TỒN KHO – QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

Khái niệm hàng tồn kho  Là mặt hàng,sản phẩm được DN giữ để bán ra sau việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp... Hàng tồn kho  Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàn

TỒN KHO – QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

MIB: Phí Thị Bích Thủy

TP HCM 26/3/2018

1.Hàng tồn kho là gì

2.Nhiệm vụ của quản trị hàng tồn kho

3 Vai trò của hàng tồn kho

4.Phân tích ABC

5.Chu kỳ kiểm kê

KHAI NIỆM

Khái niệm hàng tồn kho

 Là mặt hàng,sản phẩm được DN giữ để bán ra sau

việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Hàng tồn kho

 Hàng tồn kho bao gồm:

- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho,

hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán,

hàng hóa gửi đi gia công chế biến;

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;

- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành

và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập

kho thành phẩm;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho,

gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên

đường;

- Chi phí dịch vụ dở dang

Nhiệm vụ của quản trị tồn kho

là phải trả lời được 2 yêu

cầu:

Lượng tồn kho bao nhiêu là tối

ưu? và Khi nào tiến hành đặt

hàng?

Kiểm soát tồn kho phải cân bằng giữa 3 mục

tiêu

- Chi phí tồn kho lưu kho, chi phí mua hàng, chi phí dịch vụ…

- Chi phí điều hành : chủng loại hàng hóa, điều kiện bảo quản,

chi phí phát sinh…)

- Dịch vụ khách hàng (các nhu cầu của từng loại khách hàng

Lý do giữ hàng tồn kho

 Giao dịch: Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho

để tránh tắc nghẽn trong quá trình sản suất và

bán hàng

Duy trì hàng tồn kho, DN đảm bảo được việc sản

xuất, kinh doanh không bị gián đoạn do thiếu

nguyên liệu thô

Mặt khác, duy trì tồn kho việc bán hàng cũng không

bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành

phẩm

Mục đích quản trị hàng tồn kho

 Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: đảm bảo

hàng tồn kho theo yêu cầu trong kho mọi thời

điểm Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho,dây

chuyền sản xuất bị gián đoạn Hậu quả là việc

sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất

 Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn

kho: liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là

làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào

hàng tồn kho Điều này đạt được chủ yếu bằng

cách đảm báo khối lượng cần thiết hàng tồn kho

trong tổ chức ở mọi thời điểm

Lý do lưu trữ hàng tồn kho

 Dự phòng: Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này

như 1 tấm đệm cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán

 Sẽ có những bứt phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm vào một thời điểm

 Giảỉ bài toán phát sinh sụt giảm không lường trước

trong cung ứng nguyên liệu ở một vài thời điểm

Lý do giữ hàng tồn kho

 Đầu cơ: Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có

được những lợi thế khi giá cả biến động Giả sử

nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ

muốn giữ nhiều hàng tồn kho so với yêu cầu với

giá thấp hơn

Ex : NCC dành cho bạn sự ưu ái bất ngờ mua 1 tặng thêm 1

đơn vị ,khi bạn đáp ứng + thanh toán tiền mặt chẳng hạn

Có lẽ đó sẽ là cơ hội để giảm giá vốn ! song bạn phải Ktra kho cty có kho đủ để chứa không? trang thiết bị trong kho có

đủ đảm bảo cho 1 lượng hàng gấp đôi bình thường được an

toàn trong thời gian nó nằm trong kho hay không? Liệu mình

có thể tiêu thụ hết chúng trước khi hết hạn sử dụng không?

Lợi thế hàng tồn kho

 Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh: Bằng

việc lưu trữ hàng tồn, công ty tránh tình trạng KD thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm, nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng

 Giảm chi phí đặt hàng: Các chi phí đặt hàng

gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều, nếu ta đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ

 Đạt được hiệu quả SX : Việc lưu trữ đủ SL hàng

tồn kho đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả, ngăn ngừa thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất

Tồn kho Cao hay thấp?

 Rủi ro thiếu hàng cung cấp kịp thời và có thể mất khách hàng

Tồn kho Cao hay thấp

Mức tồn kho cao

 Đòi hỏi nhiều vốn đầu tư

Tiết kiệm được chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển hàng về kho

Chi phí tồn kho cao (chi phí kho bãi, chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm, chi phí cơ hội vốn, )

+ Thứ 2 là mức giới hạn tối đa, nhà quản trị sẽ phải kiểm soát lượng hàng tồn của mình luôn luôn thấp hơn con số đó

SIÊU THỊ A

(c ty nhỏ, độc lập) (c.ty con of Tập đoàn lớn) SIÊU THỊ B

Doanh thu 5 triệu $ 5 triệu $

Tài sản 2.5 triệu $ 2.5 triệu $

Giá trị

tồn kho 0,5 triệu $ 2,5 triệu $

(Trong đó 2tr $ B vay cty mẹ với lãi suất 15% năm

= 300.000 $)

Quản trị kho giúp tạo lợi nhuận

Quản trị kho giúp tạo lợi nhuận

Chi phí tồn trữ kho trong 1 năm của siêu thị A và siêu thị B

- Khấu hao nhà xưởng 1.000

- Chi phí giữ kho và nhân công 12.000

- Chi phí kiểm kê 500

- Hệ thống thông tin, kiểm tra 3.000

Tổng chi phí 23.000

Riêng chi phí siêu thị B

Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả

1 Hàng tồn kho và dòng tiền

phân loại các mặt hàng tồn kho thành từng nhóm

dựa trên các tác động giá trị của chúng đối với công

ty Bên cạnh đó, bạn cần xác định, đâu là mặt hàng chủ đạo, quan trọng, đâu là sản phẩm nổi bật

2.Xác định và duy trì định mức tồn kho

3.Sắp xếp, bảo quản hàng hóa khoa học

4 Kiểm kê hàng định kì,

Quy luật 80/20 của Pareto

Phân tích ABC

 Giá trị hàng hóa hàng năm = lượng cầu hàng

năm của mỗi hạng mục tồn kho x chi phí đơn vị

- Nhóm A – 20 % chủng loại chiếm 75 - 80% giá trị

- Nhóm B – 30 % chủng loại chiếm 20% giá trị

- Nhóm C - 55% chủng loại chiếm 5% giá trị

Do đó lưu ý 20 % SKU hàng hóa đem lại 80%

doanh số

(Hoặc chỉ cần kiểm soát chặt chẽ 20% SKU hàng

hóa này thì có thể kiểm soát 80% toàn bộ hệ thống )

Sử dụng phân tích Pareto để kiểm soát

Phân tích ABC

Do đó

+ Nhóm A bao gồm các hàng hóa cần phải kiểm soát chặt chẽ và quản lý hồ sơ ở mức chính xác nhất,

+ B thì cần kiểm soát và quản lý hồ sơ ở mức tốt,

+ C là nhóm chỉ cần kiểm soát ở mức độ đơn giản và quản lý ở mức độ thấp nhất

Đồ thị phân tích

tồn kho ABC

 Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát hh Việc thiết lập các báo cáo chính xác, nhóm A phải được thực hiện

thường xuyên nhằm đảm bảo hiệu quả trong KD

– Trong dự báo nhu cầu dự trữ, cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho nhóm mặt

hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn

thận hơn so với các nhóm khác

– Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của

nhân viên giữ kho tăng lên không ngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng

Phân loại vật liệu tồn kho theo ABC

Loại

vật

liệu

Nhu cầu hàng năm

Giá đơn

vị

Tổng giá trị hàng năm

 Có liên quan đến dự trữ:

- Những sp A sẽ là đối tượng được đầu tư lập

kế hoạch thận trọng, nghiêm túc hơn về nhu cầu; sản phẩm

- Nhóm B có thể quản lý bằng kiểm kê liên tục, còn các sản phẩm nhóm

- Nhóm C chỉ là đối tượng kiểm kê định kỳ Tất cả mọi sự can thiệp nhằm hạn chế dự

trữ trước tiên nhằm vào mặt hàng nhóm A

 Có liên quan đến việc mua hàng:

- Các sản phẩm nhóm A là đối tượng lùng kiếm và

để đánh giá kỹ càng những người cung ứng và phải được phân tích về mặt giá trị hàng hóa

-Các sản phẩm nhóm A phải giao cho những người

có kinh nghiệm, còn mặt hàng nhóm C giao cho

những người mới vào nghề

- Trong một số trường hợp, các sản phẩm nhóm A

là đối tượng mua tập trung, mua các loại khác là phi tập trung

- Các sản phẩm nhóm A trong trường hợp có thể là đối tượng của toàn bộ thị trường với việc giao nhận thường xuyên để hạn chế dự trữ

 Có liên quan đến nhà cung ứng:

Phân tích A.B.C về doanh số nhà cung ứng:

- Những nhà cung ứng lọai A là đối tượng theo dõi đặc biệt: phân tích tình hình tài chính, sự thuyên

chuyển các chức vụ chủ chốt, đổi mới kỹ thuật

- Sự so sánh phân tích A.B.C về các khách hàng và người cung ứng cho phép DN có các thông tin có ích

về mối quan hệ tương tác

 Chiến lược

– Tìm thêm nhà cung cấp cho hạng mục A; – Quản lý tồn kho chặt hơn với hạng mục A – Cẩn thận hơn với dự báo hạng mục A

Reference

1.Max Muller Essentials of Inventory management

2003 AMACOM

2.Tony Wild, Best Practice in Inventory

Managemen, 2nd edition 2002,