TÌM HIỂU NHỮNG QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT TẠI VIỆT NAM MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu hết sức cấp bách hiện nay; vì tài liệu các lưu trữ các cơ quan, tổ chức còn tồn đọng tích đống nhiều năm trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không được chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí. Tại các cơ quan, tổ chức phải bảo quản một khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có một phần lớn là tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây ra nhiều lãng phí, và làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có tác dụng rất lớn đối với toàn bộ công tác lưu trữ nói chung và một phông lưu trữ cơ quan nói riêng. Bởi vì, chỉ có tiến hành chỉnh lý tài liệu trong các cơ quan, tổ chức mới được phân loại, sắp xếp khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và xã hội đạt hiệu quả nhất. Hiện nay tài liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra với khối lượng lớn nên việc chỉnh lý tài liệu theo phương án phân loại khoa học cần phải được tiến hành thường xuyên và có hiệu quả. Làm tốt được công tác chỉnh lý tài liệu sẽ góp phần không nhỏ vào hoạt động và sự phát triển của cơ quan, tổ chức. Do mối quan hệ mật thiết giữa công tác chỉnh lý và các khâu nghiệp vụ khác như công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, xây dựng các công cụ tra cứu...Nếu làm công tác chỉnh lý tốt ở cơ quan tổ chức sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ khác. Có thể nói rằng công tác chỉnh lý tài liệu đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung. Nhận thức được tầm quan trọng về công tác Lưu trữ tài liệu chính vì vậy em đã chọn đề tài “Tìm hiểu những quy định hiện hành về chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ của Việt Nam hiện nay và những kiến nghị, đề xuất.” cho bài tiểu luận của mình. 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Những quy định hiện hành về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cũng như thực trạng ở nước ta hiện nay Về không gian: Ở Việt Nam hiện nay 3. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp chung: nghiên cứu tư liệu, tài liệu có sẵn từ đa dạng các nguồn. Sử dụng bảng hỏi để điều tra khách quan các vấn đề đã đặt ra. Phương pháp cụ thể: Tổng hợp, phân tích tài liệu đã được chọn lọc, tiến hành thống kê, phân tích các dữ liệu thu thập được. Bài viết có sử dụng các phương pháp: phân tíchtổng hợp, so sánh.... Kết hợp sử dụng các phương pháp tiếp cận hệ thống, thống kê, phương pháp chuyên gia và tổng hợp, dựa trên những tài liệu thực tiễn của các ngành có liên quan đến phạm vi nghiên cứu để làm rõ vấn đề mà đề tài đề cập. Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu đề tài này, bài viết đã sử dụng phương pháp điều tra tình hình thực tế, tìm thông tin trên Internet để thu thập số liệu và tài liệu có liên quan đến đề tài. 4. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 3 chương: Chương 1. Lý luận về những quy định hiện hành trong công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Chương 2. Thực trạng các quy định hiện hành về chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ của Việt Nam hiện nay Chương 3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước
Trang 2MỤC LỤC
MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2
3 Phương pháp nghiên cứu 2
4 Bố cục đề tài 2
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN VỀ NHỮNG QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 3
1.1 Một số khái niệm cơ bản 3
1.1.1 Khái niệm tài liệu 3
1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ 3
1.1.3 Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ 3
1.2 Vai trò của công tác chỉnh lý 4
1.3 Các nguyên tắc trong chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ 5
1.4 Mục đích, yêu cầu của việc chỉnh lý tài liệu 6
1.4.1 Mục đích 6
1.4.2 Yêu cầu 6
1.4.3 Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA VIỆT NAM HIỆN NAY 8
2.1 Các quy định hiện hành về chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ của Việt Nam hiện nay 8
2.1.1 Các quy định pháp luật 8
2.1.2 Các nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ 9
Trang 32.2 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan nhà
nước 9
2.2.1 Ưu điểm: 9
2.2.2 Nhược điểm 10
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC 13
3.1 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ 13
3.1.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu 13
3.1.2 Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu 14
3.1.3 Về tổ chức, cán bộ, kinh phí 14
3.1.4 Về tuyên truyền, vận động 15
3.1.5 Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin: 15
3.1.6 Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật: 16
3.2 Một số kiến nghị với cơ quan 16
3.2.1 Trong công tác tổ chức và chỉ đạo về công tác lưu trữ 17
3.2.2 Trong công tác tổ chức cán bộ 17
3.2.3 Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin: 18
3.2.4 Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật: 19
KẾT LUẬN 20
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21
Trang 4MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu hết sứccấp bách hiện nay; vì tài liệu các lưu trữ các cơ quan, tổ chức còn tồn đọngtích đống nhiều năm trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không được chỉnh lý sắpxếp, phân loại khoa học không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa raphục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí Tại các cơquan, tổ chức phải bảo quản một khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có mộtphần lớn là tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăngkhối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây ra nhiều lãng phí, và làm cho nhiềutài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có tác dụng rất lớn đối với toàn bộ công tác lưutrữ nói chung và một phông lưu trữ cơ quan nói riêng Bởi vì, chỉ có tiến hànhchỉnh lý tài liệu trong các cơ quan, tổ chức mới được phân loại, sắp xếp khoahọc và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của
cơ quan và xã hội đạt hiệu quả nhất
Hiện nay tài liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức trong quá trình hoạtđộng đã sản sinh ra với khối lượng lớn nên việc chỉnh lý tài liệu theo phương
án phân loại khoa học cần phải được tiến hành thường xuyên và có hiệu quả.Làm tốt được công tác chỉnh lý tài liệu sẽ góp phần không nhỏ vào hoạt động
và sự phát triển của cơ quan, tổ chức
Do mối quan hệ mật thiết giữa công tác chỉnh lý và các khâu nghiệp vụkhác như công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảoquản, xây dựng các công cụ tra cứu Nếu làm công tác chỉnh lý tốt ở cơ quan
tổ chức sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ khác
Có thể nói rằng công tác chỉnh lý tài liệu đóng vai trò hết sức quantrọng đối với hoạt động của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung Nhậnthức được tầm quan trọng về công tác Lưu trữ tài liệu chính vì vậy em đã
Trang 5chọn đề tài “Tìm hiểu những quy định hiện hành về chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ của Việt Nam hiện nay và những kiến nghị, đề xuất.” cho bài
tiểu luận của mình
2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Những quy định hiện hành về công tác chỉnh lýtài liệu lưu trữ cũng như thực trạng ở nước ta hiện nay
Về không gian: Ở Việt Nam hiện nay
3 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp chung: nghiên cứu tư liệu, tài liệu có sẵn từ đa dạng cácnguồn Sử dụng bảng hỏi để điều tra khách quan các vấn đề đã đặt ra
Phương pháp cụ thể: Tổng hợp, phân tích tài liệu đã được chọn lọc, tiếnhành thống kê, phân tích các dữ liệu thu thập được
Bài viết có sử dụng các phương pháp: phân tích-tổng hợp, so sánh Kết hợp sử dụng các phương pháp tiếp cận hệ thống, thống kê, phươngpháp chuyên gia và tổng hợp, dựa trên những tài liệu thực tiễn của cácngành có liên quan đến phạm vi nghiên cứu để làm rõ vấn đề mà đề tài đềcập
Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu đề tài này, bài viết đã sử dụngphương pháp điều tra tình hình thực tế, tìm thông tin trên Internet để thuthập số liệu và tài liệu có liên quan đến đề tài
4 Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài đượcchia làm 3 chương:
Chương 1 Lý luận về những quy định hiện hành trong công tác chỉnh
lý khoa học tài liệu lưu trữ
Chương 2 Thực trạng các quy định hiện hành về chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ của Việt Nam hiện nay
Chương 3 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài
Trang 6liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN VỀ NHỮNG QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1 Một số khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm tài liệu
Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.” [3, khoản 2, điều 2.]
Như vậy chúng ta thấy rõ rằng bản chất của tài liệu chính là kết quả của
quá trình lao động sáng tạo của con người tạo ra Nó là nhân tố quan trọng để
thúc đẩy xã hội tiến lên thông qua sự kế thừa những tri thức hay kinh nghiệm
từ đời này sang đời khác, từ thế hệ này, sang thế hệ khác Và con người muốnxây dựng xã hội mới phải biết tiếp thu những tri thức đã tích lũy trong sáchbáo và áp dụng một cách sáng tạo vào thực tại
1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ
Theo: Điều 2 Luật lưu trữ 2011 thì: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá
trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn
để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
1.1.3 Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác định giá trị của tài liệuđồng thời sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành tronghoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp theo đúng quy định củaLuật Văn thư Lưu trữ Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ
Trang 7chức và doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tại Quyết định 128/QĐ-VTLTNNngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình
“Chỉnh lý tài liệu giấy” và theo TCVN ISO 9001:2000 và Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việchướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
1.2 Vai trò của công tác chỉnh lý
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trò to lớn với công tác văn thư lưu trữ
của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Bởi sau khi được tiến hànhchỉnh lý thì tài liệu lưu trữ trong nhiều năm của các cơ quan, tổ chức mớiđược phân loại, sắp xếp một cách khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưutrữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và xã hội đạt hiệu quảnhất
Từ mối quan hệ mật thiết giữa công tác chỉnh lý và các khâu nghiệp vụkhác như công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảoquản, xây dựng các công cụ tra cứu…Nếu làm công tác chỉnh lý tốt ở cơquan tổ chức sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ khác.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu hết sứccấp bách hiện nay; vì tài liệu các phông lưu trữ các cơ quan, tổ chức còn tồnđọng tích đống nhiều năm trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không đượcchỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học, không được lập thành hồ sơ nênkhông thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãngphí Tại các cơ quan, tổ chức phải bảo quản một khối lượng tài liệu rất lớntrong đó có một phần lớn là tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diệntích kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây ra nhiều lãngphí, tốn kém về tiền của, nhân lực, vừa không tạo đủ điều kiện cần thiết đểbảo quản những tài liệu không có giá trị và làm cho nhiều tài liệu có giá trị
bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được Việc ứng dụng các thành
Trang 8tựu khoa học trong công tác lưu trữ là một đòi hỏi, yêu cầu hết sức khẩntrương đối với việc đổi mới công tác lưu trữ Việc ứng dụng công nghệthông tin để xây dựng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy vitính có được hay không phụ thuộc rất nhiều ở khâu công tác chỉnh lý để có
cơ sở dữ liệu cập nhật vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính
1.3 Các nguyên tắc trong chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông: Phông lưu trữ là mộtkhối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, sau chỉnh lý tài liệutrong phông vẫn phải đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnhvốn có của nó Vì vậy, trong quá trình chỉnh lý tài liệu của từng đơn vị hìnhthành phông, từng nhóm cơ bản theo phương án phân loại phải được chỉnh
lý và sắp xếp riêng biệt Tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương ánphân loại sau chỉnh lý gây bất lợi cho việc tổ chức khoa học và tra tìm tàiliệu
Nguyên tắc xuất sinh: Nguyên tắc xuất sinh là nguyên tắc tôn trọng sựhình thành tự nhiên của tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn
vị hình thành phông Khi phân loại, lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý(chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hìnhthành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc
Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổchức hình thành phông và mối quan hệ logic, lịch sử của tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc thực hiện tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản củacông tác lưu trữ Chỉnh lý tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chứckhoa học tài liệu Chỉnh lý tài liệu được thực hiện đối với tất cả các loạihình tài liệu song trong phạm vi bài tiểu luận này tôi chủ yếu tập trung đềcập đến việc chỉnh lý tài liệu hành chính
Hiện nay, việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính được thực hiện theo
Trang 9Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tại công văn số283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 Theo công văn này, toàn
bộ công đoạn chỉnh lý tài liệu hành chính được thực hiện theo hai giai đoạn
cơ bản: chuẩn bị chỉnh lý và thực hiện chỉnh lý Để quá trình chỉnh lý đượcthực hiện nhanh chóng và chính xác, thống nhất về nghiệp vụ thì quá trìnhchỉnh lý cần được chuẩn bị chu đáo, cụ thể
1.4 Mục đích, yêu cầu của việc chỉnh lý tài liệu
1.4.1 Mục đích
– Hướng dẫn trình tự các bước chỉnh lý tài liệu giấy đối với các cơquan, tổ chức Đồng thời làm rõ trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức thựchiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu
– Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa rachỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảoquản và khai thác, sử dụng tài liệu
– Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nângcao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản
lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ)
– Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm đảm các yêu cầu cơ bản sau:
+ Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
+ Được xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữhiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có giá trị 70 năm;xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ
Trang 10+ Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;
+ Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu, công cụ tra cứu khác phục
vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng
+ Lập Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ
1.4.3 Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có nội dung như sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan, đơn vị hình thànhphông và lịch sử phông
- Tiến hành lập hồ sơ đối với những phông tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểmtra các hồ sơ đã lập, hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ
- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ theophương án đã chọn
Trình tự chỉnh lý tài liệu lưu trữ được tiến hành như sau:
- Khảo sát tài liệu, nghiên cứu và xây dựng lịch sử đơn vị hìnhthành phông và lịch sử phông
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ
- Lập các bảng hướng dẫn đối với một số loại công việc cụ thể, ví dụhướng dẫn công tác bổ sung tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu,hướng dẫn lập hồ sơ…
- Chọn và xây dựng phương án phân loại
- Dự kiến nhân lực và thời gian thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưutrữ
- Chỉnh lý tài liệu theo phương án đã định, hoàn thành việc hệ thốnghóa tài liệu
- Tổng kết, chỉnh lý nhằm rút kinh nghiệm, thấy được ưu-khuyết điểmcủa quá trình chỉnh lý để làm tốt công tác chỉnh lý cho các đợt tiếp theo
Trang 11CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA VIỆT NAM HIỆN NAY
2.1 Các quy định hiện hành về chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ của Việt Nam hiện nay.
2.1.1 Các quy định pháp luật
Tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng, vừa có giá trị thực tiễntrong công tác quản lý, chỉ đạo điều hành, phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội,quốc phòng, an ninh; vừa có giá trị lịch sử; là tài sản quý giá của Quốc gia, disản văn hóa của dân tộc
Hiện nay, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan,đơn vị ở nước ta hiện nay có khối lượng rất lớn Đây là nguồn thông tin cấpmột, được Nhà nước thống nhất quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng theoquy định của pháp luật
Hiện nay nhà nước ta đã có nhiều quy định hiện hành về chỉnh lý khoahọc tài liệu lưu trữ như:
- Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 củaChính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của
Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biếntrong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Căn cứ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011của Bộ Nội vụ về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạtđộng của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động củaHĐND và UBND xã, phường, thị trấn;
- Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009
Trang 12của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệugiấy” theo TCVN ISO 9001:2000 ;
- Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 653/TTr-SNVngày 07 tháng 8 năm 2017 của Sở Nội vụ Căn cứ Nghị định số 34/2017/NĐ-
CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
- Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 củaChính phủ về công tác văn thư Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo
vệ bí mật nhà nước;
- Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quantrong hệ thống hành chính nhà nước;
2.1.2 Các nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu trong công tác lưu trữ của Bộ Giao thôngvận tải được quy định tại Khoản 1 Điều 7 Quy chế lưu trữ của Bộ giao thôngvận tải Ban hành kèm theo Thông tư 74/2014/TT-BGTVT, theo đó:
Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lậpmới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giảiquyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơquan, tổ chức hình thành tài liệu; sự kiện logic và lịch sử của tài liệu
2.2 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan nhà nước.
2.2.1 Ưu điểm:
- Công tác chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử của các