MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN. TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI LỖI VI PHẠM VÀ ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG

TÊN ĐỀ TÀI: MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN. TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI LỖI VI PHẠM VÀ ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp thì nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị Xã hội. Nói đến công tác văn thư, lưu trữ là nói đến công văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản lập hồ sơ hiện hành nhằn đảm bảo thông tin. Mọi hoạt động quản lý đều liên quan đến công văn, giấy tờ, sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ quản lý. Vì vậy công tác văn thư, lưu trữ là công tác không thể thiếu ở mỗi cơ quan. Công tác văn thư, lưu trữ góp phần vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức được suôn sẻ thuận lợi hơn, tạo thành một hệ thống đồng bộ xuyên suốt từ trên xuống dưới. Quản lý khâu này tốt là góp phần vào việc giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ được trôi chảy nhất. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. Tìm hiểu quy trình quản lý văn bản đến. Những lỗi vi phạm phát sinh của từng cá nhân trong quy trình quản lý văn bản đến. Đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình quản lý văn bản đến. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Đối tượng: Công tác quản lý văn bản đến của công ty Hà Phương. Phạm vụ nghiên cứu: Phòng quản lý văn thư tại công ty Hà Phương. 4. Phương pháp nghiên cứu. Phương pháp tổng hợp và thống kê. Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu. Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động quản lý văn bản đến của công ty Hà Phương. 5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài Hiểu rõ hơn những sai phạm trong quá trình quản lý văn bản đến từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn bản đến tại công ty Hà Phương. 6. Cấu trúc của đề tài. Đề tài ngoài Lời cảm ơn, Phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài có cấu trúc gồm 3 phần: Một là, cơ sở lý luận chung về quản lý văn bản đến. Hai là, một số lỗi vi phạm và trách nhiệm của từng cá nhân đối với lỗi vi phạm phát sinh trong quá trình quản lý văn bản đến tại công ty Hà Phương. Ba là, giải pháp nâng cao quy trình quản lý văn bản đến tại công ty Hà Phương.   PHẦN NỘI DUNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1. Khái niệm văn bản đến. Theo Nghị định 302020NĐCP về Công tác văn thư quy định: “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan tổ chức cá nhân khác gửi đến. 1.2. Quy trình quản lý văn bản đến. Quy trình quản lý văn bản đến quy định tại Nghị định 302020NĐCP như sau: Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến. Bước 2. Đăng ký văn bản đến. Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến. Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến. Đối với văn bản giấy: a) Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản. b) Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký. Đối với văn bản điện tử:

TÊN ĐỀ TÀI:

MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI LỖI VI PHẠM VÀ ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC TẠI

CÔNG TY HÀ PHƯƠNG

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Tổ chức quản lý văn bản và con dấu

Mã phách: ………

Hà Nội – 2021

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu 1

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài 2

6 Cấu trúc của đề tài 2

PHẦN NỘI DUNG 3

1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 3

1.1 Khái niệm văn bản đến 3

1.2 Quy trình quản lý văn bản đến 3

1.2.1 Tiếp nhận văn bản đến 3

1.2.2 Đăng ký văn bản đến 4

1.2.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 5

1.2.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 6

1.3 Các nguyên tắc quản lý văn bản đến 6

2 MỘT SỐ LỖI VI PHẠM VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG 8

2.1 Giới thiệu về công ty Hà Phương 8

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty 8

2.1.2 Quá trình phát triển công ty 8

2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Hà Phương 9

2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 9

2.2 Một số lỗi vi phạm trong quá trình quản lý văn bản đến tại công ty Hà Phương 11

2.3 Trách nhiệm của từng cá nhân đối với lỗi vi phạm phát sinh trong quá trình văn bản đến tại công ty Hà Phương 11

2.3.1 Trách nhiệm của người đứng đầu phòng ban văn thư trong việc quản lý

công tác văn thư, lưu trữ 11

2.3.2 Trách nhiệm của mỗi cá nhân 12

2.3.3 Trách nhiệm của các phòng ban khi tiếp nhận văn bản đến từ bộ phận văn thư của công ty 13

3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG 14

3.1 Tuyên truyền, nâng cao nhận thức trong cán bộ, công nhân viên trong công ty về quy trình quản lý văn bản đến của công ty 14

3.2 Cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị 15

3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 15

3.4 Nhân sự 15

3.5 Các giải pháp khác 16

PHẦN KẾT LUẬN 16

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp thì nghiệp vụ công tác Vănthư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nềncải cách hành chính Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tinphục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quanĐảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị Xã hội

Nói đến công tác văn thư, lưu trữ là nói đến công văn giấy tờ, soạn thảovăn bản, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản lập hồ sơ hiệnhành nhằn đảm bảo thông tin Mọi hoạt động quản lý đều liên quan đến côngvăn, giấy tờ, sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ quản lý

Vì vậy công tác văn thư, lưu trữ là công tác không thể thiếu ở mỗi cơquan Công tác văn thư, lưu trữ góp phần vào hoạt động của các cơ quan, tổchức được suôn sẻ thuận lợi hơn, tạo thành một hệ thống đồng bộ xuyên suốt

từ trên xuống dưới Quản lý khâu này tốt là góp phần vào việc giải quyết cácvấn đề liên quan đến giấy tờ được trôi chảy nhất

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.

- Tìm hiểu quy trình quản lý văn bản đến

- Những lỗi vi phạm phát sinh của từng cá nhân trong quy trình quản lývăn bản đến

- Đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình quản lý văn bảnđến

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng: Công tác quản lý văn bản đến của công ty Hà Phương

- Phạm vụ nghiên cứu: Phòng quản lý văn thư tại công ty Hà Phương

4 Phương pháp nghiên cứu.

- Phương pháp tổng hợp và thống kê

- Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu.

- Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động quản lý văn bảnđến của công ty Hà Phương

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài

Hiểu rõ hơn những sai phạm trong quá trình quản lý văn bản đến từ đó

đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý vănbản đến tại công ty Hà Phương

6 Cấu trúc của đề tài.

Đề tài ngoài Lời cảm ơn, Phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệutham khảo, đề tài có cấu trúc gồm 3 phần:

Một là, cơ sở lý luận chung về quản lý văn bản đến.

Hai là, một số lỗi vi phạm và trách nhiệm của từng cá nhân đối với lỗi

vi phạm phát sinh trong quá trình quản lý văn bản đến tại công ty Hà

Phương.

Ba là, giải pháp nâng cao quy trình quản lý văn bản đến tại công ty Hà Phương.

PHẦN NỘI DUNG

1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

1.1 Khái niệm văn bản đến.

- Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư quy định: “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan tổchức cá nhân khác gửi đến

1.2 Quy trình quản lý văn bản đến.

Quy trình quản lý văn bản đến quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến

Bước 2 Đăng ký văn bản đến

Bước 3 Trình, chuyển giao văn bản đến

Bước 4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.2.1 Tiếp nhận văn bản đến.

- Đối với văn bản giấy:

a) Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong(nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của vănbản trong bì Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Vănthư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơigửi văn bản

b) Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi

cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì,đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoànthể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (khôngbóc bì) Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quanđến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có tráchnhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký

- Đối với văn bản điện tử:

a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bảnđiện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm akhoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lạicho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống Trường hợp phát hiện có saisót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có tráchnhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản

c) Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trongngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của

Hệ thống

1.2.2 Đăng ký văn bản đến.

- Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xáccác thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tinđầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến Những văn bản đến không đượcđăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giảiquyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của phápluật

- Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời giantiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điệntử

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống Trườnghợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tạiPhụ lục I Nghị định này Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trườngthông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục

VI Nghị định này Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ragiấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận

và đóng sổ để quản lý

- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bímật nhà nước

1.2.3 Trình, chuyển giao văn bản đến.

- Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất làtrong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết vàchuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý Trường hợp đã xácđịnh rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bảnđến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngaysau khi nhận được Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ

bí mật nội dung văn bản

- Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổchức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cánhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết Đối với văn bản liênquan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủtrì, phối hợp và thời hạn giải quyết

- Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghivào mục “Chuyển” trong dấu “đến” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theomẫu tại Phụ lục IV Nghị định này Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết củangười có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để

đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giảiquyết Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhậnvăn bản.

- Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quantrình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệthống

Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệthống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiếnchỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn

vị hoặc cá nhân được giao giải quyết Trường hợp văn bản điện tử gửi kèmvăn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệthống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩmquyền giao chủ trì giải quyết

1.2.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyếtkịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến

- Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệmnghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làmviệc của cơ quan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩnphải được giải quyết ngay

1.3 Các nguyên tắc quản lý văn bản đến.

- Tất cả văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trungtại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký

- Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cánhân không có trách nhiệm giải quyết

- Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặcchuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả

“Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bảnkhẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký,quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn,nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao,giải quyết công việc

2 MỘT SỐ LỖI VI PHẠM VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG

2.1 Giới thiệu về công ty Hà Phương.

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty.

- Tên công ty: Công ty Cổ Phần Hà Phương

- Tên giao dịch quốc tế: Ha Phuong joint stock company

- Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân

- Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Kinh Triều xã Thủy Triều huyện ThủyNguyên thành phố Hải Phòng

- Đại diện pháp luật: Nguyễn Hữu Hôm

- Vốn điều lệ: 8.000.000.000 đồng (Tám tỷ đồng)

- Mã số thuế: 0200468317

- Fax: 02253874313

- Số điện thoại: 02253874105

- Lĩnh vực: Buôn bán vật liệu và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

2.1.2 Quá trình phát triển công ty

Công ty Cổ Phần Hà Phương được thành lập vào ngày 09/08/2002 (đãhoạt động 18 năm) và ngày được cấp giấy phép là 25/07/2002 Công ty cógiấy phép kinh doanh số 0200468317 do sở kế hoạch đâu tư thành phố HảiPhòng cấp

Với kiến thức được học cùng kinh nghiệm kinh doanh, sự am hiểu thịtrường ngành hàng cùng mối quan hệ hữu hảo với các nhà cung cấp sản phẩmxây dựng hoàn thiện trong và ngoài nước Với các hãng sản xuất lớn HàPhương đã phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vựcxây dựng trong đó trú trọng phát triển mảng buôn bán vật liệu, cung cấp vàthiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

Trải qua 18 năm thành lập với bao thách thức nhưng công ty vẫn luônđứng vững và vượt qua một cách xuất sắc với những khó khăn và thử tháchtrước mắt Công ty Hà Phương chúng tôi không ngừng vươn lên về mọi mặt

tổ chức, chất lượng hàng hóa Với đội ngũ các bộ công nhân viên lành nghề,

có trình độ học vấn và chuyên môn cao, được đào tạo chu đáo bài bản, xuấtphát từ các đơn vị hoàn thiện lâu năm tại thị trường Việt Nam chúng tôi camkết mang lại cho quý khách hàng dịch vụ tốt nhất, cạnh tranh nhất

2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Hà Phương.

Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Hà Phương được thể hiện ở sơ đồ sauđây

(Nguồn: Phòng kế toán)

2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng.

- Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ

- Bảo vệ chính trị nội bộ

- Đảm nhiệm công tác hành chính – tổng hợp, văn thư - lưu trữ

- Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quyđịnh hiện hành

- Quản lý công tác bảo vệ và tổ xe

Giám Đốc

Phòng côngtác văn thưChính

Phòng HànhChính

Phòng

Kinh

Phòng KếToán

PhòngVật Tư

- Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định củaNhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp

- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giaiđoạn trung hạn, dài hạn Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, côngnhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộphận

- Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban

- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội củacán bộ, viên chức và hợp đồng lao động

- Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nânglương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm

y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước

- Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và độtxuất

- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ

- Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từnggiai đoạn: tháng, quý, năm

- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và

sử dụng con dấu Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức,nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thưlưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc

- Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trìnhlãnh đạo ký

- Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơquan

- Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhântheo quy định hiện hành.

- Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khenthưởng cho từng giai đoạn

2.2 Một số lỗi vi phạm trong quá trình quản lý văn bản đến tại công ty Hà Phương.

Dưới đây là những sai phạm hay gặp phải tại bộ phận văn thư của công

+ Để quên hoặc làm thất lạc giấy tờ

- Đóng dấu văn bản đến, ghi chú vào sổ văn bản

+ Nhiều giấy tờ như hợp đồng của đối tác cần bên công ty đóng dấu thì

bộ phận văn thư lại không phân loại đúng, chuẩn, kịp thời có thể dẫn đến bịphạt hoặc hủy hợp đồng nếu không phát hiện sớm

+ Đóng dấu sai vào vị trí cần phải đóng dấu

+ Dùng sai con dấu

+ Quên không ghi sổ văn bản

2.3 Trách nhiệm của từng cá nhân đối với lỗi vi phạm phát sinh trong quá trình văn bản đến tại công ty Hà Phương.

Những sai sót vi phạm trong quá trình văn bản đến tại công ty HàPhương có thể được chia dưới 3 trách nhiệm sau đây:

2.3.1 Trách nhiệm của người đứng đầu phòng ban văn thư trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ.