Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàngtại công ty hệ thống thông tin FPT

MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý bán hàng tại công ty HTTTFPT, nghiên cứu các phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng từ

LỜI CẢM ƠNTrước tiên, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô ThS.Nghiêm Thị Lịch –Giảng viên Bộ môn Tin học đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiệnkhóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàngtại công ty hệ thống thông tin FPT”.

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sắc đến Bam Giám Hiệu nhà trường cũng như nhữngthầy cô giáo đã giảng dạy em trong những năm ngồi trên ghế giảng đường trường Đạihọc Thương Mại Thầy cô đã tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong quá trình học tậptại trường và truyền đạt những kiến thức là hành trang giúp em vững bước trên conđường tương lai

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Khoa hệ thống thông tin kinh tế vàthương mại điện tử cùng các thầy cô trong Thư viện trường đã tạo điều kiện giúp emnghiên cứu tài liệu quý báu trong thời gian qua để hoàn thành đề tài

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Trưởng phòng lập trình số 3 – Ngô ĐứcVinh cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong Công ty Hệ thống Thông tin FPT đã tạođiều kiện và tận tình giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp

Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp trong phạm vi và khảnăng bản thân nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong nhậnđược sự chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để bài làm hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thái Đức

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH SÁCH BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 TẦM QUAN TRỌNG VÀ Ý NGHĨA CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1

2 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 2

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4

5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN 4

Chương 1 5

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 5

1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 5

1.1.1 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin 5

1.1.2 Các khái niệm về quản lý bán hàng 6

1.2 TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 6

1.2.1 Các phương pháp phân tích thiết kế 6

1.2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng 7

1.2.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng 9

1.2.4 So sánh hai phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin 10

1.3 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU 12

1.3.1 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài 12

1.3.2 Tình hình nghiên cứu ở trong nước 12

Chương 2 15

KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT 15

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT 15

2.2 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY 16

2.2.1 Thực trạng ứng dụng HTTT trong quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT.16

2.2.2 Quy trình quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT 18

Chương 3 22

XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT 22

3.1 MÔ TẢ BÀI TOÁN 22

3.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 22

3.2.1 Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu 23

3.2.1.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 23

3.2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 23

3.2.1.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 24

3.2.1.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25

3.3 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng 30

3.3.1 Phân tích dữ liệu 30

3.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 32

3.3.3 Thiết kế giao diện 34

3.4 Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT quản lý bán hàng của công ty HTTT FPT 45

KẾT LUẬN 46

Phụ lục 47

DANH SÁCH BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

ST

T

21 Hình 3.18 Thông báo đăng nhập không thành công 38

27 Hình 3.24 Giao diện báo cáo trước khi in 44

2 Danh mục từ viết tắt tiếng Anh

STT TỪ VIẾT TẮT CỤM TỪ VIẾT TẮT NGHĨA TIẾNG VIỆT

1 CASE Computer- Aided Software

Engineering

Kỹ thuật phần mềm hỗ trợ máy tính

2 ERP Enterprise Resource Planning Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp

PHẦN MỞ ĐẦU

1 TẦM QUAN TRỌNG VÀ Ý NGHĨA CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã có nhữngthay đổi trong nhận thức và tư duy Trước yêu cầu của nền cơ chế thị trường, các tổ chứccũng như các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng, quản

lý nguồn thông tin cho chính mình Để tìm kiếm được nguồn thông tin thì việc xây dựngmột hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phảilàm đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sứcmạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra

Khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch hàng hoá, dịch vụ được tin học hoá thìviệc nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trở nên dễdàng hơn Ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnhvực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tạicác nước phát triển đã đạt được nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu

tư, cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng, phần mềm cho doanh nghiệp nhằmnâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh Việc phát triển ứng dụngCNTT vào quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh của Việt Nam chúng ta là một xuthế tất yếu Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang ứng dụng các sản phẩmphần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của chính mình.Trong các HTTT quản lý của doanh nghiệp thì HTTT quản lý bán hàng có tầmquan trọng và ý nghĩa to lớn Hệ thống quản lý đầu vào, đầu ra hàng hóa, dịch vụ củadoanh nghiệp Đánh giá chính xác được hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuận củadoanh nghiệp Đồng thời, Hệ thống quản lý bán hàng cũng cho biết tình hình tồn khohàng hóa của doanh nghiệp, từ đó có hướng giải quyết và phương án sản xuất hànghóa phù hợp Hệ thống tổng hợp cho doanh nghiệp lượng thông tin khách hàng cầnthiết, đây là thông tin mang tính chất sống còn đối với sự tồn tại và phát triển củadoanh nghiệp

Vai trò của hệ thống quản lý bán hàng giúp các doanh nghiệp tăng cường côngtác quản lý trong hoạt động bán hàng: quản lý nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lýbán hàng Quản lý bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian,

chính xác về số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toán nhanh và chính xác.

Cơ sở dữ liệu cho phép người quản lý có được thông tin tức thời nhanh chóng về hànghoá: số lượng bán số lượng tồn kho, Bên cạnh đó, các thông tin về khách hàng lưutrữ trong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn

2 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý bán hàng tại công ty HTTTFPT, nghiên cứu các phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng từ đó đưa

ra một số đề xuất, giải pháp để có thể tạo ra một hệ thống thông tin quản lý bán hàngphù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý bán hàng, đem lại hiệu quảtrong công việc

Phân tích thông tin gồm các công việc như:

+ Xác định yêu cầu của hệ thống thông tin, là xác định các chức năng, dữ liệunghiệp vụ và quy trình hoạt động của hệ thống, cách thức thực hiện của hệ thống hiệntại và vấn đề phát triển HTTT mới

+ Phân tích hệ thống về chức năng nhằm xác định vấn đề tổng quát xem hệ thống đólàm gì, xác định các nhiệm vụ, chức năng của hệ thống đảm nhận, xác định mỗi ràng buộccủa mỗi chức năng trong hệ thống, đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng

+ Phân tích hệ thống về dữ liệu nhằm xây dựng mo hình dữ liệu quan niệm Môhình này mô tả súc tích các yêu cầu dữ liệu nghiệp vụ, nó mô tả tập các dứ liệu sửdụng trong hoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa chúng Đây là cơ sở củaviệc thiết lập cơ sở dữ liệu hệ thống

Qua phân tích hệ thống, người phân tích tìm ra được các giải pháp cho thiết kếban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn được giải pháp tốt nhất, đápứng các yêu cầu về chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép

Thiết kế hệ thống là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, về

dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thông qua sử dụng các phươngpháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống

Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất cứ hệ thống phần cứng và phần mềmnào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực

Thiết kế vật lý là quá trình chuyển hóa mô hình logic trừ tượng thành các bảnthiết kế hay các đặc tả kỹ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào cácthao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa racác thông tin cần thiết cho tổ chức.

Thiết kế hệ thống bao gồm:

+ Thiết kế kiến trúc hệ thống

+ Thiết kế các modun chương tình

+ thiết kế giao diện chương trình

+ Thiết kế các báo cáo

+ Lập tài liệu thiết kế hệ thống

Các giai đoạn thiết kế hệ thống:

- Giai đoạn 1: Thiết kế logic nhằm xây dựng các thành phần chính của hệ thống

và mỗi quan hệ giữa chúng

- Giai đoạn 2: Thiết kế chi tiết từng thành phần cấu thành nên hệ thống và mô tảmối quan hệ giữa các thành phần này một cách cụ thể và rõ ràng

Thiết kế là việc áp dụng các công cụ phương pháp thủ tục để tạo ra mô hình hệthống cần sử dụng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như

nó tồn tại trên thực tế sao chô nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyểnthành chương trình và cấu trúc hệ thống

Từ những lý luận trên cho thấy phân tích thiết kế hệ thống có vai trò vô cùngquan trọng đối với một hệ thống thông tin quản lý Đặc biệt trong HTTT quản lý bánhàng, Phân tích thiết kế hệ thống là bước đầu để đưa ra thực trạng, yêu cầu của hệthống, từ đó phát triển hệ thống hoàn thiện qua từng ước, từng pha của quá trình thiết

kế hệ thống

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT Phạm vi nghiên cứu

- Không gian

+ Về mặt lý luận: Tiến hành nghiên cứu về thông tin, HTTT, HTTT quản lýthông qua các tài liệu, các công trình nghiên cứu

+ Về mặt thực tiễn: Tiến hành nghiên cứu các hoạt động bán hàng và hệ thốngthông tin bán hàng tại công ty HTTT FPT.

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Nghiên cứu tài liệu: Tài liệu của Công ty (như tập san, thông tin trên website), tintức trên các bài báo, tài liệu tham khảo và các giáo trình là nguồn cung cấp thông tinhữu ích, khá chính xác và đa dạng

Phỏng vấn trực tiếp: Nhằm tìm kiếm thông tin sơ cấp chính xác và cụ thể nhất.Phương pháp này giúp tìm hiểu sâu và khai thác được tối đa những thông tin liên quanđến quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty HTTT FPT

Quan sát thực tế: Phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng quát về vấn đề cầnnghiên cứu một cách thực tế nhất

Thống kê, so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi chép lại thông tin từ điều tra trắcnghiệm, quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp để đưa ra những đánh giá ban đầu,phương pháp này thực sự có hiệu quả khi việc thu thập thông tin là không dễ dàng Phân tích, tổng hợp: Phương pháp này là bước cuối cùng trong việc thu thậpthông tin, làm cho thông tin trở nên hữu ích và giá trị hơn

5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN

Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, mục lục, tài liệu tham khảo thì khóa luận gồm các chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bánhàng

Nội dung gồm các khái niệm về hệ thống thông tin, quản lý bán hàng, phươngpháp phân tích thiết kế hướng chức năng cũng như hướng đối tượng, tình hình nghiêncứu trong và ngoài nước

Chương 2: Kết quả phân tích, đánh giá thực ứng dụng HTTT trong quản lý bánhàng tại Công ty Hệ thống thông tin FPT

Nội dung bao gồm tổng quan về công ty Hệ thống thông tin FPT, đánh giá vềthực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý bán hàng mà công ty đang áp dụng.Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty hệthống thông tin FPT

Đưa ra thiết kế cũng như giải pháp về hệ thống thông tin quản lý bán hàng chocông ty Hệ thống thông tin FPT

Chương 1.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1.1 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin

Có rất nhiều các khái niệm khác nhau về thông tin, dữ liệu, theo Nguyễn Thị ThuThủy (2015, CSDL, NXB Thống kê) đã đưa ra các khái niệm sau:

Thông tin (Information) là các bản tin nhằm mang lại sự hiểu biết nào đó cho đốitượng nhận tin Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nómang lại một ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể

Dữ liệu (Data) là một tập hợp các thông tin liên quan được tập hợp hoặc lưu trữtrong máy tính điện tử các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới kháchquan Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng Có thể là một tậphợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng

Còn theo Đàm Gia Mạnh (2017, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXBThống kê) đã đưa ra một số các khái niệm sau:

Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràngbuộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Phần tử có thể là vậtchất hoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý,qui tắc, quy trình xử lý

Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý,truyền và phát thông tin trong một tổ chức Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếudựa vào các công cụ như giấy, bút Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóadựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lýcủa tổ chức Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá

và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảocác quyết định trong tổ chức.

1.1.2 Các khái niệm về quản lý bán hàng

Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực như quản lý hànhchính (trong các tổ chức xã hội), quản lý nhân sự (trong các tổ chức kinh tế) Có rấtnhiều quan niệm về quản lý:

Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó thấyđược rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất (Theo FrederickW.Taylor (1858 - 1915) )

Bán hàng: là một quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và

đáp ứng nhu cầu của người mua, để cả hai bên nhận được quyền lợi thỏa đáng (VũMinh Đức và Vũ Huy Thông (2018), Giáo trình quản trị bán hàng, NXB Đại Học Kinh

Tế Quốc Dân)

Quản lý bán hàng có thể được định nghĩa là hoạt động quản trị của cá nhân hoặcmột nhóm người thuộc lĩnh vực bán hàng hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lựclượng bán hàng nhằm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanhnghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trườngkinh doanh có liên quan (Theo https://tmtsofts.com)

1.2 TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.2.1 Các phương pháp phân tích thiết kế

Phương pháp phân tích thiết kế bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết

kế, bổ sung, tạo sinh, kiểm thử xác định, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi

cơ sở dữ liệu, cài đặt

Các hoạt động có thể thực hiện song song, mỗi hoạt động có thể cung cấp nhữngsửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó

Các phương pháp hướng chức năng:

Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ dựa theophương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn Nó có hệthống trợ giúp theo kiểu đồ họa để biểu diễn các hệ thống và việc trao đổi thông tin giữacác hệ con Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu

(Data Dictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng Nhưng SADT chưaquan tâm một cách thích đáng đối với mo hình chức năng của hệ thống.

Phương pháp MERISE (Method pour Rassembler les Idees Effort) của Pháp dựatrên các mức bất biến (mức trừu tượng hóa) của hệ thống thông tin như mức quanniệm, mức tổ chức, mức vật lý và có kết hợp với mô hình

CASE (Computer- Aided System Engineering) – phương pháp phân tích và thiết

kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính

Các phương pháp hướng đối tượng:

Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phương phápđược lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực Phương pháp này yêu cầu cácphần mềm phải được mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình ADA Do vậy, phương pháp nàychỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa

Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp được xem làmới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng Phương pháp này khắc phục được một sốnhược điểm của các phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước mắc phải

Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các bước phát triểnhơn so với tiếp cận hướng chức năng Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết kế hệthống theo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp nhiều khó khăn vì chưa có nhiều cáccông cụ phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế đối tượng Chính vì vậy cách tiếp cận nàyvẫn chưa được phát triển rộng rãi

1.2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng

Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng quan tâm chủ yếu tới nhữngthông tin mà hệ thống sẽ giữ gìn, xem người dùng sẽ cần những thông tin nào, rồi thiết

kế ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin

và in báo cáo để trình bày các thông tin Nói một cách khác là tập trung vào thông tin

và không mấy để ý đến những gì có thể xảy ra với những hệ thống đó và cách hoạtđộng của hệ thống là ra sao Đây là lối tiệm cận xoay quanh dữ liệu và đã được ápdụng để tạo nên hàng ngàn hệ thống trong suốt nhiều năm

Lối tiếp cận xoay quanh dữ liệu là phương pháp tốt cho việc thiết kế ngân hàng

dữ liệu và nắm bắt thông tin Một trong những thách thức lớn là yêu cầu đối với các hệthống thường xuyên thay đổi Một hệ thống xoay quanh dữ liệu có thể dể dàng xử lýviệc thay đổi ngân hàng dữ liệu, nhưng lại khó thực thi những thay đổi trong nguyêntắc nghiệp vụ hay cách hoạt động của hệ thống

- Cách thực hiện: Phương pháp thiết kế từ trên xuống (top-down) Phương phápnày tiến hành phân rã các bài toán thành bài toán nhỏ hơn đến khi nhận được các bàitoán có thể cài đặt được

Đặc trưng đóng gói:

- Phương pháp này có đặc trưng là dữ liệu được đóng gói để hạn chế truy nhập tự

do, trực tiếp vào dữ liệu

- Cho phép sử dụng lại mã nguồn để tiết kiệm tài nguyên và công sức lập trình

Ưu điểm:

+ Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng

+ Chương trình sáng sủa dễ hiểu

+ Phân tích được các chức năng của hệ thống

+ Dễ theo dõi luồng dữ liệu

Nhược điểm:

+ Không hỗ trợ việc sử dụng lại Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặtchẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại modul nào đótrong phần mềm này cho phần mềm khác với các yêu cầu về dữ liệu khác.

+ Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn

+ Khó quản lý mối quan hệ giữa các modul và dễ gây ra lỗi trong phân tích cũngnhư khó kiểm thử và bảo trì

Lĩnh vực áp dụng: Phương pháp hướng chức năng thường phù hợp với nhiều bàitoán nhỏ, có luồng dữ liệu rõ ràng, cần phải tư duy giải thuật rõ ràng và người lập trình

có khả năng tự quản lý được mọi truy cập đến các dữ liệu của chương trình

Theo tác giả Đàm Gia Mạnh (2017, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXBThống kê), phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng gồm các giai đoạn cơbản sau:

- Giai đoạn 1 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Thu thập thông tin, tài liệu,nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệthống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới (hệ thông tin quản lý)

- Giai đoạn 2 Phân tích hệ thống: Phân tích sâu hơn các chức năng và dữ liệu của

hệ thống cũ để đưa ra mô tả của hệ thống mới (giai đoạn thiết kế logic)

- Giai đoạn 3 Thiết kế hệ thống nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống,

để sao cho hệ thống thỏa mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồngthời lại thích ứng với các điều kiện ràng buộc trong thực tế

- Giai đoạn 4 Cài đặt hệ thống gồm 2 công việc chính là lập trình và kiểm định nhằmchuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy được

- Giai đoạn 5 Khai thác và bảo trì: Là giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng, đồngthời thực hiện các chỉnh sửa khi phát hiện thấy hệ thống còn có chỗ chưa thích hợp

1.2.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng

Là kĩ thuật lập trình hỗ trợ công nghệ đối tượng Object oriented program (OOP)được xem là giúp tăng năng suất, đơn giản hóa độ phức tạp khi bảo trì cũng như mởrộng phần mềm bằng cách cho phép lập trình viên tập trung vào các đối tượng phầnmềm ở bậc cao hơn Ngoài ra, nhiều người còn cho rằng hướng đối tượng dễ tiếp thu

hơn cho những người mới học về lập trình hơn là các phương pháp trước đó Phân tíchthiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng bao gồm:

- Phân tích kiến trúc hệ thống: Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống

thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệthống hay mô tả, xác định các chức năng của hệt thống đối với đối tượng

- Xây dựng biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiến

hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại cácchức năng của hệ thống Một usecase là một lời miêu tả của một chức năng mà hệthống cung cấp Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là các kịch bản mô

tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể

- Xây dựng biểu đồ lớp đối tượng: Biểu đồ lớp chỉ ra cấu trúc tĩnh của các lớptrong hệ thống Các lớp là đại diện cho các vật được xử lý trong hệ thống Xác định têncác lớp, các thuộc tính của lớp, một số phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồlớp

- Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái

trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó

1.2.4 So sánh hai phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Phương

pháp

Phân tích thiết kế hướng Chức

năng Phân tích thiết kế hướng Đối tượng

Cách tiếp

cận

- Đặc trưng của phương pháphướng chức năng là phân chiachương trình chính thành nhiềuchương trình con nhằm đến thựcmột công việc xác định

- Cách tiếp cận hướng dữ liệuxây dựng phần mềm dựa vào việcphân rã phần mềm theo các chứcnăng cần đáp ứng và dữ liệu chocác chức năng đó Cách tiếp cậnhướng hành động lại tập trungphân tích hệ thống trên các hoạtđộng thực thi các chức năng củaphần mềm đó

- Khác với phương pháp hướng chứcnăng chỉ tập trung vào dữ liệu hoặcvào hành động , phương pháp hướngđối tượng tập trung vào cả hai khíacạnh của hệ thống là dữ liệu và hànhđộng

- Cách tiếp cận hướng đối tượng làmột lối tư duy theo cách ánh xạ cácthành phần trong bài bài toán vào cácđối tượng ngoài đời thực Với cáchtiếp cận này, một hệ thống được chiatương ứng thành các phần nhỏ gọi làđối tượng Mỗi đối tượng bao gồmđầy đủ cả dữ liệu và hành động liênquan đến đối tượng đó Các đốitượng trong một hệ thống tương đốiđộc lập với nhau và phần mềm sẽ

- Cách thực hiện : Phương phápthiết kế từ trên xuống (top-down) Phương pháp này tiếnhành phân rã các bài toán thànhbài toán nhỏ hơn đến khi nhậnđược các bài toán có thể cài đặtđược.

được xây dựng bằng cách kết hợp cácđối tượng đó lại với nhau thông quacác mối quan hệ và tương tác giữachúng

- Phương pháp thiết kế từ dưới lên(bottom-up) Bắt đầu từ những thuộctính cụ thể của từng đối tượng sau đótiến hành trừu tượng hóa thành cáclớp (Đối tượng)

Đặc trưng

đóng gói

- Phương pháp này có đặc trưng

là dữ liệu được đóng gói để hạnchế truy nhập tự do, trực tiếp vào

dữ liệu

- Cho phép sử dụng lại mã nguồn

để tiết kiệm tài nguyên và côngsức lập trình

- Trong khi đó đặc trưng của phương pháp chức năng là chức năng dữ liệu

và giải thuật, mối quan hệ chặt chẽ của giải thuật vào chức năng dữ liệu

+ Phân tích được các chứcnăng của hệ thống

+ Dễ theo dõi luồng dữ liệu

- Nhược điểm:

+ Không hỗ trợ việc sử dụnglại Các chương trình hướng chứcnăng phụ thuộc chặt chẽ vàochức năng dữ liệu và bài toán cụthể, do đó không thể dùng lạimodul nào đó trong phần mềmnày cho phần mềm khác với cácyêu cầu về dữ liệu khác

+ Không phù hợp cho phát triểncác phần mềm lớn

+ khó quản lý mối quan hệ giữacác modul và dễ gây ra lỗi trongphân tích cũng như khó kiểm thử

có nhiều luồng dữ liệu ở đầu vào Hơn nữa giải thuật lại không phải là vấn đề trọng tâm của phương pháp này

Lĩnh vực áp

dụng

- Phương pháp hướng chức năngthường phù hợp với nhiều bàitoán nhỏ, có luồng dữ liệu rõ

- Phương pháp hướng đối tượngthường được áp dụng cho các bàitoán lớn, phức tạp, hoặc có nhiều

ràng, cần phải t duy giải thuật rõràng và người lập trình có khảnăng tự quản lý được mọi truycập đến các dữ liệu của chươngtrình.

luồng dữ liệu khác nhau mà phươngpháp chức năng không thể quản lýđược Khi đó người ta dùng phươngpháp hướng đối tượng để để tận dụngkhả năng bảo vệ giữ liệu ngoài ra còntiết kiệm công sức và tài nguyên

1.3 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

Các hệ thống thông tin quản lý không còn xa lạ với các doanh nghiệp khi nhu cầuquản lý thông tin một cách có hệ thống trở nên vô cùng cấp thiết và ảnh hưởng khôngnhỏ đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh và sự tồn tạicủa doanh nghiệp Đã có không ít đề tài nghiên cứu trong và ngoài nước về đề tài nàynhằm tìm ra lối đi mới trong việc quản trị quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụtrong doanh nghiệp

1.3.1 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

James Kok Konjaang (2015), Article “Design and Development of a SaleManagement System for SMEs in Northern Ghana”, công trình khẳng định quản lýbán hàng là một chức năng chính giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ giám sát, theo dõi

cổ phiếu và phối hợp xử lý giao dịch, phần lớn các doanh nghiệp ở các nước đang pháttriển không tận dụng hết do những thách thức liên quan đến thiết kế của các công nghệmới Bài viết đã trình bày về thiết kế và phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàngđược vi tính hóa sao cho phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Bắc Ghana, sửdụng phương pháp hướng đối tượng với UML, VB.Net, tuy nhiên chưa thể áp dụnghầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi các giải pháp mà bài viết đưa ra chỉ áp dụngvới các doanh nghiệp ở khu vực Bắc Ghana với điều kiện kinh tế nhỏ

Chokgijgarn, Paulpone (1995), Master Project “Analysis/Design andDocumentation of an Information System for an Automobile Dealership in Thailand”,library.uis.edu Bài nghiên cứu đã phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý chungbao gồm cả quản lý việc cung cấp các dịch vụ của công ty nhằm giúp chủ công ty giảiquyết vấn đề không trùng khớp số liệu, thất thoát doanh thu dịch vụ cung cấp, nhưngchưa đưa ra được các giải pháp cụ thể cho từng loại doanh nghiệp, chưa giải quyếtđược hầu hết các trường hợp thất thoát mà doanh nghiệp có thể gặp phải

1.3.2 Tình hình nghiên cứu ở trong nước

Nguyễn Quốc Trung (2010), Đồ án tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thôngtin quản lý bán hàng tại công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách Khoa 4”,Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách Khoa Hà Nội Đề tài xâydựng HTTT quản lý bán hàng với các chức năng: quản lý hóa đơn, tính tồn kho theongày nhập, tên hàng hóa theo quý, năm, quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, lập báocáo… nhằm cung cấp cho bộ máy quản trị Công ty Thương mại và Phát triển Côngnghệ Bách Khoa 4 công cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thời giám sát chặtchẽ số lượng hàng hóa ra vào kho cũng như nắm được thông tin khách hàng mua hàngcủa Công ty một cách hệ thống Đề tài chưa nêu được cách giải pháp cho các hóa đơnlỗi và cách xử lý chúng

Nguyễn Thị Ánh (2011), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thốngthông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Điện tử DHE”, Khoa Hệthống thông tin kinh tế, Đại học Thương Mại Đây là một trong những đề tài xây dựngHTTT quản lý theo hướng đối tượng hoàn chỉnh, khắc phục được những nhược điểm

cơ bản của phương pháp phân tích, thiết kế HTTT quản lý theo hướng chức năng như:việc phân tích và thiết kế gần gũi với thế giới thực; tái sử dụng dễ dàng; đóng gói, chegiấu thông tin làm tăng tin an toàn cho hệ thống và đặc biết là tính kế thừa cao, làmgiảm chi phí, hệ thống có tính mở Tuy nhiên, để xây dựng được HTTT theo hướng đốitượng mà đề tài đề cập đến đòi hỏi thời gian và chi phí lớn, chỉ phù hợp với hệ thốnglớn và phức tạp

Nguyễn Thị Thuỳ Dương (2011), Luận văn: “Phân tích, thiết kế và xây dựngHTTT quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương”, Khoatin học kinh tế, Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương trình phần mềm Quản lý bánhàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương đã đáp ứng được nhữngyêu cầu cơ bản trong hệ thống quản lý bán hàng Chương trình đã quản lý được cácgiao dịch trong ngày tại công ty, chương trình cũng theo dõi được quá trình thực hiệngiao dịch của từng nhân viên Chương trình cũng cho phép người sử dụng tìm kiếmcác thông tim về khách hàng theo các tiêu thức khác nhau, cho người sử dụng lựa chọnđồng thời chương trình lập được các báo cáo theo từng giai đoạn cụ thể theo từng loại

khách hàng thực hiện giao dịch Tuy nhiên đề tài chưa nêu được cách thức quản lý đốivới từng loại giao dịch, từ đó có thể gây thất thoát cho công ty nếu thực hiện nhiềugiao dịch lớn.

Qua những bài báo, những đề tài nghiên cứu trên có thể thấy được xu hướng đầu

tư, xây dựng HTTT quản lý trong doanh nghiệp rất phổ biến và được quan tâm cảtrong và ngoài nước Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệp thươngmại đặc biệt là để quản lý hàng hóa và dịch vụ - những đối tượng kinh doanh chínhđược đánh giá là rất có ích cho việc quản lý, ra quyết đinh, tăng doanh thu và khả năngcạnh tranh Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý hànghóa và dịch vụ như thế nào và bằng phương pháp nào để phù hợp với quy mô và lĩnhvực hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc và trílực con người có hiệu quả như mong đợi Trước những đòi hỏi chung của thời điểm

mà mọi doanh nghiệp đều cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp và đồng thời nângcao chất lượng quản lý thông tin cố gắng khắc phục những tồn tại để giúp quá trìnhquản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ được hiệu quả hơn

Chương 2 KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HỆTHỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HỆ THỐNG

THÔNG TIN FPT 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT

Tên công ty: Công ty Hệ thống Thông tin FPT

Tên viết tắt: FPT IS

Tên tiếng anh: FPT Information System

Địa chỉ: Tầng 22 tòa nhà Keangnam Landmark Tower - E6 Phạm Hùng, Hà Nội

Đội ngũ kỹ sư am hiểu nghiệp vụ khách hàng, chuyên sâu trong từng ngành kinh

tế, chia sẻ kinh nghiệm để cùng phát triển là giá trị quan trọng mà FPT IS tích lũytrong nhiều năm

Sứ mệnh: “FPT IS nỗ lực trở thành nhà cung cấp giải pháp phần mềm và dịch vụcông nghệ thông tin có uy tín trên toàn cầu, sáng tạo các giá trị vì khách hàng, đem lạithành công cho các thành viên, đóng góp cho cộng đồng”

Nhờ vào lỗ lực của đội ngũ nhân viên, cán bộ công ty đã mang lại những lợinhuận to lớn từ năm 2016 đến năm 2018, đặc biệt doanh thu đạt 4,972 tỷ đồng (VND)trong năm 2018 Con số ấn tượng thể hiện sự phát triển mạnh mẽ của công ty FPT ISđược mô tả chi tiết như các hình dưới đây

Hình 2.1 Doanh thu của FPT IS (2016)

Nguồn: Báo cáo tài chính hợp nhất FPT IS 2016

Hình 2.2 Doanh thu của FIS (2017)

Nguồn: Báo cáo tài chính hợp nhất FPT IS 2017

Hình 2.3 Doanh thu của FIS (2018)

Nguồn: Báo cáo tài chính hợp nhất FPT IS 2018

2.2 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY

2.2.1 Thực trạng ứng dụng HTTT trong quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT

Từ tài liệu giới thiệu về công ty Hệ thống thông tin FPT, các tài liệu đào tạo tân binh FPT IS em có những thông tin sơ lược về công ty như sau:

+ Các trình duyệt web: chrome, firefox, Cốc Cốc

+ Ứng dụng nén và giải nén tập tin: winrar

- Phần mềm tài chính kế toán: Sử dụng Phần mềm kế toán FTS Accounting phù hợpcho doanh nghiệp theo mô hình mẹ con và có nhiều cơ quan trực thuộc Dễ dàng hợp nhất các báo cáo tài chính, quản lý và theo dõi thông tin tài chính, kế toán nhanh chóng, chính xác Đảm bảo thống nhất nghiệp vụ kế toán giữa các công ty con

- Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng

- Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng

- Phần mềm lập kế hoạch nguồn lực

- Phần mềm quản lý nhân sự

 Trang thiết bị phần cứng tại công ty

Là một công ty chuyên về hệ thống thông tin, công nghệ thông tin nên công ty hết sứcchú trọng đầu tư cho cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT Cụ thể như sau:

- Số lượng máy trạm là hơn 3200 chiếc

- Số lượng máy chủ là 380 chiếc

- Số lượng máy in là 30 chiếc

- Số liệu máy chiếu là 25 chiếc

 Cơ sở hạ tầng mạng truyền thông

Toàn công ty có 380 máy chủ được cài đặt hệ điều hành Windows và Linux là nền tảngcho ứng dụng và dịch vụ, là kho lưu trữ thông tin các dự án, thông tin của công ty Hạtầng được đầu tư mạnh mẽ có thể đảm bảo cung cấp dịch vụ cho cán bộ nhân viêncông ty

Máy chủ được đặt tại tầng 21 trụ sở chính, luôn luôn đảm hệ thống điện, hệ thống làmmát (điều hòa), hệ thống camera theo dõi, hệ thống báo cháy…

Công ty sử dụng mạng nội bộ Lan và Wan là mạng truyền thông dữ liệu kết nối cácthiết bị đầu cuối gồm máy tính, máy chủ, máy in, … trong công ty Các thiết bị trongcông ty được kết nối thông qua kết nối có dây hoặc kết nối không dây, Ethernet, TokenRing và wireless LAN IEEE 802.11b/g/n,

Việc sử dụng nghiêm ngặt mạng nội bộ giúp cho công ty có thể đảm bảo tối đa vấn đề

an toàn bảo mật, đồng thời các máy, thiết bị có thể kết nối với nhau cũng như kết nốivới cơ sở dữ liệu nhanh chóng

 Nguồn nhân lực

Năm 2018, FPT IS có hơn 3.200 nhân viên trong đó có trên 2.500 kỹ sư trình độ cao,

am hiểu nghiệp vụ khách hàng và chuyên sau trong từng ngành kinh tế

Số lượng cán bộ nhân viên hoạt động trong lĩnh vực CNTT:

- Cán bộ, nhân viên phần cứng là hơn 300 người

2.2.2 Quy trình quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT

Hiện đối tác của công ty rất đa dạng, gồm nhiều doanh nghiệp, tổ chức thuộcchính phủ và cả tư nhân với các quy mô khác nhau Đặc thù là một công ty phần mềm,các sản phẩm mang tính chất là các giải pháp, dịch vụ, phần mềm… Quá trình quản lýbán hàng liên hệ mật thiết với quá trình triển khai dự án Sau khi tiếp nhận các đơnhàng, các dự án từ phía khách hàng, bộ phận chuyên môn sẽ làm việc với khách hàng

để nắm bắt yêu cầu khách hàng, thành lập đội dự án làm theo đúng kế hoạc dự án đề

ra, đồng thời làm việc với ban kiểm tra chất lượng, phòng kế toán để quản lý chi phí,phòng hành chính để quản lý thông tin khách hàng thường xuyên

Mô hình tổ chức quản lý dự án công ty đang sử dụng là mô hình tổ chức quản lý

dự án một cách thủ công theo các bộ phận chức năng Khi nhận được hợp đồng mới,đội dự án sẽ được thành lập Thành viên của đội dự án đến từ các phòng ban khác

nhau, đảm bảo cho mọi hoạt động của dự án được xuyên suốt và thống nhất Giám đốctrực tiếp kí quyết định thành lập đội dự án

Các bộ phận tham gia vào quá trình quản lý bán hàng

Giai đoạn 1: Nhân viên kinh doanh tìm kiếm và gặp gỡ các khách hàng tiềm năngtrong khu vực mình quản lý, trao đổi, tìm hiểu thông tin và gửi cho họ các thông tin vềcác thiết bị công ty cung cấp và thông tin của công ty, khi khách hàng có nhu cầu thì sẽgửi phiếu yêu cầu dự án đến phòng kinh doanh của công ty Phiếu yêu cầu dự án baogồm các thông tin về phía khách hàng như họ tên người đại diện, địa chỉ, số điện thoạiliên hệ, các yêu cầu về hệ thống của khách hàng và thời hạn yêu cầu hoàn thành Nhânviên kinh doanh tiếp nhận và tổng hợp các thông tin cần thiết để trình lên ban giámđốc và phòng dự án Phòng dự án xem xét yêu cầu của khách hàng và đưa ra các thông

số kỹ thuật cũng như tính khả thi của dự án Nếu Ban giám đốc chấp nhận dự án thìnhân viên kinh doanh sẽ tiến hành viết hợp đồng với khách hàng, nội dung bao gồmthông tin của bên công ty Hệ thống thông tin FPT và bên khách hàng: mã hợp đồng,tên hợp đồng, một số mô tả về hợp đồng như: tiến độ thực hiện dự tính, kinh phí dựtính, phương thức thanh toán, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên Nếu không sẽ thôngbáo cho khách hàng là dự án không được chấp nhận Khi hợp đồng được ký kết, dự ánđược thiết lập và nhóm phụ trách dự án được thành lập, thông tin về dự án bao gồm:

mã dự án, tên dự án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tên bộ phận tham gia

Giai đoạn 2: Bộ phận kế toán nhận các thông tin về dự án từ phòng dự án, sau đó

dự toán kinh phí cho dự án, quản lý các khoản mục chi phí cho dự án và thu tiền từ cáckhách hàng, đối tác Khi cần nhập về các thiết bị cần thiết cho dự án, nhóm phụ trách

dự án gửi các bảng dự toán chi phí đến bộ phận kế toán, bảng dự toán gồm các mục:

mã dự toán, tên bảng dự toán, chi phí trực tiếp, chi phí chung, chi phí thực hiện trướcthuế chi phí thực hiện sau thuế Nếu đồng ý chi, nhân viên kế toán sẽ viết phiếu chi vàlưu lại thông tin Khi khách hàng chi trả các chi phí cho dự án, kế toán sẽ lập phiếuthu Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản ngân hàng Đồngthời theo dõi công nợ của khách hàng thông qua các tài khoản đó

Giai đoạn 3: Ban giám đốc xem xét báo cáo quản lý các công việc thường niênđồng thời lên kế hoạch, phương hướng nhiệm vụ quá trình quản trị dự án Trong quá

trình triển khai các dự án, song song với các hoạt động kỹ thuật có rất nhiều việc quản

lý cần được thực hiện để đảm bảo thành công của dự án Quá trình triển khai phải đảmbảo các hoạt động theo dõi và kiểm soát quy trình được thực hiện một cách nghiêmtúc, hiệu quả bao gồm các hoạt động quản lý như sau:

Đánh giá chung về hiệu quả của hệ thống thông qua khảo sát thực trạng tại công ty:

Những thành tựu đạt được

 Quy trình thực hiện hoàn thiện

Việc triển khai dự án tuân thủ theo quy trình đề ra thực sự đem lại hiệu quả Tuân thủtheo quy trình không có nghĩa là rập khuôn cứng nhắc mà việc tuân thủ theo quy trìnhnhằm đảm bảo tính nhất quán, thống nhất không bỏ xót các nghiệp vụ, tình tiết trongquá trình triển khai Đồng thời cũng đòi hỏi Quản trị dự án, cán bộ triển khai phải linhhoạt, nhạy bén trong quá trình xử lý các tình huống phát sinh khi triển khai dự án đếnvới khách hàng Tính chất khoa học của hệ thống quy trình đã được chứng minh bằngchính những dự án đã được triển khai thành công

 Thực hiện tốt công tác tính chi phí và đảm bảo ngân sách cho từng dự án

Bộ phận tài chính kế toán của công ty theo dõi chi phí của dự án, nhân lực tham gia vànguồn lực của dự án hàng tuần Việc theo dõi này không chỉ đảm bảo cho việc kiểmsoát chi phí của dự án mà nó còn có những điều chỉnh hợp lý để cắt giảm chi phí phù hợptăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Còn về nhân lực, có những người cùng một lúc thamgia vào nhiều dự án thì lịch trình và công việc của họ rất linh hoạt, có thể có những sựchậm trễ nào đó trong giới hạn cho phép đối với một dự án để có thể tập trung đẩy nhanhtiến độ cho dự án khác để kết thúc dự án sớm Đảm bảo ngân sách cho dự án có ý nghĩarất quan trọng, không chỉ ảnh hưởng tới việc huy động nguồn lực ảnh hưởng tới chấtlượng tiến độ thực hiện dự án mà còn ảnh hưởng tới hiệu quả của dự án

 Trang thiết bị phần cứng được trang bị đầy đủ và hiện đại

Cơ sở hạ tầng về CNTT hiện tại của công ty hoàn toàn đáp ứng được khả năng tin họchóa hệ thống thông tin quản lý dự án, hỗ trợ tốt các phần mềm ứng dụng, đáp ứngđược nhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến dự án của công ty

Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên với kiến thức tin học căn bản là nền tảng để có thể đàotạo sử dụng hệ thống sau khi tin học hóa