BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM MÔN KỸ NĂNG MỀM chủ đề kỹ năng xin phỏng vấn xin việc

Mô hình 5P: năm yếu tố quan trọng khi điều hành một nhóm làm việc: Mục tiêu của nhóm, lựa chọn thành viên cho nhóm, địa điểm làm việc của các thành viên trong nhóm, quy trình và kế hoạch

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

- -BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM MÔN KỸ NĂNG MỀM Chủ đề “Kỹ năng xin phỏng vấn xin việc”

GVHD : Thầy Nguyễn Văn Hạnh

SVTH : NHÓM: N-PERSON

Nguyễn Thị Phương Thủy 20175588(C)

Trần Văn Dương 20181442

Trần Văn Nguyên 20186322

Phan Thị Hường 20175498

Cao Quang Kiêm 20181588

Nguyễn Thị Thu 20175573

Phùng Văn Minh 20181657

Nguyễn Quốc Hoàng 20181493

Lê Văn Quý 20186324

Hà Nội, ngày 21, tháng 06, năm 2020

NỘI DUNG PHẦN 1: MÔ TẢ NHÓM

Trong công việc hay cuộc sống, làm việc nhóm luôn là kĩ năng rất quan trọng với mỗi chúng ta

Kỹ năng làm việc nhóm hay Teamwork là cách nhiều người kết hợp những ưu điểm của mình để hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả nhất Để công việc của nhóm đạt kết quả cao nhất, các thành viên trong nhóm phải có kĩ năng làm việc nhóm thành thục

Ngoài ra làm việc nhóm (Mô hình 5P) giúp cho mỗi cá nhân đề cao tinh thần tập thể, nâng cao hiệu quả làm việc và sự gắn bó

1 Mô hình 5P: năm yếu tố quan trọng khi điều hành một nhóm làm việc: Mục

tiêu của nhóm, lựa chọn thành viên cho nhóm, địa điểm làm việc của các thành viên trong nhóm, quy trình và kế hoạch làm việc của nhóm

- Purpose – Mục tiêu của nhóm: Liệu nhóm làm việc của bạn có hiểu rõ được

lí do thành lập nhóm, những công việc cần làm và những tiêu chí đánh giá thành công của nhóm hay không? Do đó, nhóm làm việc và cán bộ quản lí cần đạt được sự đồng thuận đối với các mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra nhằm đạt được sự ăn ý và thống nhất khi thực hiện, đồng thời không phá vỡ mục tiêu tổng theert của cả nhóm Mục tiêu và thời hạn hoàn thành của nhóm phải phù hợp với mục tiêu tổng thể và được sử dụng để định hướng cho phương pháp thực hiện công việc của nhóm

- Participation – Lựa chọn thành viên cho nhóm: Ai sẽ là những ứng viên

sang gia cho nhóm làm việc và nhóm làm việc cần mở rộng với bao nhiêu thành viên là đủ để hoàn thành mục tiêu? Nhà quản lý cần xem xét tới các kĩ năng cần thiết, phong cách làm việc và kiến thức về quy trình thực hiện công việc của từng ứng viên khi lựa chọn thành viên cho nhóm làm việc Đồng thời cũng cần phải xem xét tới khả năng phối hợp dựa trên phẩm chất của từng thành viên về cả công việc, tình cách cá nhân để mô hình làm việc nhóm đạt được cả hai mặt: đa dạng và sáng tạo nhằm đạt được các yêu cầu công việc

- Placement –Địa điểm làm việc của các thành viên trong nhóm: Câu hỏi dược

đặt ra khi đề cập tới vấn đề này là địa điểm làm việc của các thành viên trong nhóm ở đâu và nên tổ chức họp thường kỳ trong nhóm như thế nào Nếu các thành viên trong nhóm đều tập trung ở một nơi thì điểu này trở nên khá đơn

giản, chỉ cần xem xét chuẩn bị một phòng họp và lựa chọn thời gian phù hợp với tất cả mọi người Tuy nhiên, nếu địa điểm của các thành viên ở xa nhau, cán bộ quản lý nhóm cần xem xét đến các chi phí và vấn đề phát sinh có thể xảy ra, từ đó sắp xếp một địa điểm thích hợp để tổ chức các buổi họp thường

kỳ và khi cần giải quyết vấn đề mới, hoặc sử dụng các hình thức họp trực tuyến

- Process – Quy trình làm việc: Vấn đề đặt ra ở đây là các thành viên sẽ xác

định phương thức hoạt động như thế nào để hoàn thành mục tiêu đã đề ra Các thành viên trong nhóm cần phát triển và đạt được sự thống nhất về các quy định cơ bản, xác định quyền hạn trong việc ra quyết định và phạm vi hoạt động của từng thành viên, Việc đào tạo nhóm ngay từ đầu cần đưa các

kỹ năng điều hành cuộc họp như danh sách các vấn đề cần bàn thảo, định dạng biên bản cuộc họp, phương thức giao tiếp, cách giả quyết vấn đề, và cả

quy trình làm việc của nhóm (nếu cần)

- Plan – Kế hoạc làm việc:Đây cũng là một vấn đề mà các cán bộ quản lý cần

xem xét bởi liệu các thành viên trong nhóm có chấp nhận thời hạn hoàn thành dự án và liệu học hiểu rõ họ cần những gì để hoàn thành nhiệm vụ đó hay không Bởi nếu mục tiêu của nhóm phù hợp với mục tiêu cá nhân và học cũng cho rằng các mục tiêu đó là khả thi, họ cũng sẽ chấp nhận thời hạn hoàn thành và phương pháp thực hiện để đạt được yêu cầu để ra Các thành viên và cán bộ quản lý không chỉ cần thống nhất về thời hạn hoàn thành các kết quả cần đạt được khi lên kế hoạch, mà còn phải đạt được những thỏa thuận về các khóa đào tạo cần thiết để nâng cao kỹ năng riêng cho từng thành viên trong nhóm (nếu cần thiết)

Bài trắc nghiệm DISC là một công cụ đánh giá hành vi dựa trên lý thuyết DISC của nhà tâm lý học William Moulton Marston, tập trung vào bốn đặc điểm tính cách khác nhau: Sự thống trị (D), Ảnh hưởng (I), Sự kiên định (S) và Sự tận tâm (C)

Các chữ cái D, I, S, C có nghĩa là gì?

- D – Dominance:

Nhóm người Thủ lĩnh – nhóm Người nhấn mạnh vào việc hoàn thành kết quả, điểm mấu chốt, sự tự tin

Đặc điểm hành vi: Có cái nhìn tổng quan, cương trực, thẳng thắn trong mọi vấn

đề và không ngại chấp nhận thử thách

- I – Influence:

Nhóm người có sức ảnh hưởng – nhóm Người nhấn mạnh vào việc gây ảnh hưởng hoặc thuyết phục người khác, cởi mở, các mối quan hệ

Đặc điểm hành vi: Luôn thể hiện sự nhiệt tình và một tinh thần lạc quan, thích được cộng tác với người khác và khó chịu với việc bị phớt lờ

- S – Steadiness

Nhóm người Kiên định – nhóm Người nhấn mạnh vào sự hợp tác, sự chân thành, đáng tin cậy

Đặc điểm hành vi: Không thích sự vội vàng, bình tĩnh và kiên nhẫn với phương pháp của mình khi xử lý vấn đề, luôn sẵn lòng giúp đỡ người khác

- C – Conscientiousness

Nhóm người Tận Tâm - Người nhấn mạnh vào chất lượng và độ chính xác, chuyên môn, năng lực

Đặc điểm hành vi: Thích làm việc độc lập, luôn chú trọng vào từng chi tiết để tránh dẫn đến sai sót và có một sự lý luận khách quan

3 Thực hành:

a Mô hình 5P

- Purpose (Mục tiêu): Tất cả các thành viên trong nhóm đều có chung mục

tiêu là đạt điểm A học phần kĩ năng mềm và hoàn thiện các kĩ năng giao tiếp,

kĩ năng làm việc nhóm,… Ban đầu, khi ngồi cùng bàn với nhau, các thành viên đã có thời gian nói chuyện với nhau, biết được điểm chung của nhau nên đã quyết định thành lập nhóm Nhóm đặt mục tiêu chung là phải hoàn thành tốt đề tài báo cáo cuối kì, giúp đỡ nhau về mọi mặt (trong cuộc sống

và trong học tập), nuôi dưỡng tình bạn trong sang giữa các thành viên với nhau

- Participation (Người tham gia): Nhóm ban đầu gồm 8 thành viên ngồi

chung bàn với nhau, sau đó nhóm kết nạp thêm bạn Dương vì có chung mục tiêu và sở thích Mỗi thành viên có điểm mạnh, điểm yếu khác nhau nhưng đều có quyết tâm trở thành một mảnh ghép để hoàn thành mục tiêu chung của nhóm

- Placement (Địa điểm làm việc của các thành viên trong nhóm): Vì các bạn

đang ở tại những địa điểm khá xa nhau, kết hợp với đánh giá tình hình dịch CoViD19 đang có nhiều diễn biến phức tạp, nhóm đã thống nhất sẽ họp qua nền tảng MS Team và liên lạc qua nhóm Messenger mỗi khi cần

- Process (Quy trình làm việc): Nhóm đặt ra nguyên tắc làm việc là thiểu số

phục tùng đa số trên cơ sở điều phối của nhóm trưởng Các thành viên trong nhóm phải tự giác, tích cực, mạnh dạn chia sẻ ý kiến cá nhân và không phán xét, hòa đồng và vui vẻ trong các hoạt động chung Mỗi khi nhận được bài tập mới, nhóm trưởng sẽ tổ chức họp nhóm, phân công-nhận nhiệm vụ, các thành viên phải có trách nhiệm với nhiệm vụ của mình Khi các thành viên gặp khó khăn gì thì mạnh dạn chia sẻ để mọi người cùng hỗ trợ để đạt được kết quả cao nhất

- Plan (Kế hoạch): Về việc lên kế hoạch, cả nhóm sẽ cùng thảo luận với nhau

trong các buổi họp nhóm mỗi khi cần giải quyết một bài tập hay một tình huống nào đó Các buổi họp phải được tổ chức trong ít nhất 2 ngày sau khi nhận bài tập và phải được sắp xếp thời gian hợp lí để tất cả các bạn cùng tham gia Mọi bài tập cần được hoàn thành trước deadline tối thiểu 2 ngày

b Đánh giá theo mô hình DISC:

DISC sắp xếp các tính cách vào từng cặp đối lập, một mặt chúng ta có cặp thẳng thắn (direct) và Lòng vòng (Indirect), một mặt chúng ta có cặp tập trung vào công việc (Task Oriented) và Tập trung vào con người (People Oriented)

Thực hiện quy trình 3 bước sẽ nhận định được tính cách của một ai đó:

 Bước 1: Xác minh người đó là chủ động hay bị động Người chủ động là

người mở đầu cuộc nói chuyện thường nói to, rõ ràng, tính chủ động, nhanh nhẹn, hoạt bát và có một sự hiện diện rõ ràng Người bị động thường thận trọng chờ đợi cho đến khi người khác chủ động, họ thường nói chuyện nhẹ nhàng, di chuyển lặng lẽ và không gây chú ý đến người khác

 Bước 2: Đánh giá một người là Tập trung vào công việc hay tập trung vào

con người Việc tập trung vào công việc và các quy trình là đặc trưng của người tập trung vào công việc Một người có hành vi tập trung vào công việc yêu cầu kiến thức, dữ liệu, các lí do và thích tham gia vào các cuộc thảo luận Họ đưa ra các quyết định dựa trên thực tế Mặt khác, hành vi tập trung vào con người được đặc trưng bởi một thực tế rằng một người muốn có quan

hệ tốt với những người khác và người này có tính các hài hòa và tránh các cuộc thảo luận hoặc xung đột Họ đưa ra quyết định dựa trên cảm xúc

 Bước 3: Đây là sự kết hợp các kết quả của bước 1 và bước 2 Điều này là

một trong các tính cách của DISC

- Thẳng thắn + Tập trung vào công việc = Thống trị: Điều này được đặc trưng bởi hành vi quyết đoán, phóng khoáng, nói to mạch lạc, chấp nhận rủi ro và toát ra sự thiếu kiên nhẫn

- Thẳng thắn + Tập trung vào con người = Ảnh hưởng: Điều này có nghĩa chỉ những người nhiệt tình, tích cực, lạc quan Họ đắm chìm trong những ý tưởng mới và rất nhạy cảm với xu hướng Họ là những nhân công có hiệu suất làm việc cao và có cách nói chuyện tập trung cao độ Họ đưa cảm xúc vào việc ra quyết định

- Lòng vòng + Tập trung vào công việc = Tuân thủ: Điều này có nghĩa là người đó thực tế, có chút dè dặt và nghiêm túc, luôn cần nhiều thông tin và đôi khi biểu đạt tháu độ rõ ràng Họ muốn sự bảo đảm và đưa ra quyết định dựa trên thực tế và kết quả Họ thường là những nhà tư duy phân tích

- Lòng vòng + Tập trung vào con người = Kiên định: Người này là một người biết lắng nghe, có vẻ ngoài thân thiện, phong cách làm việc công sở và khiêm tốn Họ trung thành và thường trì hoãn quyết định của mình

Ngoài ra chúng ta còn có thể dựa vào các bài trắc nghiệm DISC để khảo sát Khi áp dụng DISC, mọi người sẽ hiểu nhau hơn, phân công công việc hiệu quả hơn và giảm thiểu tối đa xung đột trong quá trình hợp tác

Kết quả đánh giá:

Nhóm thủ lĩnh (D): Thủy(C), Kiêm

Nhóm người ảnh hưởng (I): Dương

Nhóm người kiên định (S): Hoàng, Quý, Minh

Nhóm người tận tâm (C): Thu, Hường, Nguyên

PHẦN 2: LẬP KẾ HOẠCH NHÓM

1 Xây dựng kế hoạch quản lí thời gian hiệu quả theo mô hình 5A

a Nhận biết (Aware)

Nhận biết mục tiêu khi thành lập nhóm: Hoàn thành bài tập nhóm, giúp nhau hoàn thiện các kỹ năng mềm

Chuẩn bị quay video làm báo cáo môn học với chủ đề : “Kỹ năng trả lời phỏng vấn xin việc”

b Phân tích (Analyse)

Sau khi đã có mục tiêu rõ ràng, đầu tiên nhóm trưởng sẽ phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên kết hợp với mô hình của Topica sẽ trình bày ở mục sau Dù

là thành viên nào của nhóm cũng phải nắm được nội dung chính cần truyền tải khi thực hiện bài tập này, chủ động sắp xếp thời gian để hoàn thành các nhiệm

vụ cá nhân và tổ chức buổi ghi hình video tốt nhất có thể Muốn đạt được như vậy, ngay sau khi nhận được yêu cầu về việc quay video, nhóm trưởng triển khai buổi họp để thống nhất chủ đề, đưa ra các công việc cần làm Từ đó, mọi người trình bày điểm mạnh và điểm yếu của mình, nhận nhiệm vụ phù hợp Nhóm trưởng chịu trách nhiệm phân công và ghi lại nhiệm vụ của mỗi thành viên

c Lập trật tự ưu tiên (Assign)

Sau khi phân công công việc, từng thành viên phải có đánh giá về mức độ quan trọng của nhiệm vụ của mình

Mức độ quan trọng: Tùy theo từng cá nhân

Mức độ kiểm soát, chủ động: Nhóm khảo sát địa điểm quay chỉ có thể bắt đầu sau khi nhận được kịch bản, nhóm đạo cụ (nếu có) cũng vậy, editor chỉ có thể bắt đầu công việc của mình sau khi video được quay xong các phân cảnh,… Mức độ khẩn trương: Thời gian hoàn thành bài tập là tương đối dài tuy nhiên các thành viên cần tranh thủ hoàn thành càng sớm càng tốt

d Kẻ cắp thời gian (Attack)

Trong các buổi họp nhóm, trong lúc quay video, đề nghị các thành viên tập trung cao tuyệt đối, để điện thoại ở chế độ rung và không làm việc riêng,…

e Lập kế hoạch (Arrange)

Từ các yêu cầu, mục đích, nhiệm vụ đã trình bày, tiến hành lập kế hoạch theo

mô hình của Topica Uni

2.2 Tiến hành lập kế hoạch theo mô hình của Topica Uni

 Bước 1: Xác định mục tiêu

Có sản phẩm là video ngắn và rút ra được bài học từ video đó

 Bước 2: Xác định nội dung công việc

- Thống nhất chủ đề, ý tưởng

- Viết kịch bản

- Lựa chọn địa điểm, bối cảnh

- Chuẩn bị đạo cụ, máy quay

- Quay video

- Edit và đăng video

- Làm báo cáo cuối kì

 Bước 3: Xác định thời gian, địa điểm thực hiện công việc:

- Họp nhóm online trên MS Team

- Quay video tại nhà D9 và tại hồ Tiền

 Bước 4: Xác định phương pháp thực hiện công việc

- Thống nhất chủ đề ngay trên buổi học trên Team

- Nhóm viết kịch bản gửi kịch bản cho mọi người xem trước buổi ghi hình 1 tuần

- Tiến hành quay theo từng phân cảnh

- Edit và hiệu chỉnh âm thanh

 Bước 5: Xác định phương pháp kiểm soát, kiểm tra công việc:

- Mọi người cùng thảo luận để chỉnh sửa hoàn thiện kịch bản

- Bạn editor đưa ra quyết định về chất lượng các cảnh quay để xem xét quay lại nếu cần thiết,…

 Bước 6: Xác định nguồn lực thực hiện công việc

Huy động nguồn lực cả nhóm, mỗi người phụ trách nhiệm vụ của mình và sẵn sang hỗ trợ thành viên khác nếu cần

S

T

T

Mục tiêu Nhiệm vụ cụ

thể

Người thực hiện

Người

hỗ trợ

Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

Sản phẩm Chi

phí

Người kiểm tra

1 Thống nhất

chủ đề và

phân công

các việc cần

làm

Tổ chức buổi họp nhóm

Thủy Dương,

Kiêm

02/06 02/06 Bản phân công

công việc cần làm

2 Có kịch bản

chi tiết

Viết kịch bản

Hường, Thu

Kiêm 02/06 08/06 Kịch bản và

bảng phân vai

Kiêm, Thủy

3 Tìm kiếm địa

điểm quay

Khảo sát địa điểm

Quý, Nguyên

08/06 10/06 Địa điểm: Hồ

Tiền, nhà D9

Thủy

4 Chuẩn bị đạo

cụ, máy quay

Chuẩn bị đạo cụ, máy quay

Hoàng, Minh

Kiêm 05/06 10/06 Máy quay, máy

ghi âm

6 Xác nhận lại

lịch quay và

vai diễn

Tổ chức họp nhóm

Thủy Dương 11/06 11/06

7 Quay được

xong phân

cảnh

Tổ chức buổi ghi hình

Cả nhóm

15/06 15/06 Các phân cảnh

và file âm thanh

Kiêm

8 Có video

đăng lên

youtube

Edit video Kiêm 15/06 20/06 Video Cả

nhóm

9 Báo cáo bản

mềm và bản

cứng

Viết báo cáo

và in báo cáo

Dương 22/06 24/06 Báo cáo hoàn

chỉnh

Cả nhóm

PHẦN 3 THỰC HIỆN

1 Họp nhóm ngày 02/06/2020

Số người tham gia: 8/9 (một bạn vắng có lí do)

Buổi họp thống nhất chủ đề video sẽ là: “Kỹ năng trả lời phỏng vấn xin việc” Lập kế hoạch sơ bộ các nhiệm vụ cần làm và phân công công việc

2 Xây dựng kịch bản và phân vai

Ngày 07/06, Ban biên kịch gửi kịch bản cho cả nhóm tham khảo, sau buổi họp tối 07/06/2020 tiến hành phân vai như sau:

Dương, Quý, Thủy: vai người đi xin việc

Hoàng, Nguyên: ban tuyển dụng

Minh: vai chủ tịch

Thu: vai trợ lí chủ tịch

Hường: vai thư kí ban tuyển dụng

3 Khảo sát địa điểm quay

Chọn địa điểm quay là nhà D9 và hồ Tiền, dự kiến ngày 11/06 họp chốt vai, 12/06 bấm máy Đạo cụ và máy quay đã được chuẩn bị sẵn sang

4 Tiến hành quay video

Buổi quay video được tiến hành gọn nhẹ trong buổi sang ngày 12/06 Tuy nhiên, sau khi editor Cao Quang Kiêm kiểm tra lại thì thấy chưa đạt nên nhóm

đã sử dụng buổi quay dự trữ ngày 15/06 để hoàn thành

5 Edit và đăng video

6 Tiến hành họp nhóm đánh giá kết quả

7 Viết báo cáo

PHẨN 4 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ

1 Kết quả nhóm đã đạt được:

Links video: https://www.youtube.com/watch?v=mg5x8ZakGSc&t=3s

2 Ý nghĩa của bài tập nhóm

Qua bài tập nhóm này, chúng em đã có thêm cơ hội được luyện tập và củng cố

kĩ năng làm việc nhóm đã được học trong môn kĩ năng mềm Từng bộ kĩ năng như lập kế hoạch, kĩ năng thuyết trình, kĩ năng lắng nghe,…đã giúp ích chúng

em rất nhiều trong quá trình làm việc Qua đó, mọi người ngày càng hiểu nhau hơn, hình thành tình bạn trong sáng, đoàn kết, hỗ trợ nhau hết mình để hoàn thành mục tiêu chung của nhóm Thông qua đề tài video lần này, chúng em cũng có thêm nhiều kinh nghiệm và kĩ năng trả lời phỏng vấn xin việc Đây là những bài học vô cùng quý báu sẽ giúp ích cho chúng em trong học tập, trong cuộc sống và xin việc sau khi ra trường

3 Đánh giá từng thành viên của nhóm trưởng:

STT Họ và tên thành viên Điểm đánh giá

(Thang điểm 10)

Lí do

1 Nguyễn Thị Phương Thủy 9.5 Nhóm trưởng, trách nhiệm, có tố chất lãnh

đạo

2 Trần Văn Dương 9.5 Nhiệt tình, trách nhiệm, hoàn thành tốt

nhiệm vụ, làm báo cáo bài tập số 2

3 Cao Quang Kiêm 9.5 Nhiệt tình, trách nhiệm, hoàn thành tốt

nhiệm vụ, đạo diễn, editor

4 Trần Văn Nguyên 9 Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhóm

và hoàn thành tốt nhiệm vụ

5 Lê Văn Quý 9 Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhóm

và hoàn thành tốt nhiệm vụ

6 Phan Thị Hường 9 Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhóm

và hoàn thành tốt nhiệm vụ

7 Nguyễn Thị Thu 9 Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhóm

và hoàn thành tốt nhiệm vụ

8 Phùng Văn Minh 9 Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhóm

và hoàn thành tốt nhiệm vụ

9 Nguyễn Quốc Hoàng 9 Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhóm

và hoàn thành tốt nhiệm vụ