Bài giảng tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

hiệu cho tài liệu của thư viện:- Đóng dấu vào tài liệu - Viết số đăng ký cá biệt SĐKCB vào tài liệu - Viết ký hiệu xếp giá, gián nhãn - Làm túi sách, và phiếu sách nếu có - Quyét mã vạch

Chương 1 CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC KHO VÀ ĐĂNG KÝ TÀI LIỆU

1.1 KHÁI NIỆM TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU

Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là cơ sở vật chất quan trọng

và thiết yếu nhất, không có thư viện và trung tâm thông tin nào lại không có tàiliệu

Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách báo, tạp chí và cácvật mang tin khác, ta gọi chung là tài liệu

Thư viện – bắt nguồn từ chữ Hy lạp cổ “biliotheka” là hai từ ghép: “bilio”

lá sách và “theka” là bảo quản, theo nghĩa đen từ xa xưa thư viện đã là nơi bảoquản

Các trung tâm thông tin thư viện lớn trong nước cũng như nước ngoài,không những chỉ có nhiệm vụ thu thập, tổ chức sử dụng mà còn tổ chức bảoquản tài liệu, tri thức của nhân loại

Muốn tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả, ta phải tổ chức khotài liệu sao cho khoa học: cất giữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy, dễ bảo quản

Tổ chức vốn tài liệu là nói đến việc đăng ký, xử lý, sắp xếp, kiểm kê và bảoquản vốn tài liệu

Thư viện của các nước tư bản đã chú ý nhiều đến khâu tổ chức và bảo quảnvốn tài liệu Nhiều người cho rằng: thư viện là một khoa học, một nghệ thuật vềsắp xếp, bảo quản tài liệu Thư viện phải tổ chức vốn tài liệu như thế nào để độcgiả có thể sử dụng tối đa các tài liệu mà thư viện có Nếu tổ chức vốn tài liệukhông khoa học, thì kho sách sẽ trở thành “mồ chôn sách” Vì vậy tổ chức vốntài liệu khoa học sẽ tạo điều kiện cho thư viện hoạt động dễ dàng, hiệu quả vàbảo quản tốt tài liệu mà thư viện có

Vậy, tổ chức kho tài liệu trong thư viện là cách thức tổ chức sắp xếp tài liệutrong kho một cách khoa học và có hệ thống nhằm tạo điều kiện lưu trữ, bảoquản và tìm kiếm tài liệu dễ dàng, hiệu quả nhất Có như vậy công việc quản lýtài liệu sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn

1.2 Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU

Tổ chức, bảo quản tài liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng, Crup skaia đãtừng nói: “Việc bảo quản sách, việc sử dụng tối đa kho tàng sách báo, việc thỏamãn nhu cầu độc giả và cả bộ mặt chính trị thư viện phụ thuộc rất nhiều vào việc

- Tiết kiệm ngân sách cho Nhà nước trong việc phục hồi, phục chế trongviệc mất mát, hư hỏng

- Giải quyết được đồng thời hai nhiệm vụ đối lập nhau nhưng có quan hệbiện chứng với nhau, đó là việc sử dụng tích cực vốn tài liệu và bảo quản tài liệuđược lâu dài

1.3 QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC KHO

Quá trình tổ chức kho là quá trình xử lý kỹ thuật và xử lý nội dung đối với

tài liệu

1.3.1 Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu

Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu: Là một quá trình kỹ thuật hết sức quan trọng

và cần thiết, nhằm mục đích sắp xếp tài liệu khoa học, hợp lý, phục vụ tốt chođọc giả tốt, dễ bả quản và bảo quản có hiệu quả Bất cứ một tài liệu nào đượcnhập vào cơ quan thông tin - thư viện, trước khi sắp xếp lên giá đều phải qua xử

lý kỹ thuật

Qua trình xử lý kỹ thuật đối với tài liệu là định cho tài liệu đó những ký

hiệu cho tài liệu của thư viện:

- Đóng dấu vào tài liệu

- Viết số đăng ký cá biệt (SĐKCB) vào tài liệu

- Viết ký hiệu xếp giá, gián nhãn

- Làm túi sách, và phiếu sách (nếu có)

- Quyét mã vạch lên tài liệu

- Sửa chữa nhỏ đối với tài liệu (nếu cấn)

Các khâu xử lý kỹ thuật trên phải được tiến hành tuần tự, đòi hỏi sự chínhxác cao cho việc xếp giá, phục vụ bạn đọc và bảo quản tài liệu đẽ dàng, tốt nhất.Các khâu xử lý kỹ thuật cụ thể như sau:

a Đóng dấu

Khi tất cả các tài liệu nhập vào cơ quan thong tin thư viện đều phải đóngdấu của cơ quan thong tin - thư viện (TT - TV) đó Đây là cơ sở để nhận biết tàiliệu đó của thư viện nào, đăng ký bản quyền tài liệu thuộc về thư viện

Trên mỗi tài liệu, dấu của cơ quan TT - TV phải được đóng dấu ở hai nơibắt buộc, đó là trang tên sách và trang 17

Trên trang tài liệu, dấu thường được đóng ở dưới các yếu tố thông tin nhan

đề, nếu tài liệu không có trang tên sách, ta đóng dấu vào trang bìa

Trang 17 của tài liệu, ta thường đóng dấu vào nách của trang sách, tức lềtrái của trang (Đối với các tài liệu quý hiếm, người ta còn đóng dấu vào vàonách trang 34 và trang cuối của tài liệu) Nếu tài liệi mỏng không có trang 17, tađóng dấu vào trang cuối chính văn của tài liệu

b Ghi số đăng ký cá biệt vào tài liệu

Số đăng ký cá biệt của tài liệu được ghi ở giữa dấu hoặc cạnh dưới của dấuthư viện đã đóng ở trang tên sách và trang 17 của tài liệu

c Viết ký hiệu xếp giá và dán nhãn

Nhãn sách được dán ở gáy sách phía dưới cuốn sách, cách mép dưới cuốnsách khoảng 2 cm nếu là sách dày, còn tài liệu mỏng nhãn sách được dán ở trangbìa sau góc trên bên trái

Trên nhãn sách ghi ký hiệu xếp giá, cũng có một số thư viện ghi cả ký hiệu

mã hoá tên sách, tên tác giả (Chỉ số cutter), ký hiệu kho…

d Làm túi sách và phiếu sách

Để phục vụ bạn đọc và quản lý tài liệu được tốt, người ta làm túi sách, túisách này được dán góc dưới bên trái bìa sách sau của cuốn sách (túi sách bìacứng hơn giấy thường)

Để quản lý và theo dõi thông tin về bạn đọc như ngày mượn, ngày trả, sốlượt sách được mượn thì người ta đã làm phiếu sách

Phiếu sách được đựng trong túi sách Phiếu sách hình chữ nhật ghi cácthông tin như: Nhan đề sách, tác giả, SĐKCB, và các thông tin bắt buộc ghi: thứ

tự, tên người mượn, ngày mượn - ngày trả sách Làm túi sách và phiếu sáchthường áp dụng đối với các thư viện phục vụ mượn - trả sách truyền thống

e Sửa chữa nhỏ đối với tài liệu

Trước khi đưa tài liệu lên giá phục vụ bạn đọc, đôi khi nhập tài liệu vềkhông kiểm tra kỹ, có một số cuốn sách bị hỏng chỉ khâu, long bìa, long các phụbản, hiệu đính tai phải sữa chữa kịp thời

f Quyét mã vạch lên tài liệu

Mã vạch là phương pháp mã hoá thông tin bàng các vạch đen, trắng, có đọrộng hẹp, dài ngắn, đậm nhạt khác nhau

Hay mã vạch là một tập hợp các đường song song (các vạch) diễn đạt các

dữ liệu bằng cách sử dụng các đặc trưng đậm nhạt và khoảng cách giư ã cacvạch đó

Mã vạch được quyét lên một trang giấy, sau đó cắt các ký hiệu mã vạch đó,dán lên trang bìa của tài liệu Số ký tự trong mã vạch nhiều hay ít tuỳ thuộc vàotài liệu của thư viện đó Ví dụ: 00001, 00002…

Đễ dễ dàng phân biệt tài liệu thuộc phòng nào, dễ quản lý thì cán bộ thưviện thêm phần ký chữ cái vào trước ký hiệu mã vạch với mục đích phân biệtphòng Ví dụ: Đ - Phòng đọc, M - Phòng mượn; Ký hiệu loại hình: T - Phòngtạp chí, GT - Giáo trình…

Ký hiệu mã vạch thường có hai phần: Phần chữ + phần mã vạch (Số) Nhãn mã vạch trên tài liệu được tích hợp với phần mềm của cơ quan thưviện – thông tin đó để lưu thông tài liệu và quản lý tài liệu.

Chúng ta có thể nhận dạng, giải mã bằng thiết bị quyét mã vạch (barcodescanner) được tích hợp của phần mềm quản lý thư viện Để đọc mã vạch đóngười ta dùng máy quyét Máy quyét này được nối với máy tính

1.3.2 Xử lý nội dung đối với tài liệu

- Mô tả thư mục: Là việc lựa chọn những yếu tố thư mục đặ trưng cho một

tài liệu, giúp người dùng tin có thể nhận diện và lựa chộn tài liệu theo những dấuhiệu hình thức

Mục đích: Cung cấp nhưng thông đặc trưung hình thức của tài liệu gốc Phương pháp: Phân tích nội dung tài liệu

Công cụ: Quy tắc mô tả: ISBD, ACCR2, MARC 21

Sản phẩm: Bản mô tả thư mục

Ứng dụng: Để xây dựng mục lục chữ cái, biên soạn các bản thư mục, xây

dựng các cơ sở dữ liệu thư mục

- Phân loại tài liệu: Là quá trình xử lý nội dung tài liệu, kết quả được thể

hiện bằng các ký hiệu phân loại dựa trên bảng phân loại mà thư viện hoặc cơquan thông tin sử dụng

Mục đích: Xác định nội dung chính (chủ đề chính) và thể hiện nó bằng một

ký hiệu phân loại, nhằm mục đích tìm tài liệu đó một cách dễ dàng theo mônloại khoa học

Phương pháp: Phân tích nội dung tài liệu

Công cụ: Bảng phân loại

Sản phẩm: Xây dựng mục lục phân loại, sắp xếp tài liệu trong các ấn phẩm

thông tin, tổ chức sắp xếp kho mở

- Định chủ đề tài liệu: Định chủ đề là quá trình xử lý nội dung tài liệu

(Định chủ đề, phân loại, định từ khoá, làm tóm tắt, dẫn giải) Nét đặc trưng củađịnh chủ đề là sau quá trình xử lý chúng ta có thể rút ra được các đề mục, chủ đề

phản ánh vấn đề và góc đọ nghiên cứu của vấn đề trong nội dung của tài liệu.

Mục đích: Xác định các chủ đề của tài liệu, gắn cho mỗi chủ đề một đề

mục chủ đề nhằm tìm tài liệu theo chủ đề

Phương pháp: Phân tích nội dung tài liệu

Công cụ: Bảng đề mục chủ đề

Sản phẩm: Các đề mục chủ đề

Ứng dụng: Xây dựngmục lục chủ đề, ô tra chủ đề, lập hộp phiếu chuyên đề

- Làm chú giải: Là việc lựa chọn thông tin đặc trưng cho tài liệu về hình

thức/ nội dung có liên quan đến nội dung tài liệu và trình bày dưới hìn thức mộtbài viết ngắn gọn

Phương pháp: Phân tích nội dung tài liệu

Công cụ: Các tiêu chuẩn, quy tắc để làm chú giải

Sản phẩm: Bài chú giải

Ứng dụng: Nhằm đưa vào các thư mục, các cơ sở dữ liệu.

- Làm tóm tăt: Là trình bày bằng văn bản một cách đầy đủ, chính xác và

ngắn gọn nội dung tài liệu gốc mà không kèm theo bất kỳ lời bình luận nà từphía người làm tóm tắt

Mục đích: Xác định và rút ra những thông tin cơ bản của nội dung tài liệu

gốc

Phương pháp: Phân tích nội dung tài liệu

Công cụ: quy tắc, tiêu chuẩn, để làm tóm tắt

Sản phẩm: Bài tóm tắt

Ứng dụng: Biên soạn tạp chí tóm tắt, đưa vào các cơ sở dữ liệu, các thư

mục

- Định từ khoá: Là việc sử dụng đơn vị từ vựng đủ nghĩa và ổn định phản

ánh vấn đề cho đặc trưng tài liệu được chọn ra nhằm mục đích tìm tài liệu theoyêu cầu

Mục đích: Thể hiện nội dung tài liệubằng các thuật ngữ

Phương pháp: Phân tích nôị dung tài liệu

Công cụ: Từ điển từ chuẩn, từ điển từ khoá, từ điển chuyên ngành

Sản phẩm: Các thuật ngữ thể hiện nội dung tài liệu

Ứng dụng: Để tìm tin tự động hoá

- Làm tổng luận: Là trình bày bằng văn bản một cách có hệ thống, cô đọng

và tổng hợ những thông tin đực rút ra từ nhiều nguồn tài liệu gốc có nội dungcùng một vấn đề và xuất hiện trong một khoảng thời gian nhất định

Mục đích: Cung cấp các thông tin tổng hợp từ nhiều tài liệu gốc cùng một

vấn đề

Ứng dụng: Phân tích mội dung tài liệu

Công cụ: Làm các tiêu chuẩn, quy tắc về tổng luận

Phương pháp: bài tổng luận

1.4 CÁC LOẠI HÌNH KHO TÀI LIỆU

1.4 1 Theo hình thức tài liệu

Khoa học kỹ thuật phát triển đã mang lại nhiều sự đổi thay, hình thức củatài liệu cúng không nằm ngoài sự tác động đó Ngoài những tài liệu truyềnthống, chúng ta còn có các loại hình tài liệu phi giấy

Tổ chức tài liệu theo loại hình tài liệu là dựa vào các loại hình tài liệu cótrong thư viện và trung tâm thông tin để tổ chức sử dụng và bảo quản

Trong cơ quan thông tin- thư viện có các loại hình tài liệu sau: sách, báo,tạp chí, bản đồ, bản nhạc, vi phim, vi phiếu, băng đĩa

Loại hình tài liệu thay đổi, dẫn đến cách tổ chức kho cũng phải thay đổitheo, cụ thể chúng ta có các kho sau:

- Kho sách: Sách là một loại tài liệu quan trọng trong cơ quan thông

tin-thư viện và là loại tài liệu chiếm đại đa số trong tin-thư viện và trung tâm thông tin.Bất cứ thư viện nào cũng có kho sách Kho sách là cơ sở thiết yếu của thư viện

và trung tâm thông tin

- Kho báo, tạp chí: là kho ấn phẩm định kỳ được xuất bản theo thời gian

đã ấn định trước Ví dụ: báo ra hàng ngày, hàng tuần, tạp chí ra hàng tháng, hàngquý,

- Kho vi phim, vi phiếu: là loại kho cần thiết ở các trung tâm thông tin –

thư viện lớn, để bảo quản các tài liệu vi phim, vi phiếu

- Kho băng đĩa hình: xã hội phát triển, công nghệ thông tin phát triển, vật

mang tin cũng rất đa dạng, phong phú được ghi lại trên băng ghi âm và trên đĩaquang Kết quả đạt được rất khả quan: bảo quản tốt, dùng được lâu bền, độ nénthông tin cao

- Kho bản đồ, bản nhạc: Là kho được thu thập vào thư viện khá nhiều.

Mỗi loại hình tài liệu nói trên đều có hình dạng, kích cỡ khác nhau, tính chấtkhác nhau Ta phải tổ chức chúng thành bộ phận riêng để dễ sử dụng và dễ bảoquản, tiết kiệm được nhiều chỗ trên giá

1.4 2 Theo nội dung tài liệu

Hiện nay khoa học trên thế giới phát triển ttheo ha8i chiều hướng:

- Liên kết trong khoa học: Khoa học càng phát triển thì giữa các ngành, các

lĩnh vực liên quan càng có hướng liên kết để tạo ra các ngành khoa học mới

- Hướng nghiên cứu chuyên sâu: Khoa học càng phát triển thì trong ngành

đó có những vấn đề cần nghiên cứu, mỗi ngành nhỏ trong ngành khoa học đóthành một ngành mới

Tương ứng với hai xu hướng phát triển của khoa học, vốn tài liệu ở trongthư viện cũng bị ảnh hưởng, và hiện nay nội dung vốn tài liệu được chia ra hailoại: Vốn tài liệu mang tính tổng hợp và vốn tài liệu mang tính chuyên ngành

Chúng ta có hai kho tương ứng:

+ Kho tài liệu có nội dung tổng hợp

+ Kho tài liệu có nội dung chuyên ngành

1.4 3 Theo ngôn ngữ tài liệu

Thế giới bước vào thời kỳ hội nhập, tri thức của con người không ngừngphát triển, đôi khi tài liệu của một quốc gia, một ngôn ngữ không đủ tầm chonhững đề tài nghiên cứu lớn Hơn nữa trình độ ngoại ngữ của con người trongthời đại ngày nay đã có những bước tiến mới, có những người sử dụng ngoạingữ thành thạo như tiếng mẹ đẻ của Tất cả những điều đó nó có ảnh hưởng rất

lớn đến thành phầnn kho tài liệu của thư viện cũng như việc tổ chức chúng

Hiện nay, ở các thư viện có thể tổ chức kho sách của mình thành hai loạichủ yếu như sau:

- Kho tài liệu tiếng Việt

- Kho tài liệu ngoại văn: tiếng Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc,…

* Ưu điểm: Định hướng cho bạn đọc, để họ biết ngôn ngữ nào thì vao kho

ngôn ngữ đó, cần thông tin ngôn ngữ nào vào kho ngôn ngữ đó đọc nhanh hơn,thoải mái hơn Tổ chức kho theo ngôn ngữ giúp cho cán bộ thư viện nhiều nămlàm việc với một ngôn ngữ, sẽ nâng cao trình độ chuyên môn và ngoại ngữ đó

Nhược điểm: Tổ chức kho theo ngôn ngữ, không kết hợp với các loại hình

thức khác như là khổ sách, hoặc loại hình tài liếu sẽ mất nhiều diện tích trên giá

và hình thức không đẹp vì quyển cao quyển thấp xếp cạnh nhau , sách cùng chủ

đề, đề tài không tập trung một chổ

1.4 4 Theo phương thức phục vụ

Khi đảm bảo được một số điều kiện nhất đinh (đội ngũ cán bộ thư viện, vốntài liệu, cơ sở hạn tầng…) thì người ta có thể tổ chức kho sách của mình theo haicách: Kho đóng, kho mở

- Kho đóng: Kho đóng là kho độc giả đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệthống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy Bạn đọc viết phiếu yêu cầu,

và không tự vaokho lấy sách mà cán bộ thư viện vào kho lấy sách phục vụ

+ Ưu điểm: Tài liệu được săp xếp theo ngôn ngữ và theo khổ, cỡ nên hình

thức đẹp, tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản Nếu sắp xếp theo số đăng ký cá biệtthì cán bộ thư viện lấy sách cho bạn đọc nhanh, ít mất mát, ít hư hỏng, tiết kiệmgiá

 Cán bộ thư viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ.

- Kho mở: Bạn đọc không phải viết phiếu yêu cầu, bạn đọc tự vào kho lấysách mình cần

+ Ưu điểm:

 Độc giả được tiếp cận trực tiếp với kho tài liệu, họ có thể thể xem lướt đểxác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu cuốn họ biết không có, họ có thểmượn cuốn khác có nội dung tương tự xếp cạnh đó

 Bạn đọc không phải viết phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi, bạn đọckhông mất thời gian chờ đợi, không phải phiền hà đến cán bộ thư viện

 Dẽ thỏa mãn nhu cầu bạn đọc, bạn đọc thích thú hơn, nên đến thư việnnhiều hơn

 Vòng quay, lượt luân chuyển tài liệu ở kho mở lớn hơn kho đóng

 Cán bộ thư viện không phải tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kholấy sách

 Tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học ( Theo khungphân loại BBK, DDC, UDC ) để bạn đọc dễ thõa mãn nhu cầu nghiên cứuchuyên sâu, vì tài liệu có nội dung liên quan được sắp xếp tập trung một chổ

1.4 5 Theo chức năng, nhiệm vụ

- Kho chính: Là kho tập trung tất cả các tài liệu có từ khi thành lập thư

viện, đây là kho tổng hợp nhất, đầy đủ nhất, có khả năng đáp ứng cao nhất nhucầu của bạn đọc Trong kho chính, tài liệu lại phân ra nhiều bộ phận khác nhau:Sách, báo tạp chí….

- Kho phụ: (được đặt cạnh bàn thủ thư) Là kho được tổ chức gọn nhẹ với

một số lượng sách hạn chế được rút ra từ kho chính, bao gồm những tài liệu mớinhất, có nhiều nhu cầu tin nhất với nội dung tốt nhất

Mục đích của việc tổ chức kho phụ: Phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất,

đồng thời tiết kiệm thời gian mà cán bộ thư viện phải ra vào kho chính để lấy tàiliệu cho bạn đọc

Nguyên tắc tổ chức kho phụ: Một số sách sau một thời gian phục vụ nhất

định, nhu cầu tin có thể giảm xuống, lúc đó chúng ta sẽ chuyển về kho chính

- Kho tài liệu lưu động: Kho này được thành lập nhằm mục đích phục vụ ở

bên ngoài thư viện Kho lưu động này có thể được tổ chức thành một kho riênghoặc có thể là một bộ phận của phòng mượn

- Kho dự trữ, trao đổi: Trực thuộc phòng bổ sung, các tài liệu trong kho

này không đưa ra phục vụ bạn đọc kho tài liệu dự trữ dùng để bổ sung vàonhững tài liệu bị mất Kho tài liệu trao đổi dùng để thay thế tài liệu khi cần thiếthoặc những sách để trao đổi trong nước và Quốc tế Ở kho này có cả những tàiliệu dùng để hỗ trợ cho thư viện cơ sở khi họ gặp những khó khăn trong việc xâydựng vốn tài liệu

- Kho tài liệu tra cứu: Là kho đặc biệt trong hệ thống kho sách của thư

viện Kho này được tổ chức trên cơ sở rút ra từ kho chính những loại sách mangtính chất tham khảo, tra cứu, thường xuyên được sử dụng đến, kho này bao gồm:

+ Những tài liệu có tính chất chỉ đạo

+Bách khoa thư

+ Từ điển

+ Sách tra cứu, sổ tay kỹ thuật

+ Niên biểu, lịch biểu, niên giám

+ Nguồn tra cứu về các cơ quan, tổ chức (sách dẫn), tiểu sử và địa lý

1.4 6 Theo thời gian xuất bản tài liệu

- Ví dụ: Ở Thư viện Quốc gia Việt Nam, có:

- Kho tài liệu trước 1954

- Kho tài liệu sau 1954

*Hiện nay tùy theo điều kiện riêng của thư viện mà có cách phân khoriêng:

- Ví dụ: thư viện Quốc gia Việt Nam, gồm 12 kho:

+ Tổng kho sách tiếng Việt

+ Kho sách ngoại văn

+ Kho lưu chiểu

+ Kho sách tiếng Trung

+ Kho báo, tạp chí Đông Dương (trước 1954)

+ Kho báo, tạp chí Đông Dương (sau 1954)

+ Kho tài liệu tra cứu

+ Kho sách tiếng Việt tự chọn (kho phụ của tổng kho sách tiếng Việt)+ Kho luận án, kho tài liệu Hán Nôm (kho tài liệu quý hiếm)

+ Kho tài liệu nghiệp vụ: Sách nghiệp vụ thư viện

+ Kho sách Châu Á (quỹ Châu Á tài trợ)

+ Kho sách tiếng Việt tự chọn về khoa học công nghệ

1.5 ĐĂNG KÝ TÀI LIỆU

Thu thập Đăng ký TL Xử lý TL (ND & HT)

Phục vụ Xếp giá TL Phân kho tài liệu

1.5.1 Mục đích, ý nghĩa của đăng ký tài liệu:

- Đăng ký tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin có hai loại sổ chính,

đó là sổ đăng ký tổng quát và sổ đăng ký cá biệt Cả hai loại này đều có ý nghĩarất lớn

- Nhờ đăng ký tài liệu, cán bộ thư viện có thể nắm vững: Tổng số tài liệu cóbao nhiêu, gồm những môn loại nào, số lượng mỗi loại, nguồn bổ sung, giá tiền,nhà xuất bản

- Đăng ký tài liệu giúp ta dễ dàng kiểm tra, kiểm kê khi cần

- Giúp tìm hiểu về tài liệu,qua đó tuyên truyền việc sử dụng vốn tài liệumột cách thuận lợi đến bạn đọc, không mất nhiều thời gian

- Tài liệu trong cơ quan thông tin - thư viện luôn biến động, hàng năm có

bổ sung tài liệu mới, có thanh lý tài liệu cũ, có mất, có hủy Nếu ta kkhông có sổđăng ký tài liệu sẽ không theo dõi và bảo quản được tài liệu nên đăng ký tài liệu

là khâu kỹ thuật bắt buộc đối với bất cứ cơ quan thông tin nào

- Đăng ký tài liệu còn nhằm mục đích giúp bảo quản tốt tài sản của cơquan thư viện Đăng ký tài liệu để biết rõ hiện trạng của tài liệu, từ đó có kếhoạch bổ sung cho phù hợp, đầy đủ

- Đăng ký tài liệu là cơ sở thiết yếu để cán bộ thư viện sử dụng mỗi khibáo cáo hoặc tổng kết, tính toán thống kê vốn tài liệu trong kho và của thư viện

1.5.2 Yêu cầu đối với việc đăng ký tài liệu

- Phải đăng ký tài liệu đều đặn, thường xuyên và kịp thời Tài liệu nếukhông đăng ký kịp thời sẽ không được đưa ra phục vụ bạn đọc

- Khi vào sổ đăng ký phải vào chính xác các số liệu theo nội dung các cộtcủa các loại sổ

- Các sổ đăng ký tài liệu có số trang, số dòng cố định, phải vào theo thứ tựdòng, trang, không được xé hoặc thay trang khác

- Các loại sổ đăng ký tài liệu cần phải thống nhất theo mẫu của cơ quanban hành, theo chuẩn nghiệp vụ thư viện

- Các sổ đăng ký phải được bảo quản cẩn thận, quyển sau tiếp quyểntrước, phải có sự xác nhận đóng dấu của cơ quan thư viện (trưởng đơn vị xácnhận)

1.5.3 Các hình thức đăng ký tài liệu

Đăng ký vốn tài liệu trong cơ quan thư viện có hai hình thức chính là đăng

ký tổng quát và đăng ký cá biệt

a) Đăng ký tổng quát:

Đăng ký tổng quát là đang ký từng lô tài liệu, từng đợt tài liệu nhập vào

cơ quan thư viện, có chứng từ kèm theo vào sổ đăng ký tổng quát.

Sổ đăng ký tổng quát cung cấp cho ta các thông tin sau:

- Tổng số tài liệu có trong cơ quan thư viện vào từng thời điểm nhất định

- Tổng số tiền của toàn bộ vốn tài liệu ở từng thời điểm nhất định

- Nguồn cung cấp tài liệu có đúng không

- Thời gian nhập tài liệu có kịp thời không

- Số lượng nhập

Ngoài các thông tin trên, sổ tổng quát còn cung cấp thông tin:

- Số lượng tài liệu xuất kho

- Nguyên nhân xuất kho

- Thuộc môn loại nào, ngôn ngữ nào

Theo quy định thì mỗi thư viện, trung tâm thông tin chỉ nên có một sổ đang

ký tổng quát cho mỗi loại ấn phẩm khác nhau

Ví dụ: sổ đăng ký tổng quát cho sách tiếng Việt, Sổ đăng ký tổng quát cho

sách tiếng nước ngoài, tuỳ theo từng hệ thống thư viện

* Cấu trúc của sổ đăng ký tổng quát gồm ba phần sau:

- Phần I: Tổng số sách bà báo chí nhập kho

Tất cả cá tài liệu được nhập về cơ quan thư viện, trước khi vào sổ tổngquát, đều được phân loại theo nội dung, theo ngôn ngữ, theo loại hình và nguồnnhập, rồi mới vào sổ

Cách vào sổ như sau:

+ Mỗi lô tài liệu nhập vào thư viện, trung tâm thông tin đều kèm theochứng từ

+ Mỗi lô tài liệu ghi một dòng, cuối mỗi trang phải tính tổng và ghi tổng

đó sang trang mới

+ Cuối mỗi quý hoặc năm phải cộng các cột ở phần I để có số liệu tổnghợp về tài liệu nhập trong thời gian đó

- Phần II: Tổng số sách và báo chí xuất kho

Sách, báo xuất ra khỏi cơ quan thông tin – thư viện đều phải có biên bản,

chứng từ Danh sách tài liệu xuất đều phải đánh số thứ tự, ghi tỉ mỉ các dòng, cộtnhư sổ nhập và có chữ ký của giám đốc.

Cuối mỗi quý, mỗi năm phải tổng cộng số sách báo xuất kho và ghi vàophần III của sổ tổng quát

- Phần III: Tình hình kho sách báo hàng quý, hàng năm

Phần III cung cấp cho ta nhưng thông tin tổng hợp về tài liệu của cơ quanthư viện đó như:

+ Tổng số tài liệu còn đến hết quý/ năm

+ Tổng số tài liệu nhập vào đến hết quý/ năm

+ Tổng số tài liệu xuất đi đến hết quý/ năm

Cuối cùng là tổng số tài liệu hiện có tại cơ quan thư viện thông tin đếnthời điểm đó

b) Đăng ký cá biệt:

- Đăng ký cá biệt cùng với đăng ký tổng quát vốn tài liệu là hai sổ đăng kýtài sản cơ bản không thể thiếu ở bất kỳ loại thư viện nào Chính vì vậy, phải ghicẩn thận, chính xác, mỗi sổ đều phải có chữ ký xác nhận của giám đốc và phảiđược bảo quản cẩn thận

- Đăng ký cá biệt khác với đăng ký tổng quát ở chỗ: đăng ký tổng quát, vàotheo lô, theo chứng từ, còn đăng ký cá biẹt là từng cuốn sách riêng biệt đượcnhập vào thư viện, từng loại riêng biệt

- Đối với sách nói chung, mỗi cuốn là một đơn vị tính, nên mỗi cuốn có một

số đăng ký cá biệt riêng, mỗi quyên ghi một dòng

- Tài liệu được xuất bản bằng ngôn ngữ nào, đăng ký cá biệt bằng ngôn ngữ

đó Mỗi trang của sổ đăng ký cá biệt có 25 dòng, cứ 5 dòng có một dòng đậmnét, mục đích để kiểm tra cán bộ vào sổ có đúng không

- Sổ đăng ký cá biệt cung cấp những thông tin sau:

+ Quá trình hình thành vốn tài liệu

+ Tài liệu đó của bộ phận nào

+ Tài liệu đó được bổ sung vào thời điểm nào, nếu mất, lý do mất,

+ Giá tiền của tài liệu đó.

- Sổ đăng ký cá biệt là cơ sở quan trọng để kiểm kê tài liệu khi cần Mỗiphòng có sổ đăng ký cá biệt riêng của phòng đó Để khỏi trùng lặp với số đăng

ký cá biệt khác, người ta thường ghi ký hiệu phòng vào trước số đăng ký cá biệtđó

Ví dụ: M 90, tức là tài liệu đó ở phòng mượn, số đăng ký cá biệt là 90.

Số đăng ký cá biệt được ghi ở nách trang tên sách và nách trang 17, nếusách không có đến trang 17, ta ghi số cá biệt ở nách trang cuối của tài liệu

Đối với tài liệu quý hiếm, người ta còn ghi số đăng ký cá biệt vả vào náchtrang 33 và trang 49

1.5.4 Đăng ký báo, tạp chí

- Đăng ký báo, tạp chí khác với đăng ký sách Khi đặt mua báo, tạp chí taphải mua tờ phích riêng ở các thư viện trung ương và các thư viện lớn ở trungtâm

- Mỗi ngày hoặc theo định kỳ nhận báo, tạp chí về ta phải đăng ký vào tờphích riêng đó Mỗi tên báo, tạp chí ta đăng ký trên một tờ phích riêng: Ghi tênbáo, ký hiệu do thư viện tự đặt, địa chỉ của báo, số lượng bản đặt mua

- Tình hình báo, tạp chí nhận được theo đơn đặt, ghi vào phích đăng kýhàng ngày Đối với báo, tạp chí ghi theo định kỳ nhận một tháng, hai tháng hoặcquý

- Báo, tạp chí ở các thư viện trung tâm thông tin lớn, được đăng ký vào sổ

cá biệt theo đơn vị đóng bìa

- Báo ngày, mỗi tháng đóng một quyển; báo tuần 3 tháng đóng thành mộtquyển; tạp chí một năm đóng vào một quyển Mỗi quyển này được tính một đơn

vị bảo quản

Các thư viện công cộng nhỏ không có chức năng bảo quản, các báo tạp chísau khi đọc xong, có thể bó thành từng bó hoặc đống tập cất trong kho, sau banăm có thể hủy

Câu hỏi ôn tập chương 1

Chương 2 CÁC PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP TÀI LIỆU

2.1 MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC SẮP XẾP TÀI LIỆU

- Nhằm bảo quản tốt tài liệu ciủa thư viện

- Tạo điều kiện cho cán bộ thư viện kiểm kê kho sách nhanh chóng và chínhxác

2.1.2 Yêu cầu

- Sắp xếp trên giá phải đảm bảo chính xác

- Phải đảm bảo tính khoa học

2.1.3 Nguyên tắc sắp xếp tài liệu

Dù tài liệu được sắp xếp theo phương pháp nào đi nữa, chúng vẫn phải đảmbảo các nguyên tắc sau:

- Xếp tài liệu trong kho phải xếp từ trong ra ngoài

- Xếp tài liệu trên giá, phải xếp tử trên xuống dưới

- Xếp tài liệu từ trái sang phải

2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP TÀI LIỆU

Sắp xếp tài liệu trong các kho có hai phương pháp chính sau:

2.2.1 Xếp tài liệu theo nội dung

Có các cách sắp xếp như sau:

- Xếp tài liệu theo môn ngành tri thức (phân loại)

- Xếp tài liệu theo đề tài.

- Xếp tài liệu theo chủ đề

- Ưu điểm:

+ Cho phép tập trung tất cả các tài liệu theo một môn loại, đề tài, chủ

đề nào đó vào một vị trí nhất định

+ Cho phép bạn đọc tự tìm tài liệu trên giá nếu tổ chức kho mở (kho

tự chọn) Thoả mãn nhu cầu của bạn đọc vì tài liệu tập trung theo môn ngành trithức, theo đề tài, theo chủ đề

+ Cho phép cán bộ thư viện nắm được vốn sách của mình để tiến hànhcông tác với bạn đọc

+ Cho phép bố trí những môn loại bạn đọc thường xuyên sử dụng và

sử dụng nhiều nhất bên cạnh cán bộ thư viện để đáp ứng nhanh nhất yêu cầu củabạn đọc

+ Cán bộ thư viện mất nhiều công sức xê dịch các sách trên giá khi bổsung sách mới (vì phải sắp xếp tài liệu theo trật tự môn loại nhất định)

* Sắp xếp tài liệu theo môn loại tri thức

Khi sắp xếp theo môn loại trí thức là dựa vào bảng phân loại mà cơ quanthông tin thư viện - thông tinđó sử dụng sắp xếp tài liệu:

 Dùng bảng phân loại BBK của Nga để sắp xếp (Bảng phân loại gồm 28môn loại, sắp xếp theo 28 môn loại theo khung phân loại)

 Theo bảng phân loại DDC của Mỹ để sắp xếp ( DDC có 10 môn loạichính, khi sắp xếp tài liệu tưưong ứng với 10 môn loại đó)

 Theo bảng phân loại dùng cho thư viện khoa học tổng hợp do thư viện

Quốc gia Việt Nam biên soạn (bảng phân loại 19 lớp) để sắp xếp tài liệu.

* Sắp xếp tài liệu theo chủ đề

Đây là cách sắp xếp tài liều theo nội dung của các chủ đề tài liệi có trongkho

Với cách sắp xếp này, cán bộ thư viện có thể tự nghiên cứu kho sách củamình, từ đó định ra các chủ đề phù hợp Hay dựa vào bảng đề mục phù hợp nào

đó để sắp xếp tài liệu

* Sắp xếp tài liệu theo đề tài

Sắp xếp tài liệu theo đề tài là cách sắp xếp dựa vào các đề tài chính của cáctrung tâm thông tin - thư viện Sắp xếp thêo đề tài cũng là sắp xếp theo nội dung,nhưng nó nhỏ hơn môn loại, nhỏ hơn chủ đề Vì trong một chủ đề có thể cónhiều đề tài

2.2.2 Xếp tài liệu theo hình thức

Sắp xếp tài liệu theo hình thức với các cách cụ thể như sau:

* Sắp xếp tài liệu theo chữ cái

Tất cả các tài liệu nhập vào thư viện sẽ được sắp xếp theo chữ cái tên tácgiả và tên sách

- Ưu điểm: Tập hợp tất cả các sách của một tác giả vào một vị trí

- Nhược điểm: Tốn nhiều diện tích (do phải để chỗ dự phàng để bổ sung

sách mới) Tốn công sức dịch chuyển các ô chữ đã đầy và phải sắp xếp các sáchmới cùng với sách cũ theo đúng chữ cái tên tác giả và tên sách

* Sắp xếp theo thời gian xuất bản tài liệu

Toàn bộ những sách được sắp xếp trên giá theo thời gian xuất bản củachúng Trong mỗi năm xếp theo thứ tự của cuốn sách nhập vào thư viện trongnăm đó

- Ưu điểm:

+ Cho ta biết được số lượng sách xuất bản trong năm

+ Có thể đưa những sách mới xuất bản lên trước

- Nhược điểm: Sách của một tác giả nếu xuất bản khác năm thì sẽ sắp xếp ở

những nơi khác nhau.

*Sắp xếp theo khu vực địa lý

Đây là hình thức sắp xếp các tài liệu theo khu vực địa lý, tài liệu xuất bảntrên một địa bàn, địa lý cụ thể Hình thức sắp xếp này thường được các thư việntỉnh áp dụng để sắp xếp các tài liệu địa chí

- Ưu điểm: Dễ kiểm soát được tài liệu địa chí, dễ bổ sung nghiên cứu tài

liệu địa chí của nhau

- Nhược điểm:

+ Khi xếp tài liệu chi tiết tài liệu sẽ mất nhiều diện tích kho và giá.+ Hình thức không đẹp vì có khổ sách khác nhau, quyển cao quyểnthấp

* Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt

Sách được xếp trong kho theo số đăng ký mà cuốn sách đó nhập vào kho

- Ưu điểm: Tiết kiệm được kho, giá.

- Nhược điểm: Sách của cùng một tác giả, cùng một chủ đề, môn loại lại

phân tán đi nhiều nơi khác nhau của kho sách Khó tuyên tryền cho bạn đọc vềvốn tài liệu của mình, cán bộ thư viện phải vào kho lấy sách

+ Khổ lớn: Từ 27 cm đến 35 cm.

+ Khổ cực lớn: 35 cm trở lên

- Ưu điểm: Tiết kiệm diện tích kho giá, đẹp mắt.

- Nhược điểm: Các sách cùng một moon ngành tri thức, một tác giả, một

chủ đề bị phân tán

* Sắp xếp theo ký hiệu xếp giá cố định

Mỗi tài liệu được nhập về thư viện được cán bộ thông tin thư viện định cho một ký hiệu xếp giá cố định

Nếu tài liệu theo số đăng ký cá biệt, thì ký hiệu xếp giá cố định của tài liệu chính là số đăng ký cá biệt của tài liệu đó

Ký hiệu xếp giá cố định gồm: Ký hiệu kho - Ký hiệu giá và ký hiệu thứ tự

Ký hiệu xếp gái cố định (KHXGCĐ) được xây dựng bằng cách:

Ký hiệu giá

KHXGCĐ = Ký hiệu kho

Ký hiệu số thứ tự trên giá

Ví dụ: Cuốn sách có ký hiệu xếp giá cố định là:

M 20/30 có nghĩa là tài liệu này thuộc kho mượn (M), giá thứ 20, số thứ

tự trên giá là 30

Ưu điểm: Chỗ cố định, tiết kiệm diện tích.

Nhược điểm: tài liệu cùng chủ đề bị phân tán.

Tóm lại: Các phương pháp sắp xếp theo hình thức tuy khá đơn giản nhưng

phải tổ chức mục lục tốt mới khai thác được kho tài liệu một cách có hiệu quả

Các phương pháp sắp xếp tài liệu đều tồn tại những ưu, nhược điểm riêng nên phương án tối ưu trong cách sắp xếp tài liệu là kết hợp nhiều phương thức khác nhau để tăng ưu điểm và hạn chế nhược điểm của từng loại sắp xếp

Ví dụ: Sắp xếp theo môn loại, trong mỗi môn loại xếp theo chữ cái, hoặc

xếp theo nơi xuất bản kết hợp với thời gian

Câu hỏi ôn tập chương 2

Chương 3

TỔ CHỨC KHO MỞ 3.1 Khái niệm

Tổ chức kho mở (hay còn gọi là kho tự chọn) là kho cho phép người đọc,người mượn vào kho tự lựa chọn lấy sách trên giá theo yêu cầu của mình khôngphải viết phiếu yêu cầu mượn sách

3.2 Tình hình tổ chức kho mở trên thế giới và ở Việt Nam hiện nay

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, kho thường được tổ chức theo 2 hìnhthức: kho đóng và kho mở Mỗi loại có những ưu nhược điểm riêng, nhưng xuhướng hiện nay cho thấy, các thư viện đang hướng tới hình thức tổ chức kho mở

3.1.1 Trên thế giới

Các thư viện trên thế giới hiện đang sử dụng nhiều khung phân loại khácnhau: DDC, BBK, UDC, LC,… Bởi vậy, việc tổ chức kho mở ở nơi mà tài liệuđược sắp xếp theo ký hiệu phân loại cũng rất đa dạng Ngoài ra, việc định kýhiệu xếp giá trong kho mở, nhất là khi ký hiệu phân loại trùng nhau, phải tínhđến ký hiệu tác giả thì thì ký hiệu tác giả cũng rất khác nhau

Mã tác giả (tên tác giả hoặc nhan đề chính) là một thành phần quan trọngtrong ký hiệu xếp giá của kho mở Mã tác giả thường được xác định theo haicách phổ biến:

- Cách 1: Mã tác giả cá nhân của Cutter-Sanborn (2 hoặc 3 chữ số và có thể

lấy thêm chữ cái đầu tiên của nhan đề nếu tác giả trùng nhau)

- Cách 2: Ba chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả

Trên thực tế, việc xác định mã tác giả theo một cách phức tạp và mất nhiềuthời gian hơn vì tài liệu nào cũng phải tra cứu mã Tuy nhiên, nếu các thư việnlớn có nhiều tài liệu cùng một chuyên ngành thì việc sắp xếp kho mở sẽ thuậntiện hơn, vì ít trùng ký hiệu tác giả, nhất là nếu lấy thêm chữ cái đầu của nhan

đề Hơn nữa, hiện nay nhiều thư viện sử dụng DDC, nếu cùng xác định ký hiệutác giả theo Cutter Sanborn thì có thể tận dụng triệt để các biểu ghi thư mục có

sẵn trên mạng

Cách 2 do lấy luôn 3 chữ cái đầu của họ tên tác giả hoặc nhan đề để làmcăn cứ xếp giá khi ký hiệu phân loại trùng nhau nên rất đơn giản, dễ làm Thếnhưng khả năng trùng lặp của mã tiêu đề sẽ lớn hơn, nhiều khi gây khó khăn choviệc xếp giá các tài liệu có cùng ký hiệu phân loại, nhất là khi thư viện có vốntài liệu lớn hoặc thư viện chuyên ngành có nhiều tài liệu của cùng một tác giả

3.1.2 Ở Việt Nam

Nhiều thư viện ở Việt Nam hiện nay đang chuyển từ hình thức kho đóngsang kho mở hoặc tồn tại song song cả hai hình thức: tổ chức kho đóng cho cáctài liệu cũ hoặc quý hiếm và kho mở cho các tài liệu mới Việc tổ chức kho đónggần như không có gì khác biệt, nhưng quy trình và phương thức tổ chức kho mởthì rất đa dạng, nhất là trong việc định ký hiệu xếp giá Đã đến lúc các thư việnViệt Nam cần thống nhất về mặt nguyên tắc cho vấn đề này

Như đã nêu trên, trong kho mở tài liệu được xếp theo ký hiệu phân loại.Hiện tại, nhiều thư viện đã chuyển sang sử dụng DDC, nhưng một số thư việnvẫn còn sử dụng BBK hoặc khung phân loại 19 lớp hoặc sử dụng đồng thờinhiều khung phân loại trong cùng một cơ quan

Bởi vậy, việc định ký hiệu xếp giá trong kho mở ở Việt Nam khó đi đếnthống nhất Điều này cũng không có gì đáng ngại vì thư viện đang sử dụngkhung phân loại nào thì sắp xếp tài liệu trong kho mở theo ký hiệu của khungphân loại đó

Tuy nhiên, điều chúng ta muốn nói ở đây là việc xác định mã tác giả trong

ký hiệu xếp giá của tổ chức kho mở ở các thư viện Việt Nam nhìn chung khôngchuẩn, nhiều thư viện đang tự quy định hoặc tuy cũng dựa vào 2 cách nói trên,nhưng không thống nhất về nguyên tắc

Ví dụ, có thư viện sử dụng Bảng Cutter Sanborn để mã hoá cho nhan đềchính của tài liệu, chứ không xác định mã theo tiêu đề mô tả, như vậy là khôngđúng với nguyên tắc sử dụng của Cutter

Tương tự, nhiều thư viện quy định lấy 3 chữ cái đầu tiên của nhan đề (chứ

không phải của tiêu đề mô tả) làm tiêu chí sắp xếp tài liệu trong kho mở khi kýhiệu phân loại trùng nhau,… Hiện tại Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc giaxác định ký hiệu tác giả chính xác theo hướng dẫn của Bảng Cutter Sanborn(cho tài liệu tiếng nước ngoài) và đã biên soạn bảng ký hiệu tác giả cho tài liệuViệt Nam (có dựa trên nguyên tắc của Cutter)

Việc không thống nhất cách xác định ký hiệu tác giả trong ký hiệu xếp giácủa tổ chức kho mở, chỉ là việc sắp xếp tài liệu trong kho, thực tế không ảnhhưởng nhiều đến chất lượng phục vụ của thư viện

Tuy nhiên, trước xu thế hội nhập, việc trao đổi chia sẻ nguồn lực thông tinđang trở thành xu hướng chung, những việc nhỏ nếu không thống nhất đượccũng có thể gây lãng phí cho thư viện

Ở nhiều thư viện hiện nay, khi biên mục tài liệu, nhất là tài liệu nước ngoài,đều tải biểu ghi từ trên mạng, ký hiệu phân loại sẽ không phải sửa, nhưng chỉ sốCutter thì biểu ghi nào cũng phải sửa vì cách làm không thống nhất

3.3.Ưu nhược điểm của kho mở

 Cán bộ thư viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ

- Kho mở: Bạn đọc không phải viết phiếu yêu cầu, bạn đọc tự vào kho lấysách mình cần

+ Ưu điểm:

 Độc giả được tiếp cận trực tiếp với kho tài liệu, họ có thể thể xem lướt đểxác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu cuốn họ biết không có, họ có thểmượn cuốn khác có nội dung tương tự xếp cạnh đó

 Bạn đọc không phải viết phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi, bạn đọckhông mất thời gian chờ đợi, không phải phiền hà đến cán bộ thư viện

 Dẽ thỏa mãn nhu cầu bạn đọc, bạn đọc thích thú hơn, nên đến thư việnnhiều hơn

 Vòng quay, lượt luân chuyển tài liệu ở kho mở lớn hơn kho đóng

 Cán bộ thư viện không phải tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kholấy sách

 Tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học ( Theo khungphân loại BBK, DDC, UDC ) để bạn đọc dễ thõa mãn nhu cầu nghiên cứuchuyên sâu, vì tài liệu có nội dung liên quan được sắp xếp tập trung một chổ

3.3.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm kho mở cũng có những nhược điểm như:

 Mất nhiều diện tích ở trên giá, diện tích kho vì phải dành chổ để phát triểnkho

 Nếu tính toán sai lệch, khi các đề mục phát triển nhanh sẽ thiếu chổ, đẽdẫn đến phải giản kho rất vất vả

 Hình thức không đẹp vì quyển cao, quyeenrthaaps cạnh nhau, mất nhiềudiện tích

 Bảo quản sách khó hơn nhiều so với kho đóng, đễ mất, dễ hỏng sách dobạn đọc lấy ra, vào nhiều

3.4 Cách thức tổ chức kho mở

Để tiến hành tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho mở, ngoài việc phải trảiqua tất cả các khâu xử lý hình thức và nội dung tài liệu, các thư viện thường tiếnhành một số khâu xử lý liên quan đến một hoặc nhiều phòng chuyên môn tuỳtheo quy mô lớn, nhỏ của thư viện hoặc của kho

Ví dụ như, có thư viện tổ chức nhiều kho mở cho các dạng tài liệu khácnhau, lượng tài liệu và diện tích kho không lớn, và kinh phí cũng hạn hẹp nênkhông có các trang thiết bị kiểm soát tự động, bởi vậy, khâu xử lý cũng chỉ ởmức định ký hiệu kho mở và sắp xếp tài liệu theo các ngành khoa học

Tuy nhiên, xu hướng chung hiện nay là các thư viện đều lắp đặt cổng từ để

kiểm soát tài liệu nên quy trình tổ chức kho mở thường gồm các công đoạn như:dán mã vạch, lẫy từ; định ký hiệu kho mở; in và dán ký hiệu kho mở; sắp xếp tàiliệu và tổ chức kho

- Mã vạch

Mã vạch là sự thể hiện thông tin ở dạng nhìn thấy trên các bề mặt mà máymóc có thể đọc được Mã vạch được đọc bởi các thiết bị quét quang học gọi làmáy đọc mã vạch hay được quét từ hình ảnh bằng các phần mềm chuyên biệt

Kỹ thuật mã vạch được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như siêu thị, sân bay, thưviện,… để quản lý sách báo, hàng hoá, sản phẩm, khách hàng

Hiện nay trên thế giới cũng như ở Việt Nam, người ta dán mã vạch lên tàiliệu của thư viện và thẻ đọc của người mượn để quản lý việc cho mượn tài liệu

Ví dụ, để quản lý kho sách, người ta xây dựng hai cơ sở dữ liệu (CSDL).CSDL bạn đọc gồm các thông tin về họ tên, địa chỉ, điện thoại,… được mã hoádưới dạng mã vạch và dán vào thẻ bạn đọc CSDL sách, gồm các yếu tố thư mụcnhư tên tác giả, nhan đề, ký hiệu kho,… được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắnlên sách

Khi độc giả mượn tài liệu, cán bộ thư viện sẽ quét mã vạch trên thẻ và sáchlên máy để lưu lại thông tin về bạn đọc và tài liệu Thay vì ngồi nạp dữ liệu vềtừng tài liệu và từng người mượn, mã vạch giúp quản lý tự động việc mượn, trảtài liệu một cách nhanh chóng và chính xác

- Lẫy từ

Lẫy từ là một dải từ tính được gắn vào sách một cách kín đáo (bạn đọckhông nhìn thấy được) Khi độc giả mượn sách, cán bộ thư viện sẽ quét máy để