TIỂU LUẬN TÌM HIỂU VỀ CHU TRÌNH KIỂM SOÁT TIỀN MÔN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Trong đó, việc đánh số thứ tự liên tục các chứng từ thu tiền trướckhi sử dụng phiếu tính tiền, phiếu thu, hóa đơn hoặc vé là điều cần thiết để ngănngừasai phạm.Đối với các doanh nghiệp b

TRƯỜNG ĐẠI HOC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN MÔN: KIỂM SOÁT NỘ BỘ

TÌM HIỂU VỀ CHU TRÌNH KIỂM SOÁT TIỀN

NHÓM : 5 in 1 GVHD : Lê Thị Thanh Xuân

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 4/2014

MỤC LỤC

I ĐẶC ĐIỂM CỦA TIỀN 3

II MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CHUNG ĐỐI VỚI TIỀN 4

III PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ 5

IV KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THU TIỀN MẶT 5

1 Lưu đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt 5

2 Những mục tiêu và rũi ro của hoạt động thu tiền mặt 7

3 Các thủ tục kiểm soát hoạt động thu tiền mặt 7

4 Lập ma trận rủi ro 10

V KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHI TIỀN MẶT 11

1 Lưu đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt 12

2 Những mục tiêu và rũi ro của hoạt động chi tiền mặt 13

3 Các hoạt động kiểm soát 13

4 Lập ma trận rủi ro 14

VI CHU TRÌNH KIỂM TRA TỒN QUỸ 15

1 Lưu đồ xữ lý và lưu trữ chứng từ kiểm tra tồn quỹ 16

2 Những mục tiêu và rũi ro của hoạt động kiểm tra tồn quỹ 17

3 Các hoạt động kiểm soát 17

4 Lập ma trận rũi ro 17

VII KIỂM SOÁT CHU TRÌNH THU TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 17

1 Lưu đồ xử lý và lưu trữ chứng tử kiểm tra thu tiền ngân hàng 17

2 Những mục tiêu và rủi ro khi thu tiền gửi ngân hàng 18

3 Các hoạt động kiểm soát 19

4 Lập ma trận rủi ro 19

VIII KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 20

1 Lưu đồ xử lý và lưu trữ chứng từ hoạt động chi tiền gửi ngân hàng 21

2 Những mục tiêu và rũi ro của hoạt động chi tiền gửi ngân hàng 22

3 các hoạt động kiểm soát 22

I ĐẶC ĐIỂM CỦA TIỀN.

Tiền của doanh nghiệp bao gồm:

 Tiền mặt

 Tiền gửi ngân hàng

 Tiền đang chuyển

Tiền là tài sản quan trọng đối với mọi đơn vị và phần lớn hoạt động của đơn vị đều cầnđến tiền bằng những cách thức khác nhau Tiền thường có các đặc điểm sau khiến nhàquản lý quan tâm:

Tiền ở nhiều đơn vi thường có số phát sinh lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều nên saiphạm thường rất dễ xãy ra và khó phát hiện

Tiền là một tài sản rất nhạy cảm khả năng biển thủ, gian lân cao hơn các tài sảnkhác Các thủ thuật gian lận đa dạng và được che dấu tinh vi

Việc quản lý tốt tiền sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, cũng như tănghiệu quả sủ dụng tiền của đơn vị

Tiền có mới quan hệ mật thiết với các chu trình nghiệp vụ chủ yếu như: Chu trình bánhàng và thu tiền, chu trình mua hàng và trả tiền, chu trình tiền lương, chu trình sản xuất.

II MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CHUNG ĐỐI VỚI TIỀN

 Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động : các hoạt động thu chi tiền và tồn quỷđược kiểm soát chặt chẽ giúp nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt độngkinh doanh Thu chi tiền đúng đủ kịp thời phù hợp nhu cầu không lãng phí giúphạn chế mất mát, lạm dụng tiền bạc cho mục đích cá nhân giúp thực hiện tốt việcmua hàng, bán hàng, chi trả lương kịp thời làm tăng hiệu quả của hoạt động kinhdoanh và do vậy ảnh hưởng đến tính hữu hiệu trong hoạt động Duy trì số dư tồn

Hàng tồnkho

Muahàng, chiphí khác

Thu Nợ

khách

hàng

Trả nợ vayhay trả cổtức

Vay tiền hay

phát hành cổ

phiếu

quỹ hợp lý, đảm bảo nhu cầu chi tiêu của đơn vị, đảm bảo khả năng thanh toán nợđến hạn…tránh tồn quỹ quá nhiều cho đơn vị.

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy: nghiệp vụ thu chi tiền cần ghi chép đầy đủ chínhxác, kịp thời nhằm cung cấp thông tin tình hình tạo ra tiền, sử dụng tiền số dư tiền,trung thực hợp lý trên báo cáo tài chính

 Tuân thủ pháp luật và các quy định: thu chi tiền phù hợp với các quy định củapháp luật, tuân thủ quy chế tài chính của đơn vị và của nhà nước

III PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ

IV KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THU TIỀN MẶT

1 Lưu đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt.

Mục tiêu

Rủi ro

Các thủ tục kiểm soát

Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Kế toán liên

Phiếuthu

Ghi sổ

kế toántiềnmặt

Phiếuthu

Viếtphiếuthu

Duyệt

và kíphiếuthu

Phiếuthu

Ghi sổ

kế toán

Ghi sổquỹ

Phiếuthu

Thutiền và

kí nhận

PhiếuthuPhiếuthu

 Thu trực tiếp từ bán hàng

- Thu đúng với giá trị hàng

bán ra

- Tiền thu không bị thất thoát

(chiếm dụng hay biển thủ)

- Tiền thu không đúng với giá trị hàng bán ra do hóađơn bị tính toán sai (R1)

- Tiền thu từ bán hàng bị nhân viên bán hàng hay thungân chiếm dụng, biển thủ (R2)

 Thu nợ khách hàng:

- Số tiền phải thu không bị

chiếm dụng, nộp kịp thời

vào doanh nghiệp

- Nợ phải thu phải khớp đúng

với số tiền thu được

- Ghi đúng số tiền, đúng đối

tượng, niên đô, không thiếu

sót hay trùng lắp các nghiệp

vụ

- Nhân viên thu nợ biển thủ số tiền thu được hoặckhông nộp về doanh nghiệp kịp thời (R3)

- Xóa sổ nợ phải thu để chiếm dụng tiền thu được (R4)

- Ghi chép các khoản thu tiền sai niên độ, sai số tiền,sai đối tượng, ghi chép thiếu sót hoặc trùng lắp cácnghiệp vụ thu tiền (R5)

3 Các thủ tục kiểm soát hoạt động thu tiền mặt.

 Trong trường hợp thu trực tiếp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ.

- Khi bán hàng và thu tiền trực tiếp, để ngăn chặn khả năng nhân viên bán hàng chiếmdụng số tiền thu được và không ghi nhận các khoản này, cần tách rời chức năng bánhàng và thu tiền Trong đó, việc đánh số thứ tự liên tục các chứng từ thu tiền trướckhi

sử dụng (phiếu tính tiền, phiếu thu, hóa đơn hoặc vé) là điều cần thiết để ngănngừasai phạm.Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, một nhân viên thường phải đảmnhiệm nhiều việc như bán hàng, nhận tiền ghi sổ Trong điều kiện đó, thủ tục kiểmsoát tốt nhất là sử dụng các thiết bị thu tiền Nếu không trang bị được máy móc tiêntiến, cần phải quản lý được số thu trong ngày thông qua việc yêu cầu lập các báo cáobán hàng hàng ngày

- Đối với siêu thị:

Sử dụng máy tính tiền tự động nhưng cần chú ý các điểm sau:

 Để màn hình máy tính tiền trong tầm nhìn khách hàng để họ kiểm tra việc tínhtiền (T1)

 In phiếu thu hoặc hóa đơn cho khách hàng và khuyến khích họ lấy để kiểm tra vàđổi trả ( lại) hàng sau này ( nếu có).(T2)

 Đánh số thứ tự liên tiếp cho phiếu thu hay hóa đơn, trường hợp hủy phiếu thu hayhóa đơn phải ghi lại (T3)

 Cuối ngày đối chiếu giữa tiền thu và số liệu ghi nhận trên máy tính tiền.(T4)

 Không cho phép tự xóa nghiệp vụ ghi nhận Trong quá trình xử lý, nếu muốn xóacần phải có mật khẩu do một người có trách nhiệm quản lý Việc đổi trả hàng phảiđược sự phê chuẩn của người có trách nhiệm (T5)

 Cuối mỗi ca làm việc, nhân viên bán hảng kiêm thu ngân phải nộp về quỹ trungtâm toàn bộ tiền thu được (T6)

- Đối với cửa hàng bán lẻ sản phẩm, hàng hóa:

 Tách riêng nhân viên bán hàng và thu tiền nên sử dụng máy tính tiền tự động (T7)

 Nếu không sử dụng máy tính tiền nên lập báo cáo bán hàng mỗi ngày Trườnghợp này, khi xuất hàng giao cho cửa hàng cần lập biên bản giao hàng Định kỳcần kiểm kê hàng tồn số đã bán và số tiền thu được (T8)

- Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ: nhà hàng, khách sạn…

 Tách biệt bộ phận cung cấp dịch vụ với bộ phận tính tiền hoặc hóa đơn và thungân (T9)

 Phiếu tính tiền hay hóa đơn cần đánh số trước và liên tục (T10)

 Khi thu tiền nhân viên thu sẽ đóng dấu “đã thu tiền” để tiên kiểm tra đối chiếu.(T11)

 Hằng ngày bộ phận thu ngân và bộ phận lập phiếu tính tiền hay hóa đơn cần đốichiếu số liệu, kiểm tra các phiếu tính tiền hay hóa đơn đã phát hành nhưng chưathu tiền (T12)

- Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sử dụng vé như rạp chiếu phim khu vui chơi:

 Tách biệt giữa chức năng thu tiền và chức năng kiểm soát vé Vé phải được đánh

số thứ tự trước khi sử dụng, trên vé nên in sẵn giá vé (T13)

 Cuối ngày nhân viên bán vé nộp tiền, đối chiếu giữa số vé đã bán và số tiền đãthu (T14)

 Ngoài ra cần kiểm tra bộ phận kiểm soát vé có thực hiện đúng chức năng khôngnhư gắn camera, kiểm tra độc lập vé khách hàng đột xuất (T15)

 Tiền thu từ các quầy tính tiền, quầy bán vé cuối ngảy phải nộp cho thủ quỹ củađơn vị Khi giao nộp tiền, kế toán sẽ lập phiếu thu Phiếu thu là cơ sở để ghi nhậnnghiệp vu.(T16)

- Đối với doanh nghiệp lớn:

 Khách hàng chỉ nhận được hóa đơn và phiếu xuất kho để lấy hàng sau khi đã nộptiền tại phòng thu ngân (T17)

Trường hợp thu nợ của khách hàng.

- Thu nợ tại cơ sở khách hàng: Nhìn chung nên hạn chế hình thức này vì tiềm ẩn rủi rotiền thu được bị biển thủ tham ô bằng các thủ thuật như gối đầu…Việc thu nợ tại cơ

sở khách hàng gồm các công việc sau:

 Theo dõi công nợ: phân công nhân viên kế toán chuyên theo dõi công nợ, lậpbảng theo dõi công nợ đối với từng khoản nợ, thời gian nợ của khách hàng vàđịnh kỳ giao cho từng nhân viên thu nợ(T18)

 Tổ chức đội ngũ nhân viên thu nợ, chẳng hạn như phân nhóm khách hàng cụ thểcho từng nhân viên thu nợ, huấn luyện kỹ năng thu nợ và chính sách thu hồi nợcủa đơn vị, hoán chuyển nhân viên thu nợ…dựa trên bảng theo dõi công nợ từngnhân viên lập kế hoạch thu nợ Khi đến hạn thanh toán, nhân viên thu nợ nhậngiấy ủy quyền và nhận hóa đơn từ kế toán công nợ để đến khách hàng thutiền(T19)

 Cuối ngày yêu cầu nhân viên nộp số tiền thu được cho thủ quĩ hoặc nộp lại hóađơn và giấy ủy quyền ( nếu không thu được tiền) cần giải thích lý do Cần quản lýchặt chẽ hóa đơn chưa thu được tiền (T20)

 Định kỳ kế toán công nợ cần lập bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ kháchhàng Bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ sẽ giúp phát hiện các khoản nợquá hạn bất thường, từ đó phát hiện việc biển thủ nợ khách hàng (T21)

 Cuối tháng cần tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng ( T22)

- Khách hàng đến doanh nghiệp trả nợ:

 Kế toán lập phiếu thu hay hóa đơn chuyển cho thủ quỹ để thu tiền (T23)

 Khuyến khích khách hàng lấy phiếu thu hay hóa đơn khi nộp tiền (T24)

- Các khoản giảm giá, hàng bán trả lại:

 Cần được xét duyệt bởi người có thẩm quyền và độc lập với nhân viên bán hàng.(T25)

 Có sổ sách để theo dõi riênh các khoản giảm giá hàng bán bị trả lại (T26)

 Cần lập báo cáo theo dõi tình hình Người theo dõi các khoản giảm giá, hàng bán

bị trả lại hay xóa sổ nợ phải thu phải độc lập với nhân viên thu nợ và người xétduyệt (T27)

 Định kỳ nên phân công người độc lập chọn nghiệp vu kiểm tra xem xét liệu cácnghiệp vụ này có được xét duyệt bởi người có thẩm quyền một cách thích hợp haykhông (T28)

V KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHI TIỀN MẶT.

1 Lưu đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt

Người đề nghị

chi

Kế toán thanhtoán

Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ

Ghi sổ

kế toántiềnmặt

Ký vàduyệtchi

Ký vàduyệt

Nhậnphiếuchi

Xuấttiền

Ghi sổquỹ

Ghi chép số tiền đúng niên độ, đúng số tiền

thực trả, đúng nhà cung cấp, không trùng lắp

hay thiếu sót thông tin nghiệp vụ

Ghi chép các khoản chi trả tiền sai niên

độ, sai số tiền, sai đối tượng theo dõi, ghichép thiếu sót hoặc trùng lắp.(R1)

Chi trả đúng số tiền cần thanh toán theo hóa

đơn và các chứng từ liên quan Chi trả sai số tiền cần chi trên các chứngtừ liên quan như hóa đơn mua hàng, phiếu

giao hàng, biên bản nợ…(R2)Chi trả đúng đối tượng, đúng số lượng hàng

thực nhận theo đúng giá đã thỏa thuận, không

trùng lắp

Chi trả sai nhà cung cấp, sai lô hàng hoặcsai giá đã thỏa thuận, chi trả nhiều lần chomột hóa đơn.(R3)

Thực sự có mua, có phát sinh chi phí cần thanh

toán Chi trả các khoản chi phí, các khoản muahàng, hoặc dịch vụ không có thực, không

phê duyệt, không phù hợp chính sách củađơn vị.(R4)

Chi đúng mục đích, hợp lý Chi đúng mục đích hay nhu cầu.(R5)

Chi vượt quá mức cần thiết.(R6)Lạm dụng chi cho cá nhân.(R7)Chi trả đúng hạn thanh toán Chi không kịp thời dẫn đến không được

hưởng các khoản chiết khấu thanh toánhay phải trả thêm lãi suất quá hạn.(R8)

3 Các hoạt động kiểm soát.

Thủ tục kiểm soát chung:

Nguyên tắc chung là các khoản chi phải được phê chuẩn thích hợp, được ghi chép kịp thời vào sổ sách và theo dõi chi tiết cho từng đối tượng (từng nhà cung cấp, từng nhân viên) Định kỳ cuối tháng, cần kiểm tra sự liên tục của phiếu chi trên sổ chi tiết tiền mặt nhằm phát hiện các phiếu chi bị bỏ sót

- Sử dụng nhân viên có năng lực và trung thực.(T1)

- Chức năng chi tiền phải tách biệt với chức năng xét duyệt chi.(T2)

- Các giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị thanh toán, giầy đề nghị tạm ứng, … cần được người có thẩm quyền xét duyệt trước khi lập phiếu chi Sau khi duyệt chi, nhà quản lý cần đánh dấu các chứng từ gốc để tránh tình trạng chúng bị tái sử

dụng Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt ở mức độ nào đó thông qua việc xây dựng và ban hành các chính sách.(T3)

- Các phiếu chi muốn được xét duyệt phải có đầy đủ chứng từ, sau khi chi cần đóng dấu “đã thanh toán” vào chứng từ có liên quan để tránh việc sử dụng lần thứ hai các chứng từ này.(T4)

 Thủ tục kiểm soát chi trả tiền cho nhà cung cấp:

- Cần có quy định cụ thể về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn của nhà cungcấp được nhanh chóng luân chuyển đến phòng kế toán, kiểm tra đối chiếu giữa hóađơn với các chứng từ khác Nếu có sai sót trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý.(T5)

- Kế toán công nợ sẽ lưu hóa đơn vào hồ sơ các hóa đơn chưa thanh toán theo thứ tựthời hạn thanh toán Định kỳ, căn cứ vào hồ sơ hóa đơn chưa thanh toán, lập danh sách những khoản phải trả đến hạn thanh toán để lập chứng từ thanh toán đính kèm với các chứng từ liên quan với phiếu chi để trình cho người có trách nhiệm xét duyệt Hạn chế chi bằng tiền mặt mà nên chi qua ngân hàng.(T6)

- Toàn bộ chứng từ cuối cùng phải được lưu vào hồ sơ chi tiền theo số phiếu chi.(T7)

- Nếu có hàng bán bị trả lại hoặc được giảm giá, các chứng từ liên quan phải nhanh chóng chuyển đến phòng kế toán.(T8)

- Theo dõi riêng những hóa đơn đã nhận được từ nhà cung cấp nhưng chưa có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng để liên lạc với các bộ phận liên quan để nhanh chóng xác định nguyên nhân.(T9)

- Các hóa đơn đã trả tiền cần lưu trong hồ sơ riêng và đóng dấu ngay lên chứng từ sai khi thanh toán để tránh trả tiền hai lần cho cùng một hóa đơn Định kỳ nên rà soát lại tình hình công nợ của từng nhà cung cấp và đối chiếu công nợ thường xuyên.(T10)

- Cần lập danh sách các nhà cung cấp với thông tin cần thiết đồng thời thường

xuyên cập nhật danh sách này.(T11)

- Người xét duyệt thanh toán phải không liên quan đến quá trình mua hàng và

không được phép đề nghị thanh toán cho các hóa đơn.(T12)

 Thủ tục kiểm soát cho các khoản chi tiêu khác trong đơn vị:

- Phải lập phiếu chi cho mọi trường hợp chi bằng tiền mặt Phiếu chi cần được đánh

số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và do kế toán quỹ lập, sau đó chuyển cho thủ quỹ để chi tiền.(T13)

- Nếu giao tiền mặt cho một nhân viên mang đi thanh toán, phải yêu cầu nhân viên này lấy phiếu thu hoặc biên lai thu tiền hay hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của đơn vị được thanh toán.(T14)

- Đơn vị nên quy định hạn mức thanh toán bằng tiền mặt, các khoản thanh toán vượtquá hạn mức phải thanh toán qua ngân hàng.(T15)

- Sử dụng phiếu đề nghị thanh toán: Cá nhân có nhu cầu thanh toán sẽ lập phiếu nàydựa trên chứng từ gốc kèm theo có xác nhận bằng chữ ký của Trưởng bộ phận của người đề nghị Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, có phù hợp với những quy định của đơn vị hay không và chuyển cho người có thẩm quyền xét duyệt hoặc người được ủy quyền xét duyệt theo chính sách của đơn vị.(T16)

- Đối chiếu giữa doanh thu và chi phí hoa hồng để xem xét tính hợp lý của chi phí hoa hồng tránh trường hợp khai khống hoa hồng.(T17)

4 Lập ma trận rủi ro.