l i khuyên cho các b n s p i làm ờ ạ ắ đ
D i â y là nh n g ú c k t c a tôi sau m t th i gian làm vi c v i expat và n g ướ đ ữ đ ế ủ ộ ờ ệ ớ đồ
nghi p các n c khác Hy v ng â y là l i khuyên b ích cho các b n s p i làm.ệ ư ọ đ ờ ổ ạ ắ đ
1 Giao ti p b ng v n b n: ế ằ ă ả
â y là m t môn h c c gi ng d y cho chuyên ngành th ký v n phòng t i
tr n g i H c Hoa Sen Trong khi giao ti p tr c ti p c ng có t m quan tr ng ư Đạ ọ ế ự ế ũ ầ ọ
ngang v i giao ti p b ng v n b n, tôi mu n ớ ế ằ ă ả ố đề c p riêng n các k n ng giao ậ đế ỹ ă
ti p b ng v n b n vì tôi c bi t nh n th y r t nhi u b n sinh viên và nh ng b n ế ằ ă ả đặ ệ ậ ấ ấ ề ạ ữ ạ
v a i làm th n g thi u ch m chút cho k n ng này.ừ đ ư ế ă ỹ ă
a Hãy bi t cách phân o n ế đ ạ để di n t nh n g ý t n g nh trong m t chu i các ý ễ ả ữ ư ỏ ộ ỗ
t n g và hãy bi t s d ng câu u tiên c a m i o n v n ư ế ử ụ đầ ủ ỗ đ ạ ă để trình bày s l c ýơ ượ
t n g nh ó tr c khi phân tích ho c minh h a thêm nh n g gì ã phát bi u ư ỏ đ ư ặ ọ ữ đ ể
trong câu u tiên c a o n v n.đầ ủ đ ạ ă
b Lý t n g nh t là tìm các sách d y v k n ng vi t ư ấ ạ ề ỹ ă ế để đọ c Lo i sách này c c ạ ự
k thông d ng cho các ch n g trình d y ti ng Anh Hãy tìm các sách m ng, nỳ ụ ư ạ ế ỏ đơ
gi n thôi v Effective Writing cho d c Trong tr n g h p không có i u ki n, ả ề ễ đọ ư ợ đề ệ
ho c không thích thú l m v i ặ ắ ớ đề tài này, ch c n ghi nh i m a v a nêu trên là ỉ ầ ớ để ừ
đủ
c Hãy tìm hi u các ch c n ng formatting c b n c a các ph n m m x lý v n ể ứ ă ơ ả ủ ầ ề ử ă
b n b n a ng s d ng N u b n a ng s d ng MS Word gi ng nh tôi, thì hãy ả ạ đ ử ụ ế ạ đ ử ụ ố ư
c g ng dành chút ít th i gian tìm hi u thêm v các ch c n ng c b n trong ố ắ ờ ể ề ứ ă ơ ả
menu Format
N u b n ch a bao gi t h i mình vì sao MS Word l i cung c p các ch c n ng ế ạ ư ờ ự ỏ ạ ấ ứ ă
format v n b n nh : tab, gõ s ă ả ư ố để xác n h kho ng cách gi a 2 o n , bullets & đị ả ữ đ ạ
numbering, v.v thì hãy b t u làm vi c ó ắ đầ ệ đ
N u b n cho r ng vi c gõ spacebar t 2 l n tr lên ế ạ ằ ệ ừ ầ ở để thi t l p kho ng tr ng ế ậ ả ố
gi a các ký t là ti n l i h n s d ng tab,ữ ự ệ ợ ơ ử ụ
N u b n cho r ng vi c gõ 2 l n phím Enter tr lên ế ạ ằ ệ ầ ở để thi t l p kho ng cách gi a ế ậ ả ữ
các o n là ti n l i h n vi c xác n h các thông s before & after trong ch c đ ạ ệ ợ ơ ệ đị ố ứ
n ng paragraph spacing,ă
N u b n cho r ng có th gõ s ho c ký hi u ế ạ ằ ể ố ặ ệ để đ á nh s ho c á nh ký hi u cho ố ặ đ ệ
Trang 2các o n v n ti n l i h n vi c s d ng ch c n ng bullets & numbering,đ ạ ă ệ ợ ơ ệ ử ụ ứ ă
Hãy l n ti ng r a Bill Gate là tay ch i d h i , tôi s n sàng n g h ớ ế ủ ơ ở ơ ẵ ủ ộ để ủ r a hùa
2 K n ng s d ng Excel: ỹ ă ử ụ
N u ch a bao gi s d ng ch c n ng Pivot Table trong menu Data c a MS ế ư ờ ử ụ ứ ă ủ
Excel, hãy ki m ng i s d ng ch c n ng này thành th o ế ườ ử ụ ứ ă ạ để ọ h c Ho c b n có ặ ạ
th tìm sách ể để đọ c & t h c.ự ọ
Table là b ng bi u Thành ph n c a Table luôn ả ể ầ ủ được s p x p theo các d li u ắ ế ữ ệ
theo c t và dòng Ví d : ta có m t b ng nh d i â y:ộ ụ ộ ả ư ướ đ
Pivot là tr c xoay Pivot Table, theo cách gi i thích c a nh ng nhà phát tri n ụ ả ủ ữ ể
ph n m m MS Excel, là m t b ng bi u có th xoay quanh m t tr c, t c là các ầ ề ộ ả ể ể ộ ụ ứ
thành ph n d li u a ng phân b các c t có th chuy n qua dòng do Pivot ầ ữ ệ đ ổ ở ộ ể ể
Table có ch c n ng s p x p b ng bi u d a trên c s d li u chi ti t t m t ứ ă ắ ế ả ể ự ơ ở ữ ệ ế ừ ộ
worksheet khác
i u này có v xa l v i nh n g b n nào ch a bao gi có nhu c u phân tích d
li u, ch a bao gi ệ ư ờ được giao m t c s d li u chi ti t v i yêu c u trích xu t m tộ ơ ở ữ ệ ế ớ ầ ấ ộ
ph n d li u ầ ữ ệ để ph c v cho vi c phân tích tr c khi ra quy t n h Nh n g nên ụ ụ ệ ướ ế đị ư
nh , b n có th t i m t, t i mày v i vi c phân tích d li u n u ch n ki m s ng ớ ạ ể ố ặ ố ớ ệ ữ ệ ế ọ ế ố
b ng ngh marketing.ằ ề
Pivot Table là m t ch c n ng c c k m nh m và tuy t v i c a MS Excel ph c ộ ứ ă ự ỳ ạ ẽ ệ ờ ủ ụ
v cho m c í ch ó N u b n ti t ki m ụ ụ đ đ ế ạ ế ệ được th i gian ờ để phân tích d li u hi u ữ ệ ệ
qu h n n g nghi p, b n t d n cho mình con ả ơ đồ ệ ạ ự ọ đườn g th ng ti n s m h n ă ế ớ ơ
T t c các expat a ng làm vi c trong l nh v c marketing t i Vi t Nam u gi i ấ ả đ ệ ĩ ự ạ ệ đề ỏ
Excel trình ở độ trung c p tr lên H s d ng nhu n nhuy n 2 ch c n ng: look ấ ở ọ ử ụ ầ ễ ứ ă
up d li u & Pivot Table.ữ ệ
S l n g ng i Vi t n m v ng 2 ch c n ng này khá ít so v i t ng s ng i ố ượ ườ ệ ắ ữ ứ ă ớ ổ ố ườ
dùng MS Excel M t trong nh n g cách gây thi n c m cho expat là b n c ng có ộ ữ ệ ả ạ ũ
kh n ng s d ng MS Excel t n g ả ă ử ụ ươ đươn g v i h , ho c chí ít là 2 ch c n ng x ớ ọ ặ ứ ă ử
lý d li u v a k trên.ữ ệ ừ ể
N u b n bi t s d ng ch c n ng thu & edit macro ế ạ ế ử ụ ứ ă để ph c v cho các nhu c u ụ ụ ầ
t n g hóa n gi n, nh v y là ã quá t t vì các expat c ng ch bi t s d ng ự độ đơ ả ư ậ đ ố ũ ỉ ế ử ụ
ch c n ng này n c ó N u b n bi t s d ng VBA ứ ă đế ỡđ ế ạ ế ử ụ để vi t các hàm ch riêng ế ỉ
Trang 3b n có trong Excel, có l b n ạ ẽ ạ được x p vào hàng advanced user và s khi n choế ẽ ế
h bái ph c.ọ ụ
Tin vui cho nh ng môn ữ đệ Pivot Table, ph n m m x lý b ng tính trong b Openầ ề ử ả ộ
Office mi n phí c ng có ch c n ng tễ ũ ứ ă ương t g i là Data Pilot.ự ọ
3 K n ng presentation và s d ng MS Powerpoint: ỹ ă ử ụ
Có th nói 99.9% expat có kh n ng thuy t trình và s d ng MS Powerpoint ể ả ă ế ử ụ
nhuy n h n ễ ơ đồng nghi p Vi t Nam.ệ ệ
Trong khi các b n sinh viên ã có thói quen s d ng MS Powerpoint, k n ng ạ đ ử ụ ỹ ă
thuy t trình còn là m t tr ng i mà các b n ph i th c hành nhi u ế ộ ở ạ ạ ả ự ề để có th làm ể
quen d n và gi i.ầ ỏ
M t trong nh ng i m vộ ữ đ ể ượt tr i các ộ ở đồng nghi p ngệ ườ ưới n c ngoài, có th h ể ọ
không gi i nh ngỏ ư ười Vi t các ch c n ng animation trong Powerpoint, nh ng ệ ở ứ ă ư
cách ph i màu & con m t art trong trình bày slide Powerpoint c a h chuyên ố ắ ủ ọ
nghi p h n h n Tôi v n b n kho n t i sao h l i gi i h n mình kho n này Có lệ ơ ẳ ẫ ă ă ạ ọ ạ ỏ ơ ả ẽ
là do trình độ ủ c a n n giáo d c ch ng & n u i u ó úng thì con m t th m m ề ụ ă ế đ ề đ đ ắ ẩ ỹ
c a h ủ ọ được rèn luy n trong th i gian nào trong quá trình i h c?ệ ờ đ ọ
Ch có m t i u các ỉ ộ đ ề đồng nghi p nệ ước ngoài thua người Vi t ó là vi c s ệ Đ ệ ử
d ng các ph n m m shareware, trial ware ho c freeware c a bên th 3 V i t p ụ ầ ề ặ ủ ứ ớ ậ
quán ch s d ng ph n m m có b n quy n và ỉ ử ụ ầ ề ả ề được nhà cung c p ph n m m ấ ầ ề
cam k t, h mù t t v các tool ti n ích mà có th chúng ta ang m nh d n s ế ọ ị ề ệ ể đ ạ ạ ử
d ng.ụ