XÂY DỰNG QUY TRÌNH THỰC HIỆN 5s VÀ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ 5s CỦA MỘT đơn VỊ CỤ THỂ

Mục tiêu của chương trình 5S bao gồm:  Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người ở nơi làm việc  Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, công sức  Nâng cao ý thức, trách nhiệm và đạo đức củ

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO NHÓM MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

XÂY DỰNG QUY TRÌNH THỰC HIỆN 5S

VÀ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ 5S CỦA

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 05

Mức độ hoàn thành

Ghi chú

trưởng

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 2

1.1 Giới thiệu về quy trình 5S 2

1.1.1 Khái niệm về 5S 2

1.1.2 Lợi ích của 5S 3

1.1.3 Mục tiêu của 5S 3

1.1.4 Bốn yếu tố cơ bản quyết định sự thành công của 5S 3

1.2 Giới thiệu doanh nghiệp 5

CHƯƠNG 2: CHUẨN BỊ VÀ KHỞI ĐỘNG 5S 5

2.1 Thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5

2.2 Xác định người thực hiện chính 6

2.3 Đào tạo thực hiện 5S 7

CHƯƠNG 3: ÁP DỤNG 5S 8

3.1 S1 – Sort – Sàng lọc 8

3.2 S2 – Seiton – Sắp xếp 11

3.3 S3 – Shine – Sạch sẽ 15

3.4 S4 - Standardize– Săn sóc 18

3.5 S5 - Sustain - Sẵn sàng 20

3.6 Tiêu chí đánh giá 22

CHƯƠNG 4: MỞ RỘNG 26

4.1 Những khó khăn có thể gặp phải 26

4.2 Giải pháp 26

PHẦN KẾT LUẬN 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH

Bảng 1.1: Các yếu tố của 5S theo 3 ngôn ngữ 2

Bảng 2.1: Người thực hiện chính trong quy trình 5S 6

Bảng 3.1: Bảng phân công duy trì và thực hiện 5S 19

Bảng 3.2: Bảng tiêu chí đánh giá 23

Hình 3.1: Sơ đồ phân loại vật dụng (Ảnh: Việt Quality) 10

Hình 3.2: Sơ đồ phân loại tồn kho (Ảnh: Việt Quality) 10

Hình 3.3: Sơ đồ cách phân loại và sắp xếp vật dụng cần dùng 12

Hình 3.4: Ví dụ về cách sắp xếp vật dụng cần dùng (Nguồn: Lavan) 13

Hình 3.5: Hình ảnh minh họa trước và sau khi thực hiện S2 (Nguồn: Ida) 14

Hình 3.6: Lựa chọn dụng cụ thực hiện (Nguồn: Lavan) 17

Hình 3.7: Sơ đồ tiêu chuẩn (Nguồn: Elearning-ability TDT) 18

Hình 3.8: Khái quát về thực hiện S5 (Nguồn: Elearning-ability TDT) 21

Ngày nay, chương trình 5S đã được ứng dụng rộng khắp trong mọi lĩnh vực, ngành nghề cũng như được sự tin tưởng của đông đảo doanh nghiệp trên toàn thế giới và Việt Nam cũng không ngoại lệ

Nhằm nâng cao năng xuất, giảm thiểu sai sót và chi phí, đồng thời kiểm soát dịch vụ mà ngày càng nhiều ngân hàng tại Việt Nam đã áp dụng mô hình 5S vào hệ thống vận hành của mình Đó lý do mà nhóm chúng tôi quyết định xây dựng chương trình 5S để áp dụng tại Ngân hàng thương mại cổ phần Hạnh Phúc

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU

1.1 Giới thiệu về quy trình 5S

có tổ chức, việc đạt được mục tiêu vẫn luôn cần nhiều sự nỗ lực, cố gắng

Bảng 1.1: Các yếu tố của 5S theo 3 ngôn ngữ

 Sàng lọc: Phân loại, di dời, bỏ đi những thứ không cần thiết

 Sắp xếp: Tổ chức vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại

 Sạch sẽ: Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ

 Săn sóc: Duy trì 3S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) mọi lúc mọi nơi

 Sẵn sàng: Rèn luyện, tạo thói quen nề nếp, tác phong thực hiện 5S

1.1.2 Lợi ích của 5S

 Nâng cao năng suất (P-Productivity)

 Nâng cao chất lượng (Q-Quality)

 Giảm chi phí (C-Cost)

 Giao hàng đúng hạn (D-Delivery)

 Đảm bảo an toàn (S-Safety)

 Nâng cao tinh thần (M-Morale)

 5S có thể áp dụng với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp

1.1.3 Mục tiêu của 5S

5S là một phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp Mục tiêu của chương trình 5S bao gồm:

 Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người ở nơi làm việc

 Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, công sức

 Nâng cao ý thức, trách nhiệm và đạo đức của nhân viên

 Xây dựng, nâng cao tinh thần đồng đội giữa mọi người

 Xây dựng cơ sở để đưa vào các cải thuật cải tiến

 Xây dựng môi trường làm việc an toàn, gọn gàng, sạch sẽ

 Tăng cường hiệu suất công việc, hạn chế những sai sót

1.1.4 Bốn yếu tố cơ bản quyết định sự thành công của 5S

 Có sự cam kết lãnh đạo

Lãnh đạo phải luôn đi đầu và thể hiện cam kết bằng chính hành động của mình là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của 5S Nhiệm vụ của lãnh đạo là hình thành các cơ chế để thực hiện chương trình và chỉ định người hỗ trợ thực hiện

Để áp dụng hiệu quả chương trình 5S và đạt được kết quả thực sự thì không chỉ phải hiểu mà phải áp dụng được trong thực tiễn Do vậy chính những cán bộ điều hành và hướng dẫn 5S phải thực hiện 5S và làm gương cho mọi người tham gia Chỉ nói miệng và chỉ tay năm ngón thì không bao giờ thành công

 “ĐIỀU KIỆN QUYẾT ĐỊNH THÀNH CÔNG”

 Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên

Trước hết, người hỗ trợ chương trình nên tham gia vào chương trình đào tạo dành cho lãnh đạo và nên tổ chức chương trình đào tạo toàn công ty Sau đó, cần phác thảo kế hoạch dài hạn thực hiện và thực hiện kế hoạch đó

Trưởng Khoa/Phòng tăng cường công tác đào tạo, huấn luyện đối với nhân viên mới Mọi người thường xuyên học tập, chia sẻ kinh nghiệm thực hành tốt 5S với các đơn vị ban trong công ty Từ đó, mọi người biết việc đúng phải làm và biết cách làm đúng việc

 Sự tự giác tham gia của tất cả mọi người

Bí quyết thành công là tạo ra một môi trường thích hợp giúp mọi người có thể tham gia Sau đó, nhân viên cần được khuyến khích đưa ra sáng kiến thực hiện chương trình Nói cách khác, để đảm bảo cho sự thành công của chương trình, tổ chức nên lập kế hoạch và thực hiện với tất cả mọi người Thể hiện “5S cho chính mình”, từ đó tự nguyện, tự giác tham gia

 “ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO THÀNH CÔNG BỀN VỮNG”

 Duy trì và cải thiện không ngừng

Quy trình 5S là sự lặp lại liên tục ở mức cao hơn và được thiết kế cải tiến việc quản lý Sự nhận thức đúng đắn và phương pháp thực hiện chương trình có tính

hệ thống Hơn nữa, ban 5S cần tiếp tục duy trì hoạt động kiểm tra hiện trường hàng ngày Giám sát, hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm thực hành tốt 5S với tất cả các nhân viên và cùng nhau xây dựng, cải tiến để phát triển

1.2 Giới thiệu doanh nghiệp

Ngân hàng thương mại cổ phần Hạnh Phúc, với phương châm “Đến với chúng tôi, hạnh phúc sẽ đến với bạn” Được thành lập vào ngày 30/1/2012, trụ sở chính ở quận 3, thành phố Hồ Chí Minh

Hiện nay, Hạnh Phúc đã xây dựng được mạng lưới lớn mạnh với 16 chi nhánh và phòng giao dịch, hơn 200 máy ATM trên toàn quốc Ngân hàng Hạnh Phúc là ngân hàng tư nhân với đội ngũ nhân viên hơn 1000 người làm việc

Sau gần 10 năm hoạt động và phát triển, ngân hàng vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của ngân hàng

 Xử lý công việc còn nhiều sai sót

 Nơi làm việc không gọn gàng sạch sẽ

 Tinh thần làm việc thấp

 Một số thiết bị, dụng cụ nhanh chóng bị xuống cấp nhìn cũ kỹ

Để có thể nâng cao chất lượng dịch vụ đi lên, ngân hàng triển khai kế hoạch đưa quy trình 5S vào hoạt động Theo kế hoạch quy trình sẽ được thực hiện tại văn phòng tại một chi nhánh trong Thành phố Hồ Chí Minh, từ ngày 27/10/2021 đến 27/10/2022 Khi đạt được kết quả tốt, sẽ triển khai quy trình này trong toàn bộ chi nhánh của ngân hàng

CHƯƠNG 2: CHUẨN BỊ VÀ KHỞI ĐỘNG 5S

2.1 Thành lập ban chỉ đạo thực hiện

Việc thành lập ban chỉ đạo và các ban chức năng để thực hiện 5S nhằm đảm bảo sự tham gia của tất cả mọi người trong một hệ thống nhất quán, cùng hướng tới các mục tiêu của 5S Với các ban như sau:

 Ban chỉ đạo 5S: là ban lãnh đạo của ngân hàng, có trách nhiệm xây dựng kế

hoạch triển khai tổng thể, cung cấp các nguồn lực cần thiết, kiểm tra và theo dõi việc thực hiện 5S, chỉ đạo hoạt động 5S trong toàn công ty

 Ban đào tạo và đánh giá 5S: là bộ phận nhân sự của ngân hàng, thực hiện việc

đào tạo về 5S cho mọi người, xem xét mức độ thực hiện 5S tại các bộ phận trong công ty, thiết lập các tiêu chí đánh giá, lập các báo cáo về tình hình thực hiện 5S trong toàn công ty

 Ban quảng bá 5S: là bộ phận truyền thông của ngân hàng, cung cấp thông tin,

thúc đẩy tinh thần thực hiện 5S qua các cuộc thi, thiết lập bản tin về 5S, đảm bảo mọi người đều biết trách nghiệm của mình trong hoạt động 5S của bộ phận

và của cả công ty

2.2 Xác định người thực hiện chính

Bảng 2.1: Người thực hiện chính trong quy trình 5S

Trưởng ban 5S Giám đốc ngân hàng

- Đảm bảo sự tham gia của toàn công ty

- Quy định trách nhiệm cho từng vị trí

Ủy viên 5S Trưởng các bộ phận

- Hỗ trợ việc triển khai áp dụng 5S

- Đảm bảo kế hoạch triển khai 5S của các nhân viên

- Giám sát hệ thống đo lường kết quả thực hiện

Thực hiện 5S Toàn bộ nhân viên - Tham gia vào hoạt động 5S của nhóm một

cách tích cực

2.3 Đào tạo thực hiện 5S

Chương trình đào tạo 5S là vô cùng cần thiết, hoạt động này tập trung truyền đạt thông tin đến các cấp quản lý, nhân viên về cách thức hoạt động và tầm quan trọng của 5S đối

sự thành công của doanh nghiệp Khi tất cả nhân viên từ trên xuống dưới đã nắm vững kiến thức về 5S sẽ tạo ra được sự đồng bộ trong quá trình thực hiện 5S tại doanh nghiệp, việc thực hiện cũng sẽ được chú trọng và chú tâm hơn ở nhân viên

 Các nội dung đào tạo

- Thông báo về ý nghĩa của 5S cho tất cả những người có liên quan

- Nhận thức chung về 5S cho các nhà quản lý

- Nhận thức chung về 5S cho nhân viên

- Từng bước triển khai 5S

- Đánh giá (tiêu chuẩn và tiêu chí) hoạt động 5S

- Xác định kết quả kỳ vọng và mong muốn về một hệ thống 5S

- Kết quả được đảm bảo bởi những người có liên quan

 Hình thức đào tạo

- Mở lớp đào tạo theo chiều dọc: đào tạo cho các cấp quản lý là trưởng phòng, triển khai theo mỗi phòng ban do trưởng phòng hướng dẫn nhân viên cấp dưới

- Thông qua các bảng tin, tờ gấp, khẩu hiệu

- Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về 5S, thi ảnh đẹp 5S trong toàn công ty

 Ban hành tài liệu và cẩm nang 5s với các nội dung

- Tiêu chuẩn 5S

- Cẩm nang thực hiện 5S

- Quy định thực hiện 5S tại Ngân hàng thương mại cổ phần Hạnh Phúc Sau quá trình đào tạo là bài phần kiểm tra để đảm bảo tất cả mọi người hiểu được những kiến thức cơ bản về 5S

Đối với những thứ không cần thiết, di chuyển chúng đến những khu vực lưu trữ khác, bán hay tặng cho, hoặc giải pháp cuối cùng là tiêu hủy hay vứt bỏ chúng Còn đối với những thứ cần thiết, còn giá trị sử dụng sẽ được giữ lại Lưu ý, công việc này sẽ được tiến hành theo tuần suất định kỳ Chúng ta nên:

- Xem xét kỹ lưỡng, phân loại rõ ràng những vật dụng và đưa chúng vào các khu vực hợp lý

- Loại bỏ hoặc tiêu hủy các thiết bị, máy móc, vật dụng… không cần thiết ra khỏi khu vực làm việc

- Kiểm tra cẩn thận, loại bỏ dứt khoát các vật dụng không cần thiết hặc chuyển sang các bộ phận phù hợp

Bước 1: Chuẩn bị khu vực để chứa những vật sẽ bị loại bỏ

Xác định các vị trí, khu vực phù hợp để chứa những vật bị loại bỏ:

- Những vật dụng không có giá trị sử dụng ở phòng ban này nhưng lại có giá trị sử dụng ở phòng ban khác, nhân viên phải tiến hành chuyển chúng đến ngay các phòng ban phù hợp

- Thực hiện các công việc tái chế, bán đi những thiết bị, máy móc bị hư hỏng hay vứt bỏ những hồ sơ, thông tin, dữ liệu lỗi thời, quá hạn sử dụng

- Tiến hành công việc lưu trữ đối với những hồ sơ, dữ liệu, thông tin, thiết bị, máy móc không bị hư hỏng và có thể có giá trị sử dụng sau này bằng cách nhập vào các ổ đĩa hay kho lưu trữ của ngân hàng

Bước 2: Tiến hành chiến lược nhãn dán: thẻ xanh, thẻ đỏ, thẻ vàng

Nhân viên làm việc trực tiếp tại trong phòng ban nào sẽ là người phụ trách tiến hành đánh giá, phân loại sự cần thiết của vật dụng tại phòng ban đó bằng cách dán các thẻ xanh, đỏ, vàng

- Dán thẻ xanh đối với những vật dụng có đầy đủ chức năng yêu cầu tại thời điểm cần thiết để sử dụng với số lượng được đảm bảo

- Dán thẻ đỏ đối với những vật dụng chỉ có thể đáp ứng 2 trong 3 tiêu chí bên dưới

- Dán thẻ vàng đối với một số vật dụng thỏa tiêu chí của nhóm được dán thẻ xanh nhưng lại rất hiếm khi được sử dụng tới

Hình 3.1: Sơ đồ phân loại vật dụng (Ảnh: Việt Quality) Bước 3: Chụp ảnh toàn cảnh và cận cảnh trước khi thực hiện Sàng lọc

Nhân viên chụp ảnh trước khi thực hiện sàng lọc để làm báo cáo cũng như để dễ dàng

so sánh việc trước và sau khi áp dụng S1 Đây là một bước vô cùng quan trọng giúp chúng ta có sự nhìn nhận rõ ràng của việc trước và sau khi sử dụng S1 để từ đó khắc phục bản thân và luôn tuân theo quy tắc 5S

Bước 4: Di chuyển những vật không cần dùng đến khu vực chờ xử lý

Để thực hiện công việc di chuyển những vật không cần dùng đến, nhân viên phải tiến hành phân chia tồn kho thành 2 nhóm chính:

Nhóm 1 - Những vật có thể không được dùng hay chưa xác định: nhân viên tiến

Bước 5: Loại bỏ những vật không cần dùng theo quyết định của lãnh đạo

Sau khi đã thực hiện các bước phân loại ở trên, nhân viên tiến hành bán đi hay tiêu hủy, loại bỏ theo như quy định

 Tiêu chuẩn

- Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết

- Loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi khu vực làm việc hay bố trí chúng ở nơi thích hợp, giúp dễ dàng phân biệt và nhận biết rõ ràng, không gây cản trở công việc

3.2 S2 – Seiton – Sắp xếp

 Khái quát

Sắp xếp là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây

lãng phí thời gian

Sau khi thực hiện bước Sàng lọc và giữ lại những vật dụng thật sự cần thiết, ta cần phải sắp xếp chúng lại trong không gian của mình hợp lí, một cách khoa học, dễ nhớ và dễ tìm Mục tiêu bước này là đảm bảo dòng chảy lao động của các nhân viên được diễn ra trơn tru và đạt hiệu quả tốt Việc tất cả các vật dụng được sắp xếp một cách công khai ở khu vực làm việc, thuộc về nguyên tắc quản lý bằng nhận thức thị giá (visual management) Điều này sẽ giúp cho các nhân viên dễ dàng nhận biết, dễ lấy, dễ nhớ và

dễ trả lại vị trí cũ

 Nguyên tắc

- Mọi vật đều được xác định vị trí đặt

- Mỗi vật đều được đặt đúng vị trí đã xác định

- Các nhân viên quan sát và xem xét thực trạng cùng Ban kiểm tra 5S

- Chuẩn bị các dụng cụ để đánh dấu: thước kẻ, thước dây, băng dính các màu, nhãn dán khác nhau để xác định vị trí sắp xếp các vật dụng

Bước 2: Phác thảo/dự kiến sơ bộ vị trí, layout

Dựa theo ảnh đã chụp ở bước 1 và việc quan sát thực tế, các nhân viên ở mỗi khu vực sẽ họp mặt, đề xuất những ý kiến sắp xếp vật dụng sao cho đạt tiêu chuẩn Sau đó, một nhân viên sẽ phụ trách tổng hợp ý kiến, lọc ra những ý kiến tốt và thuận theo số đông; rồi ghi chú, phác thảo/ dự kiến sơ bộ vị trí theo các tiêu chuẩn đã đề ra

Bước 3: Thực hiện quy trình sắp xếp vào vị trí đã định sẵn

- Nhân viên của mỗi khu vực tự phân và hỗ trợ nhau sắp xếp các vật dụng vào những vị trí đã định sẵn vào ngày tổng vệ sinh phòng ban

- Mỗi cá nhân tự sắp xếp bàn làm việc riêng theo tiêu chuẩn

Bước 4: Điều chỉnh vị trí vận dụng đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu: đúng, an toàn, thuận tiện, mỹ quan

Sau khi thực hiện quy trình sắp xếp, các nhân viên ở mỗi khu vực tự chia nhau đi kiểm tra sơ bộ, xem xét tình trạng hiện tại và so sánh với nguyên tắc, tiêu chuẩn đã đề ra Những vật dụng nào chưa đảm bảo các nguyên tắc, tiêu chuẩn thì điều chỉnh cho phù hợp

Bước 5: Đánh giá định kỳ

- Ban kiểm tra 5S phân công người đi kiểm tra và đánh giá vào Chủ Nhật hàng tuần

để tránh làm ảnh hưởng công việc hằng ngày của nhân viên

- Khi phát hiện lỗi, Ban kiểm tra 5S chụp hình lại để làm minh chứng

- Dựa vào các tiêu chí chi tiết để chấm điểm cho từng khu vực

- Tổng hợp điểm, các lỗi của từng khu vực và minh chứng kèm theo; sau đó báo cáo lên web 5S của công ty