Chương 2 đặc điểm kế toán trong các DN KD thương mại

Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng 2.2.. Kế toán nghiệp vụ bán hàng 2.3.. Kế toán chi tiết kho hàng... – tổng thanh toán tiền bao bì... kế toán ghi.. Tổng thanh toán

CHƯƠNG 2 ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ KINH

DOANH THƯƠNG MẠI

2.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng

và thanh toán tiền hàng 2.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng 2.3 Kế toán chi tiết kho hàng

2.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng

2.1.1 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng.

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của lưu chuyển hàng hóa trong DN TM, tạo tiền đề cho các giai đoạn tiếp theo.

Trong quá trình này vốn của DN chuyển biến từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa, DN nắm được quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có trách nhiệm thanh toán nợ cho nhà cung cấp

2.1.1.1 Phạm vi mua hàng.

Trong DN TM, hàng hóa được coi là hàng mua khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

➢ Hàng hóa phải được thông qua một phương thức mua bán thanh toán tiền hàng nhất định.

➢ DN đã nắm được quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền tệ hay một loại hàng hóa khác.

➢ Hàng hóa mua vào với mục đích để bán

ra hoặc gia công chế biến rồi bán ra.

2.1.1.2 Thời điểm xác định hàng mua

➢ Mua hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp: Theo

phương thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, DN mua cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm đến kho của người bán để nhận hàng, DN mua chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về DN mình Theo phương thức này thời điểm xác định hàng mua là đã hoàn thành thủ tục giao nhận hàng, DN mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán.

➢ Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Theo phương

thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bên bán chuyển hàng đến cho bên mua và giao hàng tại kho người mua hoặc một địa điểm đã quy định trong hợp đồng Trường hợp này hàng hóa được xác định là hàng mua khi bên mua đã nhận được hàng do bên bán chuyển đến, đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán.

2.1.1.3 Phương pháp xác định giá mua thực tế của

hàng hóa

 Theo quy định hàng mua được phản ánh theo giá mua thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí Giá thực tế của hàng mua được xác định theo công thức:

 Trong đó:

- Giá mua hàng hóa : là số tiền của DN dùng để mua hàng ở nhà cung cấp

theo hóa đơn hoặc theo hợp đồng, tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT:

+ DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.: giá mua hàng hóa là giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào.

+ DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp : giá mua hàng hóa là giá mua đã có thuế GTGT đầu vào.

- Chi phí mua hàng: bao gồm các chi phí phát sinh trực tiếp trong quá

trình mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm, chi phí lưu kho bãi, hao hụt tự nhiên trong khâu mua, chi phí chọn lọc, đóng gói khi hàng mới mua vào DN.

+

Các loại thuế (thuế

NK, thuế TTĐB,

+

CP phát sinh trong khâu

-Giảm giá hàng mua, chiết khấu TM, hàng mua trả lại

 Khi xuất kho hàng hoá có thể vận dụng 1 trong các phương pháp trên để xác định trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho Đến cuối kỳ, kế toán phân bổ chi phí thu mua cho số hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức :

kỳ Trị giá mua thực

tế của hàng xuất trong kỳ

= Trịgiá mua thực tế của hàng tồn đầu kỳ

+ Trị giá mua thực

tế của hàng nhập trong kỳ

Giá vốn thực tế của

hàng hóa xuất kho

= Giá mua thực tế củahàng hóa xuất kho

+ Chi phí thu mua chohàng hóa xuất kho

2.1.2 Phương thức thanh toán tiền hàng.

+ Thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được

quyền sở hữu về hàng hóa, DN TM mua hàng thanh toán ngay cho bên bán, hình thức thanh toán có thể bằng tiền hoặc hiện vật

+ Thanh toán chậm trả: thời điểm thanh toán

tiền hàng sẽ diễn ra sau thời điểm ghi nhận

quyền sở hữu về hàng hóa ( DN bên bán sẽ

đặt điều kiện tín dụng cho DN mua như thời hạn thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu thanh toán, tỉ lệ chiết khấu thanh toán )

2.1.3 Nhiệm vụ kế toán hàng mua.

➢ Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời,

chính xác hàng mua về số lượng, chủng loại, quy cách, thời điểm ghi nhận hàng mua.

➢ Theo dõi, kiểm tra, giám sát để thực hiện tốt

kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với từng người bán và tình hình thanh toán nợ với nhà cung cấp.

➢ Cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho bộ

phận nghiệp vụ doanh nghiệp để luôn có mức tồn kho cần thiết đảm bảo lượng hàng hóa bán ra.

2.1.4 Kế toán nghiệp vụ mua hàng

2.4.1.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên

a Tài khoản kế toán sử dụng

 TK 156 " Hàng hoá"

 TK 151 – hàng mua đang đi đường

 TK 133" Thuế GTGT được khấu trừ"

…

TK 156 – Có 3 TK cấp 2:

TK 1561 – Giá mua hàng hoá

TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá.

TK 1567 – hàng hóa bất động sản

Nội dung kết cấu tài khoản 156

 Bên nợ:

- Trị giá hàng hoá mua vào đã nhập kho,

nhập quầy theo hoá đơn mua hàng

- CP thu mua hàng hóa thực tế phát sinh

- Trị giá hàng hoá nhập lại sau khi thuê

ngoài giá công chế biến ( Giá mua + CP gia

công

- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa qua

kiểm kê tại kho, tại quầy

- Trị giá hàng hóa bị người mua trả lại

nhập kho, nhập quầy

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối

kỳ ( Trường hợp DN hạch toán hàng tồn

kho theo phương pháp KKĐK)

Số dư bên nợ: Trị giá thực tế hàng tồn

kho, tồn quầy và chi phí thu mua còn lại

chưa phân bổ cuối kỳ )

- Trị giá hàng hoá trả lại người bán.

- Trị giá hàng hoá thiếu hụt, mất mát, kém phẩm chất.

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ (Trường hợp DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK )

b Phương pháp kế toán một số

nghiệp vụ chủ yếu

TH1, Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về:

1, Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và

phiếu nhập kho, kế toán ghi :

Nợ TK 156 - Giá thực tế HH

Nợ TK 133(1331)- Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK liên quan (331,111,112,141 v.v )

2, Trường hợp thu mua hàng hóa có bao bì đi kèm hàng hóa tính tiền riêng, khi nhập kho kế toán ghi.

Nợ TK 153 (1532) – trị giá bao bì kèm hàng hóa tính tiền riêng Nợ TK 133 – VAT đầu vào

Có TK 111, 112, 311, 331 – tổng thanh toán tiền bao bì

3, Ký cược về trị giá bao bì theo yêu cầu của người

bán, kế toán ghi

Nợ TK 244 – số tiền ký cược ngắn hạn

Có TK 111, 112 số tiền đã đem đi ký cược

4, Nếu DN đặt trước tiền mua hàng cho người

bán, khi ứng tiền kế toán ghi:

Nợ TK 331 – số tiền đặt trước cho người bán

Có TK 111, 112, 341

5, Khi mua hàng phát sinh các khoản chi phí như

vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, bốc dỡ kế toán ghi.

Nợ TK 1562 – chi phí thu mua

Nợ TK 1331 - VAT

Có TK 111, 112, 341, 331 Tổng thanh toán tiền chi phí.

6, Trường hợp DN được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua (do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do

giao hàng chậm) hoặc hàng mua nay trả lại nhà cung cấp, ghi: Nợ TK 331- trừ vào số tiền phải trả

Nợ TK 111,112 - Số tiền được người bán trả lại

Nợ TK 138 ( 1388)- Số được toán người bán chấp nhận

Có TK 156- Khoản GG hàng mua, CKTM hay hàng mua trả lại (theo giá chưa có thuế.)

Có TK 133(1331) Thuế GTGT đầu vào tương ứng

7, Trường hợp DN được hưởng chiết khấu thanh toán khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi

Nợ Tk 331- Trừ vào số tiền hàng phải trả

Nợ TK 111,112- Số tiền được người bán trả lại

Nợ TK 138(1388)- Số được người bán chấp nhận

Có TK 515- Số chiết khấu thanh toán được hưởng

8, Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn:

- Nếu nhập kho toàn bộ số HH (kể cả số thừa):

Khi nhập kho, kế toán phản ánh toàn bộ số tiền nhập:

Nợ TK 156 -Trị giá toàn bộ số hàng (giá chưa có thuế)

Nợ TK133 (1331)- Thuế GTGT tính theo số hoá đơn

Có TK 111, 112, 331, 341 - Trị giá thanh toán theo hoá đơnCó TK 338 ( 3381)- Trị giá hàng thừa (chưa có thuế )

Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:

+ Nếu trả lại cho người bán:

Nợ TK 338 (3381)- Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 156- Trả lại số thừa

+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa ghi

Nợ TK 338(3381)- Trị giá hàng thừa

Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331 - Tổng giá thanh toán hàng thừa

+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác

Nợ TK 338 (3381)-Trị giá hàng thừa

Có TK 711- Số thừa không rõ nguyên nhân

- Nếu nhập theo số lượng ghi trên hoá đơn đồng thời lập biên bản giữ hộ:

Khi nhập kho, ghi nhận số nhập

Nợ TK 156 (1561) -Trị giá hàng hoá ghi trên hoá đơn (giá chưa có thuế)

Nợ TK133 (1331)- Thuế GTGT tính theo số hoá đơn

Có TK 331 - Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Đồng thời căn cứ xử lý cụ thể cách hạch toán như sau: + Nếu đồng ý mua tiếp số hàng thừa:

Nợ TK 156- Trị giá hàng thừa

Nợ TK 133(1331)Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331- Tổng giá thanh toán số hàng thừa

+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 156- Trị giá hàng thừa ( Giá chưa có thuế)

Có TK 711- Số thừa không rõ nguyên nhân

9, Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn:

Kế toán chỉ ghi tăng trị giá hàng hoá thực

nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm

nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ

như sau:

- Khi nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 156-GIá mua không có thuế GTGT của

số hàng thực nhập

Nợ TK 138 (1381)- Trị giá số thiếu

Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331- Trị giá thanh toán theo HĐ

- Khi xử lý :

+ Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu :

Nợ TK 156 : Người bán giao tiếp hàng thiếu

Có TK 138(1381)- Xử lý số hàng thiếu

+ Nếu người bán không còn hàng

Nợ TK 331- Ghi giảm tiền phải trả người bán

Có TK 138(1381) Xử lý số thiếu

Có TK 133(1331) Thuế GTGT của số hàng

thiếu + Nếu hao hụt trong định mức cho phép Nợ TK 1562

Có TK 1381 + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường : Nợ TK 138(1388), 334- Cá nhân phải bồi thường

Có TK 133(1331) Thuế GTGT của số hàng thiếu

Có TK 138(1381) Xử lý số hàng thiếu + Nếu không xác định được nguyên nhân, xử lý ghi tăng giá vốn hàng bán

Nợ TK 632- Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138(1381)- Xử lý số thiếu

10, Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng:

Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán Khi xuất kho giao trả cho chủ hàng hoặc giảm giá ghi:

Nợ TK 331,111,112 - Tổng giá thanh toán

Có TK 156- Giá mua chưa có thuế

Có TK 133(1331) - Thuế GTGT tương ứng

11, Trường hợp hàng mua về nhưng cuối tháng chưa có hoá đơn

Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "hàng chưa có hoá đơn" Nếu trong tháng hoá đơn

về thì ghi sổ bình thường, còn cuối tháng hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:

Nợ Tk 1561 : giá tạm tính của hàng nhập kho không có hóa đơn

Có TK 331 phải trả người bán

Sang tháng sau khi hoá đơn về , điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong 3 cách sau: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút đỏ, ghi giá thực tế bằng bút thường

Cách 2 : ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá tạm tính < giá thực tế)

Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút đúng như thường.

12, Trường hợp mua hàng nhưng cuối tháng hàng chưa về đến DN (hoá đơn về hàng chưa về )

Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "hàng đang đi đường" Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi :

Nợ TK 151: Giá mua theo hoá đơn không có thuế

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK LQ (331, 111,112,141 ) Sang tháng sau khi hàng mua đang đi đường về

nhập kho hay gửi bán thẳng, kế toán ghi:

Nợ TK 156 : Nếu nhập kho Nợ TK 621,627, 641,642- Xuất sử dụng cho SXKD

Có TK 151

13, Trường hợp hàng hóa mua vào sau đó chuyển bán thẳng không qua kho

Nợ TK 157: chuyển thẳng hàng hóa gửi bán

Nợ TK 632: hàng hóa giao bán tay ba trực tiếp cho khách hàng.

Nợ TK 133: VAT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331 Tổng thanh toán Nếu có bao bì đi kèm tính giá riêng chuyển bán

14, Trường hợp mua hàng theo phương thức hàng đổi hàng ( trao đổi hàng hóa không cùng bản chất)

+ Khi nhận hàng hóa mua từ nhà cung cấp

Nợ TK 156: trị giá hàng nhận về ( chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133: VAT đầu vào

Có TK 331: tổng số tiền theo giá thanh toán của số hàng nhận về+ Khi xuất trả hàng hóa để trừ vào nợ phải trả nhà cung cấp khi mua hàng

Nợ TK 331: Tổng trị giá hàng hóa mang đi trao đổi

Có TK 511: DT theo giá bán chưa thuế GTGT của hàng đem đi trao đổi

Có TK 3331: VAT của hàng đem đi trao đổi

+ Phản ánh giá vốn hàng đem đi trao đổi

Nợ TK 632: GV hàng bán

Có TK 156: trị giá thực tế xuất kho

+ Khi thanh toán thêm hoặc nhận thêm tiền từ nhà cung cấp

Nợ (có) TK 111, 112 : số tiền chênh lệch

Có (Nợ) TK 331

2.1.4.2 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu (Trường hợp DN Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK)

 Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm Trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác theo công thức:

+ Tổng giá trị

HH tăng trong kỳ

- Giá trị hàng

hóa cuối kỳ

2.2 Kế toán quá trình bán hàng.

2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng

2.2.1.1 Điều kiện ghi nhận doanh thu

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện sau:

- Hàng hóa phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức nhất định.

- Hàng hóa phải được chuyển quyền sở hữu từ DN thương mại (bên bán) sang bên mua và DN TM đã thu được tiền hay một loại hàng hóa khác hoặc được người mua chấp nhận nợ.

- Hàng hóa bán ra phải thuộc diện kinh doanh của

DN, DN mua vào hoặc gia công chế biến rồi bán.

 Ngoài ra một số trường hợp sau cũng được coi là bán:

 Hàng hóa xuất bán cho các đơn vị nội bộ DN có tổ ch ức kế toán riêng.

 Hàng hóa dùng để trao đổi lấy hàng hóa

khác không tương tự về bản chất và gía trị.

 DN xuất hàng hóa của mình để tiêu dùng nội bộ.

 Hàng hóa DN mua về và xuất ra làm hàng

2.2.1.2 Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng.

Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 14 – doanh thu và thu nhập khác thì doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi giao dịch bán hàng đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua;

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá;

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

- Doanh thu đã thu hoặc sẽ thu được các lợi ích kinh tế từ giao dich bán hàng;

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

2.2.1.3 Các phương thức bán hàng trong DN thương mại

Phương thức bán

chuyển thẳng Phương thức bán

2.2.1.4 Các phương thức thanh toán

Sau khi giao hàng cho bên mua và được chấp nhận thanh toán thì bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tùy thuộc vào sự tín nhiệm, thỏa thuận giữa 2 bên mà lựa chọn các phương thức thanh toán cho phù hợp Có các phương thức thanh toán sau:

 Phương thức thanh toán trực tiếp: Là phương thức thanh

toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu về hàng hóa bị chuyển giao Thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc, hoặc có thể bằng hàng hóa (bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng )

 Phương thức thanh toán chậm trả: Là phương thức thanh

toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu

về hàng hóa, do đó hình thành khoản công nợ phải thu từ

khách hàng.

Giá bán hàng hoá của DN thương mại là giá thoả thuận giữa bên muavà bên bán được ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng mua bán Tuy nhiênnguyên tắc xác định giá bán phải đảm bảo bù đắp được giá vốn, chiphí đã bỏ ra đồng thời đảm bảo cho DN có khoản lợi nhuận.

Thông thường các doanh nghiệp thương mại xác định giá bán theocông thức sau:

Thặng số thương mại là bộ phận cấu thành giá bán hàng hoá, để bù đắp chi phí và hình thành lợi nhuận của DN, được tính theo tỉ lệ % trên giá thực tế của hàng hóa tiêu thụ được xác định theo công thức sau:

Như vậy: Giá bán hàng hóa = giá mua thực tế (1 +% thặng số TM)

Giá bán hàng hoá = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại

Thặng số TM = Tỷ lệ(%) thặng số TM x Giá mua thực tế