Bài giảng Tin học đại cương (Phần 2) - Chương 3: Microsoft Office Word 2010

Bài giảng Tin học đại cương (Phần 2) - Chương 3: Microsoft Office Word 2010 cung cấp cho học viên những kiến thức về làm quen với Microsoft Office Word 2010, định dạng văn bản, định dạng trang văn bản, hình ảnh và đồ họa trong văn bản, kiểm duyệt nội dung văn bản, tham chiếu và chú thích, trộn thư,... Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung bài giảng!

GV: Nguyễn Thị Thùy Liên Email: lien.nguyenthithuy@phenikaa-uni.edu.vn

Nội dung

1 Làm quen với Microsoft Office Word 2010

2 Định dạng văn bản

3 Định dạng trang văn bản

4 Hình ảnh và đồ hoạ trong văn bản

5 Kiểm duyệt nội dung văn bản

6 Tham chiếu và chú thích

7 Trộn thư

1 Làm quen với Microsoft Word 2010

 Tìm hiểu giao diện phần mềm

 Các chế độ xem tài liệu

Tìm hiểu giao diện phần mềm

Quick Access Toolbar

Tìm hiểu giao diện phần mềm

 Các thẻ trên Ribbon

 Home: Các chức năng cơ bản: Font, Paragraph, Styles…

 Insert: Chèn thêm các đối tượng: Table, Chart, Picture…

 Page Layout: Thiết lập bố cục, định dạng trang, đoạn

 References: Tham thiếu trong tài liệu

 Mailings: Soạn thảo thư

 Review: Rà soát văn bản

 View: Điều chỉnh giao diện, cách hiển thị tài liệu

Tìm hiểu giao diện phần mềm

 Giao diện Backstage

Tìm hiểu giao diện phần mềm

 Các chế độ xem tài liệu

 Print Layout: Hiển thị đầy đủ nội dung như khi in

 Full Screen Reading: Hiển thị văn bản dưới dạng 2 trang hiển thị cùng lúc

 Web Layout: Hiển thị tương tự như trên trình duyệt

 Outline: Hiển thị các ký hiệu để ẩn/hiện các cấp của văn bản

 Draft: Hiển thị nội dung mà không có bố cục

Các chế độ xem tài liệu

Điều chỉnh chế độ thu phóng tài liệu

 Thay đổi chế độ thu

Biên tập văn bản

 Tạo tài liệu

 File  New (nhấn Ctrl + N để tạo tập tin mới)

 Chọn Blank Document, nhấn Create để tạo tài liệu mới

 Nhấn Enter để ngắt đoạn hoặc tạo dòng trống (Shift +

Enter: nhập ký hiệu cắt dòng mà không kết thúc đoạn)

 Thanh công cụ mini

 Mini toolbar xuất hiện khi người dùng chọn/nháy phải chuột

Biên tập văn bản

 Di chuyển trong văn bản

 Thanh cuộn (Scroll bar)

 Nút Next, Previous trên thanh cuộc dọc

 Navigation Pane (View  Navigation Pane)

 Hộp thoại Find and Replace (F5 hoặc Ctrl + G)

Soạn thảo văn bản tiếng Việt

 Phông chữ tiếng Việt

• Phông chữ thường/hoa khác nhau.

• Tên phông bắt đầu bằng “.Vn”

Lưu văn bản

 Lưu văn bản

 Save: File  Save, hoặc nút Save (Phím tắt Ctrl + S)

 Save as: File  Save As (Phím tắt F12)

 Kiểm tra tính tương thích

 File  Info, nhấn nút Check for Issues, chọn Check

Compatibility

Cập nhật thuộc tính của tài liệu

 Cập nhật thuộc tính

 File  Info, nhấn Properties (chọn Document panel

hoặc Advanced Properties)

 Loại bỏ thông tin cá nhân

 File  Info  Check for Issues  Inspect Document

• Chọn các nội dung cần tra soát, nhấn Inspect

• Nhấn Remove All để loại bỏ

Bảo vệ tài liệu

 Hạn chế định dạng và biên tập

 Trong thẻ Review, chọn Restrict Editing trong nhóm

Protect

 Bật tuỳ chọn Limit formatting to a selection of styles.

 Cho phép thực hiện một số thao tác biên tập: bật tuỳ

chọn Allow only this type of editing in the document

 Nhấn Yes, Starting Enforcing Protection

 Trong hộp thoại Start Enforcing Protection, điền mật

khẩu để khoá việc thay đổi

 Vô hiệu hoá hạn chế định dạng và biên tập

 Trong thẻ Review, chọn Restrict Editing

 Nhấn Stop Protection, nhập mật khẩu nếu cần

Bảo vệ tài liệu

 Thêm chữ ký điện tử

 File  Info, nhấn Protect Document  Add a Digital Signature

 Nhập nội dung xác nhận, nhấn Sign để ký

 Đặt mật khẩu cho tài liệu

 File  Info, nhấn Protect Document, chọn Encrypt with Password.

 Nhập mật khẩu 2 lần để xác nhận

 Đánh dấu tài liệu là bản cuối cùng

 File  Info, chọn Protect Document, chọn Mark as

Final

Chia sẻ văn bản

 Gửi tài liệu qua thư điện tử

 File  Save & Send  Send Using E-mail  Send as

Attachment

 Nhập tên người nhận (To, CC, BCC), nhập chủ đề

 Lưu tài liệu trên SkyDrive

 File  Save & Send  Save to Web

 Nhấn Sign in để đăng nhập Windows Live ID

 Đăng tài liệu lên blog

 File  Save & Send Publish as Blog Post  Publish as Blog Post

Sử dụng văn bản mẫu (Template)

 Tạo tập tin mới từ mẫu

 Chọn tập tin mẫu, nhấn Create

 Tạo tập tin mẫu

 Mở tập tin muốn điều chỉnh để tạo tập tin mẫu

 Thực hiện các thao tác điều chỉnh tập tin: Giữ lại các nội dung chung, xoá đi các nội dung mang tính riêng biệt

 File  Save As, nhập tên tập tin, trong mục Save as

Type, chọn Word Template.

 Nhấn Save để lưu tập tin.

Tạo tài liệu chủ

 Master document

 Chứa nội dung riêng của tập tin

 Chứa liên kết và hiển thị nội dung của các tập tin phụ (subdocument)

Nội dung tài liệu chính

Tài liệu phụ (dạng liên kết)

2 Định dạng văn bản

 Định dạng ký tự

 Tìm kiếm và thay thế văn bản

 Định dạng đoạn văn bản

 Làm việc với bảng trong văn bản

 Định dạng danh sách trong văn bản

Định dạng ký tự

 Định dạng ký tự sử dụng Ribbon

 Tính năng Format Painter

 Format Painter là công cụ định dạng giúp sao chép

định dạng từ phần văn bản này sang phần văn bản khác

 Thao tác:

• Đặt con trỏ tại văn bản muốn sao định dạng

• Nhấn Format Painter (nhấp đúp nếu muốn sao chép định dạng liên tiếp).

Định dạng ký tự

 Định dạng văn bản bằng Style

 Định dạng văn bản bằng style

• 1 Chọn đoạn văn bản muốn áp dụng style

• 2 Trong thẻ Home, nhóm Styles, chọn style

 Xoá định dạng của văn bản

• 1 Trong thẻ Home, nhóm Style, nhấn nút mở hộp thoại

để mở bảng Styles

• 2 Trong bảng Styles, nhấn nút Style Inspector để mở hộp thoại Style Inspector

• 3 Chọn nội dung cần xoá định dạng

• 4 Nhấn nút Clear All để xoá định dạng

• Hoặc nút Clear Formatting trong nhóm Font thuộc thẻ Home hoặc chọn Clear Formatting trong nhóm Styles.

• Hoặc chọn Borders and Shading (mục Apply to chọn Paragraph)

• Hoặc mở hộp thoại Borders and Shading, chọn thẻ Shading, chọn màu và kiểu hoạ tiết

Tìm kiếm và thay thế văn bản

• Browse Search Results: Liệt

kê văn bản ứng với nội dung tìm kiếm

Tìm kiếm và thay thế văn bản

Định dạng đoạn văn bản

Định dạng đoạn văn bản

 Định dạng đoạn văn bản

 Thụt đầu dòng

• First Line Indent: Thụt dòng đầu tiên trong đoạn

• Hanging Indent: Thụt của các dòng sau dòng đầu tiên

trong đoạn

• Left Indent: Thụt tại cạnh trái của tất cả các dòng

• Right Indent: Thụt tại cạnh phải của tất cả các dòng

Định dạng đoạn văn bản

 Sử dụng Tab

 Các loại Tab

• Tab trái (Left Tab)

• Tab giữa (Center Tab)

• Tab phải (Right Tab)

• Tab căn số (Decimal Tab)

• Tab căn cột (Bar Tab)

 Hộp thoại Tab

• Tab stop position: vị trí tab

• Alignment: căn lề Tab

• Leader: đường gióng theo Tab

Làm việc với bảng trong văn bản

 Trong thẻ Insert, chọn Table

• Kéo rê để chọn kích thước

• Insert Table: Hiển thị hộp thoại Insert Table

– Number of columns: Số cột – Number of rows: Số dòng

• Convert Text to Table: Chuyển từ văn bản thành bảng

• Excel Spreadsheet: Bảng tính Excel

• Quick Tables: Các bảng theo mẫu

Làm việc với bảng trong văn bản

 Điều chỉnh cấu trúc bảng

 Sử dụng nhóm thẻ Table Tools (Design và Layout)

 Hộp thoại Table Properties

• Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn thêm dòng/cột

• Chọn thẻ Layout trong nhóm thẻ Table Tools

• Trong nhóm Row & Columns, nhấn nút:

– Insert Above: chèn thêm một dòng trắng lên trước dòng

Làm việc với bảng trong văn bản

Làm việc với bảng trong văn bản

 Điều chỉnh cấu trúc bảng

 Thay đổi độ rộng, cao của cột/dòng

• Chọn thẻ Layout trong nhóm thẻ Table Tools, trong nhóm Cell Size chọn các tuỳ chọn:

– AutoFit: Tự động thay đổi kích thước – Height: độ cao của dòng

– Width: độ rộng của cột – Distribute Rows: độ cao các dòng đều nhau

Làm việc với bảng trong văn bản

Làm việc với bảng trong văn bản

 Định dạng bảng

• Sử dụng nút Borders và Shading

– Chọn bảng cần định dạng

– Design  Shading, chọn màu sắc để làm nền(nhấn More

Color để chọn nhiều màu sắc hơn)

– Nhất nút Borders, chọn/bỏ chọn đường viền tương ứng.

• Sử dụng hộp thoại Borders and Shading

– Design  nhấn nút mở hộp thoại trong nhóm Draw Borders

– Thẻ Borders: Setting, Style, Color, Width, Apply to – Thẻ Shading: Fill, Patterns

Làm việc với bảng trong văn bản

 Chuyển đổi văn bản và bảng

Làm việc với bảng trong văn bản

 Sử dụng hộp thoại Table Properties

 Layout  Properties hoặc nhấp phải chuột lên bảng,

chọn Table Properties

• Table: Thông số toàn bảng

• Row: Thông số dòng

• Column: Thông số cột

• Cell: Thông số của ô

• Alt Text: Nội dung thay thế

Làm việc với bảng trong văn bản

 Sắp xếp dữ liệu trong bảng

• Sort by: Cột ưu tiên

• Type: Kiểu dữ liệu

• Using: Đối tượng sắp xếp

• Then by: Cột được sắp tiếp theo

• My list has: bảng có hay không dòng tiêu đề

Làm việc với bảng trong văn bản

• Layout  chọn dạng lề phù hợp trong mục Alignment

• Layout  Chọn hướng trong mục Text Direction

Làm việc với bảng trong văn bản

Định dạng danh sách trong văn bản

 Danh sách dạng số thứ tự

 Thao tác định dạng

• Chọn văn bản

• Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Numbering

• Change List Level: Thay đổi thứ bậc

 Định nghĩa kiểu định dạng mới

• Chọn Define New Number Format

• Number style: dạng số

• Font: phông chữ

• Number format: định dạng số

• Alignment: Căn lề

Định dạng danh sách trong văn bản

 Danh sách dạng liệt kê

 Thao tác định dạng

• Chọn văn bản

• Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Bullets

• Change List Level: Thay đổi thứ bậc

 Định nghĩa kiểu định dạng mới

• Chọn Defien New Bullet

• Symbol: Ký hiệu

• Picture: Hình ảnh làm ký hiệu

• Font: Phông chữ

• Alignment: Căn lề

Định dạng danh sách trong văn bản

 Tạo Style cho danh sách chỉ mục

 Nhấn New Style

 Nhập các thông số trong hộp thoại

• Name: Tên style mới

• Style type: List

• Apply formatting to: Chọn cấp muốn định dạng

• Tuỳ chọn:

– Only in this document: Chỉ văn bản hiện tại – New document based in this template: Xuất hiện trong các văn bản mới

3 Định dạng trang văn bản

 Định dạng trang

 Sử dụng chủ đề (Theme)

 Thêm nội dung văn bản với Quick Parts

 Tạo nền cho trang văn bản

 Đánh số trang và tiêu đề đầu/chân trang

Định dạng trang

 Thiết lập lề

 Microsoft Word 2010 cung cấp một

số lề thiết lập sẵn

 Để tùy biến nhiều hơn có thể sử dụng

hộp thoại Page Setup

Next Page Phần mục tiếp theo và nội dung nằm bên phải dấunhắc sẽ được chuyển sang trang kế tiếpContinuous

Phần mục tiếp theo sẽ bắt đầu kể từ vị trí đặt dấu nhắc Toàn bộ nội dung vẫn giữ nguyên không có sự thay đổi

Even Page Phần mục tiếp theo và nội dung nằm bên phải dấunhắc sẽ được chuyển sang trang chẵn gần nhấtOdd Page Phần mục tiếp theo và nội dung nằm bên phải dấunhắc sẽ được chuyển sang trang lẻ gần nhất

 Section Break

 Thao tác ngắt phần mục:

• Đặt con trỏ vào vị trí muốn ngắt

• Trên thanh Ribbon, chọn thẻ

Page Layout, trong nhóm Page Setup, nhấn nút

Breaks để mở trình đơn

• Trong danh sách trình đơn, chọn loại dấu ngắt muốn sử dụng

Định dạng trang

 Thêm trang bìa cho tài

liệu:

 Chuyển tới tài liệu muốn

thêm trang bìa

 Trên thanh Ribbon, chọn

Insert, chọn Cover Page

 Chọn trang bìa mong

muốn

Định dạng trang

 Sử dụng chủ đề (theme)

 Sử dụng Theme có thể tác động đồng loạt tới màu sắc,

phông chữ, các hiệu ứng hình ảnh có trong tài liệu

trong nhóm Themes thuộc thẻ Page Layout

Sử dụng chủ đề (theme)

 Các tùy chọn phụ trợ của Theme

Sử dụng chủ đề (theme)

Theme Colors Cho phép tùy biến màu của Theme hiệntại theo cách phối hợp với màu khác.

Theme Fonts Cho phép tùy biến phông chữ của Themehiện tại theo cách phối hợp phông khác.

Theme Effects Cho phép tùy biến hiệu ứng hình củaTheme hiện tại theo cách phối hợp hiệu

ứng khác.

• Thuộc tính của tập tin

• Các nội dung do người dùng tự định nghĩa

• Các trường có trong phần mềm

Thêm nội dung văn bản với Quick Parts

 Hộp thoại Building Blocks Organizer

Thêm nội dung văn bản với Quick Parts

Giao diện xem trước Danh sách các

khối nội dung

 Đặt nền trang

• Chọn thẻ Page Layout

• Trong nhóm Page

Background, chọn Page Color

• Chọn màu muốn sử dụng trong danh sách màu của

 Có thể truy xuất được tính năng

này từ thẻ Page Layout, nhóm

tính năng Page Background

Tạo nền cho trang văn bản

 Thêm hình mờ

 Hộp hội thoại Printed

Watermark

• Cho phép thiết lập các tùy chọn làm mờ trên trang in:

• Sử dụng hình ảnh làm

mờ : cho phép giữ hình nguyên bản hoặc làm

mờ khi thể hiện

• Cho phép sử dụng văn bản làm hình mờ

Tạo nền cho trang văn bản

 Tạo viền cho trang văn

bản

 Chức năng tạo đường viền

trong thẻ Page Border bao

 Tiêu đề chân trang/đầu trang

 Là 2 tính năng Header và Footer trong Word

• Header & Footer có thể chứa các thông tin dạng chữ và hình ảnh

 Khi thực hiện thao tác tạo Header & Footer, nhóm thẻ ngữ cảnh Header & Footer Tools xuất hiện, nhóm này chỉ chứa thẻ Design

Đánh số trang và tiêu đề đầu/chân trang

 Tiêu đề chân trang/đầu trang

 Các nhóm chức năng trong Header & Footer Tools

Đánh số trang và tiêu đề đầu/chân trang

Header & Footer

Nhóm này chứa các chức năng điều chỉnh tiêu đề đầu trang, tiêu đề chân trang, đánh số trang

Insert

Chèn thêm các đối tượng vào tiêu đề trên/dưới trang, gồm các thông tin: Ngày tháng, thông tin tài liệu, trường, hình ảnh…

Nhóm Mô tả

với trang đầu, giữa các trang chẵn/lẻ, hiển thị văn bản chính của tài liệu

tiêu đề dưới, sử dụng tab căn nội dung

Đánh số trang và tiêu đề đầu/chân trang

 Tiêu đề chân trang/đầu trang

 Các nhóm chức năng trong Header & Footer Tools

4 Hình ảnh và đồ hoạ trong văn bản

 Làm việc với ảnh trong văn bản

 Làm việc với hình ảnh đồ hoạ

 Làm việc với chữ nghệ thuật

 Làm việc với SmartArt

 Làm việc với ClipArt

 Làm việc với Text Box

Làm việc với ảnh trong văn bản

• Đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn ảnh

• Insert  Trong nhóm Illustrations, nhấn nút Screenshot

• Trong danh sách các ứng dụng đang mở, nhấn chuột để chọn ứng dụng muốn chụp

• Chọn Screen Clipping để chọn phần màn hình cần chụp

• Phím Print Screen (Alt + Print Screen) để chụp

Làm việc với ảnh trong văn bản

Làm việc với ảnh trong văn bản

 Các thao tác với hình ảnh

 Thay đổi hiệu ứng ảnh/màu sắc:

• Format  Artistic Effect để chọn hiệu ứng ảnh;

• Color để thay đổi màu sắc cho hình ảnh;

• Correction để thay đổi độ tương phản, độ sắc nét của hình ảnh.

 Thay đổi style ảnh:

• Trong nhóm Picture Styles, chọn style mong muốn

 Thay đổi kích cỡ ảnh, sắp xếp hình ảnh

Làm việc với ảnh trong văn bản

 Các thao tác với hình ảnh

 Thay đổi vị trí của hình với văn bản

• Format  Wrap Text

 Làm việc với các hình khối

 Hình khối là các đối tượng

minh hoạ dạng hình ảnh được

thiết kế sẵn trong phần mềm

• Chèn hình khối vào tài liệu

• Nhập văn bản cho hình khối

• Điều chỉnh hình khối

Làm việc với hình ảnh đồ họa

Làm việc với chữ nghệ thuật

 Tạo chữ nghệ thuật WordArt:

 Tạo các đối tượng đồ họa dạng WordArt chuyên dùng cho chữ, với nhiều hiệu ứng về màu sắc, kiểu dáng độc đáo giúp tăng tính nghệ thuật cho tài liệu

 Thao tác:

• Insert  WordArt

Làm việc với SmartArt

 SmartArt

 Có nhiều mẫu, đa dạng

 Chèn SmartArt vào tài liệu

• Insert  Smart Art

• Insert – Drop Cap

• Chọn kiểu Drop Cap

• Chọn các tuỳ chọn (Options)

– Font – Lines to drop – Distance from text

Làm việc với Clip Art

 Chèn Text Box

 Insert  Text Box

 Định dạng Text Box

 Thay đổi hình dáng

• Format  Shape Styles

• Format  Text Direction

Làm việc với Textbox

 Hiệu ứng cho văn bản

 Format  Text Effects

 Sử dụng hộp thoại Format Text Effects

 Liên kết các Text Box

 Liên kết Text Box

5 Kiểm duyệt nội dung văn bản

 Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

 Thiết đặt AutoCorrect

 Bình luận (Comment)

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

 Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

 Nháy phải lên từ/câu sai, chọn tuỳ chọn đúng

 Thẻ Review  Trong nhóm Proofing, nhấn Spelling and Grammar (Nhấn F7)

 Tuỳ chọn kiểm tra

 File  Options