BÁO cáo CUỐI KHÓA kỹ NĂNG làm VIỆC NHÓM

Đừng tốn thời gian của người khác, hãy sắp xếp công việc và trừ hao các yếu tố khác như mưa, kẹt xe… Nghe qua sơ bộ các yếu tố hình thành nên một kỹ năng làm việc nhóm tốt, chúng ta đã l

HOCHIMINH CITY UNIVERSITY OF FOREIGN LANGUAGES

AND INFORMATION TECHNOLOGY DEPARTMENTOF INTERNATIONAL BUSINESS ADMINISTRATION

-*** -BÁO CÁO CUỐI KHÓA

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Nguyễn Hoàng Minh Anh Huỳnh Kim Duyên

Đặng Huỳnh Ngọc Linh Class: KQ1901

Course: 2019-2023 Instructor: Đặng Quan Trí

HCMC,11/2019

HOCHIMINH CITY UNIVERSITY OF FOREIGN LANGUAGES

AND INFORMATION TECHNOLOGY DEPARTMENTOF INTERNATIONAL BUSINESS ADMINISTRATION

-*** -BÁO CÁO CUỐI KHÓA

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Nguyễn Hoàng Minh Anh Huỳnh Kim Duyên

Đặng Huỳnh Ngọc Linh Class: KQ1901

Course: 2019-2023 Instructor: Đặng Quan Trí

HCMC,11/2019

MỤC LỤC

1 LÝ THUYẾT NỀN TẢNG 4

1.1 Lý do chọn đề tài 4

1.2 Giới thiệu sơ lược 4

1.3 Nhóm là gì? 7

1.3.1 Khái niệm nhóm: 7

1.3.2 Các hình thức của nhóm: 7

1.3.3 Các giai đoạn hình thành của một nhóm: 8

1.4 Lợi ích và tấm quan trọng của việc làm nhóm 9

2 CASE SUTDY 12

3 KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP 13

3.1 Kết luận 13

4 TÀI LIỆU 15

1 LÝ THUYẾT NỀN TẢNG

1.1 Lý do chọn đề tài

Với xã hội công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước ngày nay, hầu hết các công ty, các tổ chứuc khi tuyển dụng nhân viên họ không chỉ đòi hỏi kinh nghiệm, bằng cấp, kiến thức, mà họ còn đòi hỏi kỹ năng làm việc nhóm của người xin việc và ở các trường đại học kỹ năng làm việc nhóm là một kỹ năng không kém phần quan trọng mà sinh viên cần phải trang bị trước khi rời khỏi ghế nhà trường; Các bạn nghĩ như thế nào về sự thành công của một tập thể? Có phải càng đông người thì càng dễ để giải quyết mọi khó khăn mọi vấn đề trong công việc cũng như trong học tập? Chúng ta cùng là những sinh viên năm nhất vừa hoàn thành xong cấp ba và vừa bước vào bậc đại học, nó quá mới mẻ, xa lạ! Chúng ta sẽ phải gặp không ít khó khăn khi cùng nhau làm việc nhóm để hoàn thành các bài luận, các đề án mà thầy, cô đã giao cho Chúng ta

đã từng gặp những sự bất đồng về quan điểm, trình độ lẫn khả năng giao tiếp cũng như cái tôi quá lớn không chịu lắng nghe, tiếp thu ý kiến của người khác, quá bảo thủ với ý kiến của bảnn thân Không một ai hoàn hảo cả, mỗi con người đều có điểm yếu và điểm mạnh riêng vì vậy khi làm việc nhóm có sự góp sức chung tay của nhiều người thì chúng ta sẽ giải quyết mọi chuyện dễ dàng hơn khi làm cá nhân Mọi người sẽ không cảm thấy mình bị cô đơn khi phải làm việc một mình Nhận thấy được tầm quan trọng của vấn đề này nhóm em xin trình bày quan điểm của mình về “Kỹ năng làm việc nhóm cũng như đưa ra những giải pháp để hạn chế

và giải quyết những mặt hạn chế của làm việc nhóm

1.2 Giới thiệu sơ lược

Để có thể tồn tại được trong một môi trường cạnh tranh đầy khắc nghiệt của xã hội đang ngày càng phát triển như hiện nay thì mỗi chúng ta cần trang bị cho bản thân những kiến thức,

kỹ năng vững vàng Trong kỹ năng làm việc nhóm quang trọng nhất là việc mỗi các nhân phải biết lắng nghe người khác Lắng nghe để tiếp thu ý kiến, lắng nghe để có thể nhận thấy được cái đúng, cái sai để nêu lên quan điểm của mình và lắng nghe để tôn trọng thành viên của nhóm Từng người sẽ thay phiên nhau đưa ra ý kiến cá nhân của mình cho tập thể nghe qua, sau đó nhóm trưởng và các thành viên còn lại sẽ chỉ ra cái tốt, cái hạn chế của mình từ đó mỗi

cá nhân dần dần sẽ nâng cao được kỹ năng cũng như về tư duy và thói quen tiếp thu ý kiến người khác tốt hơn Bên cạnh đó, vai trò của người nhóm trưởng cũng quang trọng không kém Phải biết phân công và tổ chức công việc, theo dõi bám sát tiến độ và đoàn kết mọi người lại với nhau thì tố chất và vai trò của người lãnh đạo cần thể hiện và phát huy mạnh ở đây Việc kết nối mọi người lại với nhau, cùng nhau đưa ra những đóng góp cho tập thể, phân bổ công việc không ai phân bua với ai, mọi người vui vẻ làm việc thì đó là yếu tố quang trọng của “đầu tàu” Có như vậy, năng lượng làm việc của tập thể mới được đẩy lên cao nhất

Về yếu tố sau đây rất hay bị hiểu nhầm và mọi người sẽ hay gặp phải đó là yếu tố thuyết phục Thuyết phục ở đây có nghĩa là: mình sẽ đưa ra những luận điểm, những bằng chứng hoặc những sự vật, sự việc để chứng mình cho giả thuyết của bản thân Nhưng những sự vật sự việc mình đưa ra phải chính xác và được mọi người công nhận Mặc khác, một trong số ít chúng ta hay mắc phải mà mọi người hay gọi đó là “cãi ngang”, “ngang như cua” Thật vậy, một số cá nhân chúng ta đưa ra những cái chưa hề tồn tại và cũng không có tư liệu hay bằng chứng gì liên quan, nhưng chúng ta vẫn cố thuyết phục người khác Vấn đề ở đây đó là: “Bạn không chấp nhận là mình đã sai và càng không chịu chấp nhận người khác nhận xét mình đã sai” Thì

đó là gì ạ? Cái tôi của mỗi cá nhân Về cái tôi này, mình sẽ trình bày cụ thể hơn trong phần nội dung

Bạn có tôn trọng và giúp đỡ các thành viên khác? Đây cũng là một yếu tố mà nhóm mình đánh giá khá cao về nó Chúng ta là một tập thể, mà đã là một tập thể thì phải biết quan tâm và giúp đỡ lẫn nhau Ông bà ta đã có câu: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” hay sự tích “Bó đũa’ để nói về việc này Bạn giỏi, bạn làm xong Nhưng nếu mọi người chưa làm xong thì liệu đồ án của bạn có gọi là hoàn tất? “Bạn muốn đi nhanh thì đi một mình, còn đi xa phải đi cùng nhau” Nhưng nói đi cũng phải nói lại, một số thành phần

“Lợi dụng chất xám”, “Mồ hôi sương máu”, “Của cải vật chất” của chúng ta để một mình có thể “gánh” cả team Mọi người tự nguyện làm “tạ” hết Thì sao ạ? Chúng ta sẽ quay về yếu tố thứ hai đó là trách nhiệm và vai trò của người lãnh đạo, và để bàn luận về vấn đề này chúng ta vẫn sẽ tiếp tục trong phần nội dung chính

Hãy luôn có trách nhiệm với công việc của mình, làm bằng cả trái tim, bằng cả tâm huyết và hãy dành cả thanh xuân để làm đồ án Đừng hời hợt, “Một con sâu làm rầu nồi canh”, một cá nhân ảnh hưởng đến cả tập thể Nếu không biết hoặc không hiểu ở chỗ nào, hãy nêu lên

để mọi người có thể giúp đỡ mình

Hãy khen ngợi và động viên với những cố gắng và sự đóng góp tích cực của mỗi cá nhân và thành việc của nhóm “Lời nói không mất tiền mua”, những lời động viên và tán thưởng sẽ giúp cho chúng ta có thêm nhiều năng lượng để tiếp tục công việc hơn là những lời chê bai và miệt thị

Và cuối cùng, mình xin nêu vấn đề này ở cuối, không phải vì nó kém quan trọng mà là

nó rất là quan trọng “Hãy luôn đúng giờ” Mình xin nhắc lại là “Hãy luôn đúng giờ” Có thể bây giờ chúng ta không thấy được tầm quan trọng của nó, chúng ta có suy nghĩ: “Đợi 5-10 phút nha”, dần dần nó sẽ trở thành thói quen Đừng tốn thời gian của người khác, hãy sắp xếp công việc và trừ hao các yếu tố khác như mưa, kẹt xe…

Nghe qua sơ bộ các yếu tố hình thành nên một kỹ năng làm việc nhóm tốt, chúng ta đã làm được gì và đã gặp phải trường hợp gì rồi? Cùng nhau đi sâu vào phần nội dung chính để có thể hiểu rõ và nắm bắt được các thành phần đó hơn nhé

1.3 Nhóm là gì?

1.3.1.Khái niệm nhóm:

Nhóm là một sự kết hợp giữa những người có năng lực và kĩ năng khác nhau nhưng có chung một mục đích và cách tiếp cận công việc Nhóm được tạo ra nhằm giải quyết các công việc mà một cá nhân đơn lẻ khó hay không thể hoàn thành được hoặc là một công việc yêu cầu nhiều kĩ năng kết hợp với nhau Khi một nhóm được hình thành và hoạt động, đòi hỏi các thành viên phải luôn phối hợp, tương tác với nhau, bổ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc một cách hoàn mỹ nhất Ở trong nhóm phải có những nguyên tắc rõ ràng, sự phân bổ công việc hợp lí,

cụ thể phù hợp với năng lực của mỗi cá nhân để thúc đẩy tiến độ hoàn thành mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất có thể Và một điều quan trọng hơn hết là mục tiêu của nhóm phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức

1.3.2.Các hình thức của nhóm:

Nhóm được phân thành hai hình thức cụ thể: nhóm chính thức và nhóm không chính thức

 Nhóm chính thức: thường là một sự kết hợp của những có cùng chuyên môn hoặc là có

chuyên môn gần với nhau, có mục tiêu công việc rõ ràng Nhóm này thường được cố định lâu dài và được chia ra thành hai loại hình nhỏ:

 Nhóm chỉ huy: nhóm này chúng ta có thể hiểu đơn giản là nhóm mà được phân cấp

bậc cho các thành viên trong nhóm rõ ràng

Ví dụ: Trong công ty, nhóm bao gồm một quản lí và năm nhân viên, còn ở trường học thì có thầy hiệu trường và các giáo viên bộ môn,

 Nhóm nhiệm vụ: ở nhóm này thì cấp bậc không quan trọng, đa phần thì đều tương

đương nhau về cấp bậc và hoạt động theo sự phân công của tổ chức

Ví dụ: Khi công ty (hay tổ chức) có một dự án lớn, họ sẽ phân công công việc cho những nhóm khác, ví dụ như nhóm nghiên cứu, nhóm dự án, nhóm kế hoạch,

 Nhóm không chính thức: nhóm này thường được hình thành để thỏa mãn những nhu

cầu của xã hội như giao tiếp, qua lại với nhau trong xã hội nhằm giải đáp những yêu cầu hay những nhiệm vụ mang tính đột xuất, gấp rút, buộc phải giải quyết nhanh chóng trong một

khoảng thời gian ngắn Tuy nói nhóm này mang tính không chính thức nhưng dường như nó có sức ảnh hưởng rất lớn đến kết quả làm việc của tổng thể nhóm Nhóm này cũng được chia thành hai nhóm nhỏ:

 Nhóm lợi ích: ở nhóm này họ liên kết với nhau nhằm đạt được mục đích cụ thể, có thể

là một mục tiêu mà cá nhân họ ai cũng quan tâm và mong muốn đạt được

Ví dụ: Trong công ty các nhân viên liên kết lại với nhau yêu cầu giám đốc tăng lương, thêm tiền thưởng, hay sự phân công công việc hợp lí,

 Nhóm bạn bè: là sự liên kết giữa những cá nhân có cùng một hay nhiều điểm chung, sự

tương đồng về các mặt trong đời sống xã hội

Ví dụ: Cùng tuổi tác, sở thích, gu thời trang, hay là quan điểm sống,

1.3.3.Các giai đoạn hình thành của một nhóm:

Một nhóm cộng tác với nhau để có thể đi đến bước làm việc, phối hợp ăn ý với nhau phải trải qua nhiều giai đoạn Tuckman (nhà tâm lý học người Mỹ) sau quá trình tìm hiểu, nghiên cứu ông đã đưa ra lập luận của mình để giải thích cụ thể cho các giai đoạn Một nhóm được cho là hoàn chỉnh thông thường phải trải qua 4 giai đoạn sau:

 Giai đoạn hình thành (Forming): Đây là giai đoạn đầu tiên khi thành lập nhóm, các

thành viên trong nhóm còn lạ, chưa hiểu rõ về nhau nên chắc chắn mọi người vẫn còn

dè dặt với nhau Mọi sự quyết định thường dựa trên sự đồng thuận của số đông vì các thành viên chưa hiểu rõ mục đích chung của cả nhóm và nhiệm vụ cụ thể của từng người Theo thời gian các nhóm khi hình thành sẽ chuyển sang giai đoạn sóng gió

 Giai đoạn sóng gió (Storming): hay còn gọi là giai đoạn thử thách, đây được xem là giai

đoạn khó khăn và dễ đi đến kết quả xấu, lúc này là lúc mọi người bắt đầu bộc lộ tính cách, suy nghĩ của bản thân, không còn dè dặt, đề phòng như lúc ban đầu nữa Những cuộc xung đột, cãi vã do những nguyên nhân như không hợp nhau về phong cách làm việc, cách cư xử, tranh cãi về các giải pháp từ đó dẫn đến các thành viên ko hài lòng về nhau, so sánh bản thân mình với người khác, tệ hơn nữa là các thành viên sẽ không hợp tác, không có sự cố gắng trong công việc và không hài lòng với không việc hiện tại Và

chính lúc này người trưởng nhóm có trách nhiệm thúc dẫn dắt, khuyến khích các thành viên cùng nhau cố gắng để đi qua giai đoạn này, và quan tọng hơn hết là bản thân các thành viên cũng phải cố gắng giải quyết mâu thuẩn để cả nhóm có thể đạt được kết quả tốt nhất

 Giai đoạn ổn định (Norming): Đến giai đoạn này, các thành viên đã dần chấp nhận

nhau, cố gắng giải quyết mâu thuẫn, dần nhận biết được các thế mạnh riêng của các thành viên, trở nên tôn trọng nhau hơn Các thành viên đã trở nên cở mở hơn, trao đổi, tham khảo ý kiến lẫn nhau, giúp đỡ nhau, đã biết đặt mục đích chung lên hàng đầu và hạ cái tôi của bản thân xuống Trong quá trình đó việc xuất hiện lại giai đoạn Sóng Gió là việc khó có thể tránh khỏi, vì khi có vấn đề mới các thành viên có thể sẽ xảy ra xung đột như trước Dù vậy thì có thể nói giai đoạn này cũng đã mang lại hiệu quả làm việc cao hơn so với hai giai đoạn trước vì mọi người đa phần vì mục tiêu chung, kết quả tốt nhất mà cùng nhau làm việc

 Giai đoạn hoạt động hiệu quả (Performing): Đây là giai đoạn mà các thành viên đã hiểu

rõ về nhau, họ có thể hợp tác, cùng nhau làm việc một cách suôn sẻ, thoải mái, và sẽ không xảy ra quá nhiều xung đột, giúp mang lại hiệu quả cao cho cả nhóm Lúc này người trưởng nhóm có thể dễ dàng phân chia công việc cho mọi người và tập trung phát triển các thành viên Đây cũng được xem là giai đoạn mà không phải nhóm nào cũng đạt đến được, nhưng một khi đã tới giai đoạn này thì nó mang lại hiệu quả rất cao

1.4 Lợi ích và tấm quan trọng của việc làm nhóm

 Giúp chúng ta đạt được hiệu quả cao trong công việc, đẩy nhanh tiến độ của mục tiêu, nhanh chóng hoàn thành mục tiêu đề ra một cách hoàn hảo nhất Bởi chính vì không ai giỏi tất cả mọi thứ, mọi lĩnh vực, không có ai có thể một mình ôm lấy hết tất

cả các công việc, vì thế để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, chúng ta cần liên kết, kết hợp lại với nhau, làm việc nhóm cùng nhau, cùng nhau suy nghĩ thì mọi việc

sẽ trở nên dễ dàng hơn, đơn giản hơn, và để hoàn thành công việc một cách hoàn thiện nhất thì cách tốt nhất là chúng ta phải làm việc nhóm, phải tập trung những thế mạnh của mọi người lại với nhau rồi bổ sung vào những thiếu hụt của nhau

 Tăng tính đoàn kết và khả năng phối hợp với nhau trong công việc Trong quá trình làm việc nhóm, chúng ta cần phải hợp lực lại vì mục tiêu mà chúng ta cùng hướng tới, sức mạnh của tinh thần đoàn kết giúp cho chúng ta tạo ra những ý tưởng độc đáo, thú vị và còn phát huy được khả năng phối hợp của những bộ não sáng tạo, linh hoạt

để không đưa ra những quyết định sai lầm

 Giúp chúng ta dễ dàng phát triển trên sở trường của mình, phát triển năng lực của bản thân thông qua quá trình hoạt động nhóm, và còn giúp chúng ta trao dồi học hỏi từ mọi người trong nhóm

 Ngoài ra nó còn giúp chúng ta học được cách quản lí, kiểm soát công việc một cách thống nhất từ nhóm trưởng hoặc cấp trên Giúp chúng ta biết cách thu thập, xử lí thông tin một cách nhanh chóng và chuẩn xác Bởi trong lúc làm việc nhóm, các thành viên trong nhóm không ngừng thu thập thông tin, kiểm chứng thông tin, và trao đổi với nhau về cách thức chuyển giao thông tin, sử dụng thông tin sao cho chính xác

và phù hợp nhất

 Làm việc nhóm giúp chúng ta rèn luyện khả năng hợp tác cùng nhau, chia sẻ, phân

bổ công việc với nhau sao cho hợp lí và phù hợp với thế mạnh của các thành viên Trong quá trình làm việc nhóm, điều đơn nhiên là sẽ xảy ra những xung đột, những cuộc “ đấu võ mồm” gay gắt do bất đồng quan điểm, suy nghĩ, tư duy khác nhau, không tìm thấy điểm chung, nhưng cuối cùng cũng vì mục tiêu chung mà phải nhường nhịn, đưa ra lí lẽ dẫn chứng thuyết phục các thành viên khác và cũng chính

vì thế nên có lẽ nó đã mài dũa, rèn luyện cho chúng ta về khả năng giao tiếp hiệu quả, cách thỏa thuận, đàm phán, thuyết phục cũng như hòa giải những mâu thuẫn

 Nó còn giúp chúng ta học đươc cách chịu trách nhiệm về những hành động và quyết định của mình Khi làm việc nhóm, chúng ta sẽ phải thảo luận và đưa ra quyết định chung của cả nhóm Và quyết định này cho dù có đúng hay sai thì trách nhiệm cũng thuộc về cả nhóm Một khi đã đưa ra quyết định thì phải biết được những nguy cơ có thể gặp phải của nó và nếu quyết định là sai thì điều đầu tiên là không được dùng những lí do để bao biện cho mình mà đùn đẩy trách nhiệm cho người khác, thay vào