Cơ sở lý luận
Tổng quan về vận tải
1.1.1.1 Một số khái niệm a) Vận tải
Vận tải là hoạt động kinh tế nhằm đáp ứng nhu cầu di chuyển của con người (hành khách) và hàng hóa Sự di chuyển này rất đa dạng và phong phú, tuy nhiên không phải mọi hình thức di chuyển đều được xem là vận tải.
Vận tải ô tô là hình thức vận tải phổ biến nhất trên toàn cầu, đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Với ưu điểm nổi bật như tính cơ động cao, tốc độ vận chuyển nhanh và chi phí thấp cho khoảng cách ngắn, vận tải ô tô vượt trội hơn so với vận tải đường sắt và đường thủy Ô tô có khả năng vận chuyển trực tiếp từ kho người gửi đến kho người nhận mà không cần qua các hình thức vận tải khác, và có thể hoạt động linh hoạt trên nhiều loại địa hình, kể cả những nơi chưa có đường sá.
Quá trình vận tải diễn ra ở nhiều địa điểm và thời gian khác nhau, do đó, hiệu quả và tính liên tục của nó phụ thuộc vào việc xác định thời gian thực hiện các công việc Mỗi chuyến xe trong quá trình vận tải là một chu kỳ, bao gồm các công việc được thực hiện liên tiếp, kết thúc một chuyến xe cũng chính là kết thúc một quá trình sản xuất vận tải, với một lượng sản phẩm đã được sản xuất và tiêu thụ Giống như các ngành sản xuất khác, quá trình vận tải cũng có chu kỳ sản xuất, và mỗi chu kỳ tạo ra một số lượng sản phẩm nhất định Chuyến xe là tập hợp đầy đủ tất cả các yếu tố của quá trình vận tải, từ khi phương tiện đến địa điểm xếp hàng cho đến khi hoàn thành các yếu tố tại địa điểm tiếp theo.
Sản phẩm vận tải được coi là "hàng hoá đặc biệt" với giá trị và giá trị sử dụng riêng, trong đó giá trị hàng hoá phản ánh lượng lao động xã hội cần thiết Giá trị sử dụng của sản phẩm vận tải thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu di chuyển Ngành vận tải có những đặc điểm khác biệt so với các ngành sản xuất vật chất khác, đặc biệt trong quá trình sản xuất, sản phẩm và tiêu thụ Quá trình vận chuyển hàng hóa và hành khách diễn ra trong không gian và thời gian tạo nên sản phẩm vận tải, được đánh giá qua hai chỉ tiêu chính.
Khối lượng vận chuyển (Q) là một chỉ số quan trọng trong ngành logistics, được định nghĩa là khối lượng hàng hóa được vận chuyển tính bằng tấn, và đối với vận chuyển hành khách, khối lượng này được tính bằng số lượng hành khách.
Lượng luân chuyển (P) trong vận chuyển hàng hóa được đo bằng lượng luân chuyển hàng hóa (đơn vị là TKm), trong khi đó, vận chuyển hành khách được tính bằng lượng luân chuyển hành khách (đơn vị là HK.Km).
Vận tải ô tô đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa và hành khách, đáp ứng nhu cầu nguyên liệu cho sản xuất và tiêu dùng Thiếu vận tải ô tô, quá trình sản xuất sẽ bị ảnh hưởng, giao lưu hàng hóa và di chuyển của người dân sẽ gặp khó khăn Nó là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, kết nối các khu vực thành phố và nông thôn, cũng như hỗ trợ chuyển tải giữa các phương thức vận tải khác như đường sắt, hàng không và đường thủy.
1.1.2 Chi phí trong vận tải
1.1.2.1 Một số phân loại chi phí
Chi phí sản xuất kinh doanh là một yếu tố kinh tế quan trọng, phản ánh toàn bộ chi phí lao động và tài nguyên mà doanh nghiệp cần đầu tư để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong một khoảng thời gian nhất định Những chi phí này bao gồm cả hao phí lao động sống và lao động quá khứ, nhằm giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu cụ thể.
Chi phí sản xuất kinh doanh có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau, tùy thuộc vào mục đích quản lý Một trong những phương thức phổ biến là phân loại chi phí theo định phí và biến phí Định phí, hay còn gọi là chi phí cố định, là loại chi phí không thay đổi theo quy mô sản xuất trong một khung công suất nhất định.
Biến phí, hay còn gọi là chi phí biến đổi, là loại chi phí thay đổi theo khối lượng sản phẩm, nhưng chi phí cho mỗi sản phẩm vẫn giữ nguyên Việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với sản phẩm sản xuất giúp hiểu rõ hơn về cách thức quản lý và tối ưu hóa chi phí trong quá trình sản xuất.
Toàn bộ chi phí được phân ra: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
Chi phí trực tiếp là những khoản chi phí gắn liền với đối tượng chịu phí, có thể xác định và tính toán một cách rõ ràng cho đối tượng đó.
Chi phí gián tiếp là loại chi phí liên quan đến đối tượng chịu phí nhưng không thể xác định một cách rõ ràng Việc phân loại chi phí theo lĩnh vực sản xuất kinh doanh giúp hiểu rõ hơn về cách thức quản lý và tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp.
Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí cho sản xuất kinh doanh được phân ra theo lĩnh vực hoạt động sản xuất Ví dụ:
- Chi phí sản xuất sản phẩm dịch vụ
- Chi phí phi sản xuất sản phẩm dịch vụ d) Phân loại chi phí theo các giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh
Phân loại chi phí giúp dự đoán nhu cầu tài chính và phân tích sự quay vòng của chi phí Tất cả chi phí trong sản xuất kinh doanh được chia thành các nhóm khác nhau.
- Chi phí chuẩn bị sản xuất kinh doanh
- Chi phí cho quá trình sản xuất sản phẩm
- Chi phí cho việc tiêu thụ sản phẩm (trong lưu thông) e Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế
Chi phí có thể được phân loại theo nội dung kinh tế hoặc theo hạng mục chi Mỗi nhóm chi phí đại diện cho một yếu tố đầu vào, và các chi phí trong cùng nhóm có ý nghĩa kinh tế tương tự trong việc tạo ra sản phẩm dịch vụ Phân loại này giúp lựa chọn các phương án tối ưu kết hợp các yếu tố đầu vào, đồng thời phản ánh trình độ quản lý, trang thiết bị kỹ thuật và công nghệ sản xuất Theo nội dung kinh tế, chi phí được chia thành nhiều loại khác nhau.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí nguyên, nhiên, vật liệu
- Chi phí bảo dưỡng sửa chữa tài sản
- Chi phí dụng cụ sản xuất
- Chi phí khấu hao tài sản
Chi phí vận tải hàng hoá đường bộ bao gồm tất cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến hoạt động vận chuyển hàng hóa Tùy thuộc vào mục đích theo dõi, quản lý hoặc đánh giá, các chi phí này có thể được phân chia thành nhiều khoản mục khác nhau.
- Chi phí tiền lương và các khoản theo lương của lái phụ xe: là chi phí trả cho người điều khiển phương tiện vận chuyển như lương, phụ cấp, …
Tổng quan về kế toán quản trị
Kế toán quản trị, hay còn gọi là kế toán quản lý, là một lĩnh vực chuyên môn trong kế toán nhằm nắm bắt thực trạng tài chính của doanh nghiệp Thông tin từ kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản trị nội bộ và ra quyết định Nó không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn phục vụ cho việc kiểm soát và đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
1.2.1.2 Vai trò kế toán quản trị đối với hoạt động vận tải Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp vận tải phải không ngừng sử dụng các nguồn lực để tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu quả kinh doanh Muốn thực hiện được mục tiêu đó, nhất thiết phải có một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp cho nhà quản lý thực hiện việc kiểm soát chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, đồng thời tăng chất lượng dịch vụ vận tải trong môi trường cạnh tranh toàn cầu hiện nay, phù hợp với xu thế hội nhập, đó là sử dụng kế toán quản trị, đặc biệt là kế toán quản trị chi phí. Để trở thực hiện vai trò là công cụ kiểm soát hiệu quả, Kế toán quản trị thưc hiện các nhiệm vụ sau:
- Chọn lọc và ghi chép số liệu về các loại chi phí.
- Phân tích sự thay đổi chi phí, mối quan hệ giữa các loại chi phí.
- Lập dự toán và truyền đạt thông tin
- Kiểm tra, kiểm soát, hoạt động thông tin từ trước, trong và sau quá trình hoạt động kinh doanh.
- Lập báo cáo về chi phí hỗ trợ cho nhà quản trị doanh nghiệp ra quyết định.
1.2.2 Báo cáo kế toán quản trị
1.2.2.1 Đối tượng sử dụng và mục đích của báo cáo a) Đối tượng sử dụng
Báo cáo kế toán quản trị là công cụ truyền tải thông tin tài chính quan trọng, hỗ trợ người dùng trong việc đưa ra quyết định kinh tế Để hiệu quả, báo cáo này cần cung cấp thông tin phù hợp, kịp thời và thích hợp với từng đối tượng sử dụng, đồng thời đảm bảo chi phí xử lý hợp lý.
Vai trò chủ yếu của nhà quản lý là ra quyết định, điều này phân biệt họ với những người khác trong doanh nghiệp Để thực hiện tốt vai trò này, nhà quản lý cần có thông tin, và nhu cầu thông tin của họ có thể được đáp ứng từ nhiều nguồn khác nhau Một trong những nguồn quan trọng cung cấp thông tin cho các nhà quản lý là báo cáo của kế toán quản trị, giúp họ đưa ra những quyết định chính xác và hiệu quả.
Mục đích của báo cáo kế toán quản trị định hình quá trình soạn thảo và trình bày báo cáo này Đồng thời, mục đích này cũng bị ảnh hưởng bởi các đối tượng sử dụng và nhu cầu thông tin của họ.
Mặc dù báo cáo tài chính cung cấp thông tin quan trọng cho các bên ngoài doanh nghiệp, nhưng chúng không đầy đủ để hỗ trợ ra quyết định kinh tế, vì chỉ phản ánh các ảnh hưởng tài chính từ quá khứ và thiếu thông tin phi tài chính Trong khi thông tin tài chính có thể hữu ích cho quản lý nội bộ, nhiều thông tin cần thiết cho việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định không có trong các báo cáo tài chính Những thông tin này được cung cấp qua các báo cáo quản trị, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý.
1.2.2.2 Đặc điểm thông tin, nguyên tắc và các phương pháp kỹ thuật sử dụng a) Đặc điểm thông tin
Mục tiêu chính của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận, và quản trị doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc đạt được điều này Để thành công trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, các nhà quản trị cần thiết lập mục tiêu cụ thể, xây dựng phương pháp thực hiện, tổ chức công việc, chỉ huy và theo dõi tiến độ Họ cũng phải đánh giá hiệu quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của từng bộ phận và cá nhân Trong suốt quá trình này, thông tin cần thiết không chỉ nằm trong báo cáo tài chính mà còn đến từ nhiều nguồn khác để hỗ trợ quyết định quản lý.
Có rất nhiều loại thông tin kế toán quản trị và chúng có thể được phân loại theo ba cách khác nhau:
- Căn cứ vào đặc điểm thì thông tin kế toán quản trị được phân loại thành:
Thông tin phi tài chính
- Căn cứ vào thời gian phát sinh thì thông tin kế toán quản trị được chia thành:
Thông tin hướng về tương lai
- Căn cứ vào phạm vi thông tin thì thông tin kế toán quản trị bao gồm:
Thông tin bên trong doanh nghiệp
Thông tin bên ngoài doanh nghiệp
Để hoạch định ngắn hạn và dài hạn, các nhà quản trị cần thông tin tài chính và phi tài chính, bao gồm dữ liệu về thị phần, sự hài lòng của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, và xu hướng phát triển ngành Thông tin kế toán quản trị rất đa dạng, vượt ra ngoài hệ thống kế toán hiện tại của doanh nghiệp.
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị cần tuân thủ các nguyên tắc quan trọng như tính lợi ích, đảm bảo rằng báo cáo mang lại giá trị cho người sử dụng Hệ thống cũng phải linh hoạt, cho phép điều chỉnh theo nhu cầu thực tế Tính đúng địa chỉ là yếu tố cần thiết để thông tin đến đúng đối tượng cần thiết Bên cạnh đó, báo cáo cần đầy đủ, cung cấp thông tin cần thiết mà không thiếu sót Để người dùng dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ, tính dễ hiểu là điều không thể thiếu Cuối cùng, tính so sánh giúp đánh giá hiệu quả và đưa ra quyết định chính xác hơn.
Các phương pháp kỹ thuật sử dụng:
- Thiết kế thông tin thành dạng so sánh được
- Trình bày mối quan hệ giữa các thông tin kế toán theo dạng phương trình.
- Trình bày các thông tin dưới dạng đồ thị.
Thực trạng và phương hướng xây dựng hệ thống báo cáo quản trị chi phí vận tải tại Duy Tân
Thực trạng vận tải Duy Tân
Vận tải Duy Tân đóng vai trò quan trọng trong hệ thống hậu cần, kết nối các nguồn lực để đảm bảo hoạt động liên tục từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm Công ty tham gia vào việc lưu chuyển nguyên vật liệu, vật tư và bán thành phẩm giữa các nguồn cung ứng và địa điểm sản xuất, cũng như vận chuyển sản phẩm đến các nhà phân phối và người tiêu dùng Do đó, chi phí vận tải chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hậu cần, và việc tiết kiệm chi phí này là rất cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động logistics.
Mô hình vận chuyển Duy Tân:
Hàng hóa và vật tư được nhà cung cấp giao đến kho lưu trữ của Duy Tân, từ đó sẽ được vận chuyển đến các nhà máy nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Sản phẩm từ các nhà máy được vận chuyển và lưu trữ tập trung tại các kho hàng chính và phụ Từ các kho hàng phụ, sản phẩm sẽ được chuyển đến kho bán chính tại địa chỉ 298 Hồ Học Lãm và sau đó phân phối đến khách hàng qua nhiều hình thức vận tải như ô tô, container và tàu biển.
2.1.2 Tình hình hoạt động vân chuyển qua các năm và phân loại
2.1.2.1 Tình hình chi phí vận chuyển qua các năm Đầu tiên, chúng ta cần xem qua bảng thống kê chi phí vận chuyển qua các năm từ 2013 đến 2017:
Bảng 2.1 Tình hình chi phí vận chuyển 2013-2017
1 Doanh thu toàn công ty 2.553
- Tốc độ tăng trưởng doanh thu 0% 5% 9% 9% 15%
2 Chi phí (CP) vận chuyển toàn công ty 56
- CP vận chuyển/ Doanh thu toàn công ty 2,20% 2,61% 2,88% 3,41% 3,55%
- Tốc độ tăng CP vận chuyển giữa các năm 0% 25% 20% 29% 20%
- Tốc độ tăng CP vận chuyển / Doanh thu toàn công ty 0% 19% 10% 19% 4%
2.1 Chi phí vận tải -Kho Vận 36
- Chi phí hoạt đông đội xe Duy Tân 33
- Chi phí thuê xe ngoài 3 3 13 24 32
- % CP vận tải kho vận/ CP vận chuyển toàn công ty 63% 70% 76% 76% 79%
- Tốc độ tăng CP vận tải-kho vận 0% 37% 30% 30% 25%
- Số lượng xe tải toàn Duy Tân qua các năm 74 86 100 112 130
- Tỷ lệ tăng số lượng xe tải Duy Tân 0% 16% 16% 12% 16%
2.2 Chi phí phòng giao nhận (Xuất khẩu) 8
- % CP giao nhận/CP vận chuyển toàn công ty 14% 14% 17% 23% 21%
- Tốc độ tăng CP giao nhận 0% 24% 48% 77% 9%
2.3 Chi phí vân chuyển ở bộ phận 13 6 1 - khác 12
- % CP VC ở bộ phận khác/CP vận chuyển toàn công ty 23% 17% 7% 1% 0%
Theo bảng 2.1 và biểu đồ 2.1, doanh thu toàn công ty đang tăng trưởng chậm hơn so với chi phí vận chuyển qua các năm.
Từ biểu đồ 2.1, có thể thấy rằng tốc độ tăng trưởng doanh thu và chi phí vận chuyển toàn công ty đang có sự chênh lệch rõ rệt Cụ thể, tỷ lệ chi phí vận chuyển so với doanh thu (biểu đồ 2.2) từ năm 2013 đến 2016 cho thấy chi phí vận chuyển tăng nhanh hơn, từ 10% lên 19% Dự kiến ngân sách năm 2017, sau khi điều chỉnh, sẽ tiếp tục tăng thêm khoảng 5% Điều này chỉ ra rằng việc kiểm soát chi phí vận chuyển cần được cải thiện để tránh những dấu hiệu không tốt cho hoạt động tài chính của công ty.
Biểu đồ 2.2 Tốc độ tăng chí phí vận chuyển/doanh thu của toàn công ty
Trước năm 2016, chi phí vận chuyển được phân bổ rải rác ở nhiều bộ phận như bán hàng, kinh doanh và xuất khẩu, và đã giảm dần từ 2013 đến 2016 Hiện nay, chi phí vận chuyển của công ty chủ yếu tập trung vào hai bộ phận chính: chi phí giao nhận và chi phí vận tải của Kho Vận Bộ phận giao nhận thực hiện các thủ tục và chi phí liên quan trực tiếp đến xuất khẩu hàng hóa, trong khi bộ phận vận tải của Kho Vận chịu trách nhiệm về nhu cầu vận chuyển nội bộ giữa các nhà máy, các kho và giao hàng cho khách hàng của Duy Tân.
Biểu đồ 2.3 Tỷ trọng và tốc độ tăng chi phí vận chuyển nằm ở các bộ phận
Biểu đồ 2.3 cho thấy chi phí vận tải-Kho Vận chiếm khoảng 80% tổng chi phí vận chuyển của công ty, trong khi chi phí bộ phận giao nhận chỉ chiếm 20% Từ năm 2013 đến 2016, chi phí giao nhận tăng nhanh hơn so với chi phí vận tải-Kho Vận, nhưng giá trị tuyệt đối của chi phí vận tải-Kho Vận (tăng trung bình ~20 tỷ/năm) vẫn cao hơn so với chi phí giao nhận (bình quân 5 tỷ) Trong ngân sách 2017, chi phí giao nhận có xu hướng giảm cả về tương đối (9%) và tuyệt đối (~3 tỷ) so với 2016, trong khi chi phí vận tải-Kho Vận tiếp tục tăng với tốc độ cao hơn doanh thu dự kiến (25% so với 15%) Do đó, bài nghiên cứu này sẽ tập trung vào việc kiểm soát chi phí vận tải-Kho Vận để nâng cao hiệu quả sử dụng.
Chi phí vận tải trong kho vận bao gồm hai phần chính: chi phí hoạt động của đội xe nội bộ và chi phí thuê ngoài Chi phí thuê ngoài phát sinh khi đội xe nhà Duy Tân hoạt động hết công suất nhưng vẫn không đáp ứng đủ nhu cầu vận chuyển của công ty Hơn nữa, việc đánh giá hiệu quả chi phí giữa việc sử dụng xe nội bộ và thuê xe cho các lộ trình xa như miền Bắc và miền Trung cũng là yếu tố quan trọng trong quyết định thuê xe.
Ba nguyên nhân chính dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng chi phí vận tải của Kho Vận qua các năm bao gồm: thông tin không đầy đủ, thống kê số liệu không chính xác và đánh giá thiếu khách quan.
Công ty đã chuyển giao các khoản chi phí vận chuyển nội địa từ các bộ phận như bán hàng, kinh doanh, và giao nhận về Kho Vận Đồng thời, với việc mở rộng thị trường, công ty cũng tăng cường vận chuyển hàng hóa trực tiếp đến các vùng xa như miền Trung và miền Bắc.
Với quy mô sản xuất ngày càng tăng, việc mở rộng hệ thống kho thông qua việc thuê nhiều địa điểm đã dẫn đến chi phí vận chuyển nội bộ gia tăng Điều này xảy ra giữa các nhà máy và kho, cũng như giữa các kho với nhau, trong khi chỉ có một kho xuất bán chính.
Quy mô đội xe vận tải đang mở rộng hàng năm với tỷ lệ khoảng 16% để đáp ứng nhu cầu giao hàng và vận chuyển nội bộ ngày càng tăng Tuy nhiên, sự gia tăng này cũng dẫn đến nhiều chi phí phát sinh chưa được kiểm soát chặt chẽ giữa bộ phận sử dụng chi phí và kế toán quản trị.
Nguyên nhân thứ ba là yếu tố quan trọng nhất, liên quan đến công tác quản lý nội bộ của bộ phận Khi bộ phận phối hợp hiệu quả với kế toán quản trị trong việc kiểm soát chi phí phát sinh, sẽ giúp đánh giá chính xác năng suất hoạt động và hiệu quả sử dụng chi phí.
2.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí vận tải - Kho Vận
Dựa trên trải nghiệm thực tế và số liệu tại bộ phận, kết hợp với các nghiên cứu toàn cầu, chúng tôi nhận thấy rằng những yếu tố sau đây có ảnh hưởng đáng kể đến việc gia tăng chi phí vận tải và kho vận.
Bảng 2.2 Tổng hơp các nhân tố ảnh hưởng chi phí Vân Tải-Kho Vận
Tên nhân tố Ảnh hưởng Giải pháp
1 Hệ thống đường bộ kém chất lượng Đây là yếu tố mang tính khách quan đối với công ty nhưng gây tác động lớn, gây trở ngại không nhỏ đối với hoạt động vận tải Hệ thống cơ sở hạ tầng giao thông yếu kém gây tiêu hao nhiên liệu vận hành máy móc do không di chuyển nhanh được, thậm
Phương hướng xây dựng hệ thống báo cáo quản trị chi phí vận tải tại Duy Tân 26
Khi thu thập các thông tin dữ liệu phục vụ cho mục đich quản trị cần đảm bảo 4 các nguyên tắc như sau:
- Chất lượng: dữ liệu đảm bảo tính trung thực, đầy đủ và cập nhật, được cung cấp một cách thống nhất và phù hợp với nhu cầu quản trị
- Tính kịp thời: kế hoạch cập nhật dữ liệu cần rõ ràng và cụ thể ,lịch trình cập nhật dữ liệu định kỳ được xác định trước
Bài viết này cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động của bộ phận, bao gồm cả những thông tin tích cực và tiêu cực, cùng với các dữ liệu tài chính và phi tài chính cần thiết.
Duy trì dữ liệu là quá trình quan trọng, trong đó dữ liệu cần được xử lý cẩn thận ngay khi tiếp nhận Cần xác định thời gian lưu trữ thông tin để đảm bảo người dùng có thể truy cập dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định.
2.2.1.2 Các nguồn cung cấp dữ liệu
Hiện nay, có hai nguồn dữ liệu chính: dữ liệu chiết xuất trực tiếp từ hệ thống như SAP và GPS, và dữ liệu được tổng hợp qua phần mềm Excel Dữ liệu từ SAP thường bao gồm thông tin chung giữa các phòng ban như doanh thu, tổng chi phí và thông tin sản phẩm Trong khi đó, dữ liệu từ GPS và dữ liệu thống kê qua Excel thường mang tính chất đặc thù của từng bộ phận, được cập nhật hàng ngày để phục vụ cho mục đích quản trị.
Dữ liệu chiết xuất từ SAP thường được sử dụng ở một số Tcode chính như:
Ke30 tổng hợp doanh thu và sản lượng hàng ngày, hàng tháng theo nhóm sản phẩm (ép, thổi) và theo vùng miền, nhằm phân tích hiệu quả hoạt động của đội xe tại từng khu vực Điều này giúp đánh giá ảnh hưởng của cơ cấu hàng bán đến chi phí vận hành của đội xe.
VT16 cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động hàng ngày của xe, bao gồm lộ trình, số km đã di chuyển, chi phí thuê xe và số chuyến hàng ngày Những dữ liệu này giúp theo dõi và thống kê hoạt động của đội xe theo ngày, tháng và năm, từ đó tạo điều kiện so sánh hiệu quả hoạt động theo thời gian.
KSB1, S_ALR và KOB1 là các công cụ cung cấp dữ liệu chi tiết về chi phí phát sinh của bộ phận, từ từng khoản mục phí đến tổng hợp theo từng xe Những công cụ này giúp theo dõi và kiểm soát tình hình sử dụng chi phí, đồng thời cho phép phân tích và so sánh những chi phí phát sinh không hiệu quả trong hoạt động.
ZSDQ01 và ZSDQ11 cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu bán hàng từ từng chuyến xe vận chuyển, giúp đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí.
Dữ liệu từ GPS cung cấp thông tin quan trọng về phương tiện trong suốt quá trình hoạt động, bao gồm điểm xuất phát, điểm đến, thời gian dừng xe, cảnh báo bảo trì sắp đến và quãng đường đã di chuyển.
2.2.2 Báo cáo quản lý chi phí vận tải-Kho vận
2.2.2.1 Chi phí đội xe vận tải Duy Tân
Chi phí đội xe vận tải Duy Tân bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để duy trì hoạt động của đội xe tải, bao gồm cả chi phí trực tiếp và chi phí quản lý gián tiếp Trong lĩnh vực vận tải hàng hóa đường bộ, các chi phí được phân chia thành nhiều khoản mục theo cấu trúc chi phí và giá thành qua các năm.
Biểu đồ 2.4 thể hiện cấu trúc giá thành đội xe vận tải Duy Tân, trong đó chi phí hoạt động được phân chia thành 6 nhóm chính: nhiên liệu, cầu đường và các khoản phí phát sinh khi giao hàng, lương và phụ cấp, khấu hao và thuê bãi đậu xe, sửa chữa, cùng các khoản chi phí khác Nhìn vào biểu đồ, có thể thấy rằng bốn nhóm chi phí có sự biến động lớn nhất là nhiên liệu, lương, sửa chữa và cầu đường.
Hai nhóm chi phí khác, bao gồm khấu hao và thuê bãi, thường ổn định qua các năm do chủ yếu là chi phí cố định và tăng trưởng theo quy mô đội xe Tuy nhiên, sự biến động không ổn định của chúng có thể gây ra nhiều rủi ro nếu không được theo dõi và kiểm soát liên tục Do đó, các báo cáo quản trị sẽ tập trung chủ yếu vào bốn nhóm chi phí, trong đó chi phí nhiên liệu là một yếu tố quan trọng cần được chú ý.
Hiện tại, đội xe vận tải chủ yếu sử dụng dầu DO, với chi phí nhiên liệu biến động theo giá dầu và lượng tiêu thụ Vì giá cả phụ thuộc vào thị trường, việc kiểm soát tiêu thụ nhiên liệu là rất cần thiết Để quản lý lượng tiêu thụ hợp lý và tránh thất thoát, cần xây dựng định mức tiêu thụ cho từng loại phương tiện và quy trình cấp phát nhiên liệu chặt chẽ.
Trước tháng 4/2017, định mức tiêu thụ nhiên liệu của đội xe không còn phù hợp với thực tế do được xây dựng dựa trên số liệu từ 2014 đến 2017 Việc sử dụng phương tiện trong thời gian dài (>2 năm) và sự xuất hiện của những dòng xe mới cùng các lộ trình đặc biệt đã làm thay đổi mức tiêu thụ, cần thiết phải đo lại để có định mức chính xác hơn Hơn nữa, cách áp dụng định mức hiện tại khá phức tạp, với hai giá trị là định mức min và max Định mức min là số lít cố định cho từng loại xe, dùng để dự trù ngân sách hàng năm, trong khi định mức max áp dụng thêm khi tài xế vượt định mức min, dẫn đến chênh lệch giữa ngân sách và chi phí thực tế, làm cho việc dự báo chi phí không còn chính xác.
Quy trình cấp phát nhiên liệu cho tài xế tiềm ẩn rủi ro, đặc biệt là trong khâu cấp phiếu nhiên liệu hàng ngày Rủi ro này đến từ việc người phụ trách cấp phát phải ghi chép đầy đủ từng thời điểm cấp cho từng xe trong tháng Đồng thời, cần kiểm tra lượng nhiên liệu đã cấp trước đó để đảm bảo đủ điều kiện cấp phiếu mới, thông qua việc theo dõi số km xe đã hoạt động.
Từ cuối tháng 04/2017, đội xe đã phối hợp với các phòng ban liên quan để đo lại định mức mới, với sự giám sát của nhân viên theo từng nhóm xe Định mức mới sẽ được áp dụng từ tháng 07/2017 sau khi được hội đồng đánh giá Nhân viên giám sát cần đảm bảo nhiên liệu được đổ đầy khi bắt đầu và kết thúc để đảm bảo độ chính xác trong việc tính toán số lít tiêu thụ Việc ghi chú thông tin chi tiết trên biên bản sẽ giúp giảm thiểu rủi ro Định mức mới có một giá trị duy nhất và cách áp dụng đơn giản hơn, giúp giảm bớt rủi ro tính toán và điều chỉnh ngân sách hàng tháng, từ đó tăng độ chính xác của dự báo chi phí thực tế sử dụng.
