Phân tích thiết kế hệ thống : Quản lý thuê phòng khách sạn ( 9 điểm )

Phân tích thiết kế hệ thống : Quản lý thuê phòng khách sạn ( 9 điểm ) Hiện nay trong khi đời sống con người nâng cao, nhu cầu du lịch ngày càng phát triển thì nhu cầu tìm những khách sạn có phòng nghỉ chất lượng và dịch vụ tốt để nghỉ ngơi thư giãn ngày càng phổ biến. Bằng cách truy cập vào các website tìm kiếm thông tin phòng tại khách sạn giúp khách hàng chọn được phòng theo ý thích của mình. Trước kia khi chưa ứng dụng tin học vào công tác quản lý thì các công việc như cập nhật thông tin khách hàng, xem các thông tin về dịch vụ của khách sạn, thông tin về số phòng, và nhân viên, hoá đơn thanh toán, tất cả đều làm thủ công nên các cán bộ quản lý phải mất rất nhiều thời gian mới tổng hợp được những thông tin cần thiết. Mặt khác hiện nay trong các khách sạn, các cán bộ làm công tác quản lý thông tin của khách sạn phải quản lý một lượng lớn thông tin về cán bộ công nhân viên, tình trạng phòng… Việc này mất rất nhiều thời gian và công sức của con người nên việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý khách sạn theo yêu cầu của người dùng ngày càng trở nên hết sức cần thiết, quan trọng.

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-Họ và tên : Lớp :

BÀI TẬP HỌC PHẦN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI SỐ 11 :

Hà Nội – 05, 2021

LỜI NÓI ĐẦU

Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin có vai trò rất quan trọng trong quy trình xâydựng phần mềm vì có được cái nhìn đầy đủ, đúng đắn, chính xác vê hệ thống thông tin sẽxây dựng trong tương lai nhằm thuận lợi cho việc sửa chữa, bổ sung và phát triển hệ thốngkhi có yêu cầu Hơn thế nữa, còn tránh được những sai lầm trong thiết kế, cài đặt và tăngvòng đời của hệ thống Hơn thế nữa việc phân tích thiết kế hệ thống còn giúp cho các nhânviên trong hệ thống thấy được vị trí và vai trò của mình trong nhóm và trong toàn hệ thốngcủa tổ chức từ đó các nhân viên sẽ nhận thấy tầm quan trọng của mình trong tổ chức nângcao ý thức làm việc cho mỗi nhân viên

Hiện nay cả trong nước và trên thế giới ngành du lịch phát triển lớn, nhu cầu du lịchngày càng tăng cao Đi kèm với việc ngành du lịch ngày càng phát triển đó chính là nhu cầuthuê phòng, đặt phòng khách sạn tại các địa điểm du lịch của khách hàng ngày càng mộttăng lên, các khách sạn theo đó cũng mọc lên ngày càng nhiều Để đáp ứng tình hình hiệnnay, phục vụ cho nhu cầu quản lý của các khách sạn nhằm thuận tiện trong việc kinh doanh,nâng cao hiệu suất chất lượng Do đó em lựa chọn đề tài Hệ thống quản lý thuê phòng kháchsạn”

Dưới sự hướng dẫn và những kiến thức học được từ môn Phân tích thiết kế hệ thống,bài toán của em đi giải quyết các vấn đề:

- Quản lý khách hàng

- Quản lý việc đăng ký thuê phòng và thanh toán trả phòng

- Quản lý hiện trạng từng phòng

- Quản lý việc cung cấp các dịch vụ cho khách hàng

- Quản lý việc cung cấp đặt tiệc cho khách hàng

- Quản lý việc báo cáo thống kê doanh thu

Tuy nhiên do điều kiện thời gian cũng như kiến thức còn hạn chế nên không tránh khỏinhững thiếu sót, rất mong được sự góp ý nhiều hơn của thầy, cô Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1.1 Mô tả hệ thống

1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản

- Quản lý đăng ký cho thuê, đặt phòng cho khách hàng: Bao gồm cho khách thuê

phòng, đặt phòng trước, đổi phòng hoặc gia hạn thời gian thuê phòng

- Quản lý dọn phòng: Dọn dẹp phòng, quản lý các tài sản khách bỏ quên hoặc phạtkhi khách làm hỏng, mất đồ

- Quản lý đặt tiệc: Cung cấp cho khách hàng đặt tiệc khi có nhu cầu, khách hàng

được lựa chọn món ăn trong menu của khách sạn và lựa chọn thời gian cách bố trí phù hợp

- Quản lý sử dụng dịch vụ: Cung cấp các dịch vụ cho khách hàng khi có nhu cầu, ví

dụ như dịch vụ giặt là quần áo, karaoke trong quá trình thuê phòng

- Quản lý thanh toán: thanh toán của khách hàng với các dịch vụ, phòng mà khách

hàng đã sử dụng

- Quản lý báo cáo thống kê: báo cáo thống kê doanh thu của khách sạn hàng tháng,

hàng quý cho ban lãnh đạo.

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

1 Bộ phận lễ tân + Giao tiếp với khách hàng thông qua các hoạt động

như nhận đặt phòng, thuê phòng, trả phòng từ phíakhách và yêu cầu dịch vụ…

+ Lấy và lưu thông tin thuê phòng của khách hàng Đầu

mỗi ngày gửi danh sách sắp xếp phòng đặt trước cho Bộ phận buồng phòng, báo cho Bộ phận buồng phòng khi

đơn thanh toán + Lưu Hóa đơn thanh toán và chuyển cho Bộ phận kế toán

2 Bộ phận buồng

phòng + Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệmdọn dẹp, chuẩn bị trang thiết bị trong phòng,lấy Thông

tin thuê phòng từ bộ phận Lễ tân để chuẩn bị phòng cho

khách, nếu có trục trặc gì phải báo lễ tân+ Thông báo cho Bộ phận lễ tân về tình trạng phòng đểtrống để cho thuê

+ Lập, lưu Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ và chuyển cho

Bộ phận lễ tân+ Lưu thông tin vào Sổ ghi tài sản khách bỏ quên (nếucó)

+ Lập Biên bản tài sản khách bỏ quên và giao tài sảnkhách bỏ quên cho Bộ phận Lễ tân

3 Bộ phận tổ dịch

vụ

+ Tiếp nhận thông tin sử dụng dịch vụ và tiến hànhchuẩn bị, phục vụ dịch vụ cho khách hàng

+ Cập nhật lại thông tin và lưu Bảng kê dịch vụ cho

khách hàng và chuyển cho bộ phận lễ tân

4 Bộ phận nhà hàng + Tiếp nhận thông tin yêu cầu đặt tiệc của khách hàng

và tiến hành chuẩn bị tiệc đáp ứng yêu cầu khách hàng.+ Sau khi chuẩn bị tiệc xong báo cáo lại với bộ phận lễtân

+ Lập Hóa đơn đặt tiệc cho khách hàng

5 Bộ phận kế toán + Quản lý tài chính, thanh toán với Bộ phận lễ tân các

khoản tiền về thuê phòng và các khoản dịch vụ khác.+ Cập nhật trạng thái thanh toán cho hóa đơn

+ Xuất hóa đơn thanh toán thành công cho khách hàng.+ Lập báo cáo thống về danh sách tình hình các phòng,doanh thu từng mảng và cuối mỗi tháng mỗi quý báocáo tình hình cho lãnh đạo

1.1.3 Quy trình xử lý và quy tắc quản lý

 Quy trình xử lý:

a, Đặt phòng trước, Thuê phòng

- Đa số khách đến khách sạn đã có đăng ký phòng trước (đặt phòng trước) Một sốkhác chưa đăng ký đặt phòng thì thuê phòng nếu còn phòng Khách hàng có thể đặt phòngtrước rồi nhận phòng sau hoặc thuê và nhận luôn tại thời điểm.

- Khi khách hàng muốn đăng ký phòng trước có thể liên hệ với Bộ phận Lễ tân quahotline hoặc website của khách sạn, hoặc trực tiếp đến khách sạn để đặt phòng trước

- Khi khách hàng đến, nhân viên Lễ tân sẽ hỏi xem vị khách đó có đăng ký phòngtrước hay không(1), và đăng ký phòng trước với tên và số chứng minh nào Từ đó nhân viên

sẽ kiểm tra và tham khảo đến thông tin thuê phòng trước(2) để tiến hành sắp xếp phòng chokhách

- Khi khách đến không đăng ký phòng trước, nhân viên tiếp nhận phải kiểm tra xemcòn phòng trống hay không(3):

+ Nếu không, nhân viên phải thông báo cho khách hết phòng(4) để khách đến kháchsạn khác

+ Nếu có thì nhân viên Lễ tân tiền sẽ chấp nhận yêu cầu thuê phòng(5) của khách

- Sau đó nhân viên Lễ tân sẽ cung cấp cho khách hàng mẫu Thông tin thuê phòng(M3)(6), lấy danh sách phòng trống cùng số lượng và giới thiệu cho khách hàng (7)

để khách hàng lựa chọn, mỗi căn phòng tùy theo kiểu, vị trí và tiện nghi bố trí bên trong mà

có một giá biểu riêng:

- Khách hàng điền thông tin cá nhân vào mẫu Thông tin thuê phòng(M3) và gửi lại

cho Bộ phận lễ tân Bộ phận lễ tân nhận lại Thông tin thuê phòng(M3)(8).

- Sau đó dưới sự giới thiệu của nhân viên Lễ tân, khách hàng căn cứ vào giới thiệu đó

sẽ chọn số lượng và các thông tin khác liên quan đến yêu cầu đặt phòng để nói với nhânviên Nhân viên lễ tân sẽ hoàn thiện mẫu Thông tin thuê phòng(M3).(9)

- Nếu khách hàng thuê phòng qua Website của khách sạn thì khách sẽ tự tìm hiểuthông tin về các phòng có trên Website và tự hoàn thiện các nội dung về loại phòng, số

lượng phòng thuê và một số thông tin khác liên quan vào mẫu Thông tin thuê phòng(M3)

ở trên Website Sau đó khách hàng đọc tên và số CMND/CCCD đã đăng ký trước của mình

để nhân viên lễ tân tiến hành kiểm tra và tham khảo Thông tin thuê phòng(M3) trước

(10)của khách hàng trong hệ thống

- Xác nhận đăng ký thuê phòng: nhân viên tiến hành lấy các thông tin cá nhân đăng

ký(11) từ phiếu Thông tin thuê phòng(M3) của khách hàng Trước tiên nhân viên Lễ tân sẽ

kiểm tra xem khách hàng này đã được lưu thông tin trong CSDL(12) hay chưa thông qua sốCMND/CCCD, nếu chưa sẽ lưu thêm thông tin của khách hàng(13) Đồng thời lưu Thông tin thuê phòng(M3)(14) của khách hàng vào cơ sở dữ liệu

- Bộ phận Buồng phòng lấy Thông tin thuê phòng(M3)(15) của khách hàng được

lưu trong hệ thống để lấy danh sách các phòng mà khách yêu cầu(16) để tiến hành chuẩn bịphòng(17), tiến hành làm các công tác kiểm tra tình trạng phòng(18), đảm bảo ghi lại thôngtin chi tiết, số lượng các đồ dùng ở trong phòng trước khi khách đến nhận phòng

- Sau khi chuẩn bị phòng(19) xong, Bộ phận buồng phòng báo lại cho Bộ phận Lễtân(20) đã chuẩn bị phòng (21) xong hoặc các vấn đề phát sinh khác nếu có

- Khi khách hàng đến nhận phòng(22): Bộ phận Lễ tân trước hết sẽ yêu cầu kháchhàng xuất trình CMND/CCCD(23) và giữ cho đến khi khách hoàn thành xong thủ tục trảphòng thì hoàn lại Sau đó liên hệ Bộ phận buồng phòng(24)

- Bộ phận Buồng phòng phụ trách dẫn khách đi nhận phòng(25) Khi nhận phòng,khách hàng sẽ được nhân viên giới thiệu về các trang thiết bị sẵn có và tình trạng sửdụng(26) để khách có thể kiểm tra và đưa ra một số lưu ý(27) trong quá trình thuê phòngnhư quy định chung khi thuê phòng hay cách liên hệ với các bộ phận hỗ trợ của khách sạn.Sau đó bộ phận buồng phòng bàn giao lại chìa khóa cho khách thuê (28)

b, Đặt tiệc

- Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc tùng thì báo lại cho nhân viên Lễ tân sau đó nhân

viên lễ tân sẽ gửi yêu cầu cho Bộ phận nhà hàng, Bộ phận nhà hàng gửi cho khách hàng

Menu đặt tiệc(M2)(29) mà khách sạn có trong thời gian này để khách hàng lựa chọn và

cung cấp Phiếu yêu cầu đặt tiệc của khách hàng (M7)(30) để khách hàng điền các thông

tin vào

- Khách hàng lựa chọn các món trong menu và cung cấp thời gian tiệc cùng những

yêu cầu bổ sung điền đầy đủ thông tin vào Phiếu yêu cầu đặt tiệc của khách hàng(M7).

- Nhân viên bộ phận nhà hàng nhận Phiếu yêu cầu đặt tiệc của khách hàng(M7) để hoàn thiện vào hệ thống(31) sau đó phải lập một Hóa đơn đặt tiệc của khách hàng(M8) (32) trên hóa đơn ghi như những món mà khách hàng yêu cầu qua hóa đơn đó thể hiện các

yêu cầu của khách(Số lượng, thẩm mỹ, cách và thời gian bày trí…) và từ đó nhân viên tiếptân thỏa thuận đơn giá tương ứng cho từng món(33) với khách hàng và hoàn thiện Hóa đơn đặt tiệc của khách hàng(M8)(34), sau đó báo cho bộ phận nhà hàng(35) để phục vụ chuẩn

bị tiệc(36) Mỗi Hóa đơn đặt tiệc của khách hàng(M8) có một số thứ tự và ghi chỉ một

khách hàng Khách hàng có thể thanh toán luôn hoặc bộ phận lễ tân giữ lại yêu cầu kháchtrả sau này.

c, Sử dụng dịch vụ

- Khách hàng muốn đăng ký sử dụng các dịch vụ của khách sạn như dịch vụ giặt là,dịch vụ ăn uống, gửi đồ, sẽ liên hệ với Bộ phận lễ tân Có thể lựa chọn luôn tại quầy lễ tânlúc khách hàng nhận hoặc đăng ký phòng

- Nhân viên lễ tân lấy ra danh sách các dịch vụ(37) mà khách sạn có để giới thiệu cácdịch vụ với khách hàng.(38)

- Nếu khách hàng có yêu cầu dịch vụ(giặt ủi, gọi điển thoại, mát xa…) nhân viên lễtân phải lập một giấy Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng(M5)(39) ghi tất cả

những dịch vụ mà khách yêu cầu trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn

- Nhân viên lễ tân sẽ gửi yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách cho Tổ dịch vụ(40) để

đáp ứng cho khách hàng

- Tổ dịch vụ lấy thông tin từ Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ(M5)(41) của khách hàng sau đó tiến cung cấp các dịch vụ(42) tương ứng trong Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng(M5) sau đó dựa vào phiếu và các dịch vụ đã đáp ứng để lập Bảng kê dịch vụ(M6) cho khách hàng và lưu hệ thống(43) Mỗi Bảng kê dịch vụ (M5) có số thứ tự và

chỉ lập cho một khách hàng, ghi tất cả dịch vụ mà khách yêu cầu trong suốt quá trình lưu trúkhách sạn Trong đó ghi chi tiêt khách yêu cầu dịch vụ gì, thời điểm, chi phí

- Nhân viên tiếp tân lưu Bảng kê dịch vụ(M5)(44) này và yêu cầu khách thanh toán

khi rời khỏi khách sạn

d, Kiểm tra, chuẩn bị phòng

- Bộ phận buồng phòng chịu trách nhiệm thường xuyên kiểm tra phòng(45) trongkhách sạn để kịp thời theo dõi tình trạng các trang thiết bị(46) trong phòng và chuẩn bịphòng(47) cho khách hàng đến nhận phòng

- Khi có khách hàng trả phòng Bộ phận Buồng phòng nhanh chóng kiểm traphòng(48), Nếu xảy ra hỏng hóc hoặc làm mất tài sản của khách sạn thì sẽ lưu lại trong Sổ theo dõi tài sản của khách sạn bị hỏng, mất(M14)(49), và lập Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ(M12)(50) sau đó báo với khách hàng và yêu cầu khách hàng ký xác nhận(51) ,sau đó Bộ

phận buồng phòng lưu lại thông tin về Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ(M12)(52) Hoặc quá

trình kiểm tra nếu phát hiện có tài sản cá nhân mà khách hàng bỏ quên(53) thì Bộ phậnBuồng phòng sẽ lưu thông tin trong Sổ ghi tài sản khách quên(M14)(54) Bộ phận Buồng phòng sẽ lập Biên bản tài sản khách quên(55) trước khi bàn giao tài sản đó cho bộ phận Lễ

tân(56)

- Chuẩn bị phòng(57) xong báo lại cho Bộ phận Lễ tân đã chuẩn bị phòng(58) xonghoặc các vấn đề phát sinh nếu có.

e, Đổi phòng

- Trong quá trình sử dụng, khách hàng có thể yêu cầu chuyển sang sử dụng phòngkhác vì một số lý do nào đó như thấy không thuận tiện hoặc xảy ra sự cố kỹ thuật trongphòng Khách hàng sẽ yêu cầu trực tiếp với Bộ phận lễ tân và trình bày lý do tại sao muốnđổi phòng

- Bộ phận Lễ tân xác nhận yêu cầu đổi phòng(59) của khách, sau đó hỏi khách muốn chuyển sang phòng như thế nào(60) và tìm các phòng còn trống(61) đáp ứng yêu cầu của khách và lấy danh sách phòng trống cùng số lượng và giới thiệu khách hàng(62) cho khách hàng lựa chọn

- Khách hàng lựa chọn phòng mới và xác nhận cho Bộ phận Lễ tân để nhân viên cậpnhật lại Thông tin thuê phòng(M3)(63) của khách đồng thời báo đến Bộ phận Buồng

phòng về yêu cầu đổi phòng(64) của khách

- Bộ phận Buồng phòng lấy Thông tin thuê phòng(M3) của khách(65) để chuẩn bị

phòng(66) mới cho khách

- Bộ phận Buồng phòng kiểm tra phòng(67) mà khách thuê trước khi chuyển phòng,

so chiếu với tình trạng trước(68) khi khách sử dụng phòng Nếu xảy ra hỏng hóc hoặc làmmất tài sản của khách sạn thì sẽ lưu lại trong Sổ theo dõi tài sản của khách sạn bị hỏng(M14)(69), và lập Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ(M12)(70) sau đó báo với khách

hàng và yêu cầu khách hàng ký xác nhận(71) ,sau đó Bộ phận buồng phòng lưu lại thông tin

- Khi khách hàng muốn gia hạn thêm thời gian thuê phòng phải yêu cầu với bộ phận

lễ tân Khách hàng tiến hành cung cấp thời gian gia hạn đối với phòng mình đang thuê

- Bộ phận Lễ tân sẽ kiểm tra trạng thái thuê phòng (74) phòng khách đang thuê trongthời gian khách yêu cầu gia hạn thêm đã được đặt trước bởi khách hàng nào khác hay chưa.Nếu chưa thì xác nhận yêu cầu gia hạn(75) của khách và lập Phiếu gia hạn phòng ở(M4)

(76) cho khách hàng đó, sau đó cập nhật lại Thông tin thuê phòng(M3)(77) cho khách

hàng đó

- Nếu đã có người đặt trước phòng mà khách hàng yêu cầu gia hạn trong khoảng thờigian đó thì nhân viên sẽ báo lại cho khách và xem có thể chuyển sang phòng khác

không(78) Nếu khách đồng ý chuyển phòng thì nhân viên sẽ tiến hành lập phiếu Thông tin thuê phòng(M3)(79) cho khách đó trong khoảng thời gian khách yêu cầu.

g, Trả phòng

- Mọi thủ tục diễn ra ở quầy Lễ tân Lúc đó Thông tin thuê phòng(M3), Bảng kê dịch vụ(M6) và các Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ(M12); Hóa đơn đặt tiệc(M8) nếu có là

cơ sở yêu cầu khách phải trả

- Bộ phận Buồng phòng tiến hành kiểm tra tình trạng phòng(80), so chiếu với tìnhtrạng trước(81) Nếu xảy ra hỏng hóc hoặc làm mất tài sản của khách sạn thì Bộ phận buồngphòng tiến hành lập Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ(M12)(82)sau đó báo với khách hàng và

yêu cầu khách hàng ký xác nhận(83), sau đó lưu lại thông tin về Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ(M12) (84).

- Bộ phận Buồng phòng kiểm tra các loại đồ uống trong phòng(85) có hao hay không

và cập nhật vào Thông tin thuê phòng(M3)(86) của khách hàng.

- Khi khách trả tiền nhân viên Lễ tân lập một Hóa đơn thanh toán(M9)(87) Mỗi

hóa đơn có một số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng, ngày thu, lý do (thu của phiếu

Thông tin thuê phòng(M3), Bảng kê dịch vụ(M6), Hóa đơn đặt tiệc(M8) và các hóa đơn

khác) với số tiền thu là bao nhiêu

- Nhân viên tiếp tân chịu trách nhiệm ký xác nhận vào phiếu thu(88) và lập thành haibản chuyển đến cho bộ phận kế toán(89) để thanh toán tiền với khách

- Thu ngân lấy thông tin từ Hóa đơn thanh toán(M9)(90) thông báo cho khách

hàng(91) về những khoản chi phí cần thanh toán và yêu cầu khách hàng thanh toán(92) Saukhi khách hàng thanh toán, thu ngân cập nhật trạng thái thanh toán thành công cho Hóa đơn thanh toán(M9) và lưu hệ thống (93) sau đó xuất Hóa đơn thanh toán(M9)(94) đưa lại

cho khách hàng ký xác nhận cả 2 bản và hoàn tất(95) sau đó trả lại giấy tờCMND/CCCD(96) cho khách hàng

h, Thống kê

- Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về các danh sách(97) khách đãthuê phòng, danh sách tình hình các phòng, doanh thu thuê phòng và doanh thu sử dụng cácdịch vụ cho lãnh đạo

- Cuối mỗi tháng phải báo cáo tình hình doanh thu, hoạt động(98) của khách sạn cholãnh đạo

 Quy tắc quản lý:

- Khách hàng phải có giấy tờ tùy thân là CMND/CCCD mới được phép thuê phòng

- Khách hàng phải cung cấp đúng đầy đủ thông tin theo yêu cầu của nhân viên lễ tân

- Nhân viên phải ghi rõ trên phiếu Thông tin thuê phòng(M3) thời gian khách đến

và đi vào thời gian nào để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú, tạm vắng khi nhà chức trách đến kiểm tra

- Thời gian nhận phòng từ sau 14h hàng ngày và trả phòng trước 12h hàng ngày

- Phải tuân thủ thời gian nhận phòng và trả phòng, có thể trả phòng sớm nhưng trả phòng muộn có thể sẽ bị phạt tùy theo mức độ

- Quá trình sử dụng làm hư hỏng hoặc mất đồ dùng của khách sạn sẽ bị lập biên bản

và nộp phạt theo quy định của khách sạn

- Khách để quên đồ sẽ liên hệ với bộ phận lễ tân để xác nhận và nhận lại đồ

- Khi xảy ra các vấn đề cấp bách liên hệ trực tiếp với các bộ phận xử lý thông qua điện thoại bàn được cài đặt sẵn trong các phòng hoặc hotline

- Mọi giải đáp thắc mắc của khách liên hệ trực tiếp bộ phận lễ tân

1.1.4 Mẫu biểu

a, Bảng giá phòng (M1)

Khách sạn

Địa chỉ/ Address:

Số điện thoại/ Tel:

Email:

BẢNG GIÁ PHÒNG

Loại Phòng Số lượng phòng Giá phòng đơn Giá phòng

đôi

Phòng tiêu

chuẩn

Phòng cao

cấp

Phòng

thương gia

Phòng đặc

biệt

Phòng hoàng

gia

Tổng cộng 122

b, Menu đặt tiệc (M2)

Khách sạn

Địa chỉ/ Address:

Số điện thoại/ Tel:

Email:

MENU ĐẶT TIỆC

…

c, Thông tin thuê phòng (M3)

Khách sạn

Địa chỉ/ Address:

Số điện thoại/ Tel:

Email:

Mã thuê phòng:………

THÔNG TIN THUÊ PHÒNG Thông tin cá nhân Họ và tên: Số CMND/ CCCD:

Số điện thoại: Fax:

Email: Công ty:

Thông tin đặt phòng Ngày thuê phòng: / /20 Số lượng phòng:

Ngày nhận: ….giờ….phút, / /20

Ngày trả: ….giờ….phút, / /20

Loại phòng Số phòng Số giường Số người Số lượng Hút thuốc Phòng tiêu chuẩn 113 1 2 Có Phòng cao cấp Không Phòng thương gia Phòng hoàng gia

Phương thức thanh toán Thanh toán điện tử(Momo, Airpay) Thẻ ATM nội địa Tiền mặt Đặt cọc Thanh toán trước Chỉ giá phòng Tất cả chi phí

Ghi chú

- …

- …

Lập, ngày …… tháng… … năm……

Nhân viên đăng ký

(Ký, họ tên)

d, Phiếu gia hạn phòng ở (M4)

Khách sạn

Địa chỉ/ Address:

Số điện thoại/ Tel:

Email:

Ngày tháng năm

PHIẾU GIA HẠN PHÒNG Ở Họ và tên khách hàng:

Số CMND/ CCCD:

Địa chỉ:

Thuê phòng số:

Từ ngày: / /20 Đến 12 giờ 00 phút ngày: / /20…

Gia hạn thêm: Đến 12 giờ 00 phút, ngày: / /20…

Đã thanh toán:

Chưa thanh toán:

KHÁCH HÀNG NGƯỜI LẬP

(Ký) (Ký)

e, Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng (M5)

STT Tên

dịch

vụ

Thờigian

Sốlượng

Đơn giá Thành

tiền

Ghichú

Đơn giá Thành

tiền

Ghichú1

PHIẾU YÊU CẦU ĐẶT TIỆC CỦA KHÁCH HÀNG

Thẩmmỹ

Thờigian

Đơngiá

Thànhtiền

Ghichú

STT Tên

mónăn

Sốlượng

Thẩmmỹ

Thờigian

Đơngiá

Thànhtiền

Ghichú

Địachỉ

Têntàisản

Sốlượng

Nhânviênpháthiện

Nhânviêngiữđồ(ký)

Ngàykháchnhậnlại

Kháchnhận(ký)

Số phòng

Tên đồ dùng

Số lượng

Lý do hỏng – mất

Chi phí nộp phạt

Nhân viên trực

Ghi chú

Luồng thông tin

 Mô hình tiến trình nghiệp vụ:

o Luồng công việc/luồng dữ liệu

 Biểu đồ hoạt động

a) Đặt phòng trước, thuê phòng

b) Đặt tiệc

c) Sử dụng dịch vụ

d) Chuẩn bị phòng

e) Đổi phòng

f) Gia hạn phòng

g) Trả phòng

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Phân tích chức năng nghiệp vụ

2.1.1 Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ

2.1.1.1 Xác định chức năng chi tiết

Quy trình gồm 5 bước như sau:

 Bước 1: Trong quy trình xử lý, gạch chân tất cả các động từ và bổ ngữ liên quan đến công

việc của hệ thống, đánh số nó cho tất cả các công việc đó (“Quy trình xử lý - Mục 1.3_BT1”)

• Ta được danh sách các chức năng có thể có của hệ thống:

1. Hỏi xem khách có đăng ký phòng trước hay không

2. Kiểm tra và tham khảo Thông tin thuê phòng trước

3. Kiểm tra xem còn phòng trống hay không

4. Thông báo cho khách hết phòng

5. Chấp nhận yêu cầu thuê phòng

6. Cung cấp cho khách hàng mẫu Thông tin thuê phòng

7. Lấy danh sách phòng trống cùng số lượng và giới thiệu khách hàng

8. Nhận lại Thông tin thuê phòng

9. Hoàn thiện mẫu Thông tin thuê phòng

10. Kiểm tra và tham khảo Thông tin thuê phòng trước

11. Lấy các thông tin cá nhân đăng ký

12. Kiểm tra xem khách hàng này đã được lưu thông tin trong CSDL

13. Lưu thêm thông tin của khách hàng

14. Lưu Thông tin thuê phòng

15. Lấy Thông tin thuê phòng

16. Lấy danh sách các phòng mà khách yêu cầu

28. Bàn giao lại chìa khóa cho khách thuê

29. Gửi cho khách hàng danh sách các món ăn

30. Cung cấp Phiếu yêu cầu đặt tiệc

31. Nhận Phiếu yêu cầu đặt tiệc của khách hàng

32. Lập một Hóa đơn đặt tiệc của khách hàng

33. Thỏa thuận đơn giá tương ứng cho từng món

34. Hoàn thiện Hóa đơn đặt tiệc của khách hàng

35. Báo cho bộ phận nhà hàng

36. Phục vụ chuẩn bị tiệc

37. Lấy ra danh sách các dịch vụ

38. Giới thiệu các dịch vụ với khách hàng

39. Lập một giấy Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ

40. Gửi yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách cho Tổ dịch vụ

41. Lấy thông tin từ Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ

51. Báo với khách hàng và yêu cầu khách hàng ký xác nhận

52. Lưu lại thông tin về Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ

53. Phát hiện có tài sản cá nhân mà khách hàng bỏ quên

54. Lưu thông tin trong Sổ ghi tài sản khách quên

55. Lập Biên bản tài sản khách quên

56. Bàn giao tài sản đó cho bộ phận Lễ tân

57. Chuẩn bị phòng

58. Báo lại cho Bộ phận Lễ tân đã chuẩn bị phòng

59. Xác nhận yêu cầu đổi phòng

60. Hỏi khách muốn chuyển sang phòng như thế nào

61. Tìm các phòng còn trống

62. Lấy danh sách phòng trống cùng số lượng và giới thiệu khách hàng

63. Cập nhật lại Thông tin thuê phòng

64. Báo đến Bộ phận Buồng phòng về yêu cầu đổi phòng

65. Lấy Thông tin thuê phòng của khách

66. Chuẩn bị phòng

67. Kiểm tra tình trạng phòng

68. So chiếu với tình trạng trước

69. Lưu lại trong Sổ theo dõi tài sản của khách sạn bị hỏng

70. Lập Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ

71. Báo với khách hàng và yêu cầu khách hàng ký xác nhận

72. Lưu lại thông tin về Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ

73. Đưa khách đến nhận và bàn giao phòng mới

74. Kiểm tra trạng thái thuê phòng

75. Xác nhận yêu cầu gia hạn

76. Lập Phiếu gia hạn phòng ở

77. Cập nhật lại Thông tin thuê phòng

78. Báo lại cho khách và xem có thể chuyển sang phòng khác không

79. Lập phiếu Thông tin thuê phòng

80. Kiểm tra tình trạng phòng

81. So chiếu với tình trạng trước

82. Lập Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ

83. Báo với khách hàng và yêu cầu khách hàng ký xác nhận

84. Lưu lại thông tin về Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ

85. Kiểm tra các loại đồ uống trong phòng

86. Cập nhật vào Thông tin thuê phòng

87. Lập một Hóa đơn thanh toán

88. Ký xác nhận vào phiếu thu

89. Lập thành hai bản chuyển đến cho bộ phận kế toán

90. Lấy thông tin từ Hóa đơn thanh toán

91. Thông báo cho khách hàng

92. Yêu cầu khách hàng thanh toán

93. Cập nhật trạng thái thanh toán thành công cho Hóa đơn thanh toán và lưu hệ thống

94. Xuất Hóa đơn thanh toán

95. Đưa lại cho khách hàng yêu cầu ký xác nhận cả 2 bản và hoàn tất

96. Trả lại giấy tờ CMND/CCCD

97. Lập báo cáo về các danh sách

98. Báo cáo tình hình doanh thu, hoạt động

 Bước 2: Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 1, tìm và loại bỏ các chức năng

trùng lặp

Các chức năng trùng lặp như sau:

Các nhóm chức năng trùng nhau Chức năng giữ lại

2. Kiểm tra và tham khảo Thông tin

thuê phòng trước

10 Kiểm tra và tham khảo Thông

tin thuê phòng trước

Kiểm tra và tham khảo Thông tin thuê phòng trước

3 Kiểm tra xem còn phòng trống

78 Báo lại cho khách và xem có

thể chuyển sang phòng khác không

91 Thông báo cho khách hàng

Thông báo cho khách hàng

14 Lưu Thông tin thuê phòng

79 Lập phiếu Thông tin thuê Lưu Thông tin thuê phòng

15 Lấy Thông tin thuê phòng

65 Lấy Thông tin thuê phòng

71 Báo với khách hàng và yêu cầu

Cập nhật lại Thông tin thuê phòng

68 So chiếu với tình trạng trước

81 So chiếu với tình trạng trước So chiếu với tình trạng trước

Sau khi loại các chức năng trùng lặp, các chức năng còn lại là:

1. Hỏi xem khách có đăng ký phòng trước hay không.

2. Kiểm tra và tham khảo Thông tin thuê phòng trước

3. Kiểm tra xem còn phòng trống hay không

4. Thông báo cho khách hàng

5. Chấp nhận yêu cầu thuê phòng

6. Cung cấp cho khách hàng mẫu Thông tin thuê phòng

7. Lấy danh sách phòng trống cùng số lượng và giới thiệu khách hàng

8. Nhận lại Thông tin thuê phòng

9. Hoàn thiện mẫu Thông tin thuê phòng

10. Lấy các thông tin cá nhân đăng ký

11. Kiểm tra xem khách hàng này đã được lưu thông tin trong CSDL

12. Lưu thêm thông tin của khách hàng

13. Lưu Thông tin thuê phòng

14. Lấy Thông tin thuê phòng

15. Lấy danh sách các phòng mà khách yêu cầu

21. Liên hệ Bộ phận buồng phòng

22. Dẫn khách đi nhận phòng

23. Giới thiệu về các trang thiết bị sẵn có và tình trạng sử dụng

24. Đưa ra một số lưu ý

25. Bàn giao lại chìa khóa cho khách thuê

26. Gửi cho khách hàng danh sách các món ăn

27. Cung cấp Phiếu yêu cầu đặt tiệc

28. Nhận Phiếu yêu cầu đặt tiệc của khách hàng

29. Lập một Hóa đơn đặt tiệc của khách hàng

30. Thỏa thuận đơn giá tương ứng cho từng món

31. Hoàn thiện Hóa đơn đặt tiệc của khách hàng

32. Báo cho bộ phận nhà hàng

33. Phục vụ chuẩn bị tiệc

34. Lấy ra danh sách các dịch vụ

35. Giới thiệu các dịch vụ với khách hàng

36. Lập một giấy Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ

37. Gửi yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách cho Tổ dịch vụ

38. Lấy thông tin từ Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ

39. Cung cấp các dịch vụ

40. Lập Bảng kê dịch vụ cho khách hàng và lưu hệ thống

41. Lưu Bảng kê

42. Theo dõi tình trạng các trang thiết bị

43. Lưu lại trong Sổ theo dõi tài sản của khách sạn bị hỏng

44. Lập Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ

45. Báo với khách hàng và yêu cầu khách hàng ký xác nhận

46. Lưu lại thông tin về Phiếu phạt làm hỏng, mất đồ

47. Phát hiện có tài sản cá nhân mà khách hàng bỏ quên

48. Lưu thông tin trong Sổ ghi tài sản khách quên

49. Lập Biên bản tài sản khách quên

50. Bàn giao tài sản đó cho bộ phận Lễ tân

51. Xác nhận yêu cầu đổi phòng

52. Hỏi khách muốn chuyển sang phòng như thế nào

53. Cập nhật lại Thông tin thuê phòng

54. So chiếu với tình trạng trước

55. Kiểm tra trạng thái thuê phòng

56. Xác nhận yêu cầu gia hạn

57. Lập Phiếu gia hạn phòng ở

58. Lập một Hóa đơn thanh toán

59. Ký xác nhận vào phiếu thu

60. Lập thành hai bản chuyển đến cho bộ phận kế toán

61. Lấy thông tin từ Hóa đơn thanh toán

62. Yêu cầu khách hàng thanh toán

63. Cập nhật trạng thái thanh toán thành công cho Hóa đơn thanh toán và lưu hệ thống.

64. Xuất Hóa đơn thanh toán

65. Trả lại giấy tờ CMND/CCCD

66. Lập báo cáo về các danh sách

67. Báo cáo tình hình doanh thu, hoạt động

 Bước 3: Trong danh sách những chức năng được chọn ở bước 2, gom nhóm những chức

năng đơn giản lại

Chức năng đơn giản được gom nhóm Tên sau khi gom

2 Kiểm tra và tham khảo Thông tin thuê phòng

trước

3. Kiểm tra xem còn phòng trống hay không

4. Thông báo cho khách hàng

6 Cung cấp cho khách hàng mẫu Thông tin

thuê phòng

7 Lấy danh sách phòng trống cùng số lượng

và giới thiệu khách hàng

8 Nhận lại Thông tin thuê phòng

9 Hoàn thiện mẫu Thông tin thuê phòng

13 Lưu Thông tin thuê phòng

Đăng ký thuê phòng

10 Lấy các thông tin cá nhân đăng ký

11 Kiểm tra xem khách hàng này đã được lưu

thông tin trong CSDL

12 Lưu thêm thông tin của khách hàng

Lưu thông tin khách hàng

14 Lấy Thông tin thuê phòng

15 Lấy danh sách các phòng mà khách yêu cầu

27 Cung cấp Phiếu yêu cầu đặt tiệc

28 Nhận Phiếu yêu cầu đặt tiệc của khách hàng

29 Lập một Hóa đơn đặt tiệc của khách hàng

30 Thỏa thuận đơn giá tương ứng cho từng món

31 Hoàn thiện Hóa đơn đặt tiệc của khách hàng

34 Lấy ra danh sách các dịch vụ

35 Giới thiệu các dịch vụ với khách hàng

36 Lập một giấy Phiếu yêu cầu sử dụng dịch

42. Theo dõi tình trạng các trang thiết bị

43. Lưu lại trong Sổ theo dõi tài sản của khách sạn bị

hỏng

54 So chiếu với tình trạng trước

Theo dõi tài sản bị hỏng,mất

47 Phát hiện có tài sản cá nhân mà khách hàng bỏ

52 Hỏi khách muốn chuyển sang phòng như thế

nào

Đổi phòng

53 Cập nhật lại Thông tin thuê phòng

55 Kiểm tra trạng thái thuê phòng

56 Xác nhận yêu cầu gia hạn

57 Lập Phiếu gia hạn phòng ở

Gia hạn thuê phòng

65. Lập báo cáo về các danh sách

66. Báo cáo tình hình doanh thu, hoạt động Báo cáo thống kê

 Sau khi gom nhóm những chức năng đơn giản lại ta được:

1. Nhận Hỏi xem khách có đăng ký phòng trước hay không

2. Chấp nhận yêu cầu thuê phòng

19. Quản lý tài sản khách bỏ quên

20. Bàn giao tài sản đó cho bộ phận Lễ tân

21. Xác nhận yêu cầu đổi phòng

22. Đổi phòng

23. Gia hạn thuê phòng

24. Xử lý vi phạm làm hư hỏng thiết bị

25. Lập một Hóa đơn thanh toán

26. Ký xác nhận vào phiếu thu

27. Lập thành hai bản chuyển đến cho bộ phận kế toán

28. Lấy thông tin từ Hóa đơn thanh toán

29. Yêu cầu khách hàng thanh toán

30. Cập nhật trạng thái thanh toán thành công cho Hóa đơn thanh toán và

lưu hệ thống

31. Xuất Hóa đơn thanh toán

32. Trả lại giấy tờ CMND/CCCD