Ngan hang phat trin chau a s 6 di l

PHỤ ĐÍNH 533A Mục J6 Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động của ADB: Giải ngân 3B Bảng mô tả mục J6 Sổ tay Hướng dẫn hoạt động 4A Mẫu thư giải ngân 4B Chứng nhận thẩm quyền ký đơn rút vốn 4C Chi tiê

Ngân hàng Phát triển Châu Á

Số 6 Đại lộ ADB, Thành phố Mandaluyong

1550 Metro Manila, Philippin

www.adb.org

ích cho các cán bộ ADB, bên vay là quốc gia thành viên đang phát triển, công chức và các cán

bộ dự án của các cơ quan thực hiện và các ban quản lý dự án trong việc thiết kế và điều hành

có hiệu quả công tác giải ngân, tạo điều kiện cho việc triển khai dự án

Ngân hàng Phát triển Châu Á

Tầm nhìn của ADB là xây dựng khu vực Châu Á và Thái Bình Dương không có đói nghèo Sứ

mệnh của ADB là hỗ trợ các nước thành viên đang phát triển giảm nghèo và nâng cao chất

lượng cuộc sống của người dân Mặc dù đã đạt được nhiều thành công, khu vực này vẫn chiếm

đến 2 phần 3 dân số nghèo của thế giới: 1,7 triệu người sống với mức thu nhập dưới 2 đô-la

một ngày, trong đó 828 triệu người đang phải chật vật với mức thu nhập dưới 1,25 đô-la một

ngày ADB cam kết giảm nghèo thông qua tăng trưởng kinh tế toàn diện, phát triển bền vững

về môi trường và hội nhập khu vực

ADB, trụ sở tại Ma-ni-la, có 67 quốc gia thành viên, trong đó có 48 thành viên trong khu

vực Công cụ chính của ADB để hỗ trợ các nước thành viên đang phát triển là đối thoại chính

sách, cho vay, đầu tư vốn cổ phần, bảo lãnh, viện trợ không hoàn lại và hỗ trợ kỹ thuật

SỔ TAY GIẢI NGÂN KHOẢN VAY

SỔ TAY

GIẢI NGÂN KHOẢN VAY

ISBN 978-92-9092-724-2 (Bản in), 978-92-9092-725-9 (Bản PDF)

Số lưu chiểu TIM124775

Dữ liệu thực mục xuất bản

Ngân hàng Phát triển Châu Á.

Sổ tay giải ngân khoản vay.

Thành phố Mandaluyong, Philippin: Ngân hàng Phát triển Châu Á, 2012.

1 Giải ngân khoản vay 2 Ngân hàng Phát triển Châu Á I Ngân hàng Phát triển Châu Á.

Khi nêu danh hoặc tham chiếu tới bất kỳ vùng lãnh thổ hoặc khu vực địa lý cụ thể nào, hoặc khi sử dụng từ “quốc gia” trong tài liệu này, ADB không có ý định đưa ra bất kỳ nhận định nào về tư cách pháp lý hoặc tư cách khác của các vùng lãnh thổ hoặc khu vực địa lý đó.

ADB khuyến khích việc in ấn hoặc sao chép thông tin vì mục đích sử dụng cá nhân và phi thương mại nếu ADB được ghi nhận một cách hợp lý Người sử dụng không được phép bán lại, tái phân phối hoặc tạo ra các sản phẩm phái sinh

vì mục đích thương mại nếu không có sự đồng ý rõ ràng bằng văn bản của ADB.

Lưu ý:

Trong tài liệu này, “$” dùng để chỉ đôla Mỹ.

Ngân hàng Phát triển Châu Á

Số 6 Đại lộ ADB, Thành phố Mandaluyong

1550 Metro Manila, Philippin

Sổ tay Giải ngân Khoản vay là tài liệu biên soạn các chính sách, hướng dẫn, thông lệ và thủ

tục giải ngân của Ngân hàng Phát triển Châu Á Cuốn Sổ tay sẽ là hướng dẫn tham khảo

hữu ích cho các cán bộ ADB, bên vay là quốc gia thành viên đang phát triển, công chức

và các cán bộ dự án của các cơ quan thực hiện và các ban quản lý dự án trong việc thiết

kế và điều hành có hiệu quả công tác giải ngân, tạo điều kiện cho việc triển khai dự án

Bốn trụ cột của điều hành giải ngân có hiệu quả là: (i) thiết kế các dòng thanh toán vốn,

(ii) sắp xếp giải ngân, (iii) năng lực của cán bộ và bộ máy, và (iv) kiểm soát nội bộ Việc

nắm vững các chính sách, hướng dẫn, thông lệ và thủ tục giải ngân của ADB là công cụ

để xây dựng các trụ cột này Cuốn Sổ tay hy vọng đáp ứng được nhu cầu này và qua đó

hỗ trợ cho việc triển khai dự án

Sổ tay này đều được áp dụng cho các dự án và chương trình đầu tư sử dụng vốn vay và

viện trợ của ADB Sổ tay cũng có một chương riêng biệt cho chính sách giải ngân – các

khoản vay dựa trên cơ sở chính sách và viện trợ không hoàn lại

Sổ tay này thay thế tất cả những ấn bản trước đây và có hiệu lực ngay khi ban hành; tuy

nhiên, nó không thay thế cho những qui định riêng về cho vay, viện trợ và các hiệp ước

về tài chính và những hướng dẫn quản lý dành riêng cho từng dự án Bản điện tử của

cuốn sổ tay này có trên trang web của ADB (http://www.adb.org/documents/

loan-disbursement-hanbook) và trang web hỗ trợ thông tin tài chính và khoản vay

(http://lfis.adb.org) Vụ Kiểm soát Giải ngân sẽ cập nhật Sổ tay khi cần thiết và công bố

bản đã được chỉnh sửa lại tại những trang web trên đây Độc giả nên truy cập trang web

thường xuyên để đảm bảo cập nhật được phiên bản mới nhất của cuốn Sổ tay

ADB Ngân hàng Phát triển Châu Á

AFS Báo cáo tài chính của Dự án và/hoặc cơ quan chủ quản đã được kiểm toánCTL Vụ Kiểm soát Giải ngân

CTLA Phòng quản lý khoản vay

DFI Tổ chức tài chính phát triển

DMC Quốc gia thành viên đang phát triển

EA Cơ quan chủ quản

FAM Hướng dẫn Quản lý Dự án Vốn vay từ các Quỹ Hỗ trợ Tài chính

FAW Các công trình tự làm

FIL Khoản vay trung gian tài chính

GFIS Hệ thống thông tin tài chính viện trợ

IA Cơ quan thực hiện

LFIS Hệ thống thông tin tài chính khoản vay

MFF Phương thức tài trợ nhiều đợt

OM Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động

PAI Hướng dẫn Quản lý Dự án chung của ADB

PAM Hướng dẫn Quản lý dành riêng cho Dự án

PCSS Bảng tổng hợp Hợp đồng mua sắm

PFI Trung gian tài chính tham gia

RRP Báo cáo và Khuyến nghị của Chủ tịch

SDR Quyền rút vốn đặc biệt

SOE Sao kê chi tiêu

3.4 Các quy chế về vay và viện trợ

3.5 Các tài liệu khoản vay

3.6 Các mốc thời gian của khoản vay

3.7 Tài trợ hồi tố

3.10 Tái phân bổ số tiền khoản vay

3.11 Hủy bỏ khoản vay

3.14 Đình chỉ rút vốn

3.15 Đẩy nhanh đáo hạn

4.1 Hướng dẫn chung

4.2 Tài khoản vay

4.3 Trao đổi về Thủ tục Giải ngân trong quá trình chuẩn bị dự án

4.4 Thư giải ngân

4.5 Các hành động bên vay thực hiện

4.6 Các yêu cầu cơ bản đối với giải ngân

4.7 Chi phí hợp lệ và không hợp lệ

4.8 Tỷ lệ giải ngân và tỷ lệ tài trợ

4.10 Từ chối, điều chỉnh số tiền thanh toán

4.12 Gốc hóa lãi, Phí cam kết, các loại phí khác

4.13 Thay đổi trong quá trình thực hiện dự án

4.15 Đóng tài khoản vay

4.15 Ngày kết thúc dự án và ngày đóng tài khoản vay4.16 Rút vốn lần cuối

4.17 Ân hạn kỹ thuật4.19 Thanh toán khoản phí kiểm toán kì cuối cùng4.20 Hoàn trả

4.24 Tiền giữ lại và bảo lãnh ngân hàng

4.25 Báo cáo tài chính được kiểm toán của dự án 4.27 Biện pháp xử lý khi Phát hiện của kiểm toán mang tính chất

nghiêm trọng 4.28 Chậm trễ nộp báo cáo tài chính được kiểm toán của dự án 4.29 Thời hạn lưu giữ các chứng từ

4.30 Giải ngân khi khoản vay bị đình chỉ

5.1 Chữ ký được ủy quyền 5.2 Phân bổ số tiền khoản vay 5.4 Đơn rút vốn

5.8 Đồng tiền thanh toán 5.10 Chỉ dẫn thanh toán 5.11 Số tham chiếu hợp đồng của ADB: Số Bảng Tổng hợp Hợp đồng

Mua sắm 5.14 Mẫu đơn rút vốn

6.1 Bốn thủ tục giải ngân chủ yếu 6.2 Bộ chứng từ được giản lược trong thủ tục hoàn vốn 6.3 Các thủ tục giải ngân và đề xuất các loại hình thanh toán 6.4 Các phương thức giải ngân khoản vay

7.1 Mô tả 7.2 Các yêu cầu cơ bản 7.4 Chứng từ bổ sung

8.1 Mô tả 8.5 Các yêu cầu cơ bản 8.6 Chứng từ bổ sung 8.7 Phát hành thư cam kết 8.11 Chấp thuận thư cam kết 8.12 Thanh toán cho các Ngân hàng Thương mại 8.14 Các điều chỉnh cần có chấp thuận trước từ ADB 8.16 Điều chỉnh thư tín dụng (LC)

8.21 Giới hạn cam kết của ADB 8.22 Những điểm không thống nhất 8.23 Mối liên quan giữa Thư tín dụng với Thư cam kết

9.1 Mô tả 9.4 Các yêu cầu cơ bản 9.6 Chứng từ bổ sung 9.7 Chứng từ giản lược

9.8 Thủ tục giải trình

9.9 Thủ tục sao kê chi tiêu

9.15 Điều kiện phê duyệt sử dụng Thủ tục Sao kê chi tiêu

9.16 Phê duyệt thủ tục Sao kê chi tiêu

9.18 Hạn mức trong thủ tục Sao kê chi tiêu

9.21 Những thanh toán không hợp lệ

9.22 Kế hoạch kiểm toán

9.23 Kiểm tra của cán bộ ADB

9.24 Đình chỉ sử dụng thủ tục Sao kê chi tiêu

9.25 Thủ tục các công trình tự làm

9.27 Các điều kiện phê duyệt thủ tục các công trình tự làm (FAW)

9.28 Nội dung trong giấy chứng nhận đối với các công trình tự làm

9.29 Chỉ sử dụng cùng với bộ chứng từ được giản lược

10.8 Nơi mở tài khoản tạm ứng

10.10 Đồng tiền của tài khoản tạm ứng

10.11 Sử dụng tài khoản tạm ứng

10.12 Mức trần tạm ứng

10.14 Yêu cầu tạm ứng

10.17 Quyết toán và bổ sung tạm ứng

10.22 Quyết toán tài khoản tạm ứng

10.24 Hoàn trả tạm ứng

10.26 Việc sử dụng (các) tài khoản phụ dưới tài khoản tạm ứng

10.30 Kế hoạch kiểm toán

10.31 Kiểm tra của cán bộ ADB

11.12 Tiền vay và thủ tục giải ngân 11.17 Kế hoạch kiểm toán

12.1 Mô tả 12.2 Các thủ tục giải ngân 12.4 Các loại giải ngân đồng tài trợ

(KHU VỰC NGOÀI NHÀ NƯỚC)

13.1 Mô tả 13.3 Các thủ tục giải ngân 13.8 Các thủ tục giải ngân Chương trình Tài trợ Thương mại cho Quỹ Tín

dụng Quay vòng 13.9 Thủ tục giải ngân Chương trình Tài trợ Thương mại cho Các khoản bảo

lãnh một phần tín dụng quay vòng

14 DỊCH VỤ THÔNG TIN TÀI CHÍNH VỀ KHOẢN VAY VÀ VIỆN TRỢ 47

PHỤ ĐÍNH 53

3A Mục J6 Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động của ADB: Giải ngân

3B Bảng mô tả mục J6 Sổ tay Hướng dẫn hoạt động

4A Mẫu thư giải ngân

4B Chứng nhận thẩm quyền ký đơn rút vốn

4C Chi tiêu hợp lệ và không hợp lệ

4D Thanh toán lệ phí kiểm toán lần cuối

7A Đơn xin rút vốn thanh toán trực tiếp và hoàn vốn

(Mẫu ADB-DRP/RMP)7B Bảng tóm tắt đối với thanh toán trực tiếp/hoàn vốn bổ sung/

quyết toán (Mẫu ADB-DRP/RMP/IFP-SS)7C Hướng dẫn và danh sách kiểm tra thủ tục thanh toán trực tiếp

8A Đơn xin cấp thư cam kết (Mẫu ADB-CL)

8B Bảng tóm tắt đối với phát hành thư cam kết (Mẫu ADB-CL-SS)

8C Mẫu Thư cam kết dựa trên SWIFT

8D Mẫu thư cam kết

8E Đơn đề nghị phê duyệt sửa đổi thư tín dụng

8F Phê duyệt sửa đổi thư tín dụng

8G Thông báo của bên vay về việc gia hạn thư tín dụng

và ngày giao hàng8H Diễn giải cụ thể thủ tục cam kết đặc biệt

9A Diễn giải và danh sách kiểm tra thủ tục hoàn vốn

9B Báo cáo sao kê chi tiêu (SOE) cho các thanh toán không vượt

quá mức trần SOE đã được phê duyệt9C Báo cáo sao kê chi tiêu (SOE) cho các khoản vay trung gian tài chính

9D Giấy chứng nhận (phần I và II) đối với các công trình tự làm

Chương 10 THỦ TỤC QUỸ TẠM ỨNG 9910A Mẫu đơn rút vốn dùng cho quỹ tạm ứng (Mẫu ADB-IFP)

10B Dự tính chi tiêu được tài trợ từ tài khoản tạm ứng (Mẫu ADB-IFP-EES) 10C Báo cáo cân đối tài khoản tạm ứng

Phụ đính đối với bảng đối chiếu tài khoản tạm ứng, Dự kiến tỉ lệ quay vòng tài khoản tạm ứng

10D Ví dụ của báo cáo cân đối tài khoản phụ 10E Quy trình giải trình và danh sách kiểm tra cho thủ tục tài khoản tạm ứng

CÁC KHOẢN VAY DỰA TRÊN CƠ SỞ CHÍNH SÁCH11A Thư giải ngân khoản vay dựa trên cơ sở chính sách (Định dạng tài liệu

bổ sung gửi kèm Đơn rút vốn)

(KHU VỰ NGOÀI NHÀ NƯỚC)13A Mẫu xác nhận trách nhiệm và quyền hạn 13B Đơn giải ngân cho khoản vay khu vực tư nhân 13C Mẫu giấy biên nhận giải ngân

13D Giấy nhận nợ 13E Mẫu thư yêu cầu giải ngân (Chương trình tài trợ thương mại) 13F Báo cáo tóm tắt khoản vay phụ

13G Thông báo các khoản chưa thanh toán 13H Thông báo tham gia góp vốn – Hiệp định tham gia rủi ro chương trình tài trợ thương mại

Chương 14 DỊCH VỤ THÔNG TIN TÀI CHÍNH VỀ KHOẢN VAY 122

VÀ VIỆN TRỢ14A Báo cáo hệ thống thông tin tài chính vốn vay14B Báo cáo hệ thống thông tin tài chính viện trợ 14C Tham chiếu

14D Tải tài liệu 14E Yêu cầu quyền truy cập trang web LFIS/GFIS/LAS Truy cập/Gia hạn/Chấm dứt

Mục đích

1.1 Sổ tay Giải ngân Khoản vay (Sổ tay) về các chính sách và thủ tục giải ngân của

Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) chủ yếu hướng dẫn các bên vay1 và các cơ

quan chủ quản của bên vay (EAs) trong quá trình rút vốn vay2 từ tài khoản vay

Phạm vi và đối tượng áp dụng

1.2 Những nguyên tắc và thủ tục được mô tả trong Sổ tay này được áp dụng đồng đều

đối với các dự án đầu tư tài trợ bằng vốn vay và viện trợ không hoàn lại, các khoản

vay và viện trợ dựa trên cơ sở chính sách, một phần hoặc toàn bộ từ nguồn vốn vay

thông thường hoặc nguồn vốn đặc biệt của ADB, và các nguồn tài trợ từ bên ngoài

do ADB quản lý Chương 13 của Sổ tay này đề cập đến các hoạt động của ADB đối

với khu vực tư nhân (ngoài nhà nước) Sổ tay này không áp dụng cho hoạt động

giải ngân các khoản hỗ trợ kỹ thuật

1.3 Sổ tay nên được sử dụng cùng với các tài liệu của khoản vay (Mục 3.5) và các quy

định, hướng dẫn có liên quan của ADB

1.4 Sổ tay này thay thế tất cả các sổ tay và các hướng dẫn về giải ngân vốn vay

trước đây

Thông tin liên hệ

1.5 Để biết thêm thông tin, xin vui lòng truy cập website (http://www.adb.org) hoặc

tìm hiểu tại các địa chỉ dưới đây, hoặc liên hệ cơ quan đại diện thường trú quốc gia

hoặc cơ quan đại diện thường trú tại khu vực hoặc văn phòng đại diện của ADB

Vụ Kiểm soát

Ngân hàng Phát triển Châu Á

Số 6 Đại lộ ADB, Thành phố Mandaluyong

1550 Metro Manila, Philippines

Tel: (632) 632-4444Telex: 42205 ADB PM (ITT)Philippines Fax: (632) 636-2586/636-2595E-mail: lfis@adb.org

Địa chỉ SWIFT: ASDBPHMM

1 “(Các) Bên vay” trong cuốn sổ tay này là để chỉ bên vay, bên tiếp nhận (viện trợ) và/hoặc cơ quan chủ

quản dự án, trừ khi ngữ cảnh có quy định khác đi.

2 Thuật ngữ “(những) khoản vay” được sử dụng trong Sổ tay cũng tham chiếu tới (những) khoản vay và

(những) khoản viện trợ không hoàn lại đối với các dự án đầu tư do cơ quan chủ quản dự án quản lý, trừ

khi ngữ cảnh có quy định khác đi Các thủ tục giải ngân đối với các khoản vay dựa trên cơ sở chính sách

và viện trợ được mô tả trong Chương 11 Việc tham chiếu tới các khoản viện trợ không hoàn lại không

bao gồm các khoản viện trợ hỗ trợ kĩ thuật.

2.1 Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) là định chế tài chính phát triển đa phương

được thành lập năm 1966, nhằm đẩy mạnh tiến bộ kinh tế và xã hội tại các nước thành viên đang phát triển (DMC) khu vực Châu Á và Thái Bình Dương (xem website của ADB: http://www.adb.org/about/main)

2.2 Các chức năng cơ bản của ADB gồm có:

• cho vay,

• cung cấp viện trợ không hoàn lại,

• cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và các dịch vụ tư vấn,

• đẩy mạnh đầu tư cho mục đích phát triển, và

• hỗ trợ điều phối chính sách và kế hoạch phát triển của các quốc gia thành viên đang phát triển

Thông tin liên hệ

2.3 Việc giải ngân khoản vay do Phòng Quản lý Khoản vay thuộc Vụ Kiểm soát Giải

ngân xử lý

2.4 Các vấn đề về thanh toán nợ và hoá đơn yêu cầu thanh toán, xin vui lòng gửi yêu

cầu tới Phòng Kế toán thuộc Vụ Kiểm soát Giải ngân

NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á

Các nguyên tắc cơ bản

3.1 Hiệp định thành lập ADB (Hiến chương ADB)1 nêu 3 nguyên tắc giải ngân cơ

bản của việc giải ngân cho các dự án phát triển:

• Số tiền của bất kỳ khoản vay, khoản đầu tư, hoặc bất kỳ khoản tài trợ nào khác

do Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) cung cấp sẽ chỉ được sử dụng để mua

sắm các hàng hoá và dịch vụ được sản xuất tại các quốc gia thành viên trừ phi

có sự cho phép đặc biệt của Ban Giám đốc điều hành ADB (Điều 14 [ix])

• Bên vay sẽ chỉ được ADB cho phép rút tiền để đáp ứng các nhu cầu chi tiêu

liên quan đến dự án khi các chi tiêu này thực sự phát sinh (Điều 14 [x])

• Số tiền của bất kỳ khoản vay được thực hiện, được bảo lãnh hoặc, được

tham gia bởi ADB sẽ chỉ được sử dụng cho các mục đích mà khoản vay được

tài trợ và có lưu ý thích đáng đến tính kinh tế và hiệu quả (Điều 14 [xi])

3.2 Bên vay2 chỉ có thể rút tiền từ khoản vay cho các khoản chi tiêu hợp lệ phát sinh

sau khi Hiệp định vay có hiệu lực, trừ khi việc tài trợ hồi tố được quy định trong

hiệp định vay

Định nghĩa

3.3 Các thuật ngữ sau đây được định nghĩa cho mục đích của sổ tay này

• Ngày khóa sổ khoản vay Là ngày ADB có thể chấm dứt quyền của bên

vay được rút tiền từ tài khoản vay3

• Giải ngân Là việc rút tiền từ tài khoản vay do ADB tài trợ

• Các chi tiêu hợp lệ Là các chi tiêu của dự án có thể được tài trợ từ

một khoản vay ADB

• Các chi tiêu phát sinh Là nghĩa vụ của bên vay phải thanh toán do

kết quả của điều khoản hợp đồng hoặc sau khi hàng hóa và dịch vụ được cung cấp

• Tài khoản vay Là tài khoản ADB đã mở hoặc sẽ mở trong sổ

sách của mình theo tên của bên vay, và theo đó số tiền của khoản vay đã được hoặc sẽ được ghi có

1 ADB 1965 Tài liệu Hiệp định thành lập Ngân hàng Phát triển Châu Á Manila.

2 “Các bên vay” trong cuốn sổ tay này là để chỉ bên vay, bên tiếp nhận (viện trợ) và/hoặc cơ quan chủ

quản dự án, trừ khi ngữ cảnh yêu cầu khác đi.

3 Thuật ngữ “các khoản vay” khi được sử dụng trong cuốn sổ tay này được hiểu là các khoản vay và các

khoản viện trợ cho các dự án đầu tư được các cơ quan chủ quản dự án quản lý, trừ khi ngữ cảnh có yêu

cầu khác.

CÁC CHÍNH SÁCH GIẢI NGÂN

3.4 Các quy chế4 đưa ra các điều kiện về việc sử dụng tiền vay và viện trợ do ADB tài

trợ, hoặc tiền do ADB5 quản lý Những tài liệu này được đưa vào trong hiệp định vay, hiệp định bảo lãnh hoặc hiệp định viện trợ Nếu bất kỳ quy định nào của một hiệp định vay, hiệp định bảo lãnh hay hiệp định viện trợ không nhất quán với các quy định của các quy chế này, thì quy định trong hiệp định vay, hiệp định bảo lãnh hay hiệp định viện trợ sẽ được áp dụng

Các tài liệu khoản vay

3.5 Các tài liệu khoản vay6 bao gồm các tài liệu và hiệp định sau:

• Báo cáo và khuyến nghị của Chủ tịch lên Ban Giám đốc điều hành (RRP)

trình bày đề xuất dự án để Ban giám đốc ADB xem xét

• Hướng dẫn Quản lý dành riêng cho Dự án (PAM)7 bao gồm tất cả các thông tin và các phụ lục mô tả việc thực hiện dự án và các sàng lọc tính sẵn sàng của dự án bao gồm các hành động trước khi thực hiện dự án (ví dụ các phê duyệt của Chính phủ, mua sắm đấu thầu, tái định cư) để đảm bảo việc khởi động dự án nhanh chóng và tạo điều kiện giải ngân sớm Yêu cầu bắt buộc8 là PAM sẽ được dẫn chiếu đến trong RRP và trong các hiệp định vay (hay tài trợ), được trình bày như là một tài liệu độc lập có liên quan tới RRP

và được xem như là tài liệu chính mô tả các chi tiết thực hiện PAM được chuẩn bị trong quá trình chuẩn bị khoản vay và sơ bộ thống nhất với Chính phủ ở giai đoạn tìm hiểu khoản vay Đến khâu đàm phán khoản vay, bên vay và ADB sẽ rà soát và xác nhận về PAM đã thống nhất trong quá trình tìm hiểu khoản vay để đảm bảo sự thống nhất với hiệp định vay, và việc khẳng định này sẽ được thể hiện trong Biên bản đàm phán khoản vay Dự toán chi phí chi tiết theo nguồn vốn tài trợ (một phụ lục chi phí sẽ có trong PAM) được chuẩn bị dựa trên quy định tại đoạn J6 Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động của ADB (xem Phụ đính 3A).9 Các bảng minh họa có liên quan cũng được quy định trong Sổ tay này (xem Phụ đính 3B)

4 Bao gồm Quy chế vay vốn thông thường, Quy chế cho vay ưu đãi, Quy chế viện trợ không hoàn lại đặc biệt và Quy chế viện trợ từ nhà tài trợ bên ngoài.

5 Trên thực tế ADB áp dụng các nguyên tắc tương tự như nêu trong Điều 13 và 14 (ix) và (xi) của Điều lệ vay hoặc viện trợ từ nguồn tài trợ bên ngoài do ADB quản lý, trừ khi ADB và bên đồng tài trợ có thỏa thuận khác đi.

6 ADB 2010 Xét duyệt các đề xuất vay vốn có bảo lãnh quốc gia và vốn vay quốc gia Sổ tay Hướng dẫn

Hoạt động OM D11 Manila.

7 Một cuốn PAM được chuẩn bị cho các khoản vay dự án, và Hướng dẫn Quản lý Dự án Vốn vay từ các Quỹ Hỗ trợ Tài chính (FAM) được chuẩn bị đối với các phương thức tài trợ nhiều đợt (MFFS) Thuật ngữ

“PAM” trong sổ tay này cũng dẫn chiếu đến FAM, trừ khi ngữ cảnh có yêu cầu khác.

8 Loại trừ đối với các khoản vay chương trình, khoản vay dựa trên cơ sở chính sách và hỗ trợ kỹ thuật (TA), trường hợp đối với một khoản vay chương trình hay khoản vay dựa trên cơ sở chính sách, thì thể thức chính sách phát triển và ma trận chính sách được trình bày như một phần trong RRP phải cụ thể hoá các hành động theo hình thức thực hiện cải cách, và PAM có thể dẫn chiếu tùy chọn (ADB 2010) Xem xét

các đề xuất vay quốc gia và vay có bảo lãnh quốc gia Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động OM D11/OP Manila.)

9 ADB 2012 Giải ngân Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động OM J6 Manila.

• Hiệp định vay là thỏa thuận giữa ADB và bên vay và quy định về các điều

kiện và điều khoản của khoản vay

• Hiệp định bảo lãnh là thỏa thuận giữa ADB và nước thành viên vay với tư

cách là người bảo lãnh cho khoản vay khi ADB cho vay trực tiếp đến một tổ

chức không phải là thành viên của ADB

• Hiệp định dự án là thỏa thuận giữa ADB và cơ quan chủ quản dự án (EA)

hoặc cơ quan thực hiện dự án (IA) của bên vay trong đó có quy định cụ thể

các yêu cầu liên quan đến việc thực hiện dự án, các quy định về mua sắm

đấu thầu, và các khía cạnh tài chính bao gồm việc duy trì các báo cáo tài

chính của dự án và các thỏa thuận về kiểm toán ngoài các quy định khác

Các mốc thời gian của khoản vay

3.6 Các mốc thời gian chính của khoản vay bao gồm:

• Ngày phê duyệt là ngày khoản vay được Ban Giám đốc Điều hành của ADB

phê duyệt Ngày này cũng là ngày được sử dụng để xác định Lịch trả nợ của

khoản vay như được nêu tại Phụ lục 2 của hiệp định vay Đối với khoản vay

thuộc Phương thức tài trợ nhiều đợt (MFF), ngày phê duyệt là ngày khoản

vay/tiểu dự án được Ban Điều hành phê duyệt

• Ngày ký kết là ngày hiệp định vay được ký giữa bên vay và ADB Đối với

khoản vay OCR, phí cam kết sẽ bắt đầu được cộng dồn từ thời điểm 60 ngày

sau ngày ký kết khoản vay

• Ngày hiệu lực là ngày, được ADB thông báo cho bên vay, khi tất cả các điều

kiện hiệu lực của hiệp định vay được bên vay hoàn thành và việc giải ngân

từ tài khoản vay có thể được thực hiện (xem Mục 4.6)

• Ngày hoàn thành dự án là ngày mà dự án được xem là đã hoàn thành về

mặt thực tế Ngày này trước ngày khóa sổ khoản vay (thông thường là 6

tháng trước)

• Ngày khóa sổ khoản vay là ngày ADB chấm dứt quyền của bên vay được

rút tiền từ tài khoản vay Các chi tiêu phát sinh sau ngày khóa sổ khoản vay

sẽ không được tài trợ từ khoản vay (Xem mục 4.15 – 4.24 về các vấn đề liên

quan đến khóa sổ khoản vay)

Tài trợ hồi tố

3.7 Tài trợ hồi tố là tài trợ cho các chi tiêu của dự án phát sinh bởi bên vay trước khi

một hiệp định vay có hiệu lực.10

3.8 ADB có thể cho phép tài trợ hồi tố, theo đề nghị của bên vay, để tài trợ cho các

chi tiêu đã phát sinh trước ngày có hiệu lực của khoản vay nhưng không sớm

hơn 12 tháng trước ngày ký hiệp định vay Thời hạn dài hơn 12 tháng chỉ được

phép nếu được quy định tại Báo cáo và khuyến nghị của Chủ tịch (RRP)

10 ADB 2006 Tài trợ hồi tố Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động OM H4 Manila.

3.9 Tài trợ hồi tố áp dụng cho tất cả các chi tiêu hợp lệ đã được thống nhất giữa ADB

và bên vay Hiệp định vay quy định cụ thể số tiền và hạng mục chi tiêu và ngày

mà từ đó các khoản chi tiêu được xem là hợp lệ Số tiền tài trợ hồi tố không vượt quá 20% số tiền khoản vay

Tái phân bổ số tiền khoản vay

3.10 Số tiền của một khoản vay ADB chỉ được sử dụng cho các mục đích mà khoản

vay được phê duyệt Do vậy, không một khoản giải ngân nào được thực hiện trực tiếp từ hạng mục “chưa phân bổ” của hiệp định vay ADB có thể đồng ý với đề nghị của bên vay được tái phân bổ số tiền từ phần “chưa phân bổ” hoặc từ các hạng mục khác sang một hạng mục được phép khác cho các mục đích của dự án Thông thường, tiền của khoản vay được tái phân bổ sau khi tiến độ thực hiện dự

án được kiểm điểm với bên vay trong một đoàn đánh giá dự án

Hủy bỏ khoản vay

3.11 Các điều khoản hủy bỏ, đình chỉ và đẩy nhanh đáo hạn được quy định trong Quy

chế cho vay (xem mục 3.4 về các quy định liên quan) quy định rằng sau khi tham vấn ADB và với sự nhất trí của người bảo lãnh, nếu có, người vay, bằng việc thông báo với ADB, có thể hủy bỏ bất kỳ số tiền nào chưa được rút của khoản vay Ngày hủy bỏ hiệu lực là ngày ADB nhận được thông báo của bên vay về việc hủy bỏ này.3.12 Theo Quy chế cho vay, ADB cũng có thể, bằng việc thông báo cho bên vay hoặc

người bảo lãnh, nếu có, hủy bỏ11 bất cứ số tiền nào chưa rút từ khoản vay khi

• quyền của bên vay được rút tiền từ tài khoản vay bị đình chỉ trong 30 ngày liên tục;

• ADB quyết định, vào bất kỳ thời điểm nào sau khi tham vấn với bên vay, rằng bất kỳ số tiền nào của khoản vay sẽ không được yêu cầu cho các mục đích của dự án;

• ADB quyết định, đối với việc bất kỳ hợp đồng nào được tài trợ bằng tiền của khoản vay, rằng các hành động tham nhũng và gian lận có liên quan tới các đại diện của bên vay, bên bảo lãnh hoặc bất kỳ người thụ hưởng nào của khoản vay trong quá trình mua sắm hàng hoá hoặc dịch vụ, lựa chọn tư vấn hoặc thực hiện hợp đồng, mà không được bên vay, bên bảo lãnh tiến hành các biện pháp cần thiết để cải thiện tình hình;

• ADB quyết định rằng việc mua sắm bất kỳ hàng hoá hoặc dịch vụ nào được tài trợ bằng tiền của khoản vay không tuân thủ qui trình được nêu tại hiệp định vay; hoặc

• vẫn còn một khoản tiền chưa được rút từ tài khoản vay vào ngày khóa sổ khoản vay

3.13 Bằng việc đưa ra các thông báo này, ADB hủy bỏ bất cứ khoản tiền nào chưa

được rút của khoản vay

11 Ngày có hiệu lực hủy bỏ là ngày được ADB thông báo cho bên vay hoặc từ ngày quy định trong thông báo cho bên vay.

3.14 ADB có thể đình chỉ toàn bộ hoặc một phần quyền của bên vay được rút tiền

từ tài khoản vay như được quy định tại Quy chế cho vay, nếu sau ngày ký hiệp

định vay có các việc sau xảy ra

• không thanh toán các khoản gốc, lãi, và các phí khác;

• không thực hiện bất kỳ nghĩa vụ nào theo hiệp định vay, hiệp định bảo

lãnh, hoặc hiệp định dự án;

• bên vay, bên bảo lãnh, hoặc EA không hoàn thành đầy đủ các điều kiện cần

thiết để thực hiện thành công khoản vay;

• đình chỉ hoặc chấm dứt tư cách thành viên của bên vay;

• bên vay hoặc bên bảo lãnh gian dối;

• bên vay hoặc EA tan rã, giải thể; hoặc

• bất kỳ sự kiện nào khác được quy định trong hiệp định vay

Đẩy nhanh đáo hạn

3.15 Nếu những sự kiện nhất định nào đó như đã được nêu ra trong hiệp định vay

hoặc Quy chế cho vay xảy ra và kéo dài trong một thời gian, ADB có thể thông

báo đến hạn và phải thanh toán ngay lập tức dư nợ gốc của khoản vay, cùng với

tất cả lãi được cộng dồn và các phí khác

Hướng dẫn chung

4.1 Bên vay1 có trách nhiệm thực hiện dự án theo quy định tại hiệp định vay2 và các tài

liệu khoản vay Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) giám sát và kiểm điểm tiến

độ dự án để đảm bảo khoản vay được sử dụng theo các thỏa thuận giữa hai bên

Tài khoản vay

4.2 Khi khoản vay có hiệu lực, ADB sẽ mở một tài khoản đứng tên bên vay và số

tiền vay sẽ được ghi có vào tài khoản này Việc rút vốn từ tài khoản vay chỉ được duyệt sau khi các yêu cầu nêu tại Mục 4.6 được hoàn tất

Trao đổi về Thủ tục Giải ngân trong quá trình Chuẩn bị Dự án

4.3 Trong quá trình chuẩn bị dự án và đàm phán khoản vay, bên vay và ADB thảo

luận chi tiết về các thủ tục giải ngân của ADB và được ghi vào Hướng dẫn Quản

lý dành riêng cho Dự án (PAM) hoặc Hướng dẫn Quản lý Dự án Vốn vay từ các Quỹ Hỗ trợ Tài chính (FAM).3 Việc trao đổi là rất quan trọng vì bên vay và ADB

có thể xác định các thủ tục giải ngân phù hợp với dự án hơn cả

Thư Giải ngân

4.4 Sau khi ký hiệp định vay, Phòng Quản lý vốn vay thuộc Vụ Kiểm soát Giải ngân

(CTLA) gửi thư giải ngân (Phụ đính 4A) cho bên vay, nhắc lại những hành động bên vay cần thực hiện để rút vốn từ tài khoản vay Trong thư có đường dẫn để tải

về cuốn sổ tay giải ngân này

Các hành động bên vay thực hiện

4.5 Ngay khi khoản vay có hiệu lực, để đẩy nhanh việc giải ngân, bên vay cần

• bổ nhiệm nhân viên kế toán đủ năng lực, thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ

và hệ thống kế toán phù hợp trong cơ quan chủ quản dự án (EAs) và các cơ quan thực hiện dự án;

1 “Bên vay” trong cuốn sổ tay này là để chỉ bên vay, bên tiếp nhận (viện trợ) và/hoặc cơ quan chủ quản

dự án, trừ khi ngữ cảnh yêu cầu khác đi.

2 Thuật ngữ “(các) khoản vay” sử dụng trong cuốn sổ tay này cùng để tham chiếu tới các khoản viện trợ cho dự án đầu tư do cơ quan chủ quản dự án quản lý, trừ khi ngữ cảnh yêu cầu khác đi.

3 Cuốn PAM được xây dựng cho khoản vay dự án, còn cuốn FAM được xây dựng cho phương thức tài trợ nhiều đợt (MFF) Thuật ngữ “PAM” trong sổ tay này cũng dùng để dẫn chiếu đến FAM trừ khi ngữ cảnh yêu cầu khác đi

HƯỚNG DẪN VÀ THÔNG LỆ GIẢI NGÂN

• nghiên cứu kỹ Phụ lục 3 hiệp định vay4, trong đó quy định chi tiết về khoản

tài trợ của ADB, ví dụ số tiền và tỷ lệ tài trợ (Mục 4.8–4.9), các hạng mục

được tài trợ và điều kiện tài trợ;

• duy trì các ghi chép (xem Mục 4.29 về quy định thời gian lưu giữ) đối với tất

cả hợp đồng đã ký trong sổ theo dõi hợp đồng để tiện tham chiếu; và

• tiến hành các hoạt động đấu thầu phù hợp với hướng dẫn của ADB.5

Các yêu cầu cơ bản đối với giải ngân

4.6 Để rút vốn lần đầu từ tài khoản vay cần thỏa mãn các yêu cầu sau:

• ADB tuyên bố khoản vay có hiệu lực;

• Bên vay trình cho ADB thư giới thiệu những người được ủy quyền thay mặt

bên vay ký đơn rút vốn (WA) (Chương 5), cùng với mẫu chữ ký của từng

người được ủy quyền (xem Phụ đính 4B); mọi thay đổi trong danh sách

người được ủy quyền rút vốn cần được báo cáo ngay, các mẫu chữ ký ủy

quyền cần được gửi; và

• các điều kiện rút vốn (có nghĩa là các điều kiện giải ngân [xem Phụ đính

3A]), nếu được quy định tại hiệp định vay, cũng cần được hoàn tất

Chi phí hợp lệ và không hợp lệ

4.7 ADB chỉ tài trợ các chi phí hợp lệ (xem Phụ đính 4C) Các chi phí được tài trợ

thường được quy định chi tiết trong tài liệu PAM và hiệp định vay (phân bổ và

rút nguồn vốn vay, đính kèm theo Phụ đính 3, và thường được gọi là “bảng phân

bổ vốn”)

Tỷ lệ giải ngân và tỷ lệ tài trợ

4.8 Tỷ lệ giải ngân6 là tỷ trọng hoặc tỷ lệ vốn do ADB tài trợ7 đối với chi phí được đề

nghị tài trợ trong một hạng mục chi cụ thể theo quy định tại bảng phân bổ vốn

hoặc tại các phần khác của hiệp định vay

4.9 Tỷ lệ giải ngân trong bảng phân bổ vốn được tính toán từ tỷ lệ tài trợ của ADB

được trình bày tại bảng dự toán chi tiết theo nguồn tài trợ của tài liệu PAM

Từ chối, điều chỉnh số tiền thanh toán

4.10 Nếu ADB từ chối hoặc điều chỉnh số tiền bên vay xin rút vốn, ADB gửi thư thông

báo qua fax, email hoặc bằng các hình thức khác như thông qua trang mạng Hệ

thống Thông tin Tài chính Khoản vay (xem Chương 14) cho bên vay và/hoặc cơ

quan chủ quản dự án, trích yếu số hiệu khoản vay và số đơn rút vốn, số tiền đề

nghị, số tiền được thanh toán và lý do từ chối hoặc thanh toán một phần

4 Phụ lục 3 hiệp định vay được dẫn chiếu trong sổ tay này cũng để chỉ phụ lục tương tự của hiệp định viện

trợ hoặc hiệp định tài trợ.

5 Dẫn chiếu tới Hướng dẫn Mua sắm của ADB (2010, được sửa đổi tùy từng thời điểm) và Hướng dẫn sử

dụng Tư vấn (2010, được sửa đổi tùy từng thời điểm).

6 Trước đây, khái niệm này còn được gọi là “tỷ lệ ADB tài trợ” hoặc “tỷ lệ và cơ sở rút vốn từ tài khoản vay.”

7 Khái niệm này cũng được dùng cho nguồn vốn tài trợ bên ngoài do ADB quản lý.

4.11 Khi từ chối thanh toán hoặc điều chỉnh mức thanh toán theo thủ tục cam kết

(Chương 8), ADB gửi thông báo cho ngân hàng thông báo (advising bank) hoặc ngân hàng chiết khấu (negotiating bank) bằng mã SWIFT hoặc telex có xác nhận, trích yếu số thư cam kết, số tín dụng thư (LC), và lý do từ chối hoặc điều chỉnh mức thanh toán Bản sao thông báo cũng được gửi đến cơ quan chủ quản dự án

để thông báo thông tin

Gốc hóa lãi, Phí cam kết, các loại phí khác

4.12 Nếu hiệp định vay quy định việc tài trợ lãi, phí cam kết và/hoặc các loại phí

khác do ADB thu trong thời gian xây dựng hoặc thực hiện, ADB trích số tiền đó

từ tài khoản vay để thanh toán cho mình khi các khoản tiền đó đến hạn Nếu hiệp định vay không quy định việc tài trợ các khoản này, các khoản phí phải được thanh toán bằng tiền mặt như một phần của việc trả nợ vốn vay

Thay đổi trong quá trình thực hiện dự án

4.13 Thay đổi về chi phí, kế hoạch tài trợ, giảm vốn đối ứng, thay đổi về quy định giải

ngân và các thay đổi về chi phí được ADB phê duyệt tài trợ trước đó, đặc biệt là các chi phí quy định tại Phụ đính 4C cuốn sổ tay này cần được vụ trưởng hoặc trưởng phòng phê duyệt theo ủy quyền sau khi các vấn đề này được trao đổi

và thống nhất với Phòng Quản lý vốn vay của Vụ Kiểm soát (CTLA) và các vụ, phòng ban liên quan.8 Các sửa đổi cần được thể hiện trong PAM và/hoặc các tài liệu thích hợp khác

4.14 Sửa đổi quy định về giải ngân có thể bao gồm, nhưng không hạn chế bởi những

nội dung sau:

• cách áp dụng thủ tục sao kê chi tiêu (xem Mục 9.17),

• nâng mức trần cho thủ tục sao kê chi tiêu (xem Mục 9.18–9.20),

• cách áp dụng thủ tục tài khoản tạm ứng (xem Mục 10.4),

• nâng mức trần cho tài khoản tạm ứng (xem Mục 10.13),

• sử dụng tài khoản cấp dưới (xem Chương 10.28), và

• gia hạn ân hạn kỹ thuật (xem Mục 4.17–4.18)

Đóng tài khoản vay

4.15 Ngày kết thúc dự án và ngày đóng tài khoản vay Các hoạt động của dự án cần

kết thúc vào ngày kết thúc dự án, thông thường là 6 tháng trước ngày đóng tài khoản.9

8 Xem Hướng dẫn Quản lý Dự án chung của ADB (PAI) No 5.02.

9 Ghi chú về thông lệ tốt: để có thể đóng tài khoản vay vào ngày đóng khoản vay, trong thời kỳ 6 tháng giữa ngày kết thúc dự án và ngày đóng khoản vay, cơ quan chủ quản dự án cần đảm bảo rằng (i) mọi chi phí phát sinh của dự án được chi trả; (ii) các báo cáo tài chính được lập và được kiểm toán; (iii) phí kiểm toán, nếu có, cần được chi trả (Mục 4.19); (iv) các khoản tạm ứng vào tài khoản tạm ứng cần được báo cáo hoàn ứng đầy đủ; và (v) các khoản hoàn trả, nếu cần thiết, phải được trả cho ADB.

4.16 Rút vốn lần cuối ADB và bên vay và/hoặc cơ quan chủ quản dự án cần phối

hợp chặt chẽ để chuẩn bị đơn rút vốn lần cuối cùng đối với khoản vay dự án và

rút vốn theo đợt đối với khoản vay dựa trên cơ sở chính sách, đặc biệt là khi dự

kiến sử dụng hết số tiền còn lại của khoản vay

4.17 Ân hạn kỹ thuật.10 Bên vay có thể đề nghị rút vốn từ tài khoản vay cho các khoản

chi phát sinh vào hoặc trước ngày đóng khoản vay Chi phí phát sinh sau ngày

đóng khoản vay không được tài trợ từ khoản vay ADB có thể cho phép tối đa là 4

tháng sau ngày đóng khoản vay để (i) bên vay lập đơn rút vốn cho các chi phí phát

sinh vào hoặc trước ngày đóng khoản vay để trình ADB, và (ii) để bên vay báo cáo

hoàn ứng các khoản chi phát sinh vào hoặc trước ngày đóng khoản vay Khi ân hạn

kỹ thuật kết thúc, mọi đơn rút vốn, kể cả đề nghị hoàn ứng sẽ không được chấp

thuận Trong một số trường hợp ngoại lệ, ADB có thể gia hạn thời gian ân hạn kỹ

thuật (xem Mục 4.14)

4.18 Trong vòng hai tháng sau ân hạn kỹ thuật để gửi các tài liệu, bên vay phải hoàn

trả hết số vốn dư trên tài khoản tạm ứng cho ADB Nếu bên vay không hoàn trả

số tiền dư đó, ADB có thể thực hiện các biện pháp giải quyết, trong đó có việc

ngừng cho áp dụng thủ tục tài khoản tạm ứng đối với các dự án mới của bên vay

cho đến khi nhận được số tiền hoàn trả

4.19 Thanh toán khoản phí kiểm toán kì cuối cùng Nếu phí kiểm toán độc lập do

ADB tài trợ, cách tốt nhất là trả phí kiểm toán sau khi hoàn tất lần kiểm toán sau

cùng và trước ngày đóng khoản vay (xem Mục 4.15) Nếu phí kiểm toán của dự

án cần chi trả sau ngày đóng khoản vay, cần có những thỏa thuận đặc biệt để chi

trả khoản phí kiểm toán cuối cùng từ tài khoản vay Phí kiểm toán độc lập cho

năm tài khóa cuối cùng có thể được giải ngân từ tài khoản vay với điều kiện (i)

bên vay ký hợp đồng cho đợt kiểm toán cuối cùng trước ngày đóng khoản vay,

và (ii) hợp đồng ký theo hình thức trọn gói hoặc giá cố định với yêu cầu hoàn

tất11 kiểm toán trong vòng 6 tháng sau ngày đóng khoản vay Nếu việc kiểm toán

không thể hoàn tất trong thời gian ân hạn kỹ thuật và khoản phí kiểm toán cuối

cùng cần được chi trả từ tài khoản tạm giữ, toàn bộ chứng từ liên quan cần đính

kèm đơn rút vốn (xem Phụ đính 4D để biết chi tiết)

10 Ân hạn kỹ thuật được cho phép trừ khi hiệp định vay, các thỏa thuận hoặc văn bản pháp luật có quy

định khác; quy định này không áp dụng với các khoản viện trợ thuộc Quỹ Khắc phục Khủng hoảng

Châu Á - Thái Bình Dương vì các yêu cầu cụ thể về đóng tài khoản viện trợ được quy định trong hiệp

định viện trợ Ân hạn kỹ thuật cũng được áp dụng trong các dự án được tài trợ bởi nguồn vốn bên ngoài

do ADB quản lý trừ khi hiệp định đồng tài trợ, ủy thác hoặc các thỏa thuận khác có quy định khác đi

11 Hoàn thành việc kiểm toán phải được tiếp nhận và chấp nhận bằng báo cáo kiểm toán của Bên vay hoặc

Cơ quan thực hiện.

4.20 Hoàn trả Mọi khoản hoàn trả cần được chuyển vào tài khoản của ADB tại ngân

hàng với các hướng dẫn thanh toán chi tiết về (i) thông tin tham chiếu, ví dụ số hiệu khoản vay, (ii) mô tả, bản chất khoản hoàn trả, và (iii) đồng tiền và số tiền hoàn trả Bên vay và cơ quan chủ quản dự án cần gửi thông báo cho Phòng Dịch

vụ Kho bạc của ADB (TDTS) và CTLA khi tiến hành hoàn trả

4.21 Nếu số vốn rút từ tài khoản vay vượt mức quy định hoặc không hợp lệ để ADB

tài trợ, bên vay cần thu xếp hoàn trả theo các chỉ dẫn của ADB Khoản hoàn trả thông thường được nộp vào tài khoản vay của bên vay vào ngày tiền về tài khoản của ADB Phí chuyển tiền hoặc phí ngân hàng bị khấu trừ vào khoản hoàn trả, nếu có, có thể được tính vào tài khoản vay với điều kiện thỏa mãn các nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

4.22 Đối với các khoản vay đã đóng, ADB có thể yêu cầu nộp khoản hoàn trả cùng với

khoản trả nợ (gốc hoặc lãi) nếu số tiền hoàn trả không đáng kể

4.23 ADB áp dụng giá trị hiện tại đối với khoản hoàn trả Trong một số trường hợp,

Ngân hàng có thể chuyển đổi số ngoại tệ hoàn trả thành một trong các loại tiền

tệ còn dư trên tài khoản vay Nếu có chênh lệch ngoại hối giữa số tiền đã thanh toán lúc đầu và số tiền hoàn trả quy đổi tại thời điểm hoàn trả, phần chênh lệch ngoại hối sẽ được tính vào tài khoản vay của bên vay nếu không có hạn chế nào (xem Mục 10.24–10.25 về việc hoàn trả vốn tạm ứng vào tài khoản tạm ứng)

4.24 Tiền giữ lại và bảo lãnh ngân hàng Thanh toán tiền giữ lại trong các hợp đồng

xây lắp và cung cấp thường được tiến hành vào cuối thời kỳ bảo hành hoặc nghiệm thu chạy thử, hoặc sau khi chủ đầu tư và/hoặc bên mua phát hành bản nghiệm thu hoạt động Nếu tiền giữ lại phải thanh toán 4 tháng sau ngày đóng khoản vay mà không có ý định gia hạn ngày đóng khoản vay, ADB có thể giải ngân số tiền giữ lại cho nhà thầu hoặc nhà cung cấp trên cơ sở một bảo lãnh vô điều kiện của ngân hàng với cùng số tiền được nhà thầu hoặc nhà cung cấp gửi cho cơ quan chủ quản dự án, hoặc dựa trên các thỏa thuận tài chính khác được ADB chấp thuận.12 Bảo lãnh ngân hàng vô điều kiện cần được một ngân hàng có

uy tín phát hành phù hợp với các quy định tài chính của của chính phủ bên vay

và theo cách thức được ADB chấp thuận

12 Các thỏa thuận này cần được Trợ lý Giám sát vốn vay thuộc CTLA thông qua

4.25 Vốn vay ADB (và nguồn vốn tài trợ của các đối tác bên ngoài, nếu có) chỉ được sử

dụng cho mục đích của khoản vay được duyệt, đảm bảo các nguyên tắc tiết kiệm

và hiệu quả (xem Mục 3.1) Để thực hiện các yêu cầu trên, trong quá trình thực

hiện dự án bên vay cần nộp báo cáo tài chính của dự án được kiểm toán (AFS).13

4.26 Trong vòng 6 tháng14 kể từ khi kết thúc năm tài chính hoặc kể từ ngày đóng

khoản vay, tùy theo ngày nào sớm hơn, Bên vay cần nộp AFS cho vụ chuyên

môn hoặc cơ quan đại diện thường trú để xem xét và có các hành động cần thiết

Theo Chính sách Truyền thông của ADB,15 AFS cho các dự án quốc gia cần được

đăng tải trên trang chủ của ADB

Biện pháp xử lý khi Phát hiện của kiểm toán mang tính chất nghiêm trọng

4.27 Trường hợp kiểm toán có các phát hiện mang tính chất nghiêm trọng – ví dụ việc

phân bổ sai hoặc điều chuyển vốn sai mục đích, không nộp chứng từ, sử dụng

vốn cho các hoạt động không thuộc dự án - bên vay hoặc cơ quan chủ quản dự

án cần triển khai ngay các hành động thích hợp và thông báo cho đơn vị kiểm

toán và ADB

Chậm trễ nộp báo cáo tài chính được kiểm toán của dự án

4.28 Trường hợp không nhận được AFS đúng hạn, ADB tiến hành các biện pháp xử lý

phù hợp với quy định, hướng dẫn và các nguyên tắc khác của ADB.16

Thời hạn lưu giữ các chứng từ

4.29 Bên vay phải lưu giữ các ghi chép (hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn, biên lai,

thỏa thuận vay lại) minh chứng cho các khoản chi hợp lệ và tạo điều kiện cho đại

diện của ADB kiểm tra các tài liệu đó Các tài liệu này17 cần được lưu giữ ít nhất

một năm sau khi ADB nhận được AFS cuối cùng hoặc hai năm sau ngày đóng

khoản vay, tùy theo ngày nào muộn hơn Bên vay có trách nhiệm đảm bảo việc

lưu giữ tài liệu phù hợp với luật pháp và quy định của chính phủ

13 Báo cáo tài chính được kiểm toán (AFS) trong sổ tay này cũng dẫn chiếu tới báo cáo tài chính được

kiểm toán của cơ quan chủ quản dự án, nếu phù hợp Các hướng dẫn chi tiết xin tham chiếu PAI No

5.07, Hướng dẫn báo cáo tài chính và kiểm toán đối với các dự án tài trợ bằng vốn vay và/hoặc vốn

viện trợ.

14 Trong một số trường hợp đặc biệt ngày đến hạn có thể được gia hạn thêm 9 tháng (PAI No 5.07).

15 ADB 2011 Tài liệu Chính sách Truyền thông Manila.

16 Ví dụ như Quy định quản lý vốn vay đối với Nghiệp vụ vay Thông thường; Quy định quản lý vốn vay

đối với Nghiệp vụ vay Đặc biệt, Quy định quản lý viện trợ đối với Nghiệp vụ Đặc biệt, PAI No 5.07,

và PAI No 4.04.

17 Theo các thông lệ thương mại chung, ADB có thể tiếp nhận chứng từ dưới dạng số nếu có các kiểm

soát thích hợp, đảm bảo bản gốc không bị chỉnh sửa

4.30 Nếu khoản vay bị đình chỉ một phần hoặc toàn bộ, việc giải ngân cũng bị đình

chỉ theo cùng mức độ đình chỉ khoản vay

4.31 Đình chỉ rút vốn không ảnh hưởng đến việc giải ngân đã cam kết cho các thư tín

dụng theo thủ tục cam kết của ADB bởi các cam kết là không thể hủy ngang và ADB có nghĩa vụ giải ngân kể cả khi khoản vay bị đình chỉ

4.32 Trong khi đình chỉ, không được tạm ứng vốn vào tài khoản tạm ứng (xem Mục

10.33)

Chữ ký được ủy quyền

5.1 Mỗi đơn rút vốn phải được ký bởi (các) đại diện đủ thẩm quyền của bên vay Căn

cứ vào Quy chế cho vay và hiệp định vay, Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB)

yêu cầu đại diện của bên vay được chỉ định trong hiệp định vay cung cấp những

bằng chứng đầy đủ về quyền hạn của (những) người sẽ ký đơn rút vốn cùng với

chữ ký mẫu được chứng thực của họ (xem Phụ đính 4B) Bằng chứng phải được

ADB nhận trước khi bên vay đệ trình đơn rút vốn lần đầu

Phân bổ số tiền khoản vay

5.2 Các mục được tài trợ từ khoản vay ADB thông thường được nhóm lại thành các

hạng mục chi phí Hiệp định vay giữa bên vay và ADB thể hiện số tiền được phân

bổ cho mỗi hạng mục chi tiêu dự án (thông thường, việc này được thể hiện trong

“Bảng đính kèm phụ lục 3” của hiệp định vay) Việc tái phân bổ từ hạng mục này

sang hạng mục khác có thể được phép trừ khi bị cấm trong hiệp định vay

5.3 Việc phân bổ số tiền khoản vay cho các hạng mục khác nhau phải được hoàn

thành và đưa vào cho tất cả các dạng hiệp định vay dự án (bao gồm cả các khoản

vay ngành, trừ phi thông tin cần thiết để hoàn thành việc phân bổ tại thời điểm

phê chuẩn chưa đầy đủ) Đối với các khoản vay trung gian tài chính, việc phân

bổ số tiền khoản vay có thể đính kèm hoặc có thể không đính kèm hiệp định vay

Đơn rút vốn

5.4 Đối với mọi khoản giải ngân,1 cần gửi cho ADB một Đơn rút vốn theo mẫu bắt

buộc Mỗi đơn rút vốn là một yêu cầu từ bên vay2 gửi ADB để giải ngân các

nguồn vốn từ tài khoản vốn vay của bên vay Mỗi Đơn rút vốn bao gồm

• Đơn rút vốn với theo mẫu (xem Các Phụ đính 7A, 8A, và 10 A)

• (Các) bảng kê tổng hợp cho mỗi hạng mục chi phí yêu cầu giải ngân (Các

Phụ đính 7B và 8B)

• Chứng từ bổ sung; và

• (Các) bảng kê tổng hợp, các chứng từ có thể được thay thế bằng chứng từ

giản lược, nếu được chấp thuận (xem Mục 9.7-9.29)

1 Ngoại trừ gốc hoá phí cam kết và lãi (gọi chung là phí tài chính) và phí quản lý, khi thích hợp

2 “(Các) Bên vay” trong sổ tay này có nghĩa là người vay, người nhận tài trợ (các khoản viện trợ), và/ hoặc

các cơ quan chủ quản trừ khi ngữ cảnh yêu cầu khác đi.

HƯỚNG DẪN GIẢI NGÂN

5.5 Bản gốc đơn rút vốn do (các) đại diện được ủy quyền đã ký được đệ trình lên

ADB Các bảng sao kê tổng hợp phải nêu rõ các số tham chiếu hợp đồng của ADB (được gọi là các bảng tổng hợp hợp đồng mua sắm (PCSSs) (xem Mục 5.11) Các chứng từ bổ sung có thể là bản sao, nộp cho ADB xét duyệt đơn rút vốn được thể hiện ở các chương liên quan của sổ tay này

5.6 Những thay đổi về đơn rút vốn phải được ký tắt bởi đại diện được ủy quyền của

bên vay

5.7 Để hiệu quả, giá trị tối thiểu của mỗi đơn rút vốn là 100.000 USD, trừ phi được

ADB chấp thuận khác đi Bên vay phải tổng hợp các yêu cầu thanh toán để đáp ứng giới hạn này cho các thủ tục hoàn vốn và tài khoản tạm ứng ADB có quyền

từ chối chấp nhận các Đơn rút vốn dưới số tiền tối thiểu

Đồng tiền thanh toán

5.8 Về nguyên tắc, việc giải ngân và /hoặc thanh toán được thực hiện bằng đồng tiền

mà chi phí hàng hóa và dịch vụ đã hoặc sẽ được thanh toán Đối với các chi tiêu

đã phát sinh bằng đồng tiền của bên vay (đồng nội tệ), số tiền được đề nghị trong đơn rút vốn phải là nội tệ Một đơn rút vốn riêng sẽ được yêu cầu cho mỗi loại đồng tiền đề nghị giải ngân

5.9 Số tiền đã thanh toán được tính vào tài khoản vay bằng đồng tiền của khoản vay

Nếu đồng tiền thanh toán khác với đồng tiền vay, số tiền đã thanh toán được ADB chuyển thành đồng tiền khoản vay theo đúng những quy định có liên quan

Chỉ dẫn thanh toán

5.10 Để đảm bảo cho việc chuyển tiền được kịp thời và an toàn, chỉ dẫn thanh toán

phải có các chi tiết sau:

• Tên đầy đủ và địa chỉ của người được thanh toán để xác định rõ cho việc thanh toán;

• Tên đầy đủ và địa chỉ của ngân hàng của người được thanh toán, có thể phải ghi rõ một ngân hàng/chi nhánh;

• Mã xác định ngân hàng SWIFT (BIC) nếu ngân hàng của người được thanh toán là một thành viên của SWIFT;

• Số tài khoản của người được thanh toán (yêu cầu bắt buộc);

• Đối với việc thanh toán tại bất cứ nơi nào ở Châu Âu, Số tài khoản ngân hàng quốc tế (IBAN) và mã SWIFFT BIC liên quan của ngân hàng của người được thanh toán cần được nêu;

• Nếu không có mã SWIFT BIC của ngân hàng của người được thanh toán thì cung cấp mã hệ thống thanh toán bù trừ quốc gia như mã tài khoản Fedwire Routing number (FW), CHIPS Universal Identifier (CH), UK Domestic Sort Code (SC), Australian Bank State Branch Code (AU), German Bankleitzahl (BL) với ngân hàng tương ứng, nếu cần;

• Tên đầy đủ và địa chỉ đầy đủ của ngân hàng tương ứng, nếu việc thanh toán được thực hiện cho một ngân hàng không nằm tại quốc gia có đồng

tiền được thanh toán Cung cấp mã SWIFT BIC nếu ngân hàng tương ứng là

thành viên của SWIFT;

• Nếu không có mã SWIFT BIC cho ngân hàng tương ứng thì cung cấp

Fedwire ABA Number và CHIPS Participant Number đối với thanh toán

bằng đồng USD; và

• Các chỉ dẫn hoặc tham chiếu đặc biệt để tạo điều kiện thuận lợi cho việc

thanh toán hoặc xác nhận việc thanh toán, nếu cần

Số tham chiếu hợp đồng của ADB: Số Bảng Tổng hợp Hợp đồng Mua sắm

5.11 Bên vay có trách nhiệm quản lý các hợp đồng mua sắm phù hợp với những

hướng dẫn của ADB, và duy trì báo cáo đối với tất cả các hợp đồng đã ký trong

sổ theo dõi hợp đồng (xem Mục 4.5) Về nguyên tắc, các hợp đồng của bên vay sẽ

được phê duyệt trước khi có yêu cầu giải ngân theo các hợp đồng Các khoản giải

ngân được tính vào các hợp đồng đã phê duyệt và ghi vào sổ theo dõi hợp đồng

5.12 Số của bảng tổng hợp hợp đồng mua sắm (PCSS)3 được ADB ấn định nhằm xác

định một hợp đồng cụ thể đã được bên vay phê duyệt và đệ trình lên ADB trong

một khoản vay cụ thể PCSS bao gồm:

• số hợp đồng của ADB;

• ngày phê duyệt hợp đồng;

• phương thức mua sắm và/ hoặc phương thức tuyển chọn tư vấn;

• tên của nhà thầu hoặc người cung cấp;

• điều khoản thanh toán và loại tiền của hợp đồng;

• điều khoản tăng giá (có/không);

• tổng trị giá của hợp đồng;

• tổng trị giá do ADB tài trợ; và

• tỷ lệ tài trợ của ADB

5.13 Số PCSS được nêu trong bảng tổng hợp (xem Phụ đính 7B và 8B) Để có được số

của bảng tổng hợp, cần xem báo cáo hàng tháng của ADB có tên là Liệt kê Hợp

đồng theo Cơ quan Chủ quản, báo cáo này có trên trang web Hệ thống thông tin

tài chính khoản vay (LFIS) hoặc Hệ thống thông tin tài chính viện trợ (GFIS) (xem

Chương 14)

Mẫu đơn rút vốn

5.14 Mẫu đơn rút vốn và các bảng kê tổng hợp khác nhau đối với các thủ tục thanh

toán khác nhau (ví dụ., Phụ đính 7A cho thanh toán trực tiếp và hoàn vốn, Phụ

đính 8A cho thủ tục cam kết, và Phụ đính 10A cho thủ tục quỹ tạm ứng Để

thuận tiện cho bên vay, các mẫu này có thể được tải xuống từ trang web LFIS/

GFIS (http://lfis.adb.org)

3 Đối với các khoản vay qua trung gian tài chính, tương đương với số PCSSc là số của khoản vay phụ, được

thể hiện trong sao kê chi tiêu đối với các khoản vay qua trung gian tài chính (xem Phụ đính 9C).

Bốn thủ tục giải ngân chủ yếu

6.1 Các thủ tục rút tiền từ khoản vay được chuẩn hóa để tạo điều kiện thuận lợi cho

việc giải ngân ở hầu hết các khoản vay Có 4 loại thủ tục giải ngân chủ yếu, như được mô tả tóm tắt dưới đây:

• thủ tục thanh toán trực tiếp, là thủ tục mà ADB, theo đề nghị của bên vay1

thanh toán trực tiếp cho một người thụ hưởng được chỉ định (xem chi tiết tại Chương 7);

• thủ tục cam kết là thủ tục mà ADB, theo đề nghị của bên vay, cung cấp

một cam kết không hủy ngang để bồi hoàn cho một ngân hàng thương mại những thanh toán đã thực hiện hoặc sẽ được thực hiện cho một nhà cung cấp theo một thư tín dụng (LC) được tài trợ từ tài khoản vay (xem chi tiết tại Chương 8);

• thủ tục hoàn vốn là thủ tục mà ADB chuyển tiền từ tài khoản vốn vay sang

tài khoản của bên vay cho các chi tiêu hợp lệ đã phát sinh và đã được dự án thanh toán bằng nguồn ngân sách phân bổ cho dự án hoặc từ nguồn vốn tự

có (xem chi tiết tại Chương 9); và

• thủ tục quỹ tạm ứng là thủ tục mà ADB chuyển một khoản tạm ứng từ tài

khoản vốn vay vào một tài khoản tạm ứng để thanh toán cho những chi tiêu hợp lệ thuộc trách nhiệm của ADB (xem chi tiết tại Chương 10)

Bộ chứng từ được giản lược trong Thủ tục hoàn vốn

6.2 Trong khi thông thường ADB yêu cầu phải đệ trình bộ chứng từ đầy đủ, vẫn có

một số trường hợp đặc biệt mà ADB chấp thuận bộ chứng từ giản lược, đó là:

• thủ tục sao kê chi tiêu (SOE) đòi hỏi bên vay phải đệ trình một báo cáo sao

kê chi tiêu để giải trình cho một đơn rút vốn (xem chi tiết từ Mục 9.9 đến 9.24), và

• thủ tục các công trình tự làm đòi hỏi bên vay đệ trình báo cáo xác nhận định

kỳ về tiến độ hoặc báo cáo hoàn thành công trình xây dựng để giải trình cho đơn rút vốn hoàn vốn (xem chi tiết từ Mục 9.25 đến 9.29)

1 “(Các) Bên vay” trong sổ tay có nghĩa là người vay, người nhận tài trợ (các khoản viện trợ), và/hoặc các

cơ quan chủ quản trừ khi có yêu cầu khác đi.

CÁC THỦ TỤC GIẢI NGÂN

6.3 Bốn thủ tục này thông thường được sử dụng cho các loại thanh toán sau đây:

Các thủ tục giải ngân Đề xuất các loại hình thanh toán

Thanh toán trực tiếp Các công trình xây dựng qui mô lớn, các thanh toán theo tiến độ,

phí tư vấn, mua sắm hàng hóa

Hoàn vốn Các chi phí nội tệ, mua sắm nhỏ và các công trình xây dựng nhỏ

Quỹ tạm ứng Các hóa đơn của nhà cung cấp và đề nghị của nhà thầu bằng

đồng nội tệ, các chi tiêu hoạt động với nhiều hạng mục, các chi tiêu hợp lệ nhỏ liên quan khác

Bộ chứng từ giải trình đầy đủ

Hoá đơn

Cam kết (xem Chương 8) Hợp đồng, bản sao thư tín dụngHoàn vốn, với

bộ chứng từ giải trình đầy đủ (xem Chương 9)

Hoá đơn, các bằng chứng thanh toán như giấy biên nhận

Cần có sự phê

duyệt truớc của

ADB (chi tiết

trong quản lý dự

án hàng năm)

Hoàn vốn, không

có bộ chứng từ giải trình đầy đủ (Xem Chương 9)

Công việc tự làm Xác nhận tiến độ tài chính

Quỹ tạm ứng (Xem Chương 10)

Công việc tự làm

Xác nhận khối lượng theo tiến

độ, xác nhận tiến

độ tài chính

Dự toán chi tiêu (đối với tạm ứng lần đầu và bổ sung), báo cáo đối chiếu tài khoản tạm ứng, báo cáo ngân hàng (đối với quyết toán và/

hoặc hoàn ứng)

Bộ chứng từ giải trình đầy đủ

Hoá đơn hoặc yêu cầu, bằng chứng thanh toán như giấy biên nhậnADB = Ngân hàng Phát triển Châu Á, SOE = Báo cáo sao kê chi tiêu.

a Đề cập đến các chương liên quan đối với các yêu cầu cụ thể hơn

Mô tả

7.1 Thủ tục thanh toán trực tiếp là thủ tục mà ADB, trên cơ sở đề nghị của bên vay1

thanh toán trực tiếp cho người thụ hưởng được chỉ định (Ví dụ: nhà cung cấp, nhà thầu hoặc tư vấn)

Các yêu cầu cơ bản

7.2 Một đơn rút vốn đã được ký (Phụ đính 7A) được đệ trình lên ADB cùng với bảng

Tổng hợp (Phụ đính 7B) và các chứng từ bổ sung theo yêu cầu

7.3 Một đơn rút vốn riêng biệt được yêu cầu cho mỗi loại đồng tiền khác nhau

Chứng từ bổ sung

7.4 Để chứng minh yêu cầu giải ngân cho các chi tiêu của dự án đủ điều kiện, các

chứng từ bổ sung2 được liệt kê trong bảng sau phải được gửi đến ADB cùng với đơn rút vốn ADB sẽ gửi trả lại đơn rút vốn nếu không đáp ứng được những yêu cầu trên Các chứng từ khác có thể được yêu cầu bổ sung thêm tuỳ thuộc vào các giao dịch liên quan

Hạng mục thanh toán Hình thức thanh toán Chứng từ bổ sung

Hàng hoá Thanh toán một lần

hoặc thanh toán làm nhiều kỳ

Hoá đơn của nhà cung cấp, hoặc đơn đặt hàng (biểu thị ngày, số tiền, và chi tiết tài khoản ngân hàng)

Dịch vụ Thanh toán trước Hoá đơn của chuyên gia tư vấn hoặc nhà

cung cấp dịch vụ (hiện thị số tiền tạm ứng và chi tiết tài khoản ngân hàng)

Thanh toán theo tiến độ Hoá đơn của chuyên gia tư vấn hoặc nhà

cung cấp dịch vụ (hiển thị ngày, số tiền, và chi tiết tài khoản ngân hàng)

1 “(Các) Bên vay” trong sổ tay có nghĩa là người vay, người nhận tài trợ (các khoản viện trợ), và/hoặc các

cơ quan chủ quản trừ khi có yêu cầu khác đi.

2 Nếu các chứng từ bổ sung được thể hiện bằng ngôn ngữ địa phương, cần thiết phải dịch một số mục quan trọng trong chứng từ, tài liệu (VD như tên của chứng từ, tên nhà cung cấp/ nhà thầu, mô tả hàng hóa và dịch vụ, số tiền và thời gian thanh toán).

THỦ TỤC THANH TOÁN TRỰC TIẾP

tiếp theo ở trang sau

7.4 Bảng tiếp theo

Hạng mục thanh toán Hình thức thanh toán Chứng từ bổ sung

Xây lắp Thanh toán tạm ứng Hoá đơn của nhà thầu (hiện thị ngày, số tiền,

và chi tiết tài khoản ngân hàng)Thanh toán theo tiến

độ Hoá đơn của nhà thầu và Chứng chỉ thanh toán tạm thờia hoặc tóm tắt tiến độ công việc

(hiển thị thời gian được bảo hành, số tiền, và chi tiết tài khoản ngân hàng)

Hoàn trả tiền giữ lại Hoá đơn của nhà thầu (hiện thị ngày, số tiền,

và chi tiết tài khoản ngân hàng) và bảo lãnh

vô điều kiện của ngân hàng (nếu được yêu cầu, theo mục 4.24)

a Chứng chỉ thanh toán tạm thời là chứng chỉ được kỹ sư dự án xác nhận bởi và được người đại diện có thẩm

quyền của bên vay thông qua.

7.5 Ngoài ra, chứng từ được liệt kê trong bản dưới đây phải được bên vay lưu giữ

cho báo cáo kiểm toán hàng năm/ hoặc phục vụ đánh giá của ADB (xem mục

4.29 về việc thời gian lưu giữ tài liệu) ADB có quyền yêu cầu nộp các văn bản đó

nếu thấy cần thiết

Hạng mục thanh toán Hình thức thanh toán chủ quản/thực hiện dự án cần lưu giữ Chứng từ bổ sung cơ quan

Hàng hoá Thanh toán một lần

hoặc thanh toán làm nhiều kỳ

Hoá đơn vận tải hoặc biên lai giao hàng, bảo lãnh của ngân hàng nếu cần thiết theo yêu cầu của hợp đồng, và các tài liệu liên quan khác như trong hợp đồng yêu cầu

Dịch vụ Thanh toán tạm ứng Điều khoản và điều kiện hợp đồng liên quan

đến việc thanh toán trước và thanh toán theo tiến độ, tách khoản phải trả, và các tài liệu liên quan khác như trong hợp đồng yêu cầu

Thanh toán theo tiến độXây lắp Thanh toán tạm ứng Điều khoản và điều kiện hợp đồng liên quan

đến việc thanh toán trước, bảo lãnh ngân hàng nếu trong hợp đồng yêu cầu, và các tài liệu liên quan khác như trong hợp đồng yêu cầu

Thanh toán theo tiến độ Tách khoản phải trả và các tài liệu liên quan

khác trong hợp đồng

Hoàn trả tiền giữ lại Điều khoản và điều kiện hợp đồng liên quan

đến việc hoàn trả tiền giữ lại, và các tài liệu liên quan khác như trong hợp đồng yêu cầu

7.6 Thủ tục giải trình và danh sách kiểm tra đối với thủ tục thanh toán trực tiếp được

trình bầy tại Phụ đính 7C

8 THỦ TỤC

CAM KẾT

Mô tả

8.1 Với thủ tục thư cam kết, ADB, theo đề nghị của bên vay1 đồng ý không hủy

ngang việc hoàn vốn cho một ngân hàng thương mại về việc thanh toán đã thực hiện hoặc sẽ được thực hiện cho một nhà cung cấp theo một thư tín dụng (LC) Thủ tục thư cam kết của ADB có thể không được sử dụng với nguồn vốn đồng tài trợ của các tổ chức đồng tài trợ (xem Chương 12)

8.2 Bảo đảm thanh toán của ADB theo thủ tục này được giới hạn trong số tiền có sẵn

trên tài khoản vốn vay

8.3 Theo thủ tục này, LC được phát hành bởi ngân hàng của bên vay (ngân hàng

phát hành LC) chỉ có hiệu lực nếu và khi ADB phát hành thư cam kết cho ngân hàng thông báo hoặc ngân hàng chiết khấu

8.4 Một thư cam kết được ADB phát hành theo thủ tục này là không hủy ngang theo

nghĩa các nghĩa vụ để giải ngân từ tài khoản vốn vay của ADB không bị ảnh hưởng bởi việc đình chỉ hay hủy bỏ khoản vay

Các yêu cầu cơ bản

8.5 Một đơn rút vốn được ký (xem Phụ đính 8A) đề nghị phát hành thư cam kết theo

mẫu ADB-CL được đệ trình lên ADB cùng với bảng tóm tắt cho thư cam kết (xem Phụ đính 8B) và các chứng từ theo yêu cầu Một đơn rút vốn riêng rẽ được yêu cầu cho mỗi đồng tiền mà thư cam kết đề nghị

Chứng từ bổ sung

8.6 Các chứng từ bổ sung được đệ trình lên ADB cùng với đơn rút vốn cho thủ tục

cam kết bao gồm: (i) một hợp đồng hoặc đơn đặt hàng được xác nhận, nếu trước

đó chưa đệ trình lên ADB; và (ii) bản sao LC đã ký mà cần có thư cam kết của ADB (xem mục 4.29 cho thời gian lưu trữ chứng từ bổ sung) ADB sẽ gửi trả lại đơn nếu không đáp ứng yêu cầu trên

1 “(Các) Bên vay” trong sổ tay có nghĩa là người vay, người nhận tài trợ (các khoản viện trợ), và/hoặc các

cơ quan chủ quản trừ khi có yêu cầu khác đi.

8.7 Với việc chấp thuận đề nghị của bên vay về cấp thư cam kết, ADB sẽ phát hành

một thư cam kết (xem Phụ đính 8C2) cho một ngân hàng thương mại được qui định

trong LC

8.8 Trong các trường hợp mà thư tín dụng phân định rõ ngân hàng thông báo và

ngân hàng thương mại được chỉ định, ADB sẽ phát hành thư cam kết cho ngân

hàng thương mại được chỉ định, với một bản sao được cung cấp cho ngân hàng

thông báo Cụm từ “đàm phán với bất cứ một ngân hàng nào” là không được

chấp thuận.3

8.9 “Chuyển nhượng” thư tín dụng cho phép các quyền và nghĩa vụ của người thụ

hưởng trong thư tín dụng (ví dụ: nhà sản xuất hoặc xuất khẩu) được chuyển giao

cho một bên khác, do đó tạo ra một người thụ hưởng thứ cấp, không được chấp

nhận theo thủ tục thư cam kết của ADB Vì vậy, Bên vay hoặc cơ quan thực hiện

không cần phải có ngân hàng phát hành thư tín dụng chấp thuận chuyển nhượng

thư tín dụng

8.10 Không có thư cam kết nào được phát hành nếu việc vận chuyển hoặc ngày hết

hạn thư tín dụng vượt quá ngày khóa sổ khoản vay

Chấp thuận thư cam kết

8.11 Yêu cầu thanh toán đầu tiên của ngân hàng thương mại được chỉ định theo thư

cam kết bao gồm các chấp thuận của ngân hàng đó về các điều khoản và điều

kiện của cam kết của ADB

Thanh toán cho các Ngân hàng thương mại

8.12 ADB thanh toán từ tài khoản vay sau khi nhận được xác nhận từ ngân hàng

thương mại được chỉ định của người cung cấp (thông thường là một ngân hàng

chiết khấu) rằng đã trả hoặc đồng ý trả theo các điều khoản của thư tín dụng

8.13 Các yêu cầu hoàn vốn từ ngân hàng thương mại được chỉ định thực hiện bằng

phương thức SWIFT đã được chứng thực hoặc telex đã được kiểm tra Từ “thứ

tín dụng” phải được viết trong yêu cầu hoàn vốn (xem Phụ đính 8C).

2 Phụ đính 8C là một mẫu của một thư cam kết dựa trên phương thức SWIFT Phụ lục 8D là một mẫu của

một bức thư cam kết trên giấy mà chỉ dùng nếu cần thiết.

3 Điều này là để giữ cho kết nối pháp lý giữa LC và thư cam kết của ADB, được gửi đến ngân hàng hoặc

người thụ hưởng cụ thể.

8.14 Chấp thuận trước của ADB được yêu cầu đối với các điều chỉnh thư tín dụng liên

quan đến những thay đổi như

• gia hạn ngày hết hạn của thư tín dụng vượt quá ngày khóa sổ khoản vay của tài khoản vay, như được qui định trong hiệp định vay, hoặc các gia hạn khác được thực hiện bởi ADB

• thay đổi về giá trị hoặc đồng tiền của thư tín dụng;

• mô tả hoặc số lượng hàng hóa;

8.16 Bên vay đề nghị ADB phê duyệt điều chỉnh LC ngay sau khi điều chỉnh LC được

ngân hàng phát hành LC thực hiện (xem Phụ đính 8E) Bản sao của điều chỉnh đã được ký phải được đính kèm với đề nghị nêu trên

8.17 ADB thông báo việc phê duyệt của mình cho ngân hàng thương mại được chỉ

định và bên vay theo mẫu được trình bầy tại Phụ đính 8F hoặc bằng phương thức SWIFT đã được chứng thực, telex đã được kiểm tra, hoặc bằng một thư chấp thuận chính thức

8.18 ADB có thể cho phép bên vay, trong một số trường hợp khẩn cấp, gửi đề nghị

phê duyệt cho điều chỉnh LC bằng fax Nội dung đề nghị chấp thuận cho điều chỉnh LC phải bao gồm số hiệu khoản vay, số thư cam kết, số LC, bản chất và lý

do của việc điều chỉnh Bản sao của điều chỉnh LC phải đính kèm đề nghị này.8.19 Nội dung đề nghị này phải nêu rõ rằng việc điều chỉnh đã được thực hiện bởi

ngân hàng phát hành LC và đề nghị phê duyệt điều chỉnh LC và một bản sao của

LC điều chỉnh phải được gửi bằng đường máy bay tới ADB

8.20 Các điều chỉnh LC không cần phải nộp cho ADB để phê duyệt bao gồm: (i) gia

hạn ngày hết hạn và ngày vận chuyển cho đến ngày khóa sổ khoản vay; và (ii) các điều chỉnh khác ngoại trừ các nội dung qui định tại đoạn 8.14 Bên vay chỉ cần thông báo với ADB về việc sử dụng mẫu chuẩn (xem Phụ đính 8G) và đệ trình một bản sao điều chỉnh đã ký Điều này đảm bảo ADB thanh toán ngay cho các đề nghị thanh toán nhận được từ ngân hàng thương mại được chỉ định

8.21 Bên vay, khi đề nghị một thư cam kết, đồng ý trong đơn đề nghị rằng nếu đồng USD

hoặc quyền rút vốn đặc biệt (SDR)4 tương đương được nêu trong cam kết của ADB

bị vượt quá tại thời điểm ADB thanh toán do những biến động của đồng tiền, ADB

có thể sử dụng phần chưa cam kết trong khoản vay để bù vào sự chênh lệch đó Nếu

phần chưa cam kết trong khoản vay không đủ, bên vay đồng ý thanh toán ngay

nghĩa vụ còn lại theo LC sau khi nhận được thông báo của ADB

Những điểm không thống nhất

8.22 ADB sẽ không thanh toán cho các đề nghị của ngân hàng thương mại được chỉ

định nếu có bất kỳ sự không thống nhất nào giữa tài liệu vận chuyển và các điều

kiện của LC Trong trường hợp này, ngân hàng thương mại được chỉ định phải

thông qua ngân hàng phát hành LC để đề nghị cơ quan có thẩm quyền của bên

vay chấp thuận cho phép thanh toán mặc dù có những không thống nhất đó

Mối liên quan giữa thư tín dụng và thư cam kết

8.23 LC được kết nối với thư cam kết của ADB theo điều khoản sau:

“Thư tín dụng này được lập theo khoản vay ADB (số) - và chỉ có hiệu

lực nếu và khi ADB phát hành thư cam kết của mình cho ngân hàng thương

mại được chỉ định Để thanh toán, xin theo chỉ dẫn đã nêu trong thư cam kết”

8.24 Thư tín dụng không có điều khoản tương tự Thay vào đó, nó lập tức có hiệu lực

ngay khi ngân hàng phát hành LC cam kết tài trợ cho giao dịch Cam kết của

ADB, nếu và chỉ khi được phát hành, sẽ chuyển cam kết tài trợ từ ngân hàng phát

hành LC sang ADB Trong trường hợp này, LC bao gồm điều khoản sau:

“Việc tài trợ của thư tín dụng này được thực hiện bởi - (ngân hàng

phát hành LC) Tuy nhiên, nó được lập theo khoản vay ADB (số) -

và nếu và khi ADB phát hành thư cam kết của mình cho ngân hàng thông báo

hoặc ngân hàng chiết khấu, ngân hàng thông báo hoặc ngân hàng chiết khấu

sẽ tuân thủ các điều khoản đã được nêu trong thư cam kết nói trên và sẽ đề

nghị thanh toán hoặc hoàn vốn từ ADB”

8.25 Diễn giải thủ tục và danh sách kiểm tra cho thủ tục cam kết được nêu tại Phụ

đính 8H

4 SDR là tài sản dự trữ quốc tế được Quỹ tiền tệ Quốc tế đưa ra năm 1969 để bổ sung dự trữ chính thức của

các nước thành viên Giá trị của nó dựa trên mệnh giá của bốn loại tiền tệ quốc tế—Đô la Mỹ, Yên Nhật,

đồng bảng Anh, và Euro Nguồn: http://www.imf.org/external/np/exr/facts/sdr.htm

Mô tả

9.1 Thủ tục hoàn vốn là thủ tục rút vốn mà ADB thanh toán từ tài khoản vay vào tài

khoản của bên vay1 cho những chi tiêu hợp lệ đã phát sinh và được bên vay thanh toán từ nguồn vốn ngân sách hoặc từ nguồn vốn tự có

9.2 Theo thủ tục này, ADB chỉ thanh toán cho bên vay chứ không phải cho bên thứ 3

(ví dụ nhà cung cấp, nhà thầu)

9.3 Thủ tục này thông thường yêu cầu đệ trình bộ chứng từ hoàn chỉnh, trừ khi bộ

chứng từ giản lược (xem đoạn 9.7-9.9) được phê duyệt

Các yêu cầu cơ bản

9.4 Một đơn rút vốn được ký (xem phụ đính 7A) phải được đệ trình lên ADB cùng

với một bảng tóm tắt (xem phụ đính 7B) cùng với chứng từ bổ sung theo yêu cầu.9.5 Các chi tiêu đã được phát sinh và đã được bên vay thanh toán từ nguồn vốn của

mình

Chứng từ bổ sung

9.6 Các bằng chứng hoặc hóa đơn thanh toán (hiện thị số tiền đã thanh toán, ngày

thanh toán và người thụ hưởng) phải nộp cùng với đơn rút vốn theo yêu cầu, ngoài một số chứng từ giống như yêu cầu của thanh toán trực tiếp (xem đoạn 7.4), trừ khi bộ chứng từ giản lược (xem đoạn 9.7-9.29) được phê duyệt.2 ADB sẽ gửi trả lại đơn rút vốn khi không đáp ứng được các yêu cầu trên Ngoài ra, bên vay nên giữ lại một bộ chứng từ bổ sung giống như yêu cầu của thủ tục rút vốn vốn trực tiếp (xem đoạn 7.5 và 4.29)

1 “(Các) Bên vay” trong sổ tay có nghĩa là người vay, người nhận tài trợ (các khoản viện trợ), và/hoặc các

cơ quan chủ quản trừ khi có yêu cầu khác đi Hoàn vốn cũng có thể được thực hiện cho các cơ quan thực hiện, nếu thích hợp

2 Nếu chứng từ bổ sung được viết bằng ngôn ngữ địa phương, thì nên có một bản dịch tiếng Anh của các

từ quan trọng và các hạng mục trong văn bản (ví dụ tiêu đề của tài liệu, tên nhà cung cấp và/hoặc nhà thầu, mô tả mặt hàng và dịch vụ, giá trị, và ngày).

THỦ TỤC HOÀN VỐN

9.7 Khi việc cung cấp bộ chứng từ hoàn chỉnh là không thực tế, là một gánh nặng,

cồng kềnh hoặc tốn kém, và nếu những điều kiện (xem đoạn 9.15 hoặc 9.27) được

đáp ứng, ADB có thể chấp nhận một bộ chứng từ giản lược theo những thủ tục sau:

Thủ tục giải trình

9.8 Thủ tục giải trình và danh sách kiểm tra đối với thủ tục hoàn vốn được thể hiện

trong Phụ đính 9A

Thủ tục Sao kê chi tiêu

9.9 Thủ tục báo cáo sao kê chi tiêu (SOE) là một thủ tục đơn giản không yêu cầu nộp

chứng từ bổ sung của việc chi tiêu dưới mức trần đã được phê duyệt (xem đoạn

9.18-9.20) Nếu số tiền của một lần thanh toán vượt quá mức trần, chứng từ bổ

sung phải nộp cho ADB theo các quy định về thủ tục được áp dụng như yêu cầu

9.10 Thủ tục lấy tên từ mẫu báo cáo sao kê chi tiêu được nộp cùng với Đơn xin rút

vốn Báo cáo sao kê chi tiêu được dùng để thay thế cho các chứng từ và Bảng tóm

tắt thông thường

9.11 Mẫu báo cáo sao kê chi tiêu cung cấp các dữ liệu về các hợp đồng và các lần giải

ngân đến mức trần cho phép

9.12 Trong báo cáo sao kê chi tiêu, đại diện của cơ quan chủ quản (EA) hoặc cơ quan

thực hiện (IA) chuẩn bị báo cáo sao kê chi tiêu xác nhận như sau:

• Chi tiêu đã phát sinh và đã được thanh toán cho việc thi công của các hoạt

động dự án theo các điều khoản và điều kiện của Hiệp định vay;

• Tất cả các hồ sơ chứng thực các chi phí trên được lưu giữ và sẽ được cung

cấp để kiểm toán và đại diện ADB kiểm tra theo yêu cầu; và

• Các thanh toán chưa được chia tách để có thể vượt qua mức trần đã được

quy định của Báo cáo sao kê chi tiêu

9.13 Để thuận tiện cho bên vay, cuốn sổ tay này cung cấp mẫu báo cáo chi tiêu như

sau (mẫu cho từng dự án riêng biệt đã được ADB phê duyệt [mẫu linh hoạt] cũng

được chấp thuận):

• Báo cáo sao kê chi tiêu cho khoản thanh toán không vượt quá mức trần đã

được quy định của báo cáo sao kê chi tiêu (xem phụ đính 9B); và

• Báo cáo sao kê chi tiêu cho khoản vay qua trung gian tài chính (xem phụ

đính 9C, và đoạn 11.8)

9.14 Thủ tục báo cáo sao kê chi tiêu cũng có thể được dùng khi thanh toán hoặc bổ

sung thêm tài khoản tạm ứng, nếu được quy định trong Hướng dẫn quản lý dành riêng cho Dự án (PAM)

Điều kiện phê duyệt sử dụng thủ tục Sao kê chi tiêu

9.15 Để có thể được phép sử dụng thủ tục báo cáo sao kê chi tiêu, cần phải có các điều

kiện sau:

• Không khả thi khi cung cấp bộ chứng từ hoàn chỉnh: Thủ tục báo cáo sao

kê chi tiêu cần được áp dụng khi việc đòi hỏi cung cấp một bộ chứng từ hoàn chỉnh là không thực tế Điều này có thể áp dụng cho các chi phí hoạt động của

Cơ quan thực hiện hoặc các chi tiêu liên quan đến các hợp đồng công trình xây dựng nhỏ nằm rải rác trên một địa bàn rộng lớn

• Năng lực của bên vay: Cơ quan chủ quản (EA) và/hoặc cơ quan thực hiện (IA)

phải có năng lực quản lý và kế toán để chuẩn bị và lưu giữ hồ sơ báo cáo sao kê chi tiêu đúng đắn và luôn sẵn sàng để kiểm tra

• Tổ chức kiểm toán: Cơ quan chủ quản (EA) và/hoặc cơ quan thực hiện (IA)

phải có năng lực tổ chức kiểm toán định kỳ hoặc kiểm toán hàng năm đối với các giao dịch sao kê chi tiêu như là một phần của kiểm toán dự án

Phê duyệt thủ tục Sao kê chi tiêu

9.16 Trong thời gian chuẩn bị dự án, cán bộ ADB phải chỉ ra việc sử dụng thủ tục

SOE là cần thiết Nếu thủ tục được phê duyệt, thì thủ tục này phải được đưa vào Hướng dẫn quản lý dành riêng cho Dự án (PAM)

9.17 Nếu trong thời gian thực hiện dự án mà bên vay cần sử dụng bộ chứng từ giản

lược, bên vay có thể yêu cầu ADB phê duyệt nhu cầu này (xem đoạn 4.13-4.14)

Hạn mức trong thủ tục Sao kê chi tiêu

9.18 Đối với các khoản vay dự án, mức trần là 100.000 USD cho một khoản thanh toán

(mức trần được hiểu là giá trị đã được cơ quan chủ quản và/hoặc cơ quan thực thi thanh toán, mà không cần tính đến phần tài trợ của ADB) Bất kỳ mức trần nào khác phải được ADB phê duyệt trên cơ sở từng trường hợp cụ thể Mức trần này cần được quy định trong Hướng dẫn quản lý dành riêng cho Dự án (PAM)

9.19 Về nguyên tắc, đối với các khoản vay trung gian tài chính, mức trần là “hạn mức

tự do” (xem chương 11)

9.20 Việc tăng mức trần cần phải được ADB phê duyệt (xem đoạn 4.13-4.14)

Những thanh toán không hợp lệ

9.21 Khi Ngân hàng phát hiện ra bất cứ thanh toán nào thực hiện theo thủ tục Báo cáo

sao kê chi tiêu không có đầy đủ chứng từ hoặc không hợp lệ, Ngân hàng có thể khấu trừ số tiền không có chứng từ hoặc không hợp lệ trong những lần rút tiền hoàn vốn tiếp theo hoặc yêu cầu Bên vay hoặc Cơ quan chủ quản dự án hoàn trả

số tiền đó vào tài khoản vốn vay

9.22 Hồ sơ SOE phải được kiểm toán thường xuyên bởi các kiểm toán viên độc lập và

có đủ năng lực, được ADB chấp nhận Kiểm toán được thực hiện như một phần

của kiểm toán hàng năm thông thường đối với các báo cáo tài chính của dự án Ý

kiến của mỗi kiểm toán riêng biệt được đưa vào trong báo cáo kiểm toán

Kiểm tra của cán bộ ADB

9.23 ADB giữ quyền kiểm tra lựa chọn hoặc kiểm tra mẫu đối với các chi tiêu nằm

trong SOE thông qua các phái đoàn kiểm tra giải ngân hoặc các phái đoàn kiểm

tra dự án Hồ sơ chứng từ được lưu giữ tại trụ sở cơ quan chủ quản dự án/hoặc

cơ quan thực hiện dự án (xem đoạn 4.29 về việc lưu giữ hồ sơ chứng từ) và phải

luôn sẵn sàng để các phái đoàn kiểm tra giải ngân và kiểm điểm dự án kiểm tra

hoặc phải trình bộ chứng từ trên cơ sở chọn mẫu theo yêu cầu của ADB

Đình chỉ sử dụng thủ tục Sao kê chi tiêu

9.24 ADB có thể đình chỉ sử dụng thủ tục SOE khi

• Bên vay liên tục đề nghị thanh toán những khoản chi tiêu không hợp lệ;

• Bên vay không nộp báo cáo kiểm toán trước thời hạn qui định;

• Báo cáo kiểm toán hoặc thư quản lý nêu những dấu hiệu bất thường đáng

kể trong việc quản lý tài chính, kế toán, kiểm soát nội bộ, hoặc sử dụng tiền

của ADB trong quá trình thực hiện dự án; hoặc

• Các phái đoàn kiểm tra giải ngân hoặc kiểm tra dự án chỉ ra những dấu hiệu

bất thường đáng kể trong việc sử dụng tiền của ADB

Thủ tục các công trình tự làm

9.25 Thủ tục các công trình tự làm (FAW) là thủ tục để hoàn vốn cho bên vay đối với

những chi tiêu trong khi thực hiện những công trình xây dựng cụ thể đã được

phê duyệt cần thiết cho dự án Thủ tục này có thể được sử dụng theo thủ tục quỹ

tạm ứng Hai giấy chứng nhận được sử dụng thay thế cho những chứng từ thông

thường là: Giấy thứ nhất về tiến độ thực tế của dự án (Phần 1) và giấy thứ hai về

tiến độ tài chính của dự án (Phần 2) (xem phụ đính 9D)

9.26 Để hỗ trợ trong quá trình lũy kế được ghi trên giấy chứng nhận đầu tiên (xem

phần 1 phụ đính 9D), thông tin trong tiến độ hoàn thành công trình trên thực

tế được thực hiện theo thủ tục FAW bao gồm một báo cáo về tiến độ dự án,3 mà

được cung cấp riêng cho ADB từ mẫu đơn rút vốn và những chứng chỉ cho thủ

tục FAW

3 Xem Hướng dẫn Quản lý Dự án chung của ADB (PAI) No 5.01.