Phân tích truyền thông nội công ty TNHH Horlu Việt Nam năm 2019 kế hoạch hoàn thiện truyền thông nội đến hết 2020

Giao tiếp trình tương tác người nói người nghe Nó có ý nghĩa quan trọng sống ngày người Từ xa xưa, giao tiếp xem thứ nghệ thuật sống mà đạt Trong cá nhân, nghệ thuật giao tiếp thử thách sống Đôi lời nói vơ tình hay hành động bột phát mà phải giải hậu khôn lường Đối với tổ chức, giao tiếp lại câu chuyện phức tạp nhiều Một tổ chức có vài người, có vài trăm, chí vài ngàn người thách thức việc truyền thơng với bên ngồi nội Hoạt động giao tiếp truyền thơng nội doanh nghiệp đóng vai trị quan trọng việc tạo mơi trường làm việc có tinh thần hợp tác cao nhân viên Khi cập nhật đầy đủ thường xun thơng tin diễn bên bên doanh nghiệp, nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc Với 247.000.000 kết tìm Google với cụm từ “truyền thông nội bộ” 270.000.000 kết với cụm từ “internal communications”, thấy thuật ngữ khơng cịn xa lạ với tất Đi sâu vào viết “Sức mạnh truyền thông nội bộ” Thời báo Kinh tế Sài Gịn hay “Truyền thơng nội - vũ khí bị lãng quên” giúp chúng em hiểu phần tầm quan trọng kế hoạch phát triển tổ chức Vậy chương trình truyền thơng nội hiệu quả? Sau năm hoạt động, Horlu Việt Nam làm giai đoạn với tầm nhìn 2020, hoạt động truyền thơng nội giúp cho cơng đó? Horlu cịn thiếu sót cơng cụ hay kế hoạch cụ thể cho cơng phát triển, hồn thiện mục tiêu đến hết năm 2019 tầm nhìn 2020? Đặc biệt, thị trường cạnh tranh ngày gay gắt, để nâng cao chất lượng công việc, gắn kết nhân viên Horlu cần có thay đổi hoạt động truyền thông nội bộ? Xuất phát từ lý trên, chúng em lựa chọn “Phân tích truyền thông nội công ty TNHH Horlu Việt Nam năm 2019 kế hoạch hoàn thiện truyền thông nội đến hết 2020

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ QUỐC TẾ

TIỂU LUẬN TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ

PHÂN TÍCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CỦA CÔNG TY

TNHH HORLU VIỆT NAM TRONG NĂM 2019

VÀ KẾ HOẠCH HOÀN THIỆN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

ĐẾN HẾT 2020

Lớp: MKT408(1-1920).2 Giảng viên hướng dẫn: Thạc sỹ Nguyễn Hồng Hạnh Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 8

Hà Nội, tháng 12/2019

1 Nguyễn Quỳnh Anh (nhóm trưởng) MSV: 1711110033

2 Đàm Thị Thu Trang MSV: 1711110704

3 Phạm Minh Tuấn MSV: 1711110759

4 Lê Phương Linh MSV: 1711110382

5 Lê Hữu Công Đức MSV: 1611120024

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

NỘI DUNG 5

1 Tổng quan hoạt động truyền thông nội bộ của công ty TNHH Horlu Việt Nam giai đoạn 2019 5

1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp 5

1.2 Thực trạng hoạt động truyền thông của công ty Horlu Việt Nam 7

1.3 Đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ 12

2 Đề xuất kế hoạch truyền thông nội bộ tại Horlu Việt Nam giai đoạn cuối 2019 - 2020 18

2.1 Các mục tiêu tổng quát trong hoạt động truyền thông nội bộ tại Horlu Việt Nam giai đoạn cuối 2019-2020: 18

2.2 Ý tưởng hoạt động truyền thông nội bộ chủ đạo: 20

2.3 Kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết: 23

KẾT LUẬN 28

TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

DANH MỤC BẢNG: Bảng 1: Đối tượng truyền thông nội bộ tại Horlu Việt Nam 10

Bảng 2: Các kênh truyền thông trong doanh nghiệp 11

Bảng 3: Bảng đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ 16

Bảng 4: Ý tưởng cho kế hoạch truyền thông nội bộ 23

Bảng 5: Kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết 27

LỜI MỞ ĐẦU

Giao tiếp là quá trình tương tác giữa người nói và người nghe Nó có một ý nghĩa quan trọng trong cuộc sống hằng ngày của con người Từ xa xưa, giao tiếp đã được xem như một thứ nghệ thuật sống mà không phải ai cũng đạt được Trong mỗi cá nhân, nghệ thuật giao tiếp đã là một thử thách của cuộc sống Đôi khi chỉ vì một lời nói vô tình hay một hành động bột phát mà chúng ta phải giải quyết những hậu quả khôn lường Đối với một tổ chức, giao tiếp lại là một câu chuyện phức tạp hơn nhiều Một tổ chức có thể có vài người, có thể có vài trăm, thậm chí vài ngàn người quả là một thách thức trong việc truyền thông với bên ngoài và cả trong nội bộ của nó

Hoạt động giao tiếp và truyền thông nội bộ doanh nghiệp đóng một vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc có tinh thần hợp tác cao giữa các nhân viên Khi được cập nhật đầy đủ và thường xuyên thông tin về những gì đang diễn ra bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nhân viên sẽ có tinh thần trách nhiệm cao hơn trong công việc

Với 247.000.000 kết quả tìm được trên Google với cụm từ “truyền thông nội bộ” và 270.000.000 kết quả với cụm từ “internal communications”, có thể thấy rằng thuật ngữ này không còn xa lạ với tất cả chúng ta Đi sâu hơn nữa vào các bài viết như “Sức mạnh của truyền thông nội bộ” trên Thời báo Kinh tế Sài Gòn hay “Truyền thông nội bộ - vũ khí bị lãng quên” đã giúp chúng em hiểu phần nào tầm quan trọng trong kế hoạch phát triển một

tổ chức Vậy một chương trình truyền thông nội bộ như thế nào là hiệu quả? Sau 1 năm hoạt động, Horlu Việt Nam đã làm được gì trong giai đoạn này và với tầm nhìn 2020, hoạt động truyền thông nội bộ đã giúp được gì cho công cuộc đó? Horlu còn thiếu sót công cụ hay kế hoạch cụ thể gì cho công cuộc phát triển, hoàn thiện mục tiêu đến hết năm 2019 và tầm nhìn 2020? Đặc biệt, thị trường cạnh tranh ngày một gay gắt, để nâng cao chất lượng công việc, gắn kết nhân viên Horlu cần có những thay đổi gì trong hoạt động truyền thông nội bộ?

Xuất phát từ những lý do trên, chúng em đã lựa chọn “Phân tích truyền thông nội

bộ của công ty TNHH Horlu Việt Nam trong năm 2019 và kế hoạch hoàn thiện truyền thông nội bộ đến hết 2020” để làm đề tài nghiên cứu

Trong quá trình làm bài tiểu luận, dù đã cố gắng nhưng nhóm chúng em vẫn không tránh khỏi những sai sót, kính mong cô góp ý để nhóm chúng em có thể hoàn thành tốt hơn bài tiểu luận này

Chúng em xin chân thành cảm ơn cô!

NỘI DUNG

1 Tổng quan hoạt động truyền thông nội bộ của công ty TNHH Horlu Việt Nam giai đoạn 2019

1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp

Horlu là công ty thiết kế website của Singapore, sử dụng công nghệ thông minh để xây dựng website một cách nhanh chóng Horlu xây dựng website của khách hàng dựa trên nền tảng trang Facebook kinh doanh của họ Với thuật toán thông minh, dịch vụ xây website thông minh của Horlu giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán khó về xây dựng website và tối ưu hiệu quả chiến dịch marketing online đa nền tảng Sản phẩm cuối cùng

sẽ là một trang web tự động cập nhật cùng trang Facebook, với giao diện hiện đại, tinh tế – hình ảnh và màu sắc được chọn lọc kỹ càng, phù hợp với logo của khách hàng doanh nghiệp

Công ty ra đời vào năm 2017 tại Singapore bởi 3 người sáng lập Vào tháng 7 năm

2018, Horlu đến Việt Nam và quyết định chọn Việt Nam là thị trường đầu tiên để ra mắt sản phẩm Sau một năm hình thành, công ty đang trong giai đoạn phát triển sản phẩm, chuẩn bị cho sự kiện ra mắt vào năm 2020

1.1.1 Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi

Sứ mệnh của doanh nghiệp:

Tên Horlu có nguồn gốc là tiếng Hokkien (Phúc Kiến) mang ý nghĩa “For You” (Cho/Vì bạn) Sâu xa hơn đó chính là: Chúng tôi xây dựng trang web cho bạn, của bạn, và

vì bạn Sứ mệnh của Horlu chính là trở thành một người bạn giúp hỗ trợ tạo web thông minh, chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp của bạn dựa trên nền tảng trang Facebook của bạn Website tự động cập nhật, chuẩn SEO, bảo mật và luôn tương thích ở bất kỳ thiết

bị điện tử nào, bất kỳ chiến dịch marketing nào, và bất kỳ thời gian nào

Tầm nhìn của doanh nghiệp:

Horlu hi vọng có thể đạt được 3000 người dùng trước năm 2021 với 50% sử dụng landing page, 20% sử dụng website nhiều trang và 30% sử dụng website thương mại điện

tử Cho tới năm 2023, Horlu hy vọng sẽ trở thành một dịch vụ xây dựng website A.I phổ biến trên toàn khu vực Đông Nam Á và sẽ tiến vào thị trường Châu Âu - nơi có hai ông lớn

về xây dựng website DIY (sử dụng kho giao diện có sẵn) đang thống trị

Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp:

Horlu là một doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo mới, sẽ còn nhiều thách thức về việc phát triển sản phẩm và cung ứng cho thị trường Tuy nhiên với niềm đam mê, sự nhiệt huyết cũng như kinh nghiệm riêng trong ngành website và digital marketing, trong tương lai gần (1-5 năm), dự án Horlu đặt mục tiêu hoàn thiện sản phẩm công nghệ với nhiều tính năng mới cho website và trở thành một nhà cung cấp dịch vụ xây dựng website A.I hàng

đầu tại Đông Nam Á Với slogan “Instant and Affordable website for you”, chúng tôi

hướng tới việc phát triển một giải pháp xây dựng website thông minh, phải chăng để tối ưu hoá chiến dịch marketing trên nhiều nền tảng Ngoài ra, để có thể hỗ trợ tốt nhất những startups, doanh nghiệp vừa và nhỏ - những khách hàng mục tiêu, Horlu dự kiến xây dựng một cộng đồng nơi mọi người có thể dễ dàng học hỏi và chia sẻ những kinh nghiệm về việc bắt đầu kinh doanh từ con số 0 trong thời đại công nghệ 4.0

1.1.2 Mô hình tổ chức doanh nghiệp

Công ty TNHH Horlu Việt Nam là một đơn vị kinh doanh độc lập, quản lý theo chế

độ một người điều hành, cơ cấu bộ máy của Công ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến - tham mưu với bộ máy quản lý đơn giản, gọn nhẹ

Cơ cấu theo trực tuyến - tham mưu có đặc điểm là người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc

Cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức Nhưng nó đòi hỏi người lãnh

đạo phải tìm và tuyển chọn được những chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực và đương nhiên chi phí để chọn được những chuyên gia này là rất lớn

Công tác tổ chức quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Tổ chức công tác quản lý hành chính của Công ty

1.2 Thực trạng hoạt động truyền thông của công ty Horlu Việt Nam

1.2.1 Mô hình văn hóa trong doanh nghiệp

Horlu Việt Nam là doanh nghiệp tổ chức với mô hình start-up khởi nghiệp sáng tạo, nên hoạt động kinh doanh và môi trường trong nội bộ doanh nghiệp có nhiều rủi ro do yêu cầu thay đổi liên tục

Nếu phân loại dựa trên mô hình văn hóa theo cơ cấu và định hướng về con người

và nhiệm vụ, Horlu Việt Nam xây dựng văn hóa doanh nghiệp của mình theo hướng Văn hóa lò ấp trứng Mô hình này thiên về con người (hơn là nhiệm vụ) và bình đẳng (thay vì

có thứ bậc)

Hay nói cách khác, mô hình văn hóa của doanh nghiệp được mô tả như một “lò ấp trứng” để các thành viên tự mình phát huy khả năng và tự tạo mối quan hệ Cách thức này nhằm tạo ra sự bình đẳng giữa các nhân sự trong doanh nghiệp, đồng thời thúc đẩy cao nhất việc phát triển theo định hướng cá nhân, rất thích hợp với thời kì đầu của các doanh

nghiệp khởi nghiệp (đặc biệt thiên về mảng công nghệ, sáng tạo) với đặc tính kinh doanh phụ thuộc phần lớn ở các sáng lập viên như Horlu Việt Nam

1.2.2 Xác định đối tượng truyền thông nội bộ

Vị trí Nghĩa vụ, quyền

hạn trong công ty tuổi Độ

Thói quen truyền thông Vai trò truyền thông

và điều hành mọi hoạt động của Công

ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, cơ quan chức năng, các nhà đầu tư và toàn thể cán bộ công nhân viên về mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh trong công ty

30 tuổi

Sử dụng chủ yếu Email, Whatsapp Thường xuyên

đi công tác, giao tiếp với nhân viên chủ yếu bằng các ứng dụng liên lạc

Thông báo phương hướng phát triển dài hạn của công ty; các quyết định, chiến lược chung của doanh nghiệp tới toàn

bộ nhân sự Cập nhật tình hình, kết quả hoạt động của toàn bộ nhân sự

Là người bên cạnh Giám đốc, hỗ trợ Giám đốc và thay mặt Giám đốc lúc cần thiết trong giới

21 tuổi

Sử dụng chủ yếu Whatsapp, Slack

Tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động của công ty, các phòng ban thông qua báo cáo của các bộ phận Thay mặt giám đốc báo cáo tình hình công ty, các kế hoạch sắp tới

Quản lý hoạt động truyền

hạn cho phép, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và điều hành mọi hoạt động

mà Giám đốc giao cho Là cánh tay đắc lực của giám đốc

24 tuổi

Whatsapp, số điện thoại công việc

Tổng hợp, báo cáo tình hình thu

- chi trong doanh nghiệp cho Giám đốc Thông báo trả lương cho nhân viên

21 tuổi

Sử dụng chủ yếu Email, Whatsapp

Báo cáo tình hình kinh doanh, tiếp thị cho ban giám đốc và nhà đầu tư, đề xuất

kế hoạch kinh doanh, tiếp thị sản phẩm Chỉ đạo, quản lý nhân viên kinh doanh

Làm việc trực tiếp với khách hàng, chăm sóc khách hàng

20 tuổi

Sử dụng chủ yếu Email, Whatsapp

Báo cáo tình hình kinh doanh, kết quả làm việc, ý kiến khách hàng cho trưởng phòng Kinh doanh

Phó Chịu trách nhiệm về 25 Sử dụng chủ Báo cáo tình

tuổi yếu Skype,

Email, WhatsApp, Slack

hình phát triển sản phẩm tới ban giám đốc,

đề xuất cải thiện, hướng đi, tính năng mới cho sản phẩm Chỉ đạo, quản lý nhân viên IT

23 tuổi

Sử dụng chủ yếu Skype, WhatsApp, Slack

Thông báo tình hình, kết quả làm việc cho CTO

23 tuổi

Sử dụng chủ yếu Skype, Email, WhatsApp, Slack

Thông báo tình hình, kết quả làm việc cho CTO

Bảng 1: Đối tượng truyền thông nội bộ tại Horlu Việt Nam

1.2.3 Các kênh truyền thông đang thực hiện

Bàn giao, update công

Bảng 2: Các kênh truyền thông trong doanh nghiệp

1.2.4 Chiều truyền thông, biểu hiện truyền thông

Chiều truyền thông:

Horlu Việt Nam triển khai hoạt động truyền thông nội bộ theo luồng truyền thông

từ trên xuống dưới hoặc từ dưới lên: từ cấp trên tới cấp dưới và từ cấp dưới tới cấp trên

Nội dung truyền thông: được cấp trên/cấp dưới soạn thảo, xem xét, điều chỉnh và hoàn thiện trước khi truyền tải

Kênh truyền thông: chủ yếu là các kênh giao tiếp, bàn giao và update công việc (gặp mặt trực tiếp, họp, Email, Whatsapp, Slack, Asana, Drive)

Cách thức triển khai:

 Từ cấp trên tới cấp dưới: cấp trên (CEO, Giám đốc, Manager) đưa ra quyết định/thông báo, chuyển xuống tới các cấp dưới (Trợ lý, Nhân viên, Dev, Designer) để thực hiện

 Từ cấp dưới tới cấp trên: các cấp dưới (Trợ lý, Nhân viên, Dev, Designer) thông báo tình hình công việc, các vấn đề vướng mắc và kết quả công việc tới cấp trên (CEO, Giám đốc, Manager) để nắm rõ tình hình hiện tại và đưa

ra đánh giá, phương hướng cho tương lai

 Có yêu cầu đối tượng truyền thông đến phải xác nhận và phản hồi thông tin sau các mốc thời gian cụ thể (tùy tính chất và mức độ công việc): 30 phút, 1 tiếng, 3 tiếng, 5 tiếng, 12 tiếng và 24 tiếng

 Có hệ thống template (biểu mẫu) có sẵn sử dụng với một số nội dung truyền thông cơ bản (bàn giao/báo cáo công việc…)

Biểu hiện truyền thông:

Hình thức giao tiếp chính thức:

 Thường được sử dụng với mục đích giao tiếp, bàn giao và update công việc

 Diễn ra với luồng truyền thông từ trên xuống và dưới lên

 Thời gian: trong giờ làm việc (từ 8:30 sáng đến 5:30 chiều)

Hình thức giao tiếp không chính thức:

 Thường được sử dụng với mục đích giao tiếp nội bộ, bonding

 Diễn ra với luồng truyền thông theo đường chéo: cấp trên và cấp dưới tham gia hoạt động truyền thông với vai trò, quyền hạn và trách nhiệm như nhau

 Thời gian: ngoài giờ làm việc (giải lao, hoạt động ngoài giờ, giờ ăn và nghỉ trưa)

1.3 Đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ

Mỗi doanh nghiệp có những cách và thước đo khác nhau để đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp như khảo sát trực tiếp nhân viên, dựa trên số liệu trên hệ thống HR, dựa trên số lượng các sự kiện của công ty mà một nhân viên tham gia và cảm nhận của họ, dựa trên các buổi gặp mặt cá nhân giữa giám đốc - quản lí - nhân viên, dựa trên các mô hình truyền thông nội bộ, v.v Tuy nhiên, đối với Horlu - startup có quy mô nhân viên nhỏ và cách tiếp cận truyền thông nội bộ chưa đi sâu, thời gian hoạt động chưa dài, hai mô hình đánh giá là mô hình Điểm mạnh - Điểm yếu (Strength - Weakness) và mô

hình 7C’s of Communication là phù hợp để đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ ở thời

điểm hiện tại

1.3.1 Đánh giá theo công cụ 7C’s trong giao tiếp

Về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, một start-up như Horlu chưa có đủ quy

mô về nhân viên để xây dựng một hệ thông truyền thông nội bộ hoàn chỉnh trên đa dạng các kênh Tuy nhiên, trong tất cả các cuộc giao tiếp, cuộc họp, email, buổi họp video, báo cáo và bài thuyết trình, đều có quy tắc nhất định để mọi thành viên trong công ty tiếp nhận và hiểu thông tin một cách rõ ràng và nhanh nhất, đó là quy tắc 7Cs trong giao tiếp

Theo quy tắc 7Cs, việc giao tiếp cần:

- Khác biệt về ngôn ngữ (Tiếng Anh

và Tiếng Việt được sử dụng song song trong văn phòng) gây khó khăn, trở ngại giữa việc

7/10

- Công việc được giao trên ứng dụng Trello nhằm giúp mỗi người và cấp cao biết

và quản lí được các đầu việc

giao tiếp, trao đổi thông tin giữa các thành viên với nhau (đặc biệt, một số nhân viên Tiếng Anh chưa tốt và ngại giao tiếp bằng Tiếng Anh)

- Khoảng cách về mặt địa lý: CTO ở Phần Lan, CEO và assistant thường xuyên

đi dự sự kiện, it ở văn phòng) Từ đó gây trở ngại, trì trệ về việc báo cáo thông tin, giải quyết vấn đề trong công ty

2 Concise

(Súc tích)

Công ty sử dụng Slack cùng cho các công cụ nói chuyện khác để có thể tập trung vào công việc nhưng vẫn có thể giao tiếp nhanh gọn

Tuy nhiên, do rào cản ngôn ngữ, nên nhiều thông tin vẫn cần được giải thích kỹ càng, dài dòng để mọi nhân viên trong công ty đều có thể nắm bắt được nội dung thông tin CEO và CTO truyền đạt

Cùng với đó, do nền văn hoá Phương Đông, nên mọi thông tin được phát ngôn trong doanh nghiệp dù súc tích, ngắn gọn nhưng vẫn cần “thêm hoa thêm cành" để người nghe lọt tai

7/10

3 Concrete

(Cụ thể)

Các buổi họp nhóm, gặp mặt cá nhân và trao đổi trực tiếp diễn

ra thường xuyên để

10/10