Nội dung trong sách diễn tả từng bước của quá trình bạn sử dụng Excel: nhập dữ liệu, định dạng, quản lý, thống kê, báo cáo, trích lọc… trong từng bước đó bạn sẽ thấy những lỗi hay sai só
Trang 1Lời mở đầu
Quan niệm về Excel của bạn là gì?
Bạn có nghĩ rằng Excel chỉ là nơi để nhập các số liệu và thực hiện những phép tính toán cơ bản như cộng, trừ, nhân, chia mà không cần dùng tới máy tính cá nhân? Nếu vậy thì bạn chưa biết hết về Excel rồi
Excel dù đã có từ khá lâu, tới hơn 20 năm, nhưng hiện vẫn đang là phần mềm thông dụng và phổ biến bậc nhất trên thế giới Bạn có thể quản lý dữ liệu, xây dựng báo cáo, vẽ biểu đồ, phân tích dữ liệu, thậm chí viết code để lập trình Excel giống như 1 phần mềm hoàn chỉnh
Hãy gạt bỏ những suy nghĩ trước đây của bạn để chúng ta cùng khám phá những điều thú vị về Excel trong cuốn sách này, bạn nhé!
Học Excel như thế nào?
Trong quá trình giảng dạy Excel, tác giả đã gặp rất nhiều học viên, hầu hết họ đều có chung 1 thắc mắc: Học Excel như thế nào?
● Có người cho rằng học thật nhiều hàm, viết hàm thật giỏi là được
● Có người cho rằng biết dùng các công cụ như Pivot Table là đủ, vì chỉ với vài thao tác kéo thả
là bạn đã làm ra báo cáo, không cần dùng tới hàm, công thức
● Có người thì cố gắng học thật nhiều phím tắt
● Có người đã học rất nhiều nhưng lại không biết khi áp dụng vào thực tế thì bắt đầu từ đâu
● …
Vậy thì với bạn, bạn đã có phương hướng học Excel như thế nào chưa? Nên bắt đầu từ đâu, học những
gì, học như thế nào? Hãy đọc những chia sẻ của tác giả trong cuốn sách này để giúp bạn trả lời những câu hỏi đó
Sử dụng sách này như thế nào?
Nội dung trong sách diễn tả từng bước của quá trình bạn sử dụng Excel: nhập dữ liệu, định dạng, quản
lý, thống kê, báo cáo, trích lọc… trong từng bước đó bạn sẽ thấy những lỗi hay sai sót mà bạn thường gặp phải là gì, cách khắc phục những lỗi đó
Kết hợp với các video bài giảng trong khóa học Tuyệt Đỉnh Excel - EXG01 của Gitiho, bạn sẽ vừa
được hệ thống kiến thức một cách bài bản, vừa có video hướng dẫn chi tiết từng thao tác Điều đó giúp bạn vừa dễ nhớ, vừa thuận tiện trong việc học: học bất cứ đâu, bất cứ khi nào, dù có Internet hay không
Hãy bắt đầu học cùng Gitiho.com ngay bạn nhé!
Trang 2Chương 1: Nhập dữ liệu trên Excel
Thường chúng ta hay bỏ qua (hoặc rất ít chú ý) tới việc nhập 1 nội dung vào Excel thì Excel hiểu nội dung đó như thế nào Do đó đôi khi bạn không hiểu tại sao mình nhập 1 đằng mà Excel trả về 1 nẻo
Ví dụ như bạn nhập vào ô A1 nội dung là 1-5
thì Excel lại cho bạn kết quả là:
Tại sao lại như vậy? Cùng tìm hiểu cơ chế tự động nhận dạng dữ liệu của Excel nhé
Nhập dữ liệu là việc đặc biệt quan trọng trong Excel Bởi không có dữ liệu đúng thì bạn không bao giờ tính ra kết quả đúng Vậy mà người ta thường lười biếng hoặc cẩu thả khi làm việc này Dẫn tới không biết mình đã nhập sai Sửa lỗi nhập sai là việc làm thường xuyên nhất của những chuyên gia báo cáo trên Excel
- Khi bạn nhập chỉ có các con số liền nhau, Excel sẽ coi là dữ liệu kiểu số (Number)
- Khi bạn nhập số mà có dạng dấu trừ, dấu hai chấm hoặc dấu gạch chéo ( / ) xen kẽ giữa các con
số, đồng thời các con số lại thỏa mãn giá trị giới hạn theo Ngày trong tháng, Tháng trong năm
hoặc theo số giờ, số phút thì sẽ coi đó là dữ liệu Ngày tháng, thời gian (Date, Time)
Trong ví dụ trên, khi nhập 1-5 thì Excel hiểu rằng bạn nhập kiểu ngày tháng (có dấu - xen giữa số 1 với
số 5) Khi đó xảy ra 2 trường hợp:
- 1-5 có thể hiểu là Ngày 1 tháng 5
- 1-5 có thể hiểu là Ngày 5 tháng 1
Hầu hết chúng ta hay bị nhập sai dữ liệu ngày tháng mà không biết Bởi vì bạn nghĩ 1 kiểu, Excel lại
tự hiểu theo 1 kiểu khác
Vậy làm thế nào để kiểm soát việc này? Hay nói cách khác làm thế nào để thống nhất về kiểu dữ liệu khi chúng ta làm việc trên Excel?
Trang 3Thiết lập chuẩn dữ liệu ngày tháng trên máy tính
Excel chỉ là 1 ứng dụng (thuộc bộ ứng dụng tin học văn phòng của Microsoft) nên bản thân Excel phải phụ thuộc vào các thiết lập trên máy tính của bạn
Các thiết lập về cách hiển thị cho dữ liệu Ngày tháng, Số… nằm trong mục Region tại Control Panel
Hình 1: Vị trí Region trong Control Panel
Khi mở mục Region, chúng ta sẽ thấy nội dung như sau:
Trang 4Hình 2: cửa sổ Region
Trong hình trên, bạn có thể thấy ở mục Short date đang là M/d/yyyy Các ký tự này được hiểu như sau:
● M có nghĩa là Month = Tháng
● D có nghĩa là Day = Ngày
● Y có nghĩa là Year = Năm
M/d/yyyy có nghĩa là máy tính của bạn đang quy định khi nhập dữ liệu về ngày tháng thì sẽ nhập theo
thứ tự Tháng trước, Ngày sau
Khi bạn nhập 1-5 tức là Excel hiểu bạn nhập Tháng 1, ngày 5
-
Nhưng ở Việt Nam chúng ta quen với việc nhập thời gian theo thứ tự Ngày trước, tháng sau Do vậy rất dễ nhầm lẫn khi nhập dữ liệu ngày trong Excel
Để thay đổi mặc định trong Region về dạng ngày trước tháng sau, chúng ta làm như sau:
- Bước 1: Bấm chọn mục Additional settings… trong cửa sổ Region Khi đó xuất hiện thêm cửa
sổ Customize format
Trang 5Hình 3: Cửa sổ Customize format khi chọn Additional setting…
- Bước 2: bấm chọn thẻ Date để thay đổi thiết lập về Ngày tháng (1), tại mục Short date nhập là
dd/mm/yyyy (2)
Trang 6Hình 4: thay đổi Short Date trong thẻ Date của Customize Format
Như vậy là chúng ta đã thiết lập xong Bấm nút OK để hoàn tất thao tác và đóng cửa sổ Region lại
Lỗi hay gặp với dữ liệu kiểu Số
Tương tự với kiểu dữ liệu là ngày tháng, kiểu số cũng có 1 sự không thống nhất trong cách sử dụng dấu ngăn cách phần nghìn và dấu ngăn cách phần thập phân
Chúng ta thường hay sử dụng dấu chấm để ngăn cách phần nghìn, dấu phẩy để ngăn cách phần thập phân Bởi vậy nên khi nghe câu: “Số A có 2 số sau dấu phẩy” thì chúng ta tự hiểu là Số đó có 2 chữ số phần thập phân
Nhưng Excel có thể hiểu khác Nếu nhìn trong bảng Customize format của Region, chúng ta sẽ thấy:
Trang 7Hình 5: thẻ Number trong Region
● Dấu ngăn cách phần thập phân là Decimal symbol thường mặc định sẵn là dấu chấm
● Dấu ngăn cách phần nghìn là Digit grouping symbol thường mặc định sẵn là dấu phẩy
Như vậy ngược lại so với cách sử dụng thông thường của người Việt Nam Điều đó dẫn tới khi bạn cố gắng thêm trực tiếp dấu ngăn cách vào dãy số thì khiến dãy số đó bị sai
Nguyên nhân sâu xa của việc này là Việt Nam chịu ảnh hưởng của hệ viết của Pháp, còn Excel lại sử dụng hệ viết Anh-Mỹ Hai hệ này ngược nhau trong cách thể hiện ngày tháng và các dấu ngăn cách trong dãy số
Vậy khắc phục điều này thế nào? Rất đơn giản, bạn có 2 lựa chọn:
- Lựa chọn 1: Chấp nhận thay đổi thói quen và sử dụng hệ viết số theo Anh-Mỹ (mặc định sẵn
trong Region > thẻ Number)
- Lựa chọn 2: Sửa lại dấu trong Region > thẻ Number theo ý muốn
Chú ý:
Khi bạn thay đổi dấu trong Region > thẻ Number về dạng:
● Dấu chấm ngăn cách phần nghìn (trong Decimal symbol)
● Dấu phẩy ngăn cách phần thập phân (trong Digit grouping symbol)
Trang 8Việc này đồng thời làm thay đổi dấu ngăn cách các thành phần trong hàm của Excel: Thay vì mặc định
là ngăn cách bởi dấu phẩy thì sẽ tự động chuyển sang dấu chấm phẩy Bạn phải rất chú ý vấn đề này khi viết hàm, công thức trong Excel
Hãy xem ví dụ dưới đây:
Hình 6: Kiểm tra 2 ô có nội dung giống nhau hay không với hàm EXACT
Tại ô A1 và A3 đều nhập chữ Hà Nội, nhìn bằng mắt thường thì giống hệt nhau Nhưng khi kiểm tra bằng hàm EXACT (hàm so sánh 2 nội dung có giống nhau hay không) thì ra kết quả là FALSE, tức là không giống nhau
Việc kiểm soát nhập đúng chính tả thường chỉ áp dụng được với trường hợp bạn nhập nội dung theo 1 danh sách có sẵn Ví dụ như nhập tên các tỉnh, thành phố của Việt Nam thì bạn buộc phải nhập chính xác, không được nhập sai chính tả và giới hạn trong 63 tỉnh thành
Dưới đây là ví dụ về việc thiết lập danh sách chọn khi nhập dữ liệu:
Trang 9Hình 7: Tạo danh sách chọn tỉnh, thành phố
Để làm được việc này thực ra rất đơn giản thôi Excel đã cung cấp cho bạn 1 tính năng là Data
Validation (hay được hiểu là Điều kiện nhập dữ liệu) Bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: chuẩn bị sẵn danh sách
Hình 8: Danh sách tỉnh thành phố chuẩn bị sẵn
- Bước 2: trong thẻ Data, bạn chọn Data Validation
Hình 9: vị trí Data Validation trên thẻ Data
- Bước 3: trong cửa sổ Data Validation, bạn chọn List
Trang 10Hình 10: Thiết lập tạo danh sách chọn trong Data Validation
- Bước 4: chọn Source là vùng danh sách đã chuẩn bị ở Bước 1
Hình 11: Tạo nguồn dữ liệu cho danh sách chọn
Khi thiết lập danh sách chọn bằng Data Validation rồi, bạn có thể:
● Nhập dữ liệu bằng cách chọn 1 nội dung trong danh sách; hoặc
● Nhập thủ công như bình thường, nhưng phải đảm bảo nhập đúng Nếu nhập sai Excel sẽ tự đưa
ra 1 cảnh báo
Như vậy chỉ với 4 bước đơn giản bạn đã có thể tạo ra 1 danh sách chọn giúp ích cho việc nhập dữ liệu nhanh hơn, hạn chế được sai sót trong quá trình nhập
Trang 11Bài học rút ra
1 Hãy nhập dữ liệu cẩn thận, hạn chế sai chính tả
2 Hiểu rõ nội dung bạn vừa nhập vào Excel
3 Đặc biệt chú ý khi nhập ngày tháng
Trang 12Chương 2: Định dạng dữ liệu
Tại sao cần định dạng dữ liệu?
Sau khi nhập dữ liệu vào Excel, thao tác tiếp theo bạn thường làm là định dạng Định dạng tức là việc
bạn thiết lập cách thức thể hiện của dữ liệu Mục đích giúp dễ nhìn hơn, dễ phân biệt hơn
Ví dụ khi bạn nhập 1 dãy số trong Excel là 4526300 tại ô A1 và ô C1, sau khi định dạng cho ô C1 là Number, chúng ta sẽ thấy dãy số có dạng 4,526,300 (trong đó đã tự thêm dấu ngăn cách phần nghìn là dấu phẩy)
Hình 12: Số được định dạng trở nên dễ nhìn hơn
- Cách 3: bấm vào vị trí ô vuông ở góc dưới trên thanh công cụ, tại thẻ Home
Hình 13: Vị trí mở cửa sổ Format cells trên thẻ Home
Trang 13Đặc điểm của việc định dạng
Đặc điểm thứ 1 (quan trọng nhất): Định dạng chỉ thay đổi cách hiển thị, không thay đổi bản chất dữ
liệu
Nhiều người nghĩ rằng khi định dạng Number thì dữ liệu sẽ tự chuyển từ dạng Text sang Number, hoặc định dạng Text thì dữ liệu sẽ tự chuyển từ dạng Number sang Text Suy nghĩ này là sai lầm
Bản chất dữ liệu là cái hình thành khi bạn nhập dữ liệu Do đó việc nhập cái gì, nhập đúng hay không
là điều quan trọng nhất Phần này đã nói ngay ở chương 1 rồi Bản chất này không bị thay đổi thông qua việc định dạng
Xin nhắc lại: Mục đích của định dạng chỉ là giúp dễ nhìn, dễ phân biệt hơn mà thôi
Đặc điểm thứ 2: Định dạng giúp thống nhất về cách trình bày, thể hiện dữ liệu
Vì dữ liệu được nhập vào Excel thường không phải từng ô riêng lẻ, mà ở dạng bảng Do đó dữ liệu trên cùng 1 hàng hoặc trên cùng 1 cột thường cùng 1 loại dữ liệu (Ngày / Số / Văn bản) Để tránh trường hợp mỗi ô trên 1 cột thể hiện 1 dạng khác nhau, chúng ta sẽ cần định dạng cho cả cột đó về cùng 1 kiểu
● Riêng với dữ liệu Text (văn bản) không bị thay đổi dù bạn có định dạng thế nào đi nữa
Do đó bạn cần hiểu rõ dữ liệu bạn nhập vào là dạng nào: Số, Ngày hoặc Văn bản
Tại sao cần phân biệt các kiểu dữ liệu
Vì nếu chỉ nhìn bằng mắt thường, bạn sẽ có thể không xác định đúng kiểu dữ liệu Điều đó dẫn tới việc
dữ liệu không định dạng được, không tính toán đúng Bạn sẽ không biết nguyên nhân tại sao bạn tính nhẩm ra 1 kết quả, trong khi Excel tính ra 1 kết quả khác
Ví dụ:
Trang 14Hình 15: Hàm Vlookup không tìm được kết quả dù viết đúng cú pháp
Trong ví dụ trên, bạn có thể thấy bằng mắt thường là số điện thoại cần tìm ở ô E2 là của Bình (tại dòng A3:B3) Tuy nhiên hàm VLOOKUP lại không ra kết quả dù đã viết đúng cú pháp
Nguyên nhân là dữ liệu trong ô E2 và A3 khác nhau về kiểu dữ liệu, dù mắt thường nhìn thấy không
khác nhau
Cách phân biệt kiểu dữ liệu
Khi bạn nhập nội dung (hay còn gọi là dữ liệu) vào Excel thì thường dữ liệu đó thuộc 1 trong 2 kiểu sau đây:
- Kiểu Number: Gồm dữ liệu là dạng số (chỉ toàn các con số) hoặc dạng Ngày tháng, thời gian
- Kiểu Text: Là dữ liệu có chứa ký tự là chữ cái, hoặc được bắt đầu với dấu nháy đơn (dấu ‘ )
Để kiểm tra dữ liệu trong 1 ô có phải là kiểu Number hay không, chúng ta dùng hàm ISNUMBER như sau:
=ISNUMBER(ô_cần_kiểm_tra)
● Nếu kết quả là TRUE, ô đó đúng là chứa dữ liệu kiểu Number
● Nếu kết quả là FALSE, dữ liệu trong ô đó không phải kiểu Number
Để kiểm tra dữ liệu trong 1 ô có phải là kiểu Text hay không, chúng ta dùng hàm ISTEXT như sau:
=ISTEXT(ô_cần_kiểm_tra)
● Nếu kết quả là TRUE, ô đó đúng là chứa dữ liệu kiểu Text
● Nếu kết quả là FALSE, dữ liệu trong ô đó không phải kiểu Text
Hình 16: Kiểm tra kiểu dữ liệu trong ô A3 và ô E2 với hàm ISNUMBER
Khi kiểm tra bằng hàm ISNUMBER cho 2 ô A3 và E2, chúng ta thấy kết quả khác nhau (A3 là TRUE, E2 là FALSE) Như vậy đúng là kiểu dữ liệu khác nhau, dẫn tới hàm VLOOKUP không ra kết quả
Chú ý:
Bạn có biết tại sao ở cột A lại vừa viết số điện thoại có số 0 ở trước, vừa có dấu cách xen giữa mà vẫn giữ được kiểu dữ liệu là Number không?
Trang 15Hình 17: Định dạng số điện thoại bằng Custom Format
Giải thích ý nghĩa các nội dung trong thẻ Number của Format cells
Hiểu được ý nghĩa của các mục trong thẻ Number giúp bạn nhanh chóng chọn được cách định dạng phù hợp với mục đích:
Dạng mặc định trong Excel Excel tự quy định, tự hiểu
Với dữ liệu dạng Date khi để dạng General sẽ cho ra 1 con số Number Number Định dạng dữ liệu dạng số thông thường
Currency Number Định dạng dữ liệu dạng tiền tệ, có thể thêm ký tự tiền tệ kèm theo
Accounting Number Định dạng dữ liệu dạng kế toán Dữ liệu dạng này có đặc điểm:
Có thể kèm theo ký hiệu tiền tệ Phần số luôn nằm bên phải trong ô Phần ký hiệu tiền tệ luôn nằm bên trái trong ô Luôn cách lề bên phải 1 khoảng nhất định
Số 0 được hiển thị dưới dạng dấu - Date Number Định dạng dữ liệu dạng thời gian: Ngày, tháng, năm
Time Number Định dạng dữ liệu dạng thời gian: Giờ, phút, giây
Percentage Number Dữ liệu dạng %, luôn có ký hiệu % ở phía sau các con số
Fraction Number Dữ liệu dạng phân số
Scientific Number Dữ liệu dạng khoa học: biểu thị số lớn dưới dạng số mũ
Text Text Khi nhập bất kỳ dữ liệu nào sẽ chuyển về dạng text
Special Text Dạng đặc biệt: các dạng số đặc biệt thường dùng: số điện thoại, mã
vùng…
Trang 16Custom Tùy chọn Người dùng có thể tự thiết lập định dạng theo ý muốn
Bài học rút ra
1 Dữ liệu dạng Số và Ngày tháng cần phải định dạng lại để thống nhất cách thể hiện
2 Khi định dạng cho dữ liệu là các con số hoặc ngày tháng mà không thay đổi cách thể hiện thì
dữ liệu đó có thể là kiểu Text Hãy kiểm tra lại kiểu dữ liệu để chắc chắn
3 Việc định dạng thường xuyên sử dụng, do vậy cần luyện tập nhiều để thao tác nhanh và chính xác
Trang 17Chương 3: Tầm quan trọng của cấu trúc dữ liệu
Chúng ta đang cấu trúc dữ liệu như thế nào?
Có thể đây là lần đầu tiên bạn nghe thấy yêu cầu cần phải biết “cấu trúc dữ liệu” khi làm việc trên Excel Bởi từ trước tới giờ chúng ta đều khá thoải mái trong việc nhập và tổ chức 1 bảng dữ liệu Thông thường mục tiêu của chúng ta là nhập thật nhanh và nhập ít nội dung nhất (nếu có thể), vậy nên các cấu trúc thường thấy là:
Hình 18: Cấu trúc bảng dữ liệu 3 chiều
Trong cấu trúc này, khi nhập 1 nội dung về Số tiền, bạn sẽ:
Nhưng với cách làm này, bạn sẽ gặp 1 số vấn đề như sau:
- Nếu có tới 20, 30 nhóm (có thể nhiều hơn nữa) thì bảng dữ liệu của bạn sẽ cần rất nhiều cột, mỗi nhóm lặp lại với 2 cột Tên chi phí và Số tiền Khi đó bảng dữ liệu khó kiểm soát khi vừa tăng về dòng (theo ngày), vừa tăng về cột (theo nhóm)
- Nếu có nhiều chi nhánh, bạn sẽ cần làm nhiều bảng tại nhiều Sheet, mỗi bảng tương ứng với 1 chi nhánh Điều đó làm dữ liệu phân tán ở nhiều nơi Khi cần tập hợp lại để báo cáo sẽ rất khó khăn
Như vậy với cách cấu trúc dữ liệu ở trên chỉ thuận lợi khi nhập mới dữ liệu, nhưng lại không tốt cho việc báo cáo
Mục tiêu cuối cùng của chúng ta khi làm việc trên Excel là:
1 Quản lý dữ liệu cho tốt, dễ dàng kiểm tra, tìm lại khi cần
2 Dễ dàng báo cáo, tính toán theo bất kỳ yêu cầu nào
3 Hiểu được ý nghĩa của các con số trong báo cáo để ra quyết định
Để đáp ứng được mục tiêu này, chúng ta hãy bắt đầu tìm hiểu về cách tổ chức 1 bảng dữ liệu theo đúng tiêu chuẩn
Trang 18Bảng dữ liệu tiêu chuẩn
Khái niệm về bảng dữ liệu tiêu chuẩn
Là dạng bảng dữ liệu có cấu trúc phù hợp để quản lý, kiểm soát dữ liệu và từ đó làm được các báo cáo một cách dễ dàng
Các yếu tố của 1 bảng dữ liệu tiêu chuẩn:
1 Dòng tiêu đề: Chỉ có duy nhất 1 dòng làm dòng tiêu đề, không trộn ô (merge cells) tại dòng này
2 Chiều dữ liệu phát sinh: Mỗi lần phát sinh dữ liệu mới sẽ ghi trên 1 dòng Tại mỗi dòng đều có
đủ nội dung trong các cột
3 Nguyên tắc định dạng dữ liệu trong bảng: Thống nhất về cách định dạng các dữ liệu trên cùng
1 cột
4 Kiểu dữ liệu: Thống nhất về kiểu dữ liệu trên cùng 1 cột (chỉ 1 trong 3 loại: Text/ \Date/Number)
Hình 19: Cách bố cục bảng dữ liệu tiêu chuẩn
Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu rõ hơn những ưu điểm, nhược điểm khi sử dụng cách cấu trúc theo bảng dữ liệu tiêu chuẩn:
Ưu điểm
1 Dễ dàng sử dụng chức năng Filter để lọc, tìm dữ liệu
2 Phù hợp với cách dùng các hàm tính toán như SUMIFS, COUNTIFS để làm báo cáo tổng hợp
3 Phù hợp với cách dùng Advanced Filter để trích lọc dữ liệu ra báo cáo chi tiết
4 Phù hợp với cách dùng Pivot Table để tạo ra báo cáo bằng Pivot, sử dụng Pivot Chart, Slicer
5 Tương đồng với cấu trúc dữ liệu bằng Table nên dễ dàng chuyển đổi qua lại
6 Phù hợp với tư duy lập trình, sử dụng VBA để tăng hiệu quả công việc
7 Dễ dàng kết nối tới các chương trình quản lý và phân tích dữ liệu nâng cao: SQL, Power BI
Trang 192 Không phổ biến: đã quen với kiểu cấu trúc khác => không muốn hoặc không thể thay đổi
Khắc phục: Bạn vẫn nhập theo dạng bảng cũ nhưng dùng thêm Power Query để tái cấu trúc
bảng dữ liệu 1 cách tự động
3 Phạm vi bảng quá lớn, khó theo dõi, quản lý, bởi số lượng dòng cần dùng tăng lên rất nhiều
(có thể lên tới hàng trăm nghìn, hàng triệu dòng dữ liệu)
Khắc phục: Sử dụng VBA hoặc Power Query, Power BI để tăng tốc độ báo cáo, tính toán, xử
lý dữ liệu
Thao tác định dạng bảng dữ liệu
Đối với bảng dữ liệu đúng tiêu chuẩn, bạn sẽ định dạng bảng tính như sau:
1 Tên bảng: Không bắt buộc (có thể không có) Nếu có thì trình bày như sau:
- Sử dụng định dạng Cell Style là Title (có thể đổi lại font chữ và cỡ chữ)
- Độ rộng dòng (Row Height) từ 22 đến 24
- Đặt tên ngắn gọn, đủ ý
2 Dòng tiêu đề: Bắt buộc phải có Dòng tiêu đề có đặc điểm:
- Đặt tên mỗi ô trong dòng tiêu đề ngắn gọn, không trùng lặp
- Chỉ nên dùng 1 dòng tiêu đề Trường hợp có nhiều dòng ở phần tiêu đề thì dòng dưới cùng
- Định dạng Format Cells thống nhất theo từng cột (chọn cả cột rồi định dạng)
- Thiết lập Data Validation cho những cột nội dung quan trọng để đảm bảo dữ liệu nhập vào
là chính xác:
+ Cột chứa ngày tháng, thời gian: Data Validation > Date
+ Cột chứa số: Data Validation > Number (số nguyên = Whole Number, số có phần thập
phân = Decimal)
+ Cột chứa Text theo 1 danh sách hoặc có thể lặp lại: Data Validation > List
Tham khảo: Thiết lập chỉ được nhập ngày tháng trong Excel
- Đặt tên cho các cột dữ liệu quan trọng cần dùng để tính toán trong báo cáo (công thức trong báo cáo tham chiếu tới)
Trang 20Hình 20: Sử dụng chức năng Cell Styles tại thẻ Home để định dạng nhanh
Phần cố định (Freeze Pane) trong bảng dữ liệu
Freeze Pane là 1 chức năng rất hay được sử dụng trong Excel với mục đích cố định 1 phần của bảng tính Việc này sẽ giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi các bảng tính lớn - khi phạm vi bảng vượt quá 1 màn hình máy tính Bạn sẽ cần cố định vị trí các dòng tiêu đề (ở phía trên), các cột quan trọng (ở bên trái),
để khi kéo chuột xuống dưới (hoặc sang phải), bạn vừa theo dõi được các nội dung mới, vừa vẫn nhìn thấy dòng tiêu đề
Cách sử dụng Freeze Pane như sau:
Trang 21Hình 21: Cách sử dụng Freeze Pane
Bước 1: Xác định vị trí nơi bạn muốn đặt cố định bảng
+ Vị trí này thường là bên dưới dòng tiêu đề 1 dòng; hoặc
+ Cách cột cần cố định 1 cột về bên tay phải
Ví dụ trong hình trên, chúng ta đặt chuột tại vị trí ô E4, mục đích là muốn cố định từ dòng 1 tới dòng
3 và từ cột A tới cột D
Bước 2: Chọn thẻ View trên thanh công cụ Excel, bấm chọn Freeze Panes, chọn tiếp mục Freeze Panes
Tuy nhiên đó là cách làm thông thường mà hầu như ai cũng biết Freeze Pane còn có 1 bí mật nữa mà không phải ai cũng biết Hãy xem bí mật đó là gì nhé:
Hình 22: Thủ thuật với chức năng Freeze Pane
Trong hình trên, bạn có để ý thấy dòng 4 (là dòng dữ liệu đầu tiên trong bảng) được cố định cùng với dòng tiêu đề không?
Thông thường chúng ta chỉ hay cố định tới dòng tiêu đề (dòng 3) Vậy thì cố định thêm 1 dòng như trên
có tác dụng gì? Bạn sẽ bất ngờ khi nhận được câu trả lời đấy:
- Thứ 1: Các công thức trong bảng dữ liệu thường giống nhau trên cùng 1 cột và bắt đầu từ dòng
đầu tiên Do đó bạn hay phải kéo công thức từ dòng đầu tiên tới dòng cuối cùng Việc cố định dòng đầu tiên giúp bạn kéo công thức dễ dàng hơn
- Thứ 2: Khi làm công thức trong báo cáo thường tham chiếu tới hết cả cột dữ liệu, tính từ dòng
đầu tới dòng cuối Việc cố định dòng đầu giúp bạn dễ dàng chọn được cột dữ liệu từ dòng đầu tới dòng cuối (bằng thao tác chọn ô đầu tiên rồi bấm phím tắt Ctrl + Shift + Mũi tên đi xuống) Việc này sẽ giúp bạn thao tác nhanh và chính xác hơn rất nhiều khi làm việc với bảng dữ liệu lớn
Bài học rút ra
1 Việc tổ chức 1 bảng dữ liệu tốt, khoa học và không có lỗi về nội dung sẽ giúp công việc báo cáo trở nên rất dễ dàng Hãy dành nhiều thời gian và sự quan tâm tới bảng dữ liệu
Trang 222 Luyện tập định dạng nhiều để bảng dữ liệu của bạn trông đẹp và gọn gàng, khoa học Khi làm việc trên 1 bảng dữ liệu đẹp sẽ thú vị và dễ dàng hơn rất nhiều
Trang 23Chương 4: Những chú ý khi dùng bộ lọc (Filter)
Tác dụng của bộ lọc
Bộ lọc (tên tiếng anh là Filter) giúp bạn có thể lọc, tìm, sắp xếp dữ liệu trong 1 bảng tính theo từng cột
Ngoài ra bộ lọc còn giúp bạn xác định kiểu dữ liệu trong cột, phát hiện 1 số lỗi, sai sót về dữ liệu một cách nhanh chóng
Bộ lọc là 1 công cụ rất phổ biến để giúp quản lý bảng dữ liệu Hãy nắm vững cách sử dụng bộ lọc, bạn
sẽ dễ dàng kiểm soát được cả những bảng dữ liệu lớn tới hàng trăm nghìn dòng
Hình 23: Biểu tượng bộ lọc trên bảng dữ liệu
Tạo bộ lọc như thế nào
Chú ý: Bộ lọc chỉ hoạt động tốt khi bảng dữ liệu của bạn đúng cấu trúc tiêu chuẩn
Có rất nhiều cách đơn giản để tạo bộ lọc nhưng cách đúng nhất là:
- Bước 1: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu
- Bước 2: Chọn thẻ Data trên thanh công cụ, bấm chọn Filter
Hình 24: Cách tạo bộ lọc Filter
Trong việc tạo bộ lọc này có 1 số lỗi hay gặp như sau:
1 Bảng dữ liệu không đúng tiêu chuẩn, có nhiều hơn 1 dòng tiêu đề Khi đó vị trí bộ lọc được tạo
ra không đặt đúng tại nơi bạn muốn
2 Bạn không chọn toàn bộ cả bảng, mà chỉ chọn dòng nơi muốn đặt bộ lọc => Khi đó bộ lọc áp dụng sai phạm vi, hoạt động không chính xác
Do đó để bộ lọc hoạt động tốt, bạn cần có 1 bảng dữ liệu đúng tiêu chuẩn và thao tác tạo bộ lọc chính xác
Trang 24Bộ lọc có đặc điểm gì
Khi bấm vào vị trí bộ lọc, chúng ta sẽ thấy có 1 đặc điểm rất thú vị là:
Hình 25: Giao diện cửa sổ bộ lọc
Bộ lọc sẽ tự động nhận dạng kiểu dữ liệu trong cột là Number / Date / Text
Đến đây bạn sẽ thấy sự lặp lại thường xuyên của 3 kiểu dữ liệu trong các nội dung từ Chương 1 tới Chương 4, trong Data Validation, Format cho tới Filter Điều đó cho thấy Excel hoạt động xoay quanh
3 kiểu dữ liệu này Nếu bạn hiểu nguyên tắc đó và quản lý tốt dữ liệu, bạn sẽ thấy các công việc về sau trên Excel trở nên đơn giản hơn nhiều
Với mỗi kiểu dữ liệu, bộ lọc sẽ có đặc điểm:
- Number: Các số được xếp theo thứ tự tăng dần từ nhỏ tới lớn, từ số âm tới số dương Những
nội dung không phải là kiểu Number sẽ nằm ở dưới cùng trong danh sách lọc
- Date: Các dữ liệu ngày tháng thường được tự động gộp nhóm theo Năm > Tháng > Ngày Nếu
không được gộp nhóm có thể dữ liệu đó không phải dạng Date
- Text: Khi nội dung trong cột lặp đi lặp lại theo 1 danh sách thì mỗi giá trị chỉ xuất hiện 1 lần
Nếu bạn thấy có 2 nội dung giống nhau trong bộ lọc thì chắc chắn 1 nội dung là sai, khác Nắm rõ những đặc điểm này, bạn sẽ chỉ cần vài giây nhìn qua cấu trúc bảng dữ liệu, nhìn qua những gì thể hiện khi bấm vào bộ lọc là đã có thể bao quát được toàn bộ bảng dữ liệu hàng nghìn dòng rồi Gần như ngay lập tức bạn có thể biết bảng dữ liệu đã đúng chưa, sai ở đâu, sai ở kiểu dữ liệu nào Từ đó bạn sẽ có được phương án xử lý, sửa lỗi sai cho phù hợp
Thao tác lọc như thế nào
Khi bấm vào bộ lọc, bạn có thể thực hiện lọc theo nhiều cách Dưới đây là một số cách thường được
sử dụng:
Trang 25Cách 1: Chọn trực tiếp trên cửa sổ lọc
Cách này chỉ áp dụng khi bạn muốn lọc với số ít đối tượng và lọc theo giá trị cụ thể (không phải theo khoảng giá trị):
- Chỉ lọc 1 số nội dung cụ thể:
+ (1) Bấm vào Filter tại cột muốn lọc,
+ (2) Bỏ chọn tại mục Select All,
+ (3) Đánh dấu chọn nội dung muốn hiển thị
- Lọc tất cả nhưng bỏ đi 1 vài nội dung cụ thể:
+ (1) Bấm vào Filter tại cột muốn lọc, Chọn Select All,
+ (3) Đánh dấu tại nội dung bạn không muốn hiển thị
Trang 26Cách 2: Lọc theo các điều kiện của Filter
Hình 28: Mở chức năng lọc theo điều kiện có sẵn của Filter
Khi bạn chọn vào vị trí Text Filters (hoặc Number Filters, Date Filters tùy theo kiểu dữ liệu trong cột cần lọc) sẽ thấy xuất hiện các điều kiện lọc có sẵn của Filter Ở đây điều kiện được biểu thị dưới dạng
tiếng anh, do đó bạn cần nắm được ý nghĩa tiếng việt để sử dụng cho đúng:
Với Text Filters:
- Equals : là 1 chuỗi văn bản hoặc 1 số ký tự cụ thể
- Does Not Equal : không bằng, khác, không phải (muốn bỏ lọc các giá trị này)
- Begins With : bắt đầu với một ký tự hoặc từ nào đó
- Ends With : kết thúc với một ký tự hoặc từ nào đó
- Contains : có chứa từ hoặc ký tự nào đó
- Does not Contain : không chứa từ hoặc ký tự nào đó
- Custom Filter : tùy chọn điều kiện lọc khác theo bạn chọn
Với Number Filters:
- Equals : bằng 1 giá trị số cụ thể
- Does Not Equal : không bằng, khác, không phải (muốn bỏ lọc các giá trị này)
- Greater than or equal to : Lớn hơn hoặc bằng, tương đương với dấu >=
- Greater than : Lớn hơn tương đương với dấu >
- Less than or equal to: Nhỏ hơn hoặc bằng, tương đương với dấu <=
- Less than: Nhỏ hơn, tương đương với dấu <
- Between: trong khoảng (từ số A đến số B, lớn hơn hoặc bằng A đồng thời nhỏ hơn hoặc bằng B)
- Ngoài ra với Number có thể lọc theo 10 giá trị lớn nhất (Top 10), hoặc theo giá trị trung bình (Above Average là trên trung bình, Below Average là dưới trung bình)
Với Date Filters:
- Equals: bằng 1 giá trị thời gian cụ thể
- Before: trước 1 thời điểm cụ thể
- After: sau 1 thời điểm cụ thể
Trang 27- Between: trong 1 khoảng thời gian (từ ngày… đến ngày…)
- Ngoài ra Date sẽ phân loại cho bạn các phương thức lọc theo Ngày, Tuần, Tháng, Quý, Năm với các điều kiện Này (This), Trước (Last), Sau (Next) Ví dụ như Tháng trước (Last Month), Tháng này (This Month), Tháng sau (Next Month)… Năm trước, Năm nay, Năm sau
Khá nhiều nội dung phải không nào? Việc phải nhớ hết các nội dung này có vẻ khá khó khăn khi bạn mới học Hãy cố gắng luyện tập thật nhiều để nhớ cách lọc theo các điều kiện Bởi khi nhớ được ý nghĩa của các điều kiện này, bạn sẽ dễ dàng lập được các báo cáo trong Excel Đồng thời thao tác lọc cũng là 1 thao tác quan trọng để kiểm tra kết quả báo cáo
Bỏ lọc như thế nào
Khi nhìn vào bộ lọc trên bảng dữ liệu, bạn sẽ nhận ra cột nào là cột đang được lọc dựa trên dấu hiệu sau:
Hình 29: Dấu hiệu nhận biết bảng tính đang được lọc
● Dấu hiệu (1): ký hiệu lọc có hình cái phễu (đặc trưng của bộ lọc) trên 1 số cột nhất định
● Dấu hiệu (2): màu số dòng tại thanh Heading của Excel hiển thị màu xanh, không phải màu đen như bình thường
Để bỏ bộ lọc (hoặc bỏ điều kiện lọc), bạn có thể thực hiện 1 số cách sau:
- Cách 1: Tại cột đang có dấu hiệu (1), bạn bấm vào bộ lọc rồi chọn Clear Filter
- Cách 2: Tại cột đang có dấu hiệu (1), bạn bấm vào bộ lọc rồi chọn Select All
Hình 30: Cách bỏ điều kiện trên cột đang lọc
- Cách 3: Chọn thẻ Data trên thanh công cụ, bấm lại vào mục Filter để bỏ bộ lọc
Trang 29Chương 5: Cách viết hàm, công thức trong Excel
Rất, rất nhiều người khi học và sử dụng Excel gặp vấn đề với việc viết hàm, công thức Người ta thường nghĩ nó rất khó, rất nhiều và chẳng có 1 phương pháp nào thực sự hiệu quả Có phải chuyên gia Excel
là người rất giỏi về sử dụng hàm không? Bạn chưa biết gì về Excel thì làm thế nào để học tốt được các hàm? Hãy cùng đi tìm câu trả lời trong chương này nhé
Hàm là gì?
- Hàm là những phương pháp làm việc, tính toán đã được thiết kế sẵn (lập trình sẵn) và được đặt tên sẵn Khi gọi tên hàm và nạp vào các giá trị, hàm sẽ tự động tính toán ra kết quả
- Hàm còn được gọi với tên khác là Công thức
- Việc sử dụng hàm về bản chất là diễn đạt phương pháp tính từ tiếng việt ra ngôn ngữ của Excel
Để tính toán ra kết quả mong muốn, đôi khi bạn phải kết hợp nhiều phép tính, nhiều hàm cùng 1 lúc
Hàm có quan trọng không?
Đúng là hàm là thứ không thể thiếu được nếu như bạn muốn sử dụng tốt Excel Nếu như coi học Excel như học ngoại ngữ (tiếng Anh) thì Hàm chính là các cấu trúc câu Biết càng nhiều cấu trúc câu thì bạn nói, viết càng dễ, nhưng không ai giỏi nhờ chỉ tập trung học cấu trúc câu
Vậy thì chúng ta phải học hàm như thế nào?
Hãy chú ý đối tượng làm việc của chúng ta là máy tính, là phần mềm Máy tính đơn giản chỉ nhận lệnh
và thực thi Do đó để máy thực thi đúng mong muốn, bạn cần ra lệnh 1 cách thật rõ ràng, ngắn gọn và
đủ ý Để làm được như vậy bạn cần:
- Biết cách dùng tiếng Anh (ngôn ngữ chính sử dụng trong Microsoft Office)
- Tư duy ngôn ngữ bằng tiếng Việt (nói rõ và đủ ý)
- Tư duy logic (sắp xếp trình tự các công việc cần làm 1 cách chính xác)
- Thao tác chính xác (khi lựa chọn các nội dung trong hàm)
Khi đã có đủ các yếu tố trên, lúc đó bạn mới học và tìm hiểu càng nhiều hàm càng tốt Nhưng hãy nhớ Phương pháp tư duy, phương pháp làm việc quan trọng hơn Khi đã xác định được hướng tư duy đúng, phương pháp chính xác để đến đích, bạn sẽ tự biết cần dùng hàm gì Nếu không nhớ cụ thể là hàm gì thì dựa trên phương pháp đã có, bạn tra cứu trên mạng là sẽ biết
Cách viết hàm
Để viết hàm nhanh và ít sai sót, chúng ta nên sử dụng phương pháp sau:
- Bước 1: Nhập dấu bằng để bắt đầu việc sử dụng hàm
- Bước 2: Nhập một số ký tự đại diện cho tên hàm Ví dụ muốn gọi hàm SUMIF, bạn gõ hai ký
tự đại diện là SUM Khi đó xuất hiện 1 bảng gợi ý các hàm có liên quan:
Trang 30- Bước 3: Dựa trên gợi ý của Excel, bạn chọn tên hàm phù hợp bằng cách dùng phím mũi tên lên / xuống để đi đến tên hàm mong muốn
- Bước 4: Nhấn phím Tab để gọi đầy đủ tên hàm kèm theo dấu mở ngoặc đơn
Cấu trúc của hàm gồm các thành phần chính như sau:
- Tên hàm: Sử dụng cách viết ở trên (chọn hàm theo gợi ý rồi bấm phím Tab)
- Dấu mở ngoặc đơn: Để phân biệt tên hàm với các nội dung bên trong hàm
- Các thành phần trong hàm: Hàm có thể có 1 hoặc nhiều thành phần Các thành phần được
ngăn cách với nhau bởi dấu ngăn cách Nếu không viết đủ các thành phần thì Excel sẽ báo lỗi
và không hoạt động được Chú ý những phần nào được đặt trong dấu ngoặc vuông là không bắt buộc phải viết, có thể bỏ qua mà hàm vẫn hoạt động được
