TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP MÔN QUẢN TRỊ HỌC

Các chức năng của quản trị Chúng ta vừa nói rằng quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều kiện cho những tập thể con người gọi là các tổ chức h

Trang 1

-

Trang 2

http://www.ebook.edu.vn 2

Trang Mục lục 2

Giới thiệu môn học Quản trị học 3

Bài 1: Đại cương về Quản trị và Quản trị học 9

Bài 2: Nhà quản trị 21

Bài 3: Khái quát về lí thuyết quản trị hiện đại 35

Bài 4: Chức năng hoạch định của nhà quản trị 65

Bài 5: Các khái niệm căn bản về tổ chức 78

Bài 6: Các mô hình bộ máy tổ chức 91

Bài 7: Chức năng lãnh đạo của nhà quản trị 112

Bài 8: Chức năng kiểm tra của nhà quản trị 131

Bài 9: Ra quyết định 147

Bài 10: Truyền thông trong quản trị 159

Bài 11: Tóm lược toàn môn học 175

Tài liệu tham khảo 183

Trang 3

PHẦN MỞ ĐẦU

Đây là tài liệu hướng dẫn học tập môn Quản trị học, được biên

soạn chủ yếu để giúp các bạn theo học chương trình đào tạo từ xa,

không thể đến lớp nghe giảng, có thể tự học Tài liệu cũng có thể được

dùng cho các bạn sinh viên học tập trung để ôn tập, nắm vững các

kiến thức cốt lõi của môn Quản trị học

Quản trị học là một môn học cần thiết cho con người khi kết hợp

nhau trong một tổ chức, để cùng làm việc vì những mục tiêu chung

Mục tiêu đó có thể là kinh tế, giáo dục, y tế hay xã hội; và các tổ chức

đó có thể là một cơ sở sản xuất, một công ty kinh doanh, một cơ quan

nhà nước làm công việc hành chính hoặc một tổ chức cung cấp dịch

vụ không kinh doanh như trường học hay bệnh viện

Với những mức độ khác nhau, tất cả chúng ta đều đang làm những

hoạt động quản trị: trong cương vị làm chủ một gia đình, làm chủ một

cơ sở kinh doanh, hay phụ trách một phòng, một ban, thậm chí một tổ

trong một cơ quan hay công ty Các em học sinh trong trường phổ

thông, các bạn sinh viên trong trường Đại học cũng làm những hoạt

động quản trị khi làm lớp trưởng hoặc trong Ban cán sự lớp

Trong kinh nghiệm đó, có bạn làm rất thành công, công việc

chung được hoàn thành tốt, được sự quí mến, tuân phục và hợp tác vui

vẻ của đồng sự Cũng có bạn ít may mắn hơn, vì trong cương vị phụ

Trang 4

trách đơn vị, bạn đã không hoàn thành được mục tiêu chung, các đồng

sự thiếu hợp tác và tệ hại hơn nữa là đơn vị bạn cơ hồ muốn tan rã

Đối với các bạn thành công, người ta gọi đó là những nhà quản trị

giỏi Đối với các bạn không thành công, người ta gọi đó là những nhà

quản trị kém hay là người không biết quản trị

Tài liệu hướng dẫn học tập này là dành cho tất cả các bạn, những

người đang làm quản trị hoặc sẽ làm quản trị, trong lĩnh vực kinh

doanh hay không kinh doanh

MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC

Mục tiêu của môn học này là nhằm cung cấp cho các bạn những

kiến thức và kỹ năng căn bản về việc quản trị một đơn vị Một số

những kiến thức này có thể không mới mẻ đối với các bạn Trong

trường hợp đó, mục tiêu của môn học là nhằm giúp các bạn hệ thống

hóa những điều đã biết qua thực tế, để làm cơ sở cho việc tiếp tục

nghiên cứu, tìm hiểu sâu hơn

Tuy Quản trị học là môn học dành cho tất cả các loại tổ chức trong

xã hội, nhưng vì quyển sách này được biên soạn dành cho sinh viên

Kinh tế – Quản trị kinh doanh nên phần trình bày của chúng tôi sẽ lấy

nhiều ví dụ trong lĩnh vực kinh doanh để minh họa

Về tên gọi của môn học, ở nước ngoài, người ta gọi là

Management Chúng tôi tạm dùng từ Việt là Quản trị học Có nơi, có

lúc, có người gọi là Khoa học Quản trị, Khoa học Quản lí, hay Quản

trị Kinh doanh Vì môn học Management mới được chính thức đưa

vào giảng dạy tại cấp Đại học của chúng ta trong thời gian gần đây,

việc dịch ra tiếng Việt các từ chuyên môn gốc tiếng Anh, kể cả nhan

Trang 5

đề của môn học, còn khác biệt nhau nhiều giữa các giảng viên Chúng

tôi không đoan quyết từ nào là chính xác nhất, nhưng chọn từ Quản trị

học, mà không chọn các từ Khoa học Quản trị, Khoa học Quản lí và

Quản trị Kinh doanh vì các lý do sau đây:

Thứ nhất, mặc dù hai từ quản trị và quản lí hiện nay vẫn còn được

dùng trong những hoàn cảnh khác nhau, về cơ bản hai từ này đều chỉ

một nội dung giống nhau Trường hợp này cũng tương tự như hai từ

Management và Administration trong tiếng Anh

Thứ hai, Khoa học Quản trị hay Khoa học Quản lí đã được trường

phái Lí thuyết Định lượng trong Quản trị dành để gọi lí thuyết của họ;

và lí thuyết đó không phải là toàn bộ các vấn đề quản trị

Thứ ba, Quản trị kinh doanh được dịch từ tiếng Anh, Business

Administration, nên dùng để chỉ ngành học về kinh doanh, bao gồm

nhiều môn học như Quản trị học, Marketing, Kế toán, Quản trị tài

chính, v.v… hơn là để chỉ một môn học

NỘI DUNG CỦA TÀI LIỆU

Môn Quản trị học có thời lượng 45 tiết giảng Nội dung môn học

được trình bày thành 10 bài như sau:

Bài 1: Đại cương về Quản trị và Quản trị học

Bài 2: Nhà quản trị

Bài 3: Tổng quan về các lí thuyết hiện đại

Bài 4: Chức năng hoạch định của nhà quản trị

Bài 5: Những khái niệm căn bản về tổ chức

Trang 6

Bài 6: Các mô hình bộ máy tổ chức

Bài 7: Lãnh đạo và động viên

Bài 8: Chức năng kiểm tra của nhà quản trị

Bài 9: Ra quyết định

Bài 10: Truyền thông trong quản trị

Bố cục của mỗi bài gồm có: mục tiêu, nội dung chính, tóm tắt, câu

hỏi và trả lời câu hỏi Ngoài ra còn có bài ôn tập toàn môn học Sau

khi học xong 10 bài, các bạn hãy dành 5 tiết để ôn tập lại toàn bộ nội

dung môn học

CÁCH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Mỗi bài có thể học trong 4 tiết, các bạn nên chia thành hai buổi tự

học Buổi đầu, các bạn đọc kỹ, đọc chậm để tiếp thu nội dung chính và

tóm tắt Gấp sách lại, các bạn hãy tự mình nhắc thầm nội dung đã học,

để thông tin lắng đọng thành kiến thức Qua hôm sau, các bạn hãy

dành 2 tiết để đọc câu hỏi ôn tập và tự làm bài, nhớ đừng vội xem gợi

ý trả lời Sau khi làm bài xong (cố gắng viết ra giấy, hãy dùng một tập

vở 100 trang để làm bài hoặc đánh máy vi tính nhưng nên in ra), thấy

không còn phải bổ sung, sửa chữa gì nữa mới xem hướng dẫn trả lời

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tài liệu tham khảo về Quản trị học bằng tiếng Anh hiện có trong

các thư viện Đại học là khá nhiều, các bạn đọc thêm quyển nào cũng

được vì về nội dung cơ bản, tất cả các sách giáo khoa đều giống nhau

Trang 7

Qua kinh nghiệm giảng dạy, nhóm biên soạn tài liệu này khuyên các

bạn tìm đọc sách giáo khoa Quản trị học (Management) của các tác

giả là giáo sư Đại học Mỹ vì hành văn dễ hiểu, các ví dụ minh hoạ

quen thuộc và in ấn đẹp

Tài liệu tham khảo tiếng Việt cũng có nhiều, hầu hết được biên

soạn theo sách Mỹ Cũng có quyển hay và cũng có quyển dịch không

trong sáng nên khó đọc Các bạn cứ mạnh dạn đọc, theo phương châm

“đãi cát lấy vàng” Nếu phân vân các bạn liên hệ với nhóm tác giả tài

liệu này để được tư vấn nên hay không nên tham khảo một tài liệu nào

đó mà các bạn tìm được

Vì thực chất của quản trị là làm việc cùng với nhiều người khác

trong cùng một tổ chức để hoàn thành mục tiêu, nhà quản trị cần nhiều

kiến thức về nhiều ngành khác nhau Để có các kiến thức đó, các bạn

nên tranh thủ đọc thêm nhiều sách khác nhau mà không nên dựa hoàn

toàn vào một cuốn sách Có thể nói rằng, nhà quản trị giỏi phải là

người có kiến thức rộng, và lịch lãm trong quan hệ với con người Tất

cả những gì giúp cho các bạn trở thành người có kiến thức rộng và

lịch lãm, đều đáng để các bạn tiếp thu

Ngoài sách giáo khoa, các bạn cũng nên đọc thêm các sách viết về

kinh nghiệm quản trị thực tế của các công ty thành công trên thế giới

Các bạn cũng nên thường xuyên đọc báo hàng ngày và báo chuyên

ngành kinh tế Việt Nam toàn quốc và tại địa phương nơi bạn đang cư

trú và làm việc Có rất nhiều bài phóng sự, bài giới thiệu, bài thông tin

về các kinh nghiệm quản trị ở các cơ sở kinh doanh hoặc không kinh

doanh mà chúng ta học được rất nhiều; rất sinh động và rất mới mẻ

Trang 8

Trong quá trình tự học, nếu các bạn có những vấn đề không thể tự

giải đáp được, các bạn có thể vào mạng Internet, đến trang Web của

trường có địa chỉ:

http://www.ou.edu.vn Sau khi vào được trang này, các bạn hãy đến mục e–learning, vào

“Diễn đàn tư vấn học tập” của Khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh để

trao đổi cùng các bạn đồng học và các giảng viên trong Ban tư vấn

học tập

Cuối cùng, các bạn nhớ dùng tài liệu học tập này với tinh thần phê

phán Hãy mạnh dạn suy nghĩ ngược lại hoặc tìm ý tưởng bổ sung cho

những điều được trình bày trong tài liệu này và gởi cho nhóm tác giả

các suy nghĩ đó để trao đổi, cùng giúp nhau học

TRAO ĐỔI VỚI NHÓM BIÊN SOẠN

Nhóm tác giả của tài liệu này hoan nghênh và rất mong muốn

được hợp tác, giúp đỡ các bạn tự học Các bạn có thể liên lạc với

nhóm tác giả qua địa chỉ Email:

prof-tuan@yahoo.com

Chúc các bạn thành công !

Trang 9

BÀI 1

Bài đầu tiên này chủ yếu nói về hai khái niệm quản trị và quản trị

học Vì vậy, trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu quản trị là gì, khi nào

thì chúng ta làm việc quản trị, những công việc nào là công việc quản

trị và ý nghĩa của việc quản trị là gì ? Bài này cũng đề cập đến sự ra

đời và tính chất của quản trị học

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, các bạn phải biết được:

Quản trị nghĩa là gì?

Khi nào thì người ta làm việc quản trị

Việc quản trị có những nội dung nào?

Hiệu quả là gì?

Sự phát triển của quản trị học

Trang 10

NỘI DUNG CHÍNH

Khái niệm Quản trị

Quản trị là một danh từ khó định nghĩa Hầu như mỗi người, khi

nói về quản trị, đều có một định nghĩa của riêng mình

Ngay đến các nhà thực hành quản trị, mặc dù đã có những kinh

nghiệm giống nhau về nội dung Quản trị, khi được yêu cầu định nghĩa

quản trị, thì cũng phát biểu rất khác nhau Nhiều nhà quản trị người

Pháp thích nói : “Quản trị là tiên liệu” Các nhà quản trị người Mỹ

nhấn mạnh đến vấn đề quan hệ con người thường định nghĩa quản trị

là “đạt mục tiêu thông qua và cùng với người khác”, trong lúc các nhà

quản trị thích áp dụng các công cụ toán học thường tâm đắc với định

nghĩa “Quản trị là ra quyết định”

Trong giới khoa học và giảng dạy người ta cũng không có một sự

thống nhất

Koontz, O’ Donnell và Weihrich trong giáo trình “Những vấn đề

cốt yếu của quản lí” 1, định nghĩa: Quản trị là thiết lập và duy trì một

khung cảnh nội bộ trong đó mỗi con người làm việc chung theo tập

thể có thể hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thành đạt mục tiêu

chung

Stephen Robbins, giáo sư Quản trị học quen thuộc từ thập niên 80

của thế kỷ trước, trong tác phẩm gần đây (2004) định nghĩa:

1 Bản dịch của Vũ Thiếu và các tác giả khác Những vấn đề cốt yếu của Quản lý, Nhà

xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội, 1992 Quyển I, trang 19

Trang 11

“ Quản trị là tiến trình hoàn thành công việc một cách hiệu quả và

đạt kết quả thông qua và cùng với người khác”2

Gareth R Jones và Jennifer M George, hai tác giả trẻ gần đây cho

rằng:

“Quản trị là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra tài nguyên

nhân sự và các tài nguyên khác nhằm hoàn thành có kết quả và có hiệu

quả các mục tiêu của tổ chức”3

Chúng ta có thể căn cứ vào các định nghĩa đó để đưa ra định nghĩa

sau đây:

Quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con

người kết hợp nhau trong các tổ chức nhằm thành đạt những mục tiêu

chung

Với định nghĩa này, chúng ta muốn xác định rằng những hoạt

động quản trị là những hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp

với nhau thành tổ chức Nếu mỗi cá nhân tự mình hoạt động, sống một

mình như Rô – bin – sơn trên hoang đảo, thì không có hoạt động quản

trị Nhưng chỉ cần hai người quyết tâm kết hợp với nhau vì những mục

tiêu chung, thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà lúc còn sống và làm

việc một mình, chưa ai có kinh nghiệm Ví dụ, sự phân công, người

nào làm việc nào Các hoạt động quản trị không những phát sinh khi

con người kết hợp thành tổ chức, mà lại còn cần thiết Bởi vì, nếu

không có những hoạt động đó, mọi người trong tổ chức sẽ không biết

làm gì, làm lúc nào, hoặc sẽ làm một cách lộn xộn, giống như hai

2 Stephen P Robbins và David A Decenzo, Fundamentals of Management , New Jersey :

Pearson – Prentice Hall, 2004, trang 6

3 Gareth R Jones và Jennifer M George, Essentials of Contemporary Management,

Boston : McGraw Hill, 2003, trang 4

Trang 12

người cùng khiêng một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì

mỗi người lại bước về mỗi hướng khác nhau

Những hoạt động khiến hai người cùng khiêng khúc gỗ đi về một

hướng, là những hoạt động quản trị Trong bộ Tư bản, Mác có đưa

một hình ảnh rất hay về hoạt động quản trị Đó là những hoạt động

của người chỉ huy một dàn nhạc Người này không đánh trống, không

chơi đàn, chỉ dùng tay chỉ huy mà tạo nên bản giao hưởng

Các chức năng của quản trị

Chúng ta vừa nói rằng quản trị là những hoạt động cần thiết phải

được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều kiện cho những tập thể con

người gọi là các tổ chức hoạt động, hướng về mục tiêu chung

Những hoạt động đó có thể tập trung trong một số những công

việc chính Đó là, dự trù các hoạt động mà đơn vị sẽ phải thực hiện, tổ

chức bộ máy, quản trị lao động, kiểm tra thành quả… Cách nói thông

thường hiện nay là các chức năng quản trị, để chỉ những nội dung của

hoạt động quản trị

Có bốn chức năng quản trị là : hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và

kiểm tra

Hoạch định, hay làm kế hoạch, là chức năng đầu tiên trong tiến

trình quản trị Công tác này bao gồm việc xác định mục tiêu hoạt động

của tổ chức, xây dựng chiến lược tổng thể nhằm hướng dẫn hành động

hướng về mục tiêu, và thiết lập hệ thống các kế hoạch hoạt động cụ

thể

Tổ chức là chức năng thứ hai của quản trị Các nhà quản trị phải

thiết kế cơ cấu của tổ chức Công tác này bao gồm việc xác định

những việc phải làm, những ai sẽ phải làm việc đó, các công việc sẽ

Trang 13

được phối hợp với nhau như thế nào, những bộ phận nào cần phải

được thành lập, thiết lập mối quan hệ về công việc, quyền hành và

trách nhiệm giữa các bộ phận

Chức năng quản trị thứ ba liên quan đến con người trong tổ chức

Đó là việc lãnh đạo con người, động viên họ làm tốt công việc

Chức năng cuối cùng của quản trị là kiểm tra Công tác kiểm tra

bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành

quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai

lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang đúng hướng để hoàn thành mục

tiêu

Ý nghĩa của hoạt động quản trị: gia tăng hiệu quả

Khi con người hợp tác với nhau trong một tổ chức để cùng nhau

làm việc, người ta có thể tự phát làm những việc cần làm, theo cách

suy nghĩ riêng của mỗi người Lối làm việc chung như thế cũng có thể

đạt được kết quả, hoặc cũng có thể không

Nhưng nếu người ta biết tổ chức hoạt động và các việc quản trị

khác, thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn Đặc biệt quan trọng,

không phải chỉ là việc đạt kết quả mà sẽ còn là ít tốn kém thì giờ, tiền

bạc, nguyên vật liệu và nhiều loại phí tổn khác

Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt được với những chi phí đã

tốn kém, chúng ta có khái niệm hiệu quả Hiệu quả cao khi kết quả

nhiều hơn so với chi phí; và hiệu quả thấp khi chi phí nhiều hơn so với

kết quả đạt được

Mối quan hệ giữa chi phí (C) và kết quả (K) để xác định hiệu quả

(H) có thể được diễn tả bằng công thức sau:

Trang 14

C

K

H =

Để gia tăng H, người ta có thể làm hai việc là tăng K hoặc giảm

C Những hoạt động có thể làm tăng kết quả hoàn thành và cắt giảm

chi phí (về nguyên liệu, lao động, tiền bạc vv…) là những hoạt động

quản trị

Ví dụ : Gia tăng thêm 5% số lượng sản phẩm tạo ra với mức chi

phí sản xuất không thay đổi bằng cách giảm lượng phế liệu rắn từ

khâu cán ép phim

Như thế, không biết cách quản trị thì cũng có thể đạt được kết quả,

nhưng nếu xem xét đến chi phí, thì sẽ thấy quá nhiều Tức là có kết

quả, mà không có hiệu quả

Trong hoạt động kinh tế, nhất là trong một nền kinh tế thị trường

có cạnh tranh, người ta phải tìm cách hạn chế chi phí và gia tăng kết

quả, tức là phải luôn luôn tìm cách gia tăng hiệu quả Cho dù không có

nhu cầu cạnh tranh phải giảm chi phí để gia tăng hiệu quả, sự gia tăng

hiệu quả luôn luôn là điều cần thiết đối với mọi tổ chức để tồn tại và

phát triển Có thể nói rằng lý do tồn tại của hoạt động quản trị chính là

vì muốn có hiệu quả; và chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả

thì người ta mới quan tâm đến hoạt động quản trị

Tính phổ biến của chức năng quản trị

Tính phổ biến của quản trị có nghĩa là không có sự khác nhau

trong chức năng của nhà quản trị cấp cao so với nhà quản trị cấp thấp

(ví dụ: giữa Tổng Giám đốc với Tổ trưởng); không có sự khác nhau

trong chức năng của nhà quản trị một tổ chức của nhà nước với nhiệm

vụ của nhà quản trị một tổ chức của tư nhân; không có sự khác nhau

Trang 15

trong chức năng của nhà quản trị một đơn vị kinh doanh kiếm lời so

với nhà quản trị một đơn vị phục vụ công ích không tính lợi nhuận;

không có sự khác nhau trong chức năng của nhà quản trị một tổ chức

trong ngành nghề này so với nhà quản trị một tổ chức thuộc ngành

nghề khác; và cũng không có sự khác nhau trong chức năng của một

nhà quản trị Mỹ so với một nhà quản trị Việt Nam

Tuy nhiên, phổ biến không có nghĩa là đồng nhất Vì mỗi loại,

mỗi cấp tổ chức đều có những đặc điểm riêng về môi trường, xã hội,

ngành nghề, quy trình công nghệ v.v…, nên các hoạt động quản trị

cũng có những điểm khác nhau Nhưng những điểm khác nhau đó là

khác nhau về mức độ phức tạp, về thời gian dành cho mỗi chức năng,

về phương pháp thực hiện, chứ không khác nhau về bản chất và các

chức năng quản trị

Trong một công trình nghiên cứu đã trở thành kinh điển từ năm

1965 nhưng 40 năm sau vẫn còn được trích dẫn, Mahoney đã cho biết

các nhà quản trị cấp thấp dành nhiều thời gian nhất cho chức năng

lãnh đạo (51%) trong lúc nhà quản trị cấp cao dành vị trí thứ nhất cho

chức năng tổ chức (36%)

Hai mươi năm trước đây (năm 1984), Paolillo4 nghiên cứu về hoạt

động của các nhà quản trị theo các vai trò đã cho thấy nhà quản trị các

cơ sở kinh doanh nhỏ làm nhiều nhất vai trò phát ngôn thay mặt cho tổ

chức, trong lúc nhà quản trị các cơ sở kinh doanh lớn lại làm nhiều

nhất vai trò phân phối tài nguyên.5

Quản trị học

4 Stephen Robbins, sách đã dẫn, trang 10

5 Stephen Robbins, sách đã dẫn, trang 12

Trang 16

Quản trị học là khoa học, mới xuất hiện trong chương trình Đại

học trên thế giới chưa đến 100 năm tính đến hôm nay, có đối tượng

nghiên cứu là công việc quản trị trong các tổ chức; tổng quát hoá các

kinh nghiệm tốt thành nguyên tắc và lí thuyết áp dụng cho mọi hình

thức quản trị tương tự Quản trị học cũng giải thích các hiện tượng

quản trị và đề xuất những lí thuyết cùng những kỹ thuật nên áp dụng

để giúp nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ và qua đó giúp các tổ chức

hoàn thành mục tiêu

Quản trị học tập trung nghiên cứu các hoạt động quản trị thực

chất, tức là những hoạt động quản trị có ý nghĩa duy trì và tạo điều

kiện thuận lợi cho tổ chức hoạt động Trong lúc không nghiên cứu các

hoạt động quản trị chức năng, quản trị học cung cấp các khái niệm cơ

bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu các môn học về quản trị chức

năng như quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân viên, quản

trị hành chánh, quản trị nhà nước v.v…

Quản trị học là một khoa học vì nó có đối tượng nghiên cứu cụ

thể, có phương pháp phân tích và có lí thuyết phát xuất từ các cuộc

nghiên cứu Quản trị học cũng là một khoa học liên ngành, vì nó sử

dụng nhiều tri thức của nhiều ngành học khác nhau như kinh tế học,

tâm lý học, xã hội học, toán học, thống kê v.v…

Quản trị học là một khoa học, nhưng sự thực hành quản trị là một

nghệ thuật Nhà quản trị phải hiểu biết lí thuyết quản trị, nhưng để có

thể quản trị hữu hiệu, nhà quản trị phải biết linh hoạt vận dụng các lí

thuyết vào những tình huống cụ thể

TÓM TẮT

Trang 17

1 Quản trị (hay Quản lí) là những hoạt động cần được thực hiện khi

con người kết hợp với nhau trong tổ chức để cùng nhau hoàn thành

các mục tiêu chung

2 Có nhiều cách định nghĩa Quản trị, tùy theo vấn đề hay khía cạnh

mà người định nghĩa muốn nhấn mạnh

3 Các hoạt động quản trị có thể được tập hợp thành bốn chức năng

chính là : hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

4 Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu của tổ chức, xây dựng

chiến lược tổng thể nhằm hướng dẫn hành động hướng đến việc hoàn

thành mục tiêu, và thiết lập những kế hoạch hành động cụ thể trong

khuôn khổ của chiến lược ấy

5 Chức năng tổ chức của quản trị bao gồm việc xác định những công

việc cần làm, ai sẽ phải làm những công việc đó, các công việc đó sẽ

được phối hợp với nhau như thế nào, những bộ phận nào cần phải

được thành lập, và thiết lập mối quan hệ về công việc, quyền hành và

trách nhiệm giữa các bộ phận đó

6 Đối với nhân viên, nhà quản trị làm chức năng lãnh đạo, tức là chỉ

cho mọi người thấy tầm nhìn rõ ràng để vươn tới, vai trò của họ trong

việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức và động viên họ làm việc với

nhiệt tình và năng lực cao nhất

7 Trong chức năng kiểm tra, nhà quản trị đo lường thành quả đạt

được, so sánh với mục tiêu đã đề ra ; và tiến hành biện pháp sửa chữa

nếu có sai lệch giữa mục tiêu với thành quả

8 Quản trị tốt giúp các tổ chức đạt được hiệu quả, tức là đạt kết quả

với chi phí thấp

Trang 18

9 Các chức năng quản trị là phổ biến đối với mọi nhà quản trị, không

phân biệt cấp bậc của nhà quản trị, quy mô lớn nhỏ của tổ chức, ngành

nghề hoạt động, mục tiêu lợi nhuận hay phục vụ công ích, và điều

kiện chính trị – xã hội của môi trường

10 Quản trị học là một khoa học, nhưng thực hành quản trị phải khéo

léo vận dụng theo đặc điểm của tình hình thực tế Điều này được gọi

là nghệ thuật quản trị

CÂU HỎI Câu hỏi tự luận

1 Giải thích ý nghĩa các câu định nghĩa quản trị của các nhà thực

hành quản trị ở Pháp và ở Mỹ

2 Trình bày nội dung các chức năng quản trị

3 Hiệu quả là gì?

4 Giải thích tính phổ biến của quản trị

5 Giải thích “Quản trị là khoa học và nghệ thuật”

Câu hỏi trắc nghiệm

1 Nếu không có một mục tiêu rõ ràng để theo đuổi, tổ chức không có

lí do để tồn tại

2 Các tổ chức có thể hoạt động tốt dù có hay không có quản trị

Trang 19

10 Các chức năng quản trị trong trường đại học khác với các chức

năng quản trị trong công ty kinh doanh

HƯỚNG DẪN TRẢ LỜI CÂU HỎI Câu hỏi tự luận

Trang 20

1 “Quản trị là tiên liệu”: nhà quản trị phải biết dự báo tương lai và có

biện pháp đối phó, khai thác tốt tương lai đó

“Quản trị là đạt mục tiêu thông qua và cùng với người khác” nhấn

mạnh đến vai trò lãnh đạo, động viên, phối hợp hoạt động của mọi

người làm việc chung

“Quản trị là ra quyết định” nhà quản trị phải đưa ra những quyết

định đúng thì tổ chức mới thành công

2 Trả lời theo mục II (Các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và

kiểm tra)

3 Hiệu quả là khái niệm dùng khi so sánh kết quả đạt được với chi phí

đã bỏ ra, có thể diễn tả theo công thức:

H (hiệu quả) =

H sẽ tăng khi K gia tăng hoặc khi C giảm

4 Trả lời theo mục IV (Các chức năng quản trị là phổ biến trong mọi

tổ chức, không phân biệt quy mô, ngành nghề, mục tiêu và môi trường

xã hội của tổ chức)

5 Trả lời theo mục V (Quản trị học là một khoa học, nhưng sự thực

hành quản trị phải linh động tùy đặc điểm của tổ chức và môi trường)

K (kết quả)

C (chi phí)

Trang 21

Trang 22

BÀI 2

Các tổ chức không thể hoạt động nếu không có những người làm

các công việc quản trị Chúng ta gọi họ là những nhà quản trị Trong

bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu nhà quản trị là ai ; trong một tổ chức có

những cấp quản trị nào ; họ cần có những kỹ năng nào, và phải làm

những vai trò gì trong nhiệm vụ quản trị Sau cùng, chúng ta cũng sẽ

nhắc đến những thách đố trong thời đại hiện nay đối với nhà quản trị

trong các tổ chức

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, các bạn phải biết:

Phân biệt nhà quản trị với người thừa hành

Các cấp bậc quản trị trong một tổ chức

Kỹ năng của các cấp quản trị

Vai trò của nhà quản trị theo Mintzberg

Những thách đố trong hiện tại đối với các nhà quản trị

Trang 23

Khái niệm nhà quản trị

Con người tham gia trong một tổ chức có thể được chia thành 2

loại (1) những người thừa hành và (2) những nhà quản trị

Người thừa hành là những thành viên trong tổ chức có nhiệm vụ

phải trực tiếp làm một công việc nhất định và không có trách nhiệm

giám sát công việc của người khác Người y tá chăm sóc bệnh nhân

trong bệnh viện, người nhân viên bán hàng, người thợ sửa cơ khí trong

nhà máy, là những người thừa hành Trái lại, những thành viên được

gọi là nhà quản trị là những người chỉ huy hoạt động của người khác

Các nhà quản trị cũng có thể tự họ làm một việc nhất định nào đó (ví

dụ họ cũng trực tiếp săn sóc bệnh nhân, bán hàng hay trực tiếp sửa

máy), tuy nhiên vì họ có trách nhiệm chỉ huy giám sát những người

khác, nên họ là những nhà quản trị

Ngoài vai trò chỉ huy, giám sát nhân viên dưới quyền, nhà quản trị

còn có quyền sử dụng các loại tài nguyên khác trong tổ chức mà họ

phụ trách và chịu trách nhiệm đưa tổ chức đó hoàn thành mục tiêu

chung

Người ta thường chia các nhà quản trị trong một tổ chức thành 3

cấp: (1) các nhà quản trị cấp cơ sở cũng thường gọi là tổ trưởng, đốc

công, cai thợ v.v… (2) các nhà quản trị cấp trung thường mang chức

danh trưởng phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, quản đốc phân

xưởng, trưởng khoa v.v… và (3) các nhà quản trị cấp cao như Hiệu

trưởng, giám đốc, tổng giám đốc, giám đốc điều hành, chủ tịch hội

đồng quản trị v.v…

Trang 24

Nhà quản trị cấp cơ sở là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng

trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức

Với tư cách là nhà quản trị, nhiệm vụ của họ là hướng dẫn, đốc thúc,

điều khiển nhân viên trong các công việc hàng ngày để hoàn thành

mục tiêu chung của cả tổ chức Tuy nhiên, nhà quản trị cấp cơ sở cũng

thường là người trực tiếp tham gia các công việc sản xuất kinh doanh

cụ thể như các nhân viên khác dưới quyền họ

Nhà quản trị cấp trung là một khái niệm rộng, dùng để chỉ những

cấp chỉ huy trung gian, đứng trên các nhà quản trị cấp cơ sở và ở dưới

các nhà quản trị cấp cao Với cương vị này, họ quản trị các nhà quản

trị cấp cơ sở thuộc quyền So với chức năng của nhà quản trị cấp cơ

sở, nhà quản trị cấp trung có chức năng thực hiện các kế hoạch và

chính sách của tổ chức, phối hợp công việc của các đơn vị cơ sở hoàn

thành mục tiêu chung

Nhà quản trị cấp cao là nhóm nhỏ các nhà quản trị ở cấp bậc tối

cao trong tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ

chức Chức năng của các nhà quản trị cấp cao là xây dựng chiến lược

hành động, duy trì và phát triển tổ chức

Kỹ năng của nhà quản trị

Dù là ở cấp bậc nào, tất cả mọi nhà quản trị đều phải thi hành các

hoạt động quản trị như nhau Trong bài 1, chúng ta đã nói về nội dung

các hoạt động quản trị đó và một cách tổng quát, có thể xếp vào bốn

lĩnh vực: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

Để có thể hoàn thành các công việc đó, các nhà quản trị phải có

những kỹ năng cần thiết Các nhà nghiên cứu quản trị cho rằng mỗi

nhà quản trị đều cần phải có 3 loại kỹ năng là :

(1) Kỹ năng chuyên môn kỹ thuật

Trang 25

(2) Kỹ năng về nhân sự

(3) Kỹ năng nhận thức, phân tích sự việc (tư duy)

Kỹ năng kỹ thuật là những khả năng cần thiết để thực hiện một

công việc cụ thể; hay nói cách khác, là trình độ chuyên môn nghiệp

vụ Ví dụ: soạn thảo và đánh máy văn bản, thao tác sản xuất trên máy,

chích thuốc và chăm sóc bệnh nhân, làm sổ sách kế toán, đứng lớp

giảng dạy, khám bệnh và kê toa v.v… Nhà quản trị có được trình độ

chuyên môn nghiệp vụ qua việc theo học ở trường hay các lớp bồi

dưỡng

Kỹ năng nhân sự liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên

và điều khiển con người và tập thể trong xí nghiệp, dù những người đó

là thuộc cấp, đồng nghiệp ngang hàng hay cấp trên Kỹ năng nhân sự

là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với người khác

để nhằm tạo thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung

Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trị là biết cách thông

đạt hữu hiệu (viết và nói), có thái độ quan tâm tích cực đến người

khác và khung cảnh làm việc, xây dựng không khí hợp tác giữa mọi

người cùng làm việc chung, và biết cách động viên các nhân viên dưới

quyền

Kỹ năng tư duy đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu rõ mức độ phức tạp

của hoàn cảnh, và biết cách giảm thiểu sự phức tạp đó xuống một mức

độ có thể đối phó được Kỹ năng tư duy là cái khó tiếp thu nhất, được

đào tạo tại trường lớp, tích lũy qua kinh nghiệm, và quan trọng đặc

biệt đối với các nhà quản trị cấp cao

Trong lúc tất cả các nhà quản trị đều phải có đầy đủ ba loại kỹ

năng trên đây, hiển nhiên là tầm quan trọng của mỗi loại kỹ năng tùy

theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức Nói chung, kỹ năng kỹ

Trang 26

thuật giảm dần sự quan trọng khi lên cao dần trong hệ thống cấp bậc

của các nhà quản trị Ở cấp quản trị thấp, kỹ năng kỹ thuật là cần thiết

vì ở cấp này nhà quản trị làm việc chặt chẽ với tiến trình sản xuất là

nơi mà tài năng kỹ thuật là đặc biệt quan trọng Kỹ năng tư duy, trái

lại, rất cần thiết đối với nhà quản trị cấp cao, bởi lẽ những kế hoạch,

chính sách và quyết định ở cấp này đòi hỏi nhà quản trị phải có năng

lực hiểu biết mức độ ảnh hưởng của một sự thay đổi trong lĩnh vực

này đối với nhiều lĩnh vực khác trong tổ chức Kỹ năng nhân sự, là

cần thiết đối với nhà quản trị ở mọi cấp, vì nhà quản trị nào cũng phải

làm việc với con người

Tỉ trọng của mỗi loại kỹ năng đối với từng cấp quản trị có thể

được diễn tả qua biểu đồ sau đây:

Biểu đồ 1

Tỉ trọng của các loại kỹ năng đối với các cấp quản trị

Kỹ năng Kỹ năng Kỹ năng

tư duy nhân sự kỹ thuật Nhà quản trị

30% 40% 30%

20% 40% 40%

Trang 27

Vai trò của nhà quản trị

Trong thực tiễn hoạt động, nhà quản trị phải làm nhiều loại công

việc khác nhau, thậm chí phải ứng xử theo những cách khác nhau đối

với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng, với cơ quan chủ quản, với

các cổ đông sở hữu cổ phần, với quần chúng và xã hội, v.v…

Henry Mintzberg của trường Đại học Harvard đã nghiên cứu

những hoạt động bình thường của nhà quản trị và cho rằng mọi nhà

quản trị đều phải thực hiện 10 loại vai trò khác nhau Mười loại vai trò

đó có thể tập trung trong ba nhóm lớn là (1) các vai trò quan hệ con

người, (2) các vai trò thông tin, và (3) vai trò quyết định

a) Các vai trò quan hệ với con người

Vai trò đầu tiên trong loại này là vai trò đại diện, hay tượng trưng,

có tính chất nghi lễ trong tổ chức

Vai trò thứ hai là vai trò của người lãnh đạo, đòi hỏi nhà quản trị

phải phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền

Vai trò thứ ba trong loại vai trò quan hệ với con người là vai trò

liên lạc, quan hệ với người khác, ở trong hay ngoài tổ chức, nhằm góp

phần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ

b) Các vai trò thông tin

Trước hết, nhà quản trị có vai trò thu thập và tiếp nhận các thông

tin liên quan đến tổ chức và đến hoạt động của đơn vị

Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập bằng cách thường xuyên

xem xét, phân tích bối cảnh chung quanh tổ chức để nhận ra những tin

tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay

sự đe dọa đối với hoạt động của tổ chức Công việc này được thực

Trang 28

hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi

người

Vai trò thông tin thứ hai của nhà quản trị là phổ biến những thông

tin liên hệ đến người có liên quan, có thể là thuộc cấp, người đồng cấp

hay thượng cấp

Ví dụ: trưởng phòng nhân sự gửi văn bản đến các phòng ban về

việc nhân viên tiến hành tự đánh giá hiệu quả làm việc theo thông lệ

hằng năm

Vai trò thông tin sau cùng mà nhà quản trị phải đảm nhiệm là vai

trò của người thay mặt tổ chức để cung cấp thông tin cho các bộ phận

trong cùng một đơn vị, hay cho các cơ quan bên ngoài Mục tiêu của

sự thay mặt phát biểu này có thể là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ

thêm sự ủng hộ cho tổ chức

Ví dụ: Giám đốc tài chính báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

của công ty trong năm vừa qua trong kỳ họp Đại hội cổ đông được tổ

chức hàng năm

c) Các vai trò quyết định

Loại vai trò cuối cùng của nhà quản trị gồm 4 vai trò : vai trò

doanh nhân, vai trò người giải quyết xáo trộn, vai trò người phân phối

tài nguyên và vai trò nhà thương thuyết

Vai trò doanh nhân xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến

hoạt động của tổ chức hoặc đưa ra ý kiến mới về sản phẩm, về quy

trình, về nghiệp vụ v.v… Việc này có thể được thực hiện bằng cách áp

dụng kỹ thuật mới hoặc nâng cấp điều chỉnh kỹ thuật đang áp dụng

Trang 29

Trong vai trò người giải quyết xáo trộn, nhà quản trị là người phải

kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nhằm đưa tổ chức sớm trở

lại sự ổn định

Khi nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định nên phân phối

tài nguyên cho ai, cho đơn vị nào và với số lượng bao nhiêu, thì đó là

lúc nhà quản trị đóng vai trò nhà phân phối tài nguyên Tài nguyên đó

có thể là tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang bị, hay con người

Thông thường, khi tài nguyên dồi dào, mọi nhà quản trị đều có thể

thực hiện vai trò này một cách dễ dàng Nhưng khi tài nguyên khan

hiếm, quyết định của nhà quản trị trong vấn đề này sẽ khó khăn hơn,

vì có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của các đơn vị và của

toàn thể tổ chức

Cuối cùng nhà quản trị còn đóng vai trò của một nhà thương

thuyết, đàm phán thay mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động để

ký kết các hợp đồng cần thiết

Mintzbeg cũng cho rằng sự phối hợp cũng như tầm quan trọng của

các vai trò này thay đổi tùy theo quyền hành và cấp bậc của nhà quản

trị trong tổ chức

Tuy nhiên, dù có thể có vai trò được nhấn mạnh hơn vai trò khác

do tính chất của công việc, nhà quản trị nào cũng nhiều ít đảm nhiệm

các vai trò trên đây

Những khó khăn cho các nhà quản trị hiện đại

Thế giới hiện nay thay đổi nhanh chóng so với thời gian trước đây

về rất nhiều phương diện, như phát triển khoa học kỹ thuật, hội nhập

kinh tế thế giới, thế cân bằng chính trị toàn cầu, giao lưu văn hóa

Trang 30

v.v… Điều này khiến các nhà quản trị trong mọi tổ chức, ở khắp mọi

nơi, ở mọi ngành nghề đều phải thực hiện các chức năng và vai trò của

mình với nhiều khó khăn hơn, để vượt qua nhiều thách đố hơn so với

các nhà quản trị tiền nhiệm của họ

Theo các tác giả Gareth Jones và Jennifer George, bốn thách đố

lớn đang gây sức ép mạnh trên các nhà quản trị hiện nay là : (1) phải

xây dựng cho tổ chức của mình một lợi thế cạnh tranh, (2) phải duy trì

các chuẩn mực đạo đức trong hoạt động, (3) phải quản trị một lực

lượng lao động đa dạng và (4) phải tận dụng công nghệ thông tin một

cách hữu hiệu trong hoạt động quản trị

1 Xây dựng lợi thế cạnh tranh

Lợi thế cạnh tranh là khả năng của một tổ chức vượt trội hơn các

tổ chức khác, nhờ sản xuất ra những sản phẩm hay dịch vụ hợp nhu

cầu của thị trường Lợi thế cạnh tranh được tạo ra bằng hiệu quả cao

hơn, chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt hơn, xử lí công việc nhanh

hơn, linh hoạt hơn, sáng tạo hơn và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của

khách hàng

2 Duy trì các chuẩn mực đạo đức

Mọi nhà quản trị thường chịu sức ép từ nhiều người, nhiều phía

như các cổ đông, các chủ sở hữu công ty, nhân viên, khách hàng v.v…

để thỏa mãn nhu cầu về quyền lợi của những người này Sức ép có

mặt tích cực là thúc đẩy các nhà quản trị làm việc tốt hơn Nhưng,

nhiều lúc sức ép khiến các nhà quản trị phải làm những điều sai lầm

để đạt mục tiêu ; như mua nguyên liệu xấu để giảm chi phí, làm hàng

đẹp về hình thức nhưng kém chất lượng, hoặc hối lộ viên chức nhà

nước để có hợp đồng Những việc đó được xem là “vô đạo đức” và

nhà quản trị nghiêm túc không được làm

Trang 31

Khi nhà quản trị làm những hành vi “vô đạo đức”, họ có thể đem

lại lợi ích trước mắt cho một vài đối tượng nào đó, nhưng về lâu dài

chính tổ chức và những người có liên quan ở bên trong cũng như bên

ngoài tổ chức sẽ chịu thiệt hại

3 Quản trị một lực lượng lao động đa dạng

Một khó khăn nữa mang tính chất thách đố đối với mọi nhà quản

trị hiện đại là lực lượng lao động mà họ quản trị càng ngày càng đa

dạng về giới tính, về sắc tộc, về ý thức chính trị, về tôn giáo, về trình

độ giáo dục, về giá trị văn hóa v.v… Và họ phải đối xử một cách công

bằng không có phân biệt đối xử với tất cả mọi người dưới quyền Luật

pháp và xã hội nói chung luôn luôn ủng hộ người lao động và đứng về

phía họ trong mọi tranh chấp với nhà quản trị

4 Sự phát triển và nhu cầu tận dụng công nghệ thông tin

Sự phát triển nhanh chóng và lớn mạnh của công nghệ thông tin

tác động đến nhiều mặt của đời sống và thế giới hiện đại Các nhà

quản trị cũng không thể đứng ngoài sự tác động đó của công nghệ

thông tin Công nghệ thông tin làm cho người bên ngoài dễ dàng hiểu

biết khá rõ về nội bộ tổ chức của nhà quản trị, làm gia tăng sự hiểu

biết của nhân viên khiến nhân viên có thêm quyền lực đối với cấp trên

của họ Nhưng công nghệ thông tin cũng giúp các nhà quản trị thực

hiện các chức năng của họ hiệu quả hơn, với kết quả tốt hơn, nhờ hiểu

rõ hơn các cơ hội của thị trường và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách

hàng Ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực hoạt động của

tổ chức để gia tăng hiệu quả trở thành một thách đố quan trọng đối với

các nhà quản trị ngày nay

Trang 32

TÓM TẮT

1 Nhà quản trị là người có quyền chỉ huy, giám sát công việc của

những người khác Họ cũng có quyền sử dụng mọi tài nguyên trong tổ

chức mà họ quản trị để hoàn thành mục tiêu chung Họ là người chịu

trách nhiệm cuối cùng về các mặt hoạt động và kết quả hoạt động của

tổ chức

2 Các nhà quản trị trong cùng một tổ chức được chia thành ba cấp:

cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở Mỗi cấp quản trị có nhiệm vụ khác

nhau đối với tổ chức

3 Để hoàn thành tốt các chức năng và nhiệm vụ của mình, các nhà

quản trị đều cần phải có 3 loại kỹ năng là tư duy, nhân sự và kỹ thuật

Nhưng tỉ trọng của mỗi loại kỹ năng đó không đồng nhất đối với mỗi

cấp quản trị vì nhiệm vụ của họ khác nhau

4 Mintzberg cho rằng các nhà quản trị đều phải thực hiện mười vai

trò khác nhau, được tập trung trong 3 nhóm là: vai trò quan hệ với con

người; vai trò thông tin và vai trò quyết định

5 So với các nhà quản trị của khoảng 10 năm trước đây, các nhà quản

trị hiện nay phải đối phó với nhiều khó khăn và thách đố hơn Jones và

George tổng hợp các khó khăn đó thành 4 loại là (1) phải gia tăng lợi

thế cạnh tranh; (2) phải duy trì các chuẩn mức đạo đức; (3) phải quản

trị một lực lượng lao động đa dạng và (4) phải tận dụng hữu hiệu sự

phát triển của công nghệ thông tin

Trang 33

CÂU HỎI Câu hỏi tự luận

1 Nhà quản trị là ai? Họ có quyền và trách nhiệm gì?

2 Nhà quản trị cần phải có những kỹ năng nào?

3 Trình bày các vai trò của nhà quản trị theo Mintzberg

4 Phân biệt hai khái niệm: nhà quản trị và doanh nhân theo

Mintzberg

5 Theo Jones và George, để tạo được lợi thế cạnh tranh, nhà quản trị

ngày nay phải tập trung vào những việc gì?

1 Các tổ chức có thể hoạt động tốt dù có hay không các nhà quản trị

2 Nhà quản trị nên có khả năng làm việc giỏi hơn nhân viên

3 Dù có liên quan trực tiếp hay không, nhà quản trị phải chịu trách

nhiệm về những gì xảy ra trong tổ chức của mình

4 Các nhà quản trị hiện đại nên quan tâm đến sự đến sự gia tăng lợi

nhuận hơn là đáp ứng yêu cầu của khách hàng

Trang 34

5 Kỹ năng chuyên môn (kỹ thuật) là yêu cầu quan trọng nhất về kỹ

năng của nhà quản trị cấp cao

6 Nhà quản trị giỏi đồng thời cũng là nhà thương thuyết, đàm phán

giỏi

7 Nhà quản trị hiện đại vừa phải quan tâm đến lợi nhuận, vừa phải

quan tâm đến các chuẩn mực đạo đức

Trang 35

HƯỚNG DẪN TRẢ LỜI CÂU HỎI Câu hỏi tự luận

1 Xem nội dung “Khái niệm nhà quản trị” Cần liên hệ thực tế, đưa

ra ví dụ về những nhà quản trị, tổ chức của họ, mục tiêu hoạt động,

các loại tài nguyên có thể sử dụng, vấn đề trách nhiệm của nhà

quản trị v.v…

2 Xem nội dung “Kỹ năng của nhà quản trị”

3 Xem nội dung “Vai trò của nhà quản trị”: nêu rõ 10 loại vai trò và

nội dung công việc của từng vai trò

4 Xem nội dung “Vai trò của nhà quản trị”

5 Xem nội dung “Những khó khăn cho các nhà quản trị hiện đại”

Trang 36

BÀI 3

Sự tập trung nghiên cứu về Quản trị học với tư cách một khoa học

riêng biệt và đặc thù có thể được xem là sản phẩm của thế kỷ hiện đại

Hầu hết các nhà nghiên cứu đều nhất trí rằng nguồn gốc của khoa học

trẻ trung này là các tác phẩm của F Taylor cùng các đồng nghiệp của

tác giả này trong phong trào quản trị khoa học được phát triển trong

đầu thế kỷ XX Từ đó đến nay, đã có rất nhiều lí thuyết quản trị, xuất

phát từ nhiều ngành khoa học khác nhau như tâm lí học, xã hội học,

kinh tế học, chính trị học, toán học v.v… cố gắng giải thích các khía

cạnh khác nhau trong công tác quản trị và đề xuất những cơ sở lí

thuyết giúp nhà quản trị biết cách sử dụng một cách hợp lí các tài

nguyên trong tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu với hiệu quả cao

Những lí thuyết quản trị đó có thể tạm xếp vào ba nhóm chính là :

– Lí thuyết cổ điển về quản trị

– Lí thuyết tâm lí xã hội trong quản trị

– Lí thuyết định lượng về quản trị

Nội dung của bài này giới thiệu khái quát các lí thuyết nói trên và

bắt đầu bằng cái nhìn tổng quan về các lí thuyết quản trị trước phong

trào quản trị khoa học của Taylor, sự khởi đầu của lí thuyết hiện đại

Trang 37

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, các bạn sẽ biết :

Lí thuyết quản trị trước thế kỷ XX

Lí thuyết Cổ điển về quản trị

Lí thuyết tâm lí xã hội trong quản trị

Lí thuyết Định lượng về quản trị

Lí thuyết quản trị trước phong trào quản trị khoa học

Ở phương tây, những ý kiến về quản trị áp dụng trong kinh doanh

chỉ bắt đầu manh nha xuất hiện từ khoảng thế kỷ XVII, khi hoạt động

thương mại đã phát triển khá mạnh ở vùng Địa trung hải Trước đó,

trong thời Trung cổ, lí thuyết quản trị chưa được phát triển, vì đơn vị

sản xuất kinh doanh vẫn chỉ đóng khung trong phạm vi gia đình Dần

dần, khi hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển nhiều hơn, thì nhu

cầu về quản trị đầu tiên mà người ta nhận thấy là ghi chép các hoạt

động giao dịch kinh doanh Để thỏa mãn nhu cầu đó, Paciolo đã đề

xuất phương pháp kế toán kép vào năm 1494 Tuy nhiên, sự quan tâm

đến quản trị cũng chỉ dừng lại ở đó

Đến thế kỷ XVIII, là thời kỳ có những phát minh mới tạo nên

cuộc cách mạng công nghiệp trong đó đặc biệt là sự ứng dụng động

lực máy hơi nước Việc sản xuất được chuyển từ gia đình đến một

khung cảnh mới là nhà máy Đây là một tổ chức sản xuất có những

đặc điểm khác với tổ chức sản xuất tại gia đình Máy móc nhiều hơn,

công nhân đông hơn và không có quan hệ ruột thịt, hoạt động sản xuất

Trang 38

và kinh doanh cũng lớn hơn Tuy nhiên, khung cảnh sản xuất mới

cũng chưa có tác động lớn đến sự phát triển của lí thuyết quản trị Lí

do là trong giai đoạn đầu của cuộc cách mạng công nghiệp, chủ nhân

của nhà máy tự mình đứng ra điều khiển hoạt động sản xuất và thường

họ không phân biệt chức năng của người sở hữu chủ với chức năng

của người quản trị Sự chú ý cũng chỉ tập trung vào khía cạnh kỹ thuật

của sản xuất hơn là vào các nội dung của hoạt động quản trị thực chất

(hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra)

Sự phát triển càng ngày càng lớn mạnh của hoạt động sản xuất

khiến vốn càng ngày trở thành một nhu cầu bức thiết Nhu cầu hút

nhiều vốn để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất đã đưa đến việc áp dụng

ngày càng nhiều các hình thức tổ chức công ty kinh doanh, đặc biệt là

công ty cổ phần (Corporation) Đó là một đơn vị có pháp nhân riêng,

có thể bán cổ phần cho nhiều người để huy động một số vốn lớn Do

có quá nhiều người góp vốn, nhiều chủ sở hữu của vốn đã không thể

trực tiếp tham gia quản trị Đến lúc này, có thể nói rằng sự phân biệt

giữa chức năng của người chủ sở hữu và người quản trị đã trở nên rõ

rệt Chính sự phân biệt này đã tạo điều kiện cho các nhà nghiên cứu

tập trung vào các hoạt động quản trị một cách mạnh mẽ hơn

Cho đến năm 1832, ở châu Âu đã có nhiều nhà khoa học và những

người trực tiếp quản trị các cơ sở sản xuất bắt đầu quan tâm đến việc

cải tiến hoạt động quản trị Trong những nhà chủ trương cải cách xã

hội đã góp phần vào việc cải tiến quản trị xí nghiệp ở châu Âu trong

thế kỷ XIX, có thể kể đến Robert Owen Với tư cách là người quản trị

một xí nghiệp lớn về dệt ở Tô Cách Lan, Robert Owen đã tìm cách cải

thiện điều kiện làm việc và điều kiện sống cho công nhân Xét về

phương diện quản trị học, việc làm của Robert Owen cũng đã đặt ra

một vấn đề mới cho các nhà quản trị quan tâm Đó là mối quan hệ

Trang 39

giữa điều kiện làm việc và điều kiện sống của công nhân với thành

quả của xí nghiệp

Tóm lại, cho đến cuối thế kỷ XIX, các nỗ lực nghiên cứu và đưa

ra những lí thuyết quản trị nhằm giúp nâng cao hiệu quả của công tác

quản trị còn ở tình trạng mới mẻ, bất thường và không có một công

trình tổng hợp nào về những nguyên tắc và kỹ thuật quản trị một cách

đầy đủ Sự chú ý về quản trị cũng chỉ tập trung chủ yếu vào khía cạnh

kỹ thuật của sản xuất là chính Truyền thống chú trọng vào mặt kỹ

thuật của sản xuất sẽ được kế tục với Frederick Taylor vào những năm

cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX Nhưng Taylor sẽ trở thành người đặt

nền móng đầu tiên cho quản trị học hiện đại vì đã biết chú ý đến

những khía cạnh khác của hoạt động quản trị

Lí thuyết cổ điển về quản trị

Mặc dầu càng ngày càng có nhiều lí thuyết mới về quản trị, những

lí thuyết cổ điển về quản trị vẫn giữ một vị trí xứng đáng trong quản

trị học hiện đại Nhiều kỹ thuật tổ chức và quản trị kinh doanh ngày

nay vẫn áp dụng các nguyên tắc của lý thuyết quản trị cổ điển Thậm

chí, các lí thuyết mới về quản trị cũng chịu ảnh hưởng một cách có ý

thức hoặc không có ý thức của những lí thuyết quản trị cổ điển

Lí thuyết cổ điển về quản trị bao gồm hai lí thuyết chính Một là

“Lí thuyết quản trị một cách khoa học” ở Hoa kỳ với Frederick Taylor

và các cộng sự viên Hai là “Lí thuyết quản trị hành chính” xuất hiện

vài năm sau với Henry Fayol ở Pháp, Max Weber ở Đức, Chester

Barnard, Luther Gulick và Lynda Urwick ở Anh và Hoa kỳ

1 Lí thuyết Quản trị một cách khoa học

Trang 40

Thuật ngữ “Quản trị một cách khoa học” (Scientific Management)

được một người ủng hộ lí thuyết của Taylor là Louis Brandeis sử

dụng lần đầu tiên trong một báo cáo trước Ủy ban Thương mại Liên

Bang Hoa Kỳ vào năm 1910 Một năm sau, thuật ngữ đó được chính

Taylor sử dụng để đặt tên cho tác phẩm của mình với nhan đề là các

nguyên tắc Quản trị một cách khoa học, xuất bản năm 1911 Từ đó

đến nay, thuật ngữ này được dùng để chỉ các ý kiến của một nhóm các

tác giả ở Hoa kỳ, mà đứng đầu là Frederick Winslow Taylor (1856 –

1915) muốn nâng cao hiệu quả quản trị bằng cách trình bày các biện

pháp để tăng năng suất lao động của công nhân Tên tuổi của Taylor

được gắn liền với lí thuyết quản trị khoa học, và vì lí thuyết quản trị

khoa học là nỗ lực đầu tiên của con người trình bày một cách có hệ

thống những nguyên tắc cơ bản để quản trị các cơ sở sản xuất, trong

thế giới phương tây, người ta đã gọi Taylor là cha đẻ của quản trị học

Lí thuyết quản trị một cách khoa học vì vậy, cũng còn được gọi bằng

những tên khác như lí thuyết Taylor, chủ nghĩa Taylor v.v…

a) Frederick Winslow Taylor (1856 –1915)

Taylor là một kỹ sư cơ khí, xuất thân từ công nhân và trở thành kỹ

sư trải qua vừa làm vừa học ban đêm Trong quá trình làm việc trong

một nhà máy luyện cán thép, Taylor đã có nhiều cơ hội để quan sát

thực tế quản trị trong nhà máy Qua các kinh nghiệm đó, Taylor đã

cho rằng có 2 nguyên nhân chính khiến năng suất lao động của công

nhân thấp và vì năng suất lao động thấp nên sự quản trị đã kém hiệu

quả

Hai nguyên nhân khiến năng suất lao động kém là:

Công nhân không biết phương pháp làm việc

Công nhân làm việc thiếu nhiệt tình và hăng hái

Định dạng
Số trang	184
Dung lượng	1,36 MB