Nhà tổ chức sự kiện phải sở hữu những phẩm chất và kỹ năng như: nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là nhữ
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC KHOA BÁO CHÍ-TRUYỀN THÔNG
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN MSSV – 20A6050052
TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
ĐỀ 1:
Công tác quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện.
dự kiến các rủi ro sẽ xảy ra và phương
án giải quyết đối với sự kiện.
TP.HCM 11/2021
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC KHOA BÁO CHÍ-TRUYỀN THÔNG
TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Nguyễn Thị Diễm Phương NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN
TP.HCM, 11/2021
Trang 3MỤC LỤC
CHƯƠNG 1:
KHÁI QUÁT LỊCH SỬ BÁO CHÍ
1 Sơ nét về lịch sử báo chí 05 1.1 Nguồn gốc của báo chí 05
CHƯƠNG 2:
CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA BÁO CHÍ AN
2. Báo chí nước Anh 06
CHƯƠNG 3:
XỨ NAM KỲ - CÁI NÔI ĐẦU TIÊN CỦA BÁO CHÍ VIỆT NAM
3. Sự xuất hiện của báo chí Việt Nam đầu tiên 08
MỞ ĐẦU
1 Mục đích, ý nghĩa
Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dưới góc độ của doanh nghiệp, tổ chức nhà nước đó là một hoạt động đã dần trở nên phổ biến Việt Nam Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin công tác tổ chức sự kiện ở Việt Nam đã có những bước phát triển đáng kể, có những sự kiện mang tầm cỡ quốc tế
Tổ chức sự kiện là một nghề của những ý tưởng Nhà tổ chức sự kiện phải sở hữu những phẩm chất và kỹ năng như: nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc
tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện
Quy trình quản lý, tổ chức các sự kiện, xây dựng tầm nhìn và phương pháp tư duy sáng tạo
Trang 4để tìm ra những ý tưởng tưởng lớn, điểm nhấn của sự kiện trên cơ sở bám sát định vị của thương hiệu Trang bị các kỹ năng, kiến thức xây dựng một kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Các kỹ năng quan hệ cộng đồng (PR) và khả năng kiểm soát các rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện
Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện ngày càng chuyên nghiệp hơn nhằm đáp ứng cao hơn nhu cầu của người tham gia Chính vì vậy mà việc quản trị rủi ro trong việc tổ chức sự kiện càng trở nên cấp thiết hơn
2 Lịch sử vấn đề
Bài viết khái quát sơ nét về
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Các hoạt động, sự kiện được tổ chức ở Việt Nam trong những năm gần đây, đặc biệt là các sự kiện mang tính chính phủ, nhà nước
4.Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài, tác giả sử dụng các phương pháp công cụ cơ bản sau: + Phương pháp tìm hiểu, nghiên cứu: Thông qua các kênh truyền thông đại chúng, tài liệu, internet
+ Phương pháp phân tích, đánh giá: Dựa trên các sự, vật hiện tượng nhằm phân tích để đưa
ra các lập luận, cùng với việc tự đưa ý kiến phản biện nhằm rút kết, đánh giá vấn đề
5.Kết cấu
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung tiểu luận gồm 3 chương như sau:
- Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN
- Chương 2:
- Chương 3:
- Tổ chức sự kiện
o Tầm quan trọng và ảnh hưởng tổ chức sự kiện
o Phân loại sự kiện
o Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện
Sự năng động, chịu khó
Sự cẩn thận, tỉ mỉ
Óc sáng tạo, thẩm mỹ
Kỹ năng viết kịch bản, kế hoạch tổ chức sự kiện
Kỹ năng tổ chức và làm việc theo nhóm
Sức khoẻ bền bỉ
Đam mê nghề nghiệp Các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện
o Các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện
Ngân sách tổ chức sự kiện
Giấy phép tổ chức sự kiện
Khách hàng
Đối tượng nhận thông điệp từ tổ chức sự kiện
Chủ đề của sự kiện
Trang 5Truyền thông cho sự kiện
Địa điểm/môi trường tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện trong nhà
Tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện trong nhà hàng
Tổ chức sự kiện online
CHƯƠNG 1:
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1 Tổ chức sự kiện
Khái niệm về sự kiện
Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…
Theo định nghĩa liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện hơn thì sự kiện là các hoạt động,
sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải thông điệp và nội dung của chương trình đó đến với các đối tượng tham gia
Trong Marketing, sự kiện (hay Event Marketing) được định nghĩa là những hoạt
động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm – thương hiệu trên thị trường
Ở các nước phát triển lĩnh vực này đã trở thành một nghề, một ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ đã có hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ
Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:
+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…
+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
+ Exhibitions: Triển lãm
+ Trade fairs: Hội chợ thương mại
+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
+ Festive events: Lễ hội, liên hoan
+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước
+ Meetings: Họp hành, gặp giao lưu
+ Seminars: Hội thảo chuyên đề
+ Workshops: Bán hàng
+ Conferences: Hội thảo
+ Conventions: Hội nghị
+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
Trang 6+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing
+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại
+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán… (Nguyễn Vũ Hà)
Khái niệm về tổ chức sự kiện
- Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện
(Nguyễn Vũ Hà)
1.1 Tầm quan trọng và ảnh hưởng tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản Những người làm trong nghề mới thấy được sự vất vả của công việc này Hàng trăm những công việc từ nhỏ đến lớn đòi hỏi
sự cẩn thận, tỉ mỉ đến từng tiểu tiết vì chỉ cần một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến cả một ekip và hơn hết chính là ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín của tổ chức trong sự kiện Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết Sự chuyên nghiệp của mỗi tổ chức thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi sự kiện họ tổ chức
Từ một buổi lễ khai giảng, một buổi tiệc sinh nhật, một cuộc họp đại hội cổ đông, cho đến các lễ hội văn hóa, lễ kỉ niệm ngày Quốc Khánh, các kỳ họp Quốc hội, các đại hội Đảng… các sự kiện luôn chiếm lĩnh phần lớn các trang báo, sóng truyền hình, nằm trong dự toán chi tiêu ngân sách của cá nhân, gia đình, chính quyền địa phương, chính phủ Có thể nói,
sự kiện là một phần không thể thiếu của đời sống xã hội và con nngười, giúp đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu của đời sống con người, đặc biệt là đời sống tinh thần
Tất cả các sự kiện đều có những ảnh hưởng trực tiếp về mặt văn hoá, xã hội,
kinh tế, chính trị đối với nngười tham gia sự kiện và cả đối với cộng đồng nơi tổ
chức sự kiện Đó có thể là sự chia sẻ trải nghiệm cùng nhau, sự nâng cao niềm tự
hào về cộng đồng dân tộc, củng cố tình đoàn kết, thắt chặt mối liên hệ cộng đồng
Tuy nhiên sự kiện cũng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực về mặt xã hội
Bằng sự kiện người ta có thể thao túng sự chú ý của cộng đồng Bằng cách lôi kéo
sự chú ý của cộng đồng vào sự kiện người ta có thể làm cho công chúng quên đi
những vấn đề lẽ ra cần phải chú ý hơn Những sai sót, sự cố trong sự kiện có thể
làm xấu đi hình ảnh của cộng đồng, làm giảm uy tín của quốc gia, cá nhân và tổ
chức (Tổ chức sự kiện)
1.2 Phân loại sự kiện
- Sự kiện nội bộ công ty (Bussiness and Corporate Events): Mục
đích của các Event này có thể là tăng sự gắn kết của các thành viên công ty (nếu tổ chức cho nhân viên), củng cố hình ảnh của
Trang 7công ty trong mắt đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây dựng hình ảnh của công ty trên các phương tiện truyền thông
- Sự kiện hướng đến khách hàng (Consumer Events): Đây là khái
niệm dùng để chỉ những Event có mục đích quảng bá thương hiệu (branding), kích thích mua hàng (boost sales) và tương tác với khách hàng
- Sự kiện mang tính nhà nước, chính phủ (Government Events, Civic Events)
Sự kiện dạng này thường do các cơ quan, đoàn thể tổ chức, mang mục đích chính
trị như các buổi hội nghị lớn (Convention), các Festival tầm địa
phương, quốc gia, các lễ tranh cử, tổng tuyển cử
- Sự kiện cộng đồng, sự kiện phi lợi nhuận (Community, Non-profit Events)
Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội, các tổ chức phi chính phủ thực
hiện, hoặc do các công ty thực hiện, mà mục đích nó hướng tới xã hội
- Event của cá nhân (Personal Events): Dành cho cá nhân một
người nào
đó Personal Event bao gồm đám cưới, đám tang (Funeral), sinh
nhật, kỷ niệm một dịp nào đó (anniversary) hay ăn mừng điều gì
đó (Ceremony)
1.3 Địa điểm (môi trường) tổ chức:
- Sự kiện trong nhà
- Sự kiện ngoài trời
- Sự kiện trực tuyến (Online)
1.3 Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện
Sự năng động, chịu khó
Sự cẩn thận, tỉ mỉ
Óc sáng tạo, thẩm mỹ
Kỹ năng viết kịch bản, kế hoạch tổ chức sự kiện
Kỹ năng tổ chức và làm việc theo nhóm
Sức khoẻ bền bỉ
Đam mê nghề nghiệp
Các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện
Ngân sách tổ chức sự kiện
Giấy phép tổ chức sự kiện
Khách hàng
Đối tượng nhận thông điệp từ tổ chức sự kiện
Chủ đề của sự kiện
Truyền thông cho sự kiện
Địa điểm/môi trường tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện trong nhà
Tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện trong nhà hàng
Tổ chức sự kiện online
Trang 8Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện
Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm:
1 Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;
2 Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;
3 Chuẩn bị tổ chức sự kiện;
4 Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;
5 Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;
6 Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;
7 Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;
8 Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;
9 Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;
10 Xúc tiến và quảng bá sự kiện;
11 Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;
12 Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;
13 Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;
14 Chăm sóc khách hàng;
15 Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện…
Các hoạt động tác nghiệp cơ bản nói trên vừa đan xen vừa nối tiếp nhau trong quá trình tổ chức một sự kiện cụ thể (Nguyễn Vũ Hà)
Các thành phần tham gia trong sự kiện
Để tiến hành một sự kiện, ngoài các thành phần khác như các nhà cung ứng về địa điểm tổ chức sự kiện, cung ứng các dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống… Thì dưới đây các thành phần chính:
Các thành phần tham gia sự kiện: Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp
hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện Bao gồm:
- Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện);
- Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương với doanh nghiệp tổ chức sự kiện);
- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê;
- Khách mời (tham gia sự kiện);
- Khách vãng lai tham dự sự kiện;
- Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện
Nhà đầu tư sự kiện (nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện): là các chủ thể chính
của sự kiện, là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh phí để thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện thực hiện sự kiện và chịu trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có liên quan đến sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích khác nhau cho tổ chức của mình và cho
xã hội
Nhà tài trợ sự kiện: Là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho sự kiện một
phần về kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực…để góp phần vào sự thành công của sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho xã hội
Nhà tổ chức sự kiện (bên được thuê tổ chức sự kiện): là những tổ chức, doanh nghiệp,
những người được nhà đầu tư sự kiện thuê và được ủy quyền thực hiện quá trình tổ chức sự kiện có những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong quá trình tổ chức sự kiện Cùng với nhà đầu tư sự kiện nhà tổ chức sự kiện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề có liên quan đến sự kiện
Trang 9Sơ đồ 1.1 Vai trò trung gian của nhà tổ chức sự kiện
Nhà cung ứng
các dịch vụ bổ
trợ
Nhà tổ chức
sự kiện
Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện
Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện Khách hàng là đối tượng mà nhà tổ chức sự kiện
phục vụ và sẽ được trả công cho quá trình phục vụ của mình
Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng
một hay một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phòng, an ninh…)
Tình nguyện viên tham gia sự kiện là những người tình nguyện tham gia vào quá trình tổ
chức và diễn ra sự kiện, thường với tư cách hỗ trợ cho quá trình tổ chức sự kiện, họ chịu sự chỉ đạo giám sát của ban tổ chức sự kiện/ nhà tổ chức sự kiện
Khách mời tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách mời) là những tổ chức, doanh nghiệp
hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến
Khách vãng lai tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách vãng lai) là những tổ chức doanh
nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự kiện nhưng không thuộc các nhóm nói trên
Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện: là chính quyền và cư dân giới hạn trong một
phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện
Khái niệm
Hình thức tổ chức sự kiện mùa dịch là gì?
Sự kiện tổ chức trong mùa dịch được hiểu một cách đơn giản đó là hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến Đây là sự kiện được thực hiện thông qua mạng internet và qua các phần mềm, nền tảng trực tuyến như: Zoom, Google meet, Livestream, WebEx,…
Bằng việc sử dụng công nghệ truyền thông trực tuyến để phân phối một nguồn nội dung duy nhất cho nhiều người nghe và người xem Các khách mời và người tham dự sự kiện đều tương tác với nhau trong môi trường ảo dựa trên web Sự kiện này còn có thể được ghi hình lại để phát sau hoặc được phát trực tiếp theo nhu cầu, mục đích tổ chức của doanh nghiệp
Sự khác biệt giữa việc tổ chức sự kiện mùa dịch và sự kiện thường
Cũng giống như các sự kiện thông thường, sự kiện trực tuyến hay còn gọi là event online đều có ngày, giờ và nội dung chương trình làm việc cụ thể
Tuy nhiên, điểm khác biệt ở đây so với sự kiện offline thông thường là tất cả sự kiện đều diễn ra trên nền tảng internet và các khách mời sẽ không ở chung cùng một địa điểm bất kì nào cả Ngoài ra, khu vực tổ chức thực chất chỉ có sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng vừa phải hay đơn giản chỉ là một chiếc phông xanh cùng MC và xung quanh là các hệ thống thu phát để người xem thông qua màn hình có thể cảm nhận chân thực và rõ nét nhất
về sự kiện
Trang 10Lợi ích của việc tổ chức các sự kiện ảo
Lợi ích đầu tiên của việc tổ chức các sự kiện ảo trong mùa dịch covid hiện nay chính là làm giảm nguy cơ bùng phát dịch bệnh và đảm bảo an toàn cho tất cả các khách mời tham dự Các sự kiện sẽ được diễn ra suôn sẻ mà không lo bị lây lan mầm bệnh
Lợi ích tiếp theo phải kể đến đó là giúp tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí Đơn vị
tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm được thời gian chuẩn bị, lập kế hoạch, không phải lo lắng về việc sắp xếp công việc cũng như tiết kiệm ngân sách chuẩn bị cho sự kiện không phải chi quá nhiều về khoản nhân sự cũng như thuê địa điểm Còn các khách mời tham dự cũng sẽ tiết kiệm thời gian đi lại
Bởi vì sự kiện trực tuyến chỉ yêu cầu thiết bị có kết nối internet và có thể được mở rộng cho hầu hết tất cả mọi Điều này giúp tất cả mọi người bao gồm cả những người ở xa, ở nước ngoài đều có thể tham dự, kết nối với nhau và không bị giới hạn về số lượng
Kế hoạch tổ chức:
1 Xác định mục đích, mục tiêu và loại sự kiện
Mỗi loại sự kiện sẽ có những tính chất và đặc điểm khác nhau Tùy theo từng nhu cầu và đối tương khách hàng, khách mời tham dự mà xác định được mục tiêu của sự kiện Từ đó lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện và nền tảng công nghệ phù hợp
Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp sẽ giúp việc thực hiện và đo lường hiệu quả của chương trình dễ dàng hơn
2 Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Dựa trên mục tiêu đã đề ra, bước tiếp theo cần phải làm đó là lên kế hoạch tổng thể cho sự kiện như xác định thời gian, số lượng khách mời, quy mô, nhân sự thực hiện vfa nội dung chính của chương trình
Đây có thể coi là một bản phác thảo tổng thể để có cái nhìn bao quát hơn về toàn bộ chương trình
3 Khảo sát, chọn địa điểm tổ chức
Đối với các sự kiện trực tuyến tuy không phải tìm một địa điểm với sức chứa lớn cho đủ số lượng khách mời Tuy nhiên vẫn phải tìm một địa điểm để bộ phận nhân sự của đơn vị tổ chức setup máy móc, thiết bị dùng cho sự kiện
Địa điểm, không gian tổ chức sự kiện trực tuyến phải đảm bảo đáp ứng đủ yêu cầu về máy móc, thiết bị âm thanh, ánh sáng, và quan trọng nhất là tốc độ đường truyền internet
4 Xây dựng nội dung, kịch bản cho sự kiện
Khi diễn ra sự kiện online, người xem dễ dàng tham gia nhưng cũng dễ dnagf chán nản mà rời đi bởi do sự hạn chế tương tác giữa các khách mời Vì thế, sự kiện cần phải có một nội dung thu hút mọi người và mang những ý nghĩa nhất định
Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện trực tuyến sẽ được phát trực tiếp Do đó, kịch bản cần được chuẩn bị chu đáo trước khi sự kiện diễn ra để hạn chế tối đa những rủi ro và sai sót Kịch bản cần được gửi từ sớm để các bộ phận tham gia tổ chức hình dung rõ ràng về chương
