HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trường hợp loại hàng là “Hàng không tính phí”: lập đơn hàng chỉ riêng cho loại hàngnày, không lập đơn hàng bao gồm nhiều loại hàng khác nhau cùng với “hàng không tínhphí”Trường hợp ngay

2 1.1 13/09/2020 Điều chỉnh sau demo các công ty

3 1.2 18/09/2020 Điều chỉnh lần cuối sau họp chốt

4

Mục lục

1 Quản lý đơn hàng (hành lý) 3

1.1 Lập đơn hàng (hành lý) 3

1.2 Duyệt đơn hàng (hành lý) 5

1.3 Sửa đơn hàng (hành lý) đang lập nháp (chưa duyệt) 7

1.4 Xóa đơn hàng (hành lý) đang lập nháp (chưa duyệt) 8

2 Quản lý sổ hàng đi 8

2.1 Lập sổ hàng đi 8

2.2 Tìm kiếm sổ hàng đi 10

2.3 Xem và In sổ hàng đi 10

2.4 Duyệt sổ hàng đi 12

3 Quản lý sổ hàng đến 12

3.1 Lập sổ hàng đến 12

3.2 Tìm kiếm sổ hàng đến 13

3.3 Xem và In sổ hàng đến 14

3.4 Duyệt sổ hàng đến 15

4 Quản lý hàng dự kiến lên tàu/Trên tàu/Đã xuống 16

5 Quản lý thu/chi phát sinh và trả hàng cho khách hàng tại ga đến 16

5.1 Quản lý thu/chi phát sinh (nếu có) 16

5.1.1 Thu bổ sung 19

5.1.2 Chi phát sinh 21

5.2 Trả hàng cho khách hàng 23

1 Quản lý đơn hàng (hành lý)

Người thực hiện: Hành lý viên

1.1 Lập đơn hàng (hành lý)

Thời điểm thực hiện: Sau khi kiểm tra, cân hành lý, thu tiền của khách hàng

Đường dẫn menu: Bán hàng > Lập đơn hàng

Trường hợp loại hàng là “Hàng không tính phí”: lập đơn hàng chỉ riêng cho loại hàngnày, không lập đơn hàng bao gồm nhiều loại hàng khác nhau cùng với “hàng không tínhphí”

Trường hợp ngay trên đơn hàng: ghi nhận phí xếp tại ga gửi, phí dỡ tại ga nhận, hành lýviên sẽ điền thông tin phí xếp/dỡ này khi lập đơn hàng, nếu không, sẽ ghi nhận một loại

- Nếu ghi nhận ngay khi lập đơn hàng, tại phần “thông tin chi tiết của đơn hàng” chọn phídịch vụ tương ứng:

1.2 Duyệt đơn hàng (hành lý)

Đường dẫn menu: Bán hàng > Duyệt đơn hàng

Cách 1: Duyệt ngay sau khi lập: chọn “Lưu và duyệt” trên màn hình lập (tiếp theo của 1.1)

- Duyệt khi đang có đơn hàng lập nháp:

o Chọn màn hình Duyệt đơn hàng,

o Tìm kiếm đơn hàng đã lập nháp và muốn duyệt, click vào biểu tượng duyệt nhưhình, hệ thống hiển thị thông tin của đơn hàng đã lập, người dùng vào kiểm tra vàduyệt:

- Hệ thống hiển thị thông tin để kiểm tra lại, cần click vào nút “in đơn hàng (hành lý) vàGBN”, kiểm tra lại một lần nữa thông tin trên bản in xem trước, in ra ký nhận vớikhách hàng trước khi xác nhận duyệt (nếu không click nút in này, hệ thống cảnh báo

và không cho duyệt)

Cách 2: Đường dẫn menu: Bán hàng > Duyệt đơn hàng

Tìm đến đơn hàng muốn duyệt, nhấn chọn icon Duyệt [√] và làm các bước tương tự cách 1

Sau khi đơn hàng được xác nhận, hành lý viên nhận hàng vào kho, chờ kế hoạch chởhàng Khi có kế hoạch, hành lý viên sẽ lập sổ hàng đi cho các kiện hành lý, chi tiết tại

mục 2

1.3 Sửa đơn hàng (hành lý) đang lập nháp (chưa duyệt)

Đường dẫn menu: Bán hàng > Duyệt đơn hàng

Tìm đến đơn hàng cần sửa, nhấn chọn icon Sửa

Hệ thống hiển thị màn hình giống mục 1.1, người dùng tiếp tục thao tác cho đến khi đơnhàng được duyệt

Trường hợp ngay trên đơn hàng: ghi nhận phí xếp tại ga gửi, phí dỡ tại ga nhận, hành lýviên sẽ điền thông tin phí xếp/dỡ này khi lập đơn hàng, nếu không, sẽ ghi nhận một loại

- Nếu ghi nhận ngay khi sửa đơn hàng, tại phần “thông tin chi tiết của đơn hàng” chọn phídịch vụ tương ứng:

1.4 Xóa đơn hàng (hành lý) đang lập nháp (chưa duyệt)

Đường dẫn menu: Bán hàng > Duyệt đơn hàng

Trường hợp đơn hàng chưa duyệt và khách hàng hủy vận chuyển theo kế hoạch, tìm đến đơn hàng nháp muốn xóa, nhấn chọn icon Xóa [x]

Chọn “Tạo mới” > Lập sổ hàng đi xe hành lý, hoặc Lập sổ hàng đi xe khách.

Ví dụ Lập sổ hàng đi xe hành lý (xe G):

Điền thông tin tàu xe chở hành lý

Tick chọn các kiện hành lý xác nhận đưa lên xe để vận chuyển

Nhấn chọn nút Lưu

2.2 Tìm kiếm sổ hàng đi

Điền thông tin để tìm kiếm sổ hàng đi, có thể là:

- Danh sách sổ hàng đi lập tại một ga cụ thể

- Sổ hàng đi đối với một toa xe cụ thể

Hệ thống hiển thị màn hình in sổ hàng đi:

2.4 Duyệt sổ hàng đi

Tương tự bước 1 của phần “xem và in sổ hàng đi”, sau đó, tại màn hình chi tiết:

Hệ thống thông báo duyệt thành công, có thể làm thủ tục cho tàu xuất phát

Tick chọn những kiện hành lý muốn xác nhận từ tàu đưa vào kho của ga

Cập nhật số hàng đến, thời gian vào sổ

3.3 Xem và In sổ hàng đến

Trong menu quản lý sổ hàng đến hành lý, danh sách sổ hàng đến, chọn “xem” đối với 1

sổ hàng đến hoặc nhấn vào “số sổ”

Xem và chọn in sổ hàng đến

3.4 Duyệt sổ hàng đến

Tương tự bước 1 của phần “xem và in sổ hàng đến”, sau đó, tại màn hình chi tiết:

Hệ thống thông báo duyệt thành công, ghi nhận hàng đã vào kho, có thể làm thủ tục trảhành lý cho khách

4 Quản lý hàng dự kiến lên tàu/Trên tàu/Đã xuống

5 Quản lý thu/chi phát sinh và trả hàng cho khách hàng tại ga đến

5.1 Quản lý thu/chi phát sinh (nếu có)

Trong quá trình vận chuyển hành lý của một đơn hàng, nếu có những khoản phát sinh,cán bộ phụ trách vào đơn hàng và thực hiện:

- Lập thu bổ sung

o Thu > Lập thu bổ sung, hoặc Thu > Lập thu khác

o Chi > Lập chi phát sinh

5.1.1 Thu bổ sung

a Lập thu bổ sung

Chọn loại thu, thông tin và ghi nhận việc thu tiền này với khách hàng

Điền các thông tin của khoản thu bổ sung, hình thức thanh toán, và chọn “Lập thu bổsung” nháp hoặc “Lập thu bổ sung và duyệt”

b. Duyệt thu bổ sung

Đường dẫn: Thu > Duyệt thu phụ phí

Cách 1: Sau khi chọn “Lập thu bổ sung và duyệt” ở mục a, điền thông tin duyệt phụ phí:

Điền thông tin duyệt phụ phí (ga, tiền khách hàng trả, nội dung thanh toán…)

Hệ thống hiển thị thông tin cho vé bổ sung thu tiền và giấy biên nhận, cán bộ phụ tráchkiểm tra và in ký nhận với khách hàng khi cần thiết và xác nhận duyệt nội dung thu bổsung này

Cách 2: tìm đến nội dung thu bổ sung nháp đã lập

Hệ thống hiển thị màn hình kiểm tra và duyệt thu bổ sung, cán bộ thao tác như cách 1

5.1.2 Chi phát sinh

a Lập chi phát sinh

Chọn loại chi, thông tin và ghi nhận việc chi tiền trả lại khách hàng này

b Duyệt chi phát sinh

Cách 1: Sau khi chọn “Lập chi phí duyệt” ở mục a, điền thông tin duyệt phụ phí:

Hệ thống hiển thị thông tin cho vé bổ sung chi tiền và giấy biên nhận, cán bộ phụ tráchkiểm tra và in ký nhận với khách hàng khi cần thiết

Nhấn in chi phí và GBN trước khi Xác nhận duyệt chi phí

5.2 Trả hàng cho khách hàng

Sau khi hoàn tất cả thủ tục kiểm tra, bổ sung khoản thu/chi nếu có, thực hiện trả hàng chokhách hàng

- Kiểm tra thông tin đơn hàng (nếu trả toàn bộ các kiện trong đơn, hoặc chi tiết kiện muốn trả) và check chọn vào một/nhiều kiện muốn trả

- Nhấn chọn “Trả hành lý cho khách”

Kiểm tra và ghi nhận thông tin trả hàng và xác nhận “Trả hành lý”