HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI: < Font: Times New Roman, Size: 18> Ngành: Chuyên ngành: Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: MSSV: Lớ
Trang 1(Mẫu 01 Trang bìa)
(size 13)
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG TP HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
ĐỀ TÀI: < Font: Times New Roman, Size: 18>
Ngành:
Chuyên ngành:
Giảng viên hướng dẫn:
Sinh viên thực hiện:
MSSV:
Lớp: … Nhóm: …
TP Hồ Chí Minh, <năm>
Trang 2GIAO ĐỀ TÀI
1 Phân tích chức năng, nhiệm vụ của bộ phận hành chính văn phòng tại doanh nghiệp ABC
2 Phân tích hoạt động lễ tân tại doanh nghiệp ABC
3 Phân tích hoạt động giao tiếp với khách hàng tại doanh nghiệp ABC
4 Phân tích hoạt động giao tiếp qua điện thoại tại doanh nghiệp ABC
5 Phân tích hoạt động giao tiếp nơi làm việc tại doanh nghiệp ABC
6 Phân tích hoạt động giao tiếp với khách hàng tại doanh nghiệp ABC
7 Phân tích việc sắp xếp bố trí văn phòng tại doanh nghiệp ABC
8 Phân tích việc quản trị thiết bị văn phòng tại doanh nghiệp ABC
9 Phân tích việc quản trị sử dụng điện thoại tại doanh nghiệp ABC
10 Phân tích việc quản trị sử dụng ô tô tại doanh nghiệp ABC
11 Phân tích hoạt động quản trị cuộc họp tại doanh nghiệp ABC
12.Phân tích hoạt động quản trị hội nghị tại doanh nghiệp ABC
13 Phân tích hoạt động quản trị văn thư tại doanh nghiệp ABC
14 Phân tích hoạt động quản trị lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp ABC
15 Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản trị văn thư, lưu trữ hồ sơ tại công ty ABC
16 Phân tích thực trạng soạn thảo văn bản tại doanh nghiệp ABC
17 Công ty Cổ phần Anh Khiêm viết thông báo gửi đến toàn thể nhân viên công ty yêu cầu triển khai chương trình 5S nhằm phấn đấu nâng cao năng suất làm việc của nhân viên toàn công ty, sử dụng hiệu quả các khoản chi phí trong công tác điều hành, hướng đến mục tiêu áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quản trị công ty Tiêu chuẩn 5S sẽ được triển khai khắp các phòng ban và yêu cầu tất cả các nhân viên công ty phải nghiêm chỉnh chấp hành Kế hoạch thực hiện
cụ thể được phổ biến trong file đính kèm (Tiêu chuẩn 5S – Công ty Cổ phần Anh Khiêm)
Yêu cầu: Với vai trò là nhân viên Phòng hành chính, anh chị hãy soạn thảo thông báo trên Hướng dẫn:
Căn cứ Thông báo: Chiến lược phát triển công ty giai đoạn năm 2016 – 2020 được Hội đồng Quản trị thông qua ngày 04/5/2018
Thông báo phải đảm bảo các phần: căn cứ, tóm tắt lại chính sách cần truyền đạt, yêu cầu của công ty đến nhân viên
Người ký: Thay mặt Hội đồng quản trị, Ông Nguyễn Nhất Linh – Chủ tịch Hội đồng quản trị
đã ký
Các vấn đề khác: Số thông báo, địa điểm, ngày tháng năm, anh chị tự giả dụ
18 Công ty Cổ phần Thế Thuận là một công ty trong lĩnh vực cung cấp các mặt hàng nội thất
Trang 3cao cấp dành cho nhà ở Trưởng phòng Marketing của Công ty Cổ phần Thế Thuận gửi thông báo đến toàn thể nhân viên của phòng Marketing về việc triển khai chương trình khuyến mãi cho các đại lý cấp 1 của công ty tại Khu vực Miền Nam Chương trình khuyến mãi được áp dụng với tất cả các Đại lý cấp 1 của công ty có doanh số từ 3 tỷ trở lên (doanh số kinh doanh được tính từ Quý I – 2018) Tất cả các Đại lý này sẽ được nhận chiết khẩu thêm 1% doanh số bán hàng nếu doanh số của Đại lý tăng 10% vào quý tiếp theo, 2% nếu doanh số tăng 15% vào quý tiếp theo và triết khấu 3% nếu Đại lý có doanh số quý tiếp theo tăng 25%
Yêu cầu: Với vai trò là trưởng phòng Marketing, anh/ chị hãy soạn thảo thông báo trên Hướng dẫn:
Thông báo phải đảm bảo tóm tắt lại chính sách cần truyền đạt, yêu cầu của công ty đến nhân viên Thông báo phải rõ ràng, có thể sử dụng các biểu bảng để diễn đạt tốt thông tin hơn Các vấn đề khác: Số thông báo, địa điểm, ngày tháng năm, anh chị tự giả dụ
19 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (gồm giám đốc và phó giám đốc) Công ty cổ phần Dịch vụ Bưu chính Viễn thông Sài Gòn để dự hội nghị tổng kết ngành Nơi đến là văn phòng Tập đòan Bưu chính Viễn thông Việt Nam tại Hà Nội, từ ngày 25/12/2006 đến 30/12/2006
Yêu cầu: Với vai trò là thư ký, anh chị hãy tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Hướng dẫn:
- Căn cứ vào nguyên tắc, kỹ năng, kinh nghiệm quản trị chuyến đi công tác ( tài liệu Quản trị hành chính văn phòng – TS Vũ Nhật Tân)
- Anh/chị hãy cho biết cần phải chuẩn bị những gì
- Anh/chị hãy soạn kế hoạch đi công tác, lịch trình đi công tác
- Anh/ chị hãy lập đề xuất chi phí cho chuyến đi công tác
- Các vấn đề khác: anh / chị tự giả dụ
20 Sau 1 tuần diễn ra hoạt động chào mừng ngày nhà giáo Việt Nam 20/11, giáo viên chủ nhiệm yêu cầu lớp trưởng viết báo cáo tổng kết
Yêu cầu: Với vai trò là lớp trưởng, anh/ chị hãy viết báo cáo tổng kết hoạt động chào mừng
ngày nhà giáo Việt Nam 20/11 của lớp
Hướng dẫn:
- Căn cứ vào nguyên tắc, kỹ năng, kinh nghiệm quản trị soạn thảo báo cáo ( tài liệu Quản trị hành chính văn phòng – TS Vũ Nhật Tân)
- Báo cáo phải đảm bảo cấu trúc của một báo cáo
- Báo cáo phải tóm tắt được những hoạt động lớp đã thực hiện để chào mừng ngày nhà giáo Việt Nam, những vấn đề còn tồn tại, đánh giá kết quả đã được thực hiện, những kiến nghị nhằm tạo điều kiện cho lớp hoàn thành công việc tốt hơn
- Các vấn đề khác: anh/ chị tự giả dụ
Trang 4Lưu ý:
- Công ty ABC được thay bằng tên công ty sinh viên chọn trong thực tế để thực hiện đề tài
- Đề tài 17,18,19,20 sinh viên soạn thảo thành 1 văn bản hành chính theo đúng yêu cầu về mặt thể thức và nội dung
Trang 5HƯỚNG DẪN TIỂU LUẬN
I MỤC ĐÍCH
Tiểu luận Quản trị hành chính văn phòng giúp sinh viên:
- Nghiên cứu, tiếp cận môi trường làm việc thực tế tại phòng Hành chính của các tổ chức, qua
đó có điều kiện so sánh, đánh giá giữa lý thuyết và thực tiễn với trọng tâm là kiến thức chuyên về Quản trị hành chính văn phòng
- Vận dụng các kiến thức đã học để áp dụng vào một (hay một số) nội dung liên quan đến công việc Hành chính văn phòng cụ thể tại doanh nghiệp
- Rèn luyện kỹ năng viết về một báo cáo, tạo thuận lợi cho việc viết và trình bày các báo cáo như: báo cáo thực tập tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp
- Có cơ hội phát triển tiểu luận thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp
- Làm cơ sở đánh giá điểm thi kết thúc môn học chiếm 60%
II YÊU CẦU ĐỐI VỚI SINH VIÊN
- Mỗi sinh viên phải thực hiện đề tài tiểu luận theo hướng dẫn của giảng viên hướng dẫn( GVHD)
- Mỗi sinh viên tự mình làm một bài tiểu luận, không được copy bài nhau Nếu 2 bài giống nhau thì 2 bài đều sẽ bị 0 điểm
- Thời gian hoàn thành đề tài tiểu luận là 02 tuần, kể từ ngày giao đề tài
- Nộp trước 01 file word qua thông tin cá nhân của GVHD (E-mail hoặc Zalo …)
- Nộp 01 quyển tiểu luận cho GVHD khi đi học lại
- Sinh viên phải tổng hợp và so sánh được tình hình thực tế với lý thuyết đã học
- Nội dung bài viết phù hợp với thực tế, đảm bảo tính logic và khoa học
- Trình bày đúng hình thức quy định (xem phụ lục)
III ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ TIỂU LUẬN
- Giảng viên đánh giá 1: GVHD
- Gảng viên đánh giá 2: do Tổ trưởng bộ môn phân công
Thang điểm đánh giá:
điểm (10)
Ghi chú
7 Mô tả đầy đủ tình hình thực tế của đơn vị nghiên cứu, phân
biệt rõ sự khác biệt giữa thực tế và lý thuyết
2,5
8 Nhận xét và rút ra bài học kinh nghiệm có tính thuyết phục 2,5
Trang 6Sau khi tổ chức chấm tiểu luận, GVHD lưu bảng điểm và các giấy tờ khác làm cơ sở tính điểm quá trình của học phần
III CÁCH VIẾT TÊN ĐỀ TÀI
- Tên đề tài thể hiện ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, phản ánh cô đọng mục tiêu khoa học của đề tài
- Tên đề tài phải có động từ, đối tượng và nội dung cụ thể
Ví dụ tên đề tài: “PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN TẠI DOANH NGHIỆP ABC”
Động từ - “Phân tích”, Nội dung – “Hoạt động lễ tân”, đối tượng: doanh nghiệp ABC
- Gợi ý SV viết tên đề tài:
1 Phân tích chức năng, nhiệm vụ của bộ phận hành chính văn phòng tại doanh nghiệp ABC
2 Phân tích hoạt động lễ tân tại doanh nghiệp ABC
IV NỘI DUNG VÀ KẾT CẤU TIỂU LUẬN ( Đề tài 1-16)
1 Nội dung tiểu luận: thuộc các nội dung trong học phần Quản trị hành chính văn phòng
(tối thiểu 10 trang - không kể các trang phụ lục và mục lục)
2 Kết cấu tiểu luận
MỞ ĐẦU (1 trang)
- Lý do chọn đề tài
- Mục tiêu nghiên cứu
- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu
- Kết cấu nội dung của tiểu luận (3 chương):
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU (2 - 3 trang)
VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU (Research proplem) là vấn đề mà SV cần làm rõ; là một đề tài thuộc môn học Quản trị hành chính văn phòng mà bản thân SV thấy thích thú, mong muốn tìm hiểu, có thể thu thập được thông tin, số liệu có ý tưởng sáng tạo và ý kiến đóng góp trong việc giải quyết vấn để trình bày thành bài tiểu luận.
VD: CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ CUỘC HỌP
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUỘC HỌP
I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CUỘC HỌP
1 Khái niệm cuộc họp
2 Tầm quan trọng của cuộc họp
3 Phân loại cuộc họp
II HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUỘC HỌP
1 Kỹ năng quản trị cuộc họp
2 Quy trình tổ chức cuộc họp
CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU TẠI DOANH NGHIỆP (Từ 5-6
trang)
Trang 7VD: CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CUỘC HỌP TẠI DOANH NGHIỆP ABC
CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CUỘC HỌP TẠI DOANH NGHIỆP ABC
I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP
1 Thông tin chung về doanh nghiệp
VD: 1 Thông tin chung về doanh nghiệp ABC
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH ABC
- Địa chỉ: Trụ sở chính: 63-65-67 Trần Hưng Đạo, Q.1, TP Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 1900 1267 Fax: (84-8) 38 210 818
- Email: chamsoc@nguyenkim.com
- Website: www.nguyenkim.com
- Ngành nghề kinh doanh: Điện - Điện Tử - Điện Lạnh
2 Cơ cấu, tổ chức bộ máy của doanh nghiệp nghiên cứu
VD: 2 Cơ cấu, tổ chức bộ máy của doanh nghiệp ABC
- Sơ đồ tổ chức:
- Chức năng, nhiệm vụ:
3 Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
VD: 3 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ABC
- Tình hình doanh thu, CP LN từ 2016, 2017, 2019
- Thị trường, khách hàng…
II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU TẠI DOANH NGHIỆP
(Phân tích, nhận xét đánh giá những nội dung nghiên cứu tại DN kiến tập)
VD: II PHÂN TÍCH TRỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CUỘC HỌP TẠI DOANH NGHIỆP ABC
1 Thực trạng quản trị cuộc họp tại doanh nghiệp ABC
2 Nhận xét, đánh giá về quản trị cuộc họp tại doanh nghiệp ABC
3 So sánh quản trị cuộc họp trong lý thuyết và việc quản trị cuộc hội tại doanh nghiệp ABC
CHƯƠNG 3 Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, BÀI HỌC KINH NGHIỆM (Từ 1-2 trang)
VD: CHƯƠNG 3 Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ QUẢN TRỊ CUỘC HỌP TẠI DOANH NGHIỆP ABC
CHƯƠNG 3 Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ QUẢN TRỊ CUỘC HỌP TẠI DOANH NGHIỆP ABC
1 Ý kiến góp ý cho doanh nghiệp
- Ý kiến 1:
- Ý kiến 2:
Trang 82 Bài học kinh nghiệm cho bản thân
VD: 2 Bài học kinh nghiệm qua việc thực hiện bài tiểu luận
Qua việc nghiên cứu viết bài tiểu luận, em rút ra được bài học kinh nghiệm cho bản thân
KẾT LUẬN (1 trang)
- Tóm tắt nội dung tiểu luận
PHỤ LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO
V TRÌNH BÀY TIỂU LUẬN
1 Quy định định dạng trang
- Trang giấy loại A4
- Font chữ: Times New Roman
- Canh lề: lề trái 3 cm, lề phải 2.5 cm, lề trên 2 cm, lề dưới 2 cm
- Cỡ chữ 13
- Header: 1.20 cm Footer: 1.20 cm
- Khoảng cách hàng: “single”
- Khoảng cách đề mục: trước 0,6pt, sau 0,6pt, thụt đầu dòng 0,5 cm
- Khoảng cách cách các đoạn: trước 0pt, sau 0,6pt, thụt đầu dòng 0,5 cm
2 Đánh số trang
Từ trang bìa đến trang “Mục lục” đánh chữ số La Mã thường (i,ii, iii,iv)
Từ “Mở đầu” đến phần “Tài liệu tham khảo” đánh theo số (1,2,3), canh giữa ở cuối trang.
3 Đánh số chương và các đề mục
- Đánh số tiêu đề Chương, viết chữ số Ả rập 1,2,3… và có tiêu đề - In hoa, đậm (bold).
- Đánh số Đề mục, viết chữ số La Mã I, II, II, IV… và có tiêu đề - In hoa, đậm)
Ví dụ: I: là chỉ dẫn Đề mục 1 của Chương 1
4 Mục và Tiểu mục
- Các mục của luận văn được trình bày và đánh số thành nhóm chữ số, nhiều nhất gồm 3 chữ
số, chữ số thứ nhất là chỉ số chương Tại mỗi nhóm tiểu mục phải có ít nhất 1 tiểu mục
Ví dụ: 1.2 là chỉ dẫn tiểu mục thứ 2, thuộc nhóm mục 1; của Đề mục I, trong Chương 1
- Các tiểu mục của luận văn được trình bày và đánh số thành nhóm chữ số, nhiều nhất gồm 5 chữ số, chữ số thứ nhất là chỉ số chương Tại mỗi nhóm tiểu mục phải có ít nhất 2 tiểu mục
Ví dụ: 1.2.1.: là chỉ dẫn tiểu mục thứ 1, thuộc nhóm mục 2; của Đề mục I, trong Chương1
- Đánh ký hiệu trong Tiểu mục: thứ tự , +, *
5 Đánh số bảng, đồ thị, hình, sơ đồ
Mỗi loại công cụ minh họa (bảng, đồ thị, hình, sơ đồ) được đặt tên và đánh số thứ tự trong mỗi chương có sử dụng bảng, đồ thị, hình, sơ đồ để minh họa Số đầu là số chương, sau đó là
số thứ tự của công cụ minh họa trong chương đó.
Ví dụ:
Trang 9Bảng 2.6: Qui mô và cơ cấu khách đến Việt Nam phân theo phương tiện, có nghĩa bảng số
6 ở chương 2 có tên gọi là “Qui mô và cơ cấu khách đến Việt Nam phân theo phương tiện”
Bảng 2.6 Qui mô và cơ cấu khách đến Việt Nam phân theo phương tiệnn
Ngàn lượt
Tỷ trọng (%)
Ngàn lượt
Tỷ trọng (%)
Ngàn lượt
Tỷ trọng (%)
Ngàn lượt
Tỷ trọng (%) Đường không 1113,1 52,0 1540,3 58,6 2335,2 67,2 3261,9 78,2
Đường thủy 256,1 12,0 309,1 11,8 200,5 5,8 224,4 5,4
Đường bộ 770,9 36,0 778,8 29,6 941,8 27,1 685,2 16,4
Tổng số 2140,1 100,0 2628,2 100,0 3477,5 100,0 4171,5 100,0
Nguồn: Sơn (2017) Biểu đồ 2.4 Cơ cấu thị trường Outbound của Việt Nam, có nghĩa là đồ thị số 4 trong chương 2 có tên gọi là “Cơ cấu thị trường Outbound của Việt Nam”
Biểu đồ 2.4 Cơ cấu thị trường Outbound của Việt Nam
Trung quốc…
Thái Lan (20.0%)
Singapore (18.0%)
Malaysia (16.0%)
Hoa Kỳ (5.0%)
Châu Âu (4.0%)
Khác (12.0%)
Nguồn: Sơn (2017)
6 Hướng dẫn trích dẫn tài liệu tham khảo
6.1 Trích dẫn trực tiếp
* Ghi tên tác giả và năm xuất bản trước đoạn trích dẫn:
Ông A (1992) cho rằng: “Tổ chức, sử dụng nguồn nhân lực có hiệu quả”
* Nếu nhiều tác giả:
Ông A, ông B và ông C (1992) cho rằng: “Thực hiện cải cách nền hành chính nhà nước”
* Trích dẫn trực tiếp từ báo cáo, sách không có tác giả cụ thể
“Du lịch là ngành công nghiệp không khói” (Tổng quan du lịch, 2012, nhà xuất bản, trang)
6.2 Trích dẫn gián tiếp
* Tóm tắt, diễn giải nội dung trích dẫn trước, sau đó ghi tên tác giả và năm xuất bản trong ngoặc đơn
“Thực hiện cải cách nền hành chính nhà nước” (Nguyễn Văn A, 2000)
* Hoặc nếu nhiều tác giả thì xếp theo thứ tự ABC
“Du lịch là ngành công nghiệp không khói” (Nguyễn Văn A, Trần Thị B, Tôn Thị F, 2002)
7 Hướng dẫn trình bày và sắp xếp tài liệu tham khảo
7.1 Trình bày tài liệu tham khảo
- Sách: Tên tác giả (Năm xuất bản) Tên sách Tên nhà xuất bản Nơi xuất bản
Trang 10Ví dụ: Nguyễn Văn C (2001) Bàn về bản sắc văn hoá Việt Nam Giáo dục.
- Bài viết in trong sách hoặc bài báo in trong các tạp chí
Tên tác giả (Năm xuất bản) “Tên bài viết” Tên sách Tên nhà xuất bản Nơi xuất bản
Tên tác giả (năm xuất bản), “Tên bài báo” Tên tạp chí Số tạp chí
Ví dụ:
Nguyễn Văn Sơn (2009) “Du lịch văn hoá ở Việt Nam” Du lịch sinh thái và du lịch văn
hoá NXB Thống kê
Trịnh Lê A và Giang Xuân H (2003), “Tiếp cận loại hình du lịch thể thao – mạo hiểm”,
Tạp chí Du lịch Việt Nam, số 5
- Tham khảo điện tử:
Tên tác giả (Năm xuất bản) “Tên bài viết” Tên website Ngày tháng
Các văn bản hành chính nhà nước
VD: Quốc hội, Luật Doanh nghiệp số .,
Ví dụ:
Như Hoa, “Tiềm năng du lịch thể thao và mạo hiểm Việt Nam”, trang web: www vn, 19/12/2002
7.2 Sắp xếp tài liệu tham khảo
Danh mục tài liệu tham khảo được liệt kê trong trang “Tài liệu tham khảo” và sắp xếp theo các thông lệ sau:
- Tài liệu tham khảo được xếp riêng theo từng ngôn từ (Việt, Anh, Pháp, Đức Nga, Trung, Nhật) Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải giữ nguyên văn, không phiên âm, không dịch
- Tài liệu tham khảo phân theo các phần như sau:
+ Các văn bản hành chính nhà nước
VD: Quốc hội, Luật Lao động, 2005
+ Sách tiếng Việt
+ Sách tiếng nước ngoài
+ Báo, tạp chí
+ Các trang web
+ Các tài liệu gốc của cơ quan kiến tập
- Tài liệu tham khảo sắp xếp theo thứ tự ABC họ tên tác giả luận văn theo thông lệ:
+ Tác giả là người nước ngoài: xếp thứ tự ABC theo họ
+ Tác giả là người Việt Nam: xếp thứ tự ABC theo tên nhưng vẫn giữ nguyên thứ tự thông thường của tên người Việt Nam Không đảo tên lên trước họ
+ Tài liệu không có tên tác giả thì xếp theo thứ tự ABC từ đầu của tên cơ quan ban hành báo cáo hay ấn phẩm, ví dụ: Nhà xuất bản giáo dục xếp vào vần N, Bộ Giáo Dục và Đào tạo xếp vào vần B v.v