Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của HTTT quản lý nhân sự. Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệp

 Theo mức độ quản lý: Quản lý đơn giãn cấp độ thông tin cơ bản, quản lý các chức năng yêu cầu xử lý phức tạp và nhiều quy định riêng theo từng ngành nghề, quản lý theo độ lớn của doanh

Đề tài: Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của HTTT quản lý nhân sự Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệp.

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển như hiện nay thì việc sử dụng các phần mềm trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết Nó mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp vận dụng được công nghệ vào trong sản xuất, bán hàng và quản lý một cách hiệu quả

Tuy nhiên, những phần mềm nào thực sự là cần thiết, và nên dùng phần mềm nào cho riêng doanh nghiệp của mình là điều mà các nhà quản lý đặc biệt quan tâm Trong đó, hầu hết các doanh nghiệp, phần mềm quản lý nhân sự là một thứ không thể thiếu để công việc trở nên trơn tru, mượt mà hơn, tốn ít công sức hơn mà chi phí bỏ ra trong quá trình lại tương đối rẻ

1 Khái niệm về Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử

lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định Hệ thống có vai trò quan trọng trong hoạt động của

cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan

 Ví dụ về các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay

 Theo công nghệ: Web-based, Cloud based và Windows-Based

 Theo hình thức mua bán: phần mềm đóng gói, phần mềm viết theo yêu cầu (customize), phần mềm của nước ngoài, phần mềm bán theo hình thức thuê bao và trả phí hàng tháng

 Theo mức độ quản lý: Quản lý đơn giãn cấp độ thông tin cơ bản, quản lý các chức năng yêu cầu xử lý phức tạp và nhiều quy định riêng theo từng ngành nghề, quản lý theo độ lớn của doanh nghiệp như, Tập đoàn đa ngành, chuỗi trung tâm phân phối, chuỗi khách sạn, nhà hàng, cửa hàng, …

Đặc điểm :

 Quản lý thông tin đa cấp, đa ngành, phù hợp cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều chi nhánh

 Có đầy đủ báo cáo về quản trị nhân sự, theo dõi chính sách đối với người lao động và các báo cáo sử dụng lao động theo quy luật nhà nước

 Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn động theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ liệu, hỗ trợ lập các báo cáo thống kê nhanh theo các yêu cầu của lãnh đạo

 Hỗ trợ mềm dẻo trong cách tính lương: lương gián tiếp, lương khoán sản phẩm, lương khoán theo doanh thu

 Hỗ trợ các tiện ích truy xuất số liệu báo cáo thống kê Cho phép kết xuất số liệu ra các định dạng khác nhau như : word, excel, pdf

 Dưới góc độ quản lý, hệ thống quản trị nhân sự được phân thành ba mức: tác nghiệp, chiến thuật và chiến lược

2 Chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn

đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho tổ chức lẫn nhân viên Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho tổ chức Các hệ thống thông tin quản lý nhân

sự không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ,…mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản lý nhân lực khác Các quyết định, điều hành nhân sự cần có

hỗ trợ của hệ thống là:

 Tuyển chọn người lao động

 Đánh giá các ứng viên và người lao động của tổ chức

 Lựa chọn, đề bạt hay luân chuyển người lao động

 Đào tạo và phát triển người lao động

 Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động

 Phân tích và thiết kế công việc

 Cung cấp báo cáo cho cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu

 Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của một tổ chức như một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về thể lực, trí lực của từng con người trong một tập thể Nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin marketing

 Các quy trình của hệ thống thông tin của quản lý nhân sự bao gồm:

 Quản lý tổ chức - Nguồn nhân lực - Chấm công - Tính lương

 Quản lý quy trình làm việc của các phòng ban - nhân viên

 Quản lý đánh giá

 Quản lý tuyển dụng

 Quản lý đào tạo

 Quản lý hành chính

 Quản lý hồ sơ công văn

 Các chức năng khác: Hệ thống báo cáo- Thống kê đặc thù

 Quản lý người sử dụng- Phân quyền truy cập hệ thống

3 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin đo hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan Phần mềm quả lý nhân sự cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho tổ chức lẫn nhân viên Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao đông cho tổ chức Các phần mềm quả lý nhân sự không những giups cho

bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kì, mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản lý nhân lực khác Các quyết định, điều hành nhân sự cần có hỗ trợ của phần mềm là:

 Tuyển chọn người lao động

 Đánh giá các ứng biên và người lao động của tổ chức

 Lựa chọn, đề bạt hay luân chuyển người lao đông

 Đào tạo và phát triển người lao đông

 Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao dộng

 Phân tích và thiết kế công việc

4 Các thành phần chính của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Dưới góc độ quản lý, hệ thống quản trị nhân sự được chia thành 3 mức: Tác

nghiệp, chiến thuật và mức chiến lược

 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự mức tác nghiệp

Hệ thống quản trị nhân sự mức tác nghiệp là các hệ thống quản lý: lương, vị trí làm việc của người lao động, hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và nhân sự, hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

o Quản lý lương

Công việc chấm công hang ngày được nhân viên thống kê của phòng nhân sự trực tiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm công, sau đó tổng hợp lại vào cuối tháng để làm cơ sở tính lương và chuyển giao cho phòng kế toán Bảng chấm công bao gồm họ và tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm them, số ngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép Sau khi nhận được bảng chấm công, nhân viên phòng kế toán sẽ thực hiện kiểm tra, đối chiếu xem số lượng báo cáo có đúng không, nếu không đúng thì gửi trả phòng hành chính tiến hành điều chinhr lại, nếu đúng thì sử dụng chương trình tiến hành cập nhật thông tin chấm công để tính lương Mục tiêu của hệ thống này là xác định từng vị trí lao động trong doanh nghiệp, phạm trù nghề nghiệp và nhân sự đang đảm đương vị trí đó; tiến hành phân tích công việc theo yêu cầu của các phòng ban, sau đố lấy thông tin nhân viên phù hợp yêu cầu để tiến hành thiếu nhân sự Lập danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, vị trí việc làm còn thiếu

o Quản lý người lao động

Nhân viên khi vào làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn Khi được tuyển dụng thì phải thử việc, sau đó ký hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, tháng thử việc đầu tiên được hưởng 70% lương, nếu

hồ sơ nào được chấp nhận thì ký hợp đồng và xếp bậc lương, nếu không thì trả lại hồ sơ

Trưởng phòng nhân sự và giám đốc là những người chịu trách nhiệm điều chỉnh bậc lương, kéo dài thời hạn nộp hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng của nhân viên, thông tin nhân viên cần cập nhật vào hệ thống gồm: mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên nhân viên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ, số CMND, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày vào làm, mức lương cơ bản, bậc lương

Đánh giá tình hình thực hiện công việc và nhân sự: Hàng tháng các ban tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc của các nhân ốc phòng mình, sau đó gửi các đánh giá này đến phòng nhân sự Phòng nhân sự sẽ kiểm tra, đối chiếu, xin chỉ đạo của giám đốc để quyết định khen thưởng kỷ luật, thông tin đánh giá còn được sử dụng làm căn cứ cho hang loạt các quyết định như đề bạt, thuyên chuyển, buộc thôi việc người lao đông

 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự mức chiến thuật

Hệ thống thông tin quản lý mức chiến thuật là hệ thống thông tin phân tích và thiết

kế công việc, tuyển chọn nhân viên, quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc: Bộ phận quản lý

sẽ gửi yêu cầu lên phòng nhân sự để tuyển chọn nhân viên mới Công việc tuyển chọn được tiến hành theo trình tự ứng viên nộp đơn vào, bộ phận tuyển chọn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn Bộ phận tuyển dụng gửi thông tin về những ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc (để xét duyệt) đồng thời cũng được thông báo quyết định tuyển cho ứng viên biết, cuối cùng thông tin ứng viên sẽ được đưa vào hồ sơ nhân viên

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự hỗ trợ nhà quản ký đưa ra các quyết định tuyển người lao động, phân tích và thiết kế việc làm, đào tạo, kế hoạch hóa trợ cấp cho người lao động

o Quản lý tuyển dụng

Quản lý toàn bộ quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp, từ việc tạo lập yêu cầu, kế hoạch đợt tuyển dụng cho vị trí cần tuyển dụng, cập nhật danh sách ứng viên, tìm kiếm ứng viên kho cơ sở dữ liệu, lên lịch thi tuyển, ghi nhận và đánh giá kết quả tuyển, cho đến bước cuối cùng là chuyển hồ sơ ứng viên chung thành hồ sơ nhân sự Các chức năng chính của hệ thống là tìm kiếm, in lịch thi tuyển, in kết quả thi tuyển Rất hữu ích cho bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp

o Quản lý hồ sơ nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những chức năng cốt lõi của hệ thống Quản lý

hồ sơ nhân sự gồm nhiều chức năng linh hoạt giúp đơn giản hóa nhiều thao tác như quản

lý sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, vị trí làm việc Đồng thời trong quá trình nhân viên làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp, mọi sự thay đổi đối với nhân viên đều được ghi nhận đầy đủ: các thay đổi về hợp đồng lao động, phòng ban, chức vụ, thang bảng lương, hệ số, khen thưởng, kỷ luật

o Quản lý đào tạo

Chức năng này giúp tổ chức, doanh nghiệp tổ chức và quản lý các khóa đào tạp, lựa chọn nhân viên tham gia đồng thời quản lý kết quả đào tạo của từng học viên, từ đó cung caaos các báo cáo chi tiết về những kết quả đào tạo đó

o Quản lý bảo hiểm xã hội

Quản lý quá trình tham gia đóng BHXH của nhân viên, đồng thời hỗ trợ công tác tính toán mức tiền trích nộp hang tháng cho cơ quan bảo hiểm xã hội

o Quản lý chấm công

Phân hệ này quản lý ca làm việc, ghi nhận dữ liệu chấm công hang ngày của nhân viên Xử lý dữ liệu để tính ra số ngày công, các loại công làm ngoài giờ, làm ca đêm Phân hệ này còn quản lý ngày nghỉ phép và cân đối chỉ tiêu nghỉ phép cho nhân viên trong doanh nghiệp

 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự mức chiến lược

Hệ thống quản lý nhân sự mức chiến lược là các hệ thống thông tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực, lập kế hoạch về nguồn nhân lực Hệ thống quản lý nhân sự mức chiến lược thường gồm ba thành phần chính là:

o Cơ sở dữ liệu nhân sự

o Phần mềm quản lý nhân sự mức chiến lược

o Mô hình thống kê, đánh giá nguồn nhân lực

5 Mô hình của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Mô hình quản lý nhân sự là tất cả hoạt động của doanh nghiệp hay tổ chức liên quan đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực, bao gồm thu hút, sử dụng, đánh giá, phát triển và gìn giữ đội ngũ lao động phù hợp với doanh nghiệp, đủ về số lượng và cao về chất lượng

Mô hình quản lý nhân sự liên quan chặt chẽ đến mô hình kinh doanh của doanh nghiệp Nếu có một mô hình quản trị nhân lực tốt, doanh nghiệp có thể:

 Thu hút – đào tạo được nhân sự chất lượng cao cho doanh nghiệp

 Phát triển – duy trì số lượng nhân sự đủ để đảm bảo hoạt động kinh doanh, sản xuất theo đúng kế hoạch Giữ chân được người tài, đặc biệt là những nhân sự phù hợp

 Tối đa hiệu quả sử dụng nguồn lực: Khai thác được hết các kỹ năng và tố chất của nhân viên, sử dụng đúng người đúng việc

Mô hình hệ thống thông tin quản lý được biểu diễn theo hình dưới đây, trong đó thông tin đầu vào gồm tất cả các thông tin nhân sự bên trong các hệ thống khác có trong doanh nghiệp, các hoạt động trong bộ phận tổ chức nhân sự và các nguồn dữ liệu bên ngoài liên quan tới nhân sự của doanh nghiệp

(PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý,

Trường Đại học Thương Mại)

Trong kế hoạch chiến lược của tổ chức thường bao gồm các mục tiêu và chiến lược quan trọng về nguồn nhân lực Các chương trình chiến lược do các nhà lãnh đạo xác định

sẽ là những định hướng hoạt động quan trọng của bộ phận quản lý nhân sự Ngoài ra, việc việc đề ra các chính sách kinh doanh, tách nhập các bộ phận trong đơn vị và mọi liên kết giữa các tổ chức cũng sẽ ảnh hưởng đến chức năng quản lý nhân sự

Dữ liệu về nhân sự của tổ chức thường bao gồm dữ liệu về nghề nghiệp, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và các thông tin quan trọng khác trong CSDL Những dữ liệu này

có thể sẽ rất hữu ích cho việc lựa chọn đúng đối tượng nhân lực cho các công việc hoặc

dự án

Để thực hiện được các chức năng nghiệp vụ của mình, bộ phận quản trị nhân lực thường phải sử dụng dữ liệu do các Hệ thống xử lý giao dịch cung cấp, ví dụ, số giờ công

và đơn giá ngày công của mỗi nhân công được sử dụng để tính tiền lương cho nhân công

đó Những dữ liệu này được dùng để tính tổng chi phí lương cho từng bộ phận trong tổ chức và cho toàn tổ chức Tổng chi phí mà đơn vị dành cho chăm sóc sức khỏe, lương hưu và các chương trình phúc lợi khác của nhân viên cũng có thể có được một cách trực tiếp từ các HTTT xử lý lương

Dữ liệu về đặt hàng của khách hàng cũng thường được sử dụng để lên kế hoạch về nguồn nhân lực Trên cơ sở các đơn đặt hàng cho những tháng tới hoặc năm tới người ta

có thể dễ dàng tính toán được nhu cầu về nhân lực

Rất nhiều các nguồn dữ liệu quan trọng từ bên ngoài có thể được dùng cho HTTT quản lý nhân sự, ví dụ, mức lương trả cho nhân công ở các cơ quan khác hoặc dữ liệu thống kê về nhân lực có thể được sử dụng để xác định mức lương hoặc tiền công cho nhân viên trong tổ chức Ngoài ra, các hiệp hội và tổ chức lao động khác cũng là những nguồn

dữ liệu quan trọng đối với HTTT quản lý nhân lực

Đầu ra của HTTT quản lý nhân sự bao gồm các báo cáo quản lý như báo cáo lương thưởng, các khoản phúc lợi bảo hiểm; kế hoạch nhu cầu nhân sự; hồ sơ, lý lịch nhân sự; báo cáo kỹ năng làm việc Bằng việc cung cấp các báo cáo quản lý, HTTT quản lý nguồn nhân lực có khả năng gia tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ của đơn vị Ví dụ, trong lĩnh vực dịch vụ chuyển phát nhanh, vào thời điểm nhạy cảm như Noel hay những ngày

lễ, việc lập kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả là hết sức mấu chốt và quan trọng Các nhà quản lý sẽ dựa trên các báo cáo quản lý nguồn nhân lực và kế hoạch nhu cầu nhân sự để tiến hành phân công, điều phối các lái xe vào công việc chuyển hàng tới tay khách hàng đúng thời hạn Và như vậy giá trị gia tăng đã tới tay người sử dụng dưới hình thức nhận hàng chuyển phát nhanh đúng hạn

6 Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự

 Cung cấp thông tin toàn diện và chi tiết cho quản lý

Ngoài ra, phần mềm nhân sự có thể cung cấp thông tin chi tiết toàn diện phục vụ cho việc

ra quyết định của nhà quản trị, ví dụ có bao nhiêu nhân viên cần thiết vào những thời điểm nhất định trong năm dựa trên dữ liệu lịch sử để có thể phân bổ và huy động nguồn lực tuyển dụng phù hợp Ngoài ra, còn nhiều lợi ích khác mà một công ty có thể được hưởng lợi từ việc dựa vào phần mềm thay vì quản lý nhân sự bằng hồ sơ giấy như truyền thống

 Tiết kiệm thời gian

Lợi ích của phần mềm nhân sự có thể rất khác nhau tùy thuộc vào loại phần mềm được chọn và đặc điểm của công ty Phần mềm nhân sự giúp tiết kiệm thời gian dành cho các thao tác hành chính thông thường, thời gian này có thể được chuyển hướng dành cho các nhiệm vụ sinh lợi hơn hoặc hiệu quả hơn để giúp cho doanh nghiệp tốt hơn Phần mềm nhân sự giúp nhà quản trị và nhân viên tiết kiệm thời gian trong công tác quản lý

cũng như thực hiện công việc thông qua tự động hóa, hỗ trợ các quy trình quản lý nhân sự bằng việc cho phép lập kế hoạch, quản lý ngân sách

 Giảm lỗi nhập liệu

Tùy thuộc vào phần mềm được chọn và cách sử dụng, các doanh nghiệp có thể giảm lỗi trong nhập dữ liệu thủ công và cải thiện cơ sở dữ liệu của công ty với việc tạo hồ

sơ điện tử Ngoài ra, có thể tiết kiệm không gian và chi phí do sử dụng tối thiểu giấy, kẹp giấy, mực và các vật liệu liên quan

Ngoài những lợi ích trên phạm vi rộng này, các công ty có thể thấy những lợi ích xuất phát từ từng loại phần mềm hoặc modul cụ thể đã được chọn, như cải tiến kế hoạch

kế nhiệm và phát triển nhân viên sau khi thực hiện một hệ thống quản lý học tập mạnh mẽ

7 Thuận lợi khi triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự

 Giảm chi phí vận hành dài hạn

Sử dụng phần mềm không chỉ khiến bộ máy doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả mà còn giúp loại bỏ những yếu tố thừa trong các quy trình làm việc, cắt giảm những chi phí, thời gian và nhân lực không cần thiết Từ đó, cho phép doanh nghiệp tiết kiệm được rất trong dài hạn về thời gian, tiền bạc để chi phí cho công tác quản lý nhân sự, hiệu quả đầu tư cao

 Tăng hiệu quả làm việc

Sử dụng phần mềm giúp giám đốc, bộ phận quản lý của doanh nghiệp lên kế hoạch phân bổ hiệu quả hơn các nguồn lực Khi sắp xếp hợp lý mọi quy trình làm việc trên một

hệ thống vận hành thống nhất sẽ đảm bảo nhiệm vụ các bộ phận không bao giờ bị xung đột hoặc trùng lặp Qua việc đảm bảo chuyên môn hóa từng bộ phận, sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên

Thay vì các thao tác quản lý thủ công như mất hàng giờ ngồi sắp xếp, phân loại hồ

sơ giấy của nhân viên từ thông tin các nhân, trình độ chuyên môn, bảo hiểm lao động, báo cáo tình hình nhân sự, tính lương, KPIs, thì phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp bạn thực hiện tất cả những điều đó chỉ trong một nốt nhạc bằng quy trình tự động hóa mọi thứ và lưu trữ thông tin trên một hệ thống

 Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự

Các quy trình như quản lý thời gian làm việc của các nhân viên, chấm công, giám sát thời gian tăng ca và các ngày nghỉ của nhân viên khi tích hợp với các công cụ tính toán hợp lý có thể đẩy nhanh tiến độ thực hiện Tính toán thời gian làm việc cố định, thời gian làm thêm cho các nhân viên trong công ty và tính lương cũng được phần mềm xử lý nhanh chóng, chuyên nghiệp

Ngoài ra, sử dụng phần mềm giúp ban quản lý doanh nghiệp lên kế hoạch phân bổ hiệu quả hơn các nguồn lực, hiểu được nhân viên, xây dựng nguồn nhân lực giỏi, phù hợp với định hướng công ty Khi sắp xếp hợp lý mọi quy trình làm việc trên một hệ thống vận hành thống nhất sẽ đảm bảo nhiệm vụ các bộ phận không bao giờ bị xung đột hoặc trùng lặp Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên

Hơn nữa, sử dụng phần mềm có thể hỗ trợ ban giám đốc doanh nghiệp đưa ra sách lược, quyết định đúng đắn và hợp lý

 Dễ lưu trữ, quản lý tập trung và thống kê số liệu

Sử dụng phần mềm là giải pháp công nghệ tuyệt vời cho phép doanh nghiệp lưu trữ, kiểm soát mọi thông tin dữ liệu một cách tập trung, chặt chẽ và hiệu quả Những sai sót dữ liệu cơ bản, logic vô lý trong xử lý quy trình có thể được phát hiện và ngăn chặn ngay từ đầu bởi hệ thống tự động và thông minh

Hệ thống phần mềm phối hợp, phân tích và khai thác thông tin dữ liệu từ các bộ phận khác nhau Trên cơ sở đó, phân tích và kết xuất các báo cáo đa dạng, phù hợp Đặc biệt, các thông tin này đều được mã hóa với khả năng bảo mật dữ liệu được nâng cao, từ

đó sự quản lý nhân viên sẽ trở nên hiệu quả hơn Hệ thống sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều thuận lợi:

 Đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp

 Quản trị chặt chẽ nguồn lực tổ chức

 Tối đa hiệu quả lao động

 Tạo điều kiện cho viên phát triển khả năng

 Nâng cao yếu tố con người và sự gắn kết giữa cá nhân với doanh nghiệp

8 Khó khăn khi triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự

 Dư thừa và thiếu hụt nhân sự

Với nhiều doanh nghiệp, khi hoạt động kinh doanh sa sút, bộ máy vận hành quá cồng kềnh thì việc dư thừa nhân sự là không thể tránh khỏi Ngược lại, khi hoạt động kinh doanh phát triển, nhu cầu về nhân sự tăng cao doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực Vấn đề này phát sinh từ khâu lên kế hoạch, phân bổ và tuyển