I. MỞ ĐẦU 1. Khái niệm văn bản Từ thời cổ đại, thông tin được ghi lại trên vật ghi tin giữ vai trò làm bằng chứng, minh chứng. Tài liệu, tiếng Anh, tiếng Pháp là “Document” có nguồn gốc từ tiếng La tinh “documentum” có nghĩa là bằng chứng, minh chứng. Và đây chính là chức năng chính của tài liệu. Theo “Từ điển thuật ngữ lưu trữ” của Ủy ban quốc tế về công tác lưu trữ, tài liệu được xem xét là sự kết hợp giữa vật ghi tin và thông tin trong đó, có thể tạo ra giá trị là bằng chứng hay chỉ dẫn” Từ góc độ giá trị sử dụng và yêu cầu quản lý, tài liệu “là thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và phương tiện ghi tin, được tổ chức, cá nhân tạo ra, tiếp nhận và bảo quản để bảo đảm quyền và nghĩa vụ của mình hay để thực hiện các hoạt động giao dịch”. Sự phát triển bùng nổ của công nghệ thông tin dẫn tới xuất hiện nhiều nội hàm mới của văn bản. Trong các hoạt động hành chính và tư pháp Mỹ tiếp cận “văn bản là thông tin được tạo lập trên phương tiện nào đó, bởi kỹ thuật nào đó hiện hành trong hiện tại hay bởi phương tiện nào đó sẽ được phát minh trong tương lai” Theo nghĩa chung và đặc trưng nhất, văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu ngôn ngữ) nhất định 2. Khái niệm văn bản quản lý Văn bản trong quản lý (hay gọi là văn bản quản lý) là các văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt quyết định hoặc các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, được ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục nhất định. 3. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước là văn bản ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân. 4. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước Văn bản quản lý hành chính nhà nước là văn bản ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. 5. Khái niệm tổ chức sử dụng văn bản Theo Từ điển tiếng Việt, sử dụng là dùng trong một công việc. Tổ chức sử dụng là đưa vào nề nếp việc dùng trong một công việc. Trong hoạt động quản lý, để văn bản là nguồn thông tin hữu hiệu phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành cần đảm bảo hai yếu tố: Thứ nhất là chất lượng của văn bản được ban hành; Thứ hai là việc tổ chức một cách khoa học các nguồn thông tin pháp lý, thông tin quản lý, thông tin thực tế, thông tin lịch sử khác nhau một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và ý thức, kỹ năng của người lãnh đạo, quản lý khai thác, sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin đó. Sử dụng văn bản là việc cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin cần thiết rút ra từ các văn bản để phục vụ cho hoạt động quản lý và lãnh đạo là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất của việc tổ chức các hệ thống văn bản ở bất cứ cơ quan nào. Tổ chức sử dụng văn bản là quá trình nghiên cứu, đánh giá, tổ chức quản lý và dùng những nội dung thông tin của chúng vào một mục đích quản lý nhất định. Văn bản là ph¬ương tiện, đồng thời là sản phẩm của hoạt động quản lý, do đó tổ chức sử dụng văn bản đ¬ược hiểu theo hai nghĩa: Thứ nhất, sử dụng văn bản như¬ ph¬ương tiện quản lý. Thứ hai, sử dụng văn bản như¬ sản phẩm của hoạt động quản lý. Yêu cầu đặt ra khi tổ chức sử dụng các hệ thống văn bản của các cơ quan là: thuận lợi, chính xác, có hệ thống, đáp ứng được mục tiêu đề ra một cách kịp thời.
Trang 1BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
-BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN ĐÀO TẠO
TRÌNH ĐỘ THẠC SĨ ( Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản trong quản lý )
Tên đề tài:
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO TỔ CHỨC
SỬ DỤNG VĂN BẢN CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC HIỆN NAY – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Họ và tên học viên: NGUYỄN DUY LINH
Ngành: Quản lý công
Giảng viên giảng dạy: TS Phạm Nguyên Nhung
TP Hồ Chí Minh, ngày 6 tháng 10 năm 2021
Trang 2BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
-BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN ĐÀO TẠO
TRÌNH ĐỘ THẠC SĨ ( Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản trong quản lý )
Tên đề tài:
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO TỔ CHỨC
SỬ DỤNG VĂN BẢN CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC HIỆN NAY – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Điểm bằng số
Điểm bằng chữ
TP Hồ Chí Minh, ngày 6 tháng 10 năm 2021
Trang 3I MỞ ĐẦU
1 Khái niệm văn bản
Từ thời cổ đại, thông tin được ghi lại trên vật ghi tin giữ vai trò làm bằng chứng, minh chứng Tài liệu, tiếng Anh, tiếng Pháp là “Document” có nguồn gốc từ tiếng La tinh “documentum” có nghĩa là bằng chứng, minh chứng Và đây chính là chức năng chính của tài liệu
Theo “Từ điển thuật ngữ lưu trữ” của Ủy ban quốc tế về công tác lưu trữ, tài liệu được xem xét là sự kết hợp giữa vật ghi tin và thông tin trong đó,
có thể tạo ra giá trị là bằng chứng hay chỉ dẫn”
Từ góc độ giá trị sử dụng và yêu cầu quản lý, tài liệu “là thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và phương tiện ghi tin, được tổ chức,
cá nhân tạo ra, tiếp nhận và bảo quản để bảo đảm quyền và nghĩa vụ của mình hay để thực hiện các hoạt động giao dịch”
Sự phát triển bùng nổ của công nghệ thông tin dẫn tới xuất hiện nhiều nội hàm mới của văn bản Trong các hoạt động hành chính và tư pháp Mỹ tiếp cận “văn bản là thông tin được tạo lập trên phương tiện nào đó, bởi kỹ thuật nào đó hiện hành trong hiện tại hay bởi phương tiện nào đó sẽ được phát minh trong tương lai”
Theo nghĩa chung và đặc trưng nhất, văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu ngôn ngữ) nhất định
2 Khái niệm văn bản quản lý
Văn bản trong quản lý (hay gọi là văn bản quản lý) là các văn bản hình
thành trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, là phương tiện quan trọng
để ghi lại và truyền đạt quyết định hoặc các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, được ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục nhất định
3 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là văn bản ghi lại và truyền đạt quyết định
quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan
Trang 4hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân
4 Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là văn bản ghi lại và truyền đạt
quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân
5 Khái niệm tổ chức sử dụng văn bản
Theo Từ điển tiếng Việt, sử dụng là dùng trong một công việc
Tổ chức sử dụng là đưa vào nề nếp việc dùng trong một công việc Trong hoạt động quản lý, để văn bản là nguồn thông tin hữu hiệu phục
vụ công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành cần đảm bảo hai yếu tố:
Thứ nhất là chất lượng của văn bản được ban hành;
Thứ hai là việc tổ chức một cách khoa học các nguồn thông tin pháp lý,
thông tin quản lý, thông tin thực tế, thông tin lịch sử khác nhau một cách đầy
đủ, chính xác, kịp thời và ý thức, kỹ năng của người lãnh đạo, quản lý khai thác, sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin đó
Sử dụng văn bản là việc cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin cần thiết rút ra từ các văn bản để phục vụ cho hoạt động quản lý và lãnh đạo
là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất của việc tổ chức các hệ thống văn bản ở bất
cứ cơ quan nào
Tổ chức sử dụng văn bản là quá trình nghiên cứu, đánh giá, tổ chức quản lý và dùng những nội dung thông tin của chúng vào một mục đích quản
lý nhất định
Văn bản là phương tiện, đồng thời là sản phẩm của hoạt động quản lý,
do đó tổ chức sử dụng văn bản được hiểu theo hai nghĩa:
- Thứ nhất, sử dụng văn bản như phương tiện quản lý.
Trang 5- Thứ hai, sử dụng văn bản như sản phẩm của hoạt động quản lý.
Yêu cầu đặt ra khi tổ chức sử dụng các hệ thống văn bản của các cơ quan là: thuận lợi, chính xác, có hệ thống, đáp ứng được mục tiêu đề ra một cách kịp thời
II NỘI DUNG
1 Các phương pháp tổ chức sử dụng văn bản
Các phương pháp
1.1 Phương pháp logic
1.2 Phương pháp Điều khiển học pháp lý
1.3 Phương pháp phân tích thông tin
2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ hiện đại vào tổ chức sử dụng văn bản
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ tác động lớn đến các quy trình quản lý, từ đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới Theo đó, việc đổi mới tổ chức sử dụng văn bản nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước Đây là nội dung quan trọng nhằm hiện đại hóa nền hành chính trong tiến trình cải cách hành chính ở Việt Nam
Văn bản, tài liệu đện tử đại diện cho nền hành chính điện tử, là kết quả hoạt động của Chính phủ điện tử Do là một loại hình tài liệu mới, với những tính năng, đặc điểm khác biệt so với các loại văn bản truyền thống, cơ sở khoa học và pháp luật để quản lý tài liệu điện tử đã vượt quá giới hạn của hệ thống
lý luận quản lý các loại hình văn bản truyền thống Nói cách khác, sự phát triển của khoa học công nghệ đòi hỏi những thay đổi về lý luận để giải quyết những phát sinh trong thực tiễn quản lý văn bản, tài liệu điện tử Chẳng hạn, quan niệm văn bản, tài liệu là vật mang tin, quản lý tài liệu chính là quản lý vật mang tin đã không còn phù hợp đối với tài liệu điện tử Sự thay đổi quan điểm văn bản, tài liệu là vật mang tin sang quan điểm văn bản, tài liệu là
Trang 6thông tin và quản lý vãn bản, tài liệu điện tử là quản lý vòng đời thông tin đã
và đang là xu thế chung của giới nghiên cứu và quản lý lĩnh vực thông tin lưu trữ trên toàn thế giới, là nền tảng để hình thành nên những lý luận mới, bổ sung cho hệ thống lý luận lưu trữ truyền thống, hoàn thiện cơ sở lý luận cho việc quản lý tài liệu lưu trữ ở mọi loại hình, định dạng khác nhau, trong đó có tài liệu lưu trữ điện tử
Thêm một ví dụ điển hình cho sự cần thiết phải bổ sung lý luận cho lĩnh vực văn thư, lưu trữ là vấn đề liên quan đến chữ ký và cách thức ký văn bản Trong môi trường truyền thống, chữ ký được hiểu là một chữ viết bằng tay, mô tả một cái tên hoặc ký hiệu riêng của một người như là một bằng chứng nhận dạng Chữ ký trên văn bản là việc xác nhận người ký đã đọc, xem, đồng
ý với nội dung hoặc thể thức của văn bản Trong môi trường điện tử, chữ ký điện tử, chữ ký số không chỉ được thể hiện bằng “chữ viết tay”, nó có thể là
âm thanh, hình ảnh, dấu hiệu, ký hiệu, mật mã Khi một cá nhân “ký số” lên văn bản điện tử, tương tự như việc ký trên văn bản giấy, người ký đã xác nhận việc đọc, xem, đồng ý với nội dung hoặc thể thức của văn bản Trong thực tế, thật dễ dàng xác nhận một chữ ký trên văn bản giấy bằng mắt thường Tuy nhiên, đối với chữ ký diện tử, chữ ký số trong nhiều trường hợp không lưu lại dấu vết trên hình ảnh hiển thị văn bản, nó có thể ẩn bên trong các hệ thống kỹ thuật và chỉ có thể xác nhận một người nào đó đã ký văn bản bằng các thao tác kỹ thuật và sự hỗ trợ bởi phần mềm, hệ thống, máy móc Sự khác biệt này cũng là một trong những lý do dẫn đến những sửa đổi, bổ sung lý luận về văn thư, lưu trữ khi chuyển dịch từ truyền thống sang điện tử
Bên cạnh đó, sự tác động của khoa học công nghệ cũng thúc đẩy sự thay đổi tích cực của lý luận về quản lý thông tin lưu trữ Ðặc biệt, sự ra đời của Chính phủ điện tử, Chính phủ di động, Chính phủ số và cách mạng công nghiệp 4.0 với công nghệ số hóa vượt trội Hầu hết thông tin giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngày nay được ghi lại dưới dạng điện tử, dạng
số Ðiều đó khẳng định, tài liệu lưu trữ của những năm tiếp theo chủ yếu là tài liệu điện tử, tài liệu số Ðể quản lý loại hình tài liệu này, việc nghiên cứu để
Trang 7điều chỉnh, bổ sung lý luận về văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin tài liệu là cần thiết và cấp bách
Chính vì vậy, xét ở khía cạnh lý luận, việc quản lý văn bản, tài liệu điện
tử là nhiệm vụ đặt ra cho cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong bối cảnh xây dựng và vận hành Chính phủ điện tử, Chính phủ số Quản lý văn bản, tài liệu điện tử nhằm cung cấp thông tin về hoạt động của Chính phủ, hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước đến công dân một cách nhanh chóng, kịp thời thông qua các phương tiện điện tử là yêu cầu tất yếu của một Chính phủ điện tử, Chính phủ số, Chính phủ hoạt động vì lợi ích của công dân đúng như mục tiêu của Chính phủ Việt Nam đặt ra cho những năm tiếp theo
3 Vai trò của việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào quá trình tổ chức sử dụng văn bản
Ứng dụng công nghệ hiện đại trong quá trình tổ chức sử dụng văn bản là sử
dụng các trang thiết bị hiện đại, các phần mềm ứng dụng hỗ trợ trong công việc hàng ngày như: máy chủ và các máy trạm; máy in, máy fax, máy photo, điện thoại…; hệ thống an ninh trong lưu trữ dữ liệu; thiết bị chuyên dụng sử dụng trong hoạt động khai thác sử dụng văn bản Ngoài các trang thiết bị hỗ trợ còn cần đến các phần mềm chuyên dụng quản lý, kế toán, các phần mềm văn phòng… và không thể thiếu là phần mềm quản lý vân bản Mạng máy tính là một phần quan trọng của
tự động hoá giúp phân phối và chia sẻ thông tin nhanh chóng, hiệu quả Như vậy, nhờ vào khả năng xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu quả công việc, công nghệ hiện đại được ứng dụng trong hầu hết mọi hoạt động thư viện như: hoạt động quản lý, văn phòng và nghiệp vụ.
Có thể kể đến một số vai trò của công nghệ hiện đại trong quá trình tổ chức
sử dụng văn bản:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý,
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn
cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan Ví dụ: tại đơn vị học viên đang công tác văn bản sẽ được phân ra từng mục và bố trí một cách hợp lý trên onedrive của tổ chức, tùy theo chức danh và nhiệm vụ văn bản sẽ được
Trang 8phân quyền cho từng đối tượng để dảm bảo cung cấp đủ thông tin cho mọi nhân viên trong quá trình công tác.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc
và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay Ví dụ: tại đơn vị học viên đang công tác, tất cả tài liệu đều được mã hóa, số hóa trên không gian mạng Đặc biệt trong thời điểm đại dịch COVID – 19 diễn biến phức tạp mọi hoạt động của đơn vị học viên đang công tác đều diễn ra trực tuyến, mọi tài liệu đều
có thể dễ dàng truy cập khi có kết nối internet Nhờ đó vừa đảm bảo yêu cầu chống dịch vừa đảm bảo công việc được diến ra hiệu quả.
Thứ ba, ứng dụng công nghệ hiện đại trong tổ chức sử dụng văn bản tạo công
cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia Ví dụ: Việc phối cài đặt phần mềm quản lý văn bản đến, đi trong tổ chức sẽ đảm bảo mọi văn bản khi được ký thông qua đều nằm trên hệ thống quản lý chung và khi xảy ra sai sót có thể dễ dàng kiểm soát và truy xuất, đồng thời phần mềm quản lý văn bản cũng mã hóa và cung cấp mật khẩu cho người sử dụng đảm bảo bí mật nhà nước.
III KẾT LUẬN