Phát triển hệ thống thông tin tuyển dụng nội bộ cho các doanhnghiệp Việt Nam

Muốn vậy, các hoạt động như tuyểndụng, đào tạo và phát triển nhân sự cần đạt hiểu quả cao hàng đầu nhằm sử dụng tối ưu nguồn nhân lực của tổ chức.. Tại Việt Nam hoạt động tuyển dụng bên

DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH VẼ 1

LỜI NÓI ĐẦU 2

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Mục đích của đề tài 3

3 Phạm vi và đối tượng đề tài 3

4 Phương pháp tiếp cận và đóng góp của đề tài 4

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC VÀ TUYỂN DỤNG 5

1.1 Quản trị nguồn nhân lực 5

1.1.1 Khái niệm 5

1.1.2 Chức năng 5

1.1.3 Quản trị nhân lực hiện đại 6

1.2 Tuyển dụng nguồn nhân lực 8

1.2.1 Khái niệm tuyển dụng 8

1.2.2 Quy trình tuyển dụng 8

1.3 Tuyển dụng nội bộ 10

1.3.1 Định nghĩa 10

1.3.2 Ưu điểm và nhược điểm 11

1.3.3 Vai trò và nguyên tắc của tuyển dụng nội bộ 12

1.4 Hệ thống thông tin quản lý và hỗ trợ tuyển dụng nội bộ 13

1.4.1 Định nghĩa 13

1.4.2 Các yêu cầu đối với xây dựng hệ thống thông tin tuyển dụng nội bộ 13

1.4.3 Điều kiện để triển khai sử dụng hệ thống thông tin tuyển dụng nội bộ 13

1.5 Kết luận phần tổng quan nghiên cứu 14

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG SỬ DỤNG NGUỒN LỰC BÊN TRONG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 15

2.1 Góc nhìn từ phía doanh nghiệp 15

2.2 Góc nhìn từ phía người lao động 16

3.1 Tuyển mộ 18

3.2 Tuyển chọn 18

3.3 Sau tuyển chọn 20

CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ TUYỂN DỤNG NỘI BỘ 22

4.1 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin tuyển dụng nội bộ 22

4.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) 22

4.3 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 23

KẾT LUẬN 24

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH VẼ Danh mục hình vẽ

Hình 1.1 Triết lý quản trị nhân lực……….7

Hình 1.2 Sơ đồ quy trình tuyển mộ trong tổ chức……… 9

Hình 1.3 Sơ đồ quy trình tuyển chọn nhân lực trong doanh nghiệp………10

Hình 3.1 Các nguồn đánh giá từ các bên liên quan………19

Hình 3.2 Quy trình tuyển dụng nội bộ……… 21

Hình 4.1 Sơ đồ ngữ cảnh……… …22

Hình 4.2 Sơ đồ phân ra chức năng hoạt động của hệ thống (BFD)……… 22

Hình 4.3 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống (IFD)………23

LỜI NÓI ĐẦU

 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp

(1) Năng lực tổ chức quản lý doanh nghiệp

(2) Năng lực maketing

(3) Năng lực tài chính

(4) Năng lực tiếp cận và đổi mới công nghệ

(5) Năng lực tạo lập các mỗi quan hệ

dễ dàng thích ứng và tránh tụt lại trong quá trình hội nhập toàn cầu Yếu tố con người

là trung tâm cũng như nền tảng của doanh nghiệp Vì vậy, phát triển con người là kiênquyết trong quá trình tăng cường các năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Trongnhững năm gần đây các hoạt động trong quản trị nguồn nhân lực được chú trọng hàngđầu Tuyển dụng nguồn nhân lực là một hoạt động trong chuỗi các hoạt động quản trịnhân lực, cũng là cơ sở để thực hiện có hiệu quả các hoạt động khác

Ngày nay, khoa học công nghệ phát triển vượt bậc, máy móc không những là công

cụ hỗ trợ đắc lực mà còn có thể thay thế con người trong nhiều công việc, công đoạnkhác nhau Vì vậy việc ưu tiên mở rộng quy mô nhân lực không còn là giải pháp hàngđầu và thông minh nhất Một bộ máy nhân sự tinh gọn và linh hoạt năng động mới làđiều cần hướng tới trong những năm tiếp theo Muốn vậy, các hoạt động như tuyểndụng, đào tạo và phát triển nhân sự cần đạt hiểu quả cao hàng đầu nhằm sử dụng tối

ưu nguồn nhân lực của tổ chức Thực tiễn cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam chưathực sự làm tốt điều này, bằng chứng là hoạt động tuyển dụng nội bộ chưa được quantâm và đề cao Mặc dù thị trường lao động Việt Nam có ưu điểm là đông đảo và giá rẻnhưng việc lạm dụng tuyển dụng quá nhiều cũng gây nhiều hậu quả và thiệt hại cho

doanh nghiệp Tuyển dụng với nguồn nội bộ mang lại khá nhiều lợi ích cho cả doanhnghiệp và người lao động Đối với doanh nghiệp, tuyển dụng nội bộ giúp giảm thờigian, chí phí cho việc tuyển và đào tạo nhân viên mới Tăng năng suất lao động và chủđộng trong kế hoạch kế nhiệm, thay thế cũng là điều tuyển dụng nội bộ mang lại.Trong dài hạn, điều này tạo ra một nền văn hóa trung thành và ổn định cho doanhnghiệp Đối với người lao động, đây là cơ hội để tăng thu nhập, phát triển bản thântheo mong muốn Các doanh nghiệp ở các nước phát triển có những sự quan tâmđáng kể cho hoạt động tuyển dụng nội bộ, chủ đề này được bàn luận sôi nổi trên cácdiễn đàn và đã có những giải pháp phần mềm chuyên dụng như Internal RecruitingTALENTSOFT, Talent Connection và Magnet Theo Saratoga Institute, chi phí tìm kiếm

và thuê một người từ bên ngoài công ty cao hơn 1,7 lần so với thuê bên trong (8.676USD so với 15.008) Các chiến lược của Hill + Knowlton – một công ty PR toàn cầu đãthuê 28% nhân lực nội bộ và 19% bên ngoài cho 97 công việc hàng đầu của họ trongnăm 2011 Tại Việt Nam hoạt động tuyển dụng bên trong tổ chức diễn ra khá sôi nổidưới hình thức thuyên chuyển, thăng chức nhưng rất trầm trong các hình thức khácđặc biệt là tổ chức nhà nước, doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp quy mô lớn.Mặc dù diễn ra sôi nổi nhưng quy trình của các hình thức tuyển dụng bên trong tổchức này còn chưa thật sự rõ ràng, minh bạch và chưa có hệ thống giám sát chặt chẽdẫn đến nhiều bất cập gây cản trở sự phát triển nguồn nhân lực của các doanh nghiệp.Xuất phát từ các nhìn nhận trên, nhóm tác giả lựa chọn đề tài “ Phát triển hệthống thông tin tuyển dụng nội bộ cho các doanh nghiệp Việt Nam” với mongmuốn đóng góp một giải pháp tổng thể cho hoạt động tuyển dụng với nguồn bêntrong tổ chức đối với các doanh nghiệp Việt Nam Từ đó các doanh nghiệp cónhững phương án tối ưu và phát triển nguồn nhân lực nhằm tăng cường năng lựccạnh tranh tổng thể một cách bền vững

2 Mục đích của đề tài

Đề tài có hai mục tiêu chính là:

- Đề xuất một quy trình tuyển dụng nội bộ phù hợp với thực trạng các doanhnghiệp Việt Nam hiện tại

- Phát triển hệ thống thông tin nhằm hỗ trợ cho các nghiệp vụ trong tuyển dụng vàphát triển bên trong doanh nghiệp

3 Phạm vi và đối tượng đề tài

3.1 Phạm vi đề tài

- Để hệ thống có thể triển khai thì cần một số các yêu cầu nhất định về lưu trữ hồ

sơ nhân viên, cách đánh giá, chấm điểm nhân viên Nhóm tác giả sẽ không đi sâuphân tích các yêu cầu trên

- Do ràng buộc về thời gian và kỹ thuật nên nhóm tác giả khi nghiên cứu đề tài chỉdừng lại ở phân tích thiết kế và mô tả hoạt động của hệ thống

3.2 Đối tượng nghiên cứu

Các doanh nghiệp tại Việt Nam phù hợp và sử dụng được tối ưu mà hệ thốnghướng đến là :

 Các tổ chức, tập đoàn lớn hoạt động kinh doanh đa ngành và số lượng nhânviên lớn

 Các trung tâm, tổ hợp giáo dục từ xa có quy mô lớn

 Các doanh nghiệp có khối lượng nhân sự lớn cho phép nhân viên làm từ 2 vi trítrở lên

 Các doanh nghiệp với đặc thù công việc cần nhiều nhân lực freelancer , bánthời gian, tăng ca

 Các tổ chức có tính thuyên chuyển công việc theo thời gian và liên tục theo chukỳ

4 Phương pháp tiếp cận và đóng góp của đề tài

4.1 Phương pháp tiếp cận

- Tiếp cận kinh tế - Xã hội : xây dựng quy trình tuyển dụng bên trong tổ chức

- Tiếp cận kỹ thuật : xây dựng hệ thống thông tin hỡ trợ tuyển dụng nội bộ

4.2 Đóng góp mới của đề tài

Với mục tiêu và những vấn đề nghiên cứu đã xác định như trên, đề tài sẽ hướngtới các kết quả sau:

- Một quy trình tuyển dụng nội bộ hoàn thiện đảm bảo tính tối ưu, chặt chẽ phùhợp với một số mô hình doanh nghiệp ở Việt Nam

- Phân tích thiết kế hệ và mô tả thống thông tin nhằm hỗ trợ công việc tuyển dụngnội bộ

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC VÀ TUYỂN DỤNG

1.1 Quản trị nguồn nhân lực

Đứng ở nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết củanhà nước, do đó đặc trưng nổi bật là tính cạnh tranh Các tổ chức nói chung và doanhnghiệp nói riêng buộc phải cải thiện tổ chức, trong đó yếu tố con người là quyết định.Việc tìm đúng người phù hợp để giao đúng việc, hay đúng cương vị đang là vấn đềđáng quan tâm đối với mọi hình thức tổ chức hiện nay Sự tiến bộ của khoa học kỹthuật hiện đại cùng với sự phát triển của nền kinh tế “mở” buộc các nhà quản trị phảibiết thích ứng, do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong bộmáy tổ chức nhằm đạt hiệu quả tốt nhất đang được mọi giới quan tâm Nghiên cứuquản trị nhân sự giúp cho các nhà quản trị học được cách giao dịch với người khác,biết cách đặt câu hỏi, biết lắng nghe, biết tìm ra ngôn ngữ chung với nhân viên, biếtcách nhạy cảm với nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên một cách tốt nhất, biếtcách lôi kéo nhân viên say mê với công việc và tránh được các sai lầm trong việc tuyểnchọn và sử dụng lao động, nâng cao chất lượng công việc, nâng cao hiệu quả tổ chức

3 Chức năng

Trong nền kinh tế thị trường, khi sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, hoạt động sảnxuất kinh doanh hay chính việc nhân sự đã đặt ra rất nhiều vấn đề cho quản trị nhânlực cần giải quyết nhằm giúp doanh nghiệp có được chỗ đứng nhất định và nhữngbước tiến vững vàng Các hoạt động chính của quản trị nhân lực bao gồm 11 hoạtđộng và được chia thành 3 nhóm chức năng chủ yếu

 Nhóm chức năng thu hút ( hình thành ) nguồn nhân lực :

Nhóm chức năng này bao gồm các hoạt động nhằm đảm bảo cho tổ chức có đủ nhânviên về số lượng cũng như chất lượng Trong các hoạt động sử dụng bố trí nguồn nhânlực hợp lý và định hình rõ nét được bức tranh nhân sự của doanh nghiệp trong tươnglai Muốn vậy tổ chức phải tiến hành các hoạt động sau:

- Kế hoạch hóa nhân lực : đánh giá nhu cầu của tổ chức về nhân lực phù hợp với mụctiêu chiến lươc và các kế hoạch của tổ chức và xây dựng các giải pháp nhằm đápứng nhu cầu đó

- Phân tích thiết kế công việc : xác định, xem xét, khảo sát những nhiệm vụ và nhữnghành vi liên quan đến một công việc cụ thể, từ đó xây dựng chức năng nhiệm vụ vàyêu cầu trình độ kỹ thuật của công việc nhằm tạo cơ sở cho công tác tuyển mộ,tuyện chọn, đào tạo, thù lao,…

- Biên chế nhân lực: là quá trình thu hút người có trình độ phù hợp, lựa chọn và bốtrí sắp xếp nhân viên hợp lý một cách đúng người đúng thời điểm

 Nhóm chức năng đào tạo và phát triển

Nhóm chức năng này nhằm nâng cao trình độ lành nghề, các kỹ năng và các nhậnthức mới cho nhân viên Đào tạo, phát triển hướng đến nâng cao các giá trị của tài sảnnhân lực cho doanh nghiệp nhằm tăng khả năng cạnh tranh cũng như tăng khả năngthích ứng với môi trường đầy thay đổi

 Chức năng duy trì nguồn nhân lực:

Nhóm chức năng này nhằm vào việc sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực Chức năng này hướng đến sự phát huy tối đa khả năng làm việc của nhân viên đồng thời tạo

ra sự gắn bó trung thành với tổ chức Các chính sách liên quan đến động viên đúng đắn sẽ góp phần nâng cao tinh thần và nhiệt tình cho nhân viên Nhóm chức năng này bao gồm 3 hoạt động:

- Đánh giá thực hiện công việc :

- Thù lao lao động : thông qua hệ thống thù lao và phúc lợi một mặt thúc đẩy nhânviên làm việc hang say, tận tình, có ý thức trách nhiệm Mặt khác đây là những biệnpháp hữu hiệu để thu hút và duy trì được đội ngũ lao động lành nghề cao chodoanh nghiệp:

- Quan hệ lao động : duy trì các mối quan hệ lao động tốt đẹp vừa tạo bầu không khítâm lý xã hội tập thể lành mạnh vừa giúp cho nhân viên thỏa mãn với công việc củamình, góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp

4 Quản trị nhân lực hiện đại

Triết lý quản trị nhân lực tương ứng với 3 quan điểm về con người mà người ta

có 3 thuyết quản lý như sau:

Hình 1.1 các triết lý quản trị nhân lực

Nguồn: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và ThS Nguyễn Vân Điềm (2012), quản trị nhân lực,

NXB Đại học Kinh tế Quốc dânKhi quản trị con người, các nhà quản lý sẽ sử dụng linh hoạt cả 3 học thuyếttrên Tuy nhiên sẽ có một học thuyết được lấy làm cốt lõi và và trọng dẫn đễn có 3trường phái quản trị: cổ điển, tâm lỹ - xã hội, hiện đại Nổi bật nhất là trường phái hiệnđại, người ta thấy rằng trường phái hiện đại muốn phát triển tư tưởng quản lý củatrường phái tâm lý – xã hội lên một mức cao hơn Các nguyên tắc của trường phái hiệnđại

- Các tiếp cận hệ thống: coi doanh nghiệp, bao gồm nhiều người là một hệ thống

mở, cần luôn thích ứng với môi trường

- Các bộ phận bên trong của tổ chức phải được vận hành một cách thống nhất gắnkết như một

- Quản lý cần mềm dẻo, uyển chuyển để thích ứng với môi trường xung quanh luônphát triển, biến đổi và có lúc không ổn định

- Tìm cách cải thiện các điều kiện lao động và chất lượng cuộc sống lao động

- Phát triển các hình thức mới về tổ chức lao động, làm phong phú chức năng, các tổ,đội tự quản, các câu lạc bộ chất lượng cao

- Giải quyết các vấn đề kinh tế, kỹ thuật trong doanh nghiệp không được tách rời cácvấn đề xã hội

- Bàn bạc, thuyết phục, thương lượng với con người để đạt được sự đổi mới, đặc biệtchú ý đến bộ phận tích cực

- Nhà quản lý phải có đầu óc chiến lược, tổ chức, giỏi làm việc với con người, độngviên, phát huy khả năng con người

Từ các nguyên tắc trên và chiếu theo thị trường lao động hiện tại, ta có thể thấy rõ

3 mẫu chốt của vấn đề quản trị nhân lực hiện nay và hướng phát triển của nó là :

 Phát triển con người và hệ quản trị : muốn làm được điều đó việc đầu tiên là đánhgiá chuẩn sát từ đó vạch ra các kế hoạch đào tạo, thử thách và dẫn dắt

 Giữ được con người : Nhân viên cần một môi trường tốt, có văn hóa tiêu biểu, ở

đó có sự gắn kết, tương hỗ lẫn nhau Nhân viên sẽ được hòa mình, tin tưởng,công nhận, trân trọng, thể hiện song song với việc được thăng tiến, trao quyền,giao nhiệm vụ và trả lương xứng đáng

 Sử dụng tối ưu con người : để tận dụng hết được khả năng của nhân viên cần phảithấu hiểu họ, đảm bảo sự tái tạo sức lao động, thiết kế công việc hợp lý và quantrọng nhất là có kế hoạch nhân lực tối ưu

4.1 Tuyển dụng nguồn nhân lực

5 Khái niệm tuyển dụng

Tuyển dụng nguồn nhân lực là quá trình thu hút, nghiên cứu và tuyển chọn ứngviên để thỏa mãn nhu cầu nhân lực, tăng cường bổ sung cho lực lượng lao động hiệntại theo kế hoạch nguồn nhân lực của tổ chức Mục đích của tuyển dụng rất cụ thể và

rõ ràng Tuyển dụng là cơ sở để thực hiện và có hiệu quả các hoạt động quản trị nhânlực khác Tuyển dụng hiệu quả cao giúp hình thành và phát triển văn hóa doanhnghiệp, tạo dựng những giá trị bền vững và tồn tại song hành với quá trình phát triểncủa doanh nghiệp

Tuyển dụng bao gồm 2 công đoạn chính đó là : tuyển mộ và tuyển chọn

6 Quy trình tuyển dụng

a Tuyển mộ nhân lực

Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng laođộng xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức Các tổ chức cần có đủ khả năngcũng như những hoạt động để thu hút đầy đủ lao động về số lượng và chất lượngnhằm đáp ứng các mục tiêu Quá trình tuyển mộ có ý nghĩa và ảnh hưởng rất lớn quátrình tuyển chọn

Hình 1.2 Sơ đồ quy trình tuyển mộ nhân lực bên trong doanh nghiệp

Nguồn: Mondy.R.W&Noe.R.M (2005), Human Resource Management, Prentice Hall

b Tuyển chọn nhân lực

Tuyển chọn nhân lực là quá trình phân tích đánh giá các ứng viên theo nhiều khíacạnh khác nhau tùy thuộc vào các yêu cầu công việc, để chọn được ứng viên phù hợpvới các yêu cầu đề ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ

Cơ sở quá trình tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã được nêu ra trong bản mô

tả và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc Công việc tuyển chọn là một khâuquan trọng mà dựa vào đó các nhà quản trị đưa ra các quyết định tuyển dụng mộtcách chính xác và phù hợp nhất Quyết định tuyển chọn có sự ảnh hưởng mang tínhquyết định đối với chiến lược kinh doanh và đối với các tổ chức Tuyển chọn hiệu quảmang đến cho tổ chức những nhân viên phù hợp với con đường phát triển trong tươnglai Muốn thế các bước tuyển chọn cần phù hợp, các phương pháp thu thập thông tincần có tính chính xác cao và đánh giá một cách khoa học

Hình 1.3 Sơ đồ quy trình tuyển chọn nhân lực trong doanh nghiệp

Nguồn: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và ThS Nguyễn Vân Điềm (2012), quản trị nhân lực,

NXB Đại học Kinh tế Quốc dân6.1 Tuyển dụng nội bộ

7 Định nghĩa

Định nghĩa: Việc đánh giá nhân viên hiện tại của nhà quản trị để xác định nhữngnhân viên đó có đủ kỹ năng và tiêu chuẩn để thực hiện các vị trí tuyên dụng cần thiết.Khi một doanh nghiệp tham gia quá trình tuyển dụng nội bộ những nhân viên được

chọn có thể được phân bổ lại hoặc đảm nhiệm thêm một vị trí mới bằng cách thêm vịtrí, thăng chức hoặc thuyên chuyển nội bộ.

Tuyển dụng nội bộ cũng bao gôm 2 giai đoạn chính là tuyển mộ và tuyển chọn.Với nguồn tuyển mộ giới hạn bên trong tổ chức Những người lao động này đangmuốn thay đổi công việc trong khi tổ chức lại có nhu cầu tuyển dụng Để hiểu rõ và sửdụng được nguồn này các nhà quản trị cần phải có một hệ thống lưu trữ hồ sơ phùhợp và lưu trữ nhiều loại dữ liệu như: Trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các kỹnăng được công nhận, mục tiêu và sở thích nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, nănglực đặc biệt và các khóa đào tạo bồi dưỡng đã trải qua Dựa vào các thông tin trên màcác nhà quản trị đưa ra các quyết định tuyển dụng nội bộ

8 Ưu điểm và nhược điểm

a Ưu điểm

Tùy thuộc vào chiến lược nguồn nhân lực mà nhà quản trị sử dụng các cách thứctuyển dụng Tuy nhiên hình thức tuyển dụng nguồn nhân lực từ nguồn bên trongdoanh nghiệp thường được ưu tiên hàng đầu đặc biệt là khi tuyển các vị trí quan trọng

vì mang một sô ưu điểm so với hình thức tuyển dụng bên ngoại như sau:

Thứ nhất, nó giúp doanh nghiệp sử dụng tối ưu nguồn lực của mình và cải thiệnhiệu suất lao động

Thứ hai, với nguồn nhân lực trong tổ chức đã sẵn có những hiểu biết nhất định về

cơ cấu cũng như môi trường làm việc và văn hóa tổ chức nên sẽ giảm được thời gianthích nghi và đào tạo so với nguồn bên ngoài

Thứ ba, thời gian và chi phí cho tuyển dụng thấp

Thứ tư, việc tiếp tục sử dụng và ưu tiên nguồn lực bên trong sẽ tạo động lực chonhân viên Nhân viên cảm thấy có giá trị, được coi trọng coi vì có cơ hội thắng tiến, thửthách thể hiện bản thân ở những vị trí mới từ đó thúc đẩy họ làm việc và đạt hiệu suấtcao

có quy mô nhỏ