CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG Tiểu luận

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC KHOA BÁO CHÍ – TRUYỀN THÔNG

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: TỔ CHỨC SỰ KIỆN

ĐỀ TÀI:

CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

Giảng viên hướng dẫn: Đinh Phương Oanh Sinh viên thực hiện: Ma Văn Chuyên

Mã sinh viên: 19c6050541 Lớp: Báo chí K2019c Hà Nam

HÀ GIANG, THÁNG 10 NĂM 2021

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban chủ nhiệm khoa và các thầy, cô giáo đã tạo điều kiện cho chúng em được học tập theo đúng chương trình đào tạo của Nhà trường trong tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp Đặc biệt,

em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn – cô Đinh Phương Oanh đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho

em trong suốt thời gian học tập vừa qua Em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang

để em có thể vững bước sau này

Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ Mặc dù em đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài tiểu luận khó có thể tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ còn chưa chính xác, kính mong cô xem xét và góp ý để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

A - MỞ ĐẦU

1 Sự kiện là gì?

Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,… mới được xem

là sự kiện

Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,… Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị

và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…

Tóm lại sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn

ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường

2 Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực

xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí – Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội – Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing – Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại…

B - NỘI DUNG

I Các nguyên tắc tổ chức sự kiện thành công

1 Yếu tố con người quyết định tất cả

Nếu chương trình tổ chức sự kiện là một phương tiện giao tiếp trực diện hiệu quả, thì điều kiện để cuộc giao tiếp thành công

là sự tích cực tương tác của 2 phía

Thành công của tổ chức sự kiện là phải tập trung vào chính xác đối tượng mục tiêu, phải làm sao thuyết phục, thúc đẩy họ và giúp họ tương tác với bạn tại sự kiện Khâu tuyển dụng nhân sự

sự kiện vô cùng quan trọng và còn phải chọn lựa, đào tạo để tương tác hiệu quả với các khách hàng mục tiêu

2 Tổ chức sự kiện gắn với Truyền thông

Để có được một chương trình tổ chức sự kiện thành công, những hoạt động truyền thông cho sự kiện có thể nói là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công thay vì chỉ trông chờ vào ngày diễn ra sự kiện Hoạt động truyền thông có thể thu hút sự tham

gia đông đảo của khách hàng hoặc chí ít cũng thu hút được sự chú ý

3 Tổ chức sự kiện chính là sales- marketing

Tổ chức sự kiện đem đến rất nhiều lợi ích to lớn, nó có thể đóng vai trò như là hoạt động bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu, gia tăng độ thâm nhập thị trường, nghiên cứu thị trường

Trong số các hoạt động lớn về marketing, tổ chức sự kiện thường được hiểu như là một hoạt động bán hàng và cũng có thể gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch

PR và quảng cáo kèm theo Với một sự kiện nào đó được tổ chức, nếu chỉ nghĩ nó đơn giản chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị cốt lõi

mà hoạt động này mang lại

4 Tổ chức sự kiện thuộc mô hình marketing-mix.

Tổ chức sự kiện luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện kinh doanh-marketing trong suốt thời gian có mặt trên thị trường Cũng giống như nhiều công cụ marketing khác, tổ chức sự kiện ngày nay được sử dụngrộng rãi, lập đi lập lại tại nhiều công ty, doanh nghiệp vì đơn giản các sự kiện này đã dần quen thuộc Do

đó, hãy sử dụng công cụ này hiệu quả, tránh lãng phí

Và hàng năm cần phải đánh giá độ tương thích của sự kiện kinh doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị

trường hiện tại để sự kiện kinh doanh trở thành là công cụ tốt nhất để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

5 Tìm hiểu nhu cầu

Để tổ chức một sự kiện, trước hết ta phải khai thác và nắm

rõ các yêu cầu cơ bản của sự kiện Loại hình sự kiện có thể là hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow,… Với từng loại hình sự kiện, có những đặc điểm, mục tiêu và yêu cầu riêng, đòi hỏi người tổ chức phải hiểu rõ Cần xem xét nhu cầu về số lượng người tham gia, khách mời để lựa chọn địa điểm tổ chức, ngân sách dự kiến, những sản phẩm và dịch vụ trong sự kiện Từ nhu cầu này sẽ lên một bản tóm lược để lên ý tưởng cho sự kiện

6 Lên ý tưởng

Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành tìm kiếm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản tóm lược, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên văn bản có sự thống nhất chung, là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau Sự kết hợp của nhu cầu và ý tưởng tổ chức sẽ giúp bạn có thể bắt đầu bước thiết kế chương trình

7 Thiết kế sự kiện

Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng, thiết kế các vấn

đề liên quan đến địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra chường trình Quá trình thiết kế phải xác định được chủ đề của chương trình, thông qua đó thiết kế logo, hình ảnh cho chương trình và bắt đầu cho chương trình truyền thông về sự kiện Việc thiết kế phải đầy

đủ các vấn đề cơ bản để lên kế hoạch của chương trình một cách chi tiết

8 Lên kế hoạch

Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi Dựa vào bản thiết kế đã thống nhất chia ra các mục cụ thể của chương trình để tính toán ngân sách của chương trình theo các mục cụ thể, nguồn nhân lực thực hiện, nhà cung cấp thiết bị,… Trong kế hoạch đặt ra cũng cần phải đánh giá những rủi ro có thể xảy ra và phương án khắc phục Một kết hoạch hiệu quả có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện chương trình

9 Thực hiện kế hoạch

Một sự kiện thường mất hơn 2 tuần để thực hiện Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện Đối với một sự kiện lớn cần được dàn dựng trước 1 đến 2 ngày để tránh rủi ro Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào Chú ý đến thời gian vận

chuyển Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc

đã được phân công Trong quá trình diễn ra sự kiện, các bộ phận dựa vào kế hoạch đã đề ra để phối hợp thực hiện, khi có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ

II Một số nguyên tắc phụ nhưng không kém phần quan trọng:

1 Tổ chức sự kiện chính xác đối tượng mục tiêu

Tổ chức sự kiện đạt giá trị nhất khi tiếp cận được với những người mà nó muốn thu hút- khách hàng thân thiện hoặc khách hàng tiềm năng Do đó phải cho thấy những đối tượng khách hàng này trước khi bắt tay tổ chức sự kiện

2 Tổ chức sự kiện theo mục tiêu cụ thể

Hãy tạo một thước đo chi tiết để không chỉ đánh giá chính xác mà còn nhằm đưa sự kiện đi đúng hướng

- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện: timeline, agenda,

- Lên ngân sách tổ chức sự kiện

- Triển khai tổ chức sự kiện

- Đo lường và đánh giá được hiệu quả sự kiện

3 Tổ chức sự kiện góp phần hoàn thành mục tiêu kinh doanh

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện và triển khai tổ chức sự kiện là một hoạt động vô cùng phức tạp Vừa phải trưng bày đẹp, vừa

phải tạo không khí vui vẻ, sôi động, công tác hậu cần phải chu đáo và hàng tá những công việc lặt vặt cần phải thực hiện hoàn hảo khác

Tổ chức sự kiện dần góp mình vào hoạt động của doanh nghiệp, chuyển mình từng ngày để cùng marketing phát triển nói riêng và kinh doanh tại các công ty, doanh nghiệp nói chung

III Các yếu tố sáng giá làm nên thành công của một sự kiện

1 Ý tưởng sáng tạo, phù hợp nhưng không kém phần " độc lạ"

Khi nhận lời tổ chức sự kiện, ngay từ khâu lên ý tưởng đã là một thức thách cho các nhà tổ chức sự kiện và nó quyết định thành công đầu tiên trong mắt đối tác của các công ty tổ chức sự kiện

Một ý tưởng hay là một ý tưởng vừa đáp ứng yêu cầu của khách hàng vừa khiến khách hàng hài lòng với “cơn gió lạ” trong

ý tưởng Và “Mind map” là công cụ đắc lực cho các nhà tổ chức

sự kiện

Một ý tưởng chỉ thật sự tỏa sáng khi người tổ chức sự kiện làm chung với đồng đội Bởi lẽ, khi một cá nhân suy nghĩ chắc hẳn chưa hoàn hảo như khi người tổ chức sự kiện có đồng đội góp sức hoàn thiện ý tưởng Vậy nên đừng ngần ngại chia sẻ ý tưởng và kêu gọi hỗ trợ từ những đồng đội thân yêu của mình góp sức lên ý tưởng tổ chức sự kiện

2 Khoảnh khắc ấn tượng

Dân số thế giới hiện nay có gần 7,5 tỉ người nhưng bạn chỉ

có thể đi qua vài người trong đời và người khiến bạn yêu thương

cả đời có lẽ chỉ có một người Và trong ngành tổ chức sự kiện cũng vậy, xuyên suốt cả một chương trình tổ chức sự kiện thì chắc hẳn người tham dự chỉ ấn tượng với một hoặc một số điểm nổi bật của chương trình Vậy người tổ chức sự kiện sẽ coi

“khoảnh khắc ấn tượng” là chìa khóa thành công vì nếu một chương trình không có một khoảnh khắc ấn tượng, thu hút khán giả tạo bất ngờ thì sự kiện đó sẽ không có gì nổi bật

Tuy nhiên nó chỉ thành công khi người tổ chức sự kiện khéo léo lồng ghép vào trong chương trình Còn nếu khi bạn lại cố gắng làm mọi thứ trở nên đặc sắc thì lạị khiến mọi thứ dung hòa,không có điểm nhấn nổi bật

3 Kịch bản hấp dẫn

Bên cạnh một ý tưởng hay, khoảnh khắc ấn tượng, thì kịch bản hấp dẫn, đầy thú vị cũng thu hút người tham dự không kém Nội dung được diễn đạt rõ ràng, dễ nhớ gây ấn tượng đặc biệt với những người tham dự Tổ chức sự kiện có nội dung mới thành công và nó đòi hỏi phải có khả năng dẫn dắt tốt, nội dung thực sự nổi bật không gây nhàm chán gần gũi với tâm lý của khách mời

4 Địa điểm phù hợp

Đối với ngành tổ chức sự kiện cũng như các ngành dịch vụ khác, sự hài lòng và thoải mái luôn được đặt lên hàng đầu Chính

vì vậy, để một tổ chức sự kiện thành công tốt đẹp thì hãy lắng nghe nhu cầu của khách hàng thật tốt và tìm ra địa điểm phù hợp nhất cho chương trình

C – KẾT LUẬN

Sự kiện là thành quả của quá trình từ việc lập kế hoạch, chuẩn bị cho sự kiện cho đến lúc sự kiện diễn ra và kết thúc Đó

là một quá trình lao động miệt mài, tìm tòi, sáng tạo để tạo ra những sự kiện có được hiệu quả tốt, gây ấn tượng mạnh cho những người xem Nhưng không phải sự kiện nào diễn ra cũng thuận lợi và đúng như những gì mà người tổ chức mong muốn

Để một sự kiện diễn ra thành công cần có nhiều yếu tố Ngoài những yếu tố chủ quan, thì sự kiện còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố khách quan khác như luật pháp, phong tục tập quán của nơi tổ chức sự kiện, thời tiết Mặt khác, sự thành công của

sự kiện không những phụ thuộc vào bên tổ chức sự kiện mà còn được đánh giá bởi chính những người tham gia và chứng kiến sự kiện Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là gửi đến công chúng nhận tin một thông điệp nào đó từ sự kiện Và để họ có thể hiểu và tiếp nhận thông điệp đó một cách chính xác cũng như lưu lại trong tâm trí họ lâu dài là thành công của một sự kiện