Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi, lưu trử hồ sơ là trách nhiệm của người làm văn thư, lưu trử; việc c[r]
Trang 1I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển và đổi mới của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển như vũ bão nói chung, ngành giáo dục
và Đào tạo nói riêng thì công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải xử lý tốt các thông tin một cách kịp thời và hiệu quả Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin của các cấp ban ngành đến đơn vị và có nhiệm vụ phản hồi trong quá trình hoạt động của đơn vị Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục và Đào tạo, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị…là rất nhiều, nên đòi hỏi người quản lí và người làm công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác, giúp đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ
Việc quản lí về công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và mỗi cơ quan ban ngành Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều
Bên cạnh đó, Văn bản đi và đến cần được lưu trữ để điều hành lẫn giao tiếp được khoa học, hiệu quả Tuy nhiên việc quản lí và phân công kiêm nhiệm công tác văn thư và lưu trữ đây là công tác kiêm nhiệm chưa được đào tạo nghiệp vụ, tuy được Sở giáo dục Đào tạo và Sở Nội vụ tập huấn một vài lần nên không tránh khỏi các bỡ ngỡ, khó khăn Vì thế, để hoàn thành tốt công tác trên, công tác quản lí chỉ đạo và cán bộ kim nhiệm văn thư phải tìm hiểu mày mò học hỏi, đặc biệt là tích lũy kinh nghiệm qua công việc và từng bước khắc phục khó khăn và đạt được nhiều hiệu
Trang 2quả Nên chúng tôi chọn đề tài “Giải pháp trong công tác quản lí, thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả công tác văn thư và lưu trữ ở trường THPT”
II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỂN
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản
lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi, lưu trử hồ sơ là trách nhiệm của người làm văn thư, lưu trử; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư, luu trử
Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy
tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những người làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người
hy sinh thầm lặng Chúng ta cứ nhìn vào kết quả của người A hay người B đạt được mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không nhỏ của những người làm văn thư, lưu trữ Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì những người làm công tác này luôn nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổ cực Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng và luôn là những người thiệt thòi nhất trong mỗi
cơ quan, tổ chức, khen thưởng thì ít nhưng khiển trách thì nhiều
Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng carton… Nếu không có sự
Trang 3cần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưu trữ thì chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu những tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ
và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát mà dân dân ta đã trải qua Ngày nay, nếu chúng ta không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc về cơ quan, tổ chức thì làm sao những người kế cận có thể tìm hiểu được lịch sử hình thành, đóng góp to lớn của cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng và các giai đoạn phát triển của đất nước nói chung
Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ
Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ
Nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp
Trang 4phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị
III PHẠM VI ĐỀ TÀI
Áp dụng trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ ở trường trung học phổ thông
IV MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Tìm hiểu và áp dụng một số biện pháp nhằm nâng cao tính hiệu quả công tác văn thư và lưu trữ trong trường THPT hiện nay Điểm mới của đề tài kết hợp giữa mạng nội bộ và sổ sách nhằm quản lý tốt, khoa học, tránh thất lạc, tiết kiệm thời gian và dễ tìm kiếm khi cần thiết
VI NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
1 CÔNG TÁC VĂN THƯ
Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục
vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị
Trang 5Giữa công tác văn thư và lưu trữ luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ
Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư hành chính rất đa dạng, tuy nhiên bản thân tôi nêu một số công tác quan trọng nhất để thực hiện gồm những phần việc sau:
* Quản lý công văn đi
* Quản lý công văn đến
* Đánh máy các loại văn bản khác
Để phát huy hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, bản thân tôi đã thực hiện các biện pháp sau:
Trong những năm gần đây, Sở giáo dục và đào tạo Thành phố Đà nẵng đã xây dựng trang mạng nội bộ rất thuận tiện cho việc chuyển giao thông tin hai chiều Bản thân tôi cũng đã phối hợp chặc chẻ giữa sổ sách và mạng nội bộ nhằm nắm bắt thông tin và xử lý kịp thời, đồng thời quản lý, lưu trữ một cách khoa học và hợp lý
Hình ảnh minh họa trang nội bộ
Trang 6Giao diện mạng nội bộ website: http://vbdh.danang.edu.vn
Bên cạnh sự chuyển giao công nghệ thông tin, cán bộ văn thư sử dụng mạng nội bộ một cách khoa học và hợp lý thì việc quản lý các loại công văn, văn bản và hồ sơ sổ sách rất thuận lợi sau này
a) Quản lý công văn đến
Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý nhà trường và phối hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài Mỗi ngày tôi thường xuyên vào mạng nội bộ lấy thông tin và một số công văn thông qua mạng nội bộ nhằm thực hiện kịp thời Do vậy, việc quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác
Trong quá trình xử lý công văn đến phải thực hiện theo đúng quy trình: bóc phong bì, phân loại, đóng dấu đến theo ngày tháng, ghi sổ, kẹp phiếu trình công văn, chuyển lãnh đạo Khi lãnh đạo xử lý xong, tôi sao in gởi cho các tổ và
cá nhân thực hiện, bản chính lưu vào kẹp vào kẹp hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự
Trang 7từng loại, từng cấp và theo thời gian để thuận tiện trong việc tìm kiếm giúp cho Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng xử lý công việc được dễ dàng
Mẫu sổ:
S CÔNG V N Ổ CÔNG VĂN ĐẾN ĂN ĐẾN ĐẾNN
Ngày
đến
Số
đến
Tác giả
Số ký hiệu
Ngày tháng
Tên loại và trích yếu nội dung
Đơn vị, người nhận
Ký nhận
Ghi chú
b) Quản lý công văn đi
Việc quản lý công văn đi phải tuân thủ thể thức văn bản theo đúng quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Lưu ý thể thức văn bản phải theo đúng nội dung, biểu mẫu hướng dẫn của Sở GD&ĐT Phải mở sổ sách theo dõi số lượng công văn gửi ra bên ngoài, đối với công văn chuyển nội bộ phải có ký xác nhận rõ ràng Việc sao văn bản phải đảm bảo số lượng và quy định của ngành Khi xử lý công văn đi phải sử dụng con dấu đúng quy định, tuyệt đối không đóng dấu vào văn bản được ký bởi người không có thẩm quyền ký hoặc bản photo dấu đen (trừ bản sao lục, sao y bản chính) lấy chữ ký lãnh đạo đóng dấu đỏ của đơn vị
Ngoài thực tế nhận công văn đến, nhà trường còn chủ động thực hiện nhiều công văn gửi đi, có thể kể đến các loại văn bản gửi đi như sau:
Văn bản gởi đi được chia thành hai loại :
+ Văn bản có tên gọi gồm: Báo cáo, kế hoạch, tờ trình…
+ Văn bản không tên gọi :
Trang 8Văn bản đến có thể chia thành các loại văn bản qui phạm pháp luật, văn bản hành chính
Đối với văn bản qui phạm pháp luật chủ yếu trường học nhận từ cấp trên chuyển đến Đối với các loại văn bản hành chính là phổ biến nhất đối công tác hoạt động của nhà trường Từ các ngành, ban các cấp trong các hệ thống của thể chế đưa về trường và ngược lại Dù là văn bản mang nội dung gì thì người phụ trách văn thư cũng cần kịp thời thực hiện theo quy trình luân chuyển công văn đến như đã nêu ở trên
Công việc yêu cầu văn thư cần thông thạo, nhuần nhuyễn trong tạo lập văn bản theo phong cách ngôn ngữ hành chính, chỉ có chương trình, văn bản Hội nghị - Đại hội thuộc về công việc của tổ chuyên môn hoặc thư ký đoàn của Hội nghị, Đại hội Còn lại, nhân viên văn thư là người thực hiện tất cả, Một số văn bản thường gặp, phổ biến ở trường Trung học phổ thông:
- Quyết định: Loại văn bản thường có nội dung và chức năng thi hành
nhiệm vụ trong một bộ phận của nhà trường, hoặc các quyết định khen thưởng
và kỷ luật
Mẫu quyết định:
SỞ GD&ĐT TP ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG THPT PHAN THÀNH TÀI
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số : … / QĐ-THPTPTT Hoà vang, ngày… tháng… năm 2014.
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành ………(Tên của bản quy chế(quy định) được ban hành)
HIỆU TRƯỞNG
Căn cứ …
Theo đề nghị của …
QUYẾT ĐỊNH:
Trang 9Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này… (Tên của bản quy chế(quy định)
được ban hành) (Nội dung, font Time New Roman chữ thường, size 13/14)
Điều 2….
Điều /.
Nơi nhận:
- ;
- ;
- Lưu: VT,
HIỆU TRƯỞNG
(Chữ ký, dấu)
Lâm Quang Nông
- Thông báo: loại văn bản này tương đối đơn giản nhằm phổ biến những
thông tin mới trong cơ quan hoặc trong học sinh;
- Kế hoạch : Kế hoạch năm học của nhà trường, kế hoạch tổ, kế hoạch cá
nhân, kế hoạch đối với các hoạt động, hướng phấn đấu mục tiêu thi đua danh hiệu, còn có kế hoạch tài chính, tài vụ…;
- Báo cáo: Văn bản thường có nội dung sơ kết, tổng kết để báo lên cấp
rên, cấp quản lý vào các thời điểm cuối học kỳ, cuối năm học Báo cáo thực hiện các Chỉ thị của cấp trên Cũng có trường hợp nhà trường báo cáo với cấp chức năng một sự cố cá biệt nào đó trong cơ quan;
- Tờ trình: Văn bản được gửi từ cấp dưới lên cấp trên có nội dung trình
báo về một hoạt động, một diễn biến nào đó của sự việc;
Các loại văn trên được gọi là các văn bản có tên gọi
Để thực hiện nhanh và thực hiện tốt những chỉ đạo và yêu cầu của cấp trên, trong máy tính của văn thư đã tạo sẵn các mẫu và thể thức của các loại văn bản Khi cần văn thư chỉ soạn nội dung và ráp vào các biểu mẫu thể thức như báo cáo để tiết kiệm thời gian
Các loại văn bản có tên gọi được văn thư của nhà trường lập sẵn mẫu, lưu trong máy tính gồm Kế hoạch, báo cáo,… Các loại văn bản này không có : Kính gửi
Mẫu báo cáo:
Trang 10SỞ GD&ĐT TP ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG THPT PHAN THÀNH TÀI
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số : … / BC-THPTPTT Hoà vang, ngày… tháng… năm 2014.
BÁO CÁO
Sơ kết học kỳ I năm học 2013 - 2014
Nội dung văn bản
Hết nội dung văn bản ( chấm khóa)./
-Sở GD ĐT (VP);
-Lưu VT (BGH).
Lâm Quang Nông
Ngoài ra còn có những văn bản không tên gọi thường thực hiện các văn bản hướng dẫn của cấp trên, phản hồi những công văn của cấp trên Mẫu của các loại văn bản không tên gọi cũng được lập sẵn và lưu trong máy tính Mẫu này trích yếu nội dung được ghi dưới dòng số và ký hiệu công văn, mẫu này có : Kính gửi
Các trường hợp bản sao văn bản như sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục mà nhân viên văn thư phải thực hiện để chuyển lại hoặc lưu trữ Những công việc nào yêu cầu sự kịp thời để công tác cơ quan vận hành đúng tiến độ
Một lượng văn bản lớn như thế được gửi đi hoặc tiếp nhận trở thành yêu cầu nhanh nhạy, chu đáo, chuyên nghiệp của nhân viên văn thư Để đáp ứng được tính chất này, tinh thần ham trao dồi, cần cù cầu tiến là hết sức cần thiết để
bổ sung, nâng cao năng lực Bên cạnh đó, tận dụng phương tiện vi tính để thiết
kế tạo lập các loại văn bản là phương cách duy nhất Hiểu rõ điều này, tôi luôn luôn tận dụng thời gian sử dụng chiếc máy vi tính để rèn luyện Việc thiết kế các