Bài giảng môn Quản trị nguồn nhân lực - Chương 3: Phân tích và thiết kế công việc

Bài giảng Quản trị nguồn nhân lực - Chương 3: Phân tích và thiết kế công việc, cung cấp cho người học những kiến thức như: Khái niệm về công việc; Khái niệm về phân tích công việc; Mục đích của phân tích công việc; Lợi ích của phân tích công việc; Tiến trình phân tích công việc;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chương III

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG

VIỆC

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

 Phân tích công việc tại Công ty TNHH Hưng Phú

Công ty TNHH Hưng Phú vừa ký được hợp đồng độc quyền phân phối các sản phẩm bộ lưu điện (UPS) của Áo trên thị trường Việt Nam Anh Hưng, Trưởng phòng Kinh doanh đề nghị chị Thủy, trưởng phòng Nhân

sự tuyển thêm 2 cán bộ phụ trách kỹ thuật để gửi sang công ty đối tác ở

Áo tập huấn trong 6 tháng và 2 nhân viên kinh doanh chuyên trách phát triển thị trường và hệ thống phân phối mảng sản phẩm UPS Chị Thủy giới thiệu 3 ứng viên cho vị trí cán bộ kỹ thuật và 5 ứng viên cho vị trí cán bộ kinh doanh để anh Hưng lựa chọn Tuy nhiên, anh Hưng không chọn được ứng viên nào đạt yêu cầu và phàn nàn với chị Thủy: “Khả năng sử dụng tiếng Anh nói và viết của các ứng viên cho vị trí cán bộ kỹ thuật quá kém, không thể gửi đi học tập và làm việc ở Áo vào đầu tháng

12 như dự định 5 kỹ sư chuyên ngành điện mới tốt nghiệp từ Đại học Bách Khoa ứng tuyển cho vị trí cán bộ kinh doanh và phát triển thị

trường cũng thể hiện sự lúng túng và non nớt trong lĩnh vực kinh

doanh.”

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Phân tích công việc tại Công tyTNHH Hưng Phú Chị Thủyphân trần:“Nhưng anh đã nói là cán bộ kinh doanh cũng cần có kiến thức và kỹ năng về kỹ thuật điện điện tử, chỉ là yêu cầu ở mức thấp hơn so với cán bộ kỹ thuật.Và anh

cũng không đưa ra yêu cầu cụ thể nào về trình độ ngoại ngữ của các ứng viên cho vị trí cán bộ kỹ thuật.” Anh

Hưng thừa nhận:“Đâylà 2 công việc mới ,chúng ta chưa viết các bản mô tả công việc nên các yêu cầu đối với

người thực hiện công việc chưa được xác định rõ ràng

Quả là chúng ta đã không phối hợp chặt chẽ nên kết quả không như mong đợi

2 KHÁI NIỆM VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Phân tích công việc là quá trình thu

thập các thông tin liên quan đến công

việc một cách hệ thống

3 MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

- Xác định quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

- Điều kiện để tiến hành công việc

- Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc

- Mối tương quan giữa công việc đó với công việc khác

- Các phẩm chất kỹ năng nhân viên cần có

4 LỢI ÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

BẢNG

MÔ TẢ C.VIỆC

BẢNG TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN C.VIỆC

PHÂN

TÍCH CV

HOẠCH ĐỊNH NNL TUYỂN DỤNG ĐÀO TẠO PHÁT TRIỂN NNL ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH LƯƠNG BỔNG VÀ PHÚC LỢI

AN TOÀN & SỨC KHỎE

5 Tiến trình phân tích công việc

Xác định mục đích sử dụng thông tin

• Xác định mục tiêu ptcv

1

Chuẩn bị phân tích công việc

• Xác định công việc và phương pháp pt

• Xem xét lại các dữ liệu của cv

• Liên hệ với nhà qt và nv liên quan đến cv

Quản trị và cập nhật thông tin

•Cập nhật thông tin khi tổ chức thay đổi

•Thường xuyên xem xét lại tất cả công việc

5

6 Bảng mô tả công việc và bảng tiêu

chuẩn thực hiện công việc

6.1 Bảng mô tả công việc

Định nghĩa: Bảng mô tả công việc là 1 tài liệu liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC (tt)

Trên bảng mô tả công việc thể hiện:

1/ Người thực hiện công việc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?

2/ Tại sao công việc đó phải được thực hiện?

3/ Mục tiêu công việc đó là gì?

4/ Công việc phải làm gì? Hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành

5/ Công việc được thực hiện ở đâu?

6/ Khi nào công việc được coi là hoàn tất

7/ Phương tiện , trang bị thực hiện công việc

8/ Điều kiện làm việc và rủi ro có thể

6.1.2 Nội dung phân tích công việc

• Nhận dạng

– Tên công việc

– Mối quan hệ báo cáo

– Liệt kê các phần việc, nhiệm vụ và trách

nhiệm chính

• Bảng tiêu chuẩn công việc

– Kiến thức, kỹ năng và khả năng

– Giáo dục và kinh nghiệm

– Yêu cầu thể lực

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRỢ LÝ BÁN HÀNG

Báo cáo với trưởng phòng kinh doanh

Giám sát nhân viên mới

Thực hiện vai trò quản trị cần thiết

Liên lạc với các đại diện thương mại

Đào tạo nhân viên bán thời gian khi cần thiết

BẢNG TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRỢ LÝ BÁN HÀNG

Kiến thức cơ bản về trừng bày hàng hóa

Kiến thức về các nhiệm vụ trông nom cửa hàng

6.2 Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc

b Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Là văn bản liệt kê tất cả cá yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thựchiện công việc

Hay nói khác đi:

Bảng yêu cầu về năng lực cá nhân nhƣ trình độ học vấn, kinh

nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác vàcác đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc

7 CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• 7.1 Phương pháp bảng câu hỏi

• 7.2 Phương pháp chuyên gia

• 7.3 Phương pháp quan sát

7.1 PHƯƠNG PHÁP BẢNG CÂU HỎI

Là phương pháp nhà quản trị gửi bảng câu hỏi đến các đối tượng liên quan đến việc tìm hiểu các thông tin cho việc phân tích công

việc.

Các đối tượng này là ai?

7.1 PHƯƠNG PHÁP BẢNG CÂU HỎI (tt)

• Bảng câu hỏi thường đề cập:

• 1/ Thông tin chung về vị trí công việc

• 2/ Giám sát và chịu sự giám sát

• 3/ Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp

• 4/ Sử dụng ngôn ngữ

• 5/ Sử dụng thị giác và các giác quan khác

• 6/ Các quyết định quản lý và kinh doanh

• 7/ các giao tiếp nội bộ và bên ngoài

• 8/ Các cuộc họp hội mà bạn tham dự

• 9/ Các hoạt động thể chất

• 10/ Sử dụng thiết bị, máy móc và dụng cụ

• 11/ Các điều kiện môi trường và các đặc tính khác

7.1 PHƯƠNG PHÁP BẢNG CÂU HỎI (tt)

• Hạn chế:

7.2 PHƯƠNG PHÁP CHUYÊN GIA

• Là phương pháp sử dụng một số chuyên gia

am hiểu về công việc cần phân tích để thu thập thông tin xây dựng bảng mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc.

• Hạn chế:

Tùy thuộc vào công việc của chuyên gia

Khó khăn trong việc tập trung cùng lúc nhiều

chuyên gia

7.3 PHƯƠNG PHÁP QUAN SÁT

• Là phương pháp được sử dụng đối với người làm công việc trực tiếp Người phân tích sẽ quan sát quá trình làm việc và ghi chép cân thận từ nơi làm việc để hình thành bảng mô tả công việc

• Hạn chế

 Rất tốn thời gian và công sức

 Không sử dụng được cho những công việc trí óc

8 THIẾT KẾ LẠI CÔNG VIỆC

• Thiết kế lại công việc là sự thay đổi một cách hệ thống nội dung của công việc nhằm thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết cho công việc hoặc tăng động cơ làm việc

• Thiết kế lại nhằm sắp xếp người lao động phù hợp với công việc nhằm nâng cao hiệu suất và hiệu năng công việc

8.1 VAI TRÒ CỦA THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

làm việc.

đƣợc sự thỏa mãn tâm lý cá nhân

9 CÁCH TIẾP CẬN THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

• 9.1 Chuyên môn hóa

• 9.2 luân chuyển công việc

• 9.3 Mở rộng công việc

• 9.4 Làm giàu công việc

• 9.5 Nhóm tự quản

9.1 CHUYÊN MÔN HÓA

CMH là chỉ việc nhân viên chỉ làm 1 phầ công việc Công việcđƣợc lặp đi lặp lại với nhịp điệu cao

- Không ai chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình

- Sự phối hợp không hoàn hảo

- Không linh hoạt, phản ứng chậm với sự thay đổi

- Giảm khả năng sáng tạo, cảm thấy công việc nhàm chán

- Không giải quyết dƣợc vấn đề thổng thể

9.2LUÂN CHUYỂN CÔNG VIỆC

• Là quá trình thay đổi công việc của mỗi cá nhân Đây là

khuynh hướng ngày càng được các tổ chức thực hiện

• Ưu điểm:

- Tạo ra những thách thức mới cho nhân viên

- Nhân viên sẽ có được kiến thức mới, thỏa mãn nhu cầu pháttriển cá nhân

- Giảm đi tính đơn điệu của CV, tạo ra kích thích mới

Hạn chế:

- Dễ dẫn đến sự xáo trôn trong tổ chức

- Đôi khi tạo tâm lý bất an cho nhân viên

- Tình trạng cưỡi ngựa xem qua

- Rất dễ làm gián đoạn công việc

9.3 Mở rộng công việc

• Mở rộng phạm vi thực hiện

công việc của nhân viên bằng

cách tăng thêm việc và giảm

khối lượng công việc trong

mỗi phần việc

• Ưu điểm:

- Hấp dẫn trong công việc

- Linh hoạt cao

• Nhược điểm:

- Bị chỉ trích do việc tăng số

lượng công việc nhàm chán

cho người khác

9.4 Làm phong phú hóa công việc

• Mở rộng công việc theo chiều

sâu Gia tăng thêm nhiệm vụ

và quyền hạn cho người lao

9.5 Thiết kế công việc theo nhóm

• Thuận lợi

– Cải thiện năng suất

– Gia tăng sự tham gia

của nhân viên

– Nhân viên học hỏi

đƣợc nhiều hơn

– Nhân viên sẽ chịu

trách nhiệm cao hơn

• Hạn chế

– Đòi hỏi nhân viên

vào nhóm– Không thích hợpcho hầu hết cáccông việc trong tổchức

– Khó khăn trong việc

đo lường thành tíchnhóm