài

dữ liệu vượt quá độ rộng ô thì

nó tự động “lấn” sang ô bên

cạnh, còn nếu bạn muốn dữ liệu

tự động “bẻ gẵy” xuống dòng để

phù hợp với độ rộng ô thì nhấn

phải chuột, chọn Format

Cells-Alignment rồi chọn  Wrap text.

Sửa dữ liệu: nhấn chọn ô chứa dữ liệu cần sửa rồi nhấn F2, khi đó bạn

sửa trực tiếp dữ liệu trên ô tính.

45

Enter

2/ Nhập nhanh một dãy số theo qui luật:

- Nhập 2 số liên tiếp của dãy vào 2 ô tính cạnh nhau

- Chọn 2 ô tính vừa nhập

- Đưa trỏ chuột đến góc phải dưới ô để xuất hiện dấu  (FillHand )

rồi nhấn rê chuột đến ô cuối cùng của dãy số.

3/ Nhập nhanh một dãy ngày tháng tăng dần:

- Nhập biểu thức ngày vào ô bất kỳ trong dãy.

4/ Tạo 1 dãy dữ liệu có qui luật và tự động điền khi cần:

- Nhập các giá trị của dãy dữ liệu vào các ô liền kề, rồi nhấn

- Nhấn sẽ hiện dãy

trong khung List entries, xong

nhấn, , OK.

- Khi muốn điền dãy đã tạo

vào vị trí nào thì chỉ việc

nhập giá trị đầu tiên của dãy,

rồi nhấn rê tại Fillhand đến ô

cuối cùng của dãy

+

Xóa/Sao chép/Di chuyển dữ liệu/trang tính

 Xóa ô tính: bôi đen dữ liệu, nhấn vào Home – Delete, chọn tiếp

 Xóa trang tính: đưa chuột đến tên trang tính cần xóa, nhấn

chuột phải, chọn Delete

Xóa/Sao chép/Di chuyển dữ liệu/trang tính

 Sao chép/di chuyển dữ liệu:

Chọn ô tính hoặc miền ô chứa dữ liệu cần sao chép/di chuyển

 Nhấn chuột phải, chọn Copy/Cut

 Nhấn vào ô tính sẽ sao chép/di chuyển sang

 Nhấn chuột phải, chọn Paste.

 Sao chép/di chuyển trang tính: nhấn giữ phím Ctrl/Shift rồi nhấn

rê chuột tới tên trang tính hiện thời sang vị trí mới, xong thả chuột.

51

Trang tính ban đầu

Trang tính sao chép

Nhấn giữCtrl

Nhấn giữ Shift

cho phép người dùng thiết lập các tùy chọn định dạng

để làm cho dữ liệu thống nhất và chuyên nghiệp

 Bảng trong tranh tính Excel có thể được định dạng,

quản lý và phân tích như một đối tượng riêng biệt

 Sử dụng bảng giúp thao tác với dữ liệu dễ hơn, đồng

thời cung cấp các hàm chuyên sử dụng cho bảng và các tùy chọn định dạng bảng

 Bảng chứa tiêu đề dòng và tiêu đề cột để giúp người

dùng tổ chức dữ liệu dễ nhìn hơn.

4.1 - Tạo bảng

 Để tạo bảng chọn thẻ Insert -> Table -> Xuất hiện hộp thoại Creat Table

 Hộp thoại Creat Table cho phép người dùng chọn vùng

dữ liệu để tạo bảng và có tùy chọn thêm tiêu đề cho

bảng.

53

Format as Table

4.2 – Định dạng bảng

 Khi nhấn chọn bảng sẽ xuất hiện thẻ ngữ cảnh Table Tool Design

chứa các công cụ để thiết kế bảng trong trang tính

55

Properties Cho phép người dùng thay đổi kích thước của bảng và chỉnh sửa tên bảng.

Tools Cung cấp cho người người dùng các tùy chỉnh để tạo PivotTables, loại bỏ

dữ liệu trùng lặp và chuyển một bảng thành dải các ô tính.

thứ tự xác định Dữ liệu có thể được sắp xếp theo chiều tăng hay giảm phụ thuộc vào kiểu dữ liệu mà nó chứa Dữ liệu có thể sắp xếp dựa trên một hoặc nhiều điều kiện.

Xóa mức ưu tiên đang chọn

Xếp từ trên xuống dưới

Miền dữ liệu

có chứa dòng tiêu đề

4.3 – Sắp xếp và lọc dữ liệu

với tập hợp các tiêu chuẩn cụ thể.

 Trường hợp 1: Lọc tự động (AutoFilter) - Excel hỗ trợ

điều kiện lọc

• Bước 1: chọn miền dữ liệu cần lọc (kể cả dòng tiêu đề)

• Bước 2: vào menu Data - chọn Filter

61

Kết quả như sau:

Miền đ/k để lọc các bản ghi có Miền đ/k để lọc các bản ghi có số

SP bán ra trong tháng 1 là lớn hơn

ra nơi khác

Miền CSDL

đã chọn Vùng điều kiện Chọn miền hiện KQ

Chỉ hiện 1 bản ghi đại diện trong số những bản ghi trùng lặp

dùng có thể chèn vào trong trang tính.

 Picture: Một hình ảnh được lưu trữ trong bất kỳ định dạng file đồ

họa nào

• Screenshot: là nút lệnh cho phép người dùng chụp màn hình giao diện của các

chương trình ứng dụng hiện đang mở.

 ClipArt: Là đối tượng hình vẽ đơn giản, 2 chiều và có thể thêm vào

trong trang tính

 Shape: Là các đối tượng hình học đơn giản mà người dùng có thể

vẽ và kết hợp lại để tạo thành đối tượng đồ họa để minh họa.

 Smart Art: Là công cụ đồ họa Excel cung cấp cho người dùng để

biểu diễn các quy trình công việc phức tạp hay mô phỏng sơ đồ hệ

5 – Làm việc với các đối tượng đồ họa

 Pictures Tools Format: Xuất hiện khi chèn thêm một hình ảnh

(picture or clip art)

 Thay đổi màu sắc của ảnh.

 Tăng/giảm độ sáng, độ tương phản,

 Áp dụng Picture styles

 Thêm đường viền nghệ thuật

 Chỉnh sửa kích thước của ảnh.

 Hiệu ứng ảnh nghệ thuật

69

học (shape)

 Shape Styles: cho phép người dùng tô màu cho hình vẽ, tô màu cho khung viền

hình vẽ, và áp dụng các hiệu ứng Shape Effect như Preset, Shawdow,…

 WordArt Style: cho phép người dùng áp dụng các hiệu ứng chữ nghệ thuật cho

phần văn bản nội dung bên trong hình vẽ.

 Arrange: Sắp xếp thứ tự xuất hiện của các hình vẽ

 Size: Cho phép người dùng điều chỉnh kích thước hình vẽ.

5 – Làm việc với các đối tượng đồ họa

 SmartArt Tools: Xuất hiện khi chèn thêm một đồ họa smart art

 Để chèn một đồ họa smart art, chọn thẻ Insert, trong nhóm Illustrations,

ấn vào nút lệnh SmartArt

 Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic hiển thị các SmartArt theo 8 nhóm:

- Liệt kê (List)

 Creat Graphic: Thêm hình và thay đổi vị trí các thành phần trong SmartArt

 Layout: Thay đổi bố cục của SmartArt, ví dụ chuyển từ bố cục liệt kê thành

5 – Làm việc với các đối tượng đồ họa

 SmartArt Tools Format:

 Shapes: Thay đổi hình dạng, kích thước của các hình vẽ thành phần trong

SmartArt.

 Shape Styles: Thư viện các thiết kế có sẵn cho các hình vẽ thành phần.

 WordArt Style: Áp dụng các hiệu ứng chữ nghệ thuật cho phần văn bản nội

dung trong SmartArt.

73

 General: Tùy chỉnh chung về giao diện hiển thị.

 Formulas: Tùy chỉnh liên quan đến công thức, hàm trong Excel.

 Proofing: Tùy chỉnh liên quan đến kiểm tra, sửa lỗi chính tả, ngữ pháp.

 Save: Các tùy chỉnh về thời gian và nơi lưu tự động và mặc định của Excel.

 Language: Tùy chỉnh về ngôn ngữ.

 Advanced: Tùy chỉnh nâng cao.

 Customize Ribbon: Tùy chỉnh giao diện Ribbon Người dùng có thể cho ẩn

hiện các ribbon, thêm mới, chỉnh sửa ngôn ngữ trên ribbon,…

 Quick Access Toolbar: Tùy chỉnh các nút lệnh sẽ được hiển thị trên thanh

công cụ truy cập nhanh.

 Add-Ins: Tùy chỉnh liên quan đến các tiện ích bổ sung, macro, template,…

6 – Excel Option

75

Preview Khi được chọn, Excel sẽ hiển thị trước kết quả các hiệu ứng áp dụng để người dùng dễ lựa chọn hơn.

Color scheme Danh sách này cho phép bạn chọn màu cho giao diện Excel (có 3 lựa

chọn: màu bạc, màu xanh và màu đen)

ScreenTip Style Cho phép người dùng lựa chọn hiển thị hay ẩn màn hình gợi ý

ScreenTip.

Use this font Lựa chọn kiểu chữ (font) mặc định khi tạo một sổ tính mới.

Font size Lựa chọn kích thước chữ mặc định khi tạo một sổ tính mới.

Defaul view for

new sheets Thiết lập cách hiển thị mặc định cho một trang tính mới Có 3 lựa chọn Normal View, Page Break Preview hoặc Page Layout View.

6 - Excel Option

77

1

Địa chỉ ô tính : thay thế cho nội dung ô tính.

 Địa chỉ tương đối: cột dòng VD: A 2 , F 25

Các khái niệm cơ bản

79

Loại địa chỉ này giữ nguyên như vùng nguồn khi tham

chiếu đến vùng đích theo phương, chiều và khoảng cách bất kỳ.

81

 Phép toán số học: + - * / ^

 Phép toán logic: AND OR NOT

 Phép toán so sánh: = <> < <= > >=

Mức ưu tiên 3 phép toán trên theo thứ tự sau:

Dấu ngoặc đơn ( ) 1 (cao nhất) Lũy thừa (^) 2

Nhân (*) và chia (/ ) 3 Cộng (+) và trừ (-) 4

Nếu các phép toán trong một biểu thức có cùng mức ưu tiên thì sẽ thực hiện từ trái sang phải.

Các phép toán đối với từng kiểu dữ liệu

Là một bộ phận của dữ liệu kiểu số, trong dạng hiển thị có dấu phân cách ngày, tháng, năm (bằng dấu / hoặc – hoặc bằng chữ tiếng Anh) Ngầm định thì dữ liệu kiểu ngày tháng luôn căn bám lề phải của ô tính

định thì dữ liệu kiểu chuỗi luôn căn bám lề trái của ô

tính

 Phép toán quan hệ, bao gồm: =, <, >, ==, <>

 Phép toán ghép chuỗi: &

 Chú ý: nếu dùng phép toán & trên các dữ liệu kiểu số thì kết quả cho ra là chuỗi chữ số.

Công thức trong excel

 Công thức trong Excel là một tập hợp các câu lệnh toán học sử dụng để tính toán dữ liệu trong trang tính Excel Các công thức trong Excel thường bắt đầu với dấu “=”, sau đó là các thành phần như toán tử, hàm, tham chiếu, hằng số Một công thức trong Excel có thể chứa một vài hoặc tất cả các thành phần trên Khi dữ liệu thay đổi thì kết quả trong công thức cũng tự động thay đổi theo.

85

để xử lý các thao tác tính toán.

 Dạng tổng quát của hàm:

Tên hàm (Danh sách các đối số)

 Tên hàm viết chữ hoa hoặc chữ thường Tên hàm thường gắn với ý nghĩa của các thao tác mà nó cung cấp.

 Danh sách các đối số là các giá trị đầu vào cung cấp dữ liệu để hàm xử lý

Một số nhóm hàm thông dụng

 Financial: hàm tài chính

 Date & Time: hàm ngày tháng

 Math & Trig: hàm toán và lượng giác

 Statistical: hàm thống kê

 Lookup & Reference: hàm tìm kiếm và tham chiếu

 Database: hàm cơ sở dữ liệu

 Text: hàm xử lý văn bản

 Logic: hàm luận lý

 Information: hàm thông tin

87

##### Lỗi độ rộng - Khi cột thiếu độ rộng

- Khi bạn nhập giá trị ngày tháng hoặc thời gian là số âm.

#VALUE! Lỗi giá trị - Nhập vào 1 chuỗi trong khi hàm yêu cầu nhập 1 số/ 1 giá

trị logic.

- Đang nhập 1 số hoặc các đối số mà nhấn Enter.

- Nhập quá nhiều tham số cho một toán tử hoặc một hàm trong khi chúng chỉ dùng một tham số

#DIV/0! Lỗi chia cho

0

- Nhập vào công thức số chia là 0

- Số chia trong công thức là một tham chiếu đến ô trống.

#NAME! Sai tên - Nhập sai tên một hàm số

- Dùng những ký tự không được phép trong công thức.

- Nhập một chuỗi trong công thức mà không đặt trong dấu “