TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VĂN PHÒNG TƯƠNG LAI EM MONG MUỐN LÀM VIỆC

Một văn phòng đáp ứng các nhu cầu và phương pháp làm việc linh hoạt; có các chính sách thỏa đáng; nhà quản trị giỏi và đồng nghiệp thân thiện là nơi làm việc lý tưởng của hầu hết nhân vi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN NHẬP MÔN QUẢN TRỊ VĂN

PHÒNG

Đề bài: Văn phòng tương lai em mong muốn làm việc

Giảng viên: Nguyễn Thị Kim Bình Sinh viên: Lại Thị Huệ

Lớp: Quản trị văn phòng Khoa: Lưu trữ học và quản trị văn phòng

Mã sinh viên: 20031596

Hà Nội, ngày 17 tháng 5 năm 2020

Xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới đang diễn ra với tốc độ nhanh chóng

đã đem đến cho các công ty, doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới, đồng thời nhiều thách thức mới nảy sinh mà các công ty, doanh nghiệp phải đối mặt Sự phát triển đó đòi hỏi ngày càng cao về công nghệ kỹ thuật, về dòng vốn khổng lồ cũng như việc quản lý chất lượng theo chuẩn mực quốc tế Một yếu tố vô cùng quan trọng góp phần bảo đảm sự thành công trong quản lý và giúp cho các công ty, doanh nghiệp tiếp cận được thương trường quốc tế phải kể đến đó là văn phòng Đây cũng chính là yếu tố giúp thu hút các nguồn nhân lực cho công ty, doanh nghiệp Hầu hết mọi người đều muốn làm việc trong một môi trường phù hợp với bản thân Một văn phòng đáp ứng các nhu cầu và phương pháp làm việc linh hoạt;

có các chính sách thỏa đáng; nhà quản trị giỏi và đồng nghiệp thân thiện là nơi làm việc lý tưởng của hầu hết nhân viên văn phòng nói chung và cử nhân ngành quản trị văn phòng nói riêng, trong đó bao gồm cả tôi

Sự thành công hay thất bại của một công ty, doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào văn phòng Do đó, hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất

kỳ một công ty, doanh nghiệp nào Văn phòng là bộ phận cấu thành của cơ quan Hoạt động văn phòng gồm tổng hợp, thu nhập, xử lý thông tin và quản trị cơ sở vật chất Văn phòng có các chức năng tham mưu tổng hợp; quản trị, hậu cần; giúp việc điều hành Tương ứng với các chức năng đó, văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác lãnh đạo và của cơ quan; xây dựng và tổ chức theo dõi việc thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan; văn phòng còn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Nắm giữ những nhiệm vụ quan trọng và thiết yếu của một cơ quan, văn phòng có vị trí, vai trò quan trọng trong mọi cơ quan, dù là công ty, doanh nghiệp lớn hay nhỏ Văn phòng là đầu mối đảm bảo và cung cấp thông tin cho hoạt động của cơ quan; văn phòng đảm bảo sự hoạt động liên tục, thống nhất, nhịp nhàng của cơ quan; văn phòng tạo nên bộ mặt uy tín của cơ quan đối với các cá nhân, đối tác, cơ quan hữu quan bên ngoài

Bất cứ khi nào và ở đâu có một nhóm người làm việc chung đều phải có một

tổ chức được hoạch định rõ ràng Mối quan hệ giữa họ phải được xác định và

thống nhất Đó là vấn đề cốt lõi của mỗi tổ chức Vì các hoạt động hành chính có ảnh hưởng xuyên suốt tổ chức, từ văn phòng giám đốc đến các đơn vị, ban ngành nên cần tập chung công việc hành chính văn phòng sao cho thống nhất Để tránh công việc hành chính văn phòng bị trùng lặp, lãng phí văn phòng phẩm và sức lực, đặc biệt là thiếu sự phối hợp Các hoạt động hành chính văn phòng nên được đặt tại các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu

chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị Như vậy sẽ dễ dàng thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý, các chuyên viên này sẽ tham mưu cho nhà quản trị hành chính văn phòng cho từng từng bộ phận chuyên môn Tổ chức cần có sự năng động, uyển chuyển để phù hợp với môi trường, khung cảnh và chiến lược của công ty, doanh nghiệp đó

Hiện nay, với xu hướng đổi mới, hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thì một văn phòng tốt cả về mặt không gian, cả mặt trang thiết bị và là điều không thể thiếu Văn phòng cần hiện đại hóa theo hướng “văn phòng điện tử”, “văn phòng không giấy”, “văn phòng xanh” … Việc bố trí văn phòng sẽ giúp tạo cảm giác thoải mái và hài lòng cho nhân viên, đối tác và nhà đầu tư Bố trí văn phòng là tổ chức, sắp xếp phòng ốc, bàn ghế, dụng

cụ sao cho phù hợp để có một tiện nghi tối đa cho nhân viên và khách hàng; sắp xếp cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn càng dễ kiểm soát Khoa học đã chứng minh rằng việc sắp xếp phòng ốc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho nhân viên có tinh thần phấn chấn, thư dãn bớt căng thẳng và nhất là năng suất lao động cao

Các bộ phận phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau nên cần sắp xếp các phòng ban dưới cái nhìn tổng thể của hệ thống Các bộ phận phòng ban cần được sắp xếp gần bộ phận chính của công ty như: Bộ phận điều hành, kinh doanh, kế toán, tài chính, hành chính và phòng nhân sự Đặc biệt bộ phận nào có mối quan hệ mật thiết với nhau nhiều hơn thì ưu tiên xếp gần nhau Ví dụ phòng họp thì nên gần với phòng của các nhà quản trị hay sử dụng nó; bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng ở gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân Để đảm bảo tính thẩm mỹ và thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên thì văn phòng làm việc cần phải cách xa những nơi ồn ào hay dơ dáy, bẩn thỉu Và tách các bộ phận bảo mật ra

xa chỗ công cộng hoặc nhiều người lui tới Ngoài ra để phòng trường hợp tổ chức công ty, doanh nghiệp phát triển hơn thì cần sắp xếp phòng ban sao cho chúng ta

có thể dễ dàng thay đổi vị trí Nếu có khu vực tiếp khách cũng không nên quá gần

so với khu làm việc bởi sẽ bị ảnh hưởng về tiếng ồn gây mất tập trung cho nhân viên Việc phòng ban hay bàn làm việc được sắp xếp theo luồng công việc cũng thể hiện tính hiện đại của văn phòng, giúp giảm tối đa việc đi lại khi chuyển giao tài liệu, giảm bớt khả năng thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc

Nội thất văn phòng làm việc cần đảm bảo được bố trí, sắp xếp hợp lý, tiện nghi và hiện đại Khi trang trí nội thất cho văn phòng, bàn ghế nên cùng gu với nhau, dựa theo cá tính, đặc điểm của công ty mà có phong cách thiết kế nội thất phù hợp Chẳng hạn, nếu công ty mang phong cách trẻ trung thì nội thất cần những

chất liệu hiện đại, khoẻ khoắn Những văn phòng mang tính chất sang trọng như đại sứ quán, văn phòng Chính phủ thì phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều loại vật liệu gỗ, thảm… Hệ thống thông tin liên lạc và giao tiếp nội bộ cần phải được lắp đặt đến từng bàn làm việc Hệ thống ánh sáng, các thiết bị cá nhân của nhân viên phải bố trí sao cho từng diện tích sử dụng hiệu quả nhất tránh lãng phí mà vẫn tạo ra sự ngăn nắp Khi thiết kế văn phòng cần quan tâm đến chức vụ của mỗi người để bố trí sao cho họ giao tiếp với nhau thuận tiện Ví dụ như trưởng phòng cần làm việc ở vị trí khá yên tĩnh để có thể tiếp khách hoặc trao đổi riêng với nhân viên mà vẫn đảm bảo khả năng bao quát tầm nhìn của phòng Khu vực đặt máy in, máy photocopy, tủ tài liệu thì cần để ở nơi mọi người

có thể tiếp cận dễ dàng và ít gây ồn ào Đối với mỗi lĩnh vực hoạt động lại có một phong cách thiết kế nội thất khác nhau, nên khi bố trí đồ dùng cho văn phòng phải chú ý đến tính chất công việc và hình thức hoạt động của công ty mà có phong cách thiết kế nội thất phù hợp Ví dụ đối với văn phòng sản xuất như xưởng thiết

kế kiến trúc…nơi tập trung nhiều nhân viên thì việc sắp đặt bàn ghế nên tận dụng làm sao cho không gian được kín, tạo sự chuyên nghiệp trong khi làm việc

Tiêu chí để đánh giá một không gian làm việc tốt không chỉ được dựa trên cách bố trí nội thất văn phòng sao cho phù hợp với từng khu chức năng, bộ phận

mà hơn hết nó phải tạo ra được không gian mở, không gian kết nối Từ đó nâng cao hiệu suất và trải nghiệm làm việc của nhân viên thông qua sự gắn kết và tương tác Tránh giống với những văn phòng làm việc truyền thống thường bị gò bó bởi những vách tường lạnh ngắt, văn phòng làm việc hiện đại cần được thiết kế thoáng đãng hơn với những vách ngăn có thể là mặt kiếng thủy tinh tạo sự thoáng đãng cho văn phòng, nhưng vẫn sử dụng hợp lý toàn bộ diện tích Thiết kế này góp phần giúp các nhân viên có thể dễ dàng trao đổi ý kiến với nhau hơn Các phòng họp, phòng thảo luận cần được thiết kế lớn, nhỏ tùy thuộc vào đối tượng và số lượng người sử dụng và đảm bảo sự riêng và độ linh hoạt cùng các thiết kế hút mắt Cây cảnh, tranh ảnh bố trí tự nhiên cũng mang lại sự tươi mát cho khung cảnh làm việc Chỉ cần một vài chậu cây đặt tại góc phòng, hay lọ hoa nhỏ trên bàn làm việc đã làm thay đổi không gian Việc kiến tạo nhiều khu vực thảo luận và kết hợp với các mảng xanh, sử dụng ánh sáng mặt trời cũng góp phần cải thiện sức khỏe của nhân viên và trang trí cho không gian văn phòng trở nên sống động Bên cạnh đó thì việc kết hợp các mảnh màu sắc cũng đặc biệt tôn lên vẻ đẹp và tạo điểm nhấn cho văn phòng, đồng thời kích thích trí não, tạo sự thích thú cho nhân viên khi làm việc

Để thu hút được các nguồn nhân lực hơn nữa thì văn phòng cần quan tâm, tìm hiểu, bố trí các khu vực giải trí, nâng cao tinh thần, sức khỏe cho nhân viên Chẳng

hạn như Google nổi tiếng với văn phòng làm việc đẹp như mơ cùng chế độ đãi ngộ

“như thiên đường” và đầy nhân văn dành cho các nhân viên của mình Điều này giúp các nhân viên có được môi trường làm việc thoải mái, sáng tạo để phát huy hết khả năng mà mỗi người đang có Tại các văn phòng làm việc của Google trên toàn cầu thường có tối thiểu 3 quán ăn tự phục vụ, 6 đến 8 khu vực ẩm thực với đầy đủ đồ ăn nhẹ miễn phí, nhân viên pha chế café và đồ uống luôn sẵn sàng phục

vụ, một gian đồ ăn tráng miệng theo phong cách những năm 1950, hàng chục tủ lạnh với đồ uống miễn phí… Bên trong trụ sở làm việc của Google có một phòng tập thể dục với các trang thiết bị hiện đại, mở cửa suốt 24 giờ cho những nhân viên nào ở lại làm việc tại văn phòng của Google Bên cạnh đó, Google còn bố trí các bác sĩ để khám bệnh cho nhân viên nếu họ cảm thấy mệt mỏi Thậm chí, có cả một salon cắt tóc để chị em phụ nữ “làm đẹp” khi cần Google cũng trang bị nhiều sân chơi thể thao, như một bức tường leo núi trong nhà cho những ai yêu thích mạo hiểm, sân bóng đá, bán đánh bi-a, bóng rổ và hàng chục bộ ghế mát-xa đắt tiền Với những ai theo đạo, Google bố trí hẳn một phòng cầu nguyện để họ có thể làm

lễ vào thời điểm nào đó trong ngày Nếu thích chơi game, các nhân viên có thể giải trí trên các máy Wii và Xbox được bố trí rải rác bên trong trụ sở của Google, với hàng ngàn tựa game khác nhau

Nhân viên cần được sử dụng những trang thiết bị hiện đại, được đầu tư thích đáng, đảm bảo để chủ động xử lý thông tin, hoàn thành công việc được giao Trang

bị các thiết bị văn phòng hiện đại, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn như internet, sử dụng các mạng nội bộ và mạng quốc tế… cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi Văn phòng cần ứng dụng rộng rãi máy đánh chữ điện tử; hệ thống máy tính được thay đổi, đổi mới liên tục với các nhãn hàng ngày càng nhiều và có sự cạnh tranh – lợi ích to lớn trong khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa làm tăng năng suất văn phòng Bên cạnh đó, các thiết bị như máy in, máy photocopy, máy scan là các loại máy cơ bản, không thể thiếu ở các văn phòng bởi nhu cầu sử dụng rất lớn cho việc in ấn văn bản, giấy

tờ chứng từ, hóa đơn mua bán, hồ sơ Ngoài ra có thể kể đến một thiết bị khác như máy chấm công bằng vân tay, khuôn mặt Thiết bị này giúp nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên, đơn giản hóa việc quản

lý nhân sự, kiểm soát chi phí lao động Áp dụng mô hình Chính phủ điện tử (E-government), ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của chính phủ, cung cấp các dịch vụ công cộng, thực hiện các hoạt động của chính phủ trên các nền tảng như website Ngoài ra cần ứng dụng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, công nghệ mới vào công việc văn phòng như công nghệ thông tin, kỹ thuật viễn thông; công thái học Công thái học là khoa học nghiên cứu về những kiến thức liên quan

đến kích thước, hình thái, mối quan hệ trên cơ thể người để tạo ra những sản phẩm, máy móc, thiết bị phù hợp với người dùng Việc ứng dụng công thái học trong thiết

kế văn phòng không chỉ mang đến cảm giác thoải mái, dễ chịu và tăng tính tập trung mà còn giảm thiểu sự nhức mỏi cho nhân viên sau khi dành một khoảng thời gian dài ngồi trên bàn làm việc

Bên cạnh việc đảm bảo không gian, tiện ích văn phòng thì các chính sách phúc lợi cũng quyết định phần nào đến quyết định đầu quân của nhân viên dành cho văn phòng đó Theo một khảo sát của Glassdoor, có khoảng 60% số người tham gia khẳng định rằng, chính sách phúc lợi ảnh hưởng rất lớn khi họ chấp nhận lời mời làm việc Thời gian ảnh hưởng rất lớn đến quyết định chấp nhận lời mời làm việc của ứng viên Họ thà chọn một công việc có mức lương thấp mà giờ giấc linh hoạt, thoải mái thay vì chọn một mức lương cao nhưng lịch làm việc gò bó từ thứ 2 đến chủ nhật hay lịch làm việc cố định Đặc biệt nhân viên có cảm giác hài lòng và tự nguyện đầu quân khi được làm việc trong văn phòng không gò bó, ép buộc phải đến công ty đi làm mà chỉ cần đảm bảo tiến độ công việc và hoàn thành đúng hạn được giao Trong những trường hợp công ty không có thời gian nghỉ ngơi mỗi ngày thì ít nhất cũng nên cho phép nhân viên được làm việc tại nhà 1 tuần/1 lần

Nhiều nhà tuyển dụng cũng sẽ thu hút được rất nhiều ứng viên sáng giá nhờ việc cung cấp các bảo hiểm sức khỏe như bảo hiểm y tế, nha khoa, thị lực, bảo hiểm thất nghiệp… trong phúc lợi nhân viên được nhận Điều này giúp nhân viên

có được cảm giác an toàn và quan tâm đến vấn đề đời sống như kinh tế, sức khỏe của họ Hiện nay, nhân viên văn phòng phải đối mặt với rất nhiều nguy cơ bệnh tật Những căn bệnh văn phòng không phải nhìn là sẽ dễ dàng nhận ra như những công việc mang tính chất nguy hiểm, tuy nhiên việc mắc phải bệnh văn phòng cũng là một trong những yếu tố vô cùng nguy hiểm Những căn bệnh này mang tính tiềm

ẩn và ảnh hưởng rất lớn đến sức khỏe của nhân viên văn phòng kể cả là tính mạng của họ Các doanh nghiệp có thể cung cấp các gói bảo hiểm sức khỏe khi xây dựng chính sách phúc lợi cho nhân viên Doanh nghiệp không cần chịu hoàn toàn chi phí bảo hiểm, mà chỉ cần chi trả một phần phí bảo hiểm hàng tháng và nhân viên sẽ phải tự chi trả một phần còn lại Bên cạnh đó, bảo hiểm nhân thọ cũng là một chính sách phúc lợi độc đáo cho nhân viên văn phòng và được quan tâm rất lớn Những nhân viên khi được đóng bảo hiểm nhân thọ sẽ cảm thấy rất an tâm vì bản thân và gia đình của họ đã được chăm sóc về tài chính trong trường hợp họ tai nạn qua đời Phụ cấp ăn trưa là 1 trong những chính sách phúc lợi độc đáo cho nhân

viên mà rất nhiều các doanh nghiệp nên áp dụng Một ngày làm việc 8 tiếng, công

việc áp lực và dồn đống, chính vì thế bữa trưa được rất nhiều người nhân viên văn phòng chú trọng Sau những giờ làm việc mệt mỏi mà được phục vụ những bữa ăn ngon miệng sẽ làm tăng độ hài lòng, cũng như tinh thần làm việc cho nhân viên Đặc biệt những bữa ăn trưa cần đảm bảo vệ sinh và chế độ dinh dưỡng cho nhân viên Nếu không đảm bảo được điều đó thì nhân viên sẽ có những cái đánh giá kém

về văn phòng công ty, doanh nghiệp và cảm thấy chán ghét không muốn ăn những bữa ăn như vậy, cơ quan vừa làm mất đi sự hài lòng đối với nhân viên, vừa lãng phí tiền bạc

Không có chính sách phúc lợi nào giúp gắn bó cơ quan với nhân viên hơn chính sách lương hưu Nếu ngày xưa chỉ có những nhân viên văn phòng nhà nước mới có thể nhận ưu đãi lương hưu, thì ngày nay việc các nhân viên văn phòng tại các công ty, doanh nghiệp cũng được hưởng chế độ lương hưu đã không còn là điều xa lạ Các chế độ lương hưu giúp nhân viên cảm thấy an tâm và muốn gắn bó với cơ quan hơn Nhiều nhân viên lo lắng với khoảng thời gian về hưu của bản thân nên họ sẽ tìm những công ty, doanh nghiệp nào có kế hoạch hưu trí dành cho người đi làm tốt nhất để gắn bó

Có một điều chắc chắn là nhiều người sẽ không muốn gắn bó lâu dài với một

cơ quan văn phòng mà đến những ngày lễ, tết không hề có quà hay thưởng tiền cho nhân viên Khi đi phỏng vấn, có rất nhiều ứng viên quan tâm đến phúc lợi này để đảm bảo rằng khi làm việc tại đây họ sẽ không phải ghen tỵ với những người bạn của mình làm việc tại những cơ quan khác Ban lãnh đạo công ty có thể thưởng tiền cho nhân viên vào những ngày lễ đặc biệt như Tết dương lịch, Quốc Khánh, Tết nguyên đán, sinh nhật nhân viên… Hoặc để tăng cường tính kết nối với mọi người, cơ quan có thể tổ chức những cuộc đi chơi, tham quan, nghỉ mát sau một năm làm việc vất vả Không chỉ thưởng lễ Tết mà việc gấp đôi hoặc ba tiền lương vào ngày nghỉ lễ cũng là một điểm phúc lợi thu hút nhiều nhân viên Nhân viên sẽ không còn cảm thấy thiệt thòi vì ngày lễ, Tết mình phải đi làm trong khi đồng nghiệp, bạn bè lại đang vi vu đi chơi

Để đánh giá một nhà quản trị giỏi thì không thể chỉ dựa trên tiêu chí là người biết tư duy, có chuyên môn kỹ thuật cao mà còn phải biết nhân viên mình cần gì và mong muốn gì Là một nhân viên trong tương lai, chịu ảnh hưởng trực tiếp từ nhà quản trị, với bản thân mình tôi mong rằng người quản trị của mình là người vừa có đức lại có tài, Bác Hồ đã nói: “Người có tài mà không có đức là người vô dụng, người có đức mà không có tài thì làm việc gì cũng khó”

Đầu tiên đó phải là nhà quản trị cấp cao Để nhân viên có thể khâm phục và chấp nhận rằng nhà quản trị đó hoàn toàn xứng đáng để có thể lãnh đạo họ chính là

có năng lực chuyên môn cao, kiến thức sâu rộng Nhà quản trị cần hiểu rõ về lĩnh vực chuyên môn mà mình quản lý, đây cũng là điều kiện cần và đủ để trở thành một nhà quản trị Nếu không am hiểu lĩnh vực mà mình quản lý nhà quản trị sẽ không thể kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn, chính xác, ngoài ra cũng sẽ tạo nên sự bất mãn, phản đối với cấp trên cũng như đồng nghiệp và nhân viên văn phòng Những kiến thức về tài chính, kế toán, nhân sự, khả năng nói được nhiều ngôn ngữ sẽ giúp nhà quản trị có thể đảm đương được nhiều công việc trong những trường hợp cần thiết, giao tiếp được nhiều với nhân viên và khách hàng, hơn nữa

nó cũng giúp nhà quản trị có hiểu biết sâu rộng để có thể quản lý cũng như kiểm tra đánh khách quan, chính xác công việc của nhân viên

Nhà quản trị cần có phong cách lãnh đạo phù hợp để có thể gây ảnh hưởng đến người khác Bằng cách thể hiện mình là người có tầm nhìn, có tri thức và kinh nghiệm quản lý, sáng tạo, có năng lực phân tích, quan sát và phán đoán tốt trong các điều kiện thuận lợi cũng như khó khăn nhằm đưa ra những quyết định đúng đắn nhất Tất cả nhà lãnh đạo nắm trong tay “số phận” của toàn công ty Mọi quyết định của nhà quản trị không chỉ ảnh hưởng đến thu nhập nhân viên mà hệ lụy đến

cả gia đình của họ Bất kỳ nhân viên nào cũng mong muốn làm việc trong công ty đảm đảo, ổn định Một nhà quản trị có tầm nhìn nhưng lại không thể đưa ra quyết định, không dám nghĩ, dám làm thì đó chưa phải là một lãnh đạo giỏi Đây cũng chính là phong thái, là khâu mấu chốt trong cách quản lý và lãnh đạo Thực tế, để ý tưởng được đưa vào thực tiễn mang lại kết quả tốt, để có một quyết định đúng đắn, đòi hỏi nhà quản trị phải có một cảm quan tốt, đánh giá và dự báo được tình hình, cân nhắc được mặt lợi, mặt hại của các quyết định và hiểu sâu sắc việc mình làm

Do đó, để có được kỹ năng này, người lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng, lý luận sắc bén và những kinh nghiệm, trải nghiệm trong cuộc sống và công việc Khi nhà quản trị có tầm nhìn tốt và có khả năng ra quyết định, sẽ biết cách để dẫn dắt nhân viên và truyền cảm hứng cho họ

Đối với nhà quản trị, không chỉ có những kiến thức chuyên môn cao, năng lực

tư duy sáng tạo, mà còn phải là người gần gũi với nhân viên, trở thành một tấm gương tốt cho nhân viên về kỷ luật, phong tác và phong cách làm việc Là nhà quản trị thì phải sống tích cực, xem sai lầm là kinh nghiệm, lạc quan trong mọi tình huống để tạo ra hi vọng cho cơ quan, truyền thái độ tích cực, truyền lửa cho nhân viên để họ vững vàng hơn trước những thử thách Một phẩm chất lãnh đạo quan trọng mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng cần có, đó là tính vị tha Họ quan tâm tới

thành tựu của tập thể ngay cả khi nó không đúng với mục tiêu riêng của họ Nếu trước đây luôn có nhiều nhà quản trị mang “trái tim sắt đá”, thì hiện nay những nhà quản trị có đạo đức sẽ là người giải quyết khủng hoảng tốt hơn, truyền đạt tốt nhất,

và quan trọng sẽ càng được nhân viên yêu quý hơn

Kỹ năng biết lắng nghe ý kiến của nhân viên cấp dưới là một nghệ thuật

không hề đơn giản và không phải là nhà quản trị nào cũng có thể thực hiện được Nhà quản trị thành công là những người biết lắng nghe, hòa đồng với nhân viên, biết xây dựng mối quan hệ với nhân viên mà qua đó họ không chỉ thu được những thông tin cần thiết, hiểu được tâm tư, nguyện vọng của cấp dưới, để có những chính sách, giải pháp phù hợp trong quá trình quản trị, mà còn là hình thức động viên, khích lệ rất lớn để nhân viên làm việc tốt hơn Đó cũng là cách tốt nhất để phá bỏ rào cản giữa quan hệ cấp trên và cấp dưới Nhà quản trị không chỉ đơn giản yêu cầu nhân viên làm việc mà cần biết cách khiến họ yêu thích công việc đang làm Mọi người đều cần có những hướng dẫn, hỗ trợ, góp ý của người khác Nếu nhà quản trị đóng vai trò như nhà tư vấn thông thái thì sẽ khiến nhân viên tin tưởng nhiều hơn, tạo điều kiệu cho họ phát triển được những mục tiêu của mình và gia tăng sự tin cậy và trung thành đối với nhà quản trị

Để có thể lãnh đạo tốt nhà quản trị cần có đức tính công bằng và ngay thẳng Nhà quản trị cần phân chia công việc hợp lý, giao việc cho nhân viên và có chế độ khen thưởng công bằng, không được thiên vị ai Một nhà quản trị dù giỏi đến mấy cũng không thể ôm hết mọi việc vào người, vì thế mà nhà quản trị cần có những nhận xét đánh giá năng lực của nhân viên một cách khách quan nhất, “dụng nhân như dụng mộc” để tiến hành giao việc Điều khiến nhân viên có động lực làm việc

và gắn bó lâu dài với công ty nhất là khi họ thấy mình được công nhận và trân trọng Bất cứ lời khen, động viên, khuyến khích, công nhận thành tích và giao việc cho nhân viên của nhà quản trị cũng giúp nhân viên cảm thấy mình được tôn trọng

và có giá trị đối với văn phòng mình làm việc Hơn nữa nhà quản trị cũng phải đảm bảo tính trung thực với các đồng đội, nhân viên của mình Trung thực có thể được coi là kỹ năng lãnh đạo quan trọng nhất đối với một nhà quản trị có “tâm và tài” Người thiếu trung thực có thể giành được quyền lực, nhưng không phải là nhà quản trị đích thực Mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng sẽ khiến nhân viên cảm nhận bạn luôn bên cạnh để giúp đỡ, tăng cảm hứng cho họ làm việc nhiệt tình hơn Nhà quản trị cũng cần biết lắng nghe những ý kiến đóng góp của mọi người, đặc biệt là nhân viên của mình Sự thừa nhận điểm yếu của nhà quản trị được đánh giá như một hành động dũng cảm, thậm chí có tác dụng khích lệ nhân viên Từ đó, nhân viên có thể có những ý kiến đóng góp để bạn không mắc phải những sai lầm

tương tự Hơn nữa, thái độ “biết người biết ta” sẽ giúp nhà quản trị nhận được sự tôn trọng từ nhân viên cấp dưới Thông qua việc nhận lỗi và không ngừng học hỏi, nhà quản trị sẽ có được nhiều kiến thức, kinh nghiệm hơn để theo kịp những thay đổi của thời đại, của sức ép cạnh tranh khốc liệt như hiện nay

Và một yếu tố cũng không kém phần quan trọng nữa, đó là nhà quản trị phải

có sức khỏe tốt, dẻo dai, luôn sáng suốt, minh mẫn, trí tuệ sắc bén, cơ động, linh hoạt và không mắc các bệnh mãn tính, tim mạch, không bị stress nặng “Có sức khỏe là có tất cả”, đây cũng là điều cần thiết đối với mỗi nhà quản trị để có thể hoàn thành tốt công việc cũng như không gây áp lực và khó khăn cho nhân viên của mình

Những người ảnh hưởng trực tiếp đến công việc và quá trình làm việc của nhân viên văn phòng chính là những đồng nghiệp Những người đồng nghiệp này

sẽ chiếm phần lớn mức độ hài lòng cũng như quyết định gắn bó của nhân viên nói chung và bản bản thân tôi nói riêng đối với văn phòng tương lai Chính vì thế, những người đồng nghiệp cũng cần có những tiêu chí riêng để tạo nên một môi trường văn phòng hoàn hảo

Sẽ công bằng và tránh sự tị nạnh khi mọi người đều được tuyển dụng dựa trên năng lực của bản thân họ Khi đó, những người đồng nghiệp phải có đầy đủ kiến thức, chuyên môn và kỹ năng phù hợp với công việc mình đảm nhận Họ cần được đào tạo theo yêu cầu của lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao; quan tâm đến lợi ích của cơ quan, doanh nghiệp, có kỹ năng làm việc, kỹ năng giao tiếp - ứng xử Ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học Những người lao động văn phòng biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ, công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động Có những đồng nghiệp có chuyên môn, kiến thức nghiệp vụ cũng giúp cho mỗi người trong văn phòng có động lực làm việc và tạo sự cạnh tranh lành mạnh trong văn phòng Đồng nghiệp sẽ đáng để ta học hỏi và mang lại cảm giác an toàn khi họ trung thực, khiêm tốn, biết hạn chế cái tôi để lắng nghe những ý kiến đóng góp Trong một tập thể, khó có thể nói trước tính cách của một ai, tuy nhiên chúng ta cần đảm bảo tính chân thành, tránh tụ tập nói xấu nhau trong văn phòng, thể hiện sự trung thực không lừa dối đồng nghiệp hay sếp của mình Bên cạnh đó, việc lắng nghe và