Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Chương 3: Cơ sở dữ liệu trong Excel

Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Chương 3: Cơ sở dữ liệu trong Excel cung cấp cho học viên những kiến thức về các hàm về cơ sở dữ liệu, sắp xếp – menu data/sort, tìm kiếm (lọc dữ liệu) – menu data/filter, các thao tác tạo đồ thị,... Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung bài giảng!

Trang 1

Chương 3

Cơ sở dữ liệu trong Excel

GV: Nguyễn Thị Thùy Liên Email: lien.nguyenthithuy@phenikaa-uni.edu.vn

Trang 2

Khái niệm

❖CSDL(Database) là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổchức theo kiểu danh sách để có thể tìm kiếm, lọc, xóa những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó

một cách nhanh chóng

▪ Field (trường):

• Hàng đầu tiên của danh sách chứa tên trường

• Tên của các trường phải là dạng chuỗi và khác nhau

▪ Record (bản ghi):

• Các hàng còn lại chứa thông tin về một đối tượng trong

Trang 3

1 Các hàm về cơ sở dữ liệu

❖ Cấu trúc tổng quát

Dfunction(Database,Field, Criteria)

▪ Field: là tên của trường

▪ Criteria: là vùng điều kiện cần thiết mà hàm phải

thỏa mãn để tác động lên trường dữ liệu đã chỉ ra bởi Field

▪ Hàm CSDL sẽ trả lại kết quả tính toán phù hợp với

những ràng buộc được chỉ ra ở vùng điều kiện

Tin học ứng dụng

Trang 4

❖ Criteria: Dòng đầu tiên chứa tiêu đề, các dòng

còn lại chứa các điều kiện

Trang 5

❖ Các hàm cơ sở dữ liệu:

1 Tính tổng các số trong một cột của cơ sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện

=DSUM(Database,Field, Criteria)

2 Tính trung bình cộng các số trong một cột của cơ sở dữ liệu thỏa

mãn điều kiện

5 Hàm cho giá trị lớn nhất/nhỏ nhất của các ô trên một cột của cơ sở

dữ liệu thỏa mãn điều kiện

=DMAX(Database,Field, Criteria )

=DMIN(Database,Field, Criteria)

Trang 6

Trang 7

2 Sắp xếp – Menu Data/Sort

❖Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cảcác cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu

❖DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế

❖Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khóa

▪ Các bản ghi cùng giá trị ở khóa thứ nhất được xếp thứ tự

theo khóa thứ 2

▪ Cùng giá trị ở khóa thứ 2 được xếp thứ tự theo khóa thứ 3.

❖Cách làm: Chọn miền Chọn Menu Data/Sort…

Trang 8

2 Sắp xếp – Menu Data/Sort

Trang 9

❖Có thể lọc theo 2 cách:

▪ Filter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc

▪ Advanced: người sử dụng định điều kiện lọc

Trang 10

3.1 Lọc dữ liệu dùng Filter

Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường

Menu Data > nhóm Sort&Filter > Filter,

=> ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của

hộp danh sách

Kích chuột mũi tên, có danh sách thả xuống cho phép lọc theo các giá trị có sẵn hoặc them điều

kiện lọc

Trang 11

3.1 Lọc dữ liệu dùng Filter

Trang 12

3.1 Lọc dữ liệu dùng AutoFilter

❖Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp hội thoại Custom

AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:

Trang 13

3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter

❖B1: Định miền điều kiện:

▪ Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhấtlà copy từ tên trường CSDL

▪ Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các dòng điều

kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác

dòng là phép OR

Trang 14

Trang 16

▪ Ví dụ 1: Tìm kiếm và đưa ra những người có Lương

cơ bản > 3000000 hoặc phụ cấp chức vụ >200

Trang 17

17 Tin học ứng dụng

17

▪ Ví dụ 2: Tìm kiếm và đưa ra những người có Lương

cơ bản > 3000000 va ̀ phụ cấp chức vụ >200

Trang 18

▪ Ví dụ 3: Tìm kiếm và đưa ra những người có lương

>3000000 hoặc sinh trước năm 1983

Trang 19

Trang 20

Trang 21

21

Trang 22

3.3 Tạo các dòng tổng (Subtotal)

❖Subtotal dùng để tổng

hợp dữ liệu theo nhóm

trong danh sách

Vùng dữ liệu ban đầu

được sắp xếp theo

Phòng ban và Họ tên

Trang 23

❖Vào menu Data > nhóm lệnh Outline > chọn lệnh

Subtotal

Trang 24

Với mỗi thay đổi ở

Phòng ban thì dùng

hàm Sum để thêm

subtotal cho Lương

Thay thế các

subtotal nào đang có

và ghi phần tổng kết

(summary ) phía

dưới dữ liệu

Trang 25

=> Nên copy dữ liệu qua vùng khác trước khi làm subtotal

Subtotal Lương xuất

hiện mỗi khi có thay đổi

ở cột Phòng ban Chú ý

sự xuất hiện các dấu móc

ở bên trái bảng tính để

phân định từng subtotal

Có thể clik các nút phân

cấp này để thu gọn hoặc

làm bung ra từng cấp

subtotal

Trang 26

3.4 Biểu đồ

❖Chuyển dữ liệu trong bảng tính thành hình ảnh

 trực quan hóa dữ liệu

 trình bày quan điểm một cách nhanh chóng

 so sánh và cho thấy xu thế dữ liệu

Trang 27

3.4 Biểu đồ

❖B1 Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị

▪ chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line, Pie

❖B2 Vào menu Insert | nhóm Charts

Trang 28

3.4 Biểu đồ

❖B3: Chọn kiểu biểu đồ

❖Chọn kiểu đồ thị có sẵn:

▪ Column: cột dọc

Trang 29

Các thao tác sau khi tạo đồ thị

❖ Có thể chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop

❖ Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng

trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột.

❖ Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, ) bằng

cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options

❖ Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ

lệ các trục, màu sắc nền ) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format

Trang 30

Chọn đúng kiểu đồ thị

❖Mỗi đồ thị đều chứa đựng ý nghĩa riêng

❖Các đồ thị khác nhau có thể truyền đi các thông điệpkhác nhau của cùng một đối tượng dữ liệu

=> tùy vào mục đích truyền thông điệp cần phải lựa

chọn kiểu đồ thị phù hợp sao cho hiệu quả nhất

Trang 32

Pie chart

❖Đồ thị bánh để so sánh các phần tử trong 1 tổng thể đểlàm rõ mức độ đóng góp của từng phần tử Đây là tưtưởng để biểu diễn cơ cấu, tỷ trọng của 1 đối tượng

Trang 33

Line chart

❖Biểu đồ Line so sánh các

giá trị qua thời gian

❖Đồ thì đường (line) phù

hợp biểu diễn xu hướng

biến động theo giời gian

như sản lượng, doanh

thu, và lợi nhuận

❖Sử dụng đồ thị Line khi

trục hoành là thời gian

Trang 34

XY Scatter – mối quan hệ 2 đại lượng

❖Đồ thị XY Scatter phù

hợp để thể hiện mối

quan hệ giữa các giá

trị dữ liệu khoa học

hay thống kê

❖Thể hiện 2 thang đo

trong 1 đồ thị qua 2

trục X và Y

Định dạng
Số trang	34
Dung lượng	1,02 MB