HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH

Cụ thể, tài liệu sẽ giúp các tổ chức để: ● hiểu các yêu cầu và quy trình để quản lý và nhận dạng các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh; ● phát triển các yêu cầu chức năng cho hồ sơ phải đư

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 9108-3:2011 ISO 16175-3:2010

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠTRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 3: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC

NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH

Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business system

Lời nói đầu

TCVN 9108-3:2011 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-3:2010

TCVN 9108-3:2011 do Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và Tư liệu biên soạn,

Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố

Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ

trong môi trường văn phòng điện tử gồm có các tiêu chuẩn sau:

- TCVN 9108-1:2011 (ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc

- TCVN 9108-3:2011 (ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với các hồ

sơ trong hệ thống kinh doanh

Bộ ISO 16175 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in

electronic office environments còn có các tiêu chuẩn sau:

- ISO/TR 16175-2: Guidelines and functional requirements for records management systems

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 3: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC

NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH

Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in

business system

1 Tổng quan

Các tổ chức xây dựng hệ thống kinh doanh để tự động hóa các giao dịch và hoạt động kinh doanh Kết quả là, các thông tin số được tạo ra bởi hệ thống kinh doanh ngày càng được sử dụng để làm bằng chứng duy nhất hoặc bản ghi lại quá trình kinh doanh, mặc dù hệ thống không được thiết kế chomục đích này Nếu không có bằng chứng về các hoạt động này, các tổ chức sẽ gặp rủi ro và khó có thể đáp ứng các yêu cầu về mặt pháp lý, trách nhiệm, kinh doanh và sự mong đợi của cộng đồng

Do bản chất động và vận hành được của hệ thống kinh doanh, việc nắm bắt các hồ sơ cố định và quản lý liên tục đối với tính xác thực, khả năng sử dụng, độ tin cậy và tính toàn vẹn của hồ sơ là một thách thức Do đó, các tổ chức phải đối mặt với một số rủi ro chính như quản lý yếu kém, chi phí không cần thiết và kém hiệu quả

Khi các tổ chức như thế này có thể sử dụng một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS),1 hệ thống này có thể không cần nắm giữ tất cả các hồ sơ của tổ chức Tiêu chuẩn này được biên soạn để giải quyết các lỗ hổng trong quản lý hồ sơ gây ra bởi việc sử dụng ngày càng tăng các hệ thống kinh doanh

Tiêu chuẩn cung cấp hướng dẫn về việc xác định và giải quyết các nhu cầu về các hồ sơ, và một bộ các yêu cầu chung về chức năng quản lý hồ sơ trong phần mềm hệ thống kinh doanh Tài liệu nhằm mục đích:

● giúp các tổ chức hiểu được các yêu cầu quản lý hồ sơ số;

● trợ giúp các tổ chức cải thiện cách quản lý hồ sơ số;

1 Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử là một loại hệ thống kinh doanh được thiết kế đặc biệt để quản lý hồ

sơ Tuy nhiên, để rõ ràng và ngắn gọn cho mục đích của tài liệu này, thì 'hệ thống kinh doanh' được coi là không kèm hệ thống quản lý hồ sơ điện tử

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

● giảm các công việc trùng lặp và chi phí liên quan khi xác định mức tối thiểu của chức năng hồ sơ trong hệ thống kinh doanh; và

● thiết lập tiêu chuẩn cao hơn về yêu cầu quản lý hồ sơ cho các nhà cung cấp phần mềm

Tiêu chuẩn không quy định một phương pháp thực hiện cụ thể Mục đích của những yêu cầu kỹ thuật này có thể được thực hiện thông qua sự giao diện hoặc tích hợp các hệ thống kinh doanh với một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử hoặc bằng cách xây dựng các chức năng gắn vào hệ thống kinh doanh

1.1 Phạm vi và mục đích

Tiêu chuẩn này sẽ giúp các tổ chức đảm bảo bằng chứng (hồ sơ) của hoạt động kinh doanh được giao dịch thông qua hệ thống kinh doanh được quản lý và nhận dạng một cách thích hợp Cụ thể, tài liệu sẽ giúp các tổ chức để:

● hiểu các yêu cầu và quy trình để quản lý và nhận dạng các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh;

● phát triển các yêu cầu chức năng cho hồ sơ phải được đưa vào quy định thiết kế khi xây dựng, nâng cấp hoặc mua phần mềm cho hệ thống kinh doanh;

● đánh giá khả năng quản lý hồ sơ của các phần mềm thương mại hoặc tùy biến của hệ thống kinh doanh; và

● xem xét chức năng các hồ sơ hoặc đánh giá sự thích ứng của hệ thống kinh doanh hiện có

Tiêu chuẩn không cung cấp một yêu cầu kỹ thuật hoàn chỉnh mà là vạch ra một số yêu cầu quản lý hồ

sơ chủ chốt, với mức khuyến cáo đề xuất, có thể được sử dụng như một điểm khởi đầu cho sự phát triển lâu dài Như đã được nêu trong tiêu chuẩn, các tổ chức vẫn sẽ cần phải đánh giá, sửa đổi và lựachọn các yêu cầu của mình dựa trên sự ràng buộc, môi trường pháp lý, kỹ thuật và kinh doanh

Mô đun này chỉ chú tâm vào các yêu cầu quản lý hồ sơ và không bao gồm quản lý hệ thống nói chung Các yêu cầu về thiết kế như tiện ích, báo cáo, tìm kiếm, thực thi và quản trị hệ thống là vượt quá phạm vi của tài liệu này Ngoài ra , môđun cũng đề cập đến kiến thức ở mức độ nhất định về pháttriển các yêu cầu kỹ thuật thiết kế, mua bán và quy trình đánh giá, tuy nhiên những vấn đề này không

đi vào chi tiết

Các yêu cầu bảo quản lâu dài các hồ sơ số không được đề cập cụ thể trong tài liệu này Tuy nhiên, tiêu chuẩn có đề cập đến các yêu cầu xuất thông tin có hỗ trợ bảo quản bằng cách cho phép xuất hồ

sơ vào một hệ thống có khả năng bảo quản lâu dài, hoặc cho phép di chuyển các hồ sơ hiện thời vào các hệ thống mới

Dù hướng dẫn trình bày trong môđun này được áp dụng cho quản lý hồ sơ trong môi trường phần mềm tích hợp cao, dựa trên kiến trúc theo hướng dịch vụ, nhưng các kịch bản như vậy không được

đề cập rõ ràng Quy trình và nguyên tắc tương tự sẽ được áp dụng trong các môi trường như vậy, nhưng cần phân tích thêm để xác định quy trình và dữ liệu nào, qua nhiều hệ thống, bằng chứng hoặc

hồ sơ được yêu cầu của bất kỳ giao dịch cụ thể

Sử dụng thuật ngữ 'hệ thống' trong tài liệu này là để chỉ một hệ thống máy tính hoặc công nghệ thông tin Điều này trái ngược với quản lý hồ sơ theo cách hiểu về thuật ngữ bao gồm khía cạnh rộng hơn

về con người, chính sách, thủ tục và thực tiễn trong quản lý hồ sơ Các tổ chức sẽ cần phải xem xét những khía cạnh rộng hơn, và để đảm bảo các công cụ hỗ trợ cho việc quản lý hồ sơ cơ bản như là quyền xử lý,2 phân loại bảo mật thông tin và việc mở hồ sơ theo thứ tự, để đảm bảo rằng các hồ sơ từcác hệ thống kinh doanh có thể được quản lý một cách thích hợp

1.2 Đối tượng

Đối tượng đầu tiên của tài liệu này là cán bộ chịu trách nhiệm thiết kế, xem xét và/hoặc vận hành hệ thống kinh doanh trong các tổ chức, chẳng hạn như các nhà phân tích kinh doanh và các nhóm giám sát quyết định đầu tư hoặc mua bán công nghệ viễn thông và thông tin

Đối tượng cũng bao gồm các chuyên gia tư vấn hoặc trợ giúp trong các quá trình tạo lập hồ sơ và cácnhà cung cấp và phát triển phần mềm những người muốn hợp nhất các hồ sơ chức năng trong sản phẩm của họ

Với đối tượng như vậy của tài liệu này, việc sử dụng thuật ngữ quản lý hồ sơ chuyên sâu được hạn chế ở mức tối thiểu Khi cần thiết phải sử dụng các thuật ngữ như vậy, thì có thể tìm các định nghĩa trong Bảng thuật ngữ ở Phụ lục A Một số định nghĩa quan trọng cũng được cung cấp tại điều 1.4: Các định nghĩa quan trọng

2 Một công cụ chính thức xác định thời gian lưu giữ và các hoạt động logic được phép trong các lớp

của hồ sơ được ghi trong cơ quan có thẩm quyền.

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

1.3 Các tiêu chuẩn liên quan

Dưới tiêu đề Lĩnh vực ưu tiên tự động hóa và Hồ sơ điện tử của mình, Hội đồng quốc tế về lưu trữ đã phát triển một bộ hướng dẫn và yêu cầu chức năng là một phần của Dự án về Nguyên tắc và yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng số hóa:

Môđun 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc

Môđun 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng số hóa; và

Môđun 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong hệ thống kinh doanh

Tài liệu này môđun 3 của dự án mở rộng Được phát triển với sự hỗ trợ của Sáng kiến lưu trữ hồ sơ

Việc tham khảo tiêu chuẩn siêu dữ liệu cho các yêu cầu này là ISO 23081-1: 2006, Information and

Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records, Part 1 - Principles (Thông tin và Tư liệu - Quy trình quản lý bản ghi - Siêu dữ liệu cho bản ghi, Phần 1 - Nguyên tắc); ISO 23081-

2: 2009, Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records,

Part 2 - Conceptual and Implementation Issues (Thông tin và Tư liệu - Quy trình quản lý bản ghi - Siêu

dữ liệu cho bản ghi, Phần 2 - Các vấn đề khái niệm và thể hiện làm cơ sở cho các yêu cầu).

1.4 Thuật ngữ

Phải thừa nhận rằng nhiều thuật ngữ sử dụng trong tài liệu này có ý nghĩa khác nhau đối với các lĩnh vực khác nhau Do đó, quan trọng là tài liệu này được dùng cùng với Bảng thuật ngữ ở Phụ lục A Một số khái niệm chính được sử dụng trong tài liệu này cũng được giải thích chi tiết dưới đây:

● Hồ sơ là thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo ra, nhận được và lưu giữ như là bằng chứng và

thông tin trong quá trình thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giao dịch của kinh doanh.3 Hồ sơ cung cấp bằng chứng về giao dịch kinh doanh và có thể tồn tại dưới bất kỳ hình thức nào

● Hệ thống kinh doanh, Theo mục đích của tài liệu này, hệ thống kinh doanh là hệ thống tự động tạo

lập hoặc quản lý dữ liệu về các hoạt động của tổ chức Bao gồm các ứng dụng có mục đích chính là tạo điều kiện giao dịch dễ dàng giữa một đơn vị tổ chức và khách hàng của mình - ví dụ, một hệ thốngthương mại điện tử, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, cơ sở dữ liệu tùy biến hoặc cố định, và tài chính, hoặc hệ thống nguồn nhân lực Hệ thống kinh doanh là hệ thống điển hình có chứa dữ liệu động, thường phải cập nhật (kịp thời), có thể được chuyển tải (thao tác) và chứa dữ liệu hiện hành (không dự phòng) Theo mục đích của tài liệu này, Hệ thống kinh doanh không nằm trong hệ thống quản lý hồ sơ điện tử

● Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS) được thiết kế đặc biệt để quản lý việc lưu giữ và sắp xếp

hồ sơ Hệ thống duy trì nội dung, cấu trúc ngữ cảnh, và các liên kết trong hồ sơ để cho phép khả năng tiếp cận hồ sơ và xác nhận giá trị của nó để làm bằng chứng Trong tài liệu này, hệ thống quản

lý hồ sơ điện tử khác với với hệ thống kinh doanh, vì chức năng chính của nó là quản lý hồ sơ

1.5 Cấu trúc

Tiêu chuẩn này được chia thành bốn phần chính:

Phần 1: Giới thiệu - mô tả phạm vi, mục đích, đối tượng và cấu trúc của tài liệu nói chung.

Phần 2: Hướng dẫn - cung cấp thông tin cơ bản về tầm quan trọng của quản lý hồ sơ, mô tả thuật

ngữ và khái niệm chính, và phác thảo quá trình để xác định nhu cầu của một tổ chức cho các hồ sơ

và nhận dạng các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh Nó cũng vạch ra một số vấn đề và quy trình cần cân nhắc khi xem xét, thiết kế, mua hoặc xây dựng hệ thống kinh doanh để hợp nhất chức năng của các hồ

Phần 3: Yêu cầu chức năng - cung cấp tổng quan yêu cầu chức năng trình độ cao đối với hồ sơ

được tích hợp vào hệ thống kinh doanh, và phác thảo bộ yêu cầu chức năng quản lý hồ sơ bắt buộc

và tùy chọn cho hệ thống kinh doanh (gọi tắt là 'yêu cầu chức năng’)

Phần 4: Phụ lục - cung cấp một bảng giải thích thuật ngữ quan trọng và danh sách các tài liệu đọc

thêm

3 TCVN 7420 (ISO 15489) về quản lý hồ sơ.

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

2 Hướng dẫn

2.1 Tại sao điều quan trọng là phải có bằng chứng về quá trình và hoạt động kinh doanh?

Phương thức chủ yếu để các tổ chức tính toán hoạt động của họ là thông qua các bằng chứng về giao dịch kinh doanh dưới hình thức hồ sơ Hồ sơ là tài sản có giá trị kinh doanh cho phép tổ chức bảo vệ các hoạt động của họ, hỗ trợ việc ra quyết định, chứng minh quyền sở hữu tài sản vật chất và trí tuệ, và trợ giúp tất cả các quá trình kinh doanh

Hồ sơ là 'là thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo ra, nhận được và lưu giữ như là bằng chứng và thông tin trong quá trình thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giao dịch kinh doanh'.4 Nó phải được lưu giữtrong một khoảng thời gian phù hợp với quy định lưu trữ và xử lý hồ sơ

Các tổ chức với hệ thống kinh doanh không đủ chức năng để quản lý hồ sơ sẽ có nguy cơ mất mát bằng chứng này, dẫn đến sự kém hiệu quả, không có khả năng đáp ứng trách nhiệm và yêu cầu phápluật, và thiếu bộ nhớ chứa dữ liệu dùng chung cho toàn tổ chức

Một hồ sơ không chỉ là một tập hợp các dữ liệu, mà còn là kết quả hoặc sản phẩm của một sự kiện.5Đặc trưng nổi bật của hồ sơ là nội dung của nó phải tồn tại dưới một hình thức cố định, nghĩa là, được trình bày một cách cố định các giao dịch kinh doanh Điều này có thể là thách thức đặc biệt trong một hệ thống kinh doanh, vì bản chất của nó chứa dữ liệu động và được cập nhật thường xuyên

Hồ sơ bao gồm không chỉ nội dung mà còn thông tin về bối cảnh và cấu trúc của hồ sơ Thông tin này

có thể được kết nối thông qua các siêu dữ liệu Siêu dữ liệu gắn hồ sơ vào trong bối cảnh kinh doanh

và các văn bản quản lý hồ sơ và sử dụng theo thời gian Siêu dữ liệu của hồ sơ do đó phục vụ cho việc xác định, xác thực ngữ cảnh của hồ sơ, không chỉ tại thời điểm tạo lập, mà vẫn tiếp tục quản lý tài liệu và sử dụng theo thời gian.6 cho phép hồ sơ được định vị, diễn tả và hiểu một cách có ý nghĩa

Tiêu chuẩn quốc tế ISO 23081-2: 2009, Information and Documentation - Records Management

Processes - Metadata for Records, Part 2 - Conceptual and Implementation Issues (Thông tin và Tư liệu - Quy trình quản lý bản ghi - Siêu dữ liệu cho bản ghi, Phần 2 - Các vấn đề khái niệm và thể hiện làm cơ sở cho các yêu cầu) Các tổ chức cũng có thể có các bộ yếu tố riêng mà họ phải tuân thủ.

Hồ sơ được quản lý một cách thích hợp sẽ:

- trợ giúp minh bạch, thông báo và lập kế hoạch và hỗ trợ ra quyết định một cách có chất lượng;

- cung cấp nguồn tài liệu thông tin sử dụng để chứng minh và báo cáo các hoạt động của tổ chức; và

- cho phép đảm bảo tính thống nhất, liên tục và hiệu quả trong quản trị và quản lý, và những lợi ích khác

TCVN 7420 (ISO 15489) về quản lý hồ sơ, cung cấp hướng dẫn thực hành tốt nhất về cách quản lý

hồ sơ để đảm bảo chúng được xác thực, đáng tin cậy, đầy đủ, không thay đổi và có thể sử dụng

2.2 Hồ sơ và tổng quan về hệ thống kinh doanh

Hệ thống kinh doanh thường được tương ứng với một số hình thức của quá trình kinh doanh Vì rằng

hồ sơ là sản phẩm của giao dịch, còn các giao dịch, nói chung, lại là hình thức của quá trình kinh doanh (ví dụ, các giao dịch liên quan đến việc xử lý đơn xin cấp giấy phép), do đó mà việc tích hợp các chức năng về hồ sơ vào hệ thống kinh doanh nên được thực hiện theo cách nhìn của quá trình kinh doanh

Các quá trình kinh doanh có tiềm năng lớn nhất để phản ánh quản lý tốt hồ sơ là các quá trình có cấu trúc ở mức cao với những giao dịch được xác định rõ Ở những giao dịch này, dấu hiệu nhận biết vị trí trong các hồ sơ của quá trình kinh doanh được tạo ra và thậm chí cả các hồ sơ trông như thế nào (ví dụ, hình thức) là tương đối rõ ràng Tương tự như vậy việc quản lý hồ sơ có nhiều tiềm năng đượctích hợp thành công trong các hệ thống kinh doanh hỗ trợ quy trình kinh doanh như vậy bởi vì, bắt buộc thiết kế phải tương ứng với các giao dịch cần cho quy trình kinh doanh Hơn nữa, sự phát triển của hệ thống kinh doanh hỗ trợ quá trình kinh doanh thông thường được tiến hành thông qua một loạtcác bước có cấu trúc dựa trên việc sử dụng các công cụ phát triển hệ thống đã được chấp nhận và kỹthuật thực hiện trong từng giai đoạn của vòng đời phát triển hệ thống, từ lập kế hoạch và thiết kế đến vận hành và xem xét Ngoài ra, trong một dự án phát triển hệ thống kinh doanh được quản lý tốt, tráchnhiệm giải trình tính toàn vẹn của thiết kế, phát triển, và bảo trì hệ thống (bao gồm cả sự toàn vẹn của

4 TCVN 7420 (ISO 15489.)

5 Philip C Bantin, Chiến lược quản lý hồ sơ điện tử: Bài học rút ra từ Dự án Hồ sơ điện tử của Trường

Đại học ở Ấn Độ, địa chỉ: http://www.indiana.edu/~libarch/ER/ecure2000.pdf 2003.

6 ISO 23081 về Thông tin và tư liệu - Quy trình quản lý bản ghi - Siêu dữ liệu cho bản ghi

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

dữ liệu được tạo ra bởi hệ thống) được phân công rõ ràng cho tất cả các cộng đồng trong tổ chức có một trách nhiệm với hệ thống (có nghĩa là, từ những người dùng của hệ thống cho đến các chuyên gia chịu trách nhiệm phát triển hệ thống) Tất cả những yếu tố đó tăng thêm khả năng xem xét hồ sơ

để được tích hợp trong thiết kế hệ thống kinh doanh hỗ trợ cho quá trình kinh doanh được xây dựng

và được xác định rõ

Việc tích hợp quản lý hồ sơ là một thách thức đáng kể trong một môi trường mà quá trình kinh doanh được xác định một cách kém cỏi, nơi mà các công cụ và kỹ thuật để thiết kế một cách hệ thống và phát triển hệ thống còn yếu kém, và nơi chịu trách nhiệm giải trình các công nghệ hỗ trợ môi trường (và đặc biệt là các thông tin được tạo ra trong môi trường) đã không được phân định rõ ràng Trong một môi trường như vậy, các cá nhân (thường là "nhân viên văn phòng" ở tất cả các cấp của tổ chức)

có mức độ tự chủ cao trong việc quyết định những thông tin nào họ được tạo lập và chia sẻ, họ chia

sẻ thông tin như thế nào, họ nhập thông tin vào đâu, làm thế nào tổ chức, mô tả và lưu giữ thông tin,

và họ sắp xếp thông tin như thế nào Một môi trường như vậy thường bị chi phối bởi tin nhắn thư điện

tử và file đính kèm nhưng lại ít có các quy định của kinh doanh hướng dẫn tạo lập, truyền tải và quản

lý chúng Việc tích hợp quản lý hồ sơ trong một môi trường như vậy là vô cùng khó khăn bởi vì không

có các nền tảng của quá trình kinh doanh xác định (hoặc dòng công việc theo cách nói của các văn phòng hiện đại), không có một cách tiếp cận có cấu trúc để phát triển hệ thống và trách nhiệm giải trình chưa được giao (xem Phụ lục B để có thêm thông tin)

2.3 Xác định nhu cầu về bằng chứng của các sự kiện, giao dịch và quyết định trong hệ thống kinh doanh

Không phải tất cả thông tin chứa trong một hệ thống kinh doanh nhất thiết sẽ phải được ghi lại làm bằng chứng Trước khi xem xét, thiết kế, xây dựng hoặc mua các phần mềm hệ thống kinh doanh, cần thiết xác định nhu cầu của một tổ chức đối với hồ sơ để phát triển và thực hiện các chiến lược thích hợp Quá trình này được trình bày trong Hình 1 và thảo luận trong các phần sau

2.3.1 Phân tích quá trình làm việc

Hệ thống kinh doanh thông thường lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu được cập nhật thường xuyên Chính vì điều đó mà hệ thống khó mà biết được những thông tin nào trong hệ thống cần phải được quản lý dưới dạng hồ sơ để cung cấp bằng chứng về quá trình kinh doanh hoặc giao dịch

Hệ thống kinh doanh có thể bao gồm:

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

- một tập hợp các yếu tố dữ liệu (hoặc dữ liệu có cấu trúc) được liên kết và kiểm soát bởi hệ thống, ví

dụ, các mục trong cơ sở dữ liệu7

- các đối tượng số riêng biệt được kiểm soát bởi hệ thống có một định dạng dữ liệu được xác định rõ ràng (hoặc thông tin phi cấu trúc / bán cấu trúc), ví dụ, tài liệu, thư điện tử hoặc bảng tính; hoặc

- kết hợp của các điều ở trên

Quá trình nhận dạng hồ sơ phải bắt đầu bằng quay trở lại chính trong hệ thống công nghệ thông tin,

và tiến hành phân tích các quy trình công việc, bao gồm các yêu cầu về kinh doanh và pháp lý có liên quan, để xác định bằng chứng nào được yêu cầu lưu giữ8

Đối với những hồ sơ trực tiếp liên quan đến quá trình kinh doanh, việc nhận dạng hồ sơ được hỗ trợ bằng các công cụ và kỹ thuật chuẩn phân tích quá trình kinh doanh, chẳng hạn như sơ đồ hoạt động, biểu đồ và phân tách quy trình9

Điều quan trọng là phải làm việc chặt chẽ với các chuyên gia lưu trữ và quản lý hồ sơ của cơ quan trong quá trình này, có thể công việc này đã được thực hiện khi phát triển chương trình quản lý hồ sơ của cơ quan (bao gồm cả quyền xử lý hồ sơ)10

Quá trình nhận dạng hồ sơ đòi hỏi hai nhiệm vụ chính Đó là:

1 - xác định các yêu cầu về bằng chứng của việc kinh doanh đang được tiến hành trong hệ thống kinhdoanh; và

2 - xác định các thông tin ghi lại chứng cứ này, tức là 'hồ sơ'

2.3.2 Xác định các yêu cầu về bằng chứng kinh doanh 11

Bước 1 - Xác định chức năng chính và hoạt động cụ thể của kinh doanh và các giao dịch được thực hiện toàn bộ hoặc một phần bởi hệ thống kinh doanh

Phân tích này có thể bao gồm việc xem xét các tài liệu về quy trình kinh doanh và hệ thống đầu vào, đầu ra, và các thủ tục và chính sách liên quan.12 Trong môi trường tích hợp cao, có thể cần phân tích nhiều hệ thống để có được một bức tranh hoàn chỉnh về hoạt động hoặc quá trình kinh doanh Đặc biệt trong lĩnh vực nhà nước, hệ thống cũng có thể được chia sẻ bởi nhiều tổ chức

Bước 2 -Tổ chức sẽ xem xét bằng chứng nào cần thiết phải lưu giữ đối với từng chức năng, hoạt động

và giao dịch hoặc quản lý quá trình kinh doanh bởi hệ thống

Yêu cầu có thể xuất phát từ một số nguồn Hãy xem xét các vấn đề như:

- Có nghĩa vụ pháp lý để ghi lại bằng chứng chính xác không? Một số luật nói rõ hoặc ngầm định phải tạo lập hồ sơ chính xác dưới hình thức nhất định

- Có phải tôn trọng các công cụ điều tiết và yêu cầu bằng chứng để chứng minh sự tuân thủ, ví dụ, các tiêu chuẩn bắt buộc, quy phạm thực hành không?

- Có quy định của cơ quan đó yêu cầu ghi lại bằng chứng không, ví dụ, chính sách, quy chế hướng dẫn, báo cáo v.v ?

- Bằng chứng nào được yêu cầu để giúp cho chính quá trình kinh doanh hoặc ra quyết định trong tương lai?

- Có phải bất kỳ các chức năng hoặc hoạt động nào của tổ chức cũng được coi là có nguy cơ cao

7 Tài liệu này chủ yếu tập trung vào việc quản lý các hồ sơ có cấu trúc hơn là dữ liệu phi cấu trúc.

8 Tham khảo: National Archives of Australia, DIRKS Manual: A Strategic Approach to Managing

Business Information, ở địa chỉ: manual.aspx for further information.

http://www.naa.gov.au/recordsmanagement/publications/DIRKS-9 Thông tin thêm về mô hình hóa quá trình kinh doanh mô hình, xem chú thích mô hình hóa quá trình

kinh doanh tại website: http://www.bpmn.org/

10 Khi nói về một thẩm quyền đặc biệt, xem Queensland State Archives, Guideline for the

Development of Retention and Disposal Schedules, tại địa chỉ

http://www.archives.qld.gov.au/downloads/rdschedule.pdf

11 Thuật ngữ "bằng chứng" được sử dụng trong tài liệu này với ý nghĩa giải thích và chứng minh

chứng cứ giao dịch kinh doanh, chứ không phải ý nghĩa về lĩnh vực pháp luật

12 Phân tích này có thể được thực hiện, hoặc cho mục đích quản lý hồ sơ như sắp xếp hoặc phân

loại, hoặc trong phát triển hệ thống thông qua việc xem xét lại quá trình kinh doanh.

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

hoặc bị tranh chấp đòi hỏi phải có bằng chứng giải thích rõ ràng?

- Các bên liên quan là ai và sự kỳ vọng khác nhau về về những bằng chứng gì cần thiết để được lưu giữ lại?

- Sự mong đợi của cộng đồng về những bằng chứng gì đối với quá trình làm việc?

Quá trình này có thể bao gồm một loạt các tham vấn và xác nhận với quản lý cấp cao Tiêu chuẩn quốc tế về phân tích quy trình làm việc cho hồ sơ ISO / TR 26122-2008, và Tài liệu hướng dẫn

DIRKS của Úc là nguồn tài liệu hữu ích cho những mục đích này.13

2.3.3 Xác định nội dung và thông tin quản lý có liên quan ghi lại làm bằng chứng

Không phải tất cả thông tin chứa trong một hệ thống kinh doanh nhất thiết sẽ phải được ghi lại làm bằng chứng

Bước 3 - đối với từng yêu cầu về bằng chứng, xác định nội dung hoặc dữ liệu tạo nên bằng chứng

Trong hệ thống quản lý các đối tượng số riêng biệt, chẳng hạn như các tài liệu xử lý văn bản, dữ liệu

đã được tích hợp với nhau thành một cấu trúc logic Điều này có nghĩa là có thể dễ dàng nhận dạng các văn bản hoặc báo cáo cụ thể có chứa nội dung mà có thể xem như là bằng chứng của một giao dịch hoặc hoạt động kinh doanh cụ thể

Đối với các hệ thống khác, đó sẽ là yêu cầu phân tích cấu trúc dữ liệu, mô hình dữ liệu và mô hình lớp làm nền tảng cho hệ thống để xác định các yếu tố dữ liệu cụ thể cùng tạo thành nội dung và cung cấp bằng chứng cần thiết (xem Hình 2 và 3 minh họa điều này dưới đây)

Điều quan trọng cần lưu ý là nội dung hoặc dữ liệu tạo nên bằng chứng có thể không chỉ có trong phạm vi một hệ thống Nó cũng có thể có trong các hệ thống khác, trong các tài liệu nói về hệ thống, thủ tục, giấy tờ v.v Đặc biệt trong môi trường tích hợp cao, các phần của bằng chứng cần thiết có thể được chứa trên nhiều hệ thống, một số hệ thống hoặc các thành phần có thể được chia sẻ với các tổ chức khác

Có một số yếu tố nội dung khác nhau có thể phục vụ cho việc tạo bằng chứng Quyết định nội dung thích hợp nhất để làm bằng chứng cần thiết sẽ được dựa trên đánh giá về nhu cầu kinh doanh và rủi

ro Hồ sơ cần phải được đầy đủ, đó là, cần ghi lại đầy đủ các bằng chứng về việc tiến hành các hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch Do đó một sáng kiến quan trọng sẽ được ghi lại một cách rõ ràng, trong khi một hành động theo thói quen với độ rủi ro thấp chỉ được ghi lại với một lượng thông tin tối thiểu

Hình 2 trình bày nội dung của một cơ sở dữ liệu được điều khiển bởi một hệ thống kinh doanh.14Trong ví dụ này, hồ sơ15 được tạo thành từ một nhóm các yếu tố dữ liệu liên quan đến nhiều trường khác nhau Mỗi hồ sơ sẽ bao gồm các yếu tố dữ liệu xác định trong cơ sở dữ liệu và siêu dữ liệu liên quan cần thiết để liên kết các yếu tố và cung cấp cấu trúc và ngữ cảnh cần thiết để hỗ trợ cho hồ sơ

13 DIRKS là viết tắt của Designing and Implementing Recordkeeping Systems - Thiết kế và vận hành

hệ thống lưu trữ hồ sơ Các bước A- C bao gồm quá trình phân tích này Để có thêm thông tin, xem Lưu trữ quốc gia của Úc, Tài liệu hướng dẫn về Thiết kế và vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ: Chiến lược quản lý thông tin kinh doanh có tại địa chỉ

http://www.naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx hoặc State Records NSW, The DIRKS Manual: Strategies for Documenting Government Business có tại

http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/dirks-manual_4226.asp

14 Hình 2 trình bày tổng quan một cơ sở dữ liệu chuẩn Khái niệm cơ sở dữ liệu quan hệ, mô hình hóa

dữ liệu chuẩn và các kỹ thuật chuẩn hóa được tuân thủ để cung cấp cấu trúc và ngữ cảnh cần thiết

để hỗ trợ truy xuất hồ sơ.

15 'Hồ sơ' được sử dụng ở đây có nghĩa quản lý hồ sơ hơn là cơ sở dữ liệu

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

Hình 2- Xác định các hợp phần thông tin / các yếu tố dữ liệu có trong một hồ sơ số trong cơ sở

Mỗi bảng bao gồm một số cột đại diện cho các trường chứa yếu tố dữ liệu Các hàng trong mỗi bảng thiết lập mối liên kết giữa các yếu tố dữ liệu trong các trường khác nhau Trong tài liệu về cơ sở dữ liệu, các hàng trong bảng đôi khi được gọi là "hồ sơ", mặc dù các yếu tố dữ liệu được liên kết này không phải luôn là hồ sơ theo nghĩa của thuật ngữ trong quản lý hồ sơ

Có nhiều hồ sơ trong Hình 3 để phân tích quá trình kinh doanh Những hồ sơ này đại diện cho một số yếu tố dữ liệu liên quan đến nhau có thể được kết nối qua một hoặc nhiều bảng và bao gồm các yếu

tố dữ liệu từ một hoặc nhiều trường

Bảng A: Nhân sự

Mã số nhân viên Họ Tên Địa chỉ Thành phố

0078652 Larsen Sevren 78/1 Hoddle st, Carlton Melbourne

0078653 Lee Jamie 55 Ramsey St, Vermont Melbourne

0078654 Smith Bob 7 Pollie Crt, Barton Canberra

0078655 Schmidt Helmutt 1/123 North Rd, Balmain Sydney

0078656 Darcy Kyra 67 Green St, Mt Lawley Perth

Bảng B: Tiền lương

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

Bảng C: Trung tâm chi trả

Mã số nhân viên Mã số chi trả

Bảng D: Chi trả cho cán bộ nòng cốt theo mức

Mã trung tâm Trung tâm chi trả Giám đốc

S001 Văn phòng Sydney Fred Nguyen

P001 Văn phòng Perth Alberta

C001 Văn phòng Canberra Johnson

Hình 3 - Ví dụ tiếp tục về việc xác định các hợp phần thông tin/các yếu tố dữ liệu có trong một

bản ghi số trong cơ sở dữ liệu

Cách trình bày:

Màu vàng Các yếu tố dữ liệu chứa trong hồ sơ nhân sự của Kyra Darcy

Màu xanh Các yếu tố dữ liệu chứa trong hồ sơ địa chỉ cụ thể của Bob Smith

Màu hồng Các yếu tố dữ liệu chứa trong hồ sơ của cán bộ Văn phòng Melbourne

Ba dạng khác nhau của các hồ sơ đã được xác định trong hệ thống:

Các hàng màu vàng xác định các yếu tố dữ liệu tạo thành một hồ sơ nhân sự đơn lẻ Hồ sơ này bao trùm các yếu tố dữ liệu trong tất cả năm bảng và chứa thông tin về nhân viên, tên, địa chỉ, mức lương

và trung tâm chi trả

Hàng màu xanh xác định yếu tố dữ liệu cung cấp hồ sơ về tên, địa chỉ và mã số nhân viên của một cánhân Hàng thông tin duy nhất này có thể được hiểu như một hồ sơ, nhưng trong trường hợp này hồ

sơ được chỉ trong các hàng màu vàng là toàn diện và thích hợp hơn

Các hàng màu hồng xác định yếu tố dữ liệu tạo thành hồ sơ về tất cả nhân viên thuộc một trung tâm chi trả cụ thể Các dòng này có thể trình bày một phương pháp khác để truy vấn dữ liệu chứa trong các bảng

Lưu ý rằng thông tin chứa trong Bảng B không tạo thành một hồ sơ trong kịch bản này, mà chỉ là một phần của hồ sơ tiền lương nhân viên Điều này là do các dữ liệu chứa trong Bảng B chỉ là giá trị lợi ích bổ sung như là một thành phần của hồ sơ khi nó được đặt trong bối cảnh của một nhân viên ở Bảng A Bản thân thông tin của Bảng B có thể lấy từ hồ sơ bên ngoài như hợp đồng làm việc

Cần lưu ý rằng, có thể trong một số trường hợp, có sự chồng chéo giữa các hồ sơ được xác định trong cơ sở dữ liệu Các yếu tố dữ liệu là một phần của một hồ sơ trong cơ sở dữ liệu quan hệ cũng

có thể là một phần của hồ sơ khác được tạo ra bởi cùng một cơ sở dữ liệu Ví dụ, hồ sơ nhân viên của 'Jamie Lee' và hồ sơ nhân viên văn phòng Melbourne cả hai sẽ có cùng các yếu tố dữ liệu từ Bảng A

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

Trường hợp xảy ra sự chồng chéo giữa các yếu tố dữ liệu trong hồ sơ số, hệ thống kinh doanh phải

có khả năng đảm bảo không hủy bỏ các phần tử dữ liệu được chia sẻ cho đến khi cả hai xác định các

hồ sơ kỹ thuật số đã đạt đến thời gian lưu giữ tối thiểu của nó

Bước 4 - Xác định thông tin bổ sung cần thiết để quản lý nội dung của bằng chứng theo thời gian

Đây sẽ là siêu dữ liệu hồ sơ là một phần tích hợp của hồ sơ Siêu dữ liệu hồ sơ có thể được dùng để điều khiển độ dài thời gian hồ sơ được duy trì, thiết lập và hạn chế quyền truy cập hồ sơ, và tạo điều kiện tìm kiếm và khai thác dễ dàng các hồ sơ

Việc tạo lập, lưu giữ và quản lý siêu dữ liệu cho các hồ sơ là cần thiết để cho phép các hồ sơ nhận dạng được, hiểu và khai thác được, và để bảo vệ bằng chứng về độ tin cậy, tính xác thực và toàn vẹncủa nó Siêu dữ liệu cần được lưu giữ phù hợp với tiêu chuẩn siêu dữ liệu được xác định cho hồ sơ, theo yêu cầu của các tổ chức và/hoặc pháp luật đã quy định

Siêu dữ liệu không cần phải được giữ lại cùng với nội dung, miễn là chúng được liên kết hoặc kết nối bằng một cách nào đó Siêu dữ liệu có thể được chứa dưới dạng câu hỏi trong hệ thống bên ngoài hệthống kinh doanh, hoặc có thể bao gồm tài liệu hoặc các công cụ như lược đồ XML và dữ liệu, và các

mô hình lớp để cho phép các hồ sơ được hiểu và giữ được ý nghĩa theo thời gian

Đặc biệt trong môi trường cơ sở dữ liệu, khó có thể phân biệt giữa nội dung hồ sơ và siêu dữ liệu của

nó Ví dụ, siêu dữ liệu cung cấp bằng chứng một người cụ thể truy cập hồ sơ vào một ngày và/hoặc thời gian cụ thể là chính hồ sơ đó Thường thì siêu dữ liệu trong một hệ thống kinh doanh liên quan đến hệ thống như một tổng thể Nghĩa là, siêu dữ liệu được áp dụng một cách tổng thể cho tất cả các

hồ sơ trong hệ thống, chứ không phải cho các hồ sơ riêng lẻ Siêu dữ liệu có thể có trong quy tắc hoặc trong tài liệu hệ thống và không được áp dụng cho các hồ sơ đơn lẻ

2.3.4 Xác định các mối liên kết và phụ thuộc

Một đặc tính quan trọng của hồ sơ là nó không thể được hiểu theo từng hồ sơ riêng biệt Để cung cấpngữ cảnh cho các hồ sơ, thông tin bổ sung về quá trình làm việc hoặc hệ thống kinh doanh phải đảm bảo hồ sơ có thể hiểu được, nhằm chứng minh độ tin cậy của bằng chứng, hoặc liệu hồ sơ có cần phải được di chuyển từ một hệ thống sang hệ thống khác trong tương lai hay không Các yêu cầu thông tin hệ thống có thể bao gồm:

Ngoài ra, như đã nêu trong điều 2.3.1: Phân tích quá trình làm việc, nhiều quá trình sẽ mở rộng ra

ngoài một hệ thống kinh doanh đơn lẻ Mối liên kết cần thiết đến hệ thống khác, hoặc các thông tin liên quan dưới dạng giấy, cũng phải được xem xét trước khi phát triển chiến lược quản lý hồ sơ trong

hệ thống kinh doanh

Một sự phụ thuộc chính ở đây là các hồ sơ cần phải được lưu giữ trong bao lâu Hồ sơ phải được lưugiữ trong một khoảng thời gian phù hợp với yêu cầu luật pháp và nhu cầu kinh doanh Quyết định về

hồ sơ phải được lưu giữ bao lâu sẽ được quyết định bởi cơ quan có thẩm quyền xử lý xếp Tổ chức

sẽ cần phải đáp ứng yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền lưu giữ và xử lý hồ sơ 16

16 Thông tin chi tiết vè các yêu cầu xử lý, tham khảo ý kiến với cơ quan có thẩm quyền phù hợp của

bạn, hoặc xem tiêu chuẩn TCVN 7420 (ISO 15489) điều 4.2.4.

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

Hồ sơ được yêu cầu lưu giữ trong thời gian lâu hơn bình thường sẽ yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt hơn để đảm bảo hồ sơ có thể được quản lý và vẫn truy cập được trong khoảng thời gian cần thiết, theo quy định của cơ quan có thẩm quyền sắp xếp Tùy thuộc vào nhu cầu truy cập các hồ sơ cũ, tổ chức có thể quyết định không giữ tất cả các hồ sơ trong hệ thống hoạt động Tuy nhiên, điều quan trọng là các hồ sơ có thể vẫn được xác định và khai thác theo mức độ dịch vụ thỏa thuận

'Lưu trữ', lưu giữ và xử lý hồ sơ

Thuật ngữ 'lưu trữ' có các nghĩa khác nhau trong quản lý hồ sơ và cộng đồng CNTT (xem Giải thích thuật ngữ ở Phụ lục A)

'Lưu trữ' dữ liệu ở tầng thứ hai hoặc bảo quản phi trực tuyến không làm thay đổi yêu cầu về hồ

sơ và có thể không được xét đến khi thực hiện yêu cầu liên quan đến lưu giữ và sắp xếp hồ sơ Hơn nữa, việc sao dự phòng trong hệ thống kinh doanh có kinh doanh liên tục hoặc để khôi phụcnhững rủi ro không phải là thực hiện yêu cầu xử lý

Thông tin chi tiết, xem điều 3.4.: Lưu trữ và xử lý hồ sơ theo yêu cầu

2.3.5 Đặt ra chiến lược để xử lý các hồ sơ cốt lõi dựa trên đánh giá lựa chọn

Sau khi nhận dạng các yêu cầu về bằng chứng dưới hình thức hồ sơ, và các mối liên kết và phụ thuộc có liên quan, có thể đặt ra chiến lược thích hợp để quản lý hồ sơ Chiến lược phải được dựa trên sự đánh giá về rủi ro liên quan đến các hồ sơ

Để được coi là bằng chứng xác thực và đáng tin cậy, nội dung phải được cố định vào một thời điểm nhất định và không thay đổi Chiến lược duy trì hồ sơ "cố định" phải được thực hiện vì hệ thống kinh doanh nói chung có chứa dữ liệu động, dữ liệu hiện hành là đối tượng thường xuyên được cập nhật Những chiến lược này sẽ bị ảnh hưởng bởi các quyết định liên quan đến hệ thống quản lý các hồ sơ

và được thông tin bởi cách đánh giá lựa chọn

Trước khi sử dụng yêu cầu chức năng, tổ chức sẽ cần phải xem xét mức độ mà chức năng cho các

hồ sơ sẽ được cung cấp thông qua các cơ chế nội bộ trong ứng dụng hệ thống kinh doanh riêng của mình, hoặc các yêu cầu sẽ được đáp ứng bằng cách tương tác với các phần mềm ứng dụng bên ngoài đến hệ thống có khả năng cung cấp các chức năng quản lý hồ sơ cần thiết

Các yêu cầu chức năng bắt buộc trong tài liệu này đưa ra những vấn đề chính mà xử lý hồ sơ phải thực hiện Tùy chọn để thực hiện các yêu cầu này, thể hiện trong Hình 4, có thể bao gồm:

- thiết kế hệ thống kinh doanh để thực hiện chức năng quản lý hồ sơ nội bộ;

- tích hợp với hệ thống quản lý hồ sơ đã xác định, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử; hoặc

- thiết kế chức năng xuất dữ liệu vào hệ thống kinh doanh để xuất trực tiếp bản ghi và các siêu dữ liệuliên quan vào hệ thống quản lý hồ sơ

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

Hình 4 - Một số ví dụ lựa chọn hệ thống khả dĩ để quản lý hồ sơ trong hệ thống kinh doanh

Các tùy chọn này không đầy đủ và những tùy chọn khác có thể được các tổ chức khảo sát khi xác định một cách tiếp cận phù hợp với mình

Đối với hệ thống kinh doanh quản lý các đối tượng số riêng biệt, "ấn định" một hồ sơ có thể được thực hiện thông qua kiểm soát hệ thống, chẳng hạn như thiết lập các đối tượng "chỉ được đọc", và áp dụng siêu dữ liệu hồ sơ chứng minh việc quản lý hồ sơ và sử dụng theo thời gian, ví dụ, siêu dữ liệu

về lịch sử sự kiện

Ngược lại, hệ thống cơ sở dữ liệu thường chứa dữ liệu được cập nhật thường xuyên, không trùng lặp, và do đó có thể đặt ra những thách thức để đảm bảo tính cố định của hồ sơ Chiến lược để thực hiện điều này có thể bao gồm:

● Thiết kế kiểm soát ngăn ngừa sự ghi đè lên hoặc xóa các dữ liệu cụ thể trong hệ thống Ví dụ, điều này có thể liên quan đến việc cho phép cập nhật dữ liệu nhưng vẫn ghi lại các giá trị trước đó trong trường hiện trạng lịch sử Hồ sơ được tạo lập bởi sự kết hợp của các trường xác định và thông tin sự kiện lịch sử có liên quan Điều này không có nghĩa là tất cả thay đổi dữ liệu trong hệ thống yêu cầu phải được giữ lại Điều đó chỉ áp dụng đối với các yếu tố dữ liệu được xác định tạo nên nội dung của yêu cầu bằng chứng

VÍ DỤ:

Một nhân viên nhập thông tin chi tiết về một khách hàng mới vào hệ thống Sau đó khách hàng thay đổi tên và nhân viên cập nhật các chi tiết mới vào hệ thống Tên cũ của khách hàng vẫn được hệ thống lưu giữ, quản lý và duy trì như một phần của hồ sơ

VÍ DỤ:

Giá trị tài sản có bảo hiểm được tự động lập chỉ mục hàng năm và trường 'giá trị tài sản' được cập

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

nhật tự động Để chứng minh giá trị của tài sản tại thời gian yêu cầu, thông tin từ trường 'giá trị tài sản' được chuyển đến trường 'giá trị lần trước' khi tiến hành cập nhật Hệ thống lưu giữ giá trị lần trước sau ba năm (vì yêu cầu là lưu giữ ba năm đối với một sự kiện), và hàng năm yêu cầu được thực hiện, đúng như chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền xử lý Hệ thống ghi lại việc xóa những

dữ liệu hết hạn, bao gồm cả sự chấp thuận tương ứng

● Kết hợp các yếu tố dữ liệu được chọn (có thể là trong cùng một bảng hoặc dữ liệu được chọn từ các hàng trong các bảng khác nhau) và tạo ra một đối tượng số riêng biệt cố định và không thay đổi Chiến lược này có thể đáp ứng việc tạo báo cáo và một phiên bản cơ sở dữ liệu chỉ được đọc về 'lịch sử'

VÍ DỤ:

Một tổ chức sử dụng hệ thống kinh doanh với công cụ quy trình công việc để hỗ trợ xử lý các yêu cầu cho vay Khi yêu cầu hoàn tất, hệ thống sẽ tự động tạo ra một báo cáo đưa ra chi tiết của quá trình, sau đó được lưu trữ như một hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ điện tử Các thông tin theo ngữ cảnh thích hợp của quá trình, dưới hình thức siêu dữ liệu, được thu thập như đã được chuyển qua công cụ và xuất cùng với hồ sơ vào hệ thống quản lý hồ sơ điện tử

Bất kể những nào chiến lược đã lựa chọn, đều là cần thiết để đảm bảo tất cả việc xử lý hồ sơ cốt lỗi được giải quyết để hồ sơ không chỉ được tạo lập và quản lý, mà còn được sắp xếp một cách thích hợp

VÍ DỤ:

Một cơ sở dữ liệu được sử dụng để duy trì đơn đặt hàng của khách hàng Theo cơ quan thẩm quyền

xử lý của tổ chức, các chi tiết đặt hàng yêu cầu được giữ lại trong hai năm sau khi đơn đặt hàng đượchoàn thành Mỗi năm một lần, một truy vấn cho chạy trên hệ thống để xác định tất cả các đơn đặt hàng đã được hoàn thành hơn hai năm trước đây Kết quả của truy vấn này được kiểm tra bởi các nhân viên có liên quan để đảm bảo chúng không có quan hệ với bất kỳ vấn đề chưa giải quyết xong,

và một khi được phê duyệt, các trường có liên quan sẽ bị xóa Báo cáo, ký và xác nhận xóa được lưu giữ như là bằng chứng của quá trình này

Quá trình này được thiết kế cẩn thận để đảm bảo các trường duy nhất có liên quan đến đơn đặt hàng

sẽ bị xóa, và chi tiết khách hàng (được yêu cầu phải được giữ lại lâu hơn) không bị ảnh hưởng.Điều 3: Các yêu cầu chức năng bao gồm các yêu cầu cốt lõi này Nó cũng được phác thảo trong điều 2.4.1: Các kết quả chính

Quyết định dùng cách tiếp cận nào đối một hệ thống kinh doanh cụ thể sẽ bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố:

- nhu cầu kinh doanh, bao gồm mức độ rủi ro đối với chức năng kinh doanh cụ thể Các chức năng nguy cơ cao đòi hỏi sự kiểm soát quản lý hồ sơ và tài liệu nghiêm ngặt hơn;

- khung quản lý bao quát hồ sơ, bao gồm cả việc dùng tiếp cận phân phối hay tập trung để quản lý hồ

sơ là ưu tiên, và

- Việc xem xét những gì có thể khả thi về kỹ thuật, chẳng hạn đối với hệ thống cụ thể có liên quan, có thể bao gồm liệu cơ quan đã có một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử chưa, có dễ dàng tích hợp với các chức năng hiện có của hệ thống kinh doanh không và những thay đổi nào sẽ là cần thiết, tuổi thọ

dự kiến của hệ thống hiện có và liệu nâng cấp hệ thống để thêm các chức năng cần thiết là có khả thi không

Bảng 1 đưa ra một số thách thức và lợi ích cho mỗi lựa chọn quản lý hệ thống

Bảng 1 - Một số cân nhắc khi lựa chọn cách tiếp cận quản lý hồ sơ được tạo lập trong

● Nếu kiến trúc kỹ thuật dựa trên thành phần được sử dụng, thành phầnquản lý hồ sơ có thể được tái sử dụngcho các hệ thống khác

● Đảm bảo khả năng dữ liệu lịch sử

● Các vấn đề lưu giữ

● Tăng chi phí

● Bảo đảm quản lý thống nhất các hồ sơ liên quan trong toàn

bộ tổ chức

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

bổ sungTích hợp với một hệ

● Khai thác tái sử dụng hệ thống quản

lý hồ sơ bên ngoài

● Sự liên tục của quá trình có thể bị ảnh hưởng bởi năng lực của hệ thống quản lý hồ sơ xác định

● Phát sinh phức tạp khi nâng cấp hệ thống

● Thách thức đối với việc phục hồi thảm họa và duy trì kiểm định thích hợp

● Có thể yêu cầu giao diện tùy biến

Thiết kế chức năng xuất

dữ liệu trong hệ thống

kinh doanh để xuất trực

tiếp hồ sơ và siêu dữ liệu

liên quan sang hệ thống

hệ thống quản lý hồ sơ

xác định

● Hồ sơ hệ thống kinh doanh có thể được quản lý chung với các hồ sơ được tạo ra bởi các hệ thống khác

● Có thể phù hợp hơn với hệ thống hiện có

● Trùng lặp hồ sơ trong hệ thống kinh doanh và hệ thống quản lý hồ sơ xác định

● Có thể bị lỗi trong quá trình xuất / nhập dữ liệu

● Người dùng sẽ cần phải biết hai hệ thống - hệ thống thông tin

về hoạt động kinh doanh, và hệ thống các hồ sơ thông tin cũ hơn - trừ khi một giao diện liên tục được cung cấp

2.3.6 Đánh giá lựa chọn và rủi ro

Rủi ro là một yếu tố quan trọng trong đánh giá các chiến lược thích hợp Rủi ro có thể phát sinh do không tạo ra các hồ sơ ở vị trí đầu tiên, do xóa bỏ hồ sơ quá sớm, hoặc không đảm bảo khả năng tiếpcận và khả năng đọc các hồ sơ theo thời gian Hậu quả phát sinh từ những rủi ro này có thể là quảng cáo bất lợi, hoạt động kinh doanh không hiệu quả và giảm năng lực của tổ chức để theo đuổi hoặc bảo vệ lý lẽ

Một đánh giá rủi ro vững chắc sẽ thông báo mức chứng cứ cần thiết và cần kiểm soát chặt chẽ các hồ

sơ đến mức nào Các tổ chức có thể có khung pháp lý để quản lý các rủi ro cụ thể cho phép xác định các mức độ rủi ro khác nhau để ưu tiên cho các yêu cầu xác định đối với bằng chứng

Thực hiện một đánh giá rủi ro là đặc biệt cần thiết ở những nơi mà một phần của bằng chứng hay hồ

sơ được cung cấp bởi một tổ chức bên ngoài, hoặc nơi mà thông tin chứa trong hệ thống được chia

sẻ bởi nhiều tổ chức Cần phải xem xét liệu có thể dựa vào tổ chức bên ngoài hoặc hệ thống chia sẻ được không để duy trì các bằng chứng cần thiết theo thời gian yêu cầu Chiến lược giảm thiểu rủi ro này có thể bao gồm việc đảm bảo bằng chứng cần thiết được giữ trong hệ thống dưới sự kiểm soát của tổ chức, hoặc thỏa thuận với các hệ thống chia sẻ các yêu cầu này

Một phân tích mang tính khả thi có thể giúp các tổ chức xem xét, một cách có cấu trúc, khả năng tài chính, kỹ thuật, pháp lý hoặc hoạt động của tổ chức để đáp ứng yêu cầu Một phân tích tính có tính khả thi sẽ tạo thuận lợi cho việc ra quyết định sáng suốt tại các thời điểm quan trọng trong quá trình phát triển

Việc đánh giá tính khả thi của hoạt động có thể đòi hỏi xem xét các vấn đề như bản chất, mức độ tham gia của người dùng trong việc phát triển và vận hành hệ thống, và hỗ trợ quản lý hệ thống mới Một đánh giá tính khả thi về kỹ thuật có thể xem xét trình độ hiện tại và các giải pháp công nghệ đang phát triển và đội ngũ nhân viên có đủ trình độ kỹ thuật trong suốt thời gian của dự án và giai đoạn bảotrì tiếp theo.17

2.3.7 Thực hiện

Vì các hoạt động thực hiện là riêng biệt đối với từng chiến lược được lựa chọn nên chúng vượt quá

17 Để biết thêm thông tin về phân tích tính khả thi, xem thêm: DIRKS Manual: A Strategic Approach to

Managing Business Information, có ở 940.pdf.

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

phạm vi của tiêu chuẩn này Yêu cầu vận hành hệ thống nói chung, chẳng hạn như sự quản lý thay đổi cũng vượt ra ngoài phạm vi của tiêu chuẩn

Tuy nhiên, một khía cạnh quan trọng của việc vận hành là đảm bảo vai trò và trách nhiệm phù hợp thì

đã được quy định và thỏa thuận Bảng 2 chỉ ra một sự cố có thể có của vai trò Trong thực tế, các tổ chức sẽ cần phải xác định vai trò rõ hơn nữa Trong trường hợp hệ thống kinh doanh được chia sẻ giữa các tổ chức, vai trò và trách nhiệm của tất cả các bên cũng cần được làm rõ, và hiểu rõ ràng và giải thích cặn kẽ

Bảng 2 - Vai trò của người sử dụng

Người sử

dụng Bất kỳ người nào được phép truy cập vào ứng dụng hệ thống kinh doanh Đó là, bất cứ ai tạo lập, tiếp nhận, xem và/hoặc sử dụng hồ sơ lưu trữ trong hệ thống

kinh doanh Đây là mức chuẩn truy cập mà hầu hết nhân viên của một tổ chức sẽ có

Người quản

trị hồ sơ Người sử dụng có thẩm quyền truy cập đặc biệt cho phép truy cập bổ sung, và/hoặc kiểm soát hồ sơ chứa các ứng dụng của hệ thống kinh doanh Người

quản trị hồ sơ trong một số trường hợp có thể được giao quyền thực hiện nhiệm

vụ tương tự như quản trị hệ thống kinh doanh, chẳng hạn như đóng và mở hồ sơ, tạo lập xuất nhập hồ sơ và chỉnh sửa siêu dữ liệu hồ sơ Các quyền hạn được giao cho người quản trị hồ sơ sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của

tổ chức và mức độ trách nhiệm của vai trò này

Người quản

trị hệ thống

kinh doanh

Người có vai trò trách nhiệm được phân công vận hành hệ thống kinh doanh, ví

dụ, có chức năng quản trị hệ thống và cấu hình Người quản trị hệ thống kinh doanh sẽ có trách nhiệm cấp phép và xóa bỏ quyền cho người dùng và người quản trị hồ sơ

Bảng 3 đưa ra ví dụ về ma trận các vai trò và một số chức năng mà các vai trò có thể thực hiện Bảng

này đòi hỏi các tổ chức tiếp tục phát triển thêm 'Có' có nghĩa là hệ thống kinh doanh phải cho phép

các vai trò có chức năng đó 'Không' có nghĩa là hệ thống kinh doanh phải ngăn chặn các vai trò có chức năng 'Tùy chọn' chỉ ra rằng hệ thống kinh doanh có thể cho phép hoặc ngăn chặn chức năng đối vai trò, và như vậy tổ chức phải xác định chính sách và thủ tục nào sẽ cho phép hoặc ngăn chặn

sự kết hợp này

Bảng 3 - Vai trò và chức năng

Chức năng Người dùng Người quản trị hồ sơ Người quản trị hệ thống

Bổ sung / hiệu đính siêu dữ liệu hồ sơ

khi nhận dạng hồ sơ 18 Có Có Tùy chọn

Cấp phép sắp xếp hồ sơ, hoặc một tập

hợp các hồ sơ Không Có Tùy chọn

Xem kết quả kiểm định Tùy chọn 19 Tùy chọn Có

Hiệu đính dữ liệu theo dõi kiểm định 20 Không Không Không

2.4 Sử dụng các yêu cầu chức năng

Các yêu cầu chức năng có thể được các tổ chức sử dụng cho một số mục đích, bao gồm:

- phát triển các yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong đặc tả thiết kế và cho mục đích đánh giá khi xây dựng, nâng cấp hoặc mua phần mềm hệ thống kinh doanh; và

- xem xét chức năng đối với các hồ sơ hoặc đánh giá sự phù hợp của hệ thống kinh doanh hiện có

18 Người quản trị hệ thống kinh doanh người dùng và người dùng được ủy quyền tại thời điểm xác

định hồ sơ có thể đóng góp các yếu tố siêu dữ liệu nào Điều này bao gồm việc xác định các yếu tố siêu dữ liệu kế thừa tự động, nếu có, có thể được sửa đổi hoặc ghi đè.

19 Tổ chức cần phải xác định xem liệu có lý do hoạt động hợp lệ cho phép người dùng xem các hồ sơ

kiểm định.

20 Hệ thống phải ngăn chặn bất kỳ thay đổi nào của kết quả kiểm định, bao gồm cả sửa đổi bởi người

quản trị hệ thống kinh doanh.

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

Trước khi sử dụng các yêu cầu chức năng, các hồ sơ và nhu cầu quản lý hồ sơ sẽ cần phải được xácđịnh như đã nêu tại điều 2.3

2.4.1 Các kết quả chính

Các yêu cầu chức năng được sắp xếp thành bốn lĩnh vực chính

Tạo lập hồ sơ trong bối cảnh Quản lý và duy trì hồ sơ

Tạo lập hồ sơ cố định

Siêu dữ liệu hồ sơ

Quản lý tập hợp hồ sơ

Công cụ phân loại hồ sơ

Cấu hình siêu dữ liệuTra trùng, phân loại lại, tách và đóng hồ sơTường trình về hồ sơ

Quy trình an ninh trực tuyến

Hình 5 - Các lĩnh vực kết quả chính Tạo hồ sơ trong bối cảnh kinh doanh - hệ thống thông tin trợ giúp cho hoạt động kinh doanh hoặc

giao dịch đòi hỏi có các bằng chứng về hoạt động đó Trong các hệ thống kinh doanh, điều này liên quan đến việc xác định một tập hợp các thông tin số để phục vụ như dạng hồ sơ Hồ sơ phải được liên kết với bối cảnh kinh doanh của hệ thống

Quản lý và duy trì hồ sơ - hồ sơ số phải được quản lý một cách chủ động như bằng chứng của hoạt

động kinh doanh, duy trì tính xác thực, độ tin cậy, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng Nhiều chức năng yêu cầu để đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy và khả năng sử dụng của hồ sơ được kế thừa từ thiết kế của hệ thống kinh doanh và do đó nó vượt quá phạm vi của tài liệu, mặc dù tầm quan trọng của nó được công nhận Thay vào đó, thành phần 'Quản lý và duy trì hồ sơ' của yêu cầu chức năng được tập trung vào các chức năng ít phổ biến hơn

Hỗ trợ xuất nhập và khả năng tương tác - các hệ thống phải đảm bảo khả năng tương tác trên các

nền tảng và lĩnh vực và theo thời gian Như vậy, thông tin hồ sơ phải được mã hóa theo cách hiểu được và có thể sửa đổi được, nếu cần thiết khi chuyển sang nền công nghệ mới hơn

Lưu giữ và sắp xếp hồ sơ - hồ sơ phải được lưu giữ và phải để cho người dùng có thẩm quyền truy

cập được khi có yêu cầu về pháp luật, cộng đồng và nhu cầu kinh doanh, và sau đó được sắp xếp một cách có hệ thống để quản lý và kiểm định được Một dấu xác nhận quản lý hồ sơ thích hợp là lưugiữ và sắp xếp thích hợp các hồ sơ theo quy định

Điều này được giải thích thêm trong Điều 3: Các yêu cầu chức năng

Tầm quan trọng của hồ sơ siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu hồ sơ là thông tin có cấu trúc để nhận dạng, xác thực và theo bối cảnh hồ sơ và con người, quy trình và hệ thống nhằm tạo lập, quản lý, lưu giữ và sử dụng chúng, và các chính sách nhằm khống chế chúng Một số siêu dữ liệu hồ sơ được nắm bắt tại điểm các hồ sơ tạo ra, còn siêu

dữ liệu tiếp tục tích lũy vào trong hồ sơ Như vậy, nó làm cơ sở cho tất cả các quy trình hồ sơ Vì vậy, yêu cầu chức năng cho các siêu dữ liệu hồ sơ được bao gồm trong tài liệu này

2.4.2 Phát triển đặc tả thiết kế phần mềm cho một hệ thống kinh doanh với chức năng quản lý

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

yêu cầu quy định trong đặc tả thiết kế, bao gồm các yêu cầu về chức năng quản lý hồ sơ21 Vì các yêucầu chức năng là chung chung, nên các tổ chức cần phải xem xét một cách rõ ràng các nhu cầu quản

lý hồ sơ và nhu cầu kinh doanh cụ thể của cơ quan Phân tích này sẽ giúp xác định các chức năng phần mềm hệ thống kinh doanh được yêu cầu cung cấp

Điều quan trọng là đội dự án đưa ra một đội ngũ cán bộ chuyên môn, bao gồm các chủ kinh doanh, các chuyên gia về rủi ro lưu trữ, các cán bộ chuyên nghiệp về quản lý hồ sơ và đánh giá rủi ro, để đảm bảo hệ thống không vượt quá quy định, nhưng phù hợp với việc đánh giá rủi ro của hệ thống

Bước 1 - Đánh giá các yêu cầu chức năng

Thiết lập phạm vi mà các hồ sơ sẽ được quản lý trong hệ thống kinh doanh Ví dụ, nếu hệ thống kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm tạo lập hồ sơ, và các hồ sơ sau đó được xuất sang một hệ thống quản lý

hồ sơ điện tử để quản lý liên tục, cần đánh giá các yêu cầu chức năng để xác định yêu cầu phù hợp

và có liên quan để đưa vào quy định kỹ thuật, cùng với bất kỳ yêu cầu bổ sung liên quan đến xuất/tíchhợp hệ thống

Ngoài ra cũng cần đánh giá sự phù hợp của yêu cầu bắt buộc và tùy chọn để xác định xem chức năng nào được mô tả là phù hợp với nhu cầu quản lý hồ sơ và kinh doanh của cơ quan

Câu hỏi để xem xét bao gồm:

- Yêu cầu có phù hợp với nhu cầu quản lý hồ sơ và kinh doanh của cơ quan?

- Người dùng sẽ sử dụng các chức năng được mô tả trong yêu cầu?

- Liệu có năng suất cao hay chi phí có hiệu quả hơn không nếu thực hiện các yêu cầu này ngoài phầnmềm hệ thống kinh doanh?

Xem xét việc cài đặt thêm chức năng bổ sung để tăng giá trị cho các hệ thống kinh doanh, và hỗ trợ thực hiện giao dịch và hoạt động kinh doanh của tổ chức Hủy bỏ bất kỳ chức năng thừa đối với nhu cầu của tổ chức

Bước 2 - Kiểm tra mức độ phù hợp của các yêu cầu

Xem xét liệu việc phân chia các yêu cầu chức năng thành các giai đoạn được áp dụng trong Bước 1

có phù hợp với tổ chức không Mô tả về một số yêu cầu có thể cần phải được điều chỉnh để phản ánhtốt hơn nhu cầu kinh doanh của tổ chức

Trong trường hợp yêu cầu được rút ra từ những yêu cầu chức năng, tổ chức nên áp dụng các định nghĩa có liên quan trực tiếp từ Bảng thuật ngữ ở Phụ lục A Các yêu cầu có sử dụng cấu trúc thuật ngữ phức tạp phải được giữ trong ngữ cảnh nếu chúng cần giữ nguyên ý nghĩa đã định trước

Bước 3 - Kiểm tra sự phù hợp của mức độ bắt buộc

Đánh giá mức độ bắt buộc gắn liền với các yêu cầu để xác định xem mức độ nên là bắt buộc hay mong muốn, phù hợp với nhu cầu kinh doanh

Mức độ bắt buộc gắn liền với yêu cầu chức năng sẽ cung cấp hướng dẫn sử dụng trong xây dựng đặc tả thiết kế phần mềm riêng cho tổ chức Tùy thuộc vào quyết định chức năng quản lý hồ sơ ở phạm vi nào thì sẽ đạt được bằng cách cài đặt chức năng vào hệ thống, hoặc tích hợp với hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, một số yêu cầu (bao gồm yêu cầu khuyến cáo bắt buộc) có thể là không thích đáng

Các tổ chức nên xem xét cẩn thận việc loại bỏ yêu cầu bắt buộc hoặc thay đổi mức độ bắt buộc Điều này có thể liên quan đến việc xác định làm thế nào các chức năng được mô tả trong yêu cầu có thể đạt được thông qua một cách làm thay thế Ví dụ, một số yêu cầu có thể phác thảo một chức năng màđược giải quyết thông qua việc thực hiện các quy tắc kinh doanh thích hợp hơn là một giải pháp phần mềm

Bước 4 - Xác định kẽ hở trong các yêu cầu chức năng

Đánh giá yêu cầu chức năng được xác định là thích hợp trong tổng thể của nó để xác định cho dù tổ chức có đòi hỏi một chức năng mà không trong phạm vi thỏa đáng hay không Thêm bất kỳ yêu cầu

bổ sung cần thiết để loại bỏ kẽ hở trong chức năng yêu cầu

2.4.3 Xem xét rà soát, đánh giá và kiểm định hệ thống kinh doanh hiện có

Các tổ chức có thể sử dụng các yêu cầu chức năng để xem xét và đánh giá chức năng của hồ sơ trong hệ thống kinh doanh Như vậy việc xem xét sẽ cung cấp cho tổ chức:

21 Số lượt thăm trên web tham khảo có thể hỗ trợ cho quá trình đánh giá, và cũng cho cơ hội tìm hiểu

bản chất của các chức năng lưu trữ hồ sơ của một hệ thống kinh doanh.

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

- hiểu biết những thế mạnh của quản lý hồ sơ và những điểm yếu của hệ thống kinh doanh hiện có;

- đánh giá đúng sự phơi bày tiềm năng việc kinh doanh liên quan đến các hồ sơ và những rủi ro về trách nhiệm (do các điểm yếu được xác định trong hệ thống kinh doanh); và

- làm cơ sở cho việc phát triển các chiến lược để cải thiện chức năng quản lý hồ sơ

2.4.4 Cam kết thực hiện quá trình xem xét

Bản chất của quá trình xem xét là 'phân tích kẽ hở', so sánh một hệ thống kinh doanh cụ thể với các yêu cầu chức năng như một điểm chuẩn được thiết lập

Khi thực hiện việc rà soát, điều quan trọng là phải xem xét các môi trường hệ thống rộng hơn bao gồm cả quy tắc kinh doanh, quy trình và hệ thống vật lý hoặc kỹ thuật số liên quan, chứ không chỉ chức năng phần mềm, mà một số yêu cầu quản lý hồ sơ có thể được thỏa mãn qua hỗ trợ cơ chế cơ

sở hạ tầng chứ không phải do chính phần mềm

Trường hợp hồ sơ đang được quản lý trong một hệ thống bên ngoài hệ thống kinh doanh, đánh giá mức độ phù hợp với các yếu tố bắt buộc của các yêu cầu kỹ thuật phải xem xét mức độ tuân thủ của đồng thời cả hai hệ thống

Trọng tâm của quá trình đánh giá sẽ khác nhau tùy theo tính chất của việc xem xét Việc xem xét được bắt đầu như một phần của quá trình kiểm định sẽ tập trung vào việc xác định mức độ phù hợp với tiêu chuẩn hiện có và các lĩnh vực mà hệ thống kinh doanh không hỗ trợ đầy đủ các yêu cầu quản

lý hồ sơ của tổ chức Ngược lại, việc xem xét tiến hành như là một bước sơ bộ theo hướng nâng cấp một hệ thống kinh doanh hiện tại sẽ tập trung xác định điểm mạnh và điểm yếu trong phần mềm hiện

có và các lĩnh vực chức năng bổ sung có thể được kết hợp để đáp ứng tốt hơn nhu cầu kinh doanh của tổ chức

Tiến hành xem xét một hệ thống kinh doanh có thể bao gồm các nhiệm vụ sau: 22

Chuẩn bị và nghiên cứu sơ bộ

Xác định phần mềm ứng dụng của hệ thống kinh doanh, hoặc các ứng dụng sẽ là đối tượng của việc xem xét, cùng với các thành phần của nó (bao gồm cơ sở dữ liệu tích hợp) và tài liệu cũng như hạ tầng cơ sở hỗ trợ Tiến hành nghiên cứu sơ bộ để các nhân viên thực hiện việc xem xét có thể tự làmquen với quá trình kinh doanh được quản lý hoặc kiểm soát bởi hệ thống kinh doanh, phần mềm và mục tiêu xem xét

Xác định sự cần thiết của bằng chứng

Trước khi hệ thống được đánh giá về khả năng quản lý hồ sơ một cách thích hợp, đầu tiên phải phân tích và hiểu được quy trình kinh doanh và xác định yêu cầu của việc tạo ra bằng chứng về hoạt động kinh doanh và giao dịch dưới dạng hồ sơ, như được nêu tại điều 2.3

Tạo một danh sách kiểm tra các yêu cầu

Ghi tất cả các yêu cầu có liên quan đến kinh doanh của tổ chức và nhu cầu quản lý hồ sơ thành một danh sách kiểm tra, bao gồm cả mức bắt buộc có liên quan

Danh sách kiểm tra có thể bao gồm một danh mục đơn giản về các yêu cầu, hoặc có thể dưới dạng câu hỏi Tùy thuộc vào mục đích của việc đánh giá, trả lời "có" và "không" để xác định mỗi yêu cầu thích hợp có thông qua được không, hoặc có thể sử dụng hệ thống đánh giá để xem xét mức độ tuân thủ (ví dụ, thang điểm từ 1-5 cho mỗi yêu cầu) Phương pháp sử dụng phải cho phép xác định rõ ràngxem liệu mỗi yêu cầu đã được hệ thống kinh doanh xử lý phù hợp chưa

Danh sách kiểm tra phải có chỗ cho ý kiến cụ thể về cách đáp ứng từng yêu cầu Nó đặc biệt hữu ích

để nắm bắt thông tin về "cách giải quyết" đã được nhân viên thông qua để đối phó với mọi hạn chế của bản thân phần mềm

Áp dụng danh sách kiểm tra với hệ thống kinh doanh

Để có thể áp dụng danh sách kiểm tra, cần hiểu rõ về cách mà hiện nay hệ thống quản lý các hồ sơ

22 Thông tin thêm về quá trình đánh giá hệ thống hiện có có thể tìm thấy trong Bước D của Lưu trữ quốc gia của Úc, Tài liệu hướng dẫn về Thiết kế và vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ Chiến lược quản

lý thông tin kinh doanh có tại địa chỉ http://www.naa.gov.au/records manual.aspx.

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

về quá trình kinh doanh Đánh giá dựa trên AS NZS ISO 15504, CNTT - Đánh giá quy trình có thể hữuích trong vấn đề này

Quá trình áp dụng danh sách kiểm tra có thể là trình diễn "thực hành" phần mềm kết hợp thảo luận với các nhà quản lý kinh doanh có liên quan, các nhà quản trị hệ thống kinh doanh và người sử dụng

hệ thống để hiểu được sự tương tác của chức năng phần mềm với các quy trình và thủ tục liên quan,

để tạo ra một bức tranh toàn diện về từng khía cạnh chức năng quản lý hồ sơ được đáp ứng như thế nào.23

Trường hợp hệ thống kinh doanh được đánh giá là không đáp ứng yêu cầu chức năng, cần xác định xem điều này là do bất cập của hệ thống hay chỉ đơn giản bởi vì hệ thống là không định cấu hình để thực hiện các chức năng xác định

Đánh giá kết quả của việc xem xét và cải tiến

Đánh giá thông tin thu thập được trong quá trình xem xét, xác định các điểm yếu và điểm mạnh, và đưa ra khuyến nghị để cải tiến chức năng cho hồ sơ Khuyến nghị có thể được ưu tiên dựa trên tầm quan trọng, nguy cơ và tính khả thi, ví dụ, nếu hệ thống không sắp được phát triển trong tương lai gầnthì cần tập trung cải tiến kiểm soát quản lý hồ sơ nhờ thực hiện sửa đổi các quá trình hoặc quy tắc kinh doanh, ngược lại nếu việc xem xét được thực hiện để tái phát triển hệ thống, thì nên ưu tiên cho

cơ chế tự động để cải tiến quản lý hồ sơ

2.5 Mô hình quan hệ thực thể

Các yêu cầu chức năng được phát triển bằng cách sử dụng mô hình quan hệ thực thể.24 Hình 6 đưa

ra mô hình quan hệ khái niệm về quản lý hồ sơ kỹ thuật số bởi một hệ thống kinh doanh Thông tin giải thích từng thực thể trong toàn hệ thống kinh doanh được tiếp tục mô tả dưới đây

Hình 6 - Mô hình thực thể về quản lý hồ sơ số trong hệ thống kinh doanh

Cách diễn đạt

23 Ví dụ, một yêu cầu được đáp ứng nhờ cơ chế cơ sở hạ tầng hỗ trợ, chẳng hạn như một ứng dụng

phần mềm tích hợp hoặc một quá trình thủ công thực hiện theo quy trình và chính sách quản lý thông tin của tổ chức, hơn là do chính phần mềm hệ thống kinh doanh.

24 Một mô hình khái niệm được sử dụng để thiết kế hệ thống thông tin

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

2.5.1 Loại hồ sơ và sơ đồ phân loại hồ sơ

Sơ đồ phân loại hồ sơ thường thường (trong hầu hết trường hợp) là một công cụ phân loại theo phân cấp để tạo điều kiện dễ dàng lưu giữ, đặt tên, khai thác, duy trì và hủy bỏ hồ sơ Nó xác định cách thức mà các hồ sơ được nhóm lại với nhau (tổng hợp) và liên kết với bối cảnh kinh doanh, nơi mà hồ

sơ được tạo lập hoặc trao đổi Nhiều quá trình quản lý hồ sơ được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả nhờ phân loại hồ sơ theo cách này

Người ta cho rằng hệ thống kinh doanh nói chung sẽ không hỗ trợ một chương trình phân loại hồ sơ nội bộ, nhưng các hồ sơ này sẽ cần phải được ánh xạ từ sơ đồ tới các loại hồ sơ liên quan.25

Tuy nhiên, đối với một số hệ thống kinh doanh có hỗ trợ nhiều dạng quá trình kinh doanh có thể cần bao gồm hỗ trợ cả một sơ đồ phân loại hồ sơ, hoặc một sơ đồ được trích xuất từ trong hệ thống kinh

doanh Các chức năng yêu cầu đối với sơ đồ phân loại hồ sơ trong Môđun 2: Hướng dẫn và yêu cầu

chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng số có thể được sử dụng cho mục đích này.

Hình 6 trình bày mô hình về các trích xuất của sơ đồ phân loại nằm trong hệ thống kinh doanh, nó cũng thích hợp để ánh xạ hồ sơ với các loại hồ sơ bên ngoài Quy tắc hệ thống xác định trước được thiết lập bởi người quản trị hệ thống kinh doanh có thể đưa ra một cơ chế thích hợp để cho phép ánh

xạ tự động siêu dữ liệu liên quan đến các loại hồ sơ bên ngoài để tương ứng với các hồ sơ số (hoặc tập hợp các hồ sơ số - xem điều 2.5.2) được kiểm soát bởi hệ thống kinh doanh Những quy tắc này

có thể được thiết lập để đảm bảo khi một số loại hồ sơ được tạo ra hoặc được tiếp nhận qua hệ thốngchúng sẽ được tự động gán vào một tệp tương ứng của các yếu tố siêu dữ liệu được xác định trước

2.5.2 Tập hợp hồ sơ số

Tập hợp các hồ sơ kỹ thuật số chứa các thực thể hồ sơ số có liên quan, khi kết hợp, có thể tồn tại ở mức cao hơn đối tượng hồ sơ số đơn lẻ, ví dụ, một thư mục hoặc tệp tin Tập hợp đại diện cho các mối quan hệ tồn tại giữa các hồ sơ số được kiểm soát bởi một hệ thống kinh doanh Những mối quan

hệ này được phản ánh trong các liên kết siêu dữ liệu và các kết nối giữa các hồ sơ số liên quan, và giữa các hồ sơ số và hệ thống

Một hệ thống kinh doanh có thể bao gồm các tập hợp hồ sơ, các hồ sơ riêng lẻ, hoặc cả hai Việc tập hợp các hồ sơ số có liên quan có thể cải thiện khả năng của hệ thống kinh doanh để áp dụng các quy trình quản lý hồ sơ cho các hồ sơ này Hệ thống kinh doanh hỗ trợ việc tập hợp các hồ sơ số có thể không nhất thiết phải yêu cầu tất cả hồ sơ số phải được gán cho một tập hợp hồ sơ Việc tập hợp có thể có nhiều cấp độ, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh

Tập hợp các hồ sơ số có thể phản ánh mối quan hệ như đặc tính chia sẻ hoặc các thuộc tính, hay sự tồn tại của các mối quan hệ tuần tự giữa các hồ sơ kỹ thuật số liên quan Bản chất của mối quan hệ giữa các hồ sơ số của một tập hợp cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố như mục đích và cơ cấu của hệ thống kinh doanh, và các nội dung và định dạng của chính các hồ sơ

Ví dụ, một tập hợp các hồ sơ số nói chung có thể tạo thành một chuỗi sự kiện (có nghĩa là, một loạt các giao dịch kinh doanh kết nối), trong đó các hồ sơ có thể có một mối quan hệ nối tiếp với nhau Bất

cứ mối quan hệ nối tiếp nào giữa hồ sơ số đều có thể được xác định thông qua các yếu tố siêu dữ liệu được liên kết với các hồ sơ, chẳng hạn như tiêu đề, năm xuất bản, tác giả, số ký hiệu kho (nếu có) và các thuộc tính khác Trường hợp các mối quan hệ tồn tại giữa các hồ sơ được kiểm soát bởi

hệ thống kinh doanh, hệ thống phải có khả năng xác định, lưu giữ, tư liệu hóa và bảo quản chúng.Những tập hợp có thể là mối quan hệ cấu trúc hình thức, được hỗ trợ bởi hệ thống kinh doanh (ví dụ, danh mục số chứa các tài liệu số liên quan), hoặc có thể là các mối quan hệ siêu dữ liệu kém hình thức hơn, được ràng buộc chặt chẽ, được hệ thống nhận biết như một sự thiết lập các liên kết giữa các hồ sơ liên quan trong một tập hợp

Các tập hợp phải được cố định và bảo trì theo thời gian Bất kỳ thay đổi nào của tập hợp cũng phải được ghi lại cùng với lời giải thích Không nên nhầm lẫn tập hợp có mục đích quản lý hồ sơ này với, hoặc thay thế bằng, việc tạo ra nhiều tập hợp khác nhau trong việc đáp ứng yêu cầu tìm tin hoặc truy vấn thông tin

25 Loại hồ sơ là một nhánh của sơ đồ phân loại hồ sơ, có thể tiếp tục được chia nhỏ thành một hoặc

nhiều loại hồ sơ cấp dưới Xem Bảng thuật ngữ ở Phụ lục A về định nghĩa chi tiết hơn.

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

2.5.3 Hồ sơ số

Hệ thống phải có khả năng quản lý nhiều hồ sơ số đa dạng và siêu dữ liệu liên quan Quản lý các hồ

sơ số được kiểm soát bởi hệ thống chủ yếu sẽ được xác định bằng quy tắc hệ thống được xác định trước do người quản trị hệ thống kinh doanh thiết lập Quy tắc hệ thống cung cấp cầu nối giữa phần mềm hệ thống kinh doanh và các hồ sơ kiểm soát bởi hệ thống Những quy định này là những phương tiện mà quá trình quản lý hồ sơ có thể áp dụng cho các hồ sơ và chủ yếu là xác định cách hệ thống sẽ hoạt động

2.5.4 Trích xuất

Trích xuất là một bản sao của một hồ sơ số, mà từ đó một số tài liệu đã được xóa bỏ hoặc vĩnh viễn cất giấu Trích xuất được thực hiện khi hồ sơ đầy đủ không thể cho truy cập, nhưng một phần hồ sơ thì có thể

Hệ thống kinh doanh có thể hỗ trợ việc tạo ra và duy trì một hoặc nhiều trích xuất của một hồ sơ số Các trích xuất có thể được tạo ra, lưu giữ và quản lý bởi hệ thống kinh doanh hoặc bằng cách tích hợp hoặc xen kẽ với một phần mềm ứng dụng bên ngoài

2.5.5 Các thành phần

Thành phần cấu thành là các bộ phận của một hồ sơ số, ví dụ, các thành phần đa phương tiện của một trang web Hồ sơ số sẽ bao gồm ít nhất một thành phần Hồ sơ số bao gồm nhiều thành phần có thể được gọi là "hồ sơ phức"

Bản chất các thành phần tạo nên hồ sơ số sẽ khác nhau giữa các hệ thống Một thành phần có thể là một đối tượng số, chẳng hạn như một tài liệu số, hoặc phần tử dữ liệu, một thực thể trong cơ sở dữ liệu Ví dụ, một thành phần của hồ sơ kỹ thuật số trong một hệ thống quản lý các tài liệu có thể là một tài liệu văn bản đơn giản, trong khi các thành phần tạo nên hồ sơ số trong hệ thống quản lý nguồn nhân lực có thể bao gồm một số các thực thể dữ liệu liên quan chặt chẽ trong cơ sở dữ liệu (chẳng hạn như tất cả các dữ liệu nhập vào để kết nối với hồ sơ nhân sự về một nhân viên)

3 Yêu cầu chức năng

Phần này liệt kê một loạt các yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong hệ thống kinh doanh Chúng được chia thành bốn phần theo quy trình và khái niệm quản lý hồ sơ chính

Các yêu cầu chức năng tập trung vào kết quả cần thiết để đảm bảo các hồ sơ được quản lý một cách thích hợp Như vậy, chúng sẽ không chỉ nêu rõ quy trình cụ thể vì ta thường cho rằng các kỹ thuật và chiến lược để đạt được các kết quả sẽ phụ thuộc vào loại hệ thống được sử dụng

Mỗi yêu cầu trình bày chi tiết một khía cạnh cụ thể của các chức năng quản lý hồ sơ Các yêu cầu

được chia thành các phần và tiểu mục được trình bày trong Hình 5 tại điều 2.4.1: Các kết quả chính

Các văn bản giới thiệu cho mỗi phần cung cấp thông tin tóm tắt về các khái niệm quản lý hồ sơ và mục tiêu bao quát của các yêu cầu tiếp theo

Siêu dữ liệu hồ sơ

Siêu dữ liệu là cần thiết để quản lý các hồ sơ một cách thích hợp Không giống như siêu dữ liệu các nguồn tin, siêu dữ liệu hồ sơ không phải tĩnh mà được tích lũy qua thời gian, ghi lại thay đổi và việc

sử dụng hồ sơ Vì lý do này, yêu cầu đối với siêu dữ liệu hồ sơ được tích hợp vào tất cả các phần củayêu cầu chức năng

Tích hợp với các hệ thống khác

Như đã nêu trong điều 2, các tổ chức có thể lựa chọn để thực hiện việc quản lý hồ sơ bên ngoài với

hệ thống kinh doanh Điều này có thể đạt được bằng cách hoặc trực tiếp xuất hồ sơ hoặc bằng cách tích hợp với hệ thống quản lý hồ sơ bên ngoài, như được nêu trong Hình 4 tại điều 2.3.5

Lựa chọn cách quản lý hồ sơ sẽ ảnh hưởng đến mức độ mà các yêu cầu đề ra được lựa chọn hoặc sửa đổi để đưa vào trong một hệ thống kinh doanh Khi các yêu cầu diễn đạt về chức năng mà một hệthống kinh doanh "phải" hay "nên" thực hiện, thì điều đó có nghĩa là, tùy thuộc vào mô hình lựa chọn, yêu cầu không phải đáp ứng hoàn toàn trong ứng dụng kinh doanh liên quan, nhưng có thể được đáp ứng thông qua việc sử dụng các công cụ bổ sung, phần mềm điều hành hoặc tích hợp với, hoặc xuất báo cáo cho hệ thống quản lý hồ sơ bên ngoài

Loại trừ

Dù các yêu cầu chức năng không bao gồm yêu cầu thiết kế và quản lý hệ thống nói chung, như khả năng sử dụng, tìm kiếm, báo cáo, truy cập, bảo mật và sao lưu, thì phải công nhận rằng các quá trình này cũng hỗ trợ chức năng quản lý hồ sơ của hệ thống Ví dụ, truy cập và kiểm soát an ninh giúp bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của hồ sơ, và các báo cáo có thể được sử dụng để xác định các hồ sơ

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

đáng hủy bỏ

Các yêu cầu chức năng giả sử rằng nhu cầu về bằng chứng giao dịch kinh doanh dưới hình thức hồ

sơ đã được xác định (xem điều 2.3)

Các loại yêu cầu

Đặc tả kỹ thuật bao gồm hai loại yêu cầu:

Yêu cầu không điều kiện - yêu cầu độc lập với bất kỳ yêu cầu khác được liệt kê.

VÍ DỤ

Hệ thống kinh doanh phải có khả năng để bắt giữ và duy trì siêu dữ liệu có liên quan đến bất kỳ sơ đồphân loại kinh doanh hoặc các công cụ phân loại hồ sơ mà chúng hỗ trợ theo đúng tiêu chuẩn siêu dữliệu có liên quan

Yêu cầu có điều kiện - yêu cầu phụ thuộc vào hệ thống hỗ trợ một yêu cầu cụ thể không điều kiện để

yêu cầu có điều kiện được áp dụng Yêu cầu có điều kiện bắt đầu với thuật ngữ: "Khi hệ thống kinh doanh [hỗ trợ hoặc không hỗ trợ một yêu cầu cụ thể] thì phải / nên / có thể "

VÍ DỤ

Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ các liên kết giữa chức năng xử lý và các cơ chế quản lý hồ sơ khác được hỗ trợ bởi hệ thống kinh doanh, cần phải cảnh báo người quản trị hệ thống kinh doanh khi cơ chế kiểm soát liên kết đến các lớp sắp xếp được cập nhật và bảo vệ các lớp sắp xếp từ sửa đổi cho đến khi các phiên bản chỉnh lý được hoàn thành

Yêu cầu có điều kiện được nhóm lại theo yêu cầu không điều kiện có liên quan, bất kể mức độ bắt buộc hoặc khía cạnh liên quan của chức năng quản lý hồ sơ Ví dụ, yêu cầu có điều kiện về hỗ trợ sơ

đồ phân loại hồ sơ đã nêu trong điều 3.1.4: Phân loại hồ sơ

Mỗi yêu cầu không điều kiện đã được đưa ra theo số tuần tự đơn giản (1-1240) Yêu cầu có điều kiện được đưa ra một số có hai phần dựa trên các yêu cầu không điều kiện có liên quan (ví dụ, điều 3.1, điều 3.2)

Mức bắt buộc

Mức bắt buộc chỉ ra tầm quan trọng tương đối của từng yêu cầu chức năng Các từ khóa 'phải', 'nên'

và 'có thể' xuất hiện trong các đặc tả được giải thích như sau:

'Phải' - Yêu cầu mà sử dụng từ 'phải' là một yêu cầu tuyệt đối phù hợp với đặc tả

'Nên' - Yêu cầu mà sử dụng từ "nên" có thể được bỏ qua nếu có lý do hợp lệ, nhưng ý nghĩa đầy đủ của bỏ qua phải được hiểu và cân nhắc cẩn thận trước khi chọn một cách giải quyết khác

'Có thể' - Yêu cầu mà sử dụng từ 'có thể' là tùy chọn

Mức bắt buộc phải được hiểu đúng theo các lời bàn đã nêu về sự tích hợp với các hệ thống khác

3.1 Tạo hồ sơ theo tình huống

Danh mục các yêu cầu chức năng sau đây được xem xét để đảm bảo:

Một hồ sơ cố định được tạo lập - hệ thống kinh doanh tạo ra thông tin ở từng giai đoạn của quá

trình kinh doanh Việc xác định nhu cầu của hồ sơ nên thiết lập ở thời điểm nào trong quá trình hồ sơ cần được tạo lập Bất kỳ quá trình tiếp tục nào xảy ra trong hệ thống sau thời điểm này đều phải là kếtquả của việc tạo ra hồ sơ mới hoặc tăng thêm hồ sơ hiện tại, hơn là sửa đổi hồ sơ Điều này có nghĩa

là không được ghi đè lên các dữ liệu được lưu giữ để ghi lại quá trình hoặc các quyết định trước đó nhưng có thể thêm dữ liệu mới Tùy thuộc vào việc đánh giá yêu cầu về hồ sơ, có thể không cần phải giữ lại các dữ liệu đó và có thể ghi đè lên nó

Một khi các hồ sơ mà tổ chức cần dùng như một bằng chứng của quá trình kinh doanh đã được xác định, cần đảm bảo hệ thống kinh doanh có khả năng tạo lập các hồ sơ

Loại và số lượng hồ sơ mà hệ thống kinh doanh tạo ra sẽ khác nhau tùy thuộc vào bản chất của kinh doanh đang được tiến hành bởi hệ thống và yêu cầu quản lý hồ sơ liên quan Một số hệ thống kinh doanh có khả năng tạo ra một loạt các hồ sơ số sử dụng định dạng dữ liệu phức tạp (ví dụ, hệ thống

dữ liệu không gian địa lý), trong khi các hệ thống khác chỉ có thể hỗ trợ tạo ra hồ sơ số tương đối cơ bản thuộc một loại

Các hồ sơ kỹ thuật số được tạo ra bởi hệ thống kinh doanh có thể bao gồm các đối tượng số - chẳng hạn như tài liệu số (ví dụ, tài liệu xử lý văn bản hoặc bảng tính), các trang web, âm thanh và video -

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

hoặc các định dạng dữ liệu chuyên dụng khác, và/hoặc các yếu tố dữ liệu và siêu dữ liệu liên quan.26

Quyết định cho phép ghi đè lên dữ liệu có thể được coi như thao tác xử lý và tùy thuộc vào yêu cầu pháp lý, có thể yêu cầu ủy quyền thông qua cơ quan có thẩm quyền xử lý hồ sơ.

Tạo các hồ sơ có thể bao gồm xác định đối tượng số hiện có được quản lý như hồ sơ, cấu hình hệ thống để đảm bảo các giao dịch được ghi lại và không bị ghi đè, hoặc xác định một số trường (và mối quan hệ giữa chúng) có thể được "cất giữ" như hồ sơ về một sự kiện cụ thể

● Thu thập Siêu dữ liệu cho các hồ sơ - có ý nghĩa như là bằng chứng của quá trình kinh doanh,

các hồ sơ phải gắn với bối cảnh của việc tạo lập và sử dụng chúng Để làm điều này, hồ sơ phải được kết hợp với siêu dữ liệu về bối cảnh kinh doanh

Phần lớn thông tin này có thể được tự động tạo ra bởi hệ thống Siêu dữ liệu tích hợp trong các yêu cầu chức năng đã được thực hiện ở một mức độ tương đối cao Thay vì chi tiết hóa cụ thể từng yếu

tố siêu dữ liệu được yêu cầu, thì các yêu cầu cung cấp tài liệu tham khảo rộng rãi cho sự cần thiết của một số lĩnh vực nhất định của chức năng hệ thống kinh doanh để có khả năng tạo lập, lưu giữ và duy trì các yếu tố siêu dữ liệu Dự kiến, mỗi tổ chức sẽ lưu giữ siêu dữ liệu cho các hồ sơ theo một tiêu chuẩn siêu dữ liệu đã xác định, phù hợp với yêu cầu của tổ chức và/hoặc về mặt pháp lý

● Trong trường hợp thích đáng, có thể quản lý một tập hợp các hồ sơ và hỗ trợ một công cụ

phân loại hồ sơ có thể được hỗ trợ - siêu dữ liệu về kinh doanh có thể được diễn tả dưới dạng giá

trị dữ liệu được lựa chọn từ một kinh doanh hoặc từ sơ đồ phân loại hồ sơ, có thể được sử dụng để phân loại hồ sơ Thông thường một hệ thống kinh doanh sẽ không có một sơ đồ phân loại nội bộ và

do đó yêu cầu chi tiết không có trong tài liệu này.27 Đối với hệ thống mà chỉ có liên quan đến một số lượng hạn chế các giao dịch, thì siêu dữ liệu này có thể được tìm thấy trong hệ thống tư liệu,28 hơn là trực tiếp liên kết với từng hồ sơ trong hệ thống

3.1.1 Tạo hồ sơ cố định

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

1 Đảm bảo rằng các hồ sơ số tạo ra hoặc nhận được qua hệ thống kinh doanh có thể

được duy trì và lưu trữ lâu dài cùng với siêu dữ liệu liên quan, bất kể đặc tính định dạng

và kỹ thuật.29

2 Cơ chế hỗ trợ để lưu giữ hồ sơ số qua hệ thống là:

● tự động; hoặc

● kết hợp giữa tự động và thủ công

3 Cơ chế hỗ trợ để đảm bảo có thể lưu giữ tất cả hồ sơ số mà nó có khả năng nhận được

từ hệ thống tạo lập hồ sơ bên ngoài.30 Ví dụ, chúng có thể bao gồm:

● gói văn phòng nói chung;

● ứng dụng quy trình làm việc;

● hệ thống nhắn tin số hóa;

● hệ thống thương mại điện tử;

● hệ thống quản lý nội dung trang web;

● hình ảnh và các hệ thống thiết kế đồ họa;

● ứng dụng đa phương tiện;

26 Nếu có thể, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng hệ thống không bị 'khóa' do lỗi đơn giản (như

đánh máy sai tên) mà không thể sửa chữa được - mặc dù người quản trị hệ thống đã được phép thay đổi.

27 Để thêm thông tin về yêu cầu chức năng hỗ trợ sơ đồ phân loại hồ sơ, xem Mô đun 2: Hướng dẫn

và yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong mỗi trường văn phòng số

28 Hệ thống tài liệu có thể bao gồm các lược đồ, từ điển dữ liệu, dữ liệu và các mô hình lớp.

29 Định dạng tệp dữ liệu và các loại tài liệu nên được xác định theo nhu cầu kinh doanh

30 Hệ thống nên hỗ trợ theo nhu cầu kinh doanh Mỗi hệ thống kinh doanh sẽ chỉ được nhận một lượng hồ sơ hạn chế từ các trình ứng dụng tạo lập hồ sơ cụ thể Hơn nữa, không phải tất cả các hệ thống kinh doanh đều có khả năng tiếp nhận hồ sơ từ các trình ứng dụng tạo lập hồ sơ bên ngoài.

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

1 Đảm bảo rằng các hồ sơ số tạo ra hoặc nhận được qua hệ thống kinh doanh có thể

được duy trì và lưu trữ lâu dài cùng với siêu dữ liệu liên quan, bất kể đặc tính định dạng

và kỹ thuật.9

● hệ thống các công ty;

● hệ thống quản lý an ninh; và các hệ thống thông tin kinh doanh khác

Hồ sơ cũng có thể bao gồm nhiều thành phần

3.1 Trường hợp hệ thống kinh doanh nắm bắt hồ sơ số được tạo lập từ nhiều thành phần, hệ thống phải duy trì mối quan hệ giữa tất cả các thành phần và siêu dữ liệu liên quan để chúng có thể được quản lý như một hồ sơ đơn lẻ và duy trì toàn vẹn cấu trúc của hồ sơ

3.2 Trường hợp hệ thống kinh doanh tạo ra hoặc nhận hồ sơ kỹ thuật số được tạo lập bởi hệ thống thư điện tử, hệ thống sẽ lưu giữ các file đính kèm và đối tượng nhúng cùng với thư điện tử là hồ sơ liên kết hoặc là hồ sơ ghép

3.3 Trường hợp hệ thống kinh doanh tạo ra hoặc nhận hồ sơ số được tạo lập bởi hệ thống thư điện tử, hệ thống cần có thể lưu giữ số lượng lớn các thư điện tử liên quan đến cùng một giao dịch

3.4 Trường hợp hệ thống kinh doanh tạo ra hoặc nhận được hồ sơ kỹ thuật số dựa trên web, chẳng hạn như một trang web động, hệ thống cần có thể nắm bắt hồ sơ như:

● một hồ sơ phức hợp duy nhất;

● tập hợp các hồ sơ có thành phần liên kết;

● một bản “hình chụp” - “ổn định” theo thời gian;

● tập hợp các thành phần có thể được phục hồi hoặc tái tạo theo yêu cầu, hoặc

● sự kết hợp của các loại đã nêu trên

3.5 Trường hợp hệ thống kinh doanh tạo lập hoặc nhận hồ sơ số được tạo ra bởi hệ thống thư điện tử, hệ thống có thể cho phép nắm bắt thư điện tử và các file đính kèm từ

hệ thống thư điện tử, chẳng hạn như một khách hàng thư điện tử

3.6 Trường hợp hệ thống kinh doanh tạo lập hoặc nhận hồ sơ số được tạo ra bởi hệ thống thư điện tử,31 hệ thống có thể cho biết thư điện tử trong hệ thống có gắn file đính kèm hay không, lưu ý Yêu cầu ở điều 3.5

3.7 Trường hợp hệ thống kinh doanh tạo lập hoặc nhận hồ sơ số được tạo ra bởi hệ thống thư điện tử,32 hệ thống phải có khả năng nắm bắt và xác định tất cả các thư điện tử

và file đính kèm được gửi vào và lấy ra

4 Đảm bảo mỗi hồ sơ số được định danh duy nhất và lưu trữ việc nhận dạng này như siêu

dữ liệu cùng với hồ sơ 33

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

31 Ví dụ, bằng một biểu tượng hoặc biểu trưng đặc biệt.

32 Một số hệ thống kinh doanh, chẳng hạn như hệ thống thương mại điện tử, có khả năng soạn thảo

và gửi thư điện tử hỗ trợ cho chức năng kinh doanh chính của họ.

33 Việc định danh phải thống nhất trong hệ thống Nếu một hồ sơ được xuất ra ngoài hệ thống, định

danh có thể cần phải thống nhất trong tổ chúc, ví dụ, bằng cách thêm một tiền tố cho nó.

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

5 Cung cấp một giao diện lập trình ứng dụng hoặc tương tự để hỗ trợ tích hợp với các hệ

thống khác, bao gồm hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, để:

● cho phép hồ sơ số được tạo ra hoặc nhận được từ hệ thống kinh doanh có thể xuất được sang một hệ thống bên ngoài;

● cho phép, khi cần thiết, hệ thống quản lý hồ sơ điện tử thiết lập giao diện với hệ

thống kinh doanh để hệ thống có thể áp dụng việc quản lý hồ sơ thích hợp để kiểm

soát các hồ sơ số chứa trong hệ thống kinh doanh; và

● quy định cơ chế cho phép hệ thống kinh doanh nhập trực tiếp hồ sơ số từ hệ thống kinh doanh bên ngoài,34 theo yêu cầu hỗ trợ chức năng kinh doanh của hệ thống

6 Cho phép người dùng lưu giữ và bảo quản tất cả hồ sơ số đã nhận được bởi hệ thống

với định dạng riêng của họ

7 Không giới hạn số lượng hồ sơ được lưu giữ và duy trì bởi hệ thống.35

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

8 Cho phép tổ chức xác định hình thức hoặc kiểu dáng của các định danh duy nhất,

hoặc thông qua cấu hình hoặc thông qua các yêu cầu đã quy định

9 Yêu cầu chuyển đổi hồ sơ số trong quá trình lưu giữ từ định dạng gốc của chúng, hòa

nhập vào hệ thống tạo lập hồ sơ, để định dạng tương thích với hệ thống kinh doanh36.9.1 Trường hợp hệ thống kinh doanh hỗ trợ chuyển đổi hồ sơ số từ định dạng gốc củachúng như là một phần của quá trình lưu giữ,37 hệ thống phải đảm bảo rằng ngữ cảnh, nội dung và cấu trúc của định dạng hồ sơ ban đầu được giữ lại và các yêu cầu có liên quan đến việc chuyển đổi vẫn được tôn trọng 38

10 Hỗ trợ đặt tên cho hồ sơ số:

● qua các mục hướng dẫn sử dụng tên của người dùng, hoặc

● qua quá trình đặt tên tự động được xác định trước bởi người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc thông qua các yêu cầu quy định

10.1 Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ việc đặt tên cho hồ sơ số, hệ thống sẽ cung cấp các tính năng để hỗ trợ quá trình đặt tên các hồ sơ số Ví dụ:

● kiểm tra chính tả tự động; hoặc

● hệ thống sẽ cảnh báo nếu người dùng cố tạo ra một hồ sơ sử dụng tên đã tồn tại trong hệ thống kinh doanh

10.2 Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ đặt tên cho hồ sơ số, hệ thống nên hạn chế khả năng sửa đổi tên của hồ sơ số đối với người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người dùng khác có thẩm quyền

11 Đưa ra cơ chế để đảm bảo hồ sơ kỹ thuật số nhận được bởi hệ thống có thể được lưu

giữ, ngay cả khi ứng dụng tạo ra không được hỗ trợ bởi môi trường hoạt động của tổ chức.39

34 Thường có thể có một vài hệ thống kinh doanh được tích hợp chặt chẽ với nhau để cho phép chia

sẻ thông tin giữa các hệ thống như một phần của thực tế hoạt động bình thường của hệ thống Điều này thường liên quan đến hồ sơ kỹ thuật số được chuyển giao giữa các hệ thống như là một phần của một quá trình công việc.

35 Hạn chế chỉ được phép nếu cần thiết để đáp ứng yêu cầu kinh doanh cụ thể của hệ thống Những

hạn chế do bất cập kỹ thuật của hệ thống thì không nên cho phép.

36 Trong một số trường hợp việc chuyển đổi định dạng hồ sơ có thể là một phần của chức năng cốt

lõii của hệ thống kinh doanh Ngoài ra, tình trạng này có thể xảy ra nơi hồ sơ số sử dụng một định dạng riêng mà không được hỗ trợ của hệ thống kinh doanh, nhưng có thể được chuyển đổi thành một định dạng khác có thể sử dụng được bởi hệ thống.

37 Yêu cầu này cũng áp dụng cho chuyển đổi định dạng được thực hiện như một phần của quá trình

nhập dữ liệu, được mô tả trong Yêu cầu 54.

38 'Cấu trúc' được sử dụng theo nghĩa quản lý hồ sơ của mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành hồ

sơ, khác với cấu trúc lưu trữ dữ liệu trong một hệ thống cụ thể.

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

3.1.2 Siêu dữ liệu hồ sơ

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

12 Hỗ trợ một loạt các yếu tố siêu dữ liệu được trình bày chi tiết trong các tiêu chuẩn siêu

dữ liệu có liên quan và bất cứ siêu dữ liệu nào khác cần thiết để hỗ trợ cho kinh doanhcủa tổ chức

13 Có khả năng tự động lưu giữ siêu dữ liệu thu được trực tiếp từ một ứng dụng tác

chủ,40 từ hệ điều hành, hệ thống quản lý hồ sơ điện tử41 hoặc được tạo ra bởi chính hệthống kinh doanh.42

14 Lưu giữ tất cả các siêu dữ liệu được quy định trong cấu hình hệ thống, và luôn giữ

siêu dữ liệu với các hồ sơ kỹ thuật số trong một mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ.43

15 Hạn chế khả năng sửa đổi siêu dữ liệu hồ sơ, để:

● chỉ những yếu tố siêu dữ liệu được lựa chọn có thể được chỉnh sửa bởi người sử dụng bất kỳ trong quá trình tạo lập;

● các yếu tố siêu dữ liệu được lựa chọn chỉ có thể được chỉnh sửa bởi một người

dùng có thẩm quyền trong quá trình tạo lập; và

● các yếu tố siêu dữ liệu được lựa chọn có thể được chỉnh sửa bởi một người dùng cóthẩm quyền

Các hạn chế có thể được quy định trong các yêu cầu, hoặc được cấu hình bởi người quản trị hệ thống kinh doanh

16 Hỗ trợ khả năng cho người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người dùng khác có

thẩm quyền sửa đổi hoặc ghi đè siêu dữ liệu được kế thừa của hồ sơ và tập hợp các

hồ sơ

17 Cho phép cập nhật thủ công hoặc tự động tất cả các thuộc tính của siêu dữ liệu được

xác định bằng phân loại, tiếp theo phân loại lại hồ sơ, hoặc tập hợp các hồ sơ.44

18 Có thể lưu trữ siêu dữ liệu được lựa chọn theo thời gian, bất kể hồ sơ liên quan đã

được lưu trữ, bị xóa hoặc bị phá hủy.45

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

39 Yêu cầu này áp dụng đặc biệt cho hệ thống kinh doanh giao dịch thường xuyên nhận được nhiều

dạng định dạng hồ sơ phải được lưu giữ bởi hệ thống.

40 Khi hồ sơ nhận được qua hệ thống kinh doanh, chứ không phải được tạo ra bởi hệ thống Các ứng

dụng tác chủ trong một số trường hợp có thể là hệ thống kinh doanh khác bên ngoài, xuất hồ sơ trực tiếp vào hệ thống.

41 Trường hợp hệ thống kinh doanh xuất hồ sơ do hệ thống tạo ra hoặc nhận được vào hệ thống quản

lý hồ sơ điện tử để lưu trữ và quản lý, các siêu dữ liệu hồ sơ được tạo ra bởi hệ thống quản lý hồ sơ điện tử phải được lưu giữ và liên kết với hồ sơ Mức độ tích hợp giữa hệ thống kinh doanh và hệ thống quản lý hồ sơ điện tử sẽ xác định cách hệ thống quản lý siêu dữ liệu hồ sơ.

42 Hệ thống kinh doanh sẽ tạo ra siêu dữ liệu hồ sơ liên quan đến hồ sơ được tạo lập bởi hệ thống,

cũng như sẽ tạo ra siêu dữ liệu cho các hồ sơ được tạo ra bởi các ứng dụng phần mềm bên ngoài.

43 Tức là, một kết nối mạnh mẽ liên kết chặt chẽ các siêu dữ liệu và hồ sơ kỹ thuật số mà nó có liên

quan

44 Yêu cầu này được áp dụng cho việc xem xét lại tất cả các sơ đồ phân loại có thể sẽ được áp dụng

cho hệ thống kinh doanh, không chỉ những sơ đồ phân loại được xác định trong hệ thống quản lý hồ

sơ được tổ chức bởi hệ thống kinh doanh Trường hợp hệ thống kinh doanh không hỗ trợ xác định một sơ đồ phân loại, việc thay đổi sơ đồ phân loại của một tổ chức có thể cần phải được cập nhật bằng tay

45 Siêu dữ liệu có thể được lưu trữ trực tiếp bởi hệ thống kinh doanh, trong kho tích hợp đối tượng số

hoặc được xuất sang một hệ thống khác

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn

19 Có khả năng lưu giữ siêu dữ liệu được nhập theo cách thủ công bởi người dùng

20 Cho phép xác định:

● các trường siêu dữ liệu tùy chỉnh cho hồ sơ số;

● tệp yếu tố siêu dữ liệu được lựa chọn cho các loại ghi cụ thể;

● mức bắt buộc46 cho các yếu tố siêu dữ liệu được lựa chọn hoặc là thông qua các yêu cầu quy định hoặc thông qua cấu hình của người quản trị hệ thống kinh doanh

21 Cho phép người dùng xác định các trường siêu dữ liệu của thực thể thông tin mô tả về

các hồ sơ, hoặc, tập hợp các hồ sơ

22 Giữ lại hiện trạng siêu dữ liệu của quá trình phân loại lại hồ sơ, hoặc tập hợp các hồ

sơ, bao gồm cả vị trí ban đầu của tập hợp các hồ sơ.47

Hệ thống kinh doanh có thể:

23 Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh định cấu hình cho quy tắc hệ thống được

xác định trước48 để gán siêu dữ liệu khi nắm bắt hồ sơ, hoặc tập hợp hồ sơ có một

dạng hồ sơ cụ thể nào đó

23.1 Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ sử dụng quy tắc hệ thống xác định trước để gán siêu dữ liệu tiếp tục lưu giữ, việc thiết lập và sửa đổi các quy tắc như vậy chỉ được giớihạn cho người quản trị hệ thống kinh doanh

23.2 Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ sử dụng các quy tắc hệ thống đã xác định trước

để gán siêu dữ liệu tiếp tục lưu giữ, nó phải kích hoạt hồ sơ, và hệ thống phải gán siêu

dữ liệu cho hồ sơ, và tập hợp các hồ sơ, theo sự thay đổi các quy tắc của hệ thống đã xác định

3.1.3 Quản trị tập hợp hồ sơ số

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

46 Mức bắt buộc cần phản ánh trong tiêu chuẩn siêu dữ liệu có liên quan

47 Ghi nhận các yêu cầu kiểm định thông thường cho hệ thống

48 Quy tắc xác định trước có thể đưa ra cơ chế thay thế cho việc gán siêu dữ liệu tại thời điểm tạo lập.

Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho hệ thống xử lý việc giới hạn số lớp hồ sơ và không thể kết hợp hoặc tích hợp các định nghĩa của một sơ đồ phân loại hồ sơ