CM NANG THNG LNG GIM CHI PHI DU v

Vì cả hai đều do con người thực hiện trao đổi và thương lượng, thực sự chẳng bao giờ có Công ty nào tự thực hiện việc mua hàng, mà chính con người đại diện của Công ty đó tiến hành việc

Mục Lục

CẨM NANG THƯƠNG LƯỢNG GIẢM CHI PHÍ ĐẦU VÀO 3

2 Sự đồng cảm và tương đồng trong thương lượng 9

3 Thương thảo bao giờ cũng cần có lý do để tạo điểm

tựa trong quá trình thương thảo

10

4 Đừng bao giờ thông báo giá hoặc ngân sách cho đối

tác biết trước khi mua

11

5 Xác định mục tiêu muốn mua hàng để tạo ra điểm

tựa trong quá trình thương thảo

12

6 Dùng phép cộng (thêm vào) hoặc trừ (bỏ bớt) trong

thương thảo

13 7 Hãy tin, phần lớn “Mọi người đều có lòng trắc ẩn hay thương người”

14 8 Mua hàng hãy tạo sự cạnh tranh 15

9 Sử dụng ảnh hưởng của bên thứ 3 16

10 Đóng vai người tốt và kẻ xấu trong thương lượng 17

11 Chiến thuật tung hứng 19

12 Chuẩn bị tinh thần sẵn sàng bỏ đi (nhưng thực tế không phải là bỏ đi)

20 13 Tìm hiểu kỹ trước khi thực hiện các hợp đồng dài hạn

21 14 Cam kết không hối lộ, không hoa hồng, không quà cáp cho nhân viên phụ trách mua hàng 22 Kết luận 24

CẨM NANG THƯƠNG LƯỢNG GIẢM CHI PHÍ ĐẦU VÀO

TÀI LIỆU DÀNH TẶNG CHO CÁC KHÁCH HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRẦN ĐÌNH CỬU

THÔNG TIN VỀ TÁC GIẢ

Ông Trần Đình Cửu - Giám đốc Công ty TNHH Tư Vấn Trần Đình Cửu với trên 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo, tư vấn về quản lý, đã

tư vấn hơn 700 Doanh nghiệp

- 1986 Tốt nghiệp khoa Cơ Khí - Đại Học Bách Khoa TPHCM

- 1993 Tham gia khóa học ISO 9000 theo chương trình hỗ trợ của EU

- 1996 Tham gia khóa học KAIZEN- APO Nhật Bản tổ chức tại Tokyo

- 2004 Tham gia khóa học nhà tư vấn chuyên nghiệp - MPDF tổ chức

- 2007-2009 MBA Management Consultant - Ludwigshafen University

- 2011- 2013 Tham gia các khóa học của tỷ phú T.Harv Eker tổ chức

Có rất nhiều biện pháp để giảm chi phí mua vào, nhưng trong đó nổi bật là kỹ thuật đàm phán và thương thượng sao cho có được mức giá thấp nhất có thể nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ mua vào

Đàm phán và thương lượng xảy ra ở mọi khía cạnh của cuộc sống, trong đời sống hàng ngày lẫn nơi công sở Thương lượng có nghĩa là các bên xem xét các nhu cầu, mục tiêu của nhau và đi tìm kiếm sự nhất trí giữa các bên thông qua đối thoại

Sau đây xin trình bày 14 mẹo thương lượng khi mua sản phẩm/dịch vụ đầu vào Tài liệu này được biên soạn dựa trên tác phẩm kỹ năng thương lượng – Cẩm nang kinh doanh HARVARD, bài giảng của triệu phú T Harv Eker và kinh nghiệm của bản thân

Bất kỳ lúc nào cũng là thời điểm thích hợp để đọc một cuổn sách giúp bạn đổi mới, cải tiến, thay đổi cách làm, bất kể trình độ học vấn hoặc nền tảng kinh nghiệm ra sao, thì vẫn có các cách tƣ duy và hành động

hỗ trợ bạn cực đại hóa tiềm năng của mình Bạn chỉ cần bỏ ra 30 phút

để đọc tài liệu này, sẽ giúp Bạn giảm đƣợc chi phí mua vào, góp phần tăng lợi nhuận cho tổ chức của Bạn

Chúc Bạn thành công!

1 LUÔN HỎI ĐỂ MẶC CẢ VÀ TRẢ GIÁ

Tâm lý con người thường hay mặc cảm, ngại ngùng trong việc trả giá

và mặc cả Chúng ta thường cho rằng việc này thuộc chuyên môn của các chị em phụ nữ hay áp dụng trong cuộc sống hàng ngày, đặc biệt xảy ra ở khu chợ Thật ra việc mua sắm tại chợ xảy ra giữa các cá nhân cũng tương tự như việc mua hàng trong Công ty mà thôi Vì cả hai đều

do con người thực hiện trao đổi và thương lượng, thực sự chẳng bao giờ có Công ty nào tự thực hiện việc mua hàng, mà chính con người đại diện của Công ty đó tiến hành việc mua hàng

Do đó chúng ta hãy vượt qua sự mặc cảm, sự ngại ngùng và trở nên một thói quen khi mua bất kỳ thứ gì đó thì hãy hỏi đối tác để trả giá và mặc cả Tỉ phú giàu có nhất thế giới người Mexico Carlos Slim luôn luôn có thói quen mặc cả, ngay cả khi mua hàng rẻ tiền Đó không phải là sự keo kiệt mà là do ông ấy rất thích sự chinh phục, thích nghệ thuật của sự thương thảo

Vì vậy nếu ta thực hiện việc này sẽ có được những điểm lợi ích sau đây:

- Nâng cao kỹ năng thương thảo của chúng ta

- Nếu đối tác trả lời “Yes” sẽ giúp ta góp phần giảm chi phí và nâng cao uy tín của chúng ta trong Công ty

Vậy thì điểm bất lợi là gì? Thú thật, chúng ta chẳng mất gì cả, vì tệ hại nhất là chúng ta nhận được câu trả lời “No” là cùng

2 SỰ ĐỒNG CẢM VÀ TƯƠNG ĐỒNG TRONG

THƯƠNG LƯỢNG

Nếu ta phát hiện giữa mình và đối tác có điểm nào đó tương tự nhau, ví dụ: gia đình, sở thích, học vấn, thói quen,… Hãy tận dụng những điểm tương đồng đó để tiến đến sự nhất trí dễ dàng trong đàm phán Điều này là bản chất của loài người: “Giống nhau thì hay hỗ trợ nhau”

Hãy nhớ thương thảo không phải là đối đầu mà là cùng nhất trí về một hướng để hai bên cùng thoải mái, cùng thắng (win-win)

3 THƯƠNG THẢO BAO GIỜ CŨNG CẦN CÓ

LÝ DO ĐỂ TẠO ĐIỂM TỰA TRONG QUÁ

TRÌNH THƯƠNG THẢO

- Dù bạn có thích sản phẩm/ dịch vụ của đối tác, khi thương thảo đừng bao giờ để lộ ra ngoài Hãy tìm ra sự không hoàn thiện của sản phẩm/ dịch vụ đó

- Mặc dù bạn thích sản phẩm/ dịch vụ hãy cứ thể hiện là mình không thích bằng cách hỏi xem các sản phẩm khác, màu sắc khác, kiểu dáng khác, kích cỡ khác … mà đối tác không có

- Hãy nghĩ ra các lý do logic cho đối tác thấy buôn bán với bạn, sẽ có lợi ích về lâu về dài, nhưng phải có thực Ví dụ: sau này bạn sẽ mua nhiều hơn, cơ hội bán nhiều hơn cho đối tượng thứ ba, cơ hội thâm nhập vào thị trường mới…

- Đưa ra các lý do tiết kiệm được chi phí cho nhà cung cấp mà bạn cũng có được lợi ích (ví dụ: trả tiền ngay và giảm giá xx%, mua hàng

và nhận hàng không cần nhà cung cấp chuyên chở…)

- Hãy hỏi khi nào thì có chương trình ưu đãi giảm giá đối với sản phẩm này?

Tóm lại: bạn hãy luôn luôn suy nghĩ một cách sáng tạo để đưa ra lý do thuyết phục (hãy suy nghĩ, hãy tập trung tìm kiếm, bao giờ bạn cũng thấy được ít nhất một lý do rất thú vị …)

4 ĐỪNG BAO GIỜ THÔNG BÁO GIÁ HOẶC

NGÂN SÁCH CHO ĐỐI TÁC BIẾT

TRƯỚC KHI MUA

Đây là sai lầm ngớ ngẩn và tệ hại nhất trong khi mua hàng, bạn chỉ nhận được phần thiệt hại mà thôi Đừng bao giờ để lộ ngân sách mua hàng hay giá cả bạn dự định mua cho đối tác biết Vì lúc đó, họ sẽ tìm

đủ mọi cách bán đúng ngân sách của bạn và bạn sẽ là người thiệt thòi, ngay cả khi bạn cố tình tạo ra ngân sách giả tạo và thông báo cho đối tác Bạn hãy nhớ rằng chỉ có người mua lầm, chứ người bán thì không bao giờ lầm

Vì vậy khi đối tác hỏi về ngân sách mua hàng, Bạn hãy luôn luôn nói với nhà cung cấp rằng: “Hãy cho tôi giá thấp nhất” Nhưng hãy nói với phong thái rất tình người, rất nhẹ nhàng, rất lịch sự

5 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU MUỐN MUA HÀNG ĐỂ TẠO RA ĐIỂM TỰA TRONG

QUÁ TRÌNH THƯƠNG THẢO

Bạn hãy xác định rõ tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm/ dịch vụ cần mua, mức giá, phương thức thanh toán, điều kiện giao nhận, bảo hành, hướng dẫn sử dụng, nghiệm thu,… đó chính là mục tiêu mua hàng của bạn

Khi bạn đã có mục tiêu, hãy kiên trì, nhẫn nại, khéo léo sử dụng các cách thức thương thảo được nêu trong sách này, bạn dễ dàng đạt được mục tiêu Nếu không có mục tiêu mua hàng rõ ràng, bạn dễ bị mua phải hàng hóa khiến cho bạn sẽ phải ân hận, hối tiếc sau này

6 DÙNG PHÉP CỘNG (THÊM VÀO) HOẶC TRỪ (BỎ BỚT) TRONG THƯƠNG THẢO

Hãy là người rất giỏi trong việc cộng trừ, thêm bớt khi thương thảo Mọi vấn đề bạn muốn thêm vào, hay trừ bớt đều phải có lý do hoặc bằng chứng cụ thể thì bạn mới thuyết phục được đối tác

Ví dụ đừng nói rằng: “Tôi đặt mua hàng anh với số lượng lớn, vậy anh hãy bớt giá 5% nhé”, quá chung chung Nhưng nếu bạn dựa trên sự thật và nói rằng: “trong năm 2014 tôi đang mua hàng từ 3 nhà cung cấp gồm nhà cung cấp X, Y và Công ty anh Nay chuẩn bị sang năm 2015, tôi đặt vấn đề mua hết từ Công ty của anh với số lượng là…, vậy anh hãy bớt giá 5% nhé.” Luôn luôn phải cụ thể bạn nhé, hãy nhớ nguyên tắc 5W1H (cái gì? Ai? Khi nào? ở đâu? Tại sao? Thế nào?), sẽ giúp bạn tạo được câu chuyện cụ thể, rõ ràng để thuyết phục đối tác

7 HÃY TIN, PHẦN LỚN “MỌI NGƯỜI ĐỀU CÓ

LÒNG TRẮC ẨN HAY THƯƠNG NGƯỜI”

Luôn luôn yêu cầu “Hãy giúp đỡ tôi” Đây là nguyên tắc số 3 trong Đắc nhân tâm của Dale Canergie: “Khơi gợi người khác thực hiện điều

Người Nhật rất giỏi trong vấn đề này, khi đàm phán, họ thường hỏi rất nhiều, thái độ của họ rất ân cần (thật sự các thông tin đưa ra hỏi phần lớn họ đã biết) Họ làm như vậy để khẳng định đối tác có trung thực không, đồng thời tạo ra cảm giác họ là người rất cần sự giúp đỡ, vì thế việc thương thảo sẽ thuận lợi hơn dành cho họ Bởi lẽ "Mọi người đều

có lòng trắc ẩn hay thương người"

8 MUA HÀNG HÃY TẠO RA SỰ CẠNH TRANH

Ví dụ: hôm nay, anh là một trong ba nhà cung cấp mà tôi gặp

Chuyện này quả là xưa như trái đất, nhưng nó luôn luôn hiệu nghiệm trong quá trình đàm phán Việc cho nhà cung cấp biết họ phải cạnh tranh với các nhà cung cấp khác theo cách thức trực tiếp hoặc gián tiếp tùy theo hoàn cảnh của công ty Bạn

Có công ty sử dụng hình thức mời tất cả các đối tác cung cấp cùng tới đàm phán vào một ngày, nhưng thời điểm đàm phán thì khác nhau trong ngày Hình thức này gọi là gián tiếp, bởi lẽ các nhà cung cấp sẽ gặp nhau và tự hiểu có sự cạnh tranh

Có công ty sử dụng hình thức các nhà cung cấp đều được đàm phán cùng một lúc, hình thức sẽ là bỏ phiếu tương tự như hình thức đấu thầu, chỉ có khác ở chỗ lúc này các nhà cung cấp biết rõ đối thủ mình

là ai

Có công ty sử dụng hình thức "Knock-out", nghĩa là các nhà cung cấp đều được đàm phán cùng một lúc, hình thức sẽ là đàm phán mở tại chỗ, mọi nhà cung cấp đều nghe được thông tin của nhau Nhà cung cấp nào có giải pháp chứng minh tốt nhất, giả cả hợp lý nhất sẽ được lựa chọn ngay tại bàn đàm phán

9 SỬ DỤNG ẢNH HƯỞNG CỦA BÊN THỨ 3

Ví dụ: Để tôi bàn lại với bà xã tôi!

Để tôi báo lại và xin ý kiến của Sếp tôi!

Trong trường hợp Bạn là người quyết định mua, Bạn đã rất thích sản phẩm/dịch vụ của đối tác đưa ra Tuy nhiên vì lý do nào đó, Bạn muốn được đối tác ưu đãi thêm một số điều kiện nữa (giảm giá, thời gian thanh toán, bảo hành sau khi bán ) Lúc đó Bạn hãy sử dụng phương pháp này sẽ thúc đẩy đối tác phải nhượng bộ (do đối tác cũng bị áp lực

10 ĐÓNG VAI NGƯỜI TỐT VÀ KẺ XẤU TRONG

THƯƠNG LƯỢNG

Ví dụ: Trong phim hình sự, các cảnh sát hay đóng vai một người là kẻ xấu, hung tợn “hù dọa đối tượng”, người khác đóng vai là người tốt

“khuyên bảo đối tượng” (Phương pháp kẻ đấm, người xoa)

Vào năm 1997, tôi bán dịch vụ tư vấn ISO 9001 cho một Công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam Tại cuộc họp đàm phán có sự hiện diện của Tổng Giám Đốc người nước ngoài và một số cán bộ Việt Nam Sau khi giới thiệu, Tổng Giám Đốc tự nhiên nổi nóng, quát tháo cán bộ của mình tại sao mời đối tác Việt Nam thực hiện ISO Ông cho rằng các tổ chức Việt Nam không có kinh nghiệm tư vấn về ISO (tại thời điểm 1997, số tổ chức Việt Nam thực hiện dịch vụ tư vấn ISO rất ít, chủ yếu vẫn là nước ngoài) Vị Phó Tổng xin lỗi ông ấy và khéo léo mời ông sang phòng bên uống cà phê để hạ hỏa

Sau đó Vị Phó Tổng quay lại, xin lỗi tôi và nói Tổng Giám Đốc rất khó tính, mong tôi thông cảm và đề nghị tôi cứ trình bày giải pháp tư vấn,

để sau này ông sẽ trao đổi lại với Sếp tổng

Lúc đó tôi chưa có kinh nghiệm thương thảo, cảm thấy rất lo lắng trước sự giận dữ của ông Tổng, liệu không biết mình có bán hàng thành công dự án này hay không Có lẽ Bạn cũng đoán ra, khi trình bày

giải pháp tư vấn, tôi đã dùng hết những tuyệt chiêu, cùng các ưu đãi tốt nhất cho khách hàng so với đối thủ cạnh tranh và đã trúng thầu

Sau này trong quá trình tư vấn, tôi mới biết được đó là sách lược mua hàng của họ, ông Tổng Giám Đốc đã đóng rất đạt vai "kẻ xấu" và Phó Tổng Giám Đốc đóng vai "người tốt" trong quá trình thương lượng

11 CHIẾN THUẬT TUNG HỨNG

Khi mua hàng thường là bạn quan tâm đến các yếu tố: chất lượng, giá

cả, giao hàng, phương thức thanh toán,… Hãy tung hứng, lần lượt các yếu tố này sang yếu tố khác, sau đó chốt lại cuối cùng trước khi quyết định mua

Thực hiện phương pháp này thường áp dụng cho những đơn hàng giá trị lớn Khi Bạn đàm phán lần lượt từng yếu tố, có thể xảy ra trường hợp Bạn nhân nhượng yếu tố này thì đối tác sẽ nhân nhượng cho Bạn yếu tố khác Đây là quy tắc "Có qua có lại mới toại lòng nhau"

Mặt khác nếu Bạn giỏi đàm phán, có những bằng chứng cụ thể và thuyết phục, Bạn có thể dành được lợi ích nhỏ của từng yếu tố, nhưng tổng hợp các lợi ích nhỏ, Bạn sẽ được lợi ích to lớn Đây là quy tắc

"Tích tiểu thành đại"

12 CHUẨN BỊ TINH THẦN SẴN SÀNG BỎ ĐI

(THỰC TẾ KHÔNG PHẢI LÀ BỎ ĐI)

Ví dụ: trước khi kết thúc thương lượng hãy đưa cho đối tác danh thiếp hay số điện thoại và nói: “Anh hãy gọi lại khi anh có giá thấp nhất” và nói rõ với đối tác là gọi lại trước khi tôi chưa quyết định lựa chọn đối tác khác Đừng đưa ra thời gian hạn chót, vì như vậy là ta đang chờ đợi

họ

13 TÌM HIỂU KỸ TRƯỚC KHI THỰC HIỆN

Không nên thực hiện hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp mới, ngay lần giao dịch đầu tiên Bởi vì chắc chắn sẽ có các điều khoản giảm giá sau một thời gian hai bên đã hợp tác

14 CAM KẾT KHÔNG HỐI LỘ, KHÔNG HOA HỒNG, KHÔNG QUÀ CÁP CHO NHÂN VIÊN

PHỤ TRÁCH MUA HÀNG

Tôi đã từng tư vấn một Công ty thực phẩm, nguyên liệu chính đầu vào

là gạo và các hương liệu Chi phí các nguyên liệu này chiếm trong giá thành là 67% Công ty đã yêu cầu các nhà cung cấp trong và ngoài nước ký cam kết không biếu quà, hoa hồng, hối lộ cho nhân viên phụ trách mua hàng dưới bất kỳ hình thức nào Nếu phát hiện chỉ một lần

vi phạm nguyên tắc này, nhà cung cấp sẽ bị ngưng hẳn không được tiếp tục cung cấp nữa, đồng thời còn bị phạt 1% tổng giá trị các hợp đồng đã cung cấp từ đầu năm đến thời điểm ngưng hợp đồng

Khi Công ty yêu cầu các nhà cung cấp ký cam kết này từ đầu năm, các nhà cung cấp nước ngoài rất hoan nghênh và ký ngay cam kết Tuy nhiên các nhà cung cấp trong nước thì do dự, bởi lẽ họ sợ phía Công ty tôi tư vấn, không kiểm soát tốt chính sách này, các nhân viên phụ trách mua hàng sẽ tìm các nhà cung cấp khác (có hoa hồng và bồi dưỡng) để thay thế các nhà cung cấp thực hiện đúng cam kết này, vì vậy các nhà cung cấp còn chần chừ chưa dám ký cam kết

Sau đó Ban Tổng Giám Đốc đã trình bày chính sách và cách thức kiểm soát đảm bảo minh bạch và rõ ràng đối với các nhà cung cấp Chỉ có nhà cung cấp nào đảm bảo chất lượng hàng hóa đúng yêu cầu, giá cả

đƣợc đƣa vào danh sách nhà cung cấp chính thức, cung cấp hàng hóa cho Công ty

Kết quả chỉ sau 1 năm thực hiện, số tiền tiết kiệm đƣợc do giảm chi phí mua vào là gần 25 tỉ Việt Nam đồng Đây quả là con số khá ấn tƣợng, chƣa kể đến chất lƣợng đầu vào rất ổn định và các nhà cung cấp rất hài lòng Điều này dẫn đến sự chăm sóc của các nhà cung cấp đối với công

ty thực phẩm này rất tốt, đôi bên đều Win – Win (Thắng – Thắng), tạo lập mối quan hệ bền vững và lâu dài