Vận dụng cửa sổ johary trong môi trường kinh doanh

Từ những giao tiếp đời thường giữa bạn bè, gia đình hay những giao tiếp trong công việc thì kỹ năng giao tiếp luôn đóng vai trò quan trọng trong những thông điệp, nội dung mà mình muốn t

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

-o0o -BÀI TIỂU LUẬN MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ THUYẾT TRÌNH

ĐỀ TÀI: Vận dụng cửa sổ Johary trong môi trường kinh doanh

SINH VIÊN THỰC HIỆN:

Nguyễn Duy Tùng – A26059- 0384663496 Nguyễn Thế Duy– A33919 - 0966211106 Uông Thị Thủy Nhung –A33091 - 0981557815 Bùi Thùy Trang– A35666- 0325298307

TS LÊ HUYỀN TRANG

HÀ NỘI – 2021

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ, CÔNG THỨC

LỜI MỞ ĐẦU

Giao tiếp là một trong trong những kỹ năng quan trọng bậc nhất trong đời sống hằng ngày cũng như trong công việc ở xã hội hiện nay Từ những giao tiếp đời thường giữa bạn bè, gia đình hay những giao tiếp trong công việc thì kỹ năng giao tiếp luôn đóng vai trò quan trọng trong những thông điệp, nội dung mà mình muốn truyền tải đến người nghe một cách dễ hiểu, chính xác nhất cho người nghe có thể tiếp nhận được nội dung đó.Vậy nên chúng ta nên tìm hiểu và nâng cao khả năng giao tiếp của bản thân để chính chúng ta cũng như mọi người xung quanh có thể hiểu rõ nhau hơn từ

đó có thể xây dựng được mối quan hệ giữa người thân cũng như trong công việc có thể nâng cao hiệu quả làm việc

Qua môn học: Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình nhóm chúng em đã được tìm hiểu và áp dụng cơ bản những kỹ năng và đã nâng cao đáng kể khả năng giao tiếp của bản thân nhờ sự hướng dẫn của giáo viên Và sau môn học thì kỹ năng mà chúng em muốn giới thiệu đó chính là mô hình cửa sổ Johary Nói của sổ Johary là một kỹ năng

là do sau khi áp dụng nó vào giao tiếp thì sẽ giúp chúng ta nâng cao đáng kể hiểu biết giữa cá nhân với nhau hoặc giữa cá nhân với tập thể Ngoài ra, của sổ này còn giúp chúng ta phát triển các năng lực bản thân dựa trên sự tự bạch, khám phá và phản hồi Bài tiểu luận của chúng em gồm có 3 phần chính đó là:

− Phần 1: Cơ sở lý thuyết về cửa sổ Johary

− Phần 2: Ứng dụng cửa sổ Johary trong môi trường làm việc

− Phần 3: Một số giải pháp nhằm áp dụng hiệu quả cửa sổ Johary trong môi

trường làm việc

PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CỬA SỔ JOHARY

1.1 Khái niệm giao tiếp

1.1.1 Khái niệm

Giao tiếp là một quá trình, trong đó mọi người chia sẻ với nhau các ý tưởng, thông tin và cảm xúc nhằm để xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người trong đời sống xã hội vì những mục đích khác nhau

Giao tiếp có 3 khía cạnh hoạt động:

− Khía cạnh trao đổi thông tin

− Khía cạnh tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau

− Quá trình nhận thức lẫn nhau

1.1.2 Các nguyên tắc giao tiếp cơ bản

Trong giao tiếp ta có một số nguyên tắc cơ bản như:

− Tôn trọng lẫn nhau

+ Trong giao tiếp phải tôn trọng đối tượng giao tiếp, điều này được thể hiện trong lời nói, thái độ cư xử đúng mực, bình đẳng

− Thông cảm

+ Giao tiếp nên có sự thông cảm lẫn nhau về hoàn cảnh, trình độ năng lực của mỗi bên, phải đặt mình vào vị trí của đối tượng giao tiếp để suy xét

− Lắng nghe và hiểu rõ mong muốn

+ Trong giao tiếp việc trao đổi thông tin diễn ra theo hai chiều Do vậy, nên lắng nghe, không ngắt lời đối tượng lắng nghe, không ngắt lời đối tượng giao tiếp khi họ đang nói

− Sự kiên nhẫn

+ Mỗi bên tham gia phải có sự kiên nhẫn chờ đợi với thái độ thân thiện, thông cảm và hợp tác Ngược lại, nóng vội, thiếu kiên nhẫn sẽ gây bất lợi trong giao tiếp

1.1.3 Chức năng của giao tiếp

Về phương diện xã hội:

− Chức năng thông tin, tổ chức

+ Trong hoạt động chung, người này giao tiếp với người kia để thông báo cho nhau những thông tin giúp cho hoạt động của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả

− Chức năng điều khiển

+ Chức năng này được thể hiện trong khía cạnh tác động lẫn nhau của giao tiếp

+ Là chức năng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Trong giao tiếp, người ta dùng những phương pháp tác động lẫn nhau như:

ám thị, thuyết phục, áp lực nhóm… để điều khiển người khác

Về phương diện tâm lý

− Chức năng tạo mối quan hệ

+ Giao tiếp giúp con người tạo ra các mối quan hệ với mọi người xung quanh

− Chức năng cân bằng cảm xúc

+ Giao tiếp giúp con người tạo được sự đồng cảm, chia sẻ và giải toả được cảm xúc

c Chức năng phát triển nhân cách

+ Giao tiếp giúp con người lĩnh hội được kinh nghiệm sống

1.1.4 Ý nghĩa của hoạt động giao tiếp

Giao tiếp giúp chúng ta:

− Nhận thức người khác

+ Trong giao tiếp, các chủ thể nhận thức lẫn nhau bằng cảm tính thông qua các giác quan

+ Tuỳ theo sự nhận xét, đánh giá về nhau, các chủ thể giao tiếp sẽ quyết định thiết lập mối quan hệ với người đối thoại

− Nhận thức bản thân

+ Hình ảnh bản thân là cách mà chúng ta hình dung về mình như thế nào? Quá trình hình thành hình ảnh bản thân được diễn ra trong sự giao tiếp với người mình

1.2 Khái quát về cửa sổ giao tiếp

1.2.1 Tổng quan về cửa sổ Johary

Cửa sổ Johary được xây dựng và phát triển bởi Joseph Luft và Harry Ingham (từ Johari là từ viết tắt ghép lại từ hai tên người này), mô hình này có hai ý chính như sau:

− Các cá nhân có thể xây dựng niềm tin lẫn nhau bằng cách tiết lộ thông tin về bản thân

− Họ có thể tự học và hiểu thêm về mình và hiểu về những vấn đề về bản thân mình chính từ những phản hồi của người khác

Cửa sổ Johary giúp chúng ta tự khám phá về bản thân và chỉ rõ sự cần thiết của việc tự bộc lộ cũng như nhận được sự phản hồi của người khác về mình Từ đó đưa đến sự điều chỉnh để phát triển nhân cách đồng thời hiểu nhau hơn trong hoạt động giao tiếp

Cửa sổ Johari là một mô hình giao tiếp dùng để tăng cường hiểu biết giữa từng cá nhân hoặc giữa những cá nhân với nhau và với tập thể Ngoài ra, cửa sổ này cũng giúp phát triển các năng lực bản thân dựa trên sự tự bạch, khám phá và phản hồi

1.2.2 Nội dung về cửa sổ Johary

Mô hình Johari Window gồm một khung với 4 ô như mô hình dưới đây:

Hình 1.1 Nội dung cửa sổ Johary (nguồn:google)

Mỗi người được đại diện bởi 4 ô hay cả cửa sổ Mỗi cửa sổ thể hiện thông tin về

cá nhân về con người và cho biết những thông tin đó có được người đó hay người khác biết hay không biết

1.2.2.1 Cửa sổ 1: Ô Mở

Đây là những gì mà một người biết về mình và những người khác cũng biết, là tất cả những điều chúng ta thể hiện về chính mình và người khác cũng đối xử với chúng ta theo cách đó Ví dụ: mình thể hiện mình một người hoạt bát, cởi mở và người khác nhận thấy điều đó, họ sẽ luôn nhớ đến mình là một người vui vẻ, linh hoạt, đó chính là phần tính cách thuộc về ô Mở của mình Những phần thuộc về ô này bao gồm tất cả mọi thứ chúng ta thể hiện ra bên ngoài hoặc là thứ chúng ta chấp nhận người khác đối xử với mình Ví dụ về body shaming chẳng hạn, khi bị mọi người trêu chọc

về thân hình của mình, nếu mình vẫn chấp nhận để người khác tiếp tục trêu đùa mà

không phản kháng thì mặc định nó sẽ thuộc về ô mở của mình và người khác sẽ tiếp tục hành xử như vậy, mặc cho bản thân mình có cảm thấy khó chịu hay không Nếu mình thể hiện sự phản kháng rõ ràng, người khác sẽ biết được rằng mình không chấp nhận điều đó và việc trêu đùa sẽ ngừng lại Do đó, cách người khác đối xử với chúng

ta như thế nào phần lớn phụ thuộc vào những phần chúng ta mở ra cho người khác Những thứ thuộc về ô MỞ này chính là chìa khóa để chúng ta điều chỉnh được cách đối xử của người khác đối với mình thông qua việc chúng ta có chấp nhận những hành động của họ hay không Điều này dẫn đến việc chúng ta học cách tạo ra giới hạn của bản thân – những thứ chúng ta thể hiện ra bên ngoài, những thứ chúng ta có thể chấp nhận và không thể chấp nhận trong cách người khác đối xử với mình Khi thiết lập rõ giới hạn bản thân, chúng sẽ điều chỉnh được cách người khác đối xử với mình theo cách mà chúng ta mong muốn

1.2.2.2 Cửa sổ 2: Ô Mù

Những gì một người không biết về mình nhưng người khác bên ngoài lại biết Đây có thể là những vấn đề có chiều sâu mà cá nhân khó có thể nhìn thấy nhưng người khác lại thấy như là: cảm giác thiếu tự tin, sự nghi ngờ về năng lực bản thân, thói quen, là những thứ người khác biết mà chúng ta không biết về chính mình Những mặt tính cách này phần lớn thuộc về phần vô thức, chúng ta hành động mà không ý thức được là mình có những đặc điểm đó Ví dụ như sự tự ti trong một vài tình huống cụ thể hay sự khó chịu hoặc những phản ứng mà đôi khi chúng ta không nhìn thấy, kể cả những tiềm năng của bản thân

Vì phần này thuộc về vô thức, nên chúng ta không thể tự nhận biết được hay đôi khi có thể phủ nhận vì nhiều lý do khác nhau, mà chỉ biết được thông qua phản hồi của những người xung quanh Để nhận biết những phần thuộc điểm mù này, chúng ta cần nhận lại phản hồi từ những người xung quanh Thông qua nhận xét của họ để có thể nhìn thấy những điều mình không thấy để điều chỉnh bằng cách phát huy hoặc cải thiện Tuy nhiên, để nhận được phản hồi thì chúng ta phải MỞ trong việc tiếp nhận lời phê bình, nhận xét của người khác, nhưng đồng thời cũng phải biết giới hạn để lựa chọn những nhận xét phù hợp

1.2.2.3 Cửa sổ 3: Ô Ẩn

Đây là những thông tin về bản thân mà một người thấy được về mình nhưng những người khác bên ngoài không thể thấy hoặc có những điều bạn biết nhưng không muốn tiết lộ với bất cứ ai vì lý do cá nhân và muốn giấu kín Những điều thuộc ô này

là những thứ mà chỉ riêng chúng ta biết về mình mà người khác không thể biết được Những thứ chúng ta cố gắng che giấu đi phần lớn xuất phát từ nỗi sợ hãi, sự tự ti bên trong Việc tìm hiểu những điều đang tồn tại trong ô ẨN giúp chúng biết được giới hạn

của bản thân, mình đang sợ hãi điều gì, mình đang tự ti về điều gì để có thể học cách chấp nhận, cải thiện hoặc thay đổi để trở nên can đảm và tự tin hơn

Theo thời gian, khi bạn đã dũng cảm đối mặt với những nỗi sợ hãi của mình hoặc phát triển để trở nên tự tin hơn thì những phần ẩn này có thể biến mất hoặc có thể thể hiện ra bên ngoài và đưa về ô MỞ Khi đó bạn có thể thoải mái bộc lộ con người thật của mình với mọi người xung quanh, tự tin hơn với chính mình

1.2.2.4 Cửa sổ 4: Ô Đóng

Khu vực này là những gì có tồn tại trong con người mà bản thân người đó không thấy và những người khác bên ngoài cũng không thấy, là phần mà cả chúng ta hay những người xung quanh bạn đều không biết rằng mình có bởi vì nó chưa bao giờ được bộc lộ Phần tính cách này sẽ được khám phá ra khi bạn trải qua thử thách thực

tế Một khi thực sự trải qua những tình huống, sự kiện bất ngờ, không như ý bạn mới thấy rõ những mặt tính cách, khả năng còn tiềm ẩn, chưa từng được bộc lộ trong con người mình

1.2.3 Ý nghĩa của cửa sổ Johary

Có hai cách để trải qua thử thách: đầu tiên là những tình huống sự kiện bất ngờ, không mong muốn xảy đến với cuộc đời mình khiến chúng ta bắt buộc phải vượt qua

và thứ hai là những tình huống chúng ta chủ động tạo điều kiện, và chấp nhận để cho những sự kiện bất ngờ có thể xảy đến bất cứ lúc nào và thông qua đó chúng ta hiểu hơn về cách phản ứng thực sự của mình trong tình huống đó Cách đầu tiên chúng ta ở thế thụ động đối với những thứ sẽ xảy đến với mình còn cách thứ hai là chúng ta chủ động hơn và có chuẩn bị trước về tinh thần Dĩ nhiên, việc chọn thử thách chủ động sẽ giúp cho bạn có thời gian chuẩn bị cả về thể chất, kiến thức và tinh thần để vượt qua thử thách thành công hoặc chí ít là ở mức thiệt hại ít nhất có thể; còn lại việc bị động đối mặt với thử thách khiến bạn dễ dàng bị chao đảo và đôi khi có thể chịu những thiệt hại nặng nề

Để tăng cường giao tiếp và học hỏi thì thông tin giao tiếp cần được phát triển ở các mặt như:

- Những thông tin bạn biết và người khác cũng biết: bạn có thể thảo luận

- Những thông tin bạn biết mà người khác không biết: bạn có thể chia sẻ hoặc tự bạch

- Những thông tin bạn không biết mà người khác biết: bạn có thể học hỏi hoặc yêu cầu phản hồi

- Những thông tin bạn không biết và người khác cũng không biết: bạn có thể chia

sẻ để mọi người cùng khám phá

Quá trình mở rộng cửa sổ theo chiều ngang là một trong những quá trình phản hồi Ở đây một cá nhân nào đó học và hiểu thêm được về bản thân mình mà người khác thấy được nhưng bản thân mình không thấy được

Tuy nhiên hãy cẩn thận trong việc phản hồi Nếu nền văn hóa phương Tây cho phép bạn phê bình và phản hồi một cách thật sự cởi mở thì ngược lại, nền văn hóa phương Đông thường né tránh việc phản hồi quá thẳng thừng Do đó, hãy bình tĩnh và bắt đầu một cách từ từ nếu bạn muốn đóng góp cho cá nhân đó; hãy dũng cảm khi đón nhận những lời phê bình dù có khó nghe

Quá trình mở rộng cửa sổ theo chiều dọc gọi là tự bạch, một quá trình cho và nhận thông tin giữa cá nhân khi họ giao tiếp với nhau Quá trình tự bạch làm cho người khác thấu hiểu bạn và củng cố sự tin cậy giữa các cá nhân

Khi thông tin được chia sẻ, ranh giới với Ô ẩn và Ô đóng bị đẩy dần xuống dưới

Và nó sẽ càng bị đẩy xuống tiếp khi người ta chia sẻ, trao đổi thông tin nhiều hơn và niềm tin được dần xây dựng giữa họ

Tuy nhiên đừng vội vã tự bạch bản thân quá nhiều Tự bộc bạch những thông tin

vô hại có thể tạo dựng lòng tin, tuy nhiên những thông tin nhạy cảm có thể làm ảnh hưởng đến sự tôn trọng của người khác với mình, dẫn đến mình bị đặt trong thế yếu hoăc bị lợi dụng và thao túng Cần có sự cân bằng trong việc chia sẻ để tạo niềm tin và giữ được sự riêng tư, bí mật của bản thân

PHẦN 2 ỨNG DỤNG CỬA SỔ JOHARY TRONG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

TẠI NHÀ HÀNG

2.1 Môi trường làm việc tại nhà hàng

Nhà hàng phục vụ ăn uống là một môi trường làm việc và đồi hỏi khả năng giao tiếp không chỉ ở nhân viên với đồng nghiệp (nhân viên hoặc cấp trên) mà còn là giữa những nhân viên với khách hàng và khách hàng với nhân viên

Đầu tiên hãy đề cập tới mối giao tiếp có thể đánh giá ít nhất nhưng vô cùng quan trọng đó là giao tiếp giữa khách hàng với nhân viên Để có một trải nghiệm tốt tại một nhà hàng dù khách hàng là thượng đế nhưng khả năng truyền tải thông tin của một vị khách hàng nắm vai trò lớn trong đó Mọi nhân viên đều giặp rất nhiều khách hàng tới

để sử dụng dịch vụ mỗi ngày nên mỗi khách hàng sẽ có những yêu cầu riêng với dịch

vụ mà họ sử dụng nên việc truyền tải thông tin về dịch vụ mình muốn sử dụng sẽ giúp cho nhân viên có thể phục vụ một cách tốt nhất để khách hàng có một trải nghiệm theo

ý của họ

Tiếp đến là mối giao tiếp giữa nhân viên và nhân viên, đây có thể là mối giao tiếp nhiều nhất và quan trọng nhất theo quan điểm cá nhân của em Sau khi tiếp thu được thông tin của khách hàng các nhân viên sẽ truyền đạt lại thông tin đó một lần nữa vậy nên kỹ năng giao tiếp phải chính xác để thông tin đó không bị sai lệch sau mỗi lần được truyền đạt lại để dịch vụ khách hàng muốn được sử dụng có thể thỏa mãn một cách tốt nhất Ngoài giao tiếp trong công việc thì giao tiếp tốt giữa nhân viên với nhau còn có thể tạo môi trường làm việc sôi động luôn tràn đầy năng lượng từ đó tăng năng suất công việc giúp cho nhân viên luôn có tâm trạng và thái độ làm việc tích cực Nhờ vào một môi trường tích cực như vậy thì có thể thu hút thêm những nhân viên mới và

có thể là cả khách hàng mới cùng với giữ chân những khách quen

Cuối cùng là mối giao tiếp giữa nhân viên và cấp trên và ngược lại:

− Mối giao tiếp giữa cấp trên và nhân viên là một mối quan hệ thúc đẩy do những thông tin mà cấp trên muốn truyền cho nhân viên có thể là tích cực cũng có thể là tiêu cực nhưng với một người cấp trên khéo léo họ luôn có thể mang đến những thông tin nếu là tích cực thì sẽ giúp cho nhân viên có thêm động lực làm việc còn nếu là tiêu cực thì sẽ không làm họ có những suy nghĩ tiêu cực mà còn có thể giúp họ học hỏi từ những thông tin tiêu cực đó từ đó làm môi trường làm việc luôn có nhứng năng lượng tốt

− Còn mối giao tiếp cữa nhân viên và cấp trên sẽ thường mang tính đóng góp để môi trường làm việc trở nên tốt hơn Các nhân viên có thể truyền đạt những thông tin như môi trường làm việc có vấn đề gì nhưng kỹ năng giao tiếp của