Giáo trình Quản trị học: Phần 1 - CĐ Du lịch Hà Nội

(NB) Giáo trình Quản trị học được biên soạn thành 6 chương và được chia thành 2 phần, phần 1 gồm 3 chương với những nội dung chính như sau: Chương 1: Tổng quan về quản trị học, chương 2: Thông tin và quyết định trong quản trị, chương 3: Chức năng hoạch định. Mời các bạn cùng tham khảo.

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

T R Ư ỜN G C A O Đ Ẳ N G D U L ỊC H HÀ N Ộ I

ThS Nguyễn Văn Lin

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI

Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐDLHN ngày tháng năm

của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội

Hà Nội, 2019

LỜI GIỚI THIỆU

Kinh doanh du lịch là một ngành non trẻ ở Việt Nam nhưng không phải vì thế mà ngành có vị trí nhỏ bé Kinh doanh du lịch mang một ý nghĩa to lớn đối với nền kinh tế của quốc gia Nhận thức được điều đó Đảng và Nhà nước ta đã không ngừng quan tâm đến sự phát triển ngành du lịch trong định hướng phát triển tổng thể nền kinh tế quốc dân Để tiến hành kinh doanh có hiệu quả yêu cầu nhà quản trị cần phải có những kiến thức về quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị doanh nghiệp du lịch nói riêng Vì vậy, lý thuyết về quản trị đều được đưa vào giảng dạy tại các trường có chuyên ngành quản trị kinh doanh nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và hình thành kỹ năng về quản trị

Môn học quản trị học là môn học cơ sở ngành quan trọng của chuyên ngành đào tạo quản trị kinh doanh tại Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội Môn học này trang bị cho sinh viên những cơ sở lý luận, phương pháp luận và hình thành những kỹ năng cho sinh viên phục vụ cho công việc trong thực tiễn sau này, góp phần đào tạo nguồn nhân lực và phát triển ngành du lịch Hơn nữa, môn học này cũng là lý luận căn bản làm tiền đề, cơ sở cho sinh viên học tập các môn nghiệp vụ tốt hơn

Xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn và yêu cầu của công tác đào tạo sinh viên chuyên ngành quản trị kinh doanh, Khoa Cơ sở ngành Trường Cao đẳng Du

lịch Hà Nội đã tiến hành biên soạn cuốn giáo trình "Quản trị học"

Giáo trình Quản trị học được biên soạn thành 6 chương:

Chương 1: Tổng quan về quản trị học

Chương 2: Thông tin và quyết định trong quản trị

Chương 3: Chức năng hoạch định

Chương 4: Chức năng tổ chức

Chương 5: Chức năng lãnh đạo

Chương 6: Chức năng kiểm tra

Với tinh thần làm việc nghiêm túc, cuốn giáo trình được hoàn thành sau một thời gian nghiên cứu lý luận về quản trị kết hợp với thực tiễn kinh doanh tại các doanh nghiệp Tuy nhiên, cuốn giáo trình không tránh khỏi những khiếm khuyết trong quá trình biên soạn Do vậy, chúng tôi mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các bạn đọc để giáo trình được hoàn thiện hơn trong những lần xuất bản sau

Tác giả xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, Phòng Đào tạo, Quản lý Khoa học và Hợp tác quốc tế, Hội đồng khoa học Trường Cao đẳng Du lịch

Hà Nội đã nhiệt tình tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình biên soạn cuốn giáo trình này

Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2019 Tham gia biên soạn

ThS Nguyễn Tuấn Ngọc

MỤC LỤC

1.4.3 Tiếp cận theo nhóm 14

1.5.3 Lý thuyết quản trị theo mối quan hệ

1.5.5 Lý thuyết quản trị trong các nước xã hội

CHƯƠNG 2 THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN

2.2.5 Quá trình đề ra và tổ chức thực hiện

3.4.1 Khái niệm, vai trò của hoạch định chiến lược 68

3.4.3 Quy trình hoạch định chiến lược

4.4.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến mức độ

5.4.3 Lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp 133

6.1.4 Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Bảng phân phối thời gian dành cho các chức năng

quản trị

1

Bảng 1.2 Bảng mức độ quan tâm của các cấp quản trị

đối với các chức năng quản trị

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hệ thống cấp bậc quản trị

Sơ đồ 2.2 Quá trình truyền đạt thông tin trong một tổ chức 38

Sơ đồ 3.6 Ma trận SWOT 86

Sơ đồ 3.7 So sánh điểm mạnh,điểm yếu với cơ hội và nguy cơ 87

1

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Quản trị học

Mã môn học:

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học:

- Vị trí: Là môn học thuộc nhóm môn học cơ sở trong chương trình đào tạo hệ cao đẳng Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội

- Tính chất: Là môn học lý thuyết, đánh giá kết quả bằng hình thức thi hết môn

Mục tiêu của môn học:

Là một hoạt động không thể thiếu trong mọi lĩnh vực của xã hội đối với mọi chủ thể, cụm từ quản trị xuất hiện rất tự nhiên như một thuật ngữ phổ biến, phổ thông và tất yếu Nhưng Quản trị là gì? Quản trị học nghiên cứu

Mục tiêu:

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:

2

Hiểu được khái niệm quản trị;

Mô tả được những đặc điểm của quản trị;

Liệt kê được các chức năng của quản trị;

Nắm được khái niệm nhà quản trị;

Mô tả được các cấp quản trị;

Nắm được các kỹ năng của nhà quản trị;

Hiểu được quản trị học là một khoa học, một nghệ thuật và là một nghề;

Nắm được đối tượng, nội dung và phương pháp nghiên cứu quản trị học;

Nội dung chính:

1.1 Quản trị

1.1.1 Khái niệm quản trị

Các tổ chức do các cá nhân thành lập nên để thực hiện những mục tiêu mà

họ không thể đạt được với tư cách là một cá nhân Quản trị là một hoạt động thiết yếu nảy sinh khi có một nỗ lực tập thể nhằm thực hiện mục tiêu chung Một

tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả đỏi hỏi phải có hoạt động quản trị

Chức năng của quản trị là phối hợp những hoạt động của cá nhân với những hoạt động chung của tập thể nhằm tạo ra một nỗ lực để thực hiện mục tiêu chung

và khi quy mô tổ chức càng lớn số lượng các tổ chức ngày càng nhiều thì vai trò của hoạt động quản trị ngày càng trở nên quan trọng

Trong quá trình phát triển lý thuyết quản trị đã có rất nhiều các định nghĩa khác nhau về quản trị Chẳng hạn như:

Koontz và O’Donnell trong giáo trình “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” định nghĩa: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản trị, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ

sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong

đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm

vụ và các mục tiêu đã định”

J.Donnelly, L.Gibson, M.Ivancevich trong giáo trình “Quản trị học căn bản” lại cho rằng: “Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được”

Stonner và Robbin lại định nghĩa: “Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn

3

vị một cách có hệ thống, nhằm hoàn thành các mục tiêu của đơn vị đó”

Từ những điểm chung của các định nghĩa trên chúng ta có thể khái niệm quản trị như sau:

Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đặt ra

1.1.2 Đặc điểm của hoạt động quản trị

- Hoạt động quản trị gắn liền với sự tác động qua lại giữa chủ thể quản trị

và đối tượng quản trị

Chủ thể quản trị có thể là một người (tổ trưởng, nhóm trưởng) hay là một tập thể (ban giám đốc, ban giám hiệu) tiến hành hoạt động quản trị

Đối tượng quản trị có thể là vật nuôi, cây trồng, máy móc thiết bị, vốn, con người nhưng suy cho cùng đối tượng quản trị là con người Quản trị là quản trị con người, quản trị con người tốt thì các yếu tố còn lại cũng tốt và ngược lại Chủ thể quản trị và đối tượng quản trị là hai yếu tố cơ bản của hoạt động quản trị Thiếu một trong hai yếu tố này thì không có hoạt động quản trị

Giữa chủ thể quản trị và đối tượng quản trị có quan hệ chặt chẽ với nhau trong đó đối tượng quản trị giữ vai trò quyết định, còn chủ thể quản trị tác động tích cực lên đối tượng quản trị

- Hoạt động quản trị có khả năng thích nghi

Khi đối tượng quản trị tăng về quy mô, phức tạp về các mối quan hệ thì chủ thể quản trị vẫn có khả năng thích ứng và có thể tiếp tục quản trị có hiệu quả trong khi không có sự thay đổi đáng kể về quy mô Ngược lại, khi chủ thể quản trị trở nên quan liêu, xơ cứng lỗi thời thì đối tượng quản trị vẫn có thể thích nghi

để tiếp tục tồn tại và phát triển

Tính thích nghi của hoạt động quản trị gắn liền với khả năng thích ứng của con người Hệ thống quản trị có khả năng thích nghi cao thường là hệ thống quản trị có hiệu quả và ngược lại

Vì vậy một trong những yêu cầu đối với một người lãnh đạo là sự năng động

và linh hoạt

- Quản trị bao giờ cũng gắn liền với thông tin

Hoạt động quản trị gắn liền với sự tác động qua lại giữa chủ thể quản trị và đối tượng quản trị, sự tác động đó gắn liền với trao đổi, thu nhận và sử dụng thông tin Do đó, không có thông tin thì không có hoạt động quản trị Ví dụ chủ

4

thể quản trị muốn tác động lên đối tượng thì phải đưa ra các thông tin (mệnh lệnh, chỉ thị, quyết định ) đó chính là thông tin điều khiển Còn đối tượng quản trị muốn định hướng hoạt động của mình thì phải tiếp nhận thông tin điều khiển của cấp trên

- Hoạt động quản trị có mối liên hệ ngược (thông tin phản hồi)

Trong quản trị, khi chủ thể quản trị phát ra thông tin đến đối tượng quản trị thì bao giờ cũng phải nhận được thông tin phản hồi từ đối tượng quản trị quay trở về chủ thể quản trị Chẳng hạn chủ thể quản trị, sau khi đưa ra các quyết định cho đối tượng quản trị thực hiện thì họ phải nhận được thông tin phản hồi về việc thực hiện nhiệm vụ đó như thế nào Hoạt động của nhà quản trị sẽ có dấu hiệu thất bại nếu như phát ra thông tin nhưng không nhận được thông tin phản hồi

1.1.3.2 Chức năng tổ chức

Là quá trình thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp với các mục tiêu, nguồn lực

và việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ phận, các thành viên trong tổ chức, đồng thời thiết lập mối quan hệ giữa chúng trong quá trình hoạt động

Như vậy chức năng tổ chức bao gồm hai nội dung:

- Xây dựng cơ cấu tổ chức, thiết lập bộ máy quản lý

- Quản trị nhân sự, bao gồm: Tuyển dụng, bố trí sử dụng, đánh giá chất lượng nhân sự, đề bạt, thuyên chuyển, sử dụng các biện pháp để tạo động lực làm việc, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân lực

1.1.3.3 Chức năng lãnh đạo

Chức năng này gắn liền với việc ban hành các quyết định, chỉ thị mệnh lệnh hay thực hiện việc động viên, khuyến khích nhằm thúc đẩy và phối hợp hoạt

5

động của các bộ phận, các thành viên trong tổ chức sao cho tạo nên một guồng máy thống nhất và hướng tới mục tiêu

1.1.3.4 Chức năng kiểm tra

Kiểm tra là đo lường kết quả hoạt động trên cơ sở đó so sánh với mục tiêu đặt ra, phát hiện sai lệch, tìm nguyên nhân và đưa các các chương trình điều chỉnh nhằm đạt được kết quả mong muốn

Các chức năng trên đây là phổ biến với mọi nhà quản trị Là tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường đại học, một cảnh sát trưởng hay một trưởng phòng chức năng, hay một tổ trưởng gồm 5 - 7 nhân viên cũng đều phải thực hiện cả bốn chức năng nói trên Tuy nhiên, ở các lĩnh vực quản trị khác nhau, các cấp quản trị khác nhau thì mức độ quan tâm đến mỗi chức năng cũng khác nhau

Theo sự phân tích của Mohoney thì các nhà quản trị ở mọi cấp đều phải thực hiện tất cả chức năng: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra, nhưng sự phối hợp thời gian và công sức của các cấp quản trị không giống nhau Nhà quản trị cấp cao dành đến 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong lúc

đó nhà quản trị cấp cơ sở chỉ dành 39% thời gian cho hai chức năng đó, còn nhà quản trị cấp cơ sở phải dành đến 51% thời gian cho chỉ huy điều khiển còn nhà quản trị cấp trung gian chỉ dành 36% thời gian và nhà quản trị cấp cao chỉ dành 22% cho việc thực hiện chức năng Sự phân phối % thời gian và công sức cho các chức năng quản trị của cấp quản trị được thể hiện trong bảng số liệu dưới đây:

Bảng 1.1: Bảng phân phối thời gian dành cho các chức năng quản trị

cao (%)

Nhà quản trị cấp trung gian (%)

6

Bảng 1.2: Bảng mức độ quan tâm của các cấp quản trị

đối với các chức năng quản trị Cấp quản trị

1.1.4 Vai trò của quản trị

Từ khi xã hội nguyên thủy của loài người biết phân công và hợp tác lao động với nhau để săn bắt thú rừng hoặc làm nương rẫy thì lúc đó đã bắt đầu xuất hiện những hoạt động phôi thai đầu tiên của quản trị Có thể nói hoạt động quản trị đã có từ lâu đời, nhưng quản trị học lại là một trong những ngành khoa học còn mới mẻ của nhân loại Mãi đến những năm cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ

XX, các tư tưởng quản trị mới được nghiên cứu và sắp xếp thành một hệ thống

có cơ sở khoa học Một trong những người đặt nền móng đầu tiên cho khoa học quản trị là F.Taylor với cuốn sách nổi tiếng là “Những nguyên tắc quản trị khoa học” vào năm 1911 Điều này đã nói lên tính đa dạng, phong phú và phức tạp của quản trị học

Quản trị là một yêu cầu tất yếu khách quan Các hoạt động tập thể (lao động, sản xuất kinh doanh ) đều đòi hỏi một sự phối hợp nhịp nhàng, sự điều khiển,

sự hướng dẫn cụ thể đối với từng cá nhân để hoàn thành công việc chung Hoạt động quản trị ra đời gắn liền với sự xuất hiện của hợp tác và phân công lao động

Sản xuất xã hội và nhân loại không thể tồn tại, phát triển nếu thiếu quản trị Quản trị ngày nay đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội từ gia đình, đến xí nghiệp, các đơn vị kinh doanh, các tổ chức đoàn thể Tất cả đều cần đến quản trị Nội dung và mức độ phức tạp của hoạt động quản trị phụ thuộc trước hết vào trình độ phát triển của sản xuất Trong quy mô nhỏ của nền sản

7

xuất tiểu thủ công nghiệp thì hoạt động quản trị tương đối đơn giản Trong trường hợp này người chủ điều khiển những công nhân sản xuất, trực tiếp chỉ dẫn họ và kiểm tra kết quả thực hiện Nhiều khi người chủ phải vừa lãnh đạo những người thợ, vừa phải tham gia trực tiếp vào thực hiện những công việc cụ thể Quy mô sản xuất ngày càng phát triển, trình độ kỹ thuật của sản xuất ngày càng cao, thì hoạt động quản trị ngày càng trở nên phức tạp

Sản xuất hiện đại đòi hỏi một sự điều khiển khéo léo, một sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phần việc của tất cả các khâu trong quá trình sản xuất Chính nhờ hoạt động quản trị (tổ chức sản xuất, tổ chức lao động hợp lý, sự phối hợp tuyệt vời của các phân xưởng, các bộ phận sản xuất trong xí nghiệp ) mà xã hội loài người đã sản xuất được rất nhiều sản phẩm trong một thời gian ngắn để đáp ứng cho những nhu cầu ngày càng tăng lên của mình Ví dụ: Ngày nay sản xuất một chiếc xe ô tô chỉ cần trong mấy phút Qua đây cũng đã chứng minh được một cách rõ ràng hoạt động quản trị có vai trò quan trọng như thế nào trong các hoạt động tổ chức kinh doanh hiện đại

Tầm quan trọng của quản trị cũng đã được thể hiện rất rõ trong quá trình phát triển kinh tế Một xí nghiệp quản trị tốt, sản xuất sẽ phát triển, kinh doanh

sẽ có hiệu quả Một quốc gia có hoạt động quản trị giỏi, nền kinh tế sẽ phát triển tăng trưởng với tốc độ cao, hàng hóa nhiều, đời sống của nhân dân sẽ được cải thiện và nâng cao Ngược lại một doanh nghiệp quản trị kém sẽ làm ăn thua lỗ, dẫn đến phá sản, một quốc gia quản trị kém sẽ kìm hãm sự phát triển của nền kinh tế, không khai thác được những tiềm năng to lớn của đất nước, không nâng cao được mức sống của người dân v.v

Ngày nay trong nền kinh tế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế sâu rộng, để giữ vững lợi thế cạnh tranh và tham gia vào các hoạt động cạnh tranh thì các doanh nghiệp và quốc gia ngoài việc huy động các nguồn lực, thay đổi công nghệ thì một yêu cầu đặc biệt quan trọng nữa đó là phải thay đổi cách thức quản trị của mình để thành công trong hoạt động sản xuất và kinh doanh

Học tập và nghiên cứu quản trị ngày càng đóng vai trò quan trọng vì xã hội chúng ta dựa vào những định chế và tổ chức chuyên môn hóa để cung cấp những hàng hóa và dịch vụ mà xã hội cần Những tổ chức này cần phải được điều khiển và chỉ đạo bằng những quyết định đúng đắn, hiệu quả của các nhà quản trị Những quyết định sai lầm của các nhà quản trị sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho các tổ chức hoặc cả quốc gia

Sự thành công của các tập đoàn hoặc các quốc gia phát triển hiện nay đều

8

bắt nguồn từ hiệu quả của hoạt động quản trị, khả năng đối phó với những thay đổi của môi trường và việc quản trị tốt lực lượng lao động Hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phải đối mặt với rất nhiều thách thức, cạnh tranh Vì vậy xã hội ngày càng cần những cá nhân, tập thể có khả năng quản trị tốt để đảm bảo cho sự thành công trong sự nghiệp sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp và các quốc gia

1.2 Nhà quản trị

1.2.1 Khái niệm nhà quản trị

Con người tham gia vào hệ thống tổ chức có thể được chia thành 2 đối tượng: Những người thừa hành (đối tượng quản trị) và các nhà quản trị (chủ thể quản trị)

Người thừa hành là những người có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện một công việc của người khác Chẳng hạn như: cô y tá chăm sóc bệnh nhân, cô nhân viên bán hàng, anh thợ xây dựng là những người thừa hành

Nhà quản trị là những người có quyền điều khiển, giám sát công việc của người khác đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm về công việc của những người dưới quyền

Một tổ trưởng điều khiển công việc của 3 nhân viên, một ông tướng chỉ huy hàng vạn binh lính, một ông giám đốc điều khiển công việc của hàng nghìn công nhân đều là các nhà quản trị

1.2.2 Cấp quản trị

Trong hệ thống quản trị, các nhà quản trị thường tồn tại theo 3 cấp:

- Nhà quản trị cấp cao là những nhà quản trị nằm ở tầng trên cùng của hệ thống

Ông hiệu trưởng trong nhà trường, ông giám đốc trong doanh nghiệp là những nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cấp cao trong tổ chức chịu trách nhiệm

về thành quả cuối cùng của tổ chức

- Nhà quản trị cấp trung gian là những nhà quản trị nằm ở tầng giữa của hệ thống

Các quản đốc phân xưởng trong một doanh nghiệp, các trưởng khoa trong nhà trường là những nhà quản trị cấp trung gian Các nhà quản trị cấp trung gian thường có chức năng thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức bằng cách phối hợp các công việc nhằm hướng tới việc hoàn thành mục tiêu

- Nhà quản trị cấp cơ sở là những nhà quản trị ở tầng thấp nhất của hệ thống

9

Đó là các tổ trưởng, nhóm trưởng Nhiệm vụ các nhà quản trị cơ sở là hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển công việc hàng ngày của công nhân, nhân viên thừa hành để hoàn thành mục tiêu chung của cả tổ chức

Hệ thống các cấp bậc quản trị cũng như số lượng các quản trị viên trong từng cấp được biểu diễn theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hệ thống cấp bậc quản trị

Là nhà quản trị dù ở cấp nào, lĩnh vực nào: Là ông tổng giám đốc hay một cảnh sát trưởng hay ông hiệu trưởng, ông trưởng khoa trong nhà trường tất cả đều có một mục đích chung là tạo ra một môi trường tổ chức, để trong môi trường đó, các thành viên của tập thể có thể hoàn thành các công việc chung với chi phí về thời gian, vật chất, kinh phí là ít nhất và với niềm hứng thú nhiều nhất

1.2.3 Các kỹ năng của nhà quản trị

Để các công việc được hoàn thành có hiệu quả, đòi hỏi người thực hiện công việc phải có những kỹ năng tương ứng với yêu cầu của công việc đó Trong quản trị cũng như vậy để hoàn thành tốt các chức năng quản trị, các công việc quản trị đòi hỏi nhà quản trị phải có những kỹ năng chủ yếu sau đây:

- Kỹ năng kỹ thuật: Là khả năng cần thiết của nhà quản trị để thực hiện một

công việc cụ thể, hay nói cách khác đó là trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhà quản trị Ví dụ: Kỹ năng định khoản của nhân viên kế toán; kỹ năng soạn thảo văn bản của nhân viên hành chính, kỹ năng dắt bóng của cầu thủ v.v

- Kỹ năng nhân sự: Kỹ năng này liên quan đến khả năng của nhà quản trị

trong việc ứng xử và xử lý mối quan hệ giữa con người với con người Chẳng hạn khả năng cùng làm việc, khả năng hoà nhập, khả năng thuyết phục, động viên khích lệ người khác của nhà quản trị, khả năng xây dựng bầu không khí hợp tác trong tổ chức v.v

Nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cấp trung gian Nhà quản trị cấp cơ sở Nhân viên

10

- Kỹ năng tư duy: Kỹ năng này liên quan đến khả năng của nhà quản trị

trong việc nhận rõ mức độ phức tạp của hoàn cảnh và biết giảm thiểu sự phức tạp đó xuống mức độ có thể đối phó được Kỹ năng này còn liên quan đến khả năng phân tích, tổng hợp, khả năng phán đoán, liên quan đến tầm nhìn đặc biệt

là tầm nhìn chiến lược của nhà quản trị

Tất cả các nhà quản trị, dù làm việc ở lĩnh vực nào, dù ở cấp nào cũng đều phải có đầy đủ ba loại kỹ năng nói trên Tuy nhiên, tầm quan trọng của mỗi kỹ năng lại tuỳ thuộc vào cấp bậc của nhà quản trị Nói chung, kỹ năng kỹ thuật sẽ giảm dần mức độ quan trọng khi lên cao dần trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị Kỹ năng tư duy thì ngược lại, càng tăng dần sự quan trọng khi lên cao dần trong hệ thống cấp bậc Ở cấp càng cao nhà quản trị phải có nhiều kỹ năng

tư duy chiến lược hơn Kỹ năng về nhân sự thì cần thiết như nhau đối với nhà quản trị ở mọi cấp, vì nhà quản trị cấp nào cũng cần phải làm việc, tiếp xúc với con người

Tầm quan trọng của ba kỹ năng nói trên tương ứng với ba cấp quản trị trong

tổ chức được diễn tả trong bảng sau:

Bảng 1.3: Mối quan tâm của các cấp quản trị đối với các

11

ngược lại sẽ phải gánh chịu những hậu quả khôn lường

Tính khoa học của quản trị đòi hỏi các nhà quản trị trước hết phải nắm vững những quy luật liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp Đó không chỉ là quy luật kinh tế và kinh doanh, mà còn là hàng loạt các quy luật khác nhau như quy luật tâm lý - xã hội, quy luật kỹ thuật, quy luật kinh tế và đặc biệt là các quy luật quản trị Nắm được quy luật thực chất là nắm vững hệ thống lý luận về kinh doanh và quản trị kinh doanh Tính khoa học của quản trị còn đòi hỏi các nhà quản trị phải biết vận dụng các phương pháp đo lường hiện đại, những thành tựu của tiến bộ khoa học kỹ thuật như các phương pháp dự đoán, phương pháp tâm lý - xã hội học, các công cụ lưu trữ, truyền thông v.v

Tính nghệ thuật của quản trị còn xuất phát từ bản chất của quản trị, suy cho cùng là những tác động đến con người với những nhu cầu hết sức đa dạng, phong phú, với những tâm lý, tình cảm khó có thể cân đong, đo đếm được Những mối quan hệ của con người luôn đòi hỏi nhà quản trị phải xử lý khéo léo, linh hoạt, “nhu” hay “cương”, “cứng” hay “mềm” và khó trả lời một cách chung nhất thế nào là tốt hơn Tính nghệ thuật của quản trị còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý cá nhân của từng nhà quản trị, vào những cơ hội hay rủi ro Suy cho cùng, nghệ thuật quản trị là nghệ thuật tập hợp con người, sử dụng con người

Như vậy quản trị với tư cách là một hoạt động thực hành thì nó là nghệ thuật (xử lý các mối quan hệ giữa người với người) Còn hoạt động quản trị với tư cách là một hệ thống kiến thức được bố trí, sắp xếp một cách hợp lý và theo hệ thống thì nó là khoa học

Quản trị vừa là nghệ thuật vừa là khoa học Khoa học và nghệ thuật quản trị không loại trừ nhau mà bổ sung cho nhau Một nhà quản trị giỏi là nhà quản trị vừa có kinh nghiệm quản trị vừa có nghệ thuật quản trị và có cả kiến thức về quản trị

1.3.1.3 Quản trị là một nghề

Nghề quản trị theo nghĩa ai cũng có thể đi học nghề để tham gia các hoạt động kinh doanh, nhưng có thành công hay không, có giỏi nghề hay không lại

12

phụ thuộc vào nhiều yếu tố của nghề học ở đâu, cách tiếp cận như thế nào, năng khiếu nghề nghiệp như thế nào, chương trình đào tạo có phù hợp hay không, các tiền đề tối thiểu về vật chất ban đầu cho sự hành nghề ra sao v.v Như vậy, muốn điều hành các hoạt động kinh doanh có kết quả một cách tốt nhất thì trước tiên những người kinh doanh phải được đào tạo về nghề nghiệp (có kiến thức, tay nghề, kinh nghiệm) một cách chu đáo để phát hiện, nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan xuất hiện trong quá trình kinh doanh, đồng thời có phương pháp nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ theo đúng các đòi hỏi của những quy luật đó

Dưới góc độ tiếp cận như vậy ta có thể nhận thấy:

- Quản trị học là môn học khoa học độc lập vì nó có đối tượng, nhiệm vụ nghiên cứu riêng, có phương pháp phân tích và có lý thuyết xuất phát từ các nghiên cứu riêng

- Quản trị học cũng là môn khoa học liên ngành vì nó có sử dụng nhiều tri thức của nhiều môn khoa học như Triết học, Kinh tế học, Toán học, Điều khiển học, Tâm lý học, Xã hội học, Thống kê học v.v

1.3.2 Đối tượng của khoa học quản trị học

- Quản trị học là môn khoa học nghiên cứu, phân tích các hoạt động quản trị, các công việc của nhà quản trị trong một tổ chức

- Quản trị học tổng kết, khái quát hóa những kinh nghiệm quản trị tốt thành các nguyên tắc và lý thuyết áp dụng cho các tình huống quản trị tương tự

- Quản trị học giải thích các hiện tượng, các quá trình quản trị và đề xuất những kỹ thuật cùng những lý thuyết giúp các nhà quản trị hoàn thành tốt công việc, qua đó giúp tổ chức hoàn thành mục tiêu

- Quản trị học tập trung nghiên cứu các hoạt động quản trị thực chất, tức là những hoạt động quản trị có ý nghĩa duy trì và tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hoạt động

- Quản trị học nghiên cứu các hoạt động quản trị chức năng như quản trị sản xuất, quản trị chất lượng, quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị marketing v.v

1.3.3 Nội dung của quản trị học

- Đề cập đến lý thuyết về quản trị và sự phát triển của các lý thuyết về quản trị

- Nghiên cứu về thông tin trong quản trị: Các yếu tố cấu thành của hệ thống truyền đạt thông tin, vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý hiện đại,

13

thông tin trong tổ chức, truyền đạt thông tin giữa các cá nhân v.v

- Nghiên cứu về chức năng hoạch định: Khái niệm, vai trò, các loại hoạch định, các bước của quá trình hoạch định, hoạch định mục tiêu, hoạch định chiến lược v.v

- Nghiên cứu về cơ cấu tổ chức: Khái niệm, vai trò, tầm quản trị, cách phân chia bộ phận, nghiên cứu về các loại quyền hạn trực tuyến, tham mưu, các loại hình cơ cấu tổ chức v.v

- Nghiên cứu về quản trị nhân sự: Khái niệm, vai trò, công tác tuyển dụng nhân sự, đánh giá cán bộ, đào tạo và phát triển cán bộ v.v

- Nghiên cứu về chức năng lãnh đạo: Phân quyền, các nguyên tắc phân quyền, động cơ thúc đẩy, phong cách lãnh đạo v.v

- Nghiên cứu về chức năng kiểm tra: Khái niệm, vai trò, nguyên tắc của công tác kiểm tra, các bước của quá trình kiểm tra, các hệ thống kiểm tra, các hình thức và phương thức kiểm tra v.v

1.3.4 Phương pháp nghiên cứu quản trị học

Ngoài các phương pháp chung sử dụng cho nhiều ngành khoa học như phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp toán, thống kê, tâm lý và xã hội học quản trị học lấy phương pháp phân tích hệ thống làm phương pháp nghiên cứu chủ yếu của mình

Để nghiên cứu, quản trị được phân tích thành các chức năng quản trị Hai tiêu chí cơ bản để hình thành các chức năng quản trị là quá trình quản trị và các lĩnh vực của hoạt động quản trị

1.4 Các cách tiếp cận đối với quản trị

1.4.1 Tiếp cận theo kinh nghiệm

Cách tiếp cận này chú trọng khảo cứu phân tích các kinh nghiệm quản trị Thông qua việc nghiên cứu những thành công hoặc sai lầm trong các trường hợp

cá biệt của những người quản trị cũng như những dự định của họ để giải quyết những vấn đề đặc trưng Phương pháp này giúp các nhà quản trị hiểu được phải làm như thế nào để quản trị một cách có hiệu quả trong các hoàn cảnh tương tự

Ưu điểm của cách tiếp cận theo kinh nghiệm là có ích cho sự hiểu biết khi

nó được gạn lọc để tách ra những lý do cơ bản tại sao một hành động đã thành công hay thất bại và hơn nữa khi kinh nghiệm được sàng lọc, được khái quát hóa

sẽ có thể hình thành các nguyên tắc quản trị

Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, cách tiếp cận này không có tác dụng: cái

14

gì đã xảy ra hoặc không xảy ra trong quá khứ không thể đưa lại một giải pháp cho cái mà hầu như chắc chắn là một tương lai khác

1.4.2 Tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân

Cách tiếp cận này dựa trên ý tưởng cho rằng quản trị là quản trị con người

và do đó việc nghiên cứu quản trị nên tập trung vào những mối quan hệ giữa con người với con người Những người thuộc trường phái này nhấn mạnh về những mối quan hệ con người như là một nghệ thuật mà người quản trị cần phải hiểu

và thực hành

Ưu điểm của cách tiếp cận này chú ý đến động cơ thúc đẩy trong việc quản trị hữu hiệu Những nhà quản trị có hiệu quả có xu hướng trở thành những nhà lãnh đạo tốt

Tuy nhiên, lĩnh vực hành vi quan hệ cá nhân ít khi bao hàm đủ tất cả những nội dung cần cho quản trị Rất có thể là các nhà quản trị của một công ty am hiểu về tâm lý học mà vẫn không quản trị có hiệu quả, trái lại họ cần phải biết ít nhiều về lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các vấn đề khác nhau để đảm bảo cho sự thành công của công tác quản trị

1.4.3 Tiếp cận theo nhóm

Cách tiếp cận này có quan hệ chặt chẽ với cách tiếp cận hành vi quan hệ cá nhân và chúng thường bị lẫn lộn hoặc pha trộn lẫn nhau Cách tiếp cận này trước hết tập trung đến hành vi của cả nhóm chứ không phải là hành vi cá nhân

Những người ủng hộ cách tiếp cận này coi quản trị trước hết như là việc nghiên cứu các kiểu mẫu hành vi theo nhóm

Cách tiếp cận hành vi theo nhóm thay đổi nhiều từ việc nghiên cứu các nhóm nhỏ với các kiểu mẫu về văn hóa và hành vi của họ tới việc nghiên cứu hành vi của nhóm lớn gọi là hành vi theo tổ chức Tổ chức là một tập hợp những quan hệ theo nhóm nào đó trong một công ty, trong một cơ quan Nhà nước, trong một bệnh viện v.v

1.4.4 Tiếp cận theo các hệ thống tổ chức - kỹ thuật

Những tác giả của cách tiếp cận này cho rằng chỉ đơn thuần nghiên cứu các vấn đề xã hội là chưa đủ mà thái độ của con người và hành vi theo nhóm bị ảnh hưởng bởi hệ thống kỹ thuật trong đó con người làm việc Do đó quan điểm của trường phái này là: các hệ thống xã hội và các hệ thống kỹ thuật cần phải được đặt trong mối quan hệ hài hoà

15

Trường phái này đã có những đóng góp đáng kể vào thực hành quản trị

1.4.5 Tiếp cận theo lý thuyết quyết định

Cách tiếp cận này dựa trên sự tin tưởng rằng, do công việc của các nhà quản

lý cuối cùng là ra các quyết định, vì vậy phải tập trung vào việc nghiên cứu quá trình ra quyết định - tức là việc lựa chọn trong số các khả năng lựa chọn có thể rút ra một đường lối hành động Theo các nhà lý thuyết ra quyết định thì quá trình ra quyết định là chiếc cầu để kiểm tra hoạt động của cơ sở bao gồm của những yếu tâm lý - xã hội của các cá nhân và các nhóm, bản chất của cơ cấu tổ chức, nhu cầu về thông tin và sự phát triển của thông tin cho các quyết định Việc ra quyết định là tâm điểm của lý thuyết quản trị và phần còn lại của tư tưởng quản trị có thể được xây dựng xung quanh nó Nhưng sự thật là công việc quản trị bao gồm nhiều vấn đề hơn là việc chỉ ra quyết định và đối với phần lớn các nhà quản trị thì việc tạo ra một quyết định là một việc khá dễ dàng khi mục đích đã rõ ràng, thông tin thích ứng đã có sẵn, cơ cấu tổ chức đã cho biết rõ trách nhiệm đối với quyết định và các yêu cầu khác của nhiệm vụ quản trị đã rõ ràng

1.4.6 Tiếp cận hệ thống

Hệ thống là một tập hợp các sự vật, các bộ phận có tác động qua lại, phụ thuộc lẫn nhau để hình thành nên một hệ thống thống nhất, hoàn chỉnh Tất cả các hệ thống, có lẽ chỉ trừ hệ thống vũ trụ đều tương tác với môi trường và chịu ảnh hưởng của môi trường

Việc nghiên cứu có ý thức về các hệ thống đã buộc nhiều nhà quản lý và nhiều học giả xem xét một cách sâu sắc hơn các yếu tố tương tác có hướng tới lý thuyết và thực hành quản trị Nhưng khó có thể coi cách tiếp cận này là một cách tiếp cận mới đối với tư tưởng quản trị

1.4.7 Tiếp cận toán học

Có những nhà quản lý xem xét công việc quản lý trước hết như việc sử dụng các quá trình, các khái niệm, ký hiệu và mô hình toán học Họ tin rằng nếu như việc quản lý hoặc xây dựng tổ chức hoặc lập kế hoạch hoặc ra quyết định là một quá trình lôgíc thì nó biểu thị được theo các ký hiệu và các quan hệ toán học

Rõ ràng những phân tích toán học có tác dụng rất to lớn cho phép sử dụng các ký hiệu cho các đại lượng chưa biết, là công cụ để đơn giản hóa và giải quyết nhiều vấn đề phức tạp Nhưng khó có thể coi toán học như là một cách

16

tiếp cận tách biệt trong quản trị

1.4.8 Tiếp cận theo điều kiện hoặc theo tình huống

Về căn bản cách tiếp cận này chú trọng tới một thực tế là những điều mà các nhà quản trị làm trong thực hành phụ thuộc vào tập hợp các bối cảnh cho trước Thực hành quản trị đòi hỏi các nhà quản trị phải tính tới những thực tại của tình huống Nhiệm vụ của khoa học và lý thuyết không phải là kê đơn sẵn phải làm cái gì trong một tình huống cho trước Khoa học quản trị không biện giải một cách tốt nhất để làm các công việc trong mọi tình huống Lý thuyết và khoa học

áp dụng như thế nào trong thực hành tất nhiên còn phụ thuộc vào tình huống

1.5 Quá trình phát triển của các lý thuyết quản trị

Trong thực tiễn, các tư tưởng về quản trị đã xuất hiện từ thời cổ đại Chúng

ta có thể tìm thấy nhiều tư tưởng quản trị có giá trị trong các tác phẩm của Lão

tử, Khổng tử, Mạnh tử, Tuân tử, Hàn Phi Tử v.v Tuy nhiên, các tư tưởng quản trị đó chưa tách thành các học thuyết về quản trị độc lập Chủ nghĩa tư bản ra đời cùng với sự phát triển phân công và hợp tác lao động, sự phát triển của kỹ thuật công nghệ, các lý thuyết về quản trị cũng ngày càng phát triển Quản trị dần dần trở thành một môn khoa học độc lập và được áp dụng rộng rãi trong thực tiễn Có thể nêu ra một số các lý thuyết quản trị như sau:

1.5.1 Lý thuyết quản trị theo khoa học

Lý thuyết này được đưa ra trong suốt cuộc cánh mạng công nghệ khi máy móc được phát minh và sử dụng rộng rãi trong các xí nghiệp Các đại biểu đặc trưng cho lý thuyết quản trị theo khoa học có thể kể đến là:

Charles Babbage

Ông là nhà toán học người Anh, là người đầu tiên đề xuất phương pháp tiếp cận có khoa học trong quản trị Trong cuốn sách của ông “Guồng máy kinh tế và các nhà sản xuất” được xuất bản năm 1832, Charles Babbage đã đề nghị cần có

sự phân loại lao động trong số những công nhân riêng biệt Ông chủ trương chuyên môn hóa lao động, dùng toán học để tính toán cách sử dụng nguyên vật liệu tối ưu Ông cũng cho rằng, các nhà quản trị phải nghiên cứu thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, từ đó ấn định tiêu chuẩn công việc, đưa ra những mức thưởng cho những công nhân làm việc vượt tiêu chuẩn Bên cạnh đó ông cũng là người đầu tiên đề nghị phương pháp chia lợi nhuận để duy trì mối quan hệ giữa công nhân và người lãnh đạo Charles Babbage cũng là một người góp phần tích cực đưa quản trị trở thành môn khoa học độc lập

Henry Gantt (1861 - 1919)

17

Ông là một kỹ sư chuyên về hệ thống kiểm soát trong các nhà máy Ông phát triển sơ đồ Gantt mô tả dòng công việc cần để hoàn thành một nhiệm vụ, vạch ra những giai đoạn công việc theo kế hoạch, chia cả thời gian hoạch định

và thời gian thực sự Ngày nay phương pháp Gantt là một công cụ quan trọng trong quản trị tác nghiệp Gantt cũng đưa ra hệ thống chỉ tiêu công việc, hệ thống khen thưởng cho công nhân, quản trị viên đạt được và vượt chỉ tiêu đã đề

ra

Frank và Lilian Gilbreth

Frank Gilbreth (1886 - 1924) và Lilian Gilbreth (1878 - 1972) là những người đầu tiên trong việc nghiên cứu thời gian, động tác và phát triển lý thuyết quản trị khác hẳn Taylor Hai ông, bà phát triển một hệ thống các thao tác để hoàn thành công tác và đưa ra một hệ thống xếp loại bao trùm các động tác như cách nắm đồ vật, cách di chuyển Hệ thống các động tác khoa học nêu lên những tương quan giữa các loại động tác và tần số với sự mệt nhọc trong lao động, xác định những động tác dư thừa, chú tâm vào những động tác thích hợp làm giảm mệt mỏi và tăng năng suất lao động

Tuy nhiên đại biểu ưu tú nhất của trường phái này là Fredrick Taylor

Fredrick Taylor (1856 - 1915)

Người được thế giới Phương Tây gọi là “Cha đẻ của thuyết quản trị khoa học” Trong thời gian làm nhiệm vụ của nhà quản trị ở các xí nghiệp, nhất là trong các xí nghiệp luyện kim ông đã tìm ra và chỉ trích mãnh liệt các nhược điểm trong cách quản lý cũ, theo ông các nhược điểm chính là:

- Thuê mướn công nhân trên cơ sở ai đến trước mướn trước, không lưu ý đến khả năng và nghề nghiệp của công nhân

- Công tác huấn luyện nhân viên hầu như không có hệ thống tổ chức học việc

- Công việc làm theo thói quen, không có tiêu chuẩn và phương pháp Công nhân tự mình định đoạt tốc độ làm việc

- Hầu hết các công việc và trách nhiệm đều được giao cho những người công nhân

- Nhà quản trị làm việc bên cạnh người thợ, quên mất chức năng chính là lập

kế hoạch và tổ chức công việc Tính chuyên nghiệp của nhà quản trị không được thừa nhận

Sau đó F Taylor đã tiến hành phân chia công việc thành nhiều phần việc đơn giản, sau đó huấn luyện cho mỗi công nhân được chuyên môn hóa trong

18

một dây chuyền có sự giám sát chặt chẽ

Tư tưởng cốt lõi của Taylor là đối với mỗi loại công việc đều phải có một khoa học để thực hiện nó, ông đã thực hiện sự liên kết chặt chẽ giữa kỹ thuật và con người tổ chức, ông cũng đã ủng hộ sự khuyến khích bằng tiền để duy trì kỷ luật trong công việc

F Taylor đưa ra bốn nguyên tắc quản trị

- Nhân viên quản trị phải am hiểu khoa học, bố trí lao động một cách khoa học để thay thế cho các tập quán lao động lạc hậu

- Phải biết lựa chọn người, bố trí công việc, bồi dưỡng nghề nghiệp cho công nhân để phát huy hết khả năng của họ

- Công việc và trách nhiệm đối với công việc được chia phần như nhau giữa người quản lý và người thợ

- Người quản lý phải cộng tác với người thợ đến mức có thể đảm bảo cho các công việc được làm đúng với các nguyên tắc có căn cứ khoa học đã định

1.5.2 Lý thuyết quản trị hành chính

Trong khi trường phái quản trị khoa học chú trọng đến hợp lý hóa và những nhiệm vụ mà các công nhân phải làm thì trường phái quản trị tổng quát (hay trường phái hành chính) lại phát triển những nguyên tắc quản trị chung cho cả một tổ chức, chính vì thế trường phái này còn được gọi là tư tưởng quản trị tổ chức cổ điển

Max Weber (1864 - 1920)

Là một nhà xã hội học người Đức, có nhiều đóng góp vào lý thuyết quản trị thông qua việc phát triển một tổ chức quan liêu bàn giấy, là phương thức hợp lý

tổ chức một công ty phức tạp Khái niệm quan liêu bàn giấy được định nghĩa là

hệ thống chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công, phân nhiệm chính xác, các mục tiêu phân biệt, hệ thống quyền hành có tôn ti, trật tự Cơ sở

tư tưởng của Weber là ý niệm về thẩm quyền hợp pháp và hợp lý Ngày nay thuật ngữ “quan liêu” gợi nên một hình ảnh về một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời,

bị chìm ngập trong thủ tục hành chính phiền hà và nó hoàn toàn xa lạ với tư tưởng ban đầu của Weber Thực chất những đặc tính về chủ nghĩa quan liêu của Weber là:

- Phân công lao động với thẩm quyền và trách nhiệm được quy định rõ ràng

và được hợp pháp hóa như là một nhiệm vụ chính thức

- Các chức vụ được thiết lập theo hệ thống chỉ huy, mỗi chức vụ nằm dưới

19

một chức vụ khác cao hơn

- Nhân sự được tuyển dụng và thăng cấp theo khả năng qua thi cử, huấn luyện và kinh nghiệm

- Các hành vi hành chính và các quyết định phải thành văn bản

- Quản trị phải tách rời sở hữu

- Các nhà quản trị phải tuân thủ điều lệ và thủ tục Luật lệ phải công bằng và được áp dụng thống nhất cho mọi người

Henry Fayol (1841-1925)

Ông là một nhà quản trị hành chính người Pháp đã áp dụng các khái niệm quản trị khoa học vào quản trị một tổ chức kinh doanh Năm 1916, ông đã xuất bản cuốn sách “Quản trị công nghiệp tổng quát”

Khác hẳn với Taylor, cho rằng năng suất lao động kém là do công nhân không biết cách làm việc, không được kích thích kinh tế đầy đủ Fayol cho rằng năng suất lao động của con người làm việc chung trong tập thể tùy thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản trị Việc tổ chức sắp xếp đó được Fayol gọi là việc quản trị tổng quát và việc này cũng quan trọng như năm việc khác trong các

cơ sở sản xuất kinh doanh như: sản xuất, marketing, tài chính, quản lý tài sản và con người, kế toán - thống kê Để có thể làm tốt việc sắp xếp, tổ chức xí nghiệp

H Fayol đã đề nghị các nhà quản trị nên tuân theo 14 nguyên tắc về quản trị, bao gồm:

1 Sự phân chia công việc, sự chuyên môn hóa đem lại cho người công nhân làm việc hiệu quả hơn;

2 Quyền hạn và trách nhiệm có gắn liền với nhau;

3 Phải tôn trọng kỷ luật, tuân thủ các nguyên tắc của tổ chức;

4 Thống nhất chỉ huy - một công nhân chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên;

5 Thống nhất lãnh đạo Những hoạt động như nhau phải do một người chỉ huy theo một kế hoạch tác nghiệp duy nhất;

6 Lợi ích của cá nhân phụ thuộc lợi ích tập thể;

7 Công nhân phải được trả thù lao tương xứng;

8 Phải có mọi mức độ tập trung nhất định trong mọi hoàn cảnh Việc ra quyết định phải được tập trung ở cấp có quyền hành cao nhất;

9 Định hướng lãnh đạo Phạm vi quyền lực xuất phát từ lãnh đạo xuống tới những người công nhân cấp thấp nhất;

20

10 Trật tự Tất cả mọi thứ cần được đặt đúng vị trí của nó;

11 Công bằng Các nhà quản trị phải đối xử công bằng với cấp dưới;

12 Nhân sự phải ổn định Thay đổi nhiều sẽ không đem lại hiệu quả;

13 Phải khuyến khích sáng kiến của công nhân;

14 Phải cổ vũ, phát huy tinh thần đồng đội đem lại sức mạnh cho tổ chức Tóm lại, trường phái hành chính chủ trương cho rằng, năng suất lao động sẽ cao hơn trong các tổ chức nếu như tổ chức đó được bố trí và sắp xếp hợp lý Nó đóng góp rất nhiều trong lý luận cũng như thực hành quản trị, nhiều nguyên tắc quản trị của tư tưởng này vẫn còn được áp dụng cho đến ngày nay Các hình thức

tổ chức, các nguyên tắc tổ chức, quyền lực và sự uỷ quyền cũng đang được ứng dụng phổ biến hiện nay chính là sự đóng góp quan trọng của trường phái quản trị hành chính

Hạn chế của trường phái này là các tư tưởng được thiết lập trong một tổ chức ổn định, ít thay đổi, quan điểm quản trị cứng rắn, ít chú ý đến con người và

xã hội nên dễ dẫn đến việc xa rời thực tế Vấn đề quan trọng là phải biết vận dụng các nguyên tắc quản trị cho phù hợp với các yêu cầu thực tế, chứ không phải là từ bỏ các nguyên tắc đó

1.5.3 Lý thuyết quản trị theo mối quan hệ của con người

Lý thuyết quản trị theo mối quan hệ của con người hay còn được gọi là lý thuyết tâm lý xã hội trong quản trị là những quan điểm nhấn mạnh đến vai trò của yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội của con người trong công việc Lý thuyết này cho rằng hiệu quả của quản trị là do năng suất lao động quyết định, nhưng năng suất lao động không chỉ do các yếu tố vật chất quyết định mà còn do

sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người

Những nhà quản trị theo khoa học chú trọng đến yếu tố tổ chức kỹ thuật thì

lý thuyết quản trị theo mối quan hệ của con người lại chú trọng đến mối quan hệ kinh tế - xã hội, quan hệ tâm lý - xã hội, con người với con người trong tổ chức Một số các đại biểu của lý thuyết này là:

Elton Mayo (1880 - 1949)

Ông là Giáo sư của Đại học Kinh doanh Havard nổi tiếng Từ những kết quả nghiên cứu tại nhà máy và trải qua nhiều kết quả nghiên cứu thực nghiệm khác của các nhà tâm lý công nghiệp, người ta đã cho rằng sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý của con người như muốn được người khác quan tâm, được kính trọng, muốn có vai trò quan trọng trong sự nghiệp chung, muốn làm việc trong bầu

Follet (1868 - 1933)

Người đã phê phán các nhà quản lý trước kia chưa quan tâm đến khía cạnh tâm lý xã hội của quản lý Bà cho rằng các nhà quản trị phải nhận thức được mỗi người lao động là thế giới phức tạp của cảm xúc, thái độ, niềm tin, thói quen Bà tin rằng các nhà quản trị nếu nắm được động cơ và nhu cầu của họ thì việc thực hiện các hoạt động quản trị sẽ có hiệu quả hơn Vì lẽ này bà thuyết phục các nhà quản trị nên động viên sẽ có hiệu quả hơn là chỉ đơn thuần yêu cầu người ta làm việc Hợp tác (được coi là linh hồn của sự thống nhất) và tự kiểm tra được xem như là chìa khóa của cả năng suất và dân chủ trong cuộc sống Bà được các nhà

sử học cho là một trong những người đi tiên phong về lý thuyết hành vi và quản trị hệ thống

Douglas Mc.George (1906 - 1964)

Mc.George cho rằng các nhà quản trị trước đây đã tiến hành cách thức quản trị trên những giả thuyết sai lầm về tác phong và hành vi của con người Ông đã đưa ra lý thuyết về hai bản chất khác nhau của con người để làm cơ sở cho sự động viên

Bản chất thứ nhất Mc.George gọi là bản chất X Những quan niệm đó là:

- Lười biếng là bản tính của con người bình thường Họ chỉ muốn làm việc ít;

- Họ thiếu ý chí tiến thủ, không dám gánh vác trách nhiệm, cam chịu để người khác lãnh đạo;

- Từ khi sinh ra, con người đã tự coi mình là trung tâm, họ không quan tâm đến nhu cầu của tổ chức;

- Bản tính của con người là chống lại cải cách;

22

- Họ không được lanh lợi, dễ bị kẻ khác lừa đảo và những kẻ có dã tâm đánh lừa

Vì vậy nhà quản trị cần phải có biện pháp quản trị đó là:

- Nhà quản trị phải kiểm tra chặt chẽ;

- Phân chia chi tiết công việc, giao phó công việc cụ thể;

- Áp dụng hệ thống trật tự;

- Khen thưởng và trừng phạt rõ ràng

Sau thập kỷ 30 của thế kỷ XX, cùng với sự xuất hiện của lý luận quản lý về quan hệ con người, một lý luận quản lý hoàn toàn trái ngược với lý luận X đã ra đời, được gọi là lý luận Y Mc George lập luận vì nhiều lý do, chúng ta cần có một giả thiết thỏa đáng hơn về bản tính của con người và động cơ của họ, cần có một lý luận khác để tiến hành công việc quản lý Bản chất thứ hai mà Mc George gọi là bản chất Y

Giả thiết của lý luận Y về bản tính con người là:

- Lười nhác không phải là bản tính bẩm sinh của con người nói chung Lao động trí óc, lao động chân tay cũng như nghỉ ngơi, giải trí đều là hiện tượng bẩm sinh của con người

- Điều khiển và đe dọa trừng phạt không phải là biện pháp duy nhất để thúc đẩy con người thực hiện mục tiêu của tổ chức

- Khi con người bỏ sức ra thực hiện một mục tiêu mà họ tham gia, họ mong muốn nhận được những điều mà việc hoàn thành mục tiêu ấy tạo ra, trong đó điều quan trọng nhất không phải là tiền đề mà là quyền tự chủ, quyền được tôn trọng, quyền tự mình thực hiện công việc Sự thỏa mãn những quyền đó sẽ thúc đẩy con người cố gắng hoàn thành mục tiêu của tổ chức

- Thiếu chí tiến thủ, né tránh trách nhiệm và cầu an quá mức không phải là bản tính của con người mà là do kinh nghiệm trong quá khứ tạo ra Trong những môi trường thích hợp, con người không những dám gánh vác trách nhiệm mà còn có thể chủ động gánh vác trách nhiệm

- Trong quá trình giải quyết khó khăn của tổ chức, đại đa số các thành viên của tổ chức có khả năng suy nghĩ và năng lực sáng tạo Chỉ có một số ít người không có những khả năng ấy

- Tuy nhiên, trong điều kiện xã hội hiện đại, tiềm năng trí tuệ của con người nói chung chỉ được phát huy phần nào và nhiệm vụ của quản lý là phát huy toàn

23

bộ tiềm năng trí tuệ ấy

Vì vậy nhà quản trị cần có biện pháp quản lý đó là:

- Phân cấp cho cấp dưới quản lý, dành cho họ nhiều quyền quyết định trong công việc;

- Tôn trọng sáng kiến của họ Tạo điều kiện cho họ chứng tỏ năng lực;

- Tự chịu trách nhiệm;

- Có quan hệ hiểu biết cảm thông giữa cấp trên và cấp dưới

- Không cần thường xuyên kiểm tra, đôn đốc

Tóm lại, tư tưởng chính của trường phái quản trị theo mối quan hệ của con người là:

- Doanh nghiệp là một hệ thống xã hội

- Khi động viên không chỉ bằng yếu tố vật chất mà còn quan tâm đến những nhu cầu xã hội

- Tập thể ảnh hưởng trên tác phong cá nhân (tinh thần, thái độ, kết quả lao động )

- Lãnh đạo không chỉ có quyền hành do tổ chức mà còn do các yếu tố tâm lý

xã hội của tổ chức chi phối

Tuy vậy trường phái này cũng còn có những hạn chế:

- Quá chú ý đến yếu tố xã hội, khái niệm “con người xã hội” chỉ có thể bổ sung cho khái niệm “con người kinh tế” chứ không thể thay thế

- Lý thuyết này coi con người là phần tử trong hệ thống khép kín mà không chú ý đến các yếu tố môi trường bên ngoài

1.5.4 Lý thuyết định lượng trong quản trị

Thế chiến thế giới thứ II đã đặt ra nhiều vấn đề mới cho quản trị Nước Anh

đã thành lập đội nghiên cứu hoạt động (Operation Reseach Team), bao gồm các nhà khoa học để tìm cách chống lại sự tấn công của quân Đức

Kết thúc chiến tranh thế giới thứ II các kỹ thuật định lượng được các nhà công nghiệp Mỹ quan tâm và áp dụng vào nghiên cứu, tạo điều kiện để nâng cao tính chính xác trong các quyết định quản trị

Kết quả là từ cố gắng này của họ đã làm nảy sinh ra một lý thuyết nữa về quản trị Lý thuyết quản trị mới này được gọi bằng nhiều tên gọi khác nhau: Lý thuyết hệ thống (System Theory), lý thuyết định lượng về quản trị (Quantitative

24

Management) v.v Tất cả các tên gọi này nhằm biểu đạt ý nghĩa về lý thuyết quản trị mới này được xây dựng trên cơ sở nhận thức rằng “quản trị là quyết định” và muốn việc quản trị đạt hiệu quả, các quyết định phải đúng đắn

Do sự bùng nổ về thông tin và cuộc cách mạng về thông tin, xã hội loài người

có những bước chuyển biến mang tính cách mạng mạnh mẽ trên bình diện của từng nước và của toàn cầu, kéo theo đó là những thay đổi có tính cách mạng trong việc áp dụng những kỹ thuật, công nghệ cao vào các quá trình lao động Cùng với những trào lưu này, trường phái quản trị định lượng với cơ sở là lý thuyết quyết định, đã áp dụng có hiệu quả thống kê và sự phát triển của mô hình toán kinh tế với sự trợ giúp của máy tính điện tử vào quá trình ra quyết định Trường phái này dựa trên sự suy đoán là tất cả các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng các mô hình toán và nó có đặc tính sau:

- Nhấn mạnh phương pháp khoa học trong khi giải quyết các vấn đề về quản trị

- Áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để giải quyết các vấn đề

- Tìm kiếm các quyết định tối ưu trong hệ thống khép kín

Trường phái lý thuyết quản trị định lượng đặc biệt quan tâm đến hệ thống và

hệ thống được định nghĩa như sau:

Hệ thống là phối hợp những yếu tố luôn luôn tác động qua lại với nhau (Berthalanfly)

Hệ thống là tập hợp các yếu tố cùng với những mối quan hệ tương tác (Miller)

Qua đó chúng ta thấy hệ thống là sự phức tạp của các yếu tố:

- Tạo thành một tổng thể

- Có mối quan hệ tương tác

- Tác động lẫn nhau để đạt được mục tiêu

25

Doanh nghiệp là một hệ thống Đó là một hệ thống mở có liên hệ với môi trường (khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh ) Nó có một mục tiêu đặc thù là tạo ra lợi nhuận Hệ thống doanh nghiệp bao gồm nhiều phân hệ có mối quan hệ tương tác với nhau như: phân hệ công nghệ, phân hệ nhân sự, phân

hệ tài chính, phân hệ tổ chức, phân hệ kiểm tra, phân hệ quản trị v.v

Như vậy, lý thuyết quản trị định lượng có các đặc trưng sau:

- Trọng tâm chủ yếu là để phục vụ cho việc ra quyết định Giải pháp được tìm thấy nhờ các kỹ thuật phân tích định lượng chỉ rõ các cách thức mà nhà quản trị có thể tiến hành

- Sự lựa chọn dựa trên tiêu chuẩn kinh tế Biện pháp hành động được lựa chọn dựa trên những tiêu thức có thể đo lường được như: chi phí, doanh thu, tỉ lệ hoàn vốn đầu tư, những tác động của thuế

- Sử dụng mô hình toán học để tìm giải pháp tối ưu Các tình huống được giả định và các vấn đề được phân tích theo mô hình toán học

- Máy tính điện tử giữ vai trò quan trọng để giải quyết những bài toán phức tạp

Ưu điểm của trường phái quản trị định lượng:

- Định lượng là sự nối dài của trường phái cổ điển

- Lý thuyết và tư tưởng của trường phái định lượng thâm nhập vào hầu hết các tổ chức hiện đại với những kỹ thuật phức tạp Ngày nay khoa học quản trị, quản trị tác nghiệp, quản trị hệ thống thông tin rất quan trọng cho các nhà quản trị ở các tổ chức lớn và hiện đại Các kỹ thuật của trường phái này đã đóng góp rất lớn trong việc nâng cao trình độ hoạch định và kiểm tra hoạt động

Hạn chế của trường phái quản trị định lượng:

- Không chú trọng đến con người trong hệ thống

- Các khái niệm và kỹ thuật quản trị của lý thuyết này nhiều khi khó hiểu, cần phải có những chuyên gia giỏi, do đó việc phổ biến các lý thuyết này còn rất hạn chế

1.5.5 Lý thuyết quản trị trong các nước xã hội chủ nghĩa

Trong hệ thống các nước xã hội chủ nghĩa trước đây, lý thuyết quản trị đúng hơn là lý thuyết quản lý được hình thành trên cơ sở phục vụ cho việc xây dựng nền kinh tế xã hội chủ nghĩa theo mô hình thống trị của chế độ công hữu

và sự độc quyền của khu vực kinh tế Nhà nước Đặc trưng của cơ chế quản lý

26

kinh tế trong giai đoạn này có thể kể đến là sự tập trung hóa cao độ; hành chính hóa trong quản lý; tuyệt đối hóa vai trò của kế hoạch và sự duy trì cơ chế cấp phát giao nộp theo chiều thẳng đứng v.v

Cơ chế quản lý nói trên đã có những đóng góp nhất định, đặc biệt là trong giai đoạn thiết lập cơ sở kinh tế - xã hội ban đầu cho chủ nghĩa xã hội, song cùng với sự phát triển của nền kinh tế, cơ chế này đã bộc lộ những hạn chế và lực cản đối với sự phát triển kinh tế - xã hội Sự sụp đổi của hệ thống các nước

xã hội chủ nghĩa ở Liên Xô cũ và Đông Âu, sự cải cách kinh tế một số các nước khác trong đó có Trung Quốc, Việt Nam cũng đồng thời là sự kết thúc của hệ thống lý thuyết quản trị gắn liền với nó

1.5.6 Lý thuyết quản trị hiện đại

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền sản xuất xã hội, sự phát triển nhanh chóng của khoa học, kỹ thuật, công nghệ, khoa học quản trị ngày càng phát triển và phong phú, hoàn thiện, góp phần quan trọng thúc đẩy phát triển kinh tế Lý thuyết quản trị hiện đại là sự kế thừa các tư tưởng quản trị truyền thống nhằm đáp ứng những thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh và mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường

Nội dung của các lý thuyết quản trị hiện đại:

Các lý thuyết này đề cao tính linh hoạt của tổ chức, tận dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, thúc đẩy tính độc lập của nhân viên, tích cực uỷ quyền, tăng cường truyền thông trong tổ chức, giảm đến mức tối đa sự lệ thuộc vào quy chế, nguyên tắc và chuẩn mực cứng nhắc, giảm thiểu các cấp quản trị trung gian nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng, phát triển những quan niệm và ý tưởng về sản phẩm

Các nhà quản trị phương Tây, tiêu biểu là P.Drucker (1909) là người đầu tiên mở cửa phạm vi quản trị của doanh nghiệp ra với thị trường và những ràng buộc của xã hội, của các đối thủ cạnh tranh và của các nhà cung ứng

Theo Drucker quản trị còn là sự chủ động, sự sáng tạo chứ không phải là thích nghi thụ động Đó là sự bám chắc vào khách hàng và thị trường Các tư tưởng của P.Drucker đã góp phần xây dựng nhiều lý thuyết quản trị kinh doanh hiện đại ngày nay như: nền kinh tế vĩ mô, kinh tế vi mô, marketing v.v Các nhà tư bản phương Tây gọi ông là “Peter đại đế” P.Druker cũng là người đầu tiên giải thích vì sao phải phân quyền và phân quyền bằng cách nào, ngoài ra Druker còn đưa ra những thực tế về công việc của người lãnh đạo, ông cho rằng

có 5 loại công việc mà nhà lãnh đạo phải làm:

- Phát triển con người

Druker cũng đã tập trung phân tích sự thay đổi của xã hội dẫn đến vai trò của người lãnh đạo phải thay đổi theo Sự thay đổi chính mà ông phân tích đó là:

- Sự xuất hiện của “Nền kinh tế tri thức” tuyển dụng một loại lao động mới

đó là “Lao động tri thức” Đây là loại lao động thích hợp với những thử thách chứ không phải là những công việc thường nhật Ví dụ, điển hình cho loại lao động này là những thiết kế đồ họa, thiết kế website hoặc những nhà tư vấn Vấn

đề đặt ra cho nhà quản lý là phải tìm kiếm loại lao động này và không ngừng duy trì sự sáng tạo của họ Drucker cho rằng “Lao động trí thức không thể thỏa mãn với những công việc chỉ đơn thuần để kiếm kế sinh nhai”

- Sự chuyển đổi sang nền kinh tế toàn cầu Một trung tâm mua sắm toàn cầu mang ý nghĩa rằng tất cả mọi người mong muốn mua loại hàng như nhau Ông tiên đoán rằng thế giới sẽ bước vào thời đại mà trung tâm mua sắm toàn cầu coi tất cả các chi nhánh đều quan trọng như nhau Khi cả thế giới là khách hàng của bạn thì bạn sẽ không đủ sức để tư duy cung cấp hàng theo khu vực Những điều

mà Drucker tiên đoán 30 năm trước đây ngày nay đã phổ biến quanh ta Hãy nghĩ đến thương mại điện tử Internet

- Sự thay đổi thứ ba hướng đến quá trình tư nhân hóa Ông cho rằng nhà nước nên đề ra luật pháp, quy định và cung cấp các quỹ nhưng phải để những thành phần khác thực thi Ông gọi đó là việc “Tái tư nhân hóa” (reprivatization) Đây là một học thuyết đã được rất nhiều Chính phủ áp dụng 10 đến 20 năm sau

đó Nhưng không phải là nơi nào cũng mang lại kết quả tốt vì công chúng không đánh giá nó theo cùng một cách mà Chính phủ đã đánh giá Tư nhân hóa mang lại nhiều tự do hơn cho các doanh nghiệp nhưng ít tự do hơn cho từng cá nhân Các nhà quản trị Bắc Âu lại gắn quản trị doanh nghiệp với việc điều hoà lợi ích một phần cho xã hội thông qua các cơ quan quản trị của Chính phủ

Các nhà quản trị Nhật Bản bổ sung thêm việc quản trị theo phương thức kết hợp hiện đại với sức mạnh truyền thống dân tộc và con người Họ tạo ra một động cơ tâm lý mạnh cho cộng đồng với mong muốn trở thành cường quốc hàng đầu thế giới Đặc biệt trong lý thuyết quản trị theo trường phái Nhật Bản chúng

ta chú ý đến thuyết Z và những kỹ thuật quản trị Nhật Bản của William.G.Ouchi

và Lý thuyết Kaizen của quản trị Nhật Bản