Nghiên cứu và thiết kế hệ thống quản lý vật tư và trang thiết bị tại bệnh viện bạch mai

Tổng quan về quản lý trang thiết bị y tế Trang thiết bị y tế là các loại thiết bị, dụng cụ, vật liệu, vật tư cấy ghép, thuốc thử và chất hiệu chuẩn in vitro, phần mềm software được sử dụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

Nghiên cứu và thiết kế hệ thống quản lý vật

tư và trang thiết bị tại Bệnh viện Bạch Mai

DƯƠNG HUY GIANG Ngành: Kỹ thuật Y sinh

Giảng viên hướng dẫn: TS Phạm Phúc Ngọc

Viện: Điện tử - Viễn thông

HÀ NỘI, 3/2021

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

Nghiên cứu và thiết kế hệ thống quản lý vật

tư và trang thiết bị tại Bệnh viện Bạch Mai

DƯƠNG HUY GIANG Ngành: Kỹ thuật Y sinh

Giảng viên hướng dẫn: TS Phạm Phúc Ngọc

Viện: Điện tử - Viễn thông

HÀ NỘI, 3/2021

Chữ ký của GVHD

Lời cảm ơn

Trong quá trình học tập tại Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, tôi đã được Quý Thầy Cô trang bị cho tôi những kiến thức chuyên sâu, giúp tôi trưởng thành trong học tập và nghiên cứu khoa học Tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến tất cả Quý Thầy Cô đã tận tình giảng dậy tôi trong suốt thời gian học tập tại trường

Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới TS Phạm Phúc Ngọc đã dành nhiều thời gian hướng dẫn, tận tình chỉ bảo và định hướng cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành Luận văn

Xin trận trọng cảm ơn!

Tóm tắt nội dung luận văn

Trang thiết bị y tế (TTBYT) có đặc thù là chủng loại đa dạng với hàng nghìn loại, thế hệ công nghệ luôn thay đổi, cập nhật ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ mới Vì vậy vấn đề quản lý là hết sức quan trọng và phải được quán triệt trong toàn ngành, nhất là đối với đội ngũ cán bộ quản lý của các cơ sở y tế tại các bệnh viện hiện chưa được hoàn thiện và đầy đủ Tại bệnh viện Bách Mai, Chủ yếu các quá trình quản lý vẫn dựa trên hệ thống sổ sách, giấy tờ mà không

có phần mềm nào đáp ứng được các yêu cầu chi tiết đưa ra như WHO Do đó cần

có một phần mềm để cải tiến quy trình quản lý vật tư và trang thiết bị nhằm hỗ trợ cho đội ngũ cán bộ về quá trình quản lý vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa trang thiết bị tại Bệnh Viện Bạch Mai Vì vậy trong luận văn sẽ nghiên cứu và đề xuất giải pháp nhằm hỗ trợ cải tiến quy trình quản lý cũng như giới thiệu một phần mềm quản lý vật tư và trang thiết bị có thể ứng dụng ngay trong bệnh viện Bạch Mai

M ỤC LỤC

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Y TẾ TẠI VIỆT

NAM 1

1.1 Tổng quan về quản lý trang thiết bị y tế 1

1.1.1 Nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị y tế 3

1.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý Trang thiết bị Y tế tại bệnh viện 4

1.1.3 Thành tựu đạt được và những hạn chế trong quản lý trang thiết bị y tế tại Việt Nam 6

1.2 Quản lý trang thiết bị y tế theo khuyến nghị của WHO 9

1.2.1 Xây dựng kế hoạch bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị y tế 13

1.2.1.1 Quản lý vật tư thiết bị y tế 13

1.2.1.2 Phương pháp thực hiện 14

1.2.1.3 Nguồn lực 15

1.2.1.4 Nhân lực 21

1.3 Kết luận chương 25

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Y TẾ TẠI BỆNH VIỆN BẠCH MAI 26

2.1 Giới thiệu chung về bệnh viện Bạch mai 26

2.2 Hiện trạng quy trình quản lý trang thiết bị y tế tại Bệnh viện Bạch mai 27

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG AN TOÀN TRANG THIẾT BỊ Y TẾ TẠI BỆNH VIỆN BẠCH MAI 32

3.1 Khái niệm về quản lý và sử dụng an toàn trang thiết bị y tế tại BV Bạch Mai 32 3.1.1 Thống kê lại số lượng trang thiết bị y tế của bệnh viện hiện có 32

3.1.2 Thống kê phân bố trang thiết bị y tế của bệnh viện đối với các khoa phòng chức năng 36

3.1.3 Thống kê tần suất sử dụng của trang thiết bị y tế hiện tại 37

3.1.4 Thống kê lượng trang thiết bị y tế không được sử dụng hoặc sử dụng không hiệu quả 38

3.1.5 Đánh giá sơ bộ thực trạng quản lý trang thiết bị y tế tại các phòng ban 41

3.1.6 Đánh giá công tác đầu tư mua sắm và sửa chữa trang thiết bị y tế 42

3.2 Kiến nghị các phương pháp cải tiến trong quản lý trang thiết bị y tế tại BV

Bạch mai và các lý giải đối với đề xuất 44

3.2.1 Đề xuất về công tác mua sắm mới TTBYT 44

3.2.2 Đề xuất về phương pháp thống nhất việc quản lý hồ sơ giữa phòng vật tư và các phòng ban chức năng 45

3.3 Kết luận chương 46

CHƯƠNG 4 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ LIÊN KHOA HỖ TRỢ QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Y TẾ 48

4.1 Tiêu chí xây dựng phần mềm 48

4.2 Phân tích và áp dụng phần mềm 48

4.3 Chạy thử nghiệm phần mềm và đánh giá 62

KẾT LUẬN 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

M ỤC LỤC HÌNH VẼ

Hình 3 1 Quy trình đề xuất mua sắm trang thiết bị mới phục vụ yêu cầu phát triển

chuyên môn 45

Hình 3 2 Quy trình đề xuất quản lý trang thiết bị liên khoa phòng ban 46

Hình 4 1 Giao diện trang chủ phần mềm quản lý trang thiết bị ứng dụng tại Bệnh viện Bạch Mai 49

Hình 4 2 Giao diện dự trù mua sắm trang thiết bị y tế 50

Hình 4 3 Giao diện lập dự án thầu mua sắm TTBYT mới 51

Hình 4 4 Quản lý thầu mua sắm trang thiết bị y tế 52

Hình 4 5 Giao diện quản lý tài sản của bệnh viện 53

Hình 4 6 Giao diện nghiệp vụ quản lý trong quản lý tài sản của bệnh viện 54

Hình 4 7 Giao diện kiểm kê tài sản trong quản lý tài sản của bệnh viện 54

Hình 4 8 Giao diện phân loại thiết bị trong quản lý tài sản của bệnh viện 55

Hình 4 9 Giao diện danh mục nhà cung cấp 55

Hình 4 10 Giao diện nhân sự 56

Hình 4 11 Giao diện quản lý nhân sự 56

Hình 4 12 Giao diện chức năng lập lịch bảo dưỡng 57

Hình 4 13 Theo dõi phiếu bảo dưỡng từng ngày 58

Hình 4 14 Quản lý các phiếu bảo dưỡng 58

Hình 4 15 Giao diện quản lý sửa chữa 59

Hình 4 16 Giao diện quản lý phiếu sửa chữa 59

Hình 4 17 Giao diện cấu hình quản lý tài sản trong vận hành trang thiết bị y tế 60

Hình 4 18 Thống kê các thiết bị đang hoạt động 61

Hình 4 19 Thống kê thiết bị bảo dưỡng theo tháng 61

Hình 4 20 Thống kê thiết bị đang bảo dưỡng 62

Hình 4 21 Thống kê thiết bị đang sửa chữa 62

Hình 4 22 Dữ liệu được trích xuất từ phần mềm sang file excel 63

M ỤC LỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3 1 Danh mục các trang thiết bị y tế tại Bệnh viện 35

Bảng 3 2 Phân bổ trang thiết bị y tế tại các khoa phòng 36

Bảng 3 3 Những trang thiết bị được sử dụng nhiều nhất (ngày nào cũng sử dụng đến/sử dụng nhiều lần trong ngày) 38

Bảng 3 4 Những TTB không sử dụng đến hoặc rất ít khi sử dụng 39

Bảng 3 5 Lý do không sử dụng đến hoặc rất ít sử dụng 40

Bảng 3 6 Thực trạng về quản lý, sử dụng TTBYT 41

Bảng 3 7 Thực trạng sửa chữa khi có TTB hỏng 42

Bảng 3 8 Đánh giá trong công tác sửa chữa TTBYT 42

Bảng 3 9 Đánh giá về công tác quản lý đầu tư, mua sắm TTBYT 43

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Y

1.1 Tổng quan về quản lý trang thiết bị y tế

Trang thiết bị y tế là các loại thiết bị, dụng cụ, vật liệu, vật tư cấy ghép, thuốc thử và

chất hiệu chuẩn in vitro, phần mềm (software) được sử dụng riêng lẻ hay phối hợp với nhau theo chỉ định của chủ sở hữu trang thiết bị y tế để phục vụ cho con người nhằm

một hoặc nhiều mục đích sau đây:

- Chẩn đoán, ngăn ngừa, theo dõi, điều trị và làm giảm nhẹ bệnh tật hoặc bù đắp

- Vận chuyển chuyên dụng hoặc sử dụng phục vụ cho hoạt động y tế;

- Cung cấp thông tin cho việc chẩn đoán, theo dõi, điều trị thông qua biện pháp

kiểm tra các mẫu vật có nguồn gốc từ cơ thể người Trang thiết bị chẩn đoán in vitro gồm thuốc thử, chất hiệu chuẩn, vật liệu kiểm soát, dụng cụ, máy, thiết bị

hoặc hệ thống được sử dụng riêng lẻ hoặc kết hợp theo chỉ định của chủ sở hữu

để phục vụ cho việc kiểm tra các mẫu vật có nguồn gốc từ cơ thể người Phụ

kiện là một sản phẩm được chủ sở hữu trang thiết bị y tế chỉ định dùng cho mục đích cụ thể cùng với một thiết bị y tế cụ thể nhằm tạo điều kiện hoặc hỗ trợ thiết

bị đó sử dụng đúng với mục đích dự định của nó

Trang thiết bị y tế bao gồm các loại thiết bị, dụng cụ, vật tư, phương tiện phục vụ cho

hoạt động chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dân Trang thiết bị y tế là bộ phận không thể tách rời trong các hoạt động y tế và là yếu tố không thể thiếu trong việc nâng cao chất lượng, hiện đại hóa nền y học nước nhà Đặc điểm TTBYT thể hiện ở các điểm sau:

- Trang thiết bị y tế là một loại hàng hóa đặc biệt với chủng loại đa dạng và luôn được cập nhật ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ mới, thế hệ công nghệ luôn thay đổi

- Trang thiết bị là tài sản cố định có giá trị cao Trang thiết bị hiện nay cho ngành

y tế thường là hiện đại nên có giá trị cao, đắt tiền Nó được sản xuất gắn liền với thành tựu của khoa học tiên tiến về khám chữa bệnh

- Trang thiết bị y tế ở Việt Nam phần lớn được nhập khẩu từ các nước có nền khoa học tiên tiến, hiện đại, đòi hỏi người sử dụng phải cập nhật và nâng cao trình độ thường xuyên

- Trang thiết bị y tế gồm nhiều loại khác nhau, có tính năng sử dụng khác nhau Tuy nhiên, để thực hiện việc quản lý trang thiết bị y tế thì các loại thiết bị này cũng được phân loại theo các tiêu chuẩn sẵn có do Bộ y tế cũng như các đơn vị có thẩm quyền đã yêu cầu trước

Cụ thể, trong Chương II Nghị định 36/2016/NĐ-CP, việc phân loại trang thiết bị y tế được phân loại thành 2 nhóm được phân làm 4 loại dựa trên mức độ rủi ro tiềm ẩn liên quan đến thiết kế kỹ thuật và sản xuất các trang thiết bị y tế đó:

- Nhóm 1: gồm trang thiết bị y tế thuộc loại A là trang thiết bị y tế có mức độ rủi

ro thấp Cụ thể, nhóm 1 gồm trang thiết bị y tế thuộc loại A là những thiết bị có

mức độ gây rủi ro thấp nhất, đơn vị sở hữu sẽ công bố chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật và tự chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm (như: Bông, băng, giường điều trị thông thường…)

- Nhóm 2: gồm trang thiết bị y tế thuộc loại B, C và D, trong đó loại B là trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro trung bình thấp; trang thiết bị y tế thuộc loại C có

mức độ rủi ro trung bình cao và loại D có mức độ rủi ro cao (như: Trang thiết bị

cấy ghép vào cơ thể người) Với các trang thiết bị loại C và D sẽ phải qua giai đoạn thử nghiệm lâm sàng (trên người) về tính an toàn trước khi được đưa vào

sử dụng chính thức

Bên cạnh đó, việc phân loại trang thiết bị y tế phải dựa trên cơ sở quy tắc phân loại về

mức độ rủi ro khác nhau mà cụ thể:

- Trong trường hợp trang thiết bị y tế có thể được phân loại vào hai hoặc nhiều

mức độ rủi ro thì áp dụng việc phân loại theo mức độ rủi ro cao nhất của trang thiết bị y tế đó

- Trong trường hợp trang thiết bị y tế được thiết kế để sử dụng kết hợp với một trang thiết bị y tế khác thì mỗi trang thiết bị y tế phải được phân loại mức độ rủi

ro riêng biệt

- Trong trường hợp trang thiết bị y tế được sử dụng kết hợp với một trang thiết bị

y tế khác hoặc trang thiết bị y tế có hai hoặc nhiều mục đích sử dụng thì việc phân loại phải căn cứ vào mục đích sử dụng quan trọng nhất của trang thiết bị y

tế đó

Vì Việt Nam là một trong các thành viên của hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á nên

Việt Nam cũng không nằm ngoài các yêu cầu chi tiết đối với việc phân loại thiết bị y tế này Hay nói cách khác là Bộ trưởng Bộ Y tế phải quy định chi tiết việc phân loại trang thiết bị y tế bảo đảm phù hợp với các điều ước quốc tế về phân loại trang thiết bị y tế

của Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á mà Việt Nam là thành viên

1.1.1 Nguyên t ắc quản lý, sử dụng trang thiết bị y tế

Về nội dung, trang thiết bị y tế (TTBYT) là mặt hàng đặc biệt, ảnh hưởng trực tiếp đến

sức khỏe con người và là một trong những yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả, chất lượng của công tác y tế, hỗ trợ người thầy thuốc trong chẩn đoán và điều trị cho người

bệnh TTBYT lại có đặc thù là chủng loại đa dạng với hàng nghìn loại, thế hệ công nghệ luôn thay đổi, cập nhật ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ mới Vì vậy vấn đề

quản lý là hết sức quan trọng và phải được quán triệt trong toàn ngành, nhất là đối với đội ngũ cán bộ quản lý của các cơ sở y tế Nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị y

tế được quy định tại Điều 55 Nghị định 36/2016/NĐ-CP và Nghị định

169/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định 36/2016/NĐ-CP về quản lý trang thiết

bị y tế như sau:

- Việc quản lý, sử dụng trang thiết bị y tế phải theo đúng mục đích, công năng,

chế độ, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả

- Trang thiết bị y tế phải được bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng, sử dụng và tuân thủ các hướng dẫn kỹ thuật khác theo quy định của nhà sản xuất và phải được kiểm định theo quy định tại Nghị định này để bảo đảm chất lượng

- Đối với các trang thiết bị y tế có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn vệ sinh lao động thì ngoài việc phải tuân thủ các quy định về bảo đảm chất lượng theo quy định tại Nghị định này còn phải tuân thủ quy định của pháp luật về an toàn vệ sinh lao động.”

- Phải lập, quản lý, lưu trữ đầy đủ hồ sơ về trang thiết bị y tế; thực hiện hạch toán

kịp thời, đầy đủ trang thiết bị y tế về hiện vật và giá trị theo quy định hiện hành

của pháp luật về kế toán, thống kê và các quy định pháp luật khác có liên quan;

bảo đảm kinh phí thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều này

- Chịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan quản lý có thẩm quyền về

quản lý trang thiết bị y tế

- Các cơ sở y tế của Nhà nước ngoài việc thực hiện quản lý, sử dụng trang thiết bị

y tế theo quy định tại Điều 55 Nghị định 36/2016/NĐ-CP, phải thực hiện quản

lý trang thiết bị y tế theo các quy định sau:

- Trang thiết bị y tế trong các cơ sở y tế của Nhà nước được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước

- Thực hiện công khai chế độ quản lý, sử dụng trang thiết bị y tế

- Thực hiện đầu tư, mua sắm trang thiết bị y tế bảo đảm nguyên tắc:

o Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu của đơn vị và theo đúng các quy định hiện hành của pháp luật về đấu thầu;

o Khuyến khích sử dụng các trang thiết bị y tế sản xuất trong nước Đối với trang thiết bị y tế sản xuất trong nước đã được Bộ Y tế công bố đáp ứng yêu cầu chất lượng sử dụng và khả năng cung cấp thì trong hồ sơ mời

thầu, hồ sơ yêu cầu phải quy định nhà thầu không được chào trang thiết

- Công tác quản lý TTBYT đều nhắm đến tính hiệu quả, hiệu quả được xem xét ở

mỗi khâu, mỗi công đoạn và từng công việc được giao Quản lý TTBYT được

thực hiện theo những tiêu chí nhất định nhằm quản lý chặt chẽ hiệu quả theo đúng chính sách chế độ, phù hợp với quy hoạch, kế hoạch và đảm bảo tiết kiệm Theo điều 12, Luật quản lý tài sản công ngày 21/6/2017, công tác quản lý TTBYT tại các Bệnh viện công lập được tiến hành quản lý theo quá trình hình thành và sử dụng tài sản công bao gồm quá trình đầu tư mua sắm, khai thác, sử

dụng, kể cả duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa và cuối cùng là thanh lý, khấu hao Như vậy, có thể nói nguyên tắc quản lý và sử dụng trang thiết bị y tế cần phải tuân thủ các yêu cầu chính xác đã được xây dựng bởi Bộ y tế và các đơn vị chức năng có liên quan

1.1.2 Các nhân t ố ảnh hưởng đến quản lý Trang thiết bị Y tế tại bệnh viện

Quản lý TTBYT tại Bệnh viện là một trong những nội dung cơ bản của công tác quản

lý Muốn có phương án quản lý TTBYT hợp lý và có hiệu quả, đòi hỏi mỗi khoa, phòng trong Bệnh viện phải nghiên cứu, phân tích sự tác động của các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình hoạt động dịch vụ khám chữa bệnh tại đơn vị mình

Các nhân tố ảnh hưởng tới quá trình quản lý và sử dụng trang thiết bị y tế bao gồm:

• Các nhân t ố bên ngoài:

o Các quy định, chính sách của Đảng và Nhà nước: Mỗi đơn vị y tế dù

muốn hay không đều phải thực hiện theo đúng đường lối, chủ trương, chính sách xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội của Đảng, Nhà nước và Chính phủ Chỉ có làm theo cách này thì phương hướng tổ chức quản lý

dịch vụ khám chữa bệnh tại đơn vị mới đúng đắn Tổ chức quản lý dịch

vụ khám chữa bệnh trong đơn vị y tế được duy trì, phát triển hay mở rộng

phụ thuộc rất lớn vào đường lối chủ trương, chính sách và pháp luật của Đảng, Nhà nước và chính phủ Đối với việc quản lý TTBYT thì các văn

bản về đầu tư và khấu hao, sẽ quyết định khả năng khai thác TTBYT

o Tiến bộ khoa học, kỹ thuật, công nghệ, thiết bị máy móc: Sự phát triển

của khoa học, công nghệ trên thế giới đã tạo ra những TTBYT hiện đại,

đa chủng loại và liên tục được cải tiến, hỗ trợ thiết thực cho việc chăm sóc sức khỏe con người Vì vậy, để có phương án tổ chức quản lý TTBYT hợp lý, bệnh viện phải xác định cho được đơn vị mình nên mua công nghệ, thiết bị máy móc nào là thích hợp Các dịch vụ khám chữa

bệnh nếu được ứng dụng nhanh chóng và kịp thời các tiến bộ khoa học

kỹ thuật hiện đại thì nó cho phép sử dụng đầy đủ, hợp lý và tiết kiệm dược phẩm y tế và sức lao động nhằm góp phần nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của hoạt động dịch vụ khám chữa bệnh Máy móc thi ết bị nếu cập nhật kịp thời công nghệ mới, với tính chất hiện đại

và đầu tư theo chiều sâu thì sẽ nâng cao được trình độ tay nghề, kỹ năng, kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ trong đơn vị, tạo ra nhiều sản

ph ẩm với chất lượng cao, giá thành hạ, đáp ứng kịp thời nhu cầu khám b ệnh và chữa bệnh cho nhân dân Bên cạnh đó, nó còn giúp cho đơn vị sử dụng hợp lý dược phẩm y tế thay thế và sử dụng hợp

lý các lo ại dược phẩm, dược liệu

• Các nhân t ố bên trong:

phong phú, đa dạng về chủng loại và chúng còn được gọi là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình thực hiện hoạt động dịch

vụ khám chữa bệnh (Thuốc – Thầy thuốc – TTBYT) Giữa TTBYT và tổ

chức quản lý dịch vụ khám chữa bệnh tại bệnh viện có mối quan hệ hữu

cơ với nhau Dịch vụ khám chữa bệnh tại bệnh viện là một quá trình liên

tục tác động vào đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất cho xã hội Giá trị và giá trị sử dụng của dược phẩm y tế được tăng lên gấp bội khi

TTBYT tham gia liên tục vào quá trình hoạt động dịch vụ khám chữa

bệnh tại bệnh viện Ch ủng loại TTBYT đơn giản hay phức tạp có ảnh hưởng đến tổ chức quản lý dịch vụ KCB tại bệnh viện Ngược lại, tổ

ch ức dịch vụ KCB tại bệnh viện ở trình độ cao hay thấp đều đòi hỏi

vi ệc sử dụng TTBYT phải đáp ứng được yêu cầu Nhìn chung, mối quan h ệ giữa quản lý dịch vụ khám chữa bệnh và TTBYT thay đổi theo nh ững đặc điểm kinh tế - kỹ thuật TTBYT của mỗi đơn vị và thay đổi theo sự phát triển của xã hội Vì vậy, để có được phương án

t ổ chức quản lý TTBYT hợp lý và hiệu quả, mỗi đơn vị phải chú ý

và xác định cho được mức độ ảnh hưởng của TTBYT đối với đơn vị mình.

y bác sĩ, cán bộ ngành y tế nói chung và cán bộ ngành y tế trong các bệnh

viện nói riêng có vai trò quan trọng đối với công tác quản lý TTBYT TTBYT là một trong 3 yếu tố quan trọng nhất (Thuốc – Thầy thuốc – TTBYT) trong ngành y tế, đồng thời đây cũng là đối tượng đặc thù, là công cụ, dụng cụ có liên quan trực tiếp đến chăm sóc sức khoẻ con người Đầu tư máy móc thiết công nghệ kỹ thuật cao là điều quan trọng

và rất cần thiết Nhưng người sử dụng kỹ thuật cao là yếu tố quyết định

Để có thể quản lý và sử dụng TTBYT hiệu quả thì cần phải bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ tay nghề của cán bộ sử dụng trong quá trình

vận hành sử dụng, bảo dưỡng, bảo quản và sửa chữa TTBYT Ngoài trình

độ tay nghề, đòi hỏi cán bộ phải luôn có ý thức trách nhiệm trong việc

giữ gìn, bảo quản máy móc thiết bị Có như vậy, nó mới duy trì công suất cao trong thời gian dài và sử dụng có hiệu quả hơn trong khám chữa

bệnh

1.1.3 Thành t ựu đạt được và những hạn chế trong quản lý trang thiết bị y tế tại

Vi ệt Nam

V ề thành tựu

Tại Việt Nam, trong thời gian qua, hệ thống y tế cả nước đã đầu tư nâng cấp trang thiết

bị cho các cơ sở thuộc các lĩnh vực: y tế dự phòng, khám chữa bệnh, y dược học cổ truyền, đào tạo nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ sản xuất thuốc và trang thiết bị y tế Ðặc biệt nhiều cơ sở y tế tại Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh đã triển khai ứng dụng nhiều tiến bộ khoa học kỹ thuật mới, áp dụng nhiều phương tiện hiện đại

trong khám, chữa bệnh, góp phần nâng cao chất lượng chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dân Tại nhiều bệnh viện tỉnh, nhiều chuyên khoa được đầu tư đổi mới trang thiết bị như: chẩn đoán hình ảnh, xét nghiệm sinh hoá, phòng mổ và hồi sức cấp cứu Nhiều thiết bị cơ bản và công nghệ cao được mua sắm như CT-scanner, máy X-quang cao tần

- tăng sáng truyền hình, máy siêu âm, máy nội soi, máy xét nghiệm sinh hoá nhiều chỉ

số, máy huyết học, máy gây mê, máy thở, máy theo dõi bệnh nhân, sàng lọc HIV, sàng

lọc máu

Hiện nay chính phủ đã có những bước điều chỉnh các quy định, luật lệ và chính sách kinh tế vĩ mô cho phù hợp với các quy định quốc tế, tạo ra môi trường đầu tư và kinh doanh ngày càng thuận lợi, thông thoáng và minh bạch hơn cho tất cả các doanh nghiệp trong đó có doanh nghiệp kinh doanh và sản xuất TTBYT Nghị định số 36/2016/NĐ-

CP ngày 15/5/2016 về quản lý trang thiết bị y tế đã được Chính phủ ban hành Đây là khung pháp lý quan trọng giúp các nhà quản lý thiết bị Y tế nước ta trong công tác

quản lý TTBYT hiện nay và trong giai đoạn tới Các nhà quản lý, các bệnh viện, đơn vị

y tế, các doanh nghiệp nắm rõ các quy định, xác định rõ quyền trách nhiệm và nghĩa vụ khi tham gia hoạt động trong lĩnh vực thiết bị y tế, đảm bảo chất lượng, hiệu quả đầu tư

và tăng cường quản lý, khai thác sử dụng thiết bị y tế, góp phần nâng cao chất lượng chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân

Trong nội dung quy định của Nghị định cũng đã chuyển tải các quy định của Hiệp định ASEAN về thiết bị y tế, đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và chính thức có hiệu

lực tại Việt Nam (Tại Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 26/02/2016) để đáp ứng nhu cầu

hội nhập khu vực ASEAN và quốc tế theo đúng quy định thực hiện các điều ước quốc

tế Về phân loại trang thiết bị y tế theo quy định hội nhập là phân nhóm, quản lý trang thiết bị y tế theo chu trình vòng đời sản phẩm, thay đổi phương thức quản lý áp dụng chung hình thức đăng ký lưu hành, ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách thủ tục hành chính, xây dựng môi trường công vụ công khai, minh bạch, hiệu quả, hiệu lực, xác định rõ quyền và nghĩa vụ trách nhiệm của các chủ thể, tổ chức cá nhân tham gia

trong lĩnh vực trang thiết bị y tế Bộ y tế phối hợp với các Bộ, ngành liên quan triển khai các nội dung của Phó thủ tướng Nguyễn Thiện Nhân và các hoạt động của Ban chỉ đạo về trang thiết bị y tế như: Xây dựng chính sách thuế nhập khẩu linh kiện để lắp ráp,

sản xuất TTBYT trong nước; Tích cực, chủ động phối hợp với Tổng cục Hải quan – Bộ Tài chính xây dựng chính sách Thuế hỗ trợ nghiên cứu, sản xuất TTBYT, mã số HS (mã phân loại của hàng hóa, dùng để xác định thuế suất xuất nhập khẩu hàng hóa), áp

mã số và áp thuế đối với danh mục hàng hóa TTBYT nhập khẩu; Xây dựng chính sách,

hỗ trợ đầu ra cho sản phẩm TTBYT; Xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật kiểm tra

chất lượng TTBYT; Phối hợp với Bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng đề án: “Xây

dựng hệ thống kiểm chuẩn trang thiết bị y tế đến năm 2020”; Phối hợp với các đối tác, hãng và tổ chức Quốc tế tổ chức các hội nghị, hội thảo giới thiệu, phổ biến các quy định quản lý, hội nhập khu vực và quốc tế lĩnh vực TTBYT…

Nh ững hạn chế trong quản lý trang thiết bị y tế ở Việt Nam:

Sự lãng phí trong việc đầu tư, mua sắm, sử dụng máy móc trang thiết bị y tế có cả

những nguyên nhân khách quan và chủ quan Bởi với đặc thù của ngành y, việc mua

sắm trang thiết bị y tế, vật tư tiêu hao rất quan trọng, vì liên quan đến tính mạng, sức

khỏe của con người Do đó, việc đầu tư trang thiết bị y tế hiện đại với nguồn kinh phí

lớn là cần thiết nhưng phải sát với thực tế và mang lại hiệu quả

Công tác bảo dưỡng, sửa chữa TTBYT: Công tác bảo dưỡng, sửa chữa không những

chỉ nhằm đảm bảo độ an toàn, chính xác và ổn định của TTBYT, mà còn có giá trị kinh

tế lớn vì nếu thực hiện tốt công tác công tác bảo dưỡng dự phòng (bảo dưỡng thường kì theo quy định) giảm thiểu những hỏng hóc lớn, khi sửa chữa sẽ rất tốn kém, thậm chí trường hợp không khắc phục được

Tuy nhiên, công tác đào tạo, bảo dưỡng và sửa chữa các trang thiết bị y tế chưa được các cơ sở y tế thực sự quan tâm đúng mức Đối với bệnh viện tuyến trung ương: thiếu tài liệu kỹ thuật phục vụ công tác bảo dưỡng và sửa chữa TTBYT; khó mua vật tư thay

thế, phụ thuộc vào nhà cung cấp, giá cao; thiết bị ngày càng nhiều, mức độ càng hiện đại, tính đồng bộ càng cao, trong khi các phòng Vật tư – TBYT thiếu nhân lực cả về số lượng và chất lượng, thiếu thiết bị đo chuyên dụng; thiếu kinh phí

Đến nay hệ thống TTBYT tại các cơ sở khám chữa bệnh, nghiên cứu khoa học và đào

tạo trong toàn ngành được cải thiện, có khả năng giải quyết một cách cơ bản nhu cầu khám chữa bệnh của người dân tại các cơ sở y tế tuyến dưới, giảm bớt tình trạng quá

tải của các cơ sở y tế tuyến trên Tuy nhiên, việc đầu tư và sử dụng TTBYT tại một số

cơ sở y tế hiện nay còn tồn tại một số bất cập như: chưa sử dụng hết hiệu quả công suất

của thiết bị; lạm dụng kỹ thuật trong chẩn đoán và điều trị; một số cơ sở y tế đã được trang bị thiết bị mới nhưng chưa có cán bộ được đào tạo sử dụng thiết bị; đặc biệt các

cơ sở y tế chưa quan tâm đúng mức đến công tác duy trì, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ trang thiết bị do đó chất lượng thiết bị xuống cấp nhanh, tuổi thọ giảm; thậm chí có thiết bị được sử dụng đến khi hỏng nặng mới được sửa chữa, thay thế gây lãng phí về kinh tế và chất lượng khám chữa bệnh; đồng thời, công tác quản lý, kiểm định và kiểm tra chất lượng TTBYT cũng chưa thực hiện tốt…

1.2 Quản lý trang thiết bị y tế theo khuyến nghị của WHO

Trên thế giới, việc quản lý trang thiết bị y tế đã được hoàn thiện và tích hợp trong nhiều phần mềm quản lý khác nhau Riêng đối với việc bảo dưỡng, quản lý bảo dưỡng trang thiết bị y tế thì WHO đã đề xuất sử dụng một phần mềm bảo dưỡng và quản lý riêng với mục tiêu, bội dung, định hướng cụ thể và rõ ràng

Bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị y tế có thể được chia thành hai loại chính: kiểm tra và

bảo trì phòng ngừa (IPM) và sửa chữa (CM) IPM bao gồm tất cả các hoạt động theo

kế hoạch có sẵn đảm bảo chức năng của thiết bị và ngăn ngừa sự cố hoặc hỏng hóc

Kiểm tra hiệu suất và kiểm tra mức độ an toàn là các quy trình đơn giản để đánh giá

chức năng và mức độ an toàn của thiết bị thiết bị Bảo trì phòng ngừa (PM) liên quan đến các hoạt động có kế hoạch được thực hiện để kéo dài tuổi thọ của thiết bị và ngăn

ngừa sự cố (nghĩa là thông qua các quá trình hiệu chuẩn, thay thế một số bộ phận, bôi trơn, làm sạch, v.v.) Kiểm tra có thể được tiến hành như một hoạt động độc lập và kết

hợp với PM để đảm bảo chức năng của thiết bị là chuẩn Điều này rất quan trọng vì khi

thực hiện các nhiệm vụ bảo trì phòng ngừa thì nhiệm vụ này có thể phải can thiệp vào bên trong thiết bị ví dụ như khi thực hiện việc vệ sinh bên trong thiết bị

Hình 1 1 Các thành phần của chương trình bảo trì bảo dưỡng

Việc bảo trì bảo dưỡng các trang thiết bị y tế là thực sự cần thiết với bất kể một bệnh

viện hoặc cơ sở y tế nào, bất kể quy mô của nó là lớn hay nhỏ Sự phức tạp của chương trình bảo trì bảo dưỡng không chỉ nằm ở quy mô, vị trí của các cơ sở y tế, các bệnh

viện mà còn nằm ở vấn đề nguồn lực, cơ sở vật chất, nhân sự của các đơn vị đó Tuy nhiên, nguyên tắc của một chương trình bảo trì bảo dưỡng của một bệnh viện tuyến trung ương hay một bệnh viện tuyến huyện hay thậm chí một cơ sở y tế ở thành phố, nông thôn hay một tỉnh lẻ của một quốc gia phát triển, đang phát triển hay kém phát triển cũng đều phải tuân thủ giống như nhau

Mục đích của việc thống nhất quy chuẩn này là nhằm cung cấp các thông tin liên quan đến các thành phần của một chương trình bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị y tế Quy

trình này được sử dụng để hỗ trợ các bệnh viện hay các cơ sở y tế hay một cơ sở chăm sóc sức khỏe, đặc biệt là ở các nước đang phát triển, trong việc lên kế hoạch, quản lý

và thực hiện bảo trì trang thiết bị y tế Chương trình này hướng đến sự gọn nhẹ, tính

khả thi, linh hoạt và có thể điều chỉnh theo các mức độ khác nhau của các bệnh viện, các cơ sở y tế dựa trên nguồn lực có sẵn của mỗi đơn vị và theo các yêu cầu kỹ thuật khác nhau của mỗi đơn vị Quy trình tập trung vào các nguyên tắc chung chứ không

phải là một mô hình cứng nhắc Từ đó mỗi quốc gia, mỗi tổ chức, mỗi bệnh viện và các

cơ sở y tế có thể thiết kế một chương trình phù hợp nhằm đáp ứng các yêu cầu cụ thể

của riêng họ

Để thống nhất các khái niệm có liên quan tới chương trình bảo trì bảo dưỡng trang thiết

bị y tế, các khái niệm liên quan sẽ được trình bày dưới đây

Hiệu chuẩn Một số thiết bị y tế, đặc biệt là những thiết bị có đầu ra cấp năng lượng

trị liệu (ví dụ: máy khử rung tim, dao mổ điện, các thiết bị kích thích

vật lý trị liệu, v.v.), cần được hiệu chuẩn định kỳ Điều này có nghĩa là các mức năng lượng sẽ được đo lường định kỳ và nếu có sự khác biệt

so với các mức được chỉ định, các thiết bị cần phải được điều chỉnh lại cho đến khi thiết bị hoạt động đúng các chế độ như thông số ban đầu Các thiết bị thực hiện đo lường (ví dụ: điện tâm đồ, thiết bị thí nghiệm, thang đo bệnh nhân, máy phân tích chức năng phổi, v.v.) cũng yêu cầu

hiệu chuẩn định kỳ để đảm bảo độ chính xác so với các tiêu chuẩn đã

biết

Kỹ sư kỹ

thuật y sinh

Là một chuyên gia hỗ trợ và thúc đẩy quá trình chăm sóc bệnh nhân

bằng cách áp dụng các kỹ năng quản lý và các kỹ thuật vào quá trình chăm sóc sức khỏe Trong khi một kỹ sư ngành kỹ thuật y sinh (gọi tắt

là kỹ sư y sinh) là một kỹ sư y sinh chuyên ngành hay còn gọi là kỹ sư lâm sàng Các thuật ngữ thường được sử dụng thay thế cho nhau

Phòng/ Khoa

kỹ thuật

Là kỹ sư / kỹ thuật viên hoặc đội ngũ kỹ sư / kỹ thuật viên chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì thiết bị y tế Tùy thuộc vào bối cảnh và quốc gia, bộ phận hoặc nhóm này có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau

Một số tên thay thế bao gồm: bộ phận kỹ thuật y sinh học, bộ phận bảo trì bảo dưỡng thiết bị y tế, bộ phận quản lý thiết bị y tế, v.v… Trong tài liệu này, chúng tôi thường xuyên đề cập đến phòng kỹ thuật

Pháp danh mô

tả chung

Là thuật ngữ được sử dụng để mô tả một thiết bị Sử dụng tên mô tả

phổ biến từ một nguồn được quốc tế chấp nhận là chìa khóa để so sánh các quy trình kiểm tra, thời gian kiểm tra, tỷ lệ thất bại, chi phí dịch vụ

và thông tin quản lý bảo trì quan trọng khác từ cơ sở này đến cơ sở khác Mặc dù các nhà sản xuất có tên cụ thể cho các thiết bị, điều quan

trọng là phải lưu trữ tên chung của thiết bị được liệt kê trong hệ thống danh pháp (ví dụ: tên danh pháp: hệ thống phẫu thuật, đơn cực / lưỡng

cực; tên nhà cung cấp cho thiết bị: máy phát điện,…)

Bảo dưỡng

(Corrective

maintenance)

Là một quy trình được sử dụng để khôi phục tính toàn vẹn tính chất

vật lý, mức độ an toàn và hiệu suất của thiết bị sau khi gặp sự cố hoặc

hỏng hóc Bảo trì sửa chữa và bảo trì đột xuất được coi là tương đương

với thuật ngữ sửa chữa Trong tài liệu này, các thuật ngữ được sử dụng thay thế cho nhau

Hỏng hóc Là trạng thái thiết bị không đáp ứng các yêu cầu về hiệu suất hoặc về

an toàn hoặc bị thay đổi về cấu trúc thiết bị Một lỗi được sửa chữa

bằng cách sửa chữa lỗi đó và hiệu chuẩn sau khi sửa chữa

Kiểm tra Kiểm tra liên quan đến các hoạt động theo lịch trình cần thiết để đảm

bảo một phần của thiết bị y tế hoạt động chính xác Quá trình này bao

gồm cả kiểm tra hiệu suất và kiểm tra an toàn Quá trình này xảy ra cùng với quá trình bảo trì phòng ngừa, bảo trì khắc phục hoặc hiệu chuẩn nhưng cũng có thể được hoàn thành dưới dạng một hoạt động độc lập được lên lịch theo các khoảng thời gian cụ thể

Kiểm tra và

bảo trì phòng

IPM đề cập đến tất cả các hoạt động theo lịch trình cần thiết để đảm

bảo một phần của thiết bị y tế hoạt động chính xác và được bảo trì tốt

ngừa (IPM) IPM do đó bao gồm cả kiểm tra và bảo trì phòng ngừa (PM)

Kiểm tra hiệu

suất

Những hoạt động này được thiết kế để kiểm tra trạng thái hoạt động

của thiết bị y tế Các thí nghiệm được thực hiện để so sánh hiệu suất

của thiết bị với các thông số kỹ thuật được thiết lập bởi nhà sản xuất theo như hướng dẫn bảo trì hoặc dịch vụ của họ Những bước kiểm tra này không nhằm kéo dài tuổi thọ của thiết bị mà chỉ để đánh giá tình

trạng hiện tại của thiết bị Kiểm tra hiệu suất đôi khi còn được gọi là

kiểm tra đảm bảo hiệu suất

Bảo trì dự

đoán

Hoạt động này liên quan tới một kỹ thuật dự báo nhằm xác định tỷ lệ

hỏng hóc của một số loại linh kiện có thể thay thế (ví dụ: pin, van, máy bơm, con dấu) Việc xác định hoặc ước lượng được khoảng thời gian

hỏng hóc cho phép người sử dụng chuẩn bị trước hay đặt mua trước các bộ phận cần thay thế trước khi chúng bị hỏng, đảm bảo thiết bị

hoạt động đáng tin cậy mà không bị gián đoạn Trong y tế, việc này

chủ yếu được thực hiện tại một cơ sở có số lượng lớn thiết bị y tế từ

một nhà sản xuất hoặc một dòng máy

Bảo trì bảo

dưỡng (PM)

PM liên quan đến bảo trì được thực hiện để kéo dài tuổi thọ của thiết

bị và ngăn ngừa sự cố PM thường được lên lịch theo các khoảng thời gian cụ thể và bao gồm các hoạt động bảo trì cụ thể như bôi trơn, làm

sạch (ví dụ: thay đổi) hoặc thay thế các bộ phận dự kiến sẽ lắp ráp (ví

dụ: vòng bi) hoặc có tuổi thọ cao (ví dụ: tuốc bin) Các bước thực hiện

và khoảng thời gian thường được thiết lập bởi nhà sản xuất Trong trường hợp đặc biệt, người sử dụng có thể thay đổi tần suất để phù hợp

với điều kiện môi trường địa phương Bảo trì phòng ngừa đôi khi được

gọi là bảo trì theo kế hoạch, hoặc bảo trì theo lịch trình Trong tài liệu này, các thuật ngữ được sử dụng thay thế cho nhau

Sửa chữa Là một quy trình được sử dụng để khôi phục tính toàn vẹn vật lý, an

toàn và hiệu suất của thiết bị sau khi gặp sự cố Được sử dụng thay thế

với bảo trì sửa chữa

Kiểm tra an

toàn

Chúng được thực hiện để đảm bảo thiết bị an toàn về điện và cơ

Những đợt kiểm tra này cũng có thể bao gồm kiểm tra về an toàn bức

xạ hoặc khí nguy hiểm hoặc các chất ô nhiễm hóa học Khi các đợt

kiểm tra này được thực hiện, kết quả được so sánh với các tiêu chuẩn

quốc gia hoặc khu vực cũng như các thông số kỹ thuật của nhà sản

xuất Tần suất các đợt kiểm tra an toàn có thể khác với kiểm tra bảo trì

và hiệu suất theo kế hoạch, và thường dựa trên các yêu cầu quy định 1.2.1 Xây dựng kế hoạch bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị y tế

Lập kế hoạch cho một chương trình bảo trì bảo dưỡng là một phần của hệ thống quản

lý y tế Quy trình lập kế hoạch này bao gồm việc đánh giá các yếu tố quan trọng (xem) Thách thức đối với các nhà hoạch định là cân bằng các yếu tố này để thiết kế một chương trình bảo trì phù hợp và hiệu quả về mặt chi phí tương ứng với tình hình thực

tế

Hình 1 2 Các yếu tố chính để lên kế hoạch bảo trì 1.2.1.1 Quản lý vật tư thiết bị y tế

Mức độ phức tạp của các thiết bị y tế trải dài từ tương đối đơn giản đến rất phức

tạp Ví dụ, các thiết bị thủ công để đo huyết áp (máy đo huyết áp) chỉ có vài thành phần

và dễ dàng sửa chữa cùng với đó là các dụng cụ dùng trong hiệu chuẩn và đo lường thường dễ có Trong khi đó, ở một thái cực khác, các thiết bị hình ảnh và các thiết bị phòng thí nghiệm tiên tiến thì lại rất phức tạp Ví dụ sửa chữa một hệ thống máy cộng hưởng từ đòi hỏi nguồn lực tài chính, vật chất và con người cực lớn Nằm giữa các thái

cực này là các thiết bị bơm truyền dịch, máy khử rung tim, máy ECG (điện tâm đồ) và

Quản lý vật tư thiết bị Chủng loại và số lượng thiết bị y tế có trong bệnh viện và nằm

trong danh sách cần bảo trì

Phương pháp thực hiện Xác định phương pháp bảo trì cần được thực hiện trong quá

trình

Nguồn lực Tài lực, vật lực và nhân lực phục vụ cho quá trình bảo

dưỡng

hàng trăm loại thiết bị y tế khác có độ phức tạp khác nhau Trong quá trình lập kế

hoạch chương trình bảo trì sớm, điều cần thiết là xác định các loại thiết bị cần được đưa vào chương trình Điều này sẽ phụ thuộc vào các chi phí dành cho bảo dưỡng hay

phụ thuộc vào các yêu cầu chăm sóc chẩn đoán bệnh của các thiết bị cũng như phạm vi tác động đến tổng nguồn thu của các thiết bị trong các cơ sở khám chữa bệnh

Các phòng vật tư thiết bị y tế cũng như khoa lâm sàng cần phải xác định và lựa chọn thiết bị nào cần được đưa vào danh mục quản lý và những thiết bị nào sẽ được đưa vào chương trình bảo trì Tại Việt Nam, các thiết bị vật tư y tế đều được quản lý một cách tương đối chặt chẽ bằng việc ghi lưu dữ liệu nhập kho cũng như các thông tin liên quan

tới thiết bị từ khi lúc mua về nhưng điều này không đồng nghĩa với việc tất cả các thiết

bị cần phải được kiểm tra và bảo trì Trên thực tế, rất ít các bệnh viện có đủ nhân lực để

thực hiện việc kiểm tra và đánh giá thiết bị Phương pháp tiếp cận ở đây chỉ ra việc lựa

chọn thiết bị đưa vào danh mục quản lý và thiết bị nào đưa vào chương trình bảo trì,

bảo dưỡng là rất quan trọng

Các phòng vật tư thiết bị y tế cũng như khoa lâm sàng cần có trách nhiệm đặt mua, phát triển và duy trì các thiết bị tồn kho Họ có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên đối

với tất cả các thiết bị trong một cơ sở chăm sóc sức khỏe hiện có và phải định vị được

tất cả các thiết bị này Các yêu cầu thực hiện kiểm kê trong khi thực hiện kiểm tra định

kỳ hoặc các hoạt động bảo trì ngăn ngừa (PM) cần được xây dựng để thực hiện một cách thuận tiện nhất Hơn nữa, khi có thiết bị mới được mua về hoặc thiết kế ra thì các thiết bị này cần được kiểm tra và sau đó thêm vào kho

1.2.1.2 Phương pháp thực hiện

Một chương trình bảo trì có thể được thực hiện theo bất kỳ cách nào vì vậy điều quan trọng là phải xem xét sự đa dạng của các phương pháp có sẵn Ví dụ, một cơ sở chăm sóc sức khỏe có thể thiết lập hợp đồng dịch vụ với các nhà sản xuất thiết bị, tổ

chức dịch vụ độc lập (ISO) hoặc kết hợp cả hai Trong những trường hợp như vậy, điều

cần thiết là cơ sở chăm sóc sức khỏe phải có nhân sự giám sát và quản lý các hoạt động

của các nhà thầu dịch vụ Trong thực tế, cách tiếp cận điển hình là thiết lập một số cấp

độ quản lý và năng lực kỹ thuật trong cơ sở chăm sóc sức khỏe Một số hoạt động bảo trì cũng có thể được thực hiện bởi các nhân viên của cơ sở chăm sóc sức khỏe Các

hoạt động bảo trì khác có thể được thực hiện bởi các nhà thầu dịch vụ hoặc các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài khác Một trong những hoạt động quản lý quan trọng nhất

là quyết định những dịch vụ nào sẽ được cung cấp bởi sự kết hợp giữa các nhà cung

cấp dịch vụ bên trong và bên ngoài, dựa trên năng lực của cơ sở và nhân viên của cơ

sở

1.2.1.3 Nguồn lực

Nguồn lực cần thiết để thực hiện các công tác bảo trì là điểm khó khăn nhất khi xây dựng chương trình Điều này đòi hỏi cần có sự theo dõi lịch sử bảo trì bảo dưỡng

của từng thiết bị và từ đó tính toán các yêu cầu về nhân lực và kiến thức để đáp ứng

thời điểm dự báo trước một thiết bị có thể bị hỏng Bảo trì cũng đòi hỏi kỹ năng nhân viên, kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với từng loại thiết bị mà nhân viên đó thực

hiện công việc Các nhà cung cấp bên ngoài thực sự là cần thiết để tham gia bảo trì các thiết bị phức tạp tại các cơ sở chăm sóc sức khỏe do bản thân các cơ sở chăm sóc sức

khỏe này không có đủ nhân lực cũng như các điều kiện về vật lực để thực hiện việc bảo trì bảo dưỡng thiết bị Trong quá trình bảo trì, có một số thiết bị đòi hỏi quyền truy cập vào các bộ phận thiết bị như mật khẩu phần mềm hoặc mật khẩu dành cho nhân viên

kỹ thuật riêng của hãng mà điều này có thể khó có được do hạn chế về ngân sách và khó khăn mua sắm, đặc biệt là khi mua từ nước ngoài Để chuẩn bị cho những thách

thức như vậy, điều quan trọng là phải xem xét trước các nguồn lực tài chính, vật chất

và nhân lực cần thiết để thực hiện đúng các hoạt động dự tính

Ngu ồn lực tài chính

Nguồn lực tài chính cần thiết cho một chương trình bảo trì (như một thành phần

của hệ thống quản lý y tế toàn diện) thuộc hai loại: chi phí ban đầu và chi phí vận hành Chi phí ban đầu là các khoản đầu tư phải được thực hiện trước khi chương trình bắt đầu Chi phí hoạt động là chi phí liên tục cần thiết để giữ cho chương trình hoạt động

Bảng 2.1 tóm tắt các mục chính trong mỗi loại

Bảng 1 1 Nguồn lực tài chính cần thiết cho chương trình bảo trì

Vật lực Không gian, công cụ, thiết bị kiểm tra,

máy tính, xe cộ và các thiết bị phục vụ

vận chuyển

Vận hành, bảo dưỡng, bảo trì, kiểm định

nhuận, doanh thu, đào tạo liên tục

kiện, vật tư, vật liệu, đi lại

và vận chuyển

Bước đầu tiên trong việc tính toán chi phí là xác định nguồn lực vật chất và nhân lực

cần thiết Việc tính toán này dựa trên số lượng và loại thiết bị y tế trong kho cũng như

mức độ và loại phương pháp bảo trì được chọn Chi phí ban đầu và chi phí vận hành được tính dựa trên tỷ lệ áp dụng tại quốc gia hoặc khu vực Đối với hoạt động kiểm tra

bảo trì phòng ngừa (IPM) cụ thể thì việc ước tính khối lượng công việc theo yêu cầu

của chương trình là điều rất cần thiết Đây là một quá trình tương đối đơn giản nếu có

thể biết được thời gian ước tính cho việc kiểm tra Bằng cách đếm số lượng thiết bị của

từng loại (từng loại danh pháp chung) và nhân nó với thời gian ước tính, có thể xác định tổng khối lượng công việc ước tính cho chương trình kiểm tra bảo trì phòng ngừa

Thời gian thực hiện các thủ tục hành chính để tạo các biểu mẫu kiểm tra bảo trì phòng

ngừa, thời gian chuẩn bị sẵn sàng để kiểm tra, thời gian để có được thiết bị cần kiểm tra (thời gian di chuyển thiết bị đến khu vực làm việc trung tâm hoặc đi đến vị trí của thiết

bị), thời gian để ghi lại công việc đã hoàn thành và sắp xếp lại các phần bảo trì ngăn

ngừa,…là tất cả các hoạt động nên được thêm vào tính toán tổng khối lượng công việc Chi phí bảo trì trực tiếp có thể khó ước tính ban đầu nhưng sẽ cải thiện theo thời gian

và kinh nghiệm Tuy nhiên, chi phí hợp đồng dịch vụ có thể được xác định bằng cách đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài Những loại dịch vụ này có thể có được trên cơ sở thời gian và vật liệu hoặc bằng cách ký hợp đồng trong một khoảng

thời gian định sẵn ở một tỷ lệ cố định Trong cả hai trường hợp, chi phí phải được lên

kế hoạch trước cùng với chi phí đề xuất có trong ngân sách liên quan

Chi phí của tỷ lệ dịch vụ là một biện pháp hữu ích trong việc xác định hiệu quả tài chính của chương trình bảo trì Tỷ lệ này được tính bằng cách chia tổng chi phí hàng năm để vận hành chương trình bảo trì thiết bị y tế cho giá trị (chi phí ban đầu) của thiết

bị y tế trong kho Ở Hoa Kỳ, ví dụ, tỷ lệ chi phí dịch vụ là từ 5% đến 10% (1) Tỷ lệ này chỉ có thể đạt được khi có sẵn các nguồn hỗ trợ đáng kể và sau một thời gian dài

cải thiện hiệu suất sử dụng thiết bị Đối với mục đích lập kế hoạch ở các nước đang phát triển, biện pháp này có thể cao hơn nhiều, đặc biệt là đối với các chương trình mới trong môi trường hạn chế về tài nguyên Tuy nhiên, chi phí của tỷ lệ dịch vụ nên được theo dõi theo thời gian và được sử dụng như một hướng dẫn cho các nỗ lực cải thiện

hiệu suất

Theo thời gian sẽ có cơ hội để đầu tư bổ sung trong chương trình bảo trì Ví dụ,

chương trình có thể xem xét việc cung cấp dịch vụ cho một loại thiết bị cụ thể bằng cách sử dụng các nguồn lực nội bộ và nhân sự thay vì thuê ngoài công việc Trong mỗi

cơ hội như vậy, một kế hoạch kinh doanh đơn giản nên được soạn thảo bao gồm chi phí ban đầu và chi phí vận hành của đề xuất Sau đó, chi phí và lợi ích của tình hình hiện

tại cũng như của đề xuất mới có thể so sánh được Quá trình ra quyết định cho các khoản đầu tư mới này đặc biệt hiệu quả khi được dựa trên các dữ liệu thực tế từ quá trình quản lý trang thiết bị y tế

V ật lực

Một chương trình bảo trì dựa trên yếu tố vật lực Chúng bao gồm không gian làm việc, công cụ và thiết bị kiểm tra, vật tư, bộ phận thay thế, và hướng dẫn sử dụng và dịch vụ

cần thiết để thực hiện bảo trì Khi lập kế hoạch cho một chương trình bảo trì, mỗi trong

số này nên được xem xét riêng như sau

Nơi thực hiện bảo trì cũng là vấn đề cần được xem xét khi lập kế hoạch bảo dưỡng bảo trì Một trong số các lựa chọn chính là ở vị trí mà thiết bị đang vận hành Đối với một

số loại thiết bị như hệ thống máy X quang, máy phân tích trong phòng thí nghiệm, máy

tiệt trùng và đèn phẫu thuật, vị trí bảo trí tại chỗ là lựa chọn duy nhất Trong trường

hợp này, việc lên kế hoạch đưa các công cụ thiết yếu và thiết bị kiểm tra đến nơi làm

việc hoặc chuẩn bị một không gian gần thiết bị là cần thiết Lựa chọn thứ hai là vận chuyển thiết bị đến cửa hàng sửa chữa của bộ phận kỹ thuật để thực hiện kiểm tra bảo trì hoặc sửa chữa Đây có thể là một quá trình tốn thời gian, nhưng bộ phận kỹ thuật có

thể là địa điểm duy nhất có thể thực hiện một số bảo trì Một không gian làm việc tốt là

một không gian sạch sẽ và được tổ chức tốt Môi trường đó cần được cung cấp một nguồn ánh sáng tốt và truy cập vào các hệ thống tiện ích theo yêu cầu của thiết bị (ví

dụ như điện và khí y tế) Nơi đấy cũng cần có các hệ thống bàn ghế làm việc và không gian lưu trữ cho các công cụ và thiết bị kiểm tra, bộ phận sửa chữa và vật tư, và thiết bị đang chờ sửa chữa Nó cũng bao gồm không gian cho hồ sơ và tài liệu, hướng dẫn sửa

chữa và vận hành, và truy cập vào bất kỳ tài nguyên máy tính nào được yêu cầu

Việc sử dụng các tài nguyên trên máy tính tại nơi làm việc cũng rất quan trọng Tài liệu

cơ bản có thể lưu trữ bằng hồ sơ giấy nhưng việc sử dụng máy tính, cơ sở dữ liệu hoặc

hệ thống quản lý bảo trì thiết bị trên máy tính (CMMS) hỗ trợ lưu giữ hồ sơ tốt, giám sát hiệu suất và cải thiện hiệu suất là một yếu tố vô cùng quan trọng Ngoài ra, khi truy

cập internet có sẵn thì đây có thể là một tài nguyên có giá trị Nhiều tài nguyên kỹ thuật

có sẵn trực tuyến với chi phí thấp hoặc miễn phí và các chương trình giáo dục trực tuyến có thể là một lựa chọn để nâng cao kiến thức kỹ thuật và tạo điều kiện cho quá trình đào tạo liên tục đối với nhân lực tại các cơ sở chăm sóc sức khỏe Hơn nữa, giao

tiếp bằng giọng nói và e-mail cho phép cộng tác hiệu quả hơn nhiều so với các phương pháp truyền thống Tuy nhiên, giao tiếp trên internet là phương pháp không đáng tin

cậy Do đó, giữ liên lạc bằng điện thoại di động có thể là một sự thay thế hiệu quả Các tài liệu kỹ thuật chuyên sâu thường được tìm thấy trong chính các cơ sở khám

chữa bệnh nhưng nếu việc bảo dưỡng, bảo trì gồm nhiều cơ sở thì việc thiết lập một kho sửa chữa tập trung có thể sẽ kinh tế hơn

Hiệu suất làm việc của các kỹ thuật viên ngành kỹ thuật y sinh sẽ bị hạn chế nếu không

có các công cụ và thiết bị kiểm tra thích hợp Khi việc mua thiết bị y tế mới được lên

kế hoạch thì việc đầu tư thêm các công cụ và thiết bị đo kiểm sẽ dẫn đến việc giảm chi phí bảo trì, bảo dưỡng và vận hành thiết bị Ngoài ra, có thiết bị phù hợp sẽ làm tăng đáng kể độ tin cậy của các tài liệu giới thiệu, độ chính xác của hiệu chuẩn và biên độ

an toàn cho bệnh nhân và nhân viên, cũng như hiệu quả của nhân viên thực hiện bảo trì

Các công cụ và thiết bị kiểm tra khác nhau được yêu cầu để thực hiện các thủ tục kiểm tra bảo dưỡng và / hoặc sửa chữa Điều này tùy thuộc vào loại thiết bị được sử dụng

Có thể thực hiện một lượng lớn các quá trình bảo dưỡng và sửa chữa một cách thỏa đáng với một bộ công cụ điện tử và thiết bị đo kiểm cơ bản (ví dụ: đồng hồ đo nhiệt độ, vôn kế, đồng hồ đo lực, ô xi lô, điện trở và điện dung thay thế, một đồng hồ đo an toàn điện) Bệnh viện nhỏ hoặc phòng khám với một lượng ít thiết bị y tế có thể xây dựng chương trình bảo dưỡng của họ chỉ với một vài thiết bị đo kiểm cơ bản (ví dụ: bộ mô

phỏng sinh lý, máy phân tích an toàn và một số công cụ cơ bản) Trong các cơ sở lớn hơn với thiết bị phức tạp hơn, các công cụ và thiết bị kiểm tra tiên tiến hơn có thể cần thiết Ví dụ, trong một bệnh viện lớn có nhiều phòng phẫu thuật và thiết bị phẫu thuật điện hiện đại, máy phân tích điện phẫu thuật có thể là thiết bị cần được đầu tư Mua các công cụ và thiết bị kiểm tra tiên tiến hơn sẽ cho phép nhân viên kỹ thuật hiệu chỉnh,

bảo trì và sửa chữa nhiều loại thiết bị y tế Nếu không thể mua và bảo trì một số thiết bị

đo có thể không phù hợp để chịu trách nhiệm đối với kết quả của quá trình bảo trì thiết

bị liên quan

Tuổi thọ của dụng cụ và thiết bị kiểm tra có thể vượt quá mười năm nếu chúng được

bảo trì cẩn thận Thông thường, thiết bị đo kiểm có thể được sử dụng trong khoảng bảy

năm Các mặt hàng chuyên dụng cao, chẳng hạn như phần mềm xử lý sự cố và máy tính xách tay để kết nối với phòng thí nghiệm hoặc thiết bị hình ảnh trên máy tính, có

thể có tuổi thọ ngắn hơn vì các thiết bị phòng thí nghiệm và công nghệ hình ảnh thay đổi quá nhanh

Các công cụ và đặc biệt là thiết bị kiểm tra phải được bảo trì thích hợp Chúng nên được giữ trong điều kiện vật lý tốt, hiệu chuẩn theo các khoảng thời gian thích hợp và được sửa chữa theo yêu cầu

Trường hợp nguồn lực bị hạn chế, cần có sự sáng tạo ví dụ như thiết lập một mạng lưới các kỹ thuật viên và kỹ sư với các công cụ có thể chia sẻ với nhau Các cơ sở có ít nguồn tài chính có thể xem xét việc thuê hoặc chia sẻ các thiết bị và dụng cụ xét nghiệm đắt tiền với các bệnh viện khác trong khu vực hoặc xung quanh Đối với các thiết bị y tế ở các nước đang phát triển, một bộ công cụ và thiết bị kiểm tra tối thiểu đã được khuyến nghị đầu tư với mức cấu hình thấp nhưng vẫn có khả năng thực hiện các

hoạt động bảo dưỡng sửa chữa Những khuyến nghị này thể hiện mức đầu tư cơ bản

nhất vào các công cụ và thiết bị đo kiểm có thể cho phép thực hiện các dịch vụ có ý nghĩa cho các thiết bị y tế

Kinh phí ban đầu để bắt đầu một chương trình bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị y tế là

cần thiết Nhưng việc cung cấp thêm kinh phí liên tục để mua, hiệu chuẩn đối với các thiết bị đo kiểm cho thiết bị y tế mới mà bệnh viện có thể có được trong tương lai hoặc cho các thiết bị thử nghiệm cần thiết để mở rộng phạm vi của chương trình bảo trì là điều cần thiết phải quan tâm

lọc, van, ống, con dấu, v.v.) có thể được đặt hàng trước nhiều tháng, tối ưu hóa các yếu

tố giảm giá do khối lượng và giảm thiểu chi phí vận chuyển Quan trọng nhất, các bộ

phận thay thế sẽ có trong tay khi cần thiết Thực tế này sẽ cải thiện độ tin cậy và tính

sẵn có của thiết bị và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên khi thực hiện bảo trì

Ở nhiều nước, việc có được các bộ phận thay thế với chi phí hợp lý và kịp thời có thể

là một vấn đề tương đối lớp Tuy nhiên, việc biết những gì cần thiết và các chi phí liên quan sẽ giúp lập kế hoạch bảo trì cũng như hỗ trợ được nhiều cho quá trình quản lý Điều này giúp cho các khoản chi phí hay các quỹ tài chính của các cơ sở chăm sóc y tế được chuyển hướng đến các lĩnh vực quan trọng và làm cho quá trình đầu tư tài chính

một cách hiệu quả hơn Việc sử dụng các vật tư chung thay vì các bộ phận của nhà sản

xuất là một lựa chọn không tồi nếu chất lượng và đặc điểm của từng bộ phận hoặc vật

tư thay thế được phân tích một cách cẩn thận Mua các bộ phận chung từ các nhà cung

cấp phụ tùng thiết bị y tế đặc biệt - người phân tích kỹ thuật và bảo đảm các bộ phận

họ bán - là một giải pháp hợp lý trong nhiều trường hợp, nhưng rủi ro liên quan (ví dụ như mất bảo hành của nhà sản xuất, không tuân thủ các thông số kỹ thuật của thiết bị

dẫn đến lỗi thiết bị) phải được xem xét cẩn thận trước

Lý tưởng nhất là chương trình bảo trì bảo dưỡng sẽ có hướng dẫn sử dụng và hướng

dẫn sửa chữa cho từng kiểu thiết bị y tế Hướng dẫn sử dụng có giá trị không chỉ đối

với người sử dụng thiết bị mà còn đối với các kỹ thuật viên thiết bị, những người cần

hiểu chi tiết cách sử dụng thiết bị trong thực hành lâm sàng Hướng dẫn sử dụng là cần thiết để kiểm tra, bảo trì phòng ngừa, sửa chữa và hiệu chuẩn

Thật không may, hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn sửa chữa không phải lúc nào cũng

có sẵn hoặc có thể bằng ngôn ngữ mà các kỹ thuật viên thiết bị có thể hiểu được Do

đó, điều quan trọng là một bộ phận kỹ thuật sẽ thực hiện các bước cho phép kỹ thuật viên có thể truy cập vào các hướng dẫn sử dụng bằng ngôn ngữ mà họ hiểu được Đối

với thiết bị hiện có, hướng dẫn sử dụng có thể được mượn từ các bệnh viện địa phương khác hoặc lấy trực tuyến Các nhà quản lý bộ phận kỹ thuật, nếu có thể, sẽ có quyền truy cập vào dịch vụ Internet tốc độ cao cho mục đích này Hướng dẫn hoặc lời khuyên

có thể được tìm thấy trong cộng đồng quản lý công nghệ y tế rộng hơn

Đối với thiết bị mới, điều quan trọng là các hướng dẫn này được bao gồm như một

phần của hợp đồng mua bán Tất cả các nhà sản xuất bán thiết bị được yêu cầu cung

cấp các quy trình bảo dưỡng thiết bị chi tiết để sử dụng bởi những người mua thiết bị

của họ Các quy trình này thường được viết rất rõ ràng và trong nhiều trường hợp có minh họa để thực hiện quy trình bảo trì bảo dưỡng đầy đủ và phù hợp Tuy nhiên, các nhà sản xuất có thể không cung cấp quy trình bảo trì bảo dưỡng cụ thể, hướng dẫn bảo trì và dịch vụ, hướng dẫn xử lý sự cố, danh sách bộ phận và sơ đồ trừ khi chủ sở hữu yêu cầu họ làm như vậy tại thời điểm mua Ngay cả khi nhân viên bệnh viện không có

kế hoạch bảo trì một thiết bị cụ thể, việc có hướng dẫn bảo trì và dịch vụ cho phép

bệnh viện cung cấp hướng dẫn cho các nhà cung cấp bảo trì bên ngoài hoặc tự sửa chữa trong tương lai nếu hoàn cảnh thay đổi

Đối với thiết bị được tặng, khi không được cung cấp hướng dẫn sử dụng và do tuổi tác

hoặc loại thiết bị không thể truy cập, tài năng và bí quyết của nhân viên sẽ là tài nguyên chính Tuy nhiên, bộ phận kỹ thuật nên xem xét việc phát triển các hướng dẫn

của riêng họ và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bao gồm các hướng dẫn sử dụng

và dịch vụ với mỗi đóng góp Các nước đang phát triển nên làm việc với các cơ quan tài trợ có trách nhiệm và nhấn mạnh vào việc tuân thủ các hướng dẫn phù hợp

Trong mọi trường hợp, điều quan trọng là phải thảo luận với nhà cung cấp hướng dẫn

sử dụng có sẵn, hoặc cung cấp hướng dẫn sử dụng bằng ngôn ngữ địa phương, ngay cả khi phải trả thêm phí

1.2.1.4 Nhân lực

Phát triển nguồn nhân lực cần thiết để vận hành một chương trình bảo trì hiệu quả là

một quá trình chậm và ổn định Bước đầu tiên là xác định số lượng và loại nhân viên

mà một cơ sở (hoặc nhóm cơ sở) yêu cầu Ví dụ, một cơ sở chăm sóc sức khỏe nhỏ có

thể có một kỹ thuật viên duy nhất cung cấp dịch vụ cho một kho nhỏ các thiết bị tương đối đơn giản Mặt khác, một bộ phận kỹ thuật phục vụ một số lượng lớn các cơ sở chăm sóc sức khỏe, đặc biệt là khi các cơ sở đó bao gồm các bệnh viện cấp cao hơn, sẽ

cần có một số lượng lớn nhân viên kỹ thuật và quản lý, bao gồm các chuyên gia về công nghệ với nhiều cấp độ giám sát Nói chung, có hai loại nhân viên kỹ thuật: kỹ thuật và quản lý

Nhân viên k ỹ thuật

Trong danh mục nhân viên kỹ thuật là kỹ sư và kỹ thuật viên Kỹ sư y sinh được đào

tạo về các nguyên tắc kỹ thuật chung, khoa học vật lý và sinh học và ứng dụng của chúng vào các công nghệ thiết bị y tế Tương tự, các kỹ thuật viên được đào tạo kỹ thuật với trọng tâm chính là bảo trì thiết bị y tế Các kỹ sư y sinh vào vị trí sau khi hoàn thành chương trình cử nhân bốn đến lăm năm, trong khi các kỹ thuật viên thiết bị y sinh thường vào vị trí đào tạo với chương trình đào tạo hai năm và có bằng cấp hoặc

chứng chỉ về điện tử y sinh hoặc công nghệ thiết bị y sinh

Ngoài ra, đặc biệt ở các nước có ít chương trình đào tạo chuyên ngành, kỹ sư và kỹ thuật viên có thể được đào tạo trong một lĩnh vực liên quan (như kỹ thuật công nghiệp

hoặc công nghệ điện) và đã tham gia các khóa học chứng chỉ, được đào tạo hoặc hoàn thành chương trình học nghề cho phép họ làm việc trong lĩnh vực thiết bị y tế Các kỹ

sư hoặc kỹ thuật viên phải được đào tạo bổ sung vì thiết bị y tế có tính chuyên môn cao

và nếu được bảo trì hoặc sửa chữa không đúng cách có thể gây ra hậu quả bất lợi cho

cuộc sống của con người Loại kỹ sư hoặc kỹ thuật viên này thường dễ tìm thấy hơn trên thị trường việc làm, nhưng sẽ cần nhiều sự giám sát và đào tạo hơn để họ có thể hoàn thành tốt công việc được giao Làm thêm giờ và với kinh nghiệm, kỹ thuật viên

có thể có đủ điều kiện để được giao vị trí là một kỹ thuật viên thiết bị y sinh Tuy nhiên, để các kỹ sư có đủ điều kiện là kỹ sư y sinh hoặc lâm sàng, họ phải nhận được

bằng cấp và giáo dục đại học có liên quan Bảng 2 cung cấp một phân loại các loại nhân viên kỹ thuật và nhiệm vụ điển hình của họ

Bảng 1 2 Phân loại và vai trò của nhân viên kỹ thuật

sử dụng Các lĩnh vực liên quan

khác (ví dụ kỹ sư cơ khí,

kỹ sư điện,…)

Yêu cầu một khóa đào tạo và chứng chỉ

để làm việc trong lĩnh vực thiết bị y tế

Trọng tâm chính là bảo trì các thiết bị y

tế và đôi khi là các vị trí quản lý

Kỹ thuật viên Kỹ thuật viên thiết bị y tế Tập trung chính vào sửa chữa và bảo trì

thiết bị y tế đặc chủng

Các lĩnh vực liên quan khác (ví dụ: kỹ thuật viên điện hoặc y tế, kỹ thuật viên đa trị)

Bảo dưỡng phòng ngừa và sửa chữa các thiết bị ít phức tạp hơn Điều quan trọng

là họ được đào tạo chuyên môn về các thiết bị y tế có nguy cơ cao

Người cung

cấp dịch vụ

Kỹ sư hoặc kỹ thuật viên Cung cấp bảo trì mà không thể được

thực hiện trong nhà Họ định hướng sản

phẩm và chuyên ngành trong một lĩnh

vực nhất định

Hiện ở nhiều nước còn thiếu nhiều các kỹ sư lâm sàng có trình độ và kỹ thuật viên thiết

bị y sinh Một giải pháp dài hạn là phát triển cơ sở hạ tầng giáo dục để có thể tạo ra nhân viên kỹ thuật có trình độ trong phạm vi quốc gia hoặc khu vực Đó có thể là một

số các trường đại học trong nước hoặc khu vực cùng tham gia trong kế hoạch xây dựng

và đào tạo nguồn nhân lực vì các đơn vị này có thể phát triển các chương trình đào tạo

và cấp bằng chính thức và cung cấp giáo dục thường xuyên cho nhân viên kỹ thuật Trong ngắn hạn, cần tuyển dụng các kỹ sư và kỹ thuật viên từ các chuyên ngành khác, như đã nêu ở trên, và cung cấp cho họ các khóa đào tạo liên quan đến công nghệ và thiết bị y tế

Quy mô của một tổ chức chăm sóc sức khỏe, số lượng và loại thiết bị y tế trong chương trình bảo trì, các kỹ năng có trên thị trường nội địa và năng lực tài chính của tổ chức sẽ

là cơ sở để xác định sự pha trộn số lượng chính xác giữa các kỹ sư và kỹ thuật viên

Hầu như tất cả các chương trình bảo trì bảo dưỡng sẽ thấy cần phải bổ sung các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài (đại diện dịch vụ của nhà cung cấp / nhà sản xuất hoặc đại

diện dịch vụ của bên thứ ba) cho nhân viên nội bộ Các nhà cung cấp như vậy có thể

thực hiện các quá trình bảo dưỡng và sửa chữa cho chính các thiết bị mà nhân viên nội

bộ không thể thực hiện được Hơn nữa, công việc sửa chữa các thiết bị y tế phức tạp

nhất chỉ được thực hiện bởi các chuyên gia được đào tạo chuyên sâu, tập trung vào một công nghệ duy nhất hoặc một nhóm công nghệ nhỏ Các nhà cung cấp bên ngoài này nên hoạt động dưới sự giám sát của các kỹ thuật viên thiết bị y sinh của các cơ sở chăm sóc sức khỏe với mục đích quản lý dịch vụ, kiểm soát chi phí và có thêm cơ hội để làm quen với các thiết bị khác

Có một số nhân viên cấp thấp có thể đảm nhận công việc kỹ thuật ít hàm lượng chất xám Nhưng hầu hết các nhân viên bảo trì bảo dưỡng sẽ cần được đào tạo về điện tử và

hiểu về hoạt động của thiết bị đo kiểm, các khái niệm về hiệu chuẩn điện tử và nguyên

tắc hoạt động của thiết bị y tế để họ có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả Ngoài ra, đầu tư vào các kỹ thuật viên cấp cao có thể cho phép bộ phận kỹ thuật cung

cấp dịch vụ nội bộ trên cả phòng thí nghiệm, thiết bị phẫu thuật và các thiết bị chẩn đoán hình ảnh cấp cao nhất Nói chung, càng nhiều công việc có thể được thực hiện bởi nhân viên kỹ thuật nội bộ sẽ giúp hạn chế chi phí chung cho việc bảo trì bảo dưỡng các thiết bị y tế của bệnh viện Việc thuê các kỹ thuật viên thiết bị y sinh được đào tạo tốt

và có trình độ, người có thể đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn, sẽ giảm chi phí bảo trì thiết bị bệnh viện

Khi có nguồn lực đáng kể để hỗ trợ nhân viên kỹ thuật thì thông thường một kỹ thuật viên có thể chịu trách nhiệm bảo trì hàng trăm thiết bị y tế Tuy nhiên, ở các quốc gia không có tài nguyên hỗ trợ như vậy thì số lượng thiết bị mà mỗi kỹ thuật viên phải

giảm đi rất nhiều Điều này cũng tương tự như trong giai đoạn đầu thực hiện chương trình quản lý bảo dưỡng bảo trì trang thiết bị y tế Theo thời gian, với nỗ lực cải tiến

hiệu suất dựa trên nền tảng dữ liệu thống kê sẽ tăng hiệu suất làm việc của từng nhân viên Tuy nhiên, cần thận trọng để tránh làm quá tải đối với kỹ thuật viên khi bắt đầu các chương trình bảo trì bảo dưỡng mới

tảng của những người ở vị trí này có thể bao gồm bằng kỹ thuật (hai năm) với nhiều năm kinh nghiệm trong dịch vụ thiết bị y tế, nhưng sẽ tốt hơn nếu là người có bằng kỹ

sư bốn năm và quen thuộc với môi trường chăm sóc sức khỏe Cán bộ quản lý cũng có

thể có sự kết hợp giữa đào tạo kinh doanh và kỹ thuật Họ có thể là kỹ sư hoặc kỹ thuật viên được đào tạo và có kinh nghiệm lâu năm đồng thời được bổ sung các kiến thức về

quản lý và giám sát Số lượng cán bộ quản lý cần thiết trong một phòng kỹ thuật phụ thuộc vào quy mô và cấu trúc của phòng hay khoa đó và chủ yếu dựa vào việc duy trì

một khoảng thời gian kiểm soát thích hợp cho mỗi giám sát viên và cán bộ quản lý Ngoài ra, theo WHO, việc quản lý trang thiết bị y tế này còn bao gồm cả các quá trình

cụ thể khác như:

- Quản lý tài chính: tập trung chủ yếu vào hai nhiệm vụ: giám sát chi phí và quản

lý ngân sách

- Quản lý vận hành

- Theo dõi hiệu quả quá trình bảo trì bảo dưỡng thiết bị

- Cải thiện hiệu suất

- Quản lý nhân sự: bao gồm cả đào tạo lại và nâng cấp…

1.3 Kết luận chương

Nói một cách nôm na là tài chính đầu tư mua sắm trang thiết bị, sửa chữa bảo dưỡng trang thiết bị để từ đó đưa vào chăm sóc sức khỏe người bệnh đồng thời thu lại doanh thu và lợi nhuận cho bệnh viện Các chi phí này cần quản lý một cách chặt chẽ thông qua quá trình vận hành các trang thiết bị y tế Trong quá trình đó, buộc phải có theo dõi quá trình bảo dưỡng sửa chữa thiết bị, đồng thời cải thiện hiệu suất, nâng cấp chất lượng nhân sự để đảm bảo rút ngắn, tiết kiệm tối đa chi phí sửa chữa, chi phí vận hành… Đây là một quá trình liên tục và gắn bó chặt chẽ với nhau

Tuy nhiên, tại Việt Nam, các phần mềm, hệ thống quản lý trang thiết bị y tế tại các

bệnh viện hiện chưa được hoàn thiện và đầy đủ Chủ yếu các quá trình quản lý vẫn dựa trên hệ thống sổ sách, giấy tờ mà không có phần mềm nào đáp ứng được các yêu cầu chi tiết đưa ra như của WHO

Chính vì thế, trong chương 2, tác giả sẽ đề cập tới hiện trạng quản lý trang thiết bị y tế

tại bệnh viện Bạch mai với các mẫu biểu hiện có, đồng thời nỗ lực xây dựng các đề

xuất cải tiến quy trình quản lý trang thiết bị y tế theo định hướng của WHO trong chương 3

CH ƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Y

2.1 Giới thiệu chung về bệnh viện Bạch mai

Là một bệnh viện đầu ngành của cả nước, Bệnh viện Bạch mai có một chiều dày lịch

sử phát triển, xuyên suốt từ khi chỉ là Nhà thương Cống Vọng nhỏ bé (1911) chuyên để thu nhận và điều trị bệnh nhân truyền nhiễm cho đến phát triển mạnh nhẽ như ngày nay

Tóm lược sơ bộ lịch sử bệnh viện Bạch mai có thể chỉ ra ở đây:

Năm 1911: Nhà thương Cống Vọng

Năm 1935: Bệnh viện mang tên René Robin được xây dựng quy mô hơn, là cơ sở thực hành chính của trường Đại học Y khoa Đông Dương

Năm 1945: Bệnh viện được mang tên Bệnh viện Bạch Mai

Giai đoạn 1945 - 1954: thời kỳ kháng chiến chống Pháp, Bệnh viện là pháo đài của quân và dân ta trong cuộc kháng chiến bảo vệ Thủ đô, hoạt động chuyên môn diễn ra trong điều kiện khó khăn về mọi mặt

Giai đoạn 1954 - 1964: cải tạo cơ sở vật chất sau chiến tranh tàn phá, tăng số lượng cán

bộ và mở rộng quy mô hoạt động chuyên môn Bệnh viện vinh dự được đón Chủ tịch

Hồ Chí Minh đến thăm hai lần: 12/1954 và 3/1960

Giai đoạn 1965 - 1975: thời kỳ kháng chiến chống Mỹ, nhiều cán bộ Bệnh viện đã tình nguyện vào Nam chiến đấu Thủ tướng Phạm Văn Đồng và các đồng chí Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chính phủ đã nhiều lân đến thăm và động viên CBCC Bệnh viện Năm 1972, bốn lần máy bay B52 Mỹ ném bom hủy diệt Bệnh viện, 28 cán bộ y tế của

Bệnh viện đã anh dũng hy sinh trong khi đang cứu chữa bệnh nhân

Từ 1975 đến nay: đất nước thống nhất, Bệnh viện Bạch Mai bước vào kỷ nguyên mới, đảm nhiệm trọng trách khám chữa bệnh tuyến cuối của ngành y tế

Năm 2006: được Bộ y tế công nhận là Bệnh viện đa khoa hoàn chỉnh hạng đặc biệt đầu tiên của Việt Nam

Năm 2011: kỷ niệm 100 năm thành lập đón nhận Huân chương Độc lập hạng nhất lần

thứ 2; Quy mô 1400 giường bệnh với: 02 Viện, 07 Trung tâm, 22 Khoa Lâm sàng, 06 Khoa Cận lâm sàng, 10 Phòng/Ban chức năng, Trường Trung học Y tế, Tạp chí Y học

lâm sàng, Đơn vị Dịch vụ; Mục tiêu: xây dựng Bệnh viện Bạch Mai trở thành Trung tâm Y học hàng đầu của Việt Nam ngang tầm các nước tiên tiến trong khu vực

Năm 2016: Trên chặng đường hội nhập và phát triển, Bệnh viện kỷ niệm 105 năm thành lập và đón nhân Huân chương Độc lập hạng 3 lần thứ 2; Quy mô 1900 giường

bệnh với 55 đơn vị trực thuộc: 03 Viện, 08 Trung tâm, 12 Phòng/Ban chức năng, 23 Khoa Lâm sàng, 06 Khoa Cận lâm sàng, Trường Cao đẳng Y tế, Tạp chí Y học lâm sàng, Đơn vị Dịch vụ; Khánh thành Trung Tâm Hội nghị Quốc tế Bạch Mai có 01 Hội trường 700 chỗ với nhiều trang thiết bị hiện đại và hệ thống hội trường mini đồng bộ; Khánh thành tòa nhà Trung tâm Tim mạch trẻ em và Trung tâm Ung bướu quy mô 800 giường; Khởi công Trung tâm Khám bệnh tại khu Trạm lao cũ và Bệnh viện Bạch Mai

cơ sở 2 tại Phủ Lý (Hà Nam) cùng nhiều công trình khác

2.2 Hiện trạng quy trình quản lý trang thiết bị y tế tại Bệnh viện Bạch mai

Hiện nay, thực tế tại Bệnh viện Bạch mai, hệ thống quản lý trang thiết bị y tế tại bệnh

viện vẫn thực hiện theo các phương pháp quản lý thủ công, dựa trên giấy tờ và các hồ

sơ bản cứng Việc sửa chữa trang thiết bị cũng như bảo dưỡng trang thiết bị cũng đều

dựa trên các sổ quản lý sẽ được trình bày ở dưới đây

Chính vì thế, hiện nay, bệnh viện Bạch mai đã và đang xây dựng cũng như hoàn thiện

dần hệ thống quản lý trang thiết bị y tế cho riêng bệnh viện Đối với việc quản lý trang thiết bị y tế tại Bệnh viện Bạch mai, các đơn vị phòng ban có liên quan đều được quy định các chức năng nhiệm vụ và quyền hạn đối với quá trình quản lý trang thiết bị y tế Trang thiết bị y tế trong luận văn này chỉ ứng với các thiết bị y tế, không áp dụng với các loại vật tư tiêu hao khác

Các chức năng nhiệm vụ khoa phòng được quy định bao gồm:

- Phòng Vật tư - TBYT có trách nhiệm quản lý tài sản, đảm bảo trang thiết bị sử

dụng đúng chức năng, vận hành hiệu quả và an toàn

- Khoa sử dụng trang thiết bị y tế có trách nhiệm phân công người chuyên trách

vận hành, bảo quản trang thiết bị y tế tại khoa

- Nhà cung cấp trang thiết bị có nhiệm vụ hướng dẫn người của đơn vị sử dụng trang thiết bị y tế quy trình sử dụng trang thiết bị, điều kiện, chế độ làm việc,

chế độ bảo quản, bảo dưỡng thiết bị và bàn giao đầy đủ thông tin, tài liệu hướng

Phòng Vật tư - TBYT ghi đầy đủ thông tin vào sổ lý lịch thiết bịsau đó ký nhận biên bản giao nhận thiết bị

Hình 2 1 Mẫu sổ lý lịch thiết bị hiện đang sử dụng tại Bệnh viện Bạch Mai

- Phòng Vật tư – TBYT và nhân viên phụ trách trang thiết bị tại khoa sử dụng trang thiết bị y tế cập nhật đầy đủ thông tin vào Sổ tài sản ngay sau khi nhận bàn giao từ phía nhà cung cấp

- Trang thiết bị y tế phải được khai thác sử dụng đúng chức năng, vận hành đúng quy trình, được kiểm tra trước mỗi lần sử dụng; bảo quản và bảo dưỡng theo đúng quy định của nhà sản xuất, đảm bảo an toàn cho người bệnh và người vận hành

- Khi trang thiết bị y tế có hỏng hóc hoặc sự cố xảy ra, khoa sử dụng trang thiết bị

y tế không được tự ý sửa chữa, phải thông báo ngay và tiến hành lập yêu cầu

sửa chữa gửi phòng Vật tư - TBYT theo mẫu phiếu yêu cầu sửa chữa thiết bị

- Phòng Vật tư - TBYT phối hợp với các khoa sử dụng trang thiết bị y tế lập kế

hoạch và bảo dưỡng định kỳ hàng năm và triển khai thực hiện theo đúng kế

hoạch

- Kết thúc hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ, Phòng Vật tư - TBYT phải

tiến hành cập nhật đầy đủ thông tin vào sổ lý lịch thiết bị

Hình 2 2 Mẫu phiếu yêu cầu sửa chữa thiết bị của Bệnh Viện Bạch Mai

Như vậy, có thể thấy rằng, hiện nay, ngay như bệnh viện Bạch Mai là một bệnh viện

lớn nhất cả nước mà các phần mềm quản lý bảo dưỡng trang thiết bị y tế vẫn chưa có Toàn bộ vẫn dựa trên các sổ sách và các mẫu biểu thống kê bằng tay là chính

Để có thể chỉ ra một cách rõ ràng hơn các tiêu chí khuyến nghị theo WHO thì bảng dưới đây sẽ so sánh thực trạng yêu cầu quản lý trang thiết bị theo WHO và thực trạng

tại bệnh viện Bạch mai như sau: