Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Chương 1: Giới thiệu chung về Microsoft Excel

Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Chương 1: Giới thiệu chung về Microsoft Excel cung cấp cho học viên những kiến thức về giới thiệu phần mềm Microsoft Excel, khởi động Excel, cửa sổ làm việc của Excel, một số khái niệm dùng trong Excel, tạo một tệp trắng mới (New),... Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung bài giảng!

Chương 1 Giới thiệu chung về Microsoft Excel

GV: Nguyễn Thị Thùy Liên Email: lien.nguyenthithuy@phenikaa-uni.edu.vn

Giới thiệu

❖Microsoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử nổi

tiếng trong gói phần mềm Microsoft Office của

Microsoft

❖Phổ biến trong công tác văn phòng, quản lý bởi tính

đơn giản, trực quan và dễ sử dụng

❖Để cài đặt mới Office hoặc cài đặt bổ sung thêm một

số tính năng của Office, có thể cài đặt từ đĩa CD hay

từ ổ cứng

Giới thiệu

❖Công dụng: Excel là trình ứng dụng – dạng phần mềm

liệu, trích chọn dữ liệu, lập biểu đồ minh họa và tạo

❖Excel được lưu lại dưới dạng một tệp tin *.XLS,

*.XLSX

Khởi động Excel

❖C1:

▪ Kích đúp vào biểu tượng Excel trên nền Desktop

❖C2:

▪ Từ menu Start | Programs | Microsft Office |

Microsoft Office Excel 2013

Cửa sổ làm việc của Excel

Cửa sổ làm việc của Excel

❖Thanh tiêu đề (Title): Chứa biểu tượng của Excel,

tên tệp hiện tại, nút thu nhỏ cửa sổ (minimize), nút

phóng to cửa sổ (maximize), nút đóng cửa sổ (close)

❖Thanh bảng chọn (menu): Liệt kê các lệnh chính của

Excel Mỗi mục ứng với một thanh dải lệnh ribbon, để

mở thanh dải lệnh tương ứng

❖Thanh dải lệnh (ribbon): Chứ một số lệnh thông

dụng của Excel dưới dạng nút biểu tượng

Cửa sổ làm việc của Excel

❖Thanh công thức (Formula): Gồm các ô Namebox

(hiển thị toạn độ ô hiện hành), Insert Function (nhập

công thức vào ô)

❖Thanh cuốn (Scroll): dùng để hiển thị những phần bị

che khuất của bảng tính

❖Dòng trạng thái (Status): Dòng chứa chế độ làm việc

hiện hành: Ready(sẵn sàng), Enter(Đang nhập dữ liệu)

Một số khái niệm

❖Workbook: Một file bảng tính Excel được gọi là một

Workbook Wookbook ngầm định có tên là book#

Khi mới khởi động file bảng tính đầu tiên ngầm định

có tên là book1.xls

❖Worksheet: Một workbook chứa 256 worksheet (hay

sheet) Các sheet gọi là các trang bảng tính Sheet cóthể chứa dữ liệu, công thức tính toán, bản đồ, đồ thị

❖Cell: Mỗi bảng tính là một hình chữ nhật gồm có

16.385 cột từ A đến XFD và 1.048.576 hàng Vùng

❖Mỗi bảng tính chứa tối đa 16.385 * 1.048.576 ô

Tạo một tệp trắng mới (New)

❖C1: Vào menu File > New > Blank workbook

❖C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + N

Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)

❖C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar

❖C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

Lưu tệp vào ổ đĩa (Save)

❖C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar

❖C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

❖C3: Vào menu File | Save

▪ Nếu tệp đã được lưu từ trước thì lần lưu tệp hiện tại

sẽ lưu lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước

▪ Nếu tệp chưa được lưu lần nào sẽ tự động chuyển sang Save As, chọn Browse để xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi lưu tệp, gõ tệp cần ghi vào

khung File name, ấn nút Save

Thoát khỏi Excel (Exit)

❖C1: Ấn tổ hợp phím Alt + F4

❖C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng

bên phải cửa sổ đang làm việc

❖C3: Vào menu File | Exit

▪ Nếu chưa lưu tệp thì xuất hiện 1 thông báo chọn:

• Save: lưu tệp trước khi thoát.

• Don’t save: thoát không lưu tệp.

• Cancel: hủy bỏ lệnh thoát

Địa chỉ ô và miền

❖ Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công

thức để lấy dữ liệu tương ứng.

❖ Địa chỉ ô bao gồm:

▪ Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng

• Ví dụ: A12, B34, C41.

▪ Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và(hoặc) tên

hàng nếu muốn cố định phần nào đó:

• Vi dụ: $A3, B$4, $C$5.

❖ Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không

Địa chỉ ô và miền

❖Miền là một nhóm ô liền kề nhau

❖Địa chỉ miền được khai báo theo cách:

Địa chỉ ô cao trái: Địa chỉ ô thấp phải

Các phím dịch chuyển con trỏ ô:

Các dạng dữ liệu trong Excel

❖Nắm vững các dạng dữ liệu rất quan trọng để giải cácbài toán trong Excel

❖Để định dạng dữ liệu lựa chọn (bôi đen) vùng dữ liệu,

Các dạng dữ liệu trong Excel

❖General: Dữ liệu tổng quát: Kiểu này do Excel tự

động nhận dạng

❖Number: Dữ liệu số: Dữ liệu kiểu số tự động căn

thẳng bên phải ô Theo ngầm định kiểu số sử dụng

dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân và phần

nguyên

❖Currency: Kiểu dữ liệu tiền tệ: Dữ liệu kiểu tiền tệ tự

động căn thẳng bên phải ô Dạng này biểu diễn các

đơn vị tiền tệ của các nước trên thế giới

Các dạng dữ liệu trong Excel

❖Accounting: Dữ liệu kế toán: Dữ liệu kiểu kế toán tự

động căn thẳng bên phải ô Kiểu này cũng biểu diễn

các đơn vị tiền tệ tương tự như currency tuy nhiên

không biểu diễn số âm

❖Date: Kiểu ngày tháng: Tự động căn thẳng bên phải ô,

cho phép thực hiện với các phép tính số học Theo

ngầm định dạng MM/DD/YY

❖Time: Kiểu thời gian: Tự động căn thẳng bên phải ô,

biểu diễn thời gian dùng HH:MM:SS

Các kiểu dữ liệu trong Excel

❖Percentage: Kiểu phần trăm: Tự động căn thẳng bên

phải ô, kiểu phần trăm đổi một số sang dạng phần

trăm bằng cách nhân với 100 và thêm dấu % vào sau

số đó

❖Fraction: Kiểu phân số: Tự động căn thẳng bên phải,

biểu diễn các số ở dạng phân số

❖Text: Kiểu kí tự: Là sự pha trộn của các chữ cái và

chữ số, ký tự đặc biệt…, tự động căn trái

❖ Chú ý: Với các ký tự bắt đầu bằng số 0 vô nghĩa(vd: số điện thoại

0976 )Excel sẽ tự động cắt đi số 0 đầu tiên Để giữ lại số 0 này, sử dụng

dấu (‘) trước hoặc định dạng ô kiểu kí tự

Chèn chú thích cho ô

❖ Chèn chú thích cho ô: khi di chuyển con chuột nằm trên ô chú thích tự động xuất hiện 1 khung lời chú thích được chèn trước Những chú thích thường là những lời giải thích, ghi chú thêm về kết quả, dữ liệu trong ô Ô nào có chú thích thì có 1 hình tam giác nằm ở góc phải trên của ô

❖ Thực hiện:

▪ B1: Nháy chuột phải vào ô cần chú thích chọn Insert Comment

▪ B2: Nhập vào chú thích trong hộp

Chèn chú thích cho ô

Kiểm tra dữ liệu nhập

❖B1: Chọn các ô cần thiết lập

❖B2: Trong Menu Data, nhóm lệnh Data Tools, chọn lệnh Data Validation

Kiểm tra dữ liệu nhập

❖B3: Chọn thẻ Settings

❖B4: Chỉ định kiểu dữ liệu cho phép

Kiểm tra dữ liệu nhập

❖B5: Lựa chọn điều kiện cho các ô

Kiểm tra dữ liệu nhập

❖B7: Chọn thẻ Input Message -> Chỉ định thông báo

khi người dùng chọn ô

Kiểm tra dữ liệu nhập

❖B7: Chọn thẻ Error Alert -> chỉ định thông báo khi

người dùng nhập sai điều kiện

Tạo ListBox (danh sách chọn giá trị) cho ô

❖Để giảm lỗi nhập dữ liệu cho người dùng: Tạo một

ListBox cho phép người dùng lựa chọn các giá trị

Tạo ListBox cho ô

❖B3: Chọn mục List trong mục Allow

Tạo ListBox cho ô

❖B4: Nhấn chọn source để chỉ định các giá trị cho phép hiển thị trong listbox

Tạo ListBox cho ô

❖B5: Đánh dấu vào mục In-cell dropdown

Tạo ListBox cho ô

❖Kết quả: khi chọn vào ô được tạo listbox sẽ xuất hiện một danh sách cho phép người dùng chọn các giá trị cho ô đó

• Trong khung paste chọn:

– Value: chỉ sao chép kết quả của công thức – Format: chỉ sao chép định dạng

– Transpose: biến đổi giữa cột và hàng

Sao chép dữ liệu

Cố định hàng và cột như tiêu đề

❖Khi dữ liệu trên bảng khá nhiều

không thể hiển thị chúng trên một màn hình

phải lật qua, lật lại thì mới thay đổi được

Không nhìn thấy tiêu đề của dữ liệu tương ứng

❖Giải pháp: Cần phải giữ cố định dòng, cột làm tiêu đề

Cố định hàng và cột như tiêu đề

❖Xác định vị trí ô nằm phía dưới

các hàng và nằm phía bên phải

các cột cần giữ lại như tiêu đề:

▪ Chọn View | Freeze Panes

▪ Nếu muốn bỏ cố định tiêu đề

chọn Window | Unfreeze

Panes