Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 6: Kỹ năng đàm phán

Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 6: Kỹ năng đàm phán, gồm các nội dung chính sau: Chuẩn bị đàm phán; Xây dựng kế hoạch đàm phán; Kiểm tra và tập dượt các phương án đàm phán; Phương thức đàm phán; Tiến trình đàm phán; Nghệ thuật mở đầu đàm phán. Mời các bạn cùng tham khảo!

1 Chuẩn bị đàm phán

• Nhiều tác giả cho rằng nếu chuẩn bị tốt xem

như cuộc đàm phán thành công 50% Vì vậy, đò hỏi các thành viên tham gia đàm phán phải có

sự chuẩ bị chu đáo Có 2 qui tắc cần tuân thủ:– Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị đàm phán

– Làm việc có phương pháp và theo kế hoạch

• Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu cầu

riêng, nhưng nhìn chung cần chuẩn bị một số công việc:

• Các công việc liên quan đến việc tổ chức và lập kế hoạch đàm phán

• Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán

• Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới cuộc đám phán

• Các công việc luyện tập, đề phòng cả tình huống có thể xảy ra

• Đề ra mục tiêu, phân tích sơ bộ, dự kiến các thành viên tham gia

• Để chủ động tổ chức đàm phán, cần phải có các yếu tố:

– Tính tích cực, chủ động, nhạy bén,

– Óc linh cảm, phán đoán các khả năng có thể xảy ra

– Khả năng phân tích sơ bộ

– Giải quyết những công việc cần thiết cho đàm phán

1.1 Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu

• Công việc thu thập và xử lý tài liệu là công việc

khó nhưng rất cần thiết, cần dành nhiều thời gian cho việc này

• Tài liệu có rất nhiều từ nhiều nguồn khác nhau Để tuyển chọn những tài liệu cần thiết, có thể đặt ra những câu hỏi:

– Tài liệu này đem lại những lợi ích gì cho đàm phán?

– Tài liệu có tính thuyết phục đối với đối tác không?

– Cần thời gian bao lâu dể trình bày?

– Có thể bỏ tài liệu này được không?

• Như vậy, các công việc liên quan đến thu thập tài liệu:

• Thu thập liên quan đến đàm phán

• Lựa chọn và hệ thống hóa tài liệu: sau khi chọn lọc cần hệ thống hóa tài liệu thành các nhóm sự kiện, số liệu …

• Phân tích tài liệu thu thập được Để đạt được

mục tiêu, cần tập trung phân tích và đưa ra một

số phán đoán về đối tác, mục tiêu của họ, các vấn đề nảy sinh trong quá trình đàm phán…

1.2 Chuẩn bị tổ chức nhân sự cho đàm

phán

• Nhân sự cho đàm phán phải được lựa chọn kỹ lưỡng phù hợp với mục tiêu, nội dung và đối tác đàm phán Nhân sự được chia thành 3 nhóm

Nhiệm vụ của các nhà chuyên môn tham

gia đoàn đàm phán

• Bằng kiến thức chuyên môn, họ tham gia đàm phán

phần việc có liên quan

• Họ phải phân tích được tình hình trong quá trình đàm

phán, theo dõi chiến lược sách lược của các bên

• Tìm kiếm những điểm chung và những nhượng bộ có thể hoặc điểm cứng rắn để kiến nghị với lãnh đạo

• Cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết hoặc luận giải vấn đề khi cần thiết

• Theo dõi và đánh giá các đề nghị được đưa ra trong quá trình đàm phán, giúp lãnh đạo đoàn đàm phán đưa ra quyết định cuối cùng

• Linh hoạt ứng phó với mọi tình huống

• Từ đó mang lại hiệu quả đàm phán cao

2.2 Nội dung xây dựng kế hoạch đàm

– Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên

• Phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế

hoạch chi tiết

• Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch chi tiết

– Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách

• Lập các loại kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc tiến hành đàm phán

– Kế hoạch chung

– Kế hoạch chiến lược

– Kế hoạch chiến thuật

– Kế hoạch thực hiện cụ thể

– Kế hoạch thu thập thông tin và tài liệu

– Kế hoạch triển khai đàm phán theo thời gian

3 Kiểm tra và tập dượt các phương án

đàm phán

3.1 Hoàn thiện kế hoạch đàm phán

• Đây là khâu tu sửa, điều chỉnh kế hoạch đàm

phán sao cho thật hoàn thiện

3.2 Tập dượt các phương án đàm phán

• Diễn tập bằng suy nghĩ: hình dung bằng óc

tưởng tượng nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sàngđàm phán

• Diễn tập bằng lời: có thể diễn tập bằng cách

đóng kịch cuộc đàm phán để thấy những vấn đề

4 Phương thức đàm phán

4.1 Đàm phán qua điện tín

4.2 Đàm phán qua điện thoại

4.3 Đàm phán qua thư, điện tử, tin học

4.4 Đàm phán trực tiếp

5.2 Các nguyên tắc đàm phán kinh

doanh

• Phải am hiểu về đối tác

• Xây dựng niềm tin, thu hút sự chú ý, khêu gợi

sự quan tâm bằng hứng thú của đối tác

• Luận chứng chi tiết, lập luận sắc sảo, minh

6 Nghệ thuật mở đầu đàm phán

6.1 Mục đích mở đầu đám phán

• Tiếp xúc được với đối tượng đàm phán

• Xây dựng bầu không khí thuận lợi cho cuộc đàmphán

• Lôi cuốn sự chú ý

• Kích thích sự quan tâm đến cuộc đàm phán

• Nắm quyền chủ động (nếu cần thiết)

• Lưu ý: Ấn tượng ban đầu bao giờ cũng quan

trọng

6.2 Phương pháp mở đầu đàm phán

• Phương pháp làm dịu căng thẳng

• Phương pháp kiếm cớ (móc xích)

• Phương pháp kích thích trí tưởng tượng

• Phương pháp mở đầu trực tiếp

– Thông báo ngắn gọn nguyên nhân tổ chức

cuộc đàm phán

– Nhanh chóng chuyển từ vấn đề chung sang vấn đề cụ thể

6.3 Những thủ thuật và qui tắc mở đầu

– Trang phục, tư thế, vẻ mặt phải phù hợp

– Thể hiện thái độ tôn trọng nhân cách người

đối thoại, chú ý đến ý kiến, nhu cầu của họ

6.4 Những khó khăn thường gặp trong

giai đoạn mở đầu đàm phán

• Có thể xuất hiện thái độ ác cảm, thiện cảm (ấn tượng ban đầu)

• Thành kiến và định kiến: có thể xuất phát từ

nhiều nguồn thông tin khác nhau hình thành nên thái độ - thành kiến và định kiến Trong trường hợp này, cần hết sức bình tĩnh, không vội vàng, hấp tấp

BÀI TẬP THẢO LUẬN NHÓM

Giả sử đơn vị của bạn chuẩn bị mua một

số xe hơi với giá trị tương đối lớn Bạn

được giao nhiệm vụ chuẩn bị đàm phán mua lô xe, bạn sẽ làm gì để việc đàm

phán có hiệu quả?

CẢM ƠN CÁC BẠN

ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE!