Bài giảng chương 3 xác định yêu cầu – lê thị tú kiên

• Hiểu được cách thu thập các yêu cầu bằng phỏng vấn, JAD, bảng câu hỏi, phân tích tài liệu và quan sát.. - Câu hỏi thăm dò:Thử hỏi các câu hỏi tiếp theo về những gì đã được thảo luận đ

Chương 3: Xác định yêu cầu

Mục tiêu của chương 3 bao gồm:

• Hiểu được cách tạo một định nghĩa yêu cầu

• Làm quen với các kỹ thuật phân tích yêu cầu

• Hiểu được khi nào nên sử dụng kỹ thuật phân tích yêu cầu nào

• Hiểu được cách thu thập các yêu cầu bằng phỏng vấn, JAD, bảng câu hỏi,

phân tích tài liệu và quan sát

• Hiểu được khi nào nên sử dụng từng kỹ thuật thu thập yêu cầu

2

Các nội dung chính:

1 Xác định yêu cầu

2 Các kĩ thuật thu thập yêu cầu

3 Các chiến lược phân tích yêu cầu

Giới thiệu

- Một vòng đời phát triển hệ thống (SDLC) là quá trình một tổ chức chuyển

từ hệ thống hiện tại (as-is system) sang hệ thống mới (to-be system)

- Các sản phẩm đầu ra của giai đoạn lập kế hoạch là đầu vào quan trọng cho

giai đoạn phân tích

4

- Giai đoạn phân tích lấy ý tưởng từ bản yêu cầu xây dựng hệ thống và phát

- Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn phân tích là đề xuất xây dựng hệ thống

Nó là tài liệu bao gồm các kết quả của giai đoạn lập kế hoạch và giai đoạn

phân tích

- Đề xuất xây dựng hệ thống được trình bày trong một cuộc họp “Thông qua

dự án” (walk-through) bao gồm hội đồng phê duyệt dự án, các nhà quản lý

và người dùng hệ thống Chi tiết về hệ thống sẽ được trình bày ở mức vừa

phải để mọi người tham gia cuộc họp đủ hiểu, cho ý kiến cải tiến và quyết

định xem dự án có nên được tiếp tục hay không Nếu dự án được tiếp tục thì

các thành phần trong bản đề xuất này sẽ được sử dụng làm đầu vào cho giai

đoạn thiết kế Cũng có thể nói rằng giai đoạn phân tích là bước đầu tiên của

quá trình thiết kế một hệ thống mới

-

system walkthrough: a meeting at which the concept for the new system is

presented to the users, managers, and key decision makers

6

- Xác định yêu cầu là quá trình chuyển đổi các mô tả yêu cầu hệ thống ở mức

tổng quát thành một danh sách chi tiết, chính xác hơn về những gì hệ thống

mới phải làm để đem lại lợi ích cho cơ quan tổ chức

Định nghĩa yêu cầu hệ thống:

- Một yêu cầu đơn giản là một phát biểu cái mà hệ thống phải làm hoặc đặc

tính mà hệ thống phải có

- Có hai loại yêu cầu: Yêu cầu chức năng và Yêu

cầu phi chức năng

8

Yêu cầu chức năng: liên quan trực tiếp tới một tiến trình mà hệ thống phải

thực hiện hoặc thông tin mà hệ thống cần phải chứa

VD, hệ thống phải có tính năng:

Tìm kiếm danh sách hàng tồn kho,

In hóa đơn bán hàng,

Thông tin khách hàng được lưu trữ gồm: Mã khách hàng, tên, số điện

thoại,…

Yêu cầu phi năng:các tính chất hành vi mà hệ thống phải có như khả năng

thực hiện, hiệu suất sử dụng

Các loại yêu cầu phi chức năng:

- Operational: Các môi trường vật lý, kỹ thuật mà hệ thống sẽ vận hành trong

nó Ví dụ, hệ thống chạy ổn định trên 3 trình duyệt web phổ biến: IE,

Firefox, Chrome,…

- Performance: Tốc độ, khả năng, độ tin cậy hệ thống Ví dụ, Hệ thống đảm

bảo vận hành liên tục 24 giờ/ngày

- Security: Ai được phép truy cập hệ thống, trong hoàn cảnh nào Ví dụ, chỉ

người quản lý trực tiếp mới được phép xem hồ sơ nhân viên họ quản lý

- Cultural and political: Các yếu tố chính trị, văn hóa và yêu cầu pháp lý tác

động lên hệ thống Ví dụ, hệ thống tính lương, thưởng và các chế độ phụ

cấp lao động theo đúng luật hiện hành của bộ Lao động và thương binh xã

hội

10

Một số chú ý trong quá trình xác định yêu cầu

- Cả hai khung nhìn về nghiệp vụ và CNTT đều cần thiết để xác định các yêu

cầu trong giai đoạn phân tích

- Cách tiếp cận hiệu quả nhất là để cả nhân viên nghiệp vụ và nhà phân tích

làm việc cùng nhau để xác định các yêu cầu

- Nhà phân tích cũng phải biết cách tốt nhất để khơi gợi các yêu cầu từ những

người có liên quan đến hệ thống

- Quá trình xác định các yêu cầu tiếp tục trong suốt giai đoạn phân tích và

định nghĩa yêu cầu phát triển theo thời gian

-

Stakeholders: the people who can affect the system or who will be affected by

Định nghĩa yêu cầu

Định nghĩa yêu cầu là một báo cáo văn bản đơn giản liệt kê các yêu cầu chức

năng và phi chức năng của hệ thống

Ví dụ trên slide là định nghĩa yêu cầu của một chương trình xử lý văn bản

giống như phần mềm như Microsoft Word Các yêu cầu được đánh số, được

nhóm thành các yêu cầu chức năng và không chức năng

12

Định nghĩa yêu cầu

Định nghĩa yêu cầu là một báo cáo văn bản đơn giản liệt kê các yêu cầu chức

năng và phi chức năng của hệ thống

Ví dụ trên slide là định nghĩa yêu cầu của một chương trình xử lý văn bản

giống như phần mềm như Microsoft Word Các yêu cầu được đánh số, được

nhóm thành các yêu cầu chức năng và không chức năng

2 Các kỹ thuật thu thập yêu cầu

- Quá trình xác định các yêu cầu được sử dụng để xây dựng chính sách hỗ trợ

dự án, thiết lập niềm tin giữa đội dự án và người sử dụng hệ thống

- Tất cả những người có liên quan đều phải được tìm hiểu trong quá trình xác

định yêu cầu Nếu những người liên quan quan trọng không được tìm hiểu

thì họ sẽ cảm thấy bị xem thường và có thể sẽ dẫn đến những khó khăn cho

đội phát triển dự án ở giai đoạn cài đặt và chuyển giao

- Vấn đề nữa của quá trình thu thập thông tin là lựa chọn cách để thu thập dữ

liệu

14

- Các phương pháp thu thập yêu cầu phổ biến bao gồm:

Phỏng vấn

JAD

Phiếu điều tra

Phân tích tài liệu

Quan sát

Kỹ thuật phỏng vấn

- Phỏng vấn là kỹ thuật thu thập yêu cầu thường được sử dụng nhất Các cuộc

phỏng vấn được tiến hành một đối một (một người phỏng vấn và một người

được phỏng vấn), nhưng đôi khi một số người được phỏng vấn cùng một lúc

do hạn chế về thời gian

- Có năm bước cơ bản cho quy trình phỏng vấn: chọn người được phỏng vấn,

thiết kế câu hỏi phỏng vấn, chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, thực hiện cuộc

phỏng vấn và viết báo cáo phỏng vấn

16

Lựa chọn người phỏng vấn

- Bước đầu tiên của phỏng vấn là tạo lịch trình phỏng vấn trong đó liệt kê tất

cả những người sẽ được phỏng vấn, khi nào và mục đích phỏng vấn là gì

Lịch trình có thể là một danh sách không chính thức được sử dụng để giúp

thiết lập thời gặp mặt hoặc danh sách chính thức được đưa vào kế hoạch

làm việc

- Những người được phỏng vấn được lựa chọn dựa trên nhu cầu thông tin của

nhà phân tích

- Người chủ trì dự án, người dùng quan trọng và các thành viên khác trong

đội dự án có thể giúp nhà phân tích xác định ai trong cơ quan tổ chức có thể

cung cấp thông tin quan trọng nhất về các yêu cầu Những người này sẽ

được liệt kê trong lịch phỏng vấn theo thứ tự

Thiết kế câu hỏi phỏng vấn

- Có ba loại câu hỏi phỏng vấn: câu hỏi đóng (closedended questions), câu

hỏi mở (Open-ended questions) và câu hỏi thăm dò/gợi ý (probing

question)

- Câu hỏi đóng là những câu cần câu trả lời cụ thể Chúng tương tự như các

câu hỏi trắc nghiệm hoặc số học trong một bài kiểm tra Các câu hỏi đóng

được sử dụng khi nhà phân tích đang tìm kiếm thông tin cụ thể, chính xác

Ví dụ: có bao nhiêu yêu cầu thẻ tín dụng được nhận mỗi ngày Nói chung,

câu hỏi chính xác là tốt nhất Ví dụ, thay vì hỏi "Bạn có xử lý nhiều yêu cầu

không?" thì tốt hơn nên hỏi: "Bạn xử lý bao nhiêu yêu cầu mỗi ngày?"

- Các câu hỏi mở là loại câu hỏi giống như câu hỏi tự luận trong các bài kiểm

tra, câu trả lời phụ thuộc vào người phỏng vấn Các câu hỏi mở được thiết

kế để thu thập thông tin phong phú và giúp người được phỏng vấn chủ động

cung cấp thông tin hơn trong cuộc phỏng vấn Đôi khi, thông tin mà người

được phỏng vấn chọn để thảo luận tiết lộ thông tin cũng quan trọng như câu

trả lời

- Câu hỏi thăm dò:Thử hỏi các câu hỏi tiếp theo về những gì đã được thảo

luận để tìm hiểu thêm và chúng thường được sử dụng khi người phỏng vấn

không rõ câu trả lời của người được phỏng vấn

18

- Không có loại câu hỏi nào là tốt hơn loại nào và các loại câu hỏi thường

được sử dụng kết hợp với nhau trong cuộc phỏng vấn

- Trong giai đoạn ban đầu của một dự án phát triển IS, đội phân tích chưa

hiểu rõ về hệ thống hiện tại nên quá trình phỏng vấn có bắt đầu bằng các

cuộc phỏng vấn không có cấu trúc để tìm hiểu các thông tin trên diện rộng

và khái quát Trong trường hợp này, người phỏng vấn có cảm nhận chung

về thông tin nào là cần thiết nhưng có rất ít câu hỏi đóng để hỏi Đây là

những những cuộc phỏng vấn khó khăn nhất vì chúng yêu cầu những người

phỏng vấn hải biết đặt nhiều câu hỏi mở và câu hỏi thăm dò để nắm bắt

được các thông tin quan trọng

- Khi dự án tiến triển, nhà phân tích sẽ hiểu quy trình nghiệp vụ hơn và biết

được những thông tin nào cần để thực hiện các quy trình nghiệp vụ (ví dụ:

biết được chính xác cách thức thẻ tín dụng của khách hàng được chứng

thực) Khi đó, nhà phân tích tiến hành các cuộc phỏng vấn có cấu trúc với

2 cách tiếp cận cơ bản để tổ chức các câu hỏi phỏng vấn:

- Từ trên xuống: người phỏng vấn bắt đầu với những vấn đề chung chung và

dần dần hướng đến những vấn đề cụ thể hơn (phổ biến nhất)

- Từ dưới lên: người phỏng vấn bắt đầu với những câu hỏi rất cụ thể và

chuyển sang câu hỏi mở rộng (có thể được ưu tiên khi các nhà phân tích đã

đã thu thập được rất nhiều thông tin về các vấn đề)

Trong thực tế, nhà phân tích kết hợp hai phương pháp, bắt đầu với các vấn đề

chung chung, chuyển sang các câu hỏi cụ thể và sau đó trở về các vấn đề

chung

Trong bất kỳ trường hợp nào, tất cả các cuộc phỏng vấn nên bắt đầu bằng

những câu hỏi không gây tranh cãi và sau đó dần dần chuyển sang những câu

hỏi ở mức sâu hơn sau khi người phỏng vấn đã phát triển một số mối quan hệ

với người được phỏng vấn

20

Preparing for the interview - Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn

- Người phỏng vấn nên lập kế hoạch phỏng vấn tổng quát trong đó liệt kê các

câu hỏi được yêu cầu theo thứ tự thích hợp, dự đoán sẵn câu trả lời và theo

dõi chúng, xác định sự khác biệt giữa các chủ đề liên quan

- Người phỏng vấn cần xác nhận những lĩnh vực mà người được phỏng vấn

có kiến ​​thức để không đặt câu hỏi mà người đó không thể trả lời

- Xem lại các lĩnh vực chủ đề, các câu hỏi, và kế hoạch phỏng vấn và quyết

định cái nào được ưu tiên nhất nếu thời gian phỏng vấn ngắn

- Người phỏng vấn cũng nên chuẩn bị trước cho người được phỏng vấn Khi

cuộc phỏng vấn được lên lịch, người được phỏng vấn nên được cho biết lý

do của cuộc phỏng vấn và các lĩnh vực mà sẽ được thảo luận trước đủ xa để

người đó có thời gian suy nghĩ về các vấn đề và sắp xếp suy nghĩ của mình

Conducting the Interview( tiến hành phỏng vấn)

- Khi bắt đầu cuộc phỏng vấn, mục tiêu đầu tiên là xây dựng mối quan hệ với

người được phỏng vấn để họ tin tưởng người phỏng vấn và sẵn sàng nói lên

toàn bộ sự thật chứ không chỉ đưa ra câu trả lời mà họ nghĩ là muốn Người

phỏng vấn nên tỏ ra chuyên nghiệp và là người tìm kiếm thông tin độc lập,

không thiên vị

- Cẩn thận ghi lại tất cả các thông tin mà người được phỏng vấn cung cấp

Cách tiếp cận tốt nhất là ghi chép cẩn thận - ghi lại tất cả mọi thứ mà người

được phỏng vấn nói, thậm chí cả những thứ nó không xuất hiện ngay lập tức

có liên quan Người chưa thích hợp trong thời điểm hiện tại

- Một điều quan trọng là phải hiểu các vấn đề được thảo luận Nếu người

phỏng vấn không hiểu điều gì đó thì nên hỏi lại cho rõ

- Cần phân biệt thực tế với quan điểm của người phỏng vấn Ví dụ, người

được phỏng vấn có thể nói: Chúng tôi xử lý quá nhiều yêu cầu thẻ tín dụng

Đây là quan điểm của người được phỏng vấn và rất hữu ích khi tiếp theo

người phỏng vấn hỏi một câu hỏi thăm dò để hiểu thêm về ý kiến đó như

“Bạn đã xử lý bao nhiêu yêu cầu mỗi ngày?”

- Khi cuộc phỏng vấn kết thúc, người được phỏng vấn nên có thời gian để đặt

câu hỏi hoặc cung cấp thông tin mà họ cho là quan trọng nhưng không phải

là một phần của kế hoạch phỏng vấn Trong hầu hết các trường hợp, người

22

được phỏng vấn sẽ không có thêm mối quan tâm hoặc thông tin nào, nhưng trong

một số trường hợp điều này sẽ dẫn đến thông tin không lường trước nhưng quan

trọng Tương tự như vậy, có thể hữu ích khi hỏi người được phỏng vấn nếu có

những người khác cần được phỏng vấn Cuộc phỏng vấn phải kết thúc đúng giờ

- Bước cuối cùng trong cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn cần giải thích điều gì sẽ

xảy ra tiếp theo Người phỏng vấn không nên sớm hứa hẹn một số tính năng nhất

định trong hệ thống mới hoặc ngày giao hàng cụ thể, nhưng người đó phải trấn an

người được phỏng vấn rằng thời gian của họ dành cho cuộc phỏng là rất hữu ích

cho dự án

Viết báo cáo sau phỏng vấn:

- Sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc, nhà phân tích viết báo cáo phỏng vấn mô

tả lại thông tin của cuộc phỏng vấn Báo cáo chứa thông tin ghi chép, thu

thập được trong quá trình phỏng vấn và được tóm tắt theo một định dạng

sẵn

- Bản báo cáo phỏng vấn được gửi đến cho người được phỏng vấn đọc để làm

sáng tỏ hoặc tinh chỉnh lại những thông tin chưa rõ rang và hợp lý

23

- Trên slide là một mẫy báo cáo phỏng vấn

Phương pháp JAD ( Phát triển ứng dụng chung)

- JAD là một kỹ thuật thu thập thông tin cho phép nhóm dự án, người sử

dụng và nhà quản lý cùng nhau làm việc để xác định các yêu cầu của hệ

thống

- IBM phát triển kỹ thuật JAD vào cuối những năm 1970, và thường là

phương pháp hữu ích nhất để thu thập thông tin từ người sử dụng

- JAD có thể giúp đội dự án tránh trượt khỏi phạm vi dự án lên đến 50 phần

trăm, tránh được các yêu cầu hệ thống quá cụ thể hoặc quá mơ hồ

- JAD là một cuộc họp có tổ chức bài bản bao gồm từ 10 đến 20 người dùng

dưới sự điều khiển của một người Chủ trì cuộc họp JAD chuyên nghiệp

(facilitator)

- Người chủ trì JAD là người thiết lập ra lịch trình họp và hướng dẫn cuộc

thảo luận nhưng lại không tham gia thảo luận như như các thành viên khác

Người đó không cung cấp ý tưởng hoặc ý kiến về các chủ đề thảo luận để

duy trì tính tự nhiên của phiên họp Người chủ trì JAD phải là chuyên gia cả

về làm việc nhóm và phân tích-thiết kế hệ thống

- Một hoặc hai thư kí hỗ trợ người chủ trì JAD ghi chép, sao chụp, … các

thông tin trong cuộc họp

25

Lựa chọn thành viên cho JAD

- Lựa chọn người tham gia JAD được thực hiện theo cách cơ bản như lựa

chọn người tham gia phỏng vấn Những người tham gia được lựa chọn dựa

trên những thông tin mà họ có thể đóng góp, cung cấp sự kết hợp rộng rãi

các cấp độ khác nhau của tổ chức, và để xây dựng sự hỗ trợ chính trị cho hệ

thống mới

- Người chủ trì uộc họp JAD nên là người có chuyên môn trong kỹ thuật JAD

hoặc e-JAD và nên là người am hiểu về doanh nghiệp đang thảo luận Trong

nhiều trường hợp, người trủ trì phiên họp JAD là nhà tư vấn bên ngoài tổ

chức

Thiết kế một phiên họp JAD:

- Các phiên JAD có thể kéo dài từ nửa ngày đến một vài tuần tùy thuộc vào

quy mô và phạm vi của dự án Các phiên họp JAD và e-JAD thường diễn ra

từ việc thu thập thông tin rồi chuyển sang phân tích Ví dụ, người dùng và

các nhà phân tích cùng có thể tạo ra các mô hình chức năng, mô hình cấu

trúc hoặc định nghĩa các yêu cầu

- Để phiên họp JAD thành công cần có một kế hoạch thực hiện cẩn thận

- Hầu hết các phiên họp JAD được thiết kế để thu thập thông tin cụ thể từ

người sử dụng nên cần phải chuẩn bị một tập hợp các câu hỏi trước cuộc

họp Các câu hỏi đóng ít khi được sử dụng trong các phiên họp JAD

- Một điều rất điều quan trọng là các nhà phân tích và người tham gia cho

một phiên họp JAD cần được chuẩn bị trước

27